Notitie borgingstructuur 1. Inleiding In maart 2009 zal het project Eten & Drinken worden afgesloten en naar de borgingsfase overgaan. De borging kan worden ondergebracht bij een van de betrokken instellingen of bij het bureau van de Annevillegroep. Middels het project is beoogd om de deelnemers in staat te stellen een regionaal multidisciplinair voedingsbeleid te ontwikkelen. Er is een pakket met maatregelen ingevoerd, waarmee de deelnemers aan dit project in staat zijn de voedingsproblematiek aan te pakken en te verminderen. Aan het einde van dit project wordt door de verschillende zorgverleners van de deelnemende zorgaanbieders structureel aandacht besteed aan de voedingstoestand van de patiënt/cliënt, hetgeen meetbaar is via diverse meetinstrumenten. Dientengevolge wordt verwacht dat de prevalentie van ondervoeding in de regio in de diverse sectoren is gedaald. Tevens wordt er conform de landelijke best practice qua ambiance gehandeld. Er zijn aantoonbare afspraken gemaakt over de kwaliteit van de zorg, vastgelegd in een preventie- en screeningsprotocol. De kwaliteit wordt mede gemonitord a.d.h.v. de LPZ-meting module ondervoeding alsmede a.d.h.v. de kwaliteits- en structuurindicatoren die specifiek benoemd zijn voor de Annevillegroep. Middels deze gegevens wordt de zorg blijvend getoetst en geëvalueerd. In het project zijn vele producten ontwikkeld, een volledige lijst is opgenomen in deze notitie. Daarnaast moet echter ook gesteld worden dat t.g.v. de herziening van het project in november 2008 ( N.a.v. de uitkomst van de workshop visieontwikkeling Annevilllegroep ) niet alle in het plan van aanpak ( oktober 2006) gedefinieerde producten binnen de grenzen van het huidige project zijn gerealiseerd. Op verzoek van betrokken instellingen zou voor de uitvoering hiervan t.z.t. een nieuw project kunnen worden opgestart. 2. Borging Onder borging worden de inspanningen verstaan die gericht zijn op het verankeren van het ontwikkelde beleid inzake ondervoeding. In het verlengde van de projectresultaten moet constant vinger aan de pols gehouden te worden op uitvoering (naleving) van de afspraken en monitoring van de geboden zorg. Daarnaast dient er aandacht te zijn voor het actualiseren van het ontwikkelde beleid en de hieraan gekoppelde producten. Sturing vindt hierbij plaats op kwaliteit en innovatie. 2a Uitgangspunten De betrokken instellingen zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor: De kwaliteit van zorg die zij in de regio inbrengen; sturing op uitvoerend niveau en borging (= gebruik, beheer en onderhoud) van projectresultaten binnen de eigen organisatie; Het aanwijzen van een functionaris (hoger management) die namens de desbetreffende instelling aanspreekbaar is op borging van projectresultaten; Het aanwijzen van een professional die inbreng levert namens desbetreffende instelling bij signalering van nieuwe ontwikkelingen; Afvaardiging naar de meetgroep;
Melding van interne ontwikkelingen aan elkaar en aan de borgingsregisseur, die van invloed zijn op het beleid inzake ondervoeding; Signalering van nieuwe ontwikkelingen (zorginhoudelijke inzichten, ontwikkelingen op het gebied van mensen, middelen, processen) bij de borgingsregisseur, die van invloed zijn op het beleid inzake ondervoeding; Jaarlijkse evaluatie van het voedingsbeleid op relevantie en actualiteit. De borgingsstructuur is verantwoordelijk voor: Controlefunctie t.a.v. borging door de betrokken instellingen (signaleren van resultaten); Bewaking dat interne ontwikkelingen gemeld worden en dat betrokken instellingen daarop actie ondernemen; Signalering van nieuwe ontwikkelingen en initiatief nemen voor standpuntbepaling door betrokken instellingen; Initiatief nemen voor jaarlijkse evaluatie door betrokken instellingen en inhoudelijke voorbereiding van de evaluatie. 2b Borgingsdoelstellingen en aktiviteiten Doelstellingen en aktiviteiten worden SMART geformuleerd voor een afgebakende periode in tijd op één of meer van de volgende terreinen: Kwaliteit van zorg: medisch, paramedisch en verpleegkundig handelen + informatievoorziening Deskundigheid van medewerkers: kennis t.a.v. preventie en screening van ondervoeding Innovatie: alertheid en activiteit om het ontwikkelde beleid inzake ondervoeding steeds te verbeteren Op grond van één van deze doelstellingen kunnen in de borgingsfase ook resultaten geformuleerd worden die in een kortlopend project worden ontwikkeld en vervolgens geïmplementeerd in de keten. De verantwoordelijkheid van dergelijke projecten ligt bij de borgingsorganisatie. 2c Organisatiestructuur De borgingsstructuur is op te bouwen uit een aantal onderdelen. Vraag is evenwel hoe zwaar deze structuur dient te worden opgezet. De discussie hierover nader plaats dienen te vinden. Ter bespreking het volgende voorstel waarin wordt uitgegaan van de volgende mogelijke structuur: Overleg professionals (1x per jaar) Meetgroep (1x jaar) Borgingsregisseur (0,1 fte) Managementassistente (0,05 fte) Voorzitter (Bestuurlijk verantwoordelijke) Overleg aanspreekbare functionarissen (1x per jaar) 1. Voorzitter De voorzitter is bestuurlijk contactpersoon voor de betrokken instellingen en aanspreekpunt voor de borgingsregisseur (adhoc overleg indien nodig). Hij/zij zit het Overleg Aanspreekbare Functionarissen voor. De voorzitter is afkomstig uit het hoger management of uit het bestuur van één van de betrokken instellingen. Hij/zij heeft zitting in het Overleg Aanspreekbare Functionarissen en wordt uit hun midden gekozen.
2. Borgingsregisseur De borgingsregisseur vormt de spil in de borging van het ontwikkelde beleid inzake ondervoeding en is daarmee aanspreekpunt voor alle betrokken partijen. Hij/ zij is belast met de uitvoering van de verantwoordelijkheden van de borgingsorganisatie. De borgingsregisseur is werkzaam bij het bureau van de Annevillegroep of bij een van de betrokken instellingen en wordt voor 0,1 fte aangesteld. De borgingsregisseur wordt ondersteund door een managementassistente van het bureau van de Annevillegroep voor 0,05 fte. De borgingsregisseur wordt aangesteld door het Overleg Aanspreekbare Functionarissen. Van de borgingsregisseur wordt het volgende verwacht:. Jaarlijkse update welke instellingen van de Annevillegroep (nog willen) deelnemen aan de borgingsactiviteiten van het ontwikkelde beleid inzake ondervoeding en welke partijen willen toetreden; Opstellen jaarplan borgingsactiviteiten met bijbehorende begroting; Coördinatie deelname aan de LPZ-meting ( of anderszins zoals b.v. Actiz), waar nodig ondersteuning bieden voor instellingscoördinatoren in de vorm van het organiseren van informatiebijeenkomsten c.q. workshops, en verzamelen van landelijke en regionale LPZ-cijfers; Periodieke actualisatie van de benoemde structuur- en procesindicatoren en verzamelen van betreffende gegevens; Periodiek actualiseren van het preventie- en screeningsprotocol, de flyer voor verpleging en verzorgende en divers voorlichtingsmateriaal, zoals o.a. folders en productpresentatie; Samen met betrokken instellingen periodiek het beleid inzake ondervoeding evalueren aan de hand van vastgestelde proces- en structuurindicatoren alsmede a.d.h.v. de Landelijke en Regionale LPZ-cijfers; Signalering van de resultaten van deze evaluatie aan de betrokken instellingen en bewaken dat zonodig actie wordt ondernomen; Signalering van nieuwe ontwikkelingen aan de betrokken instellingen en initiatief nemen voor standpuntbepaling; Organiseren van een jaarlijkse themabijeenkomst middels welke specifiek ruimte wordt geboden voor evaluatie van de projectproducten en uitwisseling van praktijkervaring op het gebied van implementatie c.q. borging. Daarnaast kan hierdoor een extra brug geslagen worden tussen de verschillende betrokkenen bij het project, waaronder tevens huisartsen of vertegenwoordiging van deze groep 3. Overleg Aanspreekbare Functionarissen Het overlegorgaan is samengesteld uit functionarissen met beslissingsbevoegdheid uit het hoger management van alle aangesloten ketenorganisaties. Zij zijn verantwoordelijk voor sturing van de zorg op managementniveau. Zij komen 1x per jaar bij elkaar voor overleg en indien nodig op ad hoc basis. Zij kiezen uit hun midden een voorzitter voor nader vast te stellen periode. Het Overleg Aanspreekbare Functionarissen is verantwoordelijk voor het aanstellen en benoemen van de borgingsregisseur en borgingsadviseur voor nader een vast te stellen periode. Tevens stellen zij het Overleg Professionals samen. 5. Overleg Professionals Het overlegorgaan is samengesteld uit professionals van de betrokken instellingen. Gestreefd wordt naar een zo evenwichtig mogelijke verspreiding over de organisaties en een vertegenwoordiging van alle disciplines. Zij zijn verantwoordelijk voor het signaleren van knelpunten in het bestaande beleid inzake ondervoeding en voor het signaleren van nieuwe ontwikkelingen. Zij komen 1 x per jaar bij elkaar voor overleg en indien nodig op ad hoc basis 6. Meetgroep
De meetgroep vergadert 1 keer per jaar voorafgaande aan het Overleg Aanspreekbare Functionarissen en is verantwoordelijk voor: Aanleveren van monitoringsgegevens aan de hand van structuur- en procesindicatoren alsmede LPZ-cijfers m.b.t. de module ondervoeding; ontwikkeling en implementatie van instrumenten t.b.v. monitoring; gegevensverzameling en analyse; signalering van knelpunten; rapporteren monitoringsgegevens (inclusief adviezen voor bijsturing) naar het overlegorgaan aanspreekbare functionarissen; De meetgroep is samengesteld uit kwaliteitsfunctionarissen betrokken bij (onder-)voeding en/of andere vertegenwoordigers uit de sectoren: ziekenhuis, verpleeg- & verzorgingshuis, revalidatiecentrum en thuiszorg 2d Monitoringsgegevens Monitoringsgegevens worden verzameld middels deelname aan de LPZ module ondervoeding. Daarnaast worden de volgende kwaliteits-, proces- en structuurindicatoren voor de regio geinventariseerd; Indicator: Er is een actueel preventie- en screeningsprotocol Er vindt controle plaats op het werken volgens het protocol Er is een informatiebrochure voor de patient Er is gescreend op ondervoeding Aan de hand van de resultaten van de screening heeft interventie plaatsgevonden De voedingsstatus van de patient is gescreend Prevalentie ondervoeding Prevalentie risico op ondervoeding Soort indicator: Structuurindicator Procesindicator Structuurindicator Procesindicator Procesindicator Procesindicator Uitkomstindicatoren Uitkomstindicatoren Opmerkingen Externe communicatie en publicatie van de monitoringsgegevens is niet toegestaan zonder de toestemming van het Overleg Aanspreekbare Functionarissen. Wijziging van het preventie- en screeningsprotocol alsmede de strucuur- en procesindicatoren is slechts mogelijk via een besluit van het Overleg Aanspreekbare Functionarissen. 2e Financiering Door de implementatie van het preventie- en screeningsprotocol neemt de prevalentie van ondervoeding af en verbetert de kwaliteit van het voedingsbeleid. Verondersteld wordt dat hiermee ook de kosten voor ondervoeding teruglopen en dat er een verschuiving plaatsvindt van kosten in de curatieve sfeer naar kosten in de preventieve sfeer. Daartegenover staan de kosten die worden gemaakt voor de coördinatie en uitvoering van de borgingsaktiviteiten. Deze kosten bestaan uit: Kosten voor overleg en afstemming: betreft voornamelijk tijdsinvestering en wordt gedragen door de organisatie waar de zorgverlener werkzaam is of door de betreffende zorgverlener zelf. Kosten voor regie, secretariële ondersteuning, organisatiekosten en activiteiten (bijeenkomsten, voorlichtingsmateriaal etc.). Deze kosten worden jaarlijks begroot en vastgesteld door het Overleg
Aanspreekbare Functionarissen en gedragen door de betrokken instellingen. De begroting maakt deel uit van de jaarrekening van de Annevillegroep. 2f Ketenaudit Bij de overgang naar de borging heeft geen ketenaudit plaatsgevonden. In de borgingsstructuur wordt aan de betrokken instellingen overgelaten of en zo ja wanneer en hoe, eventueel t.z.t. een ketenaudit wordt gehouden. In deze audit kan o.a. de naleving van het preventieen screeningsprotocol worden getoetst en de inzet van verschillende ontwikkelde producten. Een optie is echter ook dat de betrokken instellingen e.e.a. inbouwen in hun eigen interne audits. Een jaarlijks terugkerende regionale themabijeenkomst kan daarop een aanvulling zijn. 2g Communicatie Communicatie over de ketenvoortgang door: Jaarplan met beleidsvoornemens voor het volgende jaar Digitale nieuwsbrief Website www.annevillegroep.nl 3. Projectresultaten 3a Lijst huidige producten en activiteiten Definitie Ondervoeding Preventie- en screeningsprotocol ondervoeding Rapport Ambiance In dit rapport treft u een voorstel en adviezen aan voor het verbeteren van de ambiance rond eten en drinken. Advies rondom medische drink-en sondevoeding In dit rapport worden zaken beschreven zoals de indicaties voor vergoeding, de wijze waarop de voeding kan worden verstrekt, een stappenplan voor de toepassing alsmede beleid en implementatie en een inventarisatie van knelpunten bij het inzetten van drink- en sondevoeding. Flyer preventie- en screeningsprotocol In samenwerking met het implementatieteam is een flyer ontwikkeld, waarop in het kort het preventie- en screeningsprotocol staat vermeld. Deze flyer is bedoeld voor gebruikers van het protocol. Voorlichtingsfolder Deze folder kan worden ingezet ter informatieverstrekking aan patiënten,cliënten en/of mantelzorgers. Prevalentiemeting ondervoeding (LPZ) en publicatie uitkomsten Ter ondersteuning van de organisaties bij de LPZ meting en de interpretatie van de uitkomsten worden bijeenkomsten c.q. workshops georganiseerd De landelijke cijfers LPZ-cijfers m.b.t. de module ondervoeding worden gepubliceerd op de website. De regionale cijfers worden aangeleverd aan de diverse contacpersonen van de betrokken instellingen. Stroomdiagram signalering/screening In dit stroomdiagram wordt aangegeven welke stappen gezet moeten worden bij de signalering/screening van ondervoeding en welke hulpverleners dienen te worden ingeschakeld. Overdrachtsformulier Dit formulier kan worden gebruikt bij de overdracht van een patiënt van de ene naar de andere zorginstelling. Hierop staat relevante informatie m.b.t. de aanwezige voedingstoestand en eventuele ingezette maatregelen vermeld.
Concept projectsuggestie traject digitale ketenoverdracht Dit omvat een verkennend traject waar vooralsnog geen vervolg aan zal worden gegeven. Pilot screenen ondervoeding in de huisartsenpraktijk Deze pilot is in samenwerking met Zorgnetwerk Midden-Brabant verzorgd. De pilot heeft o.a. tot doel gehad om ondervoeding meer onder aandacht te brengen bij de huisartsen. Daarnaast is er ook gewerkt met het regionaal gekozen screeningsinstrument. Raamwerk scholing In dit raamwerk vindt u een richtlijn voor de inhoud van scholing met betrekking tot ondervoeding binnen de instelling alsmede een overzicht van bestaande scholingsprogramma s in de regio. Daarmee kan een eigen scholingsprogramma worden ingericht. overzicht van bestaande scholingsprogramma s in de regio weergegeven. Vanuit deze informatie kan een eigen scholingsprogramma worden ingericht. Kwaliteits-, proces- en structuurindicatoren Aan de hand van 8 specifiek benoemde kwaliteits-, proces- en structuurindicatoren worden relevante gegevens verzameld a.d.h.v. welke het beleid inzake ondervoeding, naast de verkregen LPZ-cijfers, verder kan worden geëvalueerd. Deze gegevens worden eveneens aangeleverd aan de contactpersonen van de betrokken instellingen. Toolkit Eten & drinken In deze toolkit zijn de opgeleverde producten gebundeld Productpresentatie Als afronding van het project Eten & Drinken is een productpresentatie ontwikkeld. Middels de productpresentatie kan aan de hand van de door de Annevillegroep ontwikkelde producten, kennisoverdracht plaatsvinden in de verschillende instellingen. Tevens is een handreiking t.b.v. de implementatie opgenomen. Borgingsstructuur A.d.h.v. de vaststelling en inrichting van de borgingsorganisatie is een structuur gerealiseerd teneinde zorg te dragen voor de verankering van het ontwikkelde beleid inzake ondervoeding. Middels deze structuur zal in het verlengde van de projectresultaten vinger aan de pols gehouden worden op uitvoering (naleving) van de afspraken en monitoring van de afgesproken indicatoren. Daarnaast zal er aandacht zijn voor de actualisatie van het bestaande beleid waarbij sturing plaatsvindt op kwaliteit en innovatie. 3b Evaluatie gerealiseerde resultaten versus gedefinieerde wenselijke producten ( Uit plan van aanpak oktobeer 2006) = gerealiseerd = niet gerealiseerd = zijn inspanningen voor geleverd, is echter maar deels gerealiseerd = zijn inspanningen voor geleverd is echter uiteindelijk als niet realistisch haalbaar of als niet langer wenselijk gedefinieerd 4.3.0 door de participerende instellingen draagvlak krijgen voor een gedragen eenduidige definitie van ondervoeding 4.3.1a een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. (onder)voeding, medische voedingsmiddelen, ambiance bij de deelnemende instellingen 4.3.1. een inventarisatie van voorbeelden in andere regio s (ondervoeding, medische voedingsmiddelen, ambiance) 4.3.2. een inventarisatie van de huidige knelpunten bij de preventie en behandeling van ondervoeding, evenals een inventarisatie van de knelpunten in de overgang in de keten m.b.t. ondervoeding 4.3.3. een netwerk van contactpersonen van alle deelnemers
4.3.4. een door de participerende instellingen gedragen regionaal protocol voor het in beeld brengen van de voedingstoestand, de preventie en behandeling van ondervoeding, waarin afspraken staan over onder andere: - screening - verwijzing naar de diëtist - beleid en implementatie omtrent gezonde voeding, drink-, sonde- en parenterale voeding 4.3.5. een stroomschema per sector over hoe om te gaan met de problematiek van een slechte voedingstoestand 4.3.6. een door de participerende instellingen gedragen voorstel voor implementatie van dit regionale protocol met een ondersteuningsaanbod, onder meer in de vorm van een modelprocedure en modelwerkinstructies ten behoeve van individuele instellingen 4.3.7. een voorstel voor het verbeteren van de overgangsmomenten in de zorgketen m.b.t. ondervoeding (waaronder de overdracht zelf), medische voedingsmiddelen en ambiance 4.3.8. een voorstel voor het verbeteren van de ambiance rond eten en drinken 4.3.9. inventarisatie van diverse meetinstrumenten waaruit het aandacht schenken aan de voedingstoestand blijkt ketenbreed 4.3.10. nulmeting prevalentie ondervoeding in de regio, gespecificeerd per sector, alsmede een regionaal programma voor metingen van de prevalentie van ondervoeding, aansluitend bij het Landelijk Prevalentie onderzoek Zorgproblemen 4.3.11. regionale afspraken over de te hanteren meetinstrumenten en -methodes 4.3.12. een voorstel over het al dan niet uitvoeren van incidentiemetingen, en voor zover van toepassing: een voorstel m.b.t. het uitvoeren van incidentiemetingen 4.3.13. interpretatie van de meetresultaten, rapportage aan Anneville participanten. 4.3.14. een voorstel tot adviserende maatregelen en of aanpassingen aan het programma naar aanleiding van de meetresultaten 4.3.15. een voorstel voor een regionaal programma voor scholing van zorgverleners en voorlichting aan patiënten/cliënten en mantelzorgers over preventie, behandeling en afstemming in de zorgketen, inclusief een globale inhoud van dit programma 4.3.16. communicatiemiddelen gericht op de Anneville participanten (directies) en werkvloer, alsmede specifiek gericht op huisartsen en verpleeghuisartsen 4.3.17. communicatiemiddelen, gericht op patiënten/cliënten en mantelzorgers 4.3.18. Een voorstel voor borging van de ontwikkelde producten 4. Samenstelling borgingsstructuur Borgingsvoorzitter Wordt gekozen uit het Overleg Aanspreekbare Functionarissen Borgingsregisseur Functionaris ( Dietist?) uit een van de betrokken instellingen of
Voormalig projectmanager Regionale Decubituszorg Managementassistente Petra van Berkom Samenstelling Overleg Professionals Wordt samengesteld door het Overleg Aanspreekbare Functionarissen Vertegenwoordiger Functie Instelling Arts Verzorgings-/verpleeghuis (?) (Senior) verpleegkundige &? verzorgende Diëtist? Ergotherapeut(en)? Logopedist? Samenstelling Overleg Aanspreekbare Functionarissen Wordt samengesteld in maart 2009 Vertegenwoordiger Functie Ketenpartner Amphia ziekenhuis Avoord Zorg en Wonen Thebe Mark en Maasmond Revalidatiecentrum Breda Zorgcentrum de Wijngaerd Zorg- en behandelcentrum Elisabeth Volckaert-SBO Concern Oranjehaeve-De IJpelaar-Aeneas Samenstelling Meetgroep Wordt ingericht in maart 2009 Vertegenwoordiger Functie Instelling Amphia ziekenhuis Avoord Zorg en Wonen Concern Oranjehaeve-De IJpelaar-Aeneas Volckaert-SBO Zorg- en behandelcentrum Elisabeth Zorgcentrum de Wijngaerd