geeente Haarleereer Nota van B&W Onderwerp Geeentelijke inforatie Hoofddorpse Courant Portefeuillehouder r. A. Ph. Hertog Collegevergadering 13 deceber 2005 Inlichtingen M. Oosterveen (023 567 6245) Regisiraiienurnrner u0 r / 3 >a 9 ;L Inleiding Op 21 juni 2005 heeft het college besloten o de Geeentekrant Haarleereer op te heffen en de geeentelijke inforatie in een bestaand huis-aan-huisblad te plaatsen. Confor het aanbestedingsbeleid 2005 is hiervoor een eervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure gevolgd waarbij drie offertes zijn aangevraagd. Na weging van de ontvangen aanbiedingen is vastgesteld dat de aanbieding van de Hoofddorpse Courant de econoisch eest voordelige voor de geeente Haarleereer is. Hierop is de opdracht gegund aan de Hoofddorpse Courant. Voor deze nieuwe opzet van de geeentelijke inforatie is gekozen voor de naa InforMeer et als ondercast inforatie van de geeente Haarleereer. O te koen tot een goede afsteing van taken en inhoud van Inforeer zijn een redactiestatuut en redactieforule opgesteld. Deze dienen door B&W vastgesteld te worden. Redactiestatuut In het redactiestatuut zijn ondereer vastgelegd de saenstelling van de redactie, de verschillende taken, verantwoordelijkheden van de redactie, eindredacteur en externe tekstredacteur. Maar ook de werkwijze en bevoegdheden van de redactie. Redactieforule De redactieforule van InforMeer heeft betrekking op de inhoud van de geeentelijke inforatie in relatie tot doelstelling en doelgroepen. Maar ook de saenhang et andere counicatieiddelen, de verschillende verantwoordelijkheden en de saenwerking et raadsgriffie over de inforatie over en van de geeenteraad. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten o: 1 In te steen et de naa InforMeer, inforatie van de geeente Haarleereer als nieuwe naa voor de geeentelijke pagina's in de Hoofddorpse Courant 2 Het redactiestatuut InforMeer vast te stellen 3 De bladforule InforMeer vast te stellen 4 Inforatie van en over de geeenteraad in nauwe saenwerking et de griffie op te neen als vaste rubriek in InforMeer 5 Het presidiu voor te stellen deze nota ter kennisnae aan de raad te zenden.
Onderwerp Volgvei 2 Burgeeester en wethouders van Haarleereer, naens deze, de portefeuillehouder, Bijiage(n) Redactiestatuut InforMeer Redactieforule InforMeer
Redactiestatuut I nformeer Saenstelling redactie De wekelijkse totstandkoing van InforMeer is door het college van B&W gedelegeerd aan de sector Counicatie en Marketing i.o. Binnen deze sector verzorgt de unit corporate edia de redactie van InforMeer en betrekt daar de units counicatieadvies en -uitvoering en woordvoering en de counicatieadviseur van de raadsgriffie bij. Taak redactie Hoofdtaak van de redactie is het zorgdragen voor de wekelijkse verschijning van InforMeer. O dit te bewerkstellingen zijn de volgende taken te onderscheiden: bepalen van geschikte onderwerpen en invalshoek verzaelen en selecteren van artikelen, ededelingen en beeld redigeren van artikelen schrijven van artikelen en korte berichten contact onderhouden et de redactie van de Hoofddorpse Courant Taak eindredacteur uitzetten artikelen en foto's selecteren en beoordelen van aangeleverde artikelen en beeld redigeren van artikelen bewaken productieproces contact onderhouden et (externe) redacteuren contact onderhouden et de Hoofddorpse Courant aanleveren ateriaal beoordelen van drukproeven Taak (externe) tekstredacteur (ede)bedenken van geschikte onderwerpen schrijven van artikelen en berichten aanleveren kopij en contact onderhouden et eindredacteur Het is ogelijk dat de eindredacteur tevens de taak van tekstredacteur vervult. In dat geval wordt het betreffende artikel ter eindredactie voorgelegd aan een andere edewerker van corporate edia. Werkwijze redactie Er wordt eenaal per week vergaderd over de te plaatsen artikelen in InforMeer. Dit gebeurt door het ediatea dat bestaat uit een vertegenwoordiger van corporate edia, een vertegenwoordiger van counicatieadvies en -uitvoering, een vertegenwoordiger van woordvoering en het hoofd counicatie. Het ediatea bespreekt (naar aanleiding van de B&W agenda) over welke onderwerpen persberichten uitgaan en welke onderwerpen op de website en in InforMeer worden gepubliceerd. Bij de keuze van de onderwerpen voor InforMeer is de redactieforule leidend. Daarnaast is er regelatig contact et de counicatieadviseur van de raadsgriffie over de onderwerpen uit de geeenteraad. De onderwerpen over actuele uitvoeringszaken en planvoring (eestal vanuit de diensten) worden door de counicatieadviseurs rechtstreeks aan de redactie aangeleverd. De counicatieadviseurs zijn ervoor verantwoordelijk dat deze onderwerpen via een korte briefing of kant-en-klare teksten tijdig worden aangeleverd en inhoudelijk juist zijn. Geïnterviewden krijgen de concepttekst altijd te lezen en kunnen hierop reageren. Afhankelijk van het onderwerp gaat een concepttekst ook langs de counicatieadviseur enlof de woordvoerder.
Bevoegdheden en verantwoording De eindverantwoordelijkheid van de inhoud van InforMeer ligt bij het college van B&W, gedelegeerd aan het hoofd van de sector Counicatie en Marketing i.o. Het hoofd counicatie belast de eindredacteur et de volgende taken: het beoordelen enlof aanpassen van aangeleverde onderwerpen, artikelen of beeld de keuze in prioritering van de plaatsing van onderwerpen (als er sprake is van een overschot) op basis van de redactieforule in saenwerking et het ediatea beslissen over de inkoop van extra pagina's in saenwerking et het ediatea beslissen bij controversiële of politiekgevoelige onderwerpen. Als hier binnen het ediatea twijfel of discussie over ontstaat, heeft het college van B&W het laatste en beslissende woord. Algeene afspraken redactie De eindredacteur bepaalt de deadlines voor het aanleveren van ateriaal. De onderwerpen voor InforMeer worden door de eindredacteur ingepland in een redactiekalender. Zowel de aanlever- en productiedata als de redactiekalender zijn te raadplegen via intranet. Budget De redactie verricht haar werkzaaheden binnen een door de geeenteraad vast te stellen budget. Het budget van 2006 bedraagt 347.600 euro. De budgethouder is het hoofd counicatie. Jaarplanning InforMeer kot wekelijks uit (et uitzondering van de laatste week van deceber) op donderdag Colofon InforMeer is een uitgave van de geeente Haarleereer en verschijnt elke week in de Hoofddorpse Courant. Redactie: sector Counicatie en Marketing i.o. Hoofd sector: Nico van Esond Eindredactie: Nathalie Goudsit Redactieadres: sector Counicatie en Marketing i.o., Postbus 250, 21 30 AG Hoofddorp. Telefoon: 023 567 69 96. E-ail: redactie.gk@haarleereer.nl Aan de inhoud van InforMeer kunnen geen rechten worden ontleend.
Redactieforule InforMeer Aard InforMeer bestaat uit geiddeld drie pagina's in een huis-aan-huisblad. InforMeer bevat geeentelijke inforatie die van belang kan zijn voor inwoners, bedrijven en instellingen van Haarleereer. Een deel van de inforatie oet op grond van de geeentewet worden gepubliceerd. De sector Counicatie en Marketing i.o. aakt InforMeer. Doelstelling Het doel van InforMeer is o alle inwoners, bedrijven en instellingen van Haarleereer te inforeren over zaken die in de geeente als organisatie en als leefgeeente spelen. InforMeer geeft toelichting op voorgenoen en vastgesteld beleid en verantwoording voor de geaakte keuzes. Daarnaast wordt service-inforatie geboden (korte inforatie over regelingen, voorzieningen, verkeer, adresgegevens en inforatie over raadsvergaderingen) en juridisch verplichte inforatie (officiële ededelingen). Doelgroep Alle artikelen zijn gericht op alle inwoners van Haarleereer die geïnteresseerd zijn in zaken die in de geeente spelen. Wel blijkt uit het onibusonderzoek 2005 dat eer 55-plussers dan jongeren en inwoners et een lagere opleiding, lokale bladen lezen. Saenhang et andere counicatieiddelen InforMeer en de website zijn de geeentebrede externe counicatieiddelen voor actuele inforatie. De website is 24 uur per dag bereikbaar. InforMeer verschijnt één keer per week. O zoveel ogelijk inwoners te bereiken worden beide edia ingezet. De ruite in InforMeer is beperkt. Daaro wordt in veel gevallen verwezen naar de website waar uitgebreide inforatie te vinden is in de vor van nota's, beleidsstukken. Daarnaast wordt de lezer van InforMeer via korte stoppers getriggerd o de geeentelijke website te bezoeken. Inhoudelijke kenerken De lezer wordt op de hoogte gebracht van inforatie die betrekking heeft op de geeente als organisatie en als leefgeeente. Hierbij staat het belang en de belangstelling van de inwoner centraal (wat zijn de consequenties van een bepaald besluit voor de inwoner, op welke wijze kan invloed worden uitgeoefend). Per uitgave wordt er gestreefd naar een balans tussen 'need to know' en 'nice to know'. Naast de variatie in onderwerpen, is er tevens sprake van een afwisseling van wat langere artikelen en korte, snel te lezen teksten. De inforatie is toegankelijk in woord en beeld. Dit betekent dat het taalgebruik eenvoudig is en vakjargon zoveel ogelijk wordt vereden. InforMeer bevat zo actueel ogelijke inforatie. De inforatie die wordt gegeven is duidelijk en betrouwbaar. Dit houdt in dat zowel goed nieuws als slecht nieuws wordt uitgelegd. Globale inhoud De eerste pagina van InforMeer is een redactionele pagina. Deze pagina bestaat uit 2 'hoofdartikelen' en enkele korte berichten (afhankelijk van ovang hoofdartikelen: 2 a 4). Onderwerpen die op de redactionele pagina aan de orde koen zijn bijvoorbeeld: inforatie over geeentelijke beleid, inforatie over initiatieven en activiteiten van de geeente, inforatie over voortgang van projecten
die voor veel inwoners van belang zijn, inforatie over besluiten, initiatieven en activiteiten van de raad, ipressie uit B&W-nieuws et verwijzing naar website. Pagina 2 en 3 zijn servicepagina's et een ix van officiële ededelingen en andere vaste inforatie. Vaste onderdelen van deze pagina's zijn: inforatie uit de raad, geeentelijke ededelingen, adressen en openingstijden geeentelijke diensten en inforatie over werkzaaheden aan de weg. Aantal pagina's Het geiddeld aantal pagina's is drie per week. Het kan voorkoen dat er eer pagina's worden gepubliceerd vanwege een aanzienlijk groter aantal ededeliflgen (bijvoorbeeld bij de aandelijkse publicatie van ilieuededelingen). Het kan ook gebeuren dat er inder officiële ededelingen zijn. In zo'n geval worden de pagina's niet per definitie opgevuld. Bij bijzondere gelegenheden wordt het aantal redactionele pagina's uitgebreid in de vor van specials. De redactie bepaalt of er extra pagina's verschijnen. Tekstuele eisen De schrijfstijl is helder, toegankelijk en akkelijk leesbaar Vakteren en wollig taalgebruik worden zoveel ogelijk vereden Er is sprake van helder en uitnodigende koppen De lezer wordt aangesproken et u (behalve als het jongerenonderwerpen betreft) De axiale lengte van de artikelen is 350 woorden Er wordt per artikel over één onderwerp geschreven De artikelen beginnen et een lead (vijf w's), daarna volgt een logisch opbouw van de tekst Er wordt gebruik geaakt van tussenkoppen die axiaal één regel in beslag neen Aantrekkelijke foto-onderschriften oeten prikkelen en aanzetten tot lezen De voorkeursspelling wordt toegepast De schrijfstijl is afgested op het geiddelde opleidingsniveau van de lezer Uiterlijke kenerken InforMeer is herkenbaar als uitgave van de geeente Haarleereer De lay-out en het kleurgebruik zijn confor de huisstijl van de geeente Het straien van de pagina's is helder en overzichtelijk en leidt de lezer door de verschillende teksten De redactionele pagina is in full colour O de aantrekkelijkheid van de servicepagina's te bevorderen wordt ook hier gebruik geaakt van kleur zonder dat dit schreeuwerig aandoet De foto's zijn aansprekend en van goede kwaliteit, liefst et ensen erop Verschijningsfrequentie, oplage, verspreiding InforMeer verschijnt wekelijks, op donderdag. De krant is opgenoen op een vaste plek in De Hoofddorpse Courant. De Hoofddorpse Courant verschijnt in een oplage van 60.600 exeplaren en wordt door 199 bezorgers huis-aan-huis verspreid door heel Haarleereer (et uitzondering van adressen die voorzien zijn van een neelnee-sticker). Inwoners die gekozen hebben voor een neelneesticker en dus te kennen geven geen huis-aan-huisbladen te willen ontvangen, kunnen de krant desgewenst afhalen bij 35 verschillende afhaalpunten, waaronder de receptie in de centrale hal van het raadhuis en de hulpsecretarieën. Tevens kunnen zij de geeentelijke pagina's downloaden via www.haarleereer.nl. Alle lezers die de geeentekrant Haarleereer in 2005 separaat per post hebben ontvangen, worden ervan op de hoogte gesteld hoe zij vanaf 1 januari 2006 de geeentelijke inforatie kunnen verkrijgen.
Externen InforMeer is geen platfor voor politieke, aatschappelijke of coerciële groeperingen. Alleen wanneer er sprake is van algeeen belang of service aan inwoners wordt, na beoordeling van de redactie, aan externen ruite geboden. Voorbeelden zijn inforatie van bv. De Meerlanden en de GGD. Verantwoordelijkheid Het college van B&W is eindverantwoordelijk voor het verschijnen van InforMeer. De uitvoering is opgedragen aan de sector Counicatie en Marketing i.o. De redactie bestaat uit edewerkers van de sector Counicatie en Marketing i.o. en wordt aangestuurd door het hoofd van de sector. Bij twijfel of discussie over politiekgevoelige onderwerpen beslist het college van B&W.