Notitie Raadscommunicatie

Transcriptie

1 Notitie Raadscommunicatie NOVEMBER 2018 Documentnummer INT-XXXXXX

2 Start! 1. Inleiding Raadscommunicatie in Beverwijk: wat en waarom? Hoe communiceren we? Wensen vanuit de raad Werkwijze en evaluatie

3 1. Inleiding Voor u ligt een notitie raadscommunicatie voor de bestuursperiode Een periode waarin de nieuwe raad weer volop aan de slag gaat voor de inwoners van de stad. Om inwoners te laten ervaren dat het niet allemaal een pot nat is waar college, raad en organisatie alles bepalen, is het van groot belang te laten zien wat er gebeurt in het stadhuis en betrokkenheid te organiseren. De raad als geheel, en niet de individuele fracties, treedt op die manier naar buiten. Het doel is om op deze wijze de raad zichtbaarder en toegankelijker te maken. Daarover gaat het in deze notitie. Wat doen we, wat kunnen we gaan doen en vooral: hoe gaan we het doen? Er wordt een aantal onderdelen besproken en er is ruimte voor de inbreng van de raad zodat kan worden aangegeven welke punten (mogelijk) aandacht behoeven. Tot slot is het belangrijk om aan te geven dat het raadscommunicatieplan niet een vaststaande document is, maar steeds kan veranderen naar gelang de behoefte. Soms werken initiatieven minder goed dan gehoopt terwijl er ook sprake kan zijn van onverwachte successen of bijeffecten. Daar blijft ruimte voor aanwezig om dat steeds in samenwerking met de griffie door te ontwikkelen. 2. Raadscommunicatie in Beverwijk: wat en waarom? Wat is raadscommunicatie? Een definiëring van wat raadscommunicatie is verschilt steeds per gemeente omdat de behoefte niet overal gelijk is. Er zijn gemeenten waar slechts de terugkoppeling van besluiten al tot raadscommunicatie wordt bestempeld. Beverwijk gaat echter verder en daarom is een afbakening van wat wij doen wenselijk. Hieronder geven we een definitie van dat begrip en lichten we toe op welke manier (kanalen) we daar invulling aan geven. Onder raadscommunicatie in Beverwijk wordt verstaan: communicatie over nieuws, agenda s en besluiten en overige bijzonderheden over het werk van de raad als geheel, en niet van partijen afzonderlijk. Het uitgangspunt is dat fracties zelf hun eigen kanalen inzetten om contact te hebben met de achterban. De griffie kan desgevraagd meedenken over welke strategieën mogelijk zijn ten behoeve van de eigen fractiecommunicatie. Waarom doen we aan raadscommunicatie? We willen we de kloof tussen politiek en burger zo klein mogelijk maken. Dat begint met het herkenbaar en vindbaar zijn als raad, zowel online als offline. Grofweg hebben we daarbij steeds een aantal doelen voor ogen. We noemen ze: Informeren: op een actieve manier inwoners op de hoogte brengen van (politiek) nieuws en de genomen besluiten van de raad. 3

4 Profileren: de raad is zichtbaar, vindbaar en staat open voor feedback en wetenswaardigheden uit verschillende gemeenschappen in Beverwijk. Interactie: door zichtbaarheid van de gemeenteraad ontstaat er een gemakkelijke ingang om in contact te komen. Inwoners kunnen directer geholpen of doorverwezen worden met hun vraag of opmerking. De griffie speelt hier een belangrijke rol bij. 3. Hoe communiceren we? Om inwoners en bedrijven goed te informeren zijn verschillende communicatiemiddelen in te zetten. Keuzes voor verschillende manieren waarop dat gedaan kan worden zijn afhankelijk van het doel en de gelegenheid. Een belangrijke ontwikkeling is op dat gebied de vlucht van social media. Als griffie hebben we hier de afgelopen periode al intensief mee gewerkt. Het is de bedoeling dat de komende periode ook te blijven doen. We signaleren echter wel nieuwe ontwikkelingen op dit gebied. Twitter blijkt bijvoorbeeld minder populair te zijn en het bereik neemt langzaam aan af. Het is een medium dat voor- en nadelen kent. Met name de beperkingen in de hoeveelheid informatie die men kwijt kan in tweets is op niet optimaal. Om deze reden willen wij Twitter als medium de komende periode minder prioriteit geven. We zien daarentegen een meerwaarde in het gebruik van Facebook. Er is daarnaast ook gekeken hoe Beverwijk het in de randstadregio doet als het gaat om het bereik en het aantal volgers via dit platform. Dat heeft geleid tot de volgende resultaten in de onderstaande tabel: Beverwijk Velsen Heemskerk Utrecht Almere Haarlem Inwoneraantal Aantal likes FBpagina 1000 n/a n/a n/a raad Aantal volgers FB-pagina raad 1006 n/a n/a n/a De Facebook-dichtheid in Beverwijk is hoog te noemen, en we bereiken relatief veel gebruikers. Uiteraard is er meer dan alleen social media. Het is een aanvulling op een aantal andere activiteiten. Hieronder geven we schematisch een overzicht van de communicatieactiviteiten. Middel / Initiatief Beschrijving Indicatie frequentie Gemeentepagina De Kennemer Persberichten De gemeentelijke pagina wordt ingezet om nieuws met betrekking tot vergaderingen en besluiten met inwoners te delen. Als een van de oudste media kent de krant als medium een groot en redelijk vast bereik. Ook oudere inwoners bedienen we hiermee. Tevens kan van deze ruimte gebruik gemaakt worden als er bijzonderheden te melden zijn, zoals bijvoorbeeld zaken omtrent (onderzoeks)commissies of verkiezingen. Van raadscommissies en raadsvergaderingen wordt in beginsel een impressieverslag geschreven, in de vorm van een persbericht. De griffie heeft hierin een zelfstandige rol 1 2 x per maand 1-3x per maand 4

5 Website gemeente 27x voorstellen (let op: optioneel) Begrotingskrant Stelling van de week/maand (let op: optioneel) Werkbezoeken en brengt het verslag op objectieve wijze. Publicatie van het bericht door derden is aan hun eigen beoordeling. In elk geval vindt publicatie plaats via onze website, per en op social media als Facebook. De gemeenteraad heeft geen eigen website maar is ondergebracht bij die van de organisatie. We houden hierop de tab van de raad bij, uiteenlopend van nevenfuncties, leden, NAW-gegevens, foto s, het plaatsen van nieuws (persberichten) en plaatsen van agenda s en besluitenlijsten van de raad. Na de verkiezingen is de raad vernieuwd en diverser geworden. Graag stellen we alle raadsleden nog eens kort voor, wie ze zijn, waar ze voor staan en wat ze willen bereiken met hun partij. Vanaf het najaar zullen deze portretjes via de pagina op Facebook worden gepubliceerd. Het budgetrecht is misschien wel het belangrijkste recht dat de raad heeft. In een jaarlijkse uitgave krijgen alle fracties de ruimte om hun licht op de begroting te laten schijnen. Alle bijdragen worden gebundeld, opgemaakt en gepubliceerd. De bedoeling van het gebruik van de Stelling van de week is om aan de hand van een actueel thema, of een agendapunt, twee verschillende visies van raadsleden en of steunfractieleden te presenteren. Het is dan aan de lezer om te beoordelen wat hij hiervan vindt. Op die manier is het mogelijk het debat op veel kleinschaliger en persoonlijk niveau, tussen mensen, te laten ontstaan. Publicatie via de krant en onze Facebookpagina. Door werkbezoeken komt de raad meer van de stad en haar inwoners en instellingen te weten. Werkbezoeken hebben zo steeds een sociaal-maatschappelijke insteek. De griffie komt met een voorstel dat een aantal opties inhoudt voor werkbezoeken. Deze kunnen gedurende het politieke jaar worden ingepland. 1-2x per week Vanaf najaar 2018 of voorjaar 2019 Najaar, eenmalige publicatie In overleg, nader te bepalen In overleg, nader te bepalen 4. Wensen vanuit de raad Graag willen we elk van de fracties de gelegenheid geven om opmerkingen en andere input in te brengen. Vanaf het najaar 2018 inventariseren we per fractie welke behoeften er verder zijn ten aanzien van communicatie. Uit die inventarisatie kunnen mogelijk nieuwe initiatieven tot stand komen. 5

6 Deze inventarisatie heeft plaatsgevonden in de maand september Op de uitvraag is één reactie vanuit de raad gekomen. De fractie van VRIJ! bracht het volgende in: Een suggestie van onze kant. Ik mis in dit raadscommunicatieplan de raadscafé's. In de vorige periode zijn er meerdere georganiseerd, waarbij ik de opkomst meestal goed vond. Ik denk dan aan de keren in Cineac, Broer en Zus en bij Westerhout. Onze fractie vindt dat een prettige manier om met inwoners in contact te komen. Misschien zou er in deze periode weer één keer per jaar een raadscafé georganiseerd kunnen worden? De organisatie en het succes van een raadscafé is in grote mate afhankelijk van locatie, onderwerp en opkomst van belangstellenden. Beverwijk heeft hier in het verleden de nodige ervaring mee opgedaan. Gebleken is dat de opkomst en het inhoudelijk bespreken van het geagendeerde onderwerp een uitdagende combinatie is. De toenemende behoefte om vanuit huis, on demand, of uitgesteld uitzendingen en bijeenkomsten terug te kunnen kijken ook tot de vraag of op het bovenstaande concept veel inzet gepleegd moet worden. De invloed van social media (besloten groepen) draagt tevens niet bij aan het vergroten van de bereidheid om naar een bijeenkomst te komen. Om deze reden is dan ook niet gekozen voor het opnemen van deze werkvorm in de activiteitenoverzicht. 5. Werkwijze en evaluatie Alle activiteiten zoals hierboven genoemd worden vanuit de griffie georganiseerd. Opgemerkt moet worden dat het jaarlijks evalueren de voorkeur heeft ten opzichte van kortere momenten. Betrokkenheid vanuit de raad, om berichtgeving te delen is tot slot wenselijk omdat de raadsleden de inwoners vertegenwoordigen en elk hun eigen netwerk in kunnen zetten