Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten DEN in samenwerking met Erfgoed Nederland Auteurs: Robert Gillesse, Romy Jochems, Machteld Maris (redactie)
Inhoudsopgave Inleiding 3 Stap voor stap door het Rekenmodel digitaliseringskosten 6 Werkblad Basisgegevens 9 Werkblad Voorbereidingswerkzaamheden 11 Werkblad Vervoer 12 Werkblad Scanning en fotografie 13 Werkblad Metadata 15 Werkblad Kwaliteitscontrole 17 Werkblad Opslag online beschikbaarstelling afbeeldingen en metadata 18 Werkblad Archiefopslag 19 Werkblad Webdienst (site of applicatie) ontwikkelen 21 Werkblad Webdienst (site of applicatie) beheer 22 Werkblad Promotie 23 Werkblad Nazorg 24 Werkblad Overige kosten 25 Werkblad Risico-inschatting 26 Werkblad Totalen 27
3 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Inleiding Voor u ligt het Rekenmodel digitaliseringskosten, ontwikkeld door Digitaal Erfgoed Nederland (DEN, Robert Gillesse) in samenwerking met Erfgoed Nederland (Romy Jochems). Het model is geïnspireerd op een rekenmodel van het Gelders Archief uit 2008 dat is gemaakt door Alfred Stern. Waarom een rekenmodel? Het Rekenmodel digitaliseringskosten is bedoeld om inzicht te verschaffen in álle mogelijke kosten die digitalisering met zich mee kan brengen. In het Rekenmodel kunnen zowel de incidentele projectkosten als de structurele kosten van een digitaliseringsproject worden berekend. Een grondige materiaalanalyse kan zich zo terugbetalen. Hoe specifieker u deze gegevens invult, des te betrouwbaarder de uitkomst. Enkele mogelijkheden: Hoeveel kan dit project ons gaan kosten? Het Rekenmodel leent zich als instrument voor het opstellen van begrotingen. Het kan de gebruiker, voorafgaand aan het project, een indicatie geven van de projectkosten. Hoeveel heeft dit project ons gekost? Uiteraard kan het model, tijdens of na afloop van het project, ook worden gebruikt om inzicht te krijgen in de daadwerkelijk gemaakte kosten. U heeft dan een goede vergelijking in handen. Als ik meer of minder uitgeef aan deze post, wat betekent dat dan voor de totale kosten? U kunt als gebruiker de cijfers in het model aanpassen om te zien welke gevolgen dat heeft voor de kosten. Denk bijvoorbeeld aan: Het aanpassen van afmetingen en hoeveelheden van de originelen (Basisgegevens, tabel 1a). Dit kan gevolgen hebben voor de benodigde opslag en totale kosten. Figuur 1 Voorbeeld aan te passen hoeveelheden en afmetingen in werkblad Basisgegevens Het aanpassen van de bestandsformaten (Basisgegevens, tabel 1b en 1c). Het al dan niet toepassen van compressie kan bij grote hoeveelheden en/of grote formaten originelen een verschil maken in de benodigde opslagruimte. Het aanpassen van opslagkosten (Basisgegevens, tabel 4).
4 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Figuur 2 Het aanpassen van loonschalen op de verschillende werkbladen. Het aanpassen van de risico-inschatting (zie het werkblad risico-inschatting). Figuur 3 Inzicht nu = handig voor later! Het Rekenmodel kan inzicht verschaffen in de verschillende incidentele en structurele kostenposten die een digitaliseringsproject met zich meebrengt. Onontbeerlijke informatie voor ieder digitaliseringsproject dat u in de toekomst wilt starten! Benchmark Een complex onderwerp als kosten van digitalisering leent zich voor een benchmark. Vanwege het inzicht dat dit Rekenmodel in de complexe materie verschaft, het maakt posten en projecten immers onderling vergelijkbaar, is het zeer geschikt als benchmarktool. In de huidige versie zijn op het werkblad Totalen genormaliseerde cijfers berekend (op basis van duizend gedigitaliseerde objecten). Deze cijfers kunnen, met de nodige voorzichtigheid, nu al voor onderlinge vergelijking worden gebruikt. Indien u geïnteresseerd bent in deelname aan een benchmark kunt u contact opnemen met de werkgroep Benchmark van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN): bureau@archiefbrain.nl. Vóór u aan de slag gaat Voordat u het Rekenmodel gaat invullen, moet u bepalen hoe u de uitkomsten wilt gaan gebruiken. Voor eigen inzicht óf voor een benchmark. In het laatste geval willen wij u met klem verzoeken om geen wijzigingen in de werkbladen aan te brengen. Het huidige Rekenmodel bestaat uit twee delen: één model met een aantal (ingevulde) voorbeeldposten en één leeg model. Graag wijzen wij u op enkele aandachtspunten bij de huidige versie van het Rekenmodel: Het model is (nog) niet geschikt voor de berekening van de kosten die samenhangen met de digitalisering van audiovisueel materiaal en het driedimensionaal scannen van objecten. De voorbeeldkosten in het model moeten ook echt als voorbeeld worden gezien. De opgenomen posten zijn indicatief en hebben geen verplichtend karakter.
5 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten 1 Onder andere te gebruiken in Open Office: http://nl.openoffice.org/ Het Rekenmodel kan de basiscijfers produceren voor het maken van een projectbegroting, maar is in eerste instantie niet bedoeld ter vervanging van kostenbeheersings- of begrotingstools. Om goed inzicht te krijgen in de kosten, is het van belang dat u de werkbladen zo volledig mogelijk invult. Dit wil echter niet zeggen dat alles moet worden ingevuld. Als materiaal bijvoorbeeld niet wordt vervoerd (of het vervoer bij de scanprijs is inbegrepen) hoeft u het werkblad Vervoer niet in te vullen. U kunt ervoor kiezen om slechts een onderdeel van het model te gebruiken. Wanneer u bijvoorbeeld inzicht wilt krijgen in de kosten voor het in huis digitaliseren, kan het werkblad Scanning en fotografie uitkomst bieden. Het model is gemaakt in Excel versie 2003. Voor zover wij weten kan het model zonder probleem worden geconverteerd naar Excel versie 2007 (.xlsx) en naar het Open Document formaat (.ods) 1. Gebruikt u Excel versie 2003? Zoals dat gaat bij modellen in ontwikkeling, ontdekten wij gaandeweg een beperking van Excel versie 2003. Op het werkblad Basisgegevens kunt u loonschalen en tarieven opgeven (tabel 2). Wanneer schalen in de vervolgwerkbladen worden opgegeven of gewijzigd, wordt de verwijzing naar het werkblad Basisgegevens echter niet automatisch aangepast. Dit zult u vooralsnog handmatig moeten doen. In de onderstaande Handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe dit werkt. Wanneer u Excel versie 2007 of Open Office gebruikt, kunt u een formule gebruiken (een zogenaamd als dan statement) die de verwijzing wel automatisch aanpast. Op de website van DEN vindt u een voorbeeldmodel met werkende schalen. Wat kunt u in de toekomst van ons verwachten? We hopen dat er in de nabije toekomst een aantal verschillende versies van het Rekenmodel wordt gemaakt. Te denken valt aan specifieke rekenmodellen voor kranten-, boeken- en/of fotodigitalisering, objectfotografie en de invoer van genealogische data. Bovendien zal het Rekenmodel mogelijk worden doorontwikkeld tot een webapplicatie. Delen van data en geven van feedback Wanneer u het model heeft ingevuld, bent u vrij om de gegevens naar eigen behoefte en inzicht te gebruiken. In het kader van kennisdeling en verdere ontwikkeling van het model, zou u uw erfgoedcollega s en DEN een groot plezier doen wanneer u uw gegevens deelt. Ook geheel gewijzigde en aangepaste rekenmodellen zijn interessant. DEN zal een beschermde omgeving creëren waarin u kunt aangeven of u het model alleen door DEN medewerkers wilt laten bekijken of dat het ook kan worden gedeeld met andere organisaties in het erfgoedveld. We waarderen iedere vorm van input en feedback. Heeft u vragen en/of opmerkingen? U kunt een bericht sturen aan den@den.nl onder vermelding van feedback Rekenmodel digitaliseringskosten. In verband met eventueel hergebruik van het Rekenmodel digitaliseringskosten attenderen wij u erop dat hierop de voorwaarden van de Creative Commons licentie van toepassing zijn: Naamsvermelding-Niet-commericeel-Gelijk delen 3.0.
6 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Stap voor stap door het Rekenmodel digitaliseringskosten In deze handleiding leiden we u stap voor stap door het Rekenmodel. U leest hier de belangrijkste aanwijzingen en inhoudelijke opmerkingen over het Rekenmodel. Voor het gemak gaan we ervan uit dat u het hele Rekenmodel digitaliseringskosten wilt gebruiken en de chronologische route volgt. In het Rekenmodel vindt u zowel verhelderende introducties per werkblad als enkele hulpmiddelen: Introductie per werkblad Ieder werkblad start met een introductie (grijs gearceerd). Hierin staat kort beschreven waar dat werkblad voor dient en wat u kunt verwachten. Velden met een rood driehoekje in de rechterbovenhoek Ga met uw muis over de rode driehoek om gedetailleerde informatie (of een waarschuwing!) te lezen. Figuur 4 Voorbeeld helpfunctie Er zijn velden in verschillende kleuren te onderscheiden: Figuur 5 Optionele velden Verplichte velden Formulevelden Indicatievelden Wat u tijdens het invoeren van de gegevens niet moet vergeten U kunt werkbladen en/of hoofdcategorieën toevoegen of verwijderen. Vergeet dan niet om de betreffende hoofdcategorie ook in het werkblad Totalen toe te voegen of te verwijderen. Indien u ervoor kiest de uitkomsten van het Rekenmodel voor benchmarking te gebruiken, verzoeken geen wijzigingen in de werkbladen aan te brengen. Gebruikers van Excel 2003 attenderen wij er nadrukkelijk op dat het in de huidige versie van het Rekenmodel digitaliseringskosten noodzakelijk is om handmatig te verwijzen naar de juiste loonschaal in het werkblad Basisgegevens (tabel 2). Dit gaat als volgt:
7 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten 1. Selecteer een aan te passen loonschaal: Figuur 6 2. Hierna verschijnt in de formulebalk de formule =Basisgegevens!D87*C11 Figuur 7 3. Wijzig in de formule =Basisgegevens!D87*C11 de gegeven schaal in de gewenste schaal door het aangeven van de juiste kolomletter met het rij nummer. Dus als het schaal 4 moet worden, vult u dit in bij D85. Dit zijn de gegevens uit het werkblad Basisgegevens. Zie de afbeelding hieronder. Wijzig vervolgens ook de gegevens bij Uitgevoerd door schaal het schaalnummer in de tabel. Dit voorbeeld is gebaseerd op de standaardgegevens van het model. Figuur 8
8 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Beschikt u wel over een hogere versie dan Excel 2003 dan is het mogelijk om gebruik te maken van een formule (een zogenaamd als-dan statement) die de schalen automatisch aanpast. Op de DEN website is hiervan een voorbeeld beschikbaar. Op de volgende pagina s treft u een korte beschrijving van alle werkbladen. Hierin is per werkblad opgenomen: Korte beschrijving van het werkblad Per tabel de kolommen die mogen/moeten worden ingevoerd of die worden berekend. Indien nodig hebben we in deze beschrijvingen uitleg toegevoegd.
9 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Basisgegevens Dit werkblad is de kern van het Rekenmodel digitaliseringskosten. U verzamelt en registreert gegevens in vijf hoofdcategorieën. Deze gegevens zijn van belang voor de doorberekening in de hierna volgende werkbladen. 1. Materiaal digitale reproductie Wat en hoeveel gaat u digitaliseren en welke bestandsformaten gebruikt u om op te slaan? Let op! Vul eerst tabel 1a. in en daarna tabel 1b. of 1c. In tabel 1a. vermeldt u de hoeveelheden te digitaliseren materiaal, de afmetingen van de originelen, de resolutie en bitdiepte waarmee wordt opgenomen. Vervolgens wordt voor verschillende bestandsformaten berekend hoeveel opslag nodig zal zijn. In de twee tabellen die volgen (1b. en 1c.) maakt u de daadwerkelijke keuzes voor een bestandsformaat. De hier door u gekozen bestandsformaten worden gebruikt in volgende werkbladen. Tabel 1a. Berekening opslagruimte en opties bestandsformaten Categorie materiaal De hoeveelheid opnames Afmetingen van de originelen (hoogte en breedte) Resolutie in ppi Scancapaciteit p/w Doorlooptijd in weken (wordt berekend) Opties opslag master en beschikbaarstelling (wordt berekend) Tabel 1b. Keuze opslag masters Categorie materiaal Bestandsformaat (selecteer uit lijst) Opslag TB (wordt berekend) De hoeveelheid opnames Tarief per opname in Scanprijs per categorie (wordt berekend) Tabel 1c. Keuze opslag online beschikbaarstelling Categorie materiaal Bestandsformaat (selecteer uit lijst) Opslag TB (wordt berekend) De hoeveelheid opnames Tarief per opname in Scanprijs per categorie (wordt berekend) Indicatietabellen (in geel) Mogelijke bitdieptes PDF opties Indicatie scans per meter Indicatie afmetingen
10 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten 2. Tarieven personeel Vult u hier de loonschalen in (als u wilt kunt u overheadkosten apart meerekenen). Let op! In de andere werkbladen moet u de loonschalen handmatig invoeren. Berekende overhead (percentage) Uren p/j Uurtarief exclusief overhead Uurtarief inclusief overhead Loonkosten p/j 3. Doorlooptijd Hier vult u de gewenste (of gerealiseerde) doorlooptijd in, deze komt terug in de werkbladen die volgen. Daarin kunt u ook nog het aantal uren of fte s verhogen. De doorlooptijd die wordt gebruikt in tabel 1. van dit werkblad is indicatief. 4. Prijzen opslag. Let op! Wanneer één of meer soorten opslag onrelevant zijn voor uw project kunt u deze overslaan. Prijs TB/jaar online opslag Prijs TB/jaar archief opslag Prijs per TB voor tijdelijke opslag Prijs GB/jaar opslag metadata 5. Prijs stroom Hier geeft u de prijs van stroom per kilowatt/uur op. Deze prijs speelt alleen een rol in het werkblad Scanning en fotografie en wanneer er in huis wordt gedigitaliseerd. Wanneer dit niet het geval is, hoeft u deze prijs hier dus niet in te vullen.
11 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Voorbereidingswerkzaamheden In dit werkblad brengt u kosten in kaart die betrekking hebben op de voorbereidende werkzaamheden. De loonkosten kunt u hier (en op de meeste werkbladen die volgen) op verschillende manieren berekenen. Kiest u één optie. Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w (wordt berekend) Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Optie 3: Personele kosten op basis fte Benodigde fte Uitgevoerd door schaal Niet-personele kosten Facilitaire kosten p/m U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze kosten ook verrekenen via de overheadkosten. Zie het werkblad Basisgegevens, tabel 2, Tarieven personeelskosten, berekende overhead: Figuur 9 Totale kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
12 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Vervoer In dit werkblad brengt u kosten in kaart die betrekking hebben op vervoer (gerelateerd aan het digitaliseringsproject). De loonkosten kunt u hier (en op de meeste werkbladen die volgen) op verschillende manieren berekenen. Kiest u één optie. Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Benodigde fte Optie 3: Personele kosten op basis fte Benodigde fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen (denk aan benzinekosten, afschrijvingen, et cetera), maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Totale kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
13 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Scanning en fotografie In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op het digitaliseren (het scannen en/of fotograferen) van originele objecten. U zult enkele keuzes moeten maken. Allereerst moet u beslissen of u het werk uitbesteedt aan een externe partij of dat u het in huis laat uitvoeren (een combinatie van beide is in het Rekenmodel ook mogelijk). Scanning en fotografie door externe leverancier Wanneer u kiest voor uitbesteden, kunt u een vaste prijs (lumpsum) afspreken met de leverancier of een prijs die is samengesteld uit verschillende materiaalcategorieën. Het is dus van essentieel belang dat u de tabellen voor master- en afgeleide bestanden zo volledig mogelijk invult. Dit geldt specifiek voor de kolom Tarief per opname in het werkblad Basisgegevens. Mogelijke opties Vaste prijs Totaalprijs scanning op basis onderverdeling in categorieën Scanning en fotografie intern Wanneer u het digitaliseren in huis laat uitvoeren, kan er op dit werkblad een inschatting worden gemaakt van zowel de personele kosten als de kosten van de benodigde hard- en software. Daarvoor dient u hier in ieder geval de aanschafkosten en afschrijvingsperiode in te voeren. De stroomkosten (die u kunt invullen op het werkblad Basisgegevens, tabel 5. Prijs stroom) maken hier deel uit van de totale kosten. Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w (wordt berekend) Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Optie 3: Personele kosten op basis fte Benodigde fte Scanapparatuur (voor zowel software als hardware) Prijs per eenheid Afschrijving in jaren
14 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Wattage (Watt) Kosten stroom looptijd (wordt berekend) Kosten gedurende looptijd (wordt berekend) Kosten stroom per jaar (wordt berekend) Totaalkosten per jaar (wordt berekend) Overig Inhuur externe kennis Benodigde TB voor tijdelijke opslag Het gaat hier om opslag die ofwel nodig is na overhandiging van de gedigitaliseerde afbeeldingen (en metadata) door een externe leverancier ofwel de opslagruimte die intern nodig is tijdens het digitaliserings- en controleproces. Facilitaire kosten p/m Let op! U kunt de facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Totale kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
15 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Metadata In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op metadata. Er wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele kosten. Incidentele kosten: het ontwerpen van metadataschema s, het toevoegen, verrijken, verbeteren, conversie en de ontsluiting van metadata. Alle hieronder genoemde posten zijn facultatief in te vullen. Ook hier geeft de nummering een logische volgorde aan. De controle, het laden en de opslag van metadata zijn respectievelijk opgenomen in de werkbladen Kwaliteitscontrole, Opslag_online en Opslag_archief. 1. Ontwikkelen metadatastructuur (Het gaat hier om het ontwikkelen of aanpassen van een datamodel of XML-schema) In tegenstelling tot de andere werkbladen kunt u hier op één manier de loonberekening uitvoeren. In onderstaande tabellen gaan we uit van uren. U kunt ze naar wens veranderen in een berekening op basis van doorlooptijd of fte s. 2a. Toevoegen van metadata gerekend met tarief per record Let op! Het gaat hier het om het toevoegen van nieuwe metadata. Bij het invullen dient u een keuze te maken tussen tabel 2a. en 2b. Hoeveelheden te beschrijven scans/objecten Records per week Tarief per record in Totaalprijs per categorie (wordt berekend) Doorlooptijd in weken (wordt berekend) 2b. Toevoegen van metadata gerekend in benodigde uren 3. Aanpassen van bestaande metadata Let op! Het is van groot belang dat u zich hier bewust bent van het verschil tussen tabel 2 en 3. In tabel 2 gaat het over nieuwe metadata. Hier, in tabel 3, kunt u gegevens invoeren over het verrijken, standaardiseren of anderszins aanpassen van bestaande metadata.
16 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten 4. Conversie van Metadata Het gaat in deze kolom om conversie van bestaande metadata naar een ander, uitwisselbaar formaat. In de meeste gevallen Dublin Core. 5. Ontsluiten van metadata In deze tabel gaat het om het doorzoekbaar maken van metadata (indexering), het leggen van koppelingen tussen de verschillende metadata, het leggen van koppelingen tussen objecten en metadata. Overig Inhuur externe kennis Facilitaire kosten p/m Let op! U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten (wordt berekend)
17 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Kwaliteitscontrole In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op kwaliteitscontrole. Denkt u bijvoorbeeld aan de controle van (gedigitaliseerde) afbeeldingen of (ingevoerde) metadata waarbij al dan niet gebruik wordt gemaakt van speciale (te ontwikkelen) controlesoftware. Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w (wordt berekend) Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Optie 3: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Facilitaire kosten p/m Totale kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
18 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Opslag online beschikbaarstelling afbeeldingen en metadata In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de opslag van afbeeldingen en metadata voor online beschikbaarstelling. Het gaat hierbij exclusief om de kosten voor opslag. In het werkblad Webdienst_beheer kunt u de kosten invoeren voor beschikbaarstelling van de webdienst (website of applicatie) en benodigde bandbreedte. Op basis van de door u ingevoerde prijs van de opslag wordt de hoeveelheid benodigde opslagruimte voor de gedigitaliseerde afbeeldingen berekend op het werkblad Basisgegevens (tabel 1). Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w (wordt berekend) Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Optie 3: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Facilitaire kosten p/m Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven). Totale kosten per jaar na looptijd/structurele kosten per jaar We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
19 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Archiefopslag In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de opslag van afbeeldingen en metadata in het archiefopslagsysteem. Denkt u aan e-depots of andere bewaardepots. Wat is het doel van uw digitaliseringsproject: archiefopslag of online beschikbaarstelling? De meeste instellingen hanteren een duidelijke scheiding tussen archiefopslag en opslag die nodig is voor beschikbaarstelling. De bestanden in de eerstgenoemde categorie zijn in de regel zwaarder dan de afbeeldingen die worden gebruikt voor beschikbaarstelling (veelal JPEG). Verschillende factoren spelen hierbij een rol: de gekozen resolutie, het - al dan niet - toepassen van compressie, et cetera. Op het werkblad Basisgegevens wordt daarom een onderscheid gemaakt tussen bedragen voor opslag voor archief en opslag online. Wanneer er sprake is van enkelvoudige opslag, kunt u de prijs voor archiefopslag als basis gebruiken voor de prijs voor beschikbaarstelling. U kunt dan één van de twee werkbladen (Opslag_online of Opslag_archief) invullen. Op basis van de door u ingevoerde prijs van de opslag, wordt de hoeveelheid benodigde opslagruimte voor de hoeveelheid gedigitaliseerde afbeeldingen berekend op het werkblad Basisgegevens (tabel 1). Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w (wordt berekend) Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Optie 3: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Facilitaire kosten p/m Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
20 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Totale kosten per jaar na looptijd/structurele kosten per jaar (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
21 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Webdienst (site of applicatie) ontwikkelen In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de ontwikkeling van een webdienst (website en/of applicatie). Denkt u aan de ontwikkeling van een complete nieuwe website of een onderdeel van een bestaande website. De kosten kunnen te maken hebben met het maken van plannen (functioneel en technisch ontwerp), de aanbesteding voor een ontwerp en de uiteindelijke uitvoering (door de programmeur en ontwerpbureau). Optie 1: Personele kosten totale aantal uren Optie 2: Personele kosten op basis fte Benodigde fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Kosten eenmalig Totale kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1 of 2 hierboven).
22 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Webdienst (site of applicatie) beheer In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op het beheer van de webdienst (website en/of applicatie). Denkt u aan de kosten die worden gemaakt voor de beschikbaarstelling van de webdienst (benodigde bandbreedte, huur server, Service Level Agreement, et cetera). Aangezien deze kosten structureel van aard zijn, worden de loonkosten per jaar berekend. Optie 1: Personele kosten totale aantal uren Optie 2: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten) opnemen. Kosten Afschrijving in jaren Kosten p/j (wordt berekend) Totale kosten p/j (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1 of 2 hierboven).
23 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Promotie In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de promotie van de nieuwe webdienst (website en/of applicatie). Optie 1: Personele kosten totale aantal uren Optie 2: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten) opnemen. Kosten eenmalig Totale kosten (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1 of 2 hierboven).
24 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Nazorg In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de nazorg van het project. Denkt u aan het uitpakken, terugplaatsen en registreren van de (geretourneerde) gedigitaliseerde originelen. Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd p/w Personeelskosten p/w (wordt berekend) Personeelskosten looptijd (wordt berekend) Optie 2: Personele kosten totale aantal uren Optie 3: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten) opnemen. Facilitaire kosten p/m Totale kosten (wordt berekend)
25 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Overige kosten Wellicht bent u tijdens het doorlopen van het Rekenmodel kosten tegengekomen die u niet in één van de voorgaande werkbladen hebt kunnen invoeren. Op dit werkblad kunt u dit alsnog doen. Let op! Wanneer u dit Rekenmodel gebruikt om inzicht te krijgen in de te maken of gemaakte kosten voor een digitaliseringsproject, dan kunt u naar eigen inzicht werkbladen en/of hoofdcategorieën toevoegen. Denkt u er aan om deze ook op te nemen in het werkblad Totalen. Optie 1: Personele kosten totale aantal uren Optie 2: Personele kosten op basis fte Niet-personele kosten U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten). Kosten eenmalig Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten (wordt berekend) Structurele kosten p/j (totaal wordt berekend) U kunt zelf posten toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan auteursrechten.
26 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Risico-inschatting In dit werkblad kunt u een risico-inschatting opgegeven. Dit percentage wordt zowel over de incidentele (project)kosten als de structurele kosten gerekend. Indien u een onderscheid wilt maken of twee verschillende risicopercentages wilt gebruiken, kunt u de percentages handmatig aanpassen in het werkblad Totalen. In de (gele) tabel staan enkele indicatieve percentages. Percentage risico-inschatting (in te vullen)
27 Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten Werkblad Totalen Eindelijk kunt u de vruchten plukken van al uw inspanningen! Hier komen de totalen van alle voorgaande werkbladen bij elkaar. In de eerste tabel (1.) zijn incidentele en structurele kosten tegen elkaar afgezet. In tabel 2. en 3. worden de incidentele en structurele kosten opgesplitst in personele en niet -personele kosten. In tabel 4. wordt op basis van de gegevens uit de eerste tabel over een periode van tien jaar een prognose gemaakt (geëxtrapoleerd) aan de hand van een aantal indexeringspercentages. In de rechterkolommen van tabel 1., 2. en 3. zijn de gegevens genormaliseerd naar duizend opnames. Zo kunt u de gegevens tussen verschillende projecten vergelijken. Het aantal te vergelijken opnames kunt u naar wens aanpassen (door in de formule *1000 het getal te veranderen in het gewenste aantal). 1. Totale kosten per hoofdonderdeel tijdens en na de projectperiode Kostenpost Projectposten (incidentele kosten) (wordt berekend) Kosten na looptijd p/j (structurele kosten) (wordt berekend) 2. Personele en niet-personele kosten tijdens projectperiode (incidentele kosten) Kostenpost Personeel (wordt berekend) Niet-personeel (wordt berekend) 3. Personele en niet-personele kosten na projectperiode (structurele kosten p/j) Kostenpost Personeel (wordt berekend) Niet-personeel (wordt berekend) 4. Geëxtrapoleerde personele en niet personele kosten na projectperiode (structurele kosten p/j) (wordt berekend) Indexeringspercentages (in te vullen) Heeft u vragen of opmerkingen over het Rekenmodel digitaliseringskosten? Neem contact op met den@den.nl