Managementsamenvatting Zes valkuilen bij capaciteit- en scheepsplanning Ontdek hoe u scheepsproductiviteit maximaliseert en uw winstmarges optimaliseert MARITIEME PLANNING
Vlootplanning en de uitvoering daarvan kan goedkoper en eenvoudiger In dit document bespreken we zes zaken die een kosteneffectieve scheepsplanning en vrachttoewijzing binnen de scheepvaartindustrie belemmeren. We bieden u een praktische oplossing die een snelle en duurzame bijdrage levert aan uw bedrijfswinst. Een complex planningsproces Het in balans brengen van vaarkosten en serviceniveaus binnen de scheepvaartsector is zeer complex. Uit gesprekken met senior vicepresidents, chartering managers, operations directors, capaciteitsplanners en scheepsplanners binnen de sector is ons gebleken dat de uitdagingen verdeeld kunnen worden in vier categorieën. Ten eerste, de onontkoombare discrepantie tussen de langetermijn-basisplanning en de operationele planning, die vaak leidt tot onbetrouwbare en/of onvoorspelbare schema's. De kloof wordt nog breder wanneer planners niet precies weten wat wel en wat niet kan worden verondersteld. Ten tweede, planners die worstelen met het optimaliseren van benuttingsniveaus van schepen op de dag dat ze worden ingezet, voornamelijk omdat ze niet onmiddellijk kunnen overzien wat de gevolgen van planningsbesluiten zijn voor de kosten en omzet. Bedrijven lijken zich bovendien te veel te richten op de financiële langetermijnplanning ten koste van optimalisering van winstmarges die worden beïnvloed door dagelijkse bedrijfsactiviteiten en besluitvorming. Ten slotte leiden de dynamische verhoudingen tussen chartering, operations, financiën en agenten noodzakelijkerwijs tot veel giswerk. Dit maakt het moeilijk na te gaan of het beste besluit is genomen. We kunnen nog doorgaan, maar het mag duidelijk zijn dat alle dagelijkse complexiteiten, alsmede de daarmee gepaard gaande inefficiënties en kostenstijgingen tot de dringende noodzaak leiden de kosten van concurrerende elementen tussen afdelingen, regio's en leveringsketens te optimaliseren. Wij zijn daarin gespecialiseerd. supply chain planning & optimization 2
De zes belangrijkste valkuilen (en lessen) Planningsbesluiten worden vaak genomen zonder onmiddellijke toetsing aan de hand van KPI's We hebben zes zaken geïdentificeerd die een belangrijke belemmering vormen bij scheepsplanning en vrachttoewijzing. Valkuil 1: Te veel focus op kosten en onvoldoende op de klant Maar al te vaak wordt te veel de nadruk gelegd op langetermijnbegrotingen, zelfs als er in het verleden regelmatig sprake was van vracht die te laat arriveerde of helemaal niet arriveerde ( no show ). In een dergelijk scenario hebben kortetermijnbesluiten de meeste impact op winstmarges. Het zou dan ook effectiever zijn te focussen op het op tijd leveren van vracht. Valkuil 2: Siloprocessen In alle marktsectoren is de traditionele methode om complexiteit te bestrijden het in hokjes opdelen. Processen worden opgedeeld in discrete elementen, die vervolgens worden beheerd door afzonderlijke, gespecialiseerde afdelingen. De functionele kloof tussen afdeling chartering en de operationele afdeling leidt eenvoudigweg tot suboptimale besluiten in deze uiterst dynamische omgeving. Realtime besluitvorming wordt onvoorstelbaar moeilijk en het is zo goed als onmogelijk iedereen op de hoogte te houden. Het is gewoon niet haalbaar de directe gevolgen te berekenen van een verandering van de havenrotatie, een cargo roll-over of van het vervangen van het ene schip door het andere, ofschoon deze besluiten een enorme impact hebben op de winstmarges. supply chain planning & optimization 3
Valkuil 3: Kansen voor winstoptimalisatie mislopen door het voortijdig bevestigen van reserveringen en vastleggen van schepen Wanneer planning een reeks activiteiten omvat, zoals beoordelen van tijd, gewicht, beschikbare capaciteit en tonnage, tarieventabellen, naleving van serviceniveaus en dergelijke, bestaat uiteraard de wens het hele proces zo snel mogelijk af te ronden. Het haastig plannen van dagelijkse scheepsbewegingen minuten of uren vóór de uitvoering daarvan, of het opstellen van een vast plan weken of dagen van tevoren beperkt u in uw mogelijkheden productiviteitniveaus en scheepsbenutting te verhogen. Valkuil 4: toewijzen van vracht en schepen op basis van persoonlijke voorkeuren in plaats van omzet of betrouwbaarheid Dit is, tot op zekere hoogte, gerelateerd aan het punt dat we eerder maakten. Zelfs binnen de meest geautomatiseerde oplossingen is een belangrijke rol weggelegd voor menselijke interventie. Door planners genomen besluiten zijn echter niet noodzakelijkerwijs in lijn met de bedrijfsstrategie. Planningsbesluiten worden te vaak gebaseerd op ervaring, zonder onmiddellijke toetsing aan KPI's (zowel die van de planner als van andere afdelingen). En uiteraard blijft uiteindelijk niets ongewijzigd en vinden veranderingen plaats. Wanneer sprake is van een lange doorlooptijd vanwege het besluitvormingsproces waarbij capaciteitsplanners, scheepsplanners, stuwageplanners, scheepskapiteins en havenambtenaren betrokken zijn die op verschillende locaties werkzaam zijn, gaan alle consolidatiemogelijkheden die ontstaan door lastminuteveranderingen van de omstandigheden, verloren. supply chain planning & optimization 4
Valkuil 5: Tunnelvisie In een sterk interactief planningsproces tussen mensen op verschillende locaties worden plannen vaak ingehaald door de werkelijkheid. Constante herzieningen en updates blijven altijd nodig. Dit is met name het geval wanneer activiteiten niet worden uitgevoerd in chronologische volgorde, maar in voortdurende cirkels, totdat alle vrachten vastgelegd en afgeleverd zijn. Tijdens de uitvoerfase kunnen zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen of nieuwe kansen aandienen. Dit kan ertoe leiden dat alle betrokkenen een andere cirkel in het planningsproces moeten doorlopen. Gezien de complexiteit van de besluitvorming tussen commerciële en operationele afdelingen is het vaak moeilijk vast te stellen of de verscheping of vloottoewijzing uiteindelijk de meest winstgevende is geweest. Het maakt ook dat mensen niet handmatig alle gevolgen van de verschillende wijzigingen kunnen berekenen, zoals de impact op kosten en omzet voor volgende schakels in de leveringsketen. Valkuil 6: Ontbreken van ondersteuning bij besluitvorming Een aantal softwareleveranciers houdt rekening met de complexiteit van scheepsplanning, met name voor lijndiensten met stabiele, niet-dynamische processen. Het merendeel van hun oplossingen is echter transactiegebaseerd en legt alleen vast wat al is gebeurd. Ze ondersteunen planners niet tijdens de 'waardevolle periode' tussen het ontvangen van boekingen en de uiteindelijke verscheping, wanneer winst wordt gemaakt of verloren gaat. Transactionele systemen, ook wel Voyage Management Systems (VMS) genoemd, leveren beperkte kostenbesparingen op. Dit komt omdat ze niet in staat zijn besluitvorming te ondersteunen wanneer planners tussen meerdere opties moeten kiezen. Traditionele systemen zijn niet gericht op het verbeteren van de kwaliteit van een plan, maar op het vastleggen van planningen en afgeronde activiteiten. Algemene automatisering leidt nooit tot werkelijk concurrentievoordeel. supply chain planning & optimization 5
Definitie van een ideale oplossing Ondanks de complexiteit en dynamiek van deze industrie bleek het mogelijk een ideale scheepsplanningsoplossing te definiëren. De Capaciteits- en Scheepsplanningsoplossing van Quintiq verzorgt automatisch de meest effectieve vlootplanningen op basis van volume, havenparen, leveringsprestatie en tonnage. Het doet bovendien voorstellen, maakt snelle berekeningen, geeft waarschuwingen en stelt instantscenario's op, zodat planners de scheepsproductiviteit kunnen maximaliseren met behoud van klantenserviceniveaus. De oplossing laat duidelijk (en in realtime) zien wat de gevolgen voor bedrijfs- en afdelings-kpi's zijn van elk besluit dat de planner gaat nemen, en van alle veranderingen die hij gaat doorvoeren. Iedereen wordt volledig op de hoogte gehouden en planners behouden steeds de controle. Op de dag van de uitvoering herkent onze oplossing verstoringen of ongeplande bedrijfskansen en stelt onmiddellijk nieuwe planningen op, waarbij automatisch uitgegaan wordt van de nieuwe situatie. Neem voor meer informatie over capaciteit- en scheepsplanning contact met ons op of ga naar www.quintiq.nl. In de geoptimaliseerde planning wordt rekening gehouden met alle belemmeringen, SLA's, kosten en omzet- en optimalisatiedoelen. Locaties: www.quintiq.com/locations E-mail: info@quintiq.com Internet: www.quintiq.nl supply chain planning & optimization 6