VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 14 april 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00286 Onderwerp: Gunning OMOP bestek HM2014-36, Klein Onderhoud Asfalt - Besluitvormend Beknopte samenvatting: Voor het kleine onderhoud aan asfaltverhardingen in de gemeenten Lisse, Katwijk, Noordwijk, Noordwijkerhout en Teylingen heeft op donderdag 20 maart 2015 een gezamenlijke aanbesteding van een Overeenkomst Met Open Posten (OMOP) plaatsgevonden, met als gunningscriterium 'de laagste prijs'. Dit voorstel is een advies om een voorlopig gunningsbesluit te nemen met het voornemen de opdracht voor deze overeenkomst met open posten definitief te gunnen aan Reflectielijnen Van Velsen uit Bodegraven, alsmede het hoofd van afdeling Gemeentewerken te mandateren voor het vestigen van de overeenkomst. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Uitgangspuntennota Inkoop Gunningsadvies Proces verbaal van Inschrijving MOTIVERING Aanleiding en context: Op 18 juni 2012 is tussen de gemeente Teylingen, Katwijk en Noordwijk een samenwerkingsovereenkomst getekend op het gebied van het beheer van de openbare ruimte. Onderdeel van deze overeenkomst betreft een verregaande samenwerking in het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Een uitvloeisel hiervan is het gezamenlijk aanbesteden van een Overeenkomst Met Open Posten (OMOP) voor het kleine onderhoud aan asfaltverhardingen in de gemeenten Lisse, Katwijk, Noordwijk, Noordwijkerhout en Teylingen. Voor de aanbesteding van deze overeenkomst is door Het Miland B.V. een OMOP bestek p 1 van 22
vervaardigd en door Stichting RIJK een Uitgangspuntennota Inkoop opgesteld. Vervolgens zijn vier aannemingsbedrijven uitgenodigd om voor deze overeenkomst een vrijblijvende prijsaanbieding in te dienen. Eén van de genodigden heeft niet ingeschreven (Heijmans Wegenbouw Regio West). Op donderdag 20 maart 2015 heeft de aanbesteding plaatsgevonden en op basis van het gunningscriterium 'de laagste prijs' heeft Versluys & Zoon BV de laagste (fictieve) inschrijving uitgebracht. Het gunningsadvies en proces verbaal van inschrijving zijn als bijlage opgenomen. Beoogd resultaat: De asfaltwegen in de gemeente Teylingen weer op het gewenste kwaliteitsniveau brengen. Argumentatie: 1.1 Versluys & Zoon BV is de laagste inschrijver Op basis van het gehanteerde gunningscriterium de laagste prijs de opdracht voor deze overeenkomst met open posten gunnen aan Versluys & Zoon BV. 1.2 Voorlopige gunning noodzakelijk is om verder te gaan in de aanbestedingsprocedure Ons gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid schrijft voor om eerst het voornemen tot gunning kenbaar te maken voordat definitief wordt gegund. 2.1 Voor het verstrekken van de opdracht een definitief gunningsbesluit nodig is Als er geen bezwaren worden ingediend tegen het voornemen tot gunning kan direct worden overgegaan tot definitieve gunning omdat het gunningsbesluit in stand wordt gehouden. 3.1 Dit versnelt de uitvoering Opdrachten boven de 75.000,00 worden volgens de mandaatregeling door het college van burgemeester en wethouders verstrekt. Bij mandatering van het afdelingshoofd kan sneller tot uitvoering worden overgegaan. Kanttekening: Gekozen is voor een contractduur van één jaar met een optie tot verlenging van maximaal één keer één jaar. Hierdoor ontstaat na één en twee jaar een moment waarop het bestek opnieuw aanbesteed kan worden, indien bijvoorbeeld aanpassingen in het bestek of het slecht presteren van de aannemer dit noodzakelijk maken. Aanpak / uitvoering: Na instemming met dit besluit worden de inschrijvers gelijktijdig schriftelijk op de hoogte gesteld van het voornemen tot gunnen. De verliezers ontvangen een voorlopig afwijzing. Definitieve gunning zal plaatsvinden indien er binnen zeven dagen na dagtekening van de schriftelijke mededeling inzake het voornemen tot gunning geen bezwaren zijn binnengekomen. De werkzaamheden worden op basis van deelopdrachten opgedragen en uitgevoerd. Per deelopdracht wordt ook de planning van het werk en de onderhoudstermijn afzonderlijk overeengekomen. Participatie niveau: Geen rol Duiding participatie niveau: Het betreft een aanbesteding van een Overeenkomst Met Open Posten (OMOP) voor het kleine onderhoud aan asfaltverhardingen in de gemeenten Lisse, Katwijk, Noordwijk, Noordwijkerhout en Teylingen. Participatie speelt hierbij geen rol. p 2 van 22
Beslist het volgende: VOORSTEL Besluitpunt 1: Instemmen met de voorlopige gunning van het OMOP bestek HM2014-36, Klein Onderhoud Asfalt, aan Versluys & Zoon BV uit Bodegraven op basis van de fictieve aannemingssom van 125.000,00 exclusief BTW. Besluitpunt 2: De voorlopige gunning laten overgaan in een definitieve gunning als er binnen een termijn van 7 dagen na de bekendmaking van het voorlopig gunningsbesluit geen bezwaren zijn binnengekomen Besluitpunt 3: Het hoofd van de afdeling Gemeentewerken mandateren voor het vestigen van de Overeenkomst Met Open Posten (OMOP). BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Gemeentewerken Projecten en Planvoorbereiding Financiële consequenties: Binnen het totale onderhoudsbudget voor straten en wegen van dit jaar is in de voorziening Wegenbeheer rekening gehouden met het klein onderhoud aan asfaltverhardingen. De staat met fictieve hoeveelheden is voor de vijf gemeenten samen geraamd op 188.000,00 per jaar exclusief BTW (het deel van Teylingen bedraagt 25.000,00). De fictieve aanneemsom van de laagste inschrijver past binnen deze raming. Toelichting: Het voorstel heeft te maken met verkeersveiligheid en mobiliteit (schoon, heel, veilig)! BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Uitgangspuntennota Inkoop Gunningsadvies Proces verbaal van Inschrijving p 3 van 22
Uitgangspuntennota Inkoop Vertrouwelijk document voor intern gebruik Uitgangspuntennota Inkoop Startdocument voor aanbestedingen Inkoopbehoefte Omschrijving Klein Onderhoud Asfalt Deelnemende gemeenten (5): Katwijk, Lisse, Noordwijk, Noordwijkerhout, Teylingen. Referentienummer 20140167 GEZ Datum 16 februari 2015 Afdeling Team Projectleider Budgetverantwoordelijke Gemeentewerken Projecten en planvoorbereiding R.A.J. (Richard) van Eeuwijk Marco Witkamp Grootboeknummer(s) 7910809 Soort kosten Exploitatie Aard Werk en/of 2b Dienst (CPV 45233000-9). Afhankelijk van de aard van het werk kan het beschouwd worden als Werk of als 2bdienst. Is vooraf niet te zeggen. Regelmatig wordt bij Klein Onderhoud Asfalt meer meegenomen dan sec het instandhouden van de functie van de opdracht. In dat geval is het weer meer een werk. Er is een relatie te leggen met CPV-code 45233222-1 (Asfalteren/aanleg van wegen) en dat is weer sec een werk. Een harde scheidslijn is er niet en het kan per gemeente verschillen. Bij kleine reconstructies, waarbij het niet slechts gaat om het instandhouden van de functie van het werk, maar waarbij er geen sprake is van groot onderhoud, kan weer wel gebruik gemaakt worden van wat in het bestek Klein Onderhoud Asfalt staat. Aangezien er geen sprake is van een grensoverschrijdend belang, de bedrijven die Pagina 1 van 6 Raadhuisplein 1, 2101 HA Heemstede / Postbus 352, 2100 AJ Heemstede IBAN: NL30 BNGH 028 51 42 178 / KvK Amsterdam 34319806 / BTW NL8202.19.575.B01 p 4 van 22
Raming budget Met feiten onderbouwen hoe de zorgvuldige raming tot stand gekomen is. zouden worden uitgenodigd gelijk zijn, de procedure toch zou uitmonden in een meervoudig onderhandse procedure is het praktisch om in deze het Klein Onderhoud Asfalt toch te betitelen als een werk. 188.000 op jaarbasis (12 maanden) voor 5 gemeenten samen. Contractduur wordt 12 maanden met optie tot verlenging waardoor totale geraamde opdrachtwaarde bedraagt 376.000,00 Onderbouwing: Raming ingenieursbureau. 1. Is er sprake van samenvoeging? Zie flowchart samenvoegen (in offerteaanvraag toelichten) Samenvoeging 1. Mate van samenhang Samenvoegen Motivering 1. Er is sprake van een samenvoeging tot één opdracht namens 5 gemeenten. De gemeenten verwachten door het samenvoegen een kwalitatief en financieel voordeel te behalen. 2. Samenstelling markt + invloed samenvoeging op toegang voldoende MKB 3. Gevolgen voor de organisatie en risico s samenvoeging voor gemeente en ondernemer 2. Het aantal bedrijven dat actief is op deze markt is beperkt. Uiteindelijk zijn er 8 bedrijven genoemd die iets zouden kunnen doen, maar 4 bedrijven werden het meest genoemd vanwege de ervaringen die daar mee zijn. Het zijn allen MKB bedrijven die worden uitgenodigd. 3. Het wordt een meervoudig onderhandse aanbesteding waardoor door samenvoegen een volumevoordeel wordt behaald. Voor de winnende ondernemer betekent het dan een logistiek voordeel wordt behaald door zaken efficiënt te kunnen bundelen. Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 2 van 6 p 5 van 22
2. Is de opdracht verdeeld in percelen? (In offerteaanvraag toelichten) Omschrijving percelen Geen Percelen Motivering waarom (geen) percelen Er is geen sprake van onnodige samenvoeging (zie hierboven). Opdeling in percelen zou weer kostenverhogend kunnen doorwerken in de prijs per eenheid. Het betreft hier een gezamenlijk bestek op basis van open posten en het volumevoordeel zou teniet worden gedaan. 3. Vooraf bedenken hoe opdracht in markt wordt geplaatst Keuze procedure Meervoudig onderhands Procedure Motivering Gelet op de contractduur, de waarde van de opdracht bij uitvoering incl. verlenging rechtvaardigt een meervoudig onderhandse procedure. 4. Vooraf bepalen welke ondernemers mogen meedoen Participerende gemeenten hebben ieder voor zich namen doorgegeven van ondernemers die naar hun oordeel het meest geschikt zijn voor een opdracht als deze. Bij het analyseren van de aangedragen ondernemers, die allen als geschikt worden beschouwd op basis van ervaringen, bleken er 4 bedrijven te zijn die herhaaldelijk werden genoemd. In goed overleg is vastgesteld dat deze 4 bedrijven zullen worden uitgenodigd. Het aantal is overigens beperkt tot 4 gelet op de totaalwaarde van de opdracht. De duur van de overeenkomst is beperkt. Hier is voor gekozen om te bezien (het wordt verwacht) dat de kwaliteit in belijningen en markeringen toeneemt indien het uiteindelijk bij één opdrachtnemer wordt neergelegd. Indien resultaten zowel kwalitatief als prijstechnisch bevredigend zijn kan overwogen worden om bij een volgende aanbesteding openbaar te gaan, hoewel men er zich van bewust is dat dan ook juist niet het MKB bedrijf de opdracht verwerft. Na het ondertekenen van deze uitgangspuntennota wordt in principe geen toegang meer geboden aan nieuwe aanbieders. Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 3 van 6 p 6 van 22
Adresgegevens uit te nodigen aanbieders (bij MVO: minimaal 3 maximaal 5; bij EVO alleen nummer 1 motiveren; bij Nationaal of Europees niet van toepassing). Naam 1 Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West Contactpersoon C. van Duijn Adres PC Plaats E-mail Telnr. Spaarneweg 31, 2142 EN, Cruquius Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. 023-7529000 2 Zwammerdam Groep B.V. Tjalk 49, 2411 NZ Bodegraven Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. 0172-619232 3 Versluys & Zoon Postbus 47, 2410 AA Bodegraven Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. 4 Heijmans Regio West Postbus 43, 1566 ZG Assendelft Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. 5. Gunningmethodiek EMVI, tenzij Bij hanteren laagste prijs: in offerteaanvraag motiveren waarom laagste prijs wordt toegepast. Keuze Laagste Prijs Gunningmethodiek Het betreft hier een gezamenlijk open posten bestek waarbij de hoeveelheden zijn getotaliseerd op basis van individuele input vanuit de gemeenten. Voor bestekken met open posten is het niet of nauwelijks mogelijk EMVI-criteria te bedenken. Niet bekend is waar de werkzaamheden zullen plaatsvinden. Er is geen ander criterium bedenkbaar om ondernemers zich te laten onderscheiden anders dan op prijs. Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 4 van 6 p 7 van 22
6. Overige aandachtspunten Social return wordt buiten beschouwing gelaten aangezien deelnemende gemeenten daar op geen of ander beleid voeren. Onderwerp Contractduur Overeenkomst Overige aandachtspunten Toelichting/ motivering 1 jaar met optie tot verlenging met 1 jaar. Elke gemeente voor zich tekent een eigen overeenkomst met de winnende partij. 7. Planning: Activiteit Datum Aanvraagspecificatie/bestek Is gereed gereed Offerteaanvraag versturen Week 9 Uiterlijk indienen vragen Eind week 10 Beantwoorden vragen Week 10/11 Uiterlijk indienen offerte Week 12/13 Beoordelen offertes Week 12/13 Voorstel gunningsbeslissing in B&W Versturen opdracht/overeenkomst Indien nodig Week 13/14 8. Projectteam: Projectteamleden Rol P. v.d. Plas (Katwijk) Projectteamlid Richard van Eeuwijk (Teylingen) Projectteamlid Peter Taal (Noordwijk) Projectteamlid Rob Zegers (Lisse) Projectteamlid Jeroen Rodenburg (Noordwijkerhout) Projectteamlid / Penvoerder Martijn Smit (RIJK) Inkoopbegeleiding Bert Kassing (RIJK) Inkoopbegeleiding Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 5 van 6 p 8 van 22
Naam opsteller: Akkoord Handtekening: Naam budgetverantwoordelijke: Handtekening: Marco Witkamp Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 6 van 6 p 9 van 22
Gunningsadvies Inzake: Controle en gunningsadvies m.b.t. de OMOP s onderhoud elementenverharding, onderhoud asfaltverharding en onderhoud markering voor gemeenten Noordwijk, Katwijk, Teylingen, Noordwijkerhout en Lisse. Zevenhoven: 30 maart 2015 Aan: Gemeente Noordwijkerhout t.a.v. dhr. J, Rodenburg en B.Kassing Herenweg 4 2211CC NOORDWIKERHOUT Ons kenmerk: 1332015-001/KR Beste Jeroen, onderstaand onze bevindingen na controle van de inschrijvingen. Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Groot onderhoud asfalt gemeenten gezamenlijk Inschrijving Dura Vermeer Post 820010 geeft een prijs per eenheid van 3800,--. Uit overige (vele) aanbestedingen blijkt een prijs van ca. 200,-- normaal. Tenzij de inschrijver onomstotelijk kan aantonen dat het bedrag 3800,-- redelijk en billijk is, is het bepaalde in artikel 01.01.03 lid 03 van toepassing. Dat heeft dan tot gevolg dat mogelijk de RAW-systematiek geweld is aangedaan. Nog niet gunnen. Volgens het bepaalde in de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel 01.01.04 lid 02 moet de aannemer na schriftelijk verzoek daartoe van de aanbesteder een schriftelijke toelichting binnen 7 dagen aanleveren. Komt de toelichting niet, te laat of de toelichting geeft niet aan dat aan artikel 01.01.03 lid 03 wordt voldaan, dient de inschrijving te worden afgewezen. Heel veel posten kennen een veel hogere prijs (meer dan het dubbele) dan we gewend zijn bij aanbestedingen. Vooral op posten met overlagingen van asfalt en t.b.s. posten. Deze veel hogere prijzen per eenheid zijn gecompenseerd bij de post winst en risico. Echter deze compensatie bedraagt maar 22 %. Nog niet gunnen. Volgens het bepaalde in de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel 01.01.04 lid 02 moet de aannemer na schriftelijk verzoek daartoe van de aanbesteder een schriftelijke toelichting binnen 7 dagen aanleveren. Komt de toelichting niet, te laat of de toelichting geeft niet aan dat aan artikel 01.01.03 lid 03 wordt voldaan, dient de inschrijving te worden afgewezen. 1 p 10 van 22
Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Klein onderhoud asfalt Gemeenten gezamenlijk Inschrijving Versluijs Wegenbouw Geen opmerkingen Op basis van de inschrijfstaat zijn er geen beletsels te gunnen. Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Onderhoud markeringen Gemeenten gezamenlijk. Reflectielijnen Van Velsen BV Geen opmerkingen Op basis van de inschrijfstaat zijn er geen beletsels te gunnen. Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Onderhoud elementenverh. Gemeente Katwijk Van Roode Infra BV Noordwijkerhout Bij bestekpost 630110 is een foutieve hoeveelheid overgenomen uit de Nota van Inlichtingen. Niet gunnen. Volgens de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel 01.01.02 lid 02 dient de inschrijving geheel overeenkomstig te zijn, Het feit dat daaraan niet wordt voldaan maakt de aanbieding ongeldig, Bestekpost 630130 ontbreekt geheel aan de inschrijving is; niet overgenomen uit de Nota van Inlichtingen. Niet gunnen. Volgens de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel 01.01.02 lid 02 dient de inschrijving geheel overeenkomstig te zijn, Het feit dat daaraan niet wordt voldaan maakt de aanbieding ongeldig, Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Onderhoud elementenverh. Gemeente Lisse Van Roode Infra BV Noordwijkerhout De aanbieding is wel heel erg laag. De vraag kan gesteld worden of de aannemer dat kan waarmaken. Nog niet gunnen. Eerst een verificatiegesprek over het kunnen waarmaken. Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Onderhoud elementenverh. Gemeente Noordwijk P. Ligchaam Bestratingen BV Geen opmerkingen. Op basis van de inschrijfstaat zijn er geen beletsels te gunnen. 2 p 11 van 22
Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Onderhoud elementenverh. Gemeente Noordwijkerhout BV Aannemingsbedrijf Sporto Bij bestekpost 330650 is geen prijs per eenheid ingediend. Niet gunnen. Volgens de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel 01.01.02 lid 02 dient de inschrijving geheel overeenkomstig te zijn, Het feit dat daaraan niet wordt voldaan maakt de aanbieding ongeldig, De aanbieding is wel heel erg laag. De vraag kan gesteld worden of de aannemer dat kan waarmaken Nog niet gunnen. Eerst een verificatiegesprek over het kunnen waarmaken Betreft: Bevindingen: Gunningsadvies: Onderhoud elementenverh. Gemeente Teylingen BV Aannemingsbedrijf Sporto Bij bestekposten 331490 en 331530 zijn geen prijzen per eenheid ingediend. Niet gunnen. Volgens de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel 01.01.02 lid 02 dient de inschrijving geheel overeenkomstig te zijn, Het feit dat daaraan niet wordt voldaan maakt de aanbieding ongeldig, met vriendelijke groet, ing. C. Th. M. Rietveld. 3 p 12 van 22
Proces verbaal van Inschrijving, Proces verbaalivan iinschrijving Op 20 maart 2015 is door mij, Naam + functie: B.C. Kassing, inkoper in het bijzijn van Naam + functie'...l.... overgegaan tot het openen van de inschrijvingen voor de opdrachtverlening van: Klein Onderhoud Asfalt (gemeenten Katwijk, Lisse, Noordwijk, Noordwijkerhout, Teylingen) Bij de gehouden meervoudig onderhandse aanbesteding hebben wij... inschrijvingen ontvangen, waarvan onderstaande staat is opgemaakt: I 2 Inschrijver (met vestigingsplaats) I Eventuele Opmerkingen of inschrijfprijs 3 J 4 5 Opgemaakt te Noordwijkerhout op 20 maart 2015 Nam: B. Kassing Naam:... Hdtekening: Handtekening: ( i / L Handtekening (van degenen die bij de opening aanwezig zijn geweest) April 2013 Proces verbaal van inschrijving uit de toolkit inkoop p 13 van 22
p 14 van 22