Onderwerp: Gunning OMOP bestek HM , Groot Onderhoud Asfalt - Besluitvormend

Transcriptie

1 VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 19 mei 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00377 Onderwerp: Gunning OMOP bestek HM , Groot Onderhoud Asfalt - Besluitvormend Beknopte samenvatting: Voor het groot onderhoud aan asfaltverhardingen in de gemeenten Katwijk, Noordwijkerhout en Teylingen heeft op 20 maart 2015 een gezamenlijke aanbesteding van een Overeenkomst Met Open Posten (OMOP) plaatsgevonden, met als gunningscriterium 'de laagste prijs'. Dit voorstel is een advies om een voorlopig gunningsbesluit te nemen met het voornemen de opdracht voor deze overeenkomst met open posten definitief te gunnen aan Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West uit Cruquius, alsmede het hoofd van de afdeling Gemeentewerken te mandateren voor het vestigen van de overeenkomst. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Uitgangspuntennota Inkoop (informatief) Proces Verbaal van Inschrijving (informatief) Gunningsadvies (informatief) MOTIVERING Aanleiding en context: Op 18 juni 2012 is tussen de gemeente Teylingen, Katwijk en Noordwijk een samenwerkingsovereenkomst getekend op het gebied van het beheer van de openbare ruimte. Onderdeel van deze overeenkomst betreft een verregaande samenwerking in het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Een uitvloeisel hiervan is het gezamenlijk aanbesteden van een Overeenkomst Met Open Posten (OMOP) voor het groot onderhoud aan asfaltverhardingen in de gemeenten Katwijk, Noordwijkerhout en Teylingen. Voor de aanbesteding van deze overeenkomst is door Het Miland B.V. een OMOP bestek vervaardigd en door Stichting RIJK een Uitgangspuntennota Inkoop opgesteld. Vervolgens zijn p 1 van 17

2 drie aannemingsbedrijven uitgenodigd om voor deze overeenkomst een vrijblijvende prijsaanbieding in te dienen. Op vrijdag 20 maart 2015 heeft de aanbesteding plaatsgevonden. Op basis van het gunningscriterium de laagste prijs heeft Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West de laagste (fictieve) inschrijving uitgebracht. Het gunningsadvies en proces verbaal van inschrijving zijn als bijlage opgenomen. Beoogd resultaat: De asfaltwegen in de gemeente Teylingen weer op het gewenste kwaliteitsniveau brengen. Argumentatie: 1.1 Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West is de laagste inschrijver Op basis van het gehanteerde gunningscriterium de laagste prijs de opdracht voor deze overeenkomst met open posten gunnen aan Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West. 1.2 Voorlopige gunning noodzakelijk is om verder te gaan in de aanbestedingsprocedure Ons gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid schrijft voor om eerst het voornemen tot gunning kenbaar te maken voordat definitief wordt gegund. 2.1 Voor het verstrekken van de opdracht een definitief gunningsbesluit nodig is Als er geen bezwaren worden ingediend tegen het voornemen tot gunning kan direct worden overgegaan tot definitieve gunning omdat het gunningsbesluit in stand wordt gehouden. 3.1 Dit versnelt de uitvoering Opdrachten boven de ,00 worden volgens de mandaatregeling door het college van burgemeester en wethouders verstrekt. Bij mandatering van het afdelingshoofd kan sneller tot uitvoering worden overgegaan. Kanttekening: Gekozen is voor een contractduur van één jaar met een optie tot verlenging van maximaal één keer één jaar. Hierdoor ontstaat na één en twee jaar een moment waarop het bestek opnieuw aanbesteed kan worden, indien bijvoorbeeld aanpassingen in het bestek of het slecht presteren van de aannemer dit noodzakelijk maken. Aanpak / uitvoering: Na instemming met dit besluit worden de inschrijvers gelijktijdig schriftelijk op de hoogte gesteld van het voornemen tot gunnen. De verliezers ontvangen een voorlopig afwijzing. Definitieve gunning zal plaatsvinden indien er binnen zeven dagen na dagtekening van de schriftelijke mededeling inzake het voornemen tot gunning geen bezwaren zijn binnengekomen. De werkzaamheden worden op basis van deelopdrachten opgedragen en uitgevoerd. Per deelopdracht wordt ook de planning van het werk en de onderhoudstermijn afzonderlijk overeengekomen. Participatie niveau: Geen rol Duiding participatie niveau: Het betreft een aanbesteding van een Overeenkomst Met Open Posten (OMOP) voor het groot onderhoud aan asfaltverhardingen in de gemeenten Katwijk, Noordwijkerhout en Teylingen. Participatie speelt hierbij geen rol. p 2 van 17

3 Beslist het volgende: BESLISSING Besluitpunt 1: In te stemmen met de voorlopige gunning van het OMOP bestek HM , Groot Onderhoud Asfalt, aan Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West uit Cruquius op basis van laagste fictieve inschrijving. Besluitpunt 2: De voorlopige gunning te laten overgaan in een definitieve gunning als er binnen een termijn van 7 dagen na de bekendmaking van het voorlopig gunningsbesluit geen bezwaren zijn binnengekomen. Besluitpunt 3: Het hoofd van de afdeling Gemeentewerken te mandateren voor het aangaan van de overeenkomst. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Gemeentewerken Projecten en Planvoorbereiding Financiële consequenties: Binnen het totale onderhoudsbudget voor straten en wegen wordt in de voorziening Wegenbeheer rekening gehouden met het groot onderhoud aan asfaltverhardingen. De staat met fictieve hoeveelheden is voor de drie gemeenten samen geraamd op ,00 per jaar exclusief BTW. Het fictieve deel hierin voor Teylingen is geraamd op ,00. Het woord "fictief" wordt hier gebruikt omdat we vooraf hebben gerekend met een verwachte hoeveelheid asfalt tegen een verwachte eenheidsprijs. Met behulp van deze gunning hebben wij ons verzekerd van de voordeligste eenheidsprijs. De fictieve aanneemsom van de laagste inschrijver past binnen de eerder gemaakte raming. Per gemeente zijn deze hoeveelheden herleid uit het wegenbeheerprogramma. Aan de hand van vierkante meters asfalt en visuele inspecties (in ons geval door Grondmij), wordt een planning gemaakt voor het asfalt in Teylingen voor vijf jaar. Financieel wordt dit vertaald in de Voorziening Wegenbeheer. Dit voorstel kadert binnen: Collegeprogramma, Toelichting: Het voorstel heeft te maken met verkeersveiligheid, mobiliteit (schoon, heel, veilig) en duurzaamheid (hergebruik van materialen en toepassen van gecertificeerde bouwstoffen). Social Return is - bij deze gezamenlijke aanbesteding - buiten beschouwing gelaten, aangezien de deelnemende gemeenten daarop geen of ander beleid voeren (zie Uitgangspuntennota Inkoop). BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Uitgangspuntennota Inkoop p 3 van 17

4 Proces Verbaal van Inschrijving Gunningsadvies p 4 van 17

5 Uitgangspuntennota Inkoop Vertrouwelijk document voor intern gebruik Uitgangspuntennota Inkoop Startdocument voor aanbestedingen Inkoopbehoefte Omschrijving Groot Onderhoud Asfalt Deelnemende gemeenten (3): Katwijk, Noordwijkerhout, Teylingen. Referentienummer GEZ Datum 16 februari 2015 Afdeling Team Projectleider Budgetverantwoordelijke Gemeentewerken Projecten en planvoorbereiding R.A.J. (Richard) van Eeuwijk Marco Witkamp Grootboeknummer(s) Soort kosten Exploitatie Aard Werk (CPV en ) Raming budget op jaarbasis (12 maanden) voor 3 Met feiten onderbouwen hoe de zorgvuldige gemeenten samen. Contractduur wordt 12 raming tot stand gekomen is. maanden met optie tot verlenging waardoor totale geraamde opdrachtwaarde bedraagt ,00 Onderbouwing: Raming ingenieursbureau. Pagina 1 van 5 Raadhuisplein 1, 2101 HA Heemstede / Postbus 352, 2100 AJ Heemstede IBAN: NL30 BNGH / KvK Amsterdam / BTW NL B01 p 5 van 17

6 1. Is er sprake van samenvoeging? Zie flowchart samenvoegen (in offerteaanvraag toelichten) Samenvoeging 1. Mate van samenhang Samenvoegen Motivering 1. Er is sprake van een samenvoeging tot één opdracht namens 3 gemeenten. De gemeenten verwachten door het samenvoegen een kwalitatief en financieel voordeel te behalen. 2. Samenstelling markt + invloed samenvoeging op toegang voldoende MKB 3. Gevolgen voor de organisatie en risico s samenvoeging voor gemeente en ondernemer 2. Het aantal bedrijven dat actief is op deze markt is beperkt. Uiteindelijk zijn er 6 bedrijven genoemd die iets zouden kunnen doen, maar 3 bedrijven werden het meest genoemd vanwege de ervaringen die daar mee zijn. Het zijn allen MKB bedrijven die worden uitgenodigd. 3. Het wordt een meervoudig onderhandse aanbesteding waardoor door samenvoegen een volumevoordeel wordt behaald. Voor de winnende ondernemer betekent het dan een logistiek voordeel wordt behaald door zaken efficiënt te kunnen bundelen. 2. Is de opdracht verdeeld in percelen? (In offerteaanvraag toelichten) Omschrijving percelen Geen Percelen Motivering waarom (geen) percelen Er is geen sprake van onnodige samenvoeging (zie hierboven). Opdeling in percelen zou weer kostenverhogend kunnen doorwerken in de prijs per eenheid. Het betreft hier een gezamenlijk bestek op basis van open posten en het volumevoordeel zou teniet worden gedaan. Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 2 van 5 p 6 van 17

7 3. Vooraf bedenken hoe opdracht in markt wordt geplaatst Keuze procedure Meervoudig onderhands Procedure Motivering Gelet op de contractduur, de waarde van de opdracht bij uitvoering incl. verlenging rechtvaardigt een meervoudig onderhandse procedure. 4. Vooraf bepalen welke ondernemers mogen meedoen Participerende gemeenten hebben ieder voor zich namen doorgegeven van ondernemers die naar hun oordeel het meest geschikt zijn voor een opdracht als deze. Bij het analyseren van de aangedragen ondernemers, die allen als geschikt worden beschouwd op basis van ervaringen, bleken er 3 bedrijven te zijn die herhaaldelijk werden genoemd. In goed overleg is vastgesteld dat deze 3 bedrijven zullen worden uitgenodigd. Het aantal is overigens beperkt tot 3 gelet op de totaalwaarde van de opdracht. De duur van de overeenkomst is beperkt. Hier is voor gekozen om te bezien (het wordt verwacht) dat de kwaliteit in belijningen en markeringen toeneemt indien het uiteindelijk bij één opdrachtnemer wordt neergelegd. Indien resultaten zowel kwalitatief als prijstechnisch bevredigend zijn kan overwogen worden om bij een volgende aanbesteding openbaar te gaan, hoewel men er zich van bewust is dat dan ook juist niet het MKB bedrijf de opdracht verwerft. Na het ondertekenen van deze uitgangspuntennota wordt in principe geen toegang meer geboden aan nieuwe aanbieders. Adresgegevens uit te nodigen aanbieders (bij MVO: minimaal 3 maximaal 5; bij EVO alleen nummer 1 motiveren; bij Nationaal of Europees niet van toepassing). Naam 1 Dura Vermeer Infrastructuur BV Midden-West Contactpersoon C. van Duijn Adr P es C Spaarneweg 31, 2142 EN, Cruquius Plaat s Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. 2 Zwammerdam Groep B.V. Tjalk 49, 2411 NZ Bodegraven Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. 3 Aannemingsmaatschap pij Van Gelder Regio West Schillingweg 10, 2153 PL NIEUW- VENNEP regiowest@vangelder.co m Motivering: Bedrijf is meermalen genoemd. Verschillende gemeenten hebben hier goede ervaring mee. Telnr (0252) Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 3 van 5 p 7 van 17

8 5. Gunningmethodiek EMVI, tenzij Bij hanteren laagste prijs: in offerteaanvraag motiveren waarom laagste prijs wordt toegepast. Keuze Laagste Prijs Gunningmethodiek Het betreft hier een gezamenlijk open posten bestek waarbij de hoeveelheden zijn getotaliseerd op basis van individuele input vanuit de gemeenten. Voor bestekken met open posten is het niet of nauwelijks mogelijk EMVI-criteria te bedenken. Niet bekend is waar de werkzaamheden zullen plaatsvinden. Er is geen ander criterium bedenkbaar om ondernemers zich te laten onderscheiden anders dan op prijs. 6. Overige aandachtspunten Social return wordt buiten beschouwing gelaten aangezien deelnemende gemeenten daar op geen of ander beleid voeren. Onderwerp Contractduur Overeenkomst Overige aandachtspunten Toelichting/ motivering 1 jaar met optie tot verlenging met 1 jaar. Elke gemeente voor zich tekent een eigen overeenkomst met de winnende partij. 7. Planning: Activiteit Datum Aanvraagspecificatie/bestek gereed Is gereed Offerteaanvraag versturen Week 9 Uiterlijk indienen vragen Eind week 10 Beantwoorden vragen Week 10/11 Uiterlijk indienen offerte Week 12/13 Beoordelen offertes Week 12/13 Voorstel gunningsbeslissing in B&W Indien nodig Versturen opdracht/overeenkomst Week 13/14 Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 4 van 5 p 8 van 17

9 8. Projectteam: Projectteamleden Rol P. v.d. Plas (Katwijk) Projectteamlid Richard van Eeuwijk (Teylingen) Projectteamlid Peter Taal (Noordwijk) Projectteamlid Rob Zegers (Lisse) Projectteamlid Jeroen Rodenburg (Noordwijkerhout) Projectteamlid / Penvoerder Martijn Smit (RIJK) Inkoopbegeleiding Bert Kassing (RIJK) Inkoopbegeleiding Naam opsteller: Akkoord Handtekening: Naam budgetverantwoordelijke: Handtekening: Marco Witkamp Vertrouwelijk document: Versie mei 2014 Pagina 5 van 5 p 9 van 17

10 Proces Verbaal van Inschrijving Proces verbaal van inschriivin Op 20 maaft 2015 is door mij, Naam + functie: B.C. Kassing, inkoper in het bijzijn van Naam +runctie:,j.), nf.'i?0..[,,v;r!),.r{é1..,. b.e.ier.c,t.},vyr. i,,., tr'zi overgegaan tot het openen van de inschrijvingen voor de opdrachtverlening van: G root O nderh oud Asfa lt ( gemeenten Katwijk, N oordwijkerhout, Teyl in gen) Bij de gehouden meervoudig onderhandse aanbesteding hebben wj... inschrijvingen ontvangen, waarvan onderstaande staat is opgemaakt: 1 2 lnschrijver (met vestiqinssplaats) Eventuele Opmerkinqen of inschriifpriis Ur.. ot:c \el r \> r, ' V1' rit,,,',. \ irur',;to,n é: ï 3 c5. r5 í;c,.-* 7t^ Crv-t.Vvte-f-C,{Car- h, ", ï3o"t Ë cirg*o,^ 3 {\),-<v^(^ U.f- \r:-*e-u* h " /t f I ^ /-, ' rl t ^ \ 4 At,n\ -- ï lri )oo, - 5 Opgemaakt te Noordwijkerhout op 20 maart 2015 I trlaamii,a. Kassing t Naam: l.l f.;ií.lí'...r*r,{*n-.!*** Handtekening Handtekening (van degenen die bij de opening aanwezig zijn geweest) Aprit Proces verbaal van inschrijving uit de toolkit inkoop p 10 van 17

11 Gunningsadvies Aan : Gemeente Teylingen, dhr. R. van Eeuwijk Van : Bert Kassing Stichting RIJK Datum : 7 mei 2015 Onderwerp : Advies aanbesteding Groot Onderhoud Asfalt Inleiding Op 20 maart 2015 heeft plaatsgevonden de meervoudig onderhandse aanbesteding Groot Onderhoud Asfalt ten behoeve van de gemeenten Katwijk, Noordwijkerhout en Teylingen. Drie partijen hebben een inschrijving gedaan. Het proces-verbaal van inschrijving gaat hierbij. De gunning vindt plaats op basis van het criterium laagste prijs. De beoordeling Het ingenieursbureau (Miland) heeft een gunningsadvies uitgebracht m.b.t. de inschrijver met de laagste prijs: Dura Vermeer. De bevindingen van het ingenieursbureau zijn: Post geeft een prijs per eenheid van 3800,--. Uit overige (vele) aanbestedingen blijkt een prijs van ca. 200,-- normaal. Tenzij de inschrijver onomstotelijk kan aantonen dat het bedrag 3800,-- redelijk en billijk is, is het bepaalde in artikel lid 03 van toepassing. Dat heeft dan tot gevolg dat mogelijk de RAW-systematiek geweld is aangedaan. en Heel veel posten kennen een veel hogere prijs (meer dan het dubbele) dan we gewend zijn bij aanbestedingen. Vooral op posten met overlagingen van asfalt en t.b.s. posten. Deze veel hogere prijzen per eenheid zijn gecompenseerd bij de post winst en risico. Echter deze compensatie bedraagt maar 22 %. Het advies ten aanzien van beide bevindingen luidt: Nog niet gunnen. Volgens het bepaalde in de Standaard RAW Bepalingen 2010 artikel lid 02 moet de aannemer na schriftelijk verzoek daartoe van de aanbesteder een schriftelijke toelichting binnen 7 dagen aanleveren. Komt de toelichting niet, te laat of de toelichting geeft niet aan dat aan artikel lid 03 wordt voldaan, dient de inschrijving te worden afgewezen. De toelichting Op 7 april 2015 is een verzoek om een toelichting gedaan m.b.t. beide bevindingen. Uit de op tijd ontvangen reactie van Dura Vermeer bleek onvoldoende duidelijk of er bij post sprake was van een verschrijving. Ten aanzien van de compensatie van 22% is een voldoende uitleg gekomen en deze is ook niet strijdig met de systematiek. Nader intern overleg Omdat de toelichting op het gestelde m.b.t. post niet voldoende helder was heeft een overleg plaatsgevonden tussen de vertegenwoordigers van de gemeenten in bijzijn van de inkoper van Stichting RIJK en de aanbestedingsjuriste van Stichting RIJK. In vervolg op dit overleg is namens de gemeenten de heer J. Rodenburg 1 p 11 van 17

12 van de gemeente Noordwijkerhout met een vertegenwoordiger van Dura Vermeer in overleg gegaan. In dat overleg is gebleken dat er kennelijk sprake was van een misvatting die aan de zijde van de gemeenten leefde. Dura Vermeer heeft in een nadere toelichting per mail van 23 april 2015 een duidelijke uiteenzetting gegeven. Deze uiteenzetting is gestuurd naar de deelnemende gemeenten (Katwijk, Noordwijkerhout en Teyingen). Inmiddels hebben de gemeenten Katwijk en Noordwijkerhout aangegeven op basis van de nadere toelichting van Dura Vermeer geen bezwaar te hebben tegen gunning. Advies Gelet op de nadere toelichting van Dura Vermeer en de inmiddels door de gemeenten Katwijk en Noordwijkerhout positieve berichtgeving t.a.v. deze aanbesteding wordt geadviseerd aan de gemeente Teylingen om de opdracht aan Dura Vermeer te gunnen. 2 p 12 van 17