Handleiding Mijn Websign Gemnet BV Postbus 19535 2500 CM Den Haag Tel: 070-3436900 www.gemnet.nl info@gemnet.nl Versie 1.1, augustus 2011
Handleiding Mijn WebSign Document nummer 1.1 Augustus 2011 Handleiding Mijn Websign 2
Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 4 3. FORMULIEREN... 7 4. DOCSIGN... 8 5. DOCSEND... 12 6. ONLINE VALIDEREN... 16 7. MEER INFORMATIE... 17 Handleiding Mijn Websign 3
1. Inleiding In deze handleiding lichten wij de verschillende gebruiksmogelijkheden van Mijn WebSign toe. Deze webdienst is gebaseerd op het WebSign-platform; een technische beschrijving van dit platform staat in de WebSign White Paper. In hoofdstuk 2 wordt toegelicht hoe u toegang krijgt tot Mijn WebSign. Mijn WebSign heeft verschillende functionaliteiten, deze worden in aparte hoofdstukken beschreven: Formulieren (hoofdstuk 3) DocSign (hoofdstuk 4) DocSend (hoofdstuk 5) Online valideren (hoofdstuk 6) In hoofdstuk 7 vindt u hoe u meer informatie over Mijn WebSign kunt krijgen. Handleiding Mijn Websign 4
2. Toegang Mijn WebSign is een web-applicatie, toegang wordt verkregen via: https://www.websign.gemnet.nl. Hieronder ziet u een afbeelding van het welkomstscherm: Om in te loggen is een certificaat nodig. De dienst ondersteunt verschillende typen PKI-certificaten van diverse CSP s. PKIoverheid-certificaten van willekeurige providers kunnen worden gebruikt, maar ook Klasse X certificaten (in gebruik voor elektronisch bankieren bij de BNG) en VeriSign Class 2 certificaten. Klik op Aanmelden, de eerste keer zal vervolgens een ActiveX-component geïnstalleerd worden: U dient [Install ActiveX Control] en vervolgens op [Installeren] te klikken. Handleiding Mijn Websign 5
Hierna verschijnt het volgende scherm, waar u het certificaat dient te selecteren waarmee u wilt inloggen. Daarna klikt u op de knop Aanmelden. Er zal vervolgens gevraagd worden om uw PIN-code in te geven. Als dit is gebeurd komt u in uw persoonlijke gebruikersruimte van Mijn WebSign. Hieronder vindt u relevante gegevens voor uw systeem- of netwerkbeheerder om u toegang te verlenen. URL: IP-adres: https://www.websign.gemnetcsp.nl 212.3.240.170 Bij gebruik van een firewall dienen poort 80 (HTTP) en poort 443 (HTTPS) open te staan. De firewall dient onderstaande zaken toe te staan: Ondersteuning van Javascript Ondersteuning van (sessie)cookies Ondersteuning van VB-script Ondersteuning van Active-X Handleiding Mijn Websign 6
3. Formulieren De functionaliteit Formulieren is alleen beschikbaar voor abonnees die daarvoor zijn geautoriseerd. Klik in de linker navigatie-balk op het woord Formulieren, het volgende scherm verschijnt: U kunt vervolgens een formulier kiezen dat u in wilt sturen. Een aantal gegevens in het formulier worden overgenomen uit uw certificaat. Nadat u de overige gegevens heeft ingevuld, kunt u het formulier versturen. Er wordt vervolgens gevraagd het certificaat te selecteren waarmee u het formulier wilt ondertekenen. Klik op [Volgende>>]; het formulier wordt nu ondertekend en doorgestuurd. Indien u op Mijn formulieren klikt krijgt u een overzicht van de door u ingestuurde formulieren. Handleiding Mijn Websign 7
4. DocSign Met de DocSign functionaliteit kunt u uw eigen documenten voorzien van een elektronische handtekening. Klik in de linker navigatie-balk op DocSign, het volgende scherm verschijnt: U ziet een overzicht van uw eigen documenten. Initieel is dit leeg. Hieronder worden de verschillende functies toegelicht. Document toevoegen Druk op de link Document toevoegen om een willekeurig document toe te voegen aan uw gebruiksruimte. Selecteer het gewenste bestand met de standaard Blader functie en klik op Upload. U kunt bestanden in allerlei formaten toevoegen (Word, Excel, ASCII, HTML, etc.); na upload zijn ze automatisch geconverteerd naar PDF. Als u op de naam van het document klikt wordt het geopend in Adobe Acrobat. Ondertekenen In het overzichtsscherm klikt u op het ondertekenen-icoontje ondertekenen. achter het document dat u wilt Handleiding Mijn Websign 8
De eerste keer wordt hier een ActiveX-component geïnstalleerd. U komt in het volgende scherm: Klik op het ganzeveer-icoontje en geef vervolgens in het document met de muis aan waar het handtekening-veld (blauwe vlak) moet komen. Handleiding Mijn Websign 9
Klik op [Volgende>>]; u wordt vervolgens gevraagd het certificaat te selecteren waarmee u wilt ondertekenen. Tevens kunt u optioneel een locatie en een reden ingeven. Klik weer op [Volgende>>]; het document zal nu ondertekend worden, waarna u terugkeert in het overzichtsscherm. Achter de naam van het document staat nu een rood zegel-icoontje aanduidt dat het document ondertekend is., dat Verzenden In het overzichtsscherm klikt u op het verzenden-icoontje verzenden. Het volgende scherm verschijnt. achter het document dat u wilt Vul een bestemming (e-mailadres) in, een onderwerp en een vrije tekst bij Bericht. Klik daarna op [Verzend]. Handleiding Mijn Websign 10
Verwijderen Met het verwijderen-icoontje kunt u het document uit uw gebruiksruimte verwijderen. Kopiëren naar DocSend Met het Naar DocSend icoontje kunt u het bestand kopiëren naar uw DocSend-omgeving. Zie hoofdstuk 5 voor de beschrijving van DocSend. Handleiding Mijn Websign 11
5. DocSend Met de DocSend-functionaliteit kunt u bestanden veilig versturen. Dit is erg handig voor bestanden die ongeschikt zijn voor verzending via e-mail, bijvoorbeeld vanwege de grootte of vanwege de gevoeligheid van de informatie. Klik in de linker navigatie-balk op DocSend, het volgende scherm verschijnt: U ziet een overzicht van uw eigen documenten. Initieel is dit leeg. Hieronder worden de verschillende functies toegelicht. Document toevoegen Druk op de link Document toevoegen om een willekeurig document toe te voegen aan uw gebruiksruimte. Selecteer het gewenste bestand met de standaard Blader functie en druk op Upload Er verschijnt een statusbalk van het upload proces: Handleiding Mijn Websign 12
Verzenden Ga naar overzichtsscherm en druk op het verzenden-icoontje achter het gewenste bestand. U komt in het volgende scherm: Verzender: Bestemmingen: Onderwerp: Bericht: Beschikbaar tot: uw eigen emailadres vul hier het emailadres van de beoogde ontvanger in U kunt hier meerdere adressen invoeren (die elk een afzonderlijke e-mail zullen ontvangen) gescheiden met een ; teken dit is de onderwerpregel zoals de ontvanger deze zal zien deze kunt u naar wens aanpassen vrije tekst dit is een veiligheidsmaatregel alleen vóór deze datum kan het bestand worden opgehaald door de ontvanger Authenticatie: dit is een veiligheidsmaatregel de mogelijkheden zijn: wachtwoord / generiek certificaat / persoonlijk certificaat Handleiding Mijn Websign 13
Via wachtwoord: u dient de ontvangende partij van het wachtwoord te voorzien (per separate e-mail/sms/telefoon). Via certificaat: maak een keuze voor het type certificaat waar de ontvanger over dient te beschikken (dat is de root ). Optioneel kunt u aangeven of het e- mailadres in het certificaat overeen moet stemmen met het adres van de bestemming. Specifiek certificaat is bedoeld voor ervaren gebruikers: indien u beschikt over een certificaat van de geadresseerde, dan kunt u hier aangeven dat dit certificaat gebruikt moet worden om het bestand op te halen. Downloaden uitsluitend vanuit Gemnet dit is een veiligheidsmaatregel als deze optie aangevinkt is kan uitsluitend binnen de besloten Gemnet netwerk omgeving het betreffende bestand worden gedownload. Zodra u op de Verzend knop heeft gedrukt, krijgt de beoogde ontvanger een e-mailbericht met daarin een downloadlink en uitleg hoe het bestand is te downloaden. Voorbeeld van een e-mail die de ontvanger krijgt: Handleiding Mijn Websign 14
Document details Ga naar overzichtsscherm en druk op de naam van het bestand. Het volgende scherm verschijnt: Hier kunt u zien of en wanneer uw bestand door een specifieke ontvanger is opgehaald. In de kolom Beveiliging ziet u hoe het bestand beveiligd is: = geen authenticatie vereist = beveiligd met wachtwoord = beveiligd met certificaat = beveiligd met specifiek certificaat Handleiding Mijn Websign 15
6. Online valideren Om te kunnen vertrouwen op een elektronisch ondertekend document, zal de ontvanger de elektronische handtekening moeten valideren. Bij dit valideren wordt een aantal controles uitgevoerd: er wordt gecontroleerd of het document niet is gewijzigd sinds ondertekening, of het certificaat waarmee is getekend niet op een CRL (Certificate Revocation List; dit is een soort zwarte lijst) stond ten tijde van de ondertekening en of, via de zogenaamde chain-of-trust, het certificaat is uitgegeven door een vertrouwde instantie. Validatie van een PDF-document is mogelijk in Adobe Reader, echter dit veronderstelt een aantal instellingen in de lokale Adobe-programmatuur. Om niet afhankelijk te zijn van lokale beschikbare en correct geconfigureerde programmatuur, is binnen Mijn WebSign de functionaliteit Online valideren beschikbaar. Deze functionaliteit is voor iedereen beschikbaar, ook voor gebruikers zonder abonnement op Mijn WebSign. Klik in de linker navigatiebalk op Online valideren, het volgende scherm verschijnt: Selecteer via de standaard Browse - of Blader -functie het PDF-document waarvan u de elektronische handtekening wilt valideren. Klik op valideren ; Mijn WebSign geeft het resultaat van validatie als volgt weer: Handleiding Mijn Websign 16
7. Meer informatie Heeft u na het lezen van deze handleiding vragen of suggesties, of heeft u problemen met de applicatie, neem contact op met: Gemnet BV Validatie Postbus 19535 2500 CM Den Haag validatie@gemnet.nl http://www.gemnet.nl 070-343 69 00 Handleiding Mijn Websign 17