Een nieuw perspectief: Ricoh Document Governance Index 2012 Part 3: Hoe werknemers echt denken over de puzzel van processen
Inhoud Executive summary 3 Over het onderzoek 4 Belangrijke bevinding 1 5 Werknemers worden niet altijd geconsulteerd en een gebrek aan training kan betekenen dat bedrijven mogelijk geen rendement kunnen halen uit verbeteringen in bedrijfsprocessen Belangrijke bevinding 2 8 Senior executives hebben meer inzicht nodig in document processen en ze zouden de werkmethoden van werknemers frequenter moeten controleren Belangrijke bevinding 3 10 Het gebrek aan globale connectiviteit is tegen 2015 degrootste uitdaging voor Europese bedrijven Belangrijke bevinding 4 11 De jongste werknemers willen een structuur waarin ze kunnen leren en alle generaties geven aan dat het delen van informatie belangrijk zal blijven Conclusie 13 Meer informatie 14 2 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
Executive summary Elke business executive weet dat het van cruciaal belang is om werknemers te betrekken bij het introduceren van nieuwe processen, technologieën of werkmethoden. Werknemers moeten weten waarom iets nieuws wordt geïntroduceerd en wat de mogelijke voordelen ervan zijn, zowel voor het bedrijf als voor henzelf. Executives zijn vertrouwd met het proces van change-management, zodat elke investering de gewenste resultaten oplevert. Dit onderzoek toont echter aan dat change-management in de praktijk vaak niet centraal staat bij het implementeren van nieuwe werkmethoden. Daardoor is het waarschijnlijk dat veel investeringen niet optimaal worden benut. Jammer genoeg wordt er in veel gevallen niet geluisterd naar werknemers, toch het meest waardevolle component binnen iedere organisatie, wanneer het gaat over het efficiënter en doeltreffender inrichten van bedrijfskritieke documentprocessen. Hiermee worden de interacties die zich continu voordoen binnen afdelingen als HR, Finance, Procurement en Accounts bedoeld. Werknemers bevelen het senior management aan om werkmethoden frequenter te controleren, maar het onderzoek toont aan dat er een discrepantie bestaat tussen de perceptie op bestuursniveau en de realiteit voor werknemers inzake feedback en training. Dit kan betekenen dat bedrijven er mogelijk niet in slagen om hun nieuwe investeringen maximaal te laten renderen. Momenteel zijn er veel ondernemingen met vier of zelfs vijf verschillende generaties in hun personeelsbestand en daarom is het van cruciaal belang dat zakelijke leiders luisteren naar de manier waarop werknemers willen werken, vandaag en in de toekomst. Alleen zo worden de mogelijkheden van het personeel, de belangrijkste resource, maximaal benut. De belangrijkste bevindingen zijn: n Werknemers worden niet altijd geconsulteerd en een gebrek aan training kan betekenen dat bedrijven mogelijk geen rendement kunnen halen uit verbeteringen in bedrijfsprocessen n Senior executives hebben meer inzicht nodig in documentprocessen en ze zouden de werkmethoden van werknemers frequenter moeten controleren n Een gebrek aan globale connectiviteit is tegen 2015 de grootste uitdaging voor Europese bedrijven; werknemers zeggen dat huidige werkmethoden gedateerd zijn n De jongste werknemers willen een structuur waarin ze kunnen leren en alle generaties denken dat het delen van informatie belangrijk zal blijven Deze Index is het derde deel van een reeks artikelen. Deel 1: Zakelijke leiders worstelen met de puzzel van procesprioriteiten en Deel 2: De rol van technologie in de puzzel van procesprioriteiten kunt u vinden op www.ricoh-europe.com/thoughtleadership. 82% van de werknemers zegt dat de manier waarop ze vandaag werken gedateerd is en dat ze daardoor minder efficiënt en doeltreffend kunnen werken dan eigenlijk mogelijk is. Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 3
Over het onderzoek Een nieuw perspectief: Ricoh Document Governance Index 2012 is een onafhankelijke onderzoeksstudie die werd uitgevoerd door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh Europe PLC. Het levert een frisse, nieuwe kijk op hoe bedrijfskritieke documentprocessen in heel Europa worden beheerd en het bouwt verder op de vorige Indexen van Ricoh: de Ricoh Document Governance Index 2009 en de Ricoh Process Efficiency Index 2011. Het onderzoek richt zich op bedrijfskritieke documentprocessen; dit zijn de basisinteracties in een organisatie die zich regelmatig en continu voordoen. Er kunnen veel documenten mee gemoeid zijn, maar het belangrijkste punt is dat ze een rechtstreekse impact hebben op de interactie met klanten en werknemers. Ze omvatten documentprocessen binnen HR, financieel management en financiële rapportage, inkoop, debiteuren en crediteuren. Het onderzoek bestond uit 1075 interviews met C-level executives, directeuren en andere werknemers van grote (meer dan 1000 werknemers), middelgrote (500-999 werknemers) en kleine (minder dan 500 werknemers) organisaties in België, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Scandinavië (Zweden, Finland, Noorwegen en Denemarken), Spanje, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. De organisaties zijn actief in de sectoren onderwijs, legal, energie, gezondheidszorg, de publieke sector, verkoopsector, productie en de financiële dienstensector. Er werden ook kwalitatieve interviews uitgevoerd met Europese C-level executives om meer inzicht te krijgen in hoe ze hun bedrijfskritieke documentprocessen beheren. 4 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
Belangrijke bevinding 1 Werknemers worden niet altijd geconsulteerd en een gebrek aan training kan betekenen dat bedrijven mogelijk geen rendement kunnen halen uit verbeteringen in bedrijfsprocessen Dit onderzoek toont aan dat er een discrepantie bestaat tussen de perceptie bij C-level executives en directeuren en de realiteit die werknemers ervaren wanneer het gaat over het introduceren en gebruiken van technologie op de werkvloer. Op de vraag of er regelmatig naar feedback van werknemers wordt gevraagd voor en na de uitrol van nieuwe technologie, antwoordt 93 procent van C-level executives/directeuren ja, terwijl slechts 77 procent van de werknemers dit bevestigt. Op het eerste gezicht lijkt 16 procent misschien maar een klein verschil, maar als we naar de context kijken van een organisatie met 1000 werknemers gaat het hier over 160 werknemers die zich niet betrokken voelen bij de uitrol van nieuwe technologieën. Bedrijven lopen hier vitale input mis over hoe werknemers omgaan met technologie. Dit betekent dat ze het risico lopen om technologie te introduceren die mogelijk niet voldoet aan wat werknemers nodig hebben of die het halen van de bedrijfsdoelstellingen niet optimaal ondersteunt. Op het vlak van training is een vergelijkbaar verschil merkbaar tussen werknemers en executives. Terwijl 92 procent van C-level executives/directeuren aangeeft dat werknemers volledige training krijgen wanneer nieuwe hardware of software wordt geïntroduceerd, wordt dit door slechts 76 procent van de werknemers bevestigd. Ook hier is er dus een verschil van 16 procent tussen de perceptie bij senior management en de realiteit bij werknemers. Dat betekent dat één op tien werknemers hardware of software niet adequaat of zelfs verkeerd gebruikt, wat ervoor kan zorgen dat nieuwe tools niet de gewenste bedrijfsvoordelen opleveren. [zie afbeelding 1] Deze verschillen kunnen zijn veroorzaakt door situaties waar het bedrijf er niet in slaagt om een changemanagementprogramma volledig of succesvol te implementeren. Zo n programma omvat consultatie en training vóór er een nieuwe werkmethode wordt geïntroduceerd en een continue opvolging om te garanderen dat elke nieuwe aanpak de gewenste resultaten oplevert. Werknemers blijven de belangrijkste bron voor nieuwe ideeën voor het verbeteren van bedrijfsprocessen 1 en deze resultaten tonen aan dat veel Europese bedrijven het risico lopen om niet het volledige potentieel te benutten van verbeteringen in bedrijfsprocessen. Afbeelding 1: Geef aan in welke mate u het eens bent met de volgende stellingen betreffende uw bedrijfskritieke documentprocessen (procent eens) Employee feedback is gathered regularly before and after a new technology roll-out 93% My feedback is gathered regularly before and after a new technology roll-out 77% Employees receive full training when new hardware or software is introduced 92% I receive full training when new hardware or software is introduced 76% 0 20 40 60 80 100 n C-level/Directors n Employees Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 5
Geografie speelt een rol Op landelijk niveau zien we nog enkele interessante trends de kop opsteken; werknemers in Duitsland en Frankrijk geven aan, respectievelijk met 63 en 72 procent, dat zij het minst worden geconsulteerd over hun behoeften voor er belangrijke beslissingen worden genomen over nieuwe hardware- en softwareaankopen. Het is echter zo dat C-level executives/directeuren in deze landen bijna algemeen aangeven dat ze hun werknemers wel consulteren voordat ze investeringen uitvoeren (90 procent in Duitsland en 98 procent in Frankrijk), wat wijst op een duidelijke discrepantie tussen de realiteit voor werknemers en de perceptie op executiveniveau. In Italië en Zwitserland daarentegen, wordt er wel meer overlegd. Daar lagen de antwoorden van werknemers en C-level executives/directeuren dichter bij elkaar. 93 procent van de Italiaanse en 92 procent van de Zwitserse werknemers geeft aan dat ze werden geconsulteerd. Dit komt grotendeels overeen met de resultaten bij de C-level executives/directeuren in elk land, waar 100 procent zegt dat dit het geval is. [zie afbeelding 2] Afbeelding 2: Ik word geconsulteerd over wat ik nodig heb voor er belangrijke beslissingen worden genomen over nieuwe hardware/software/ Werknemers worden geconsulteerd over wat ze nodig hebben voor er belangrijke beslissingen worden genomen over nieuwe hardware/software. Germany France Italy 63% 72% 90% 98% 100% 93% Switzerland 92% 100% 0 20 40 60 80 100 n C-level/Directors n Employees Op grond van deze bevindingen is het van essentieel belang dat zakelijke leiders in heel Europa de manier waarop ze nieuwe werkmethoden aanpakken aan de hand van een rigoureus change-managementprogramma herzien. Als ze dit niet doen, betekent dat voor bedrijfskritieke documentprocessen dat bedrijven niet kunnen profiteren van verbeterde productiviteit en kennisdeling doorheen het bedrijf. Dit resulteert in een trager beslissingsproces en dus een tragere responstijd naar klanten toe. Organisaties die van het verbeteren van hun documentprocessen geen topprioriteit maken, missen hier een gouden kans. Bedrijven moeten hier op executive-niveau aandacht aan geven, en handelen... voor het te laat is! IDC, Organisatorische blinde vlek: de rol van documentgestuurde bedrijfsprocessen voor het stimuleren van de omzetgroei, september 2012 6 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
Belangrijke bevinding 2 Senior executives hebben meer inzicht nodig in documentprocessen en ze zouden de werkmethoden van werknemers frequenter moeten controleren Hoewel werknemers niet zo betrokken worden bij de introductie van nieuwe technologieën of werkmethoden worden als ze zelf zouden willen, zijn ze het er roerend over eens dat documentprocessen een cruciale rol spelen bij alle kritieke activiteiten van een bedrijf. Ook beseffen ze hoe belangrijk het is dat deze processen up-to-date zijn en dat ze zo vlot mogelijk werken. Gevraagd welke ene opmerking ze aan senior managers zouden geven over hoe hun bedrijf documentprocessen beheert, geeft 29 procent van de werknemers aan dat de manier waarop ze werken of processen en bedrijfskritieke informatie beheren, regelmatiger zou moeten worden gecontroleerd. Bijna een vijfde (17 procent) van de ondervraagden roept op dat hoger geplaatste executives de verbeteringen in goede banen zouden moeten leiden. Werknemers raden hun senior management duidelijk aan om meer betrokken te zijn bij deze processen en ze erkennen dat betrokkenheid van het senior management en regelmatige controles van cruciaal belang zijn om te garanderen dat documentprocessen die aan de basis liggen van bedrijfskritieke processen zoals facturatie, HR, inkoop en klanteninteracties doeltreffend werken. Het is belangrijk dat werknemers beseffen dat technologie niet de enige oplossing is die het beheer van bedrijfskritieke documentprocessen kan verbeteren; slechts drie procent zegt dat het verbeteren van technologie het antwoord is. In plaats daarvan zijn werknemers zich bewust van het belang ervoor te zorgen dat het proces zelf en de personen die ermee werken dat op een efficiënte en doeltreffende manier doen, zonder dat ze alleen op technologie vertrouwen om de klus te klaren. [zie afbeelding 3]. Afbeelding 3: Welke vraag zou u aan het senior management (CEO, CIO, CTO) stellen over de manier waarop wordt omgegaan met bedrijfskritieke documentprocessen 1. More regularly review the way we work or manage business processes and business-critical information 2. We need higher level executive sponsorship to champion improvements 3. Enable better information sharing across functions and departments 4. Focus on mobility 5. Should we have a strategy that links to business objectives 6. Focus on greater security 7. Make business critical documents a higher priority in the business 8. Employ dedicated teams to manage, filter and share data 9. Improve technology 10. Nothing, they work fine as they are Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 7
Respondenten verdeeld over de beste aanpak voor het verbeteren van bedrijfsprocessen Hoewel de respondenten uitgesproken meningen hebben over hoe bedrijfsprocessen zakelijk voordeel in het algemeen kunnen opleveren, zijn ze verdeeld over wat nu precies de manier waarop ze werken het meest zou verbeteren in hun dagelijkse taken. Bijna een derde (31 procent) geeft aan dat als processen die specifiek zijn aangepast aan hun functie of team over het gehele bedrijf zouden worden gebruikt, er ongetwijfeld een positief effect zou zijn op de processen waarmee ze werken. Hiermee lijken ze het voordeel van uniformiteit te erkennen voor bedrijven om hun documentprocessen te stroomlijnen en duplicatie te vermijden. Een vijfde (21 procent) heeft een andere mening en richt zich meer op individuele doelstellingen door te zeggen dat ze in staat moeten zijn hun eigen ding te doen en hun eigen bedrijfsprocessen, die het best werken voor hun team of functie, aan te nemen. Volgens hen zou dit het grootste effect hebben. Opnieuw beschouwen werknemers technologie slechts als een hulpmiddel dat helpt bij het beheren van processen. Technologie wordt met andere woorden niet beschouwd als het ultieme antwoord voor alle bedrijfsuitdagingen. Slechts negen procent van de werknemers zegt dat het efficiënter gebruiken van bestaande technologieën de oplossing zou zijn die de meest positieve impact zou hebben op de processen waarmee ze werken en slechts vier procent raadt aan om te investeren in de nieuwste technologieën. [zie afbeelding 4] Afbeelding 4: Geef aan welke oplossing het meest positieve effect zou hebben op de processen waar u mee werkt in uw functie 1. Allow processes that are specific to my role or team to be utilised throughout the firm 2. Allow me to adopt my own business processes that work best for my team or function 3. Improved employee mobility and let me work from anywhere 4. Allow me to digitise more documents 5. More investment in the latest technologies 6. Let me choose my own technology 7. Have personalised technology 8. Keep hard copy files 9. Adopt collaboration tools 10. Have searchable archives or databases Werknemers zijn het oneens over de beste aanpak en er is duidelijk meer interne sturing en overeenstemming nodig om deze verschillen op een uniforme manier aan te pakken. De meest doeltreffende methode is om eerst alle werknemers te consulteren om te identificeren hoe er nu wordt gewerkt en waar goede praktijkvoorbeelden kunnen worden herhaald. Vervolgens moet de nieuwe aanpak in het hele bedrijf met continue controle worden geïmplementeerd, zodat het op elk moment beoordeeld en, indien nodig, bijgestuurd kan worden 8 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
De gezondheidszorg gaat digitaal Een interessante bevinding is dat werknemers in de gezondheidszorg zeggen dat het verder digitaliseren van documenten de meest positieve impact zou hebben op de processen waar ze mee werken. Werknemers uit de gezondheidszorg zijn zes keer meer geneigd om dit antwoord te kiezen dan werknemers uit de energiesector, en twee keer zoveel als in de productiesector. Dit wijst op een groeiende vraag naar informatie in de gezondheidszorg (bijvoorbeeld het opvragen van patiëntendossiers of farmaceutische informatie) die toegankelijk moet zijn door werknemers die vaak niet aan een bureau werken. [zie afbeelding 5] Afbeelding 5: Welke oplossing zou het meest positieve effect hebben op de processen waar u mee werkt in uw functie (per verticale markt) 15% 18% Allow me to digitise more documents 9% 10% 13% 13% 7% 3% 0% 5% 10% 15% 20% n Public Sector n Education n Financial services n Legal n Utilities or Energy n Healthcare n Manufacturing n Retail Het is duidelijk dat werknemers de vitale rol begrijpen die documentprocessen hebben in de dagelijkse bedrijfsvoering en dat ze verschillende meningen hebben over hoe die processen kunnen worden verbeterd. Het is belangrijk dat zakelijke leiders vanaf het begin overleg voeren met hun werknemers en dat ook tijdens de implementatie blijven doen. Verder dienen ze ook te garanderen dat, na iedere controle van processen of technologieën, de waardevolle input van werknemers in overweging wordt genomen en dat er optimaal gebruikt wordt gemaakt van elke investering in nieuwe werkmethoden. Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 9
Belangrijke bevinding 3 Het gebrek aan globale connectiviteit is tegen 2015 de grootste uitdaging voor Europese bedrijven Het is geen verrassing dat de ondervraagde bedrijven het eens waren over het feit dat de toekomst geglobaliseerd is. Werknemers, directeuren en C-level executives werden gevraagd om na te denken over de eisen van werknemers aan hun werkomgeving. Ook hebben ze aangegeven welke aspecten vandaag de dag en in 2015 het belangrijkst zijn. 65 procent vindt dat globale connectiviteit in 2015 het belangrijkst zal zijn, in vergelijking met slechts 39 procent vandaag de dag. Met name ondervraagden uit grotere bedrijven gaven dit aan: 72 procent vindt globale connectiviteit belangrijk. Maar het is ook interessant om te zien dat de personen die werken in het midden- en kleinbedrijf erkennen dat globale connectiviteit ook voor hen belangrijk zal zijn in de toekomst: 61 procent van de kleinbedrijven en 66 procent van de middenbedrijven noemt dit als een belangrijke factor in 2015. De mogelijkheid om informatie te delen in een steeds meer globale, mobiele en samenwerkende werkomgeving staat ook bovenaan de agenda: 61 procent zegt dat dit nu belangrijk is en 63 procent denkt dat het ook in 2015 even belangrijk zal zijn. [zie afbeelding 6] Deel 1 van de Ricoh Document Governance Index, Zakelijke leiders worstelen met de puzzel van procesprioriteiten, vermeldt dat 91 procent van de zakelijke leiders aangeeft dat de verhoging van de hoeveelheid data/informatie uit meerdere bronnen de trend is die het meest effect heeft op bedrijfskritieke documentprocessen. Het is dus logisch dat het delen van informatie zowel door zakelijke leiders als door werknemers als belangrijk wordt ervaren. Afbeelding 6: Denk even na over hoe uw werkomgeving voldoet aan de vereisten van werknemers. Geef aan welke aspecten er vandaag de dag en in 2015 belangrijk zijn Global connectivity 39% 65% Information sharing 61% 63% 0 20 40 60 80 100 n Today n 2015 De oplossing om een meer geglobaliseerde bedrijfsomgeving te beheren en om efficiënter informatie te delen is niet zo eenvoudig als het implementeren van een nieuwe tool om de samenwerking te ondersteunen; slechts één procent van de werknemers zegt dat tools om de samenwerking te ondersteunen een positieve invloed zouden hebben op de processen waar ze mee werken. In plaats daarvan raden ze aan om documentprocessen te stroomlijnen zodat informatie doeltreffend over een heel bedrijf kan worden gedeeld, wat duplicatie vermijdt en de productiviteit verhoogt. Dit betekent dat beslissingen efficiënter kunnen worden genomen en dat bedrijven sneller op wijzigingen en nieuwe mogelijkheden in de markt kunnen reageren. [zie vorige afbeelding 4]. 10 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
Globalisatie zal de komende drie jaar bovenaan de bedrijfsagenda komen te staan. Het is daarbij duidelijk dat de snelheid van verandering alleen maar zal toenemen. Bedrijven die er niet in slagen om bij te blijven, lopen het risico om concurrentievoordeel te verliezen. Een recent onderzoek van de Economist Intelligence Unit toont immers aan dan bijna vier op tien bedrijven bezorgd zijn dat hun organisatie mogelijk niet bij kunnen blijven met de nieuwste ontwikkelingen en dat ze daardoor hun concurrentievoordeel verliezen. 2 Een belangrijk resultaat uit het onderzoek is dat 82 procent van de werknemers en managers aangeeft dat de manier waarop ze werken gedateerd is en dat het hen zelfs verhindert om maximaal doeltreffend werk te leveren. Dit stijgt tot een zorgwekkende 89 procent bij grote bedrijven en dit wordt ook sterk ervaren in de sectoren onderwijs en retail, waar respectievelijk 88 en 86 procent van de ondervraagden het eens is met de stelling. [zie afbeelding 7] Dit markeert mogelijk enkele ernstige toekomstige uitdagingen voor deze sectoren, die nu al te maken hebben met grote veranderingen. In de onderwijssector verwachten studenten immers moderne, verbonden leeromgevingen en in de retailsector is er een shift aan de gang van winkelstraten naar online shopping. Afbeelding 7: Geef aan in welke mate u het eens bent met volgende stellingen betreffende uw bedrijfskritieke documentprocessen (procent eens, per verticale markt) The way we work is out of date and prevents me from being as effective and efficient as I could be 66% 72% 88% 86% 84% 83% 80% 78% 0% 20% 40% 60% 80% n Public Sector n Education n Financial services n Legal n Utilities or Energy n Healthcare n Manufacturing n Retail Er wordt verwacht dat de technologische ontwikkeling zo snel zal gaan dat bijna vier op de tien ondervraagde executives bezorgd is dat hun organisaties mogelijk niet bij blijven en dat ze daardoor hun concurrentievoordeel verliezen. Economist Intelligence Unit, Agent of Change - The future of technology disruption in business, maart 2012 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 11
Belangrijke bevinding 4 De jongste werknemers willen een structuur waarin ze kunnen leren en alle generaties geven aan dat het delen van informatie belangrijk zal blijven Er zijn verschillende studies uitgevoerd over de voorkeuren van verschillende generaties op het gebied van werk, omdat er veel veronderstellingen worden gemaakt over de verschillende kenmerken van elke generatie. Elke generatie is steeds geneigd om de jongere generatie te verwijten niet dezelfde toewijding te hebben aan de gevestigde organisatorische structuren die nodig zijn op de werkvloer. De zogenaamde C-generatie (waarbij de C staat voor Connect, Communicate en Change) is de generatie geboren na 1990. Zij groeiden op in een omgeving die radicaal anders was dan de voorgaande generatie: een wereld van overal beschikbaar breedbandinternet, mobiele communicatie, sociale netwerken en gadgets. Ze zijn gewend om overal en op elk moment toegang te hebben tot informatie en ze zijn erop gebrand om de werkomgeving van de toekomst te veranderen met een attitude van persoonlijke vrijheid, waarbij professionele en persoonlijke taken de hele dag lang worden vermengd. Dit onderzoek toont aan dat, hoewel er inderdaad enkele generatieverschillen zijn op het vlak van het beheer van documentprocessen, er ook een grote harmonie merkbaar is. De generaties zijn het eens dat het delen van informatie en het beschikken over een centrale locatie om informatie op te vragen, overal en op ieder moment, belangrijk zijn, niet alleen nu, maar ook in 2015. Het onderzoek toonde ook aan dat de jongere generatie van 25 jaar en jonger wil werken binnen een formele structuur waarin taken vaak gecontroleerd worden, zodat ze kunnen blijven leren en hun prestaties kunnen blijven verbeteren. De respondenten die jonger waren dan 25 waren van alle generaties het minst geneigd om te zeggen dat thuis of mobiel werken in 2015 belangrijk zou zijn. Ook waren ze minder geneigd dan de leeftijdscategorie 26-35 om te zeggen dat dit de manier van werken zou verbeteren. De leeftijdscategorie 36-47 (de generation X ) was, verrassend genoeg, de generatie die vond dat thuiswerken het belangrijkst is. Mogelijk wijst dit op het streven naar een werkbare balans tussen het zakelijke en privéleven, iets wat bij de jongste generatie meestal nog het geval niet is. Ze hebben immers niet dezelfde familiale verplichtingen en ze zijn meer geneigd om hun professionele en hun privéleven te combineren in plaats van naar een balans te streven. [zie afbeelding 8] Het is daarom belangrijk dat bedrijven werknemers ondersteunen die mobiel willen zijn, maar ze moeten er ook voor zorgen dat de bedrijfsprocessen op een veilige manier toegankelijk zijn buiten het bedrijfsnetwerk als ze duplicatie of beveiligingsrisico s willen vermijden. Afbeelding 8: Denk aan hoe uw werkomgeving voldoet aan de vereisten van werknemers. Geef aan welke aspecten er vandaag het belangrijkst zijn. 57% 61% Effective home working 52% 68% 59% 0% 20% 40% 60% 80% n Under 25 n 26-35 n 36-47 n 48-55 n 56+ 12 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
Het onderzoek stelt ook dat de jongste leeftijdscategorie zekerheid en betrokkenheid van senior managers zoekt in hun professionele leven. Dit is geen verrassing, want uit ander onderzoek blijkt dat deze generatie gekenmerkt wordt door het verlangen om continu bij te leren en zichzelf te verbeteren. 4 Op de vraag welk advies werknemers jonger dan 25 zouden geven aan het senior management over het verbeteren van de manier waarop omgegaan wordt met bedrijfskritieke documentprocessen, geeft bijna een kwart (24 procent) aan dat ze meer regelmatige reviews van hun werkmethoden wensen en van de manier waarop ze omgaan met documentprocessen en bedrijfskritieke informatie. Dit is het belangrijkste advies van de C-generatie, en dit contrasteert sterk met de antwoorden van de leeftijdscategorie 48-55 (deel van de babyboomgeneratie ) voor wie regelmatigere reviews voor slechts zeven procent van de respondenten een prioriteit is. Voor deze generatie is het belangrijkste advies op de eerste plaats het implementeren van een strategie die gekoppeld is aan de bedrijfsdoelstellingen (29 procent) en op de tweede plaats het verhogen van de prioriteit van bedrijfskritieke documentprocessen in het bedrijf (21 procent). Dit toont aan dat ze mogelijk van oordeel zijn dat het bedrijf uit het oog heeft verloren hoe belangrijk documentprocessen zijn voor alle activiteiten of dat ze worden verbeterd zonder een echte formele strategie die gekoppeld is aan de algemene bedrijfsdoelstellingen (zoals die voor productiviteit, klantentevredenheid, beveiliging en duurzaamheid). [zie afbeelding 9] Afbeelding 9: Wat zou u aan het senior management (CEO, CIO, CTO) zou vertellen over de manier waarop omgegaan wordt met bedrijfskritieke documentprocessen / leeftijd <25 en 48-55 More regularly review the way we work or manage business processes and business critical information 7% 24% We should have a strategy that links to business objectives 8% 29% Make business-critical documents a higher priority in the business 5% 21% 0% 10% 20% 30% 40% n Under 25 n 48-55 Over het algemeen is het van essentieel belang om met een flexibele aanpak om te gaan met de behoeften van elke generatie op de werkvloer. C-level executives kunnen hun afdelingen op een manier organiseren die elke generatie motiveert, terwijl hen toch de structuur gegeven wordt die ervoor zorgt dat ze optimaal functioneren. Elke veronderstelling over een generatie en wat die verkiest, moet worden overwogen binnen een strategie die ervoor zorgt dat alle werknemers kunnen innoveren en bedrijfskritieke documentprocessen kunnen beheren, op een manier die voldoet aan hun behoeften en aan die van het bedrijf. Veel van onze medewerkers werken thuis, net als het merendeel van ons technisch personeel. We merken nu ook dat onze customer servicemedewerkers van thuis uit kunnen werken. De reden hiervoor is de technologische verandering die ervoor zorgt dat we niet meer afhankelijk zijn van het kantoorgebouw. Het is goed voor ons bedrijf, én voor ons personeel! CFO, Financial Services, UK Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 13
Conclusie In de nabije toekomst zal de werkomgeving alleen maar uitdagender worden. Ondertussen geeft 82 procent van de werknemers al aan dat hun manier van werken gedateerd is. Bedrijven zullen dus een stap extra moeten zetten en bedrijven die luisteren naar hun werknemers niet alleen voor hun input bij de introductie van nieuwe technologieën of methoden voor informatiebeheer, maar ook als bron van proactieve, innovatieve ideeën zullen de vruchten plukken in de vorm van blijvend concurrentievoordeel, en blijvende beweeglijkheid en flexibiliteit. Bedrijven die er echter niet in slagen om de snelheid van de veranderingen te volgen en bovendien hun werknemers onvoldoende betrekken in het vernieuwingsproces, lopen het risico om ingehaald te worden. Het goede nieuws is dat werknemers de belangrijke rol van documentprocessen erkennen voor het sturen van een organisatie. Ze willen regelmatigere controles en meer betrokkenheid van het senior management om te garanderen dat de processen in het hele bedrijf efficiënt en doeltreffend functioneren. Het onderzoek toont echter ook aan dat senior executives in heel Europa niet goed op de hoogte zijn van wat er zich werkelijk afspeelt binnen het bedrijf; er is namelijk een discrepantie tussen de perceptie op bestuursniveau en de realiteit die werknemers ervaren, met name op het vlak van feedback op en training van werknemers. Dit toont aan dat er geen algemene oplossing bestaat die voor iedereen past, wanneer het gaat over documentprocessen. Leeftijd speelt een rol in hoe werknemers nu en in de toekomst willen werken. De uitdaging voor bedrijven is dus op zoek gaan naar een strategie voor documentprocessen die flexibel genoeg is om op deze behoeften in te spelen, ongeacht of het nu gaat om mobiele toegang, het delen van meer informatie, de koppeling aan de algemene bedrijfsdoelstellingen of het regelmatiger controleren van de manier waarop werknemers werken. Het belangrijkste is dat bedrijven een volledig change-managementprogramma moeten implementeren waarin wordt gegarandeerd dat er in elke fase geluisterd wordt naar alle werknemers. Bedrijven die het beheer van bedrijfskritieke documentprocessen kunnen beheersen, zullen de bedrijven zijn die uitstekend functioneren in een steeds meer geglobaliseerde, sneller bewegende bedrijfsomgeving. Ze moeten er echter wel voor zorgen dat werknemers aan de basis liggen van elke zakelijke beslissing: zij zijn immers diegenen die de nieuwe werkmethoden zullen moeten implementeren. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat werknemers aan de basis staan van elke zakelijke beslissing. 1 Economist Intelligence Unit, Agent of Change: The Future of Technology Disruption in Business, Mars 2012 2 Economist Intelligence Unit, Agent of Change: The Future of Technology Disruption in Business, Mars 2012 3 booz&co, The Rise of Generation C Implications for the World of 2020 4 PwC, Managing Tomorrow s People, 2012 14 Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3
Meer informatie Website www.ricoh.nl/thoughtleadership Aanvragen cco@ricoh-europe.com Persvragen Gineke Wilms, Corporate PR Manager Tel: +31 73 6452719 Email: gineke.wilms@ricoh.nl Social media www.twitter.com/ricohnl Media centre www.ricoh-europe.com/press Over Ricoh Ricoh is een wereldwijd opererend technologiebedrijf, gespecialiseerd in breed inzetbare scanoplossingen voor kantooromgevingen, production printing, documentmanagement systemen en IT-diensten. Het hoofdkantoor van de Ricoh Group is gevestigd in Tokio en is actief in meer dan 200 landen en regio s. In het financiële jaar eindigend op 31 maart 2011 realiseerde de Ricoh Group wereldwijd een verkoopomzet van 1.942 miljard yen (ongeveer 23 miljard USD). Het grootse deel van de omzet van het bedrijf wordt behaald uit producten, oplossingen en diensten die de interactie tussen mensen en informatie verbeteren. Ricoh ontwikkelt en produceert daarnaast bekroonde digitale camera s en gespecialiseerde industriële producten. Het bedrijf staat bekend om de hoge technologische kwaliteit, het uitzonderlijke niveau van klantenservice en vooruitstrevende initiatieven op het gebied van duurzaamheid. Vanuit de tagline imagine. change. helpt Ricoh organisaties de manier waarop ze werken te transformeren en te optimaliseren, en daarbij gebruik te maken van de collectieve verbeeldingskracht van hun medewerkers. Ga voor meer informatie naar www.ricoh.nl Ricoh Document Governance Index 2012, Part 3 15