Handleiding Upgrade WinAbs V 2.0.2.1 Cevi NV Bisdomplein 3 9000 GENT Tel 09 264 07 01 contactcenter@cevi.be http://www.cevi.be
1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE... 1.1 2 INLEIDING... 2.1 2.1 Voorwoord... 2.1 2.2 Colofon... 2.2 3 BASISCONTROLE VAN DE TOEPASSING WINABS... 3.1 4 MANUEEL EEN BACK-UP NEMEN VAN DE DATABASE... 4.1 4.1 Herhaal onderstaande acties voor databases WinAbs en Cevi_Algemeen... 4.1 5 DE UPGRADE UITVOEREN OP DE SERVER... 5.1 5.1 Voorbereiding en opstart upgrade... 5.1 5.2 Controle op ingelogde gebruikers... 5.1 5.3 Basisinstallatie... 5.2 5.4 Upgrade WinAbs... 5.4 5.5 De upgrade voltooien... 5.5 6 WIJZIGINGEN IN DEZE UPGRADE... 6.1 6.1 Aanpassingen in de ADV-akten... 6.1 6.2 Service bij 360... 6.1 7 DE AANGPASTE WORD-DOCUMENTEN... 7.1 7.1 De aangepaste Word-documenten op de correcte locatie plaatsen... 7.1 8 ZELF DOCUMENTEN AANPASSEN... 8.1 8.1 Je krijgt een foutboodschap bij het openen... 8.1 8.2 Volg de procedure die in het document beschreven staat... 8.1 9 WAT MET BESTAANDE DOSSIERS?... 9.1 10 HUWELIJKSAKTE TE LANG?... 10.1 10.1 Controleer de vrije ruimte rondom de akte... 10.1 10.2 Verklein de puntgrootte van de afdruk... 10.1
2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Hierna volgen de 3 stappen die noodzakelijk zijn om deze upgrade correct uit te voeren: 1. Basiscontrole van de toepassing WinAbs 2. Manueel een back-up nemen van de database WinAbs 3. De upgrade uitvoeren op de server Je moet wel reeds minimaal met versie 2.0.1.1 werken voordat je deze upgrade kunt uitvoeren. Is dat niet het geval, neem dan contact op met de dienst Burgerlijke Stand van Cevi. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
2.2 2.2 COLOFON Cevi NV 2010-06-24 Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 (Cevi Contact Center) Fax: 09 264 07 02 E-mail: contactcenter@cevi.be Internet: http://www.cevi.be/ Extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295 Programma: Ondersteuning: Joris Standaert, Andries Sioen, Bernard Platteau Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
3 BASISCONTROLE VAN DE TOEPASSING WINABS De upgrade mag pas opgestart worden als er geen enkele gebruiker aangemeld is aan de toepassing. Aangezien ook elke onrechtmatige afsluiting van de toepassing resulteert in een fictieve gebruiker is het aangewezen om softwarematig de open toegangen te controleren. Dat doe je op de client pc eenvoudig via de Beheertaken. Selecteer Ingelogde gebruikers. Je kunt de gebruikers die in de lijst voorkomen vragen om de toepassing te verlaten. Met de knop <Vernietigen> verwijder je eventuele hangende toegangen waardoor een gebruiker uit de toepassing gegooid wordt. De gebruikers van de toepassing WinAbs melden zich natuurlijk pas weer aan na de upgrade. Hoofdstuk 3: Basiscontrole van WinAbs Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
4 MANUEEL EEN BACK-UP NEMEN VAN DE DATABASE Vóór de upgrade gestart wordt, is het zeker aangewezen om een back-up van de database te nemen. Volledigheidshalve geven we hierna een mogelijke procedure om dit te doen. De toepassing WinAbs bestaat uit twee aparte databases: 1) de database WinAbs (de databank van de toepassing); 2) de database Cevi_algemeen (de basisgegevens voor gebruikers, rechten en acties). De manuele back-up voer je uit op de server als administrator. 4.1 HERHAAL ONDERSTAANDE ACTIES VOOR DATABASES WINABS EN CEVI_ALGEMEEN Start Enterprise Manager op. Hoofdstuk 4: Manueel een back-up nemen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
4.2 Lokaliseer de beide databases Via een rechter muisklik selecteer je de opdracht Back-up database.... Verwijder op het tabblad Algemeen de ingevulde bestandsnaam via de knop <Remove>. Hoofdstuk 4: Manueel een back-up nemen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
4.3 Gebruik de knop <Add> om een eigen back-upnaam toe te voegen. In dit voorbeeld werd gekozen voor de map c:\temp. Hoofdstuk 4: Manueel een back-up nemen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
4.4 Op het tabblad Options zorg je ervoor dat de optie Verify backup upon completion aangevinkt staat. Druk op <OK> om de back-up te starten. Na de back-up volgt een verify of controle. Controleer of de back-up correct verlopen is. Hoofdstuk 4: Manueel een back-up nemen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
4.5 Het bovenstaande voer je opnieuw uit voor de database WinAbs. De bestandsnaam voor het back-upbestand heeft uiteraard een andere naam. De gekozen locatie voor beide back-upbestanden doet er weinig toe. Enkel bij een foute afloop van de upgrade zijn deze beide bestanden nodig om de databases in hun oorspronkelijke staat te kunnen herstellen. Hoofdstuk 4: Manueel een back-up nemen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
5 DE UPGRADE UITVOEREN OP DE SERVER Op de file server log je aan als administrator zodat je voldoende rechten hebt om zowel de acties op de database als in de doelmap uit te voeren. 5.1 VOORBEREIDING EN OPSTART UPGRADE Download de upgrade en plaats die rechtstreeks in de hoofdmap Cevi. De hoofdmap vind je op de applicatie-partitie van je server. De upgrade loopt enkel correct als deze vanuit de hoofdmap Cevi op de server opgestart wordt. Opstarten vanuit een andere locatie lukt niet. Start de upgrade door dubbel te klikken op het installatiebestand: winabs_start_upgrade_v2021.exe. De setup begint met de startmelding Er wordt geïnstalleerd in map xxx. Dit is steeds de map WinAbs, relatief ten opzichte van de fysische locatie van het upgradeprogramma. (in dit voorbeeld c:\cevi\winabs ). 5.2 CONTROLE OP INGELOGDE GEBRUIKERS De setup controleert dan op ingelogde gebruikers. Zijn er geen ingelogde gebruikers dan vervolgt de installatie met (zie 5.3). Mochten er op dit moment nog gebruikers actief zijn dan volgt onderstaande melding en wordt de log-file met extra informatie geopend. Hoofdstuk 5: De upgrade uitvoeren op de server Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
5.2 In een apart scherm krijg je een overzicht van de gebruikers die nog aangemeld zijn. De installatie van de upgrade wordt afgebroken. 5.3 BASISINSTALLATIE Uit veiligheidsoverwegingen wordt de vraag naar een back-up herhaald. Na antwoord <Ja> volgt het openingscherm van de upgrade. Klik op <Volgende>. Hoofdstuk 5: De upgrade uitvoeren op de server Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
5.3 Het programma controleert een aantal basisinstellingen waarna je de installatie kunt starten. Klik op <Installeren> om de upgrade te starten. De upgraderoutine begint met het uitpakken van alle benodigde bestanden. Dit verloopt volledig automatisch. De upgrade vervolgt met een datumcontrole van de server. De getoonde datum wordt als referentie gebruikt. Hoofdstuk 5: De upgrade uitvoeren op de server Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
5.4 5.4 UPGRADE WINABS De startdatum ADV wordt getoond. Daaronder wordt als nieuwe periode standaard de datum van upgrade voorgesteld. Je laat deze datum best staan. Enkel in het uitzonderlijke geval dat je bepaalde dossiers uit een recent verleden eveneens wilt laten gebruikmaken van de ADV-aanpassingen is een aanpassing van de periodedatum aangewezen. Uiteraard geldt dit slechts voor dossiers waarvan de akte nog niet in het register werd afgedrukt. Om de upgrade van de database te starten, klik je op de knop <Upgrade WinAbs naar versie V.2.0.2.1> midden op het scherm. De bestaande standaardinstellingen voor de mappen bovenaan op het scherm zijn correct. Je hoeft die dus niet te wijzigen. Tijdens de upgrade kun je de voortgang zien van de uitgevoerde acties. Het einde van de upgrade wordt je gemeld via een informatiescherm. Bevestig het informatiescherm met de <OK> knop. Hoofdstuk 5: De upgrade uitvoeren op de server Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
5.5 De upgradeknop staat nu grijs. 5.5 DE UPGRADE VOLTOOIEN De log-file wordt ter controle automatisch naar Cevi verstuurd. Er volgt nog een verborgen routine die de installatiebestanden opruimt waarna het eindscherm verschijnt. Na het afsluiten van de upgrade met de knop <Voltooien> moet je eerst nog wachten tot ook de service volledige is geïnstalleerd. Pas wanneer de melding <Service Installed succesfully> verschijnt, wordt ook de setup automatisch afgesloten. Na de volledige upgrade te hebben gelopen, verwijder je best het upgradeprogramma WinAbs_START_Upgrade_V2021.exe uit de Cevi-map. Hoofdstuk 5: De upgrade uitvoeren op de server Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
6 WIJZIGINGEN IN DEZE UPGRADE 6.1 AANPASSINGEN IN DE ADV-AKTEN In overleg met Vlavabbs zijn er een aantal aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd in de documentaire akten. Geboorteakte De vermelding toepassing: artikel 316bis 1, 2 of 3 van het burgerlijk wetboek wordt nu ook automatisch vermeld bij de keuze moederlijke afstamming als de moeder gehuwd is en meer dan 300 dagen apart woont van haar echtgenoot. Overschrijving KB De datum Geldig vanaf is automatisch de opmaakdatum van de akte. Overschrijving vonnis adoptie voor 2 kinderen Bij de adoptie van meer dan één kind gebeurt de opsomming van de kinderen bij Nieuwe naam nu conform het Vlavabbs-model. Huwelijksakte Er wordt nu rekening gehouden met het IPR bij de registratie van het huwelijksvermogenstelsel: * Is één van de partners Belg dan kun je enkel een notaris, een standplaats en het vigerende huwelijksvermogenstelsel invullen. Het Belgisch recht laat je geen andere mogelijkheid. * Is geen van beide partners Belg dan gebruik je het veld Plaats bij de gegevens voor de notaris om het toepasselijk recht te vermelden. Huwelijksakte De wetswijziging getuigen bij het huwelijk is beschikbaar voor alle aangiften vanaf 01/07/2010. De bestaande dossiers met aangifte vóór die datum moeten nog steeds 2 getuigen hebben. Huwelijksakte Het veld Verwantschap is geen verplicht veld meer. Je bepaalt zelf wat er al dan niet vermeld wordt, rekening houdend met artikel 76 van het burgerlijk wetboek. Overschrijving buitenlandse overlijdensakte zonder uur van overlijden Een buitenlandse overlijdensakte zonder uur van overlijden invoeren is mogelijk via de keuze Onbekend uur. Overschrijving vonnis verklaring van afwezigheid De overschrijving van een verklaring van afwezigheid is geldig vanaf de datum van overschrijving. 6.2 SERVICE BIJ 360 In deze versie is een wijziging in de werking van het berichtenverkeer doorgevoerd. Vroeger bepaalde elke pc zelf het tijdstip van versturen. Dit kon voor dubieuze situaties zorgen als 2 of meer pc s op ongeveer hetzelfde tijdstip beslissen om de hangende berichten te verwerken. Hoofdstuk 6: Wijzigingen in deze upgrade Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
6.2 Vanaf deze versie gebruikt het systeem een service. De verwerking van de inkomende en uitgaande berichten wordt nu automatisch door uw server bewaakt. Het standaard interval voor deze verwerking bedraagt 15 minuten. Dat betekent dat je systeem berichten kan versturen zonder dat WinAbs zelf op je pc actief is. Een huwelijk dat je reeds voor de voltrekking volledig afgewerkt hebt (dus met aktenummer) wordt bij de eerste service na de huwelijksvoltrekking zondermeer verstuurd. De toekenning van een aktenummer bij huwelijken doe je dus niet (meer) bij voorbaat. Technische vereisten voor de installatie van de service De service moet kunnen schrijven in de onderliggende log-mappen en moet naar Cevi kunnen connecteren. Als de local_system account, waarmee een service standaard wordt geïnstalleerd, hier niet voor gemachtigd is dan moet: * ofwel de rechten voor local_system aangepast worden; * ofwel de service met een andere gebruiker (die deze rechten wel heeft) ingesteld worden. Let wel: Als geopteerd wordt voor een speciale gebruiker, moet het een gebruiker te zijn waarvan het paswoord niet na een bepaalde tijd verloopt, want dan zal de service die het berichtenverkeer reguleert niet meer werken. Hoofdstuk 6: Wijzigingen in deze upgrade Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
7 DE AANGPASTE WORD-DOCUMENTEN 7.1 DE AANGEPASTE WORD-DOCUMENTEN OP DE CORRECTE LOCATIE PLAATSEN Met de upgrade zijn een aantal aangepaste Word-documenten meegeleverd. Die moet je wel nog zelf op de juiste locatie plaatsen. De documenten vind je in de map Word_V2021 op de server, dezelfde locatie als de Exe map. Maak van deze documenten een kopie in de Word-map van WinAbs. Als je de locatie van de Word-map niet kent, dan kun je dit als volgt nagaan. Open de applicatie Beheertaken, en open het menu Basisinstellingen. Hier kies je voor het onderdeel Algemeen. Hoofdstuk 7: De aangepaste Word-documenten Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
7.2 In het onderdeel Algemeen kies je Mappen. Hier vind je bij Map MSWord sjablonen de locatie terug waar de Word-documenten aanwezig zijn. Hoofdstuk 7: De aangepaste Word-documenten Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
8 ZELF DOCUMENTEN AANPASSEN Met deze upgrade is het noodzakelijk om zelf nog een aantal aanpassingen uit te voeren. In de installatiemap Word_V2021 vind je een document Aanpassingen in word documenten huwelijk.docx. Open dit document met Word zodat je de wijzigingen en de kopieeracties kunt uitvoeren die in het document zelf zijn opgeslagen. Een afdruk van dit document kan enkel als leidraad dienen. 8.1 JE KRIJGT EEN FOUTBOODSCHAP BIJ HET OPENEN Als je bij het openen een foutboodschap krijgt zoals hieronder, open het document niet vanuit de upgrademap maar rechtstreeks vanuit de Word werkmap van WinAbs. Zie ook hoofdstuk 6. 8.2 VOLG DE PROCEDURE DIE IN HET DOCUMENT BESCHREVEN STAAT Hoofdstuk 8: Zelf documenten aanpassen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
9 WAT MET BESTAANDE DOSSIERS? Alle dossiers die reeds in het systeem opgenomen zijn vóór de upgrade gelopen werd, hebben geen weet van de optie 4 getuigen. De minuut voor deze dossiers laat je wel toe om getuigen 3 en 4 in te vullen. Bij het bewaren evenwel worden de gegevens niet opgeslagen. Voor alle dossiers met aangiftedatum vanaf 01/07/2010 is de wetswijziging Getuigen bij het huwelijk van toepassing. Voor deze dossiers kun je in voorkomend geval getuige3 en eventueel getuige4 toevoegen. Het spreekt voor zich dat dit enkel nodig is als de getuigen 3 en/of 4 ook effectief gebruikt worden. Met het aan te passen dossier reeds geselecteerd kies je in het menu de actie Dossier. Selecteer vervolgens de optie Variabele toevoegen. Het scherm Variabelen wordt geopend. Het invulvakje Opzoeken op beginletters wordt gebruikt om binnen de variabelenset een selectie uit te voeren. Hierna vind je een tabelletje met de opzoekwaarden die achtereenvolgens in het opzoekveld ingevuld moeten worden. Hoofdstuk 9: Zelf documenten aanpassen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
9.2 Elke getuige heeft binnen WinAbs een aantal variabelen die gekoppeld zijn aan de invulvelden in de minuut. Om niet telkens weer de volledige veldnaam te moeten invoeren, wordt hier een methode beschreven om op een vlotte manier de 6 noodzakelijke velden toe te voegen. De beschreven procedure voer je dus voor elke variabele uit. 1) Open het venster Variabele toevoegen (menu Dossier op het hoofdscherm). 2) Tik de code in en bevestig met de knop <Zoeken>. 3) Kies het juiste veld en klik op <Ok>. 4) Herhaal deze stappen voor elk van de variabelen. De toe te voegen veldnaam Tik deze code in het zoekveld Getuige3Naam 3na Getuige3Voornaam 3vo Getuig3Verwant 3ve Getuige3AdresGEM 3ad Getuige3Leeftijd 3le Hoofdstuk 9: Zelf documenten aanpassen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
9.3 De toe te voegen veldnaam Tik deze code in het zoekveld Getuige3GeborenOp 3ge Hoofdstuk 9: Zelf documenten aanpassen Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
10 HUWELIJKSAKTE TE LANG? Met de invoering van 4 getuigen als maximum in de huwelijksakte kan de akte zelf tot 4 lijnen langer worden. Was de beschikbare ruimte voor de standaard 5 handtekeningen voordien net genoeg dan kun je problemen hebben met de lay-out en de beschikbare ruimte als er 4 getuigen en dus 7 handtekeningen nodig zijn. Omdat je tijdens het lopende registerjaar nog moeilijk de breedte van de marge kunt wijzigen, heb je maar een beperkt aantal middelen om de akte alsnog op één enkel blad gedrukt te krijgen met voldoende ruimte voor maximum 7 handtekeningen. 10.1 CONTROLEER DE VRIJE RUIMTE RONDOM DE AKTE Standaard wordt de akte gedrukt met behulp van een bladspiegel. De bladspiegel bepaalt de positionering van de tekst tot op 1 mm binnen de voorziene marge- en kantlijnen. Het is mogelijk dat deze bladspiegel met een ruime marge gekozen werd. Je merkt dit bij de afdruk op een registerblad: * de aktetekst mag nog wat opschuiven naar links; * de aktetekst mag hoger beginnen; * de aktetekst mag nog wat breder uitgedrukt worden; * de witruimte tussen de twee kolommen in de akte mag nog smaller (zie hoofdstuk 8.2). In de handleiding Beheertaken vind je alle informatie om de bladspiegel voor de huwelijksakte aan te passen. Tip: Noteer de bestaande instellingen voordat je iets aanpast, of neem een schermafdruk. 10.2 VERKLEIN DE PUNTGROOTTE VAN DE AFDRUK De standaard akteafdruk heeft lettertype Times NewRoman puntgrootte 11. Soms werd de puntgrootte reeds verkleind naar de waarde 10. De waarde 9 is wellicht de kleinste puntgrootte die nog acceptabel is. Hoofdstuk 10: Huwelijksakte te lang Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
10.2 In Beheertaken kun je via Documenten, Documentbeheer de puntgrootte van de afdruk aanpassen. Kies Akte in de groep Huwelijken en klik op <Wijzigen>. Hoofdstuk 10: Huwelijksakte te lang Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1
10.3 Via de knop krijg je toegang tot de punt-instelling. Kies puntgrootte 10 (of 9 in voorkomend geval) en bevestig met <Ok>. Klik op de knop <Bewaren> om je wijziging definitief te maken. Hoofdstuk 10: Huwelijksakte te lang Handleiding Upgrade WinAbs Versie 2.0.2.1