SPORTLINK CLUB SEPA- MIGRATIEPLAN Datum Auteur : 1 juni 2013 : Pieter Schoneveld, Dexels BV
Inleiding De Single Euro Payments Area (SEPA) is het gemeenschappelijke betaalgebied waar de euro de geldende valuta is. Binnen SEPA hebben de banken afgesproken om twee uniforme girale betaalproducten aan te bieden: SEPA Credit Transfer, de Europese overschrijving SEPA Direct Debit, de Europese incasso Met de Euro- incasso producten geven de Nederlandse banken invulling aan de SEPA Direct Debit. De regels omtrent de Europese betaalproducten zijn door de European Payments Council (EPC) opgesteld. Voor Euro- incasso heeft dit geresulteerd in een gestandaardiseerd bericht PAIN.008.001.02, waarmee organisaties bestanden met daarin batches kunt aanleveren. Aangezien de standaard de nodige ruimte laat voor interpretatie, zijn er ook aanvullende Nederlandse (van NVB) en bank specifieke gebruiksregels. Deze bank specifieke gebruiksregels liggen over het algemeen vast in de algemene van de bankrelatie. Afhankelijk van de voorwaarden bij de verschillende banken wordt er onderscheid gemaakt tussen de gewone Euro- Incasso en de Bedrijven Euro- incasso. Voor de Bedrijven Euro- incasso gelden er over het algemeen strengere voorwaarden. Verenigingen kunnen terugvallen op de gewone Euro- incasso. Het zal van de Bankrelatie van een Bond afhangen of hiervoor ook de gewone Euro- incasso regels kunnen worden toegepast of dat de Bedrijven Euro- incasso van toepassing is. Vanaf 1 februari 2014 is er geen verschil meer tussen binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen en incasso's in Europa. Het nieuwe systeem is gebaseerd op SEPA (Single Euro Payments Area). Gezien de impact van de invoering van SEPA voor bonden en verenigingen hebben we besloten om dit document op te stellen waarin we zo goed mogelijk proberen uit te leggen welke stappen door de gebruikers van de Sportlink applicaties moeten worden ondernomen en de hulp die hierbij door de Sportlink applicatie wordt geboden. Op enkele plekken zal hierover, indien relevant een verwijzing naar de Bedrijven Euro- incasso worden gemaakt. De volgorde van de hoofdstukken komt overeen met de stappen die binnen die binnen Sportlink Club achtereenvolgens genomen moeten worden om over te stappen op SEPA. Stap 1 Afsluiten nieuwe incasso- overeenkomst Ten eerste dient de vereniging een standaard Europees incasso- overeenkomst aan te gaan met haar bankrelatie. Er wordt dan een Incassant- ID toegekend. Met het Incassant- ID is de vereniging als incassant in het hele SEPA gebied op een uniforme manier herkenbaar. Het Incassant- ID moet opgenomen worden in iedere incasso- opdracht. De bank van de Debiteur vermeldt dit bij iedere afschrijving uit hoofde van een standaard Europese- incasso. Als besloten wordt om van bank te veranderen, zal het Incassant- ID dat oorspronkelijk is toegekend, van toepassing blijven. Het certificaat van het oorspronkelijke Incassant- ID moet aan de nieuwe bank worden verstrekt.
Invoeren Bankcontracten SEPA euro incasso vereist dat er ook informatie van de incasso- overeenkomsten tussen de vereniging en de bank worden vastgelegd en meegenomen in het SEPA betaalbestand. Om dit mogelijk te maken is er een nieuw type organisatie geïntroduceerd, namelijk een Bankrelatie. Een bankrelatie kan worden ingevoerd via de menukeuze: Contributie- >Instellingen >Bankrelaties: Omdat er over het algemeen maar enkele bankrelaties zijn verschijnt onmiddellijk na de menukeuze een Zoekresultatenscherm : Via dubbelklik op een regel verschijnt het scherm met de detailgegevens, zoals we dat ook kennen bij de gewone organisaties.
Onder het tabblad Bankcontracten kunnen we vervolgens gegevens invoeren van de verschillende contracten die een vereniging met haar bankrelatie(s) kan hebben. Het betreft hier een contract voor een gewone rekeningcourant- rekening met eventueel een addendum voor automatische incasso of een overeenkomst(en) voor bepaalde spaar- en/of beleggingsrekeningen. Rekeningcourant Iedere vereniging zal een rekening willen openen. Over het algemeen zal dit een zakelijke rekeningcourant zijn. Met de bank kunnen bepaalde voorwaarden worden overeengekomen die gekoppeld zijn aan deze zakelijke rekening. Per bank kan dit verschillend zijn. De meest voorkomende voorwaarden kunnen als informatie bij het contract van de zakelijke rekening worden vastgelegd. Na klikken op verschijnt er een dialoogscherm waarin de informatie over de overeenkomst kan worden vastgelegd. De liquiditeitsruimte wordt berekend aan de hand van de actuele stand van de rekening en de overeengekomen kredietlimiet. Incasso overeenkomst Pas nadat de gegevens van de zakelijke rekening zijn vastgelegd kunnen de specifieke gegevens voor de incasso worden vastgelegd. De incasso- overeenkomst wordt gekoppeld aan een zakelijke rekening.
Door te klikken op verschijnt het dialoogvenster waarin de gegevens over de incasso- overeenkomst kunnen worden vastgelegd. Het betreft: 1. Rekening courant: Kies hier IBAN nummer dat op de incasso- overeenkomst met de bankrelatie staat; 2. Contractnummer: Het referentie- nummer dat de bankrelatie aan de Euro incasso- overeenkomst heeft toegekend; 3. Omschrijving: De omschrijving van de overeenkomst, deze staat meestal ook op de Euro incasso- overeenkomst; 4. Begindatum: De datum waarop de overeenkomst van kracht wordt; 5. Einddatum: De datum waarmee de looptijd van de overeenkomst wordt bepaald; 6. Incassant- ID: Het door de bank toegekende unieke Incassant- ID, dat ook voor overeenkomsten nu en in de toekomst voor andere Euro incasso- overeenkomsten wordt gebruikt; 7. Frequentie: Het aantal malen per jaar dat er een incasso run zal worden aangeboden; 8. Aantal opdrachten/batch: Hier moet het maximum aantal opdrachten dat in een incasso batch wordt aangeboden worden vermeld. Hierop wordt gecontroleerd door de bank. Als het aantal het maximum overschrijd, zal de incasso run niet worden verwerkt door de bank; 9. Maximum bedrag per batch: Indien dit bedrag wordt overschreden zal de run niet door de bank worden verwerkt. 10. Periode limiet: Dit is de limiet in een bepaalde periode, dat wil zeggen het cumulatieve bedrag dat binnen een gedefinieerde periode (bijvoorbeeld een jaar) kan worden geïnd. Indien dit wordt overschreden zal de run niet door de bank worden verwerkt. Stap 2 - Converteren naar IBAN De eerste stap die moet worden genomen is het converteren van de bestaande bankrekeningnummers van de debiteuren over te zetten naar het International Bank Account Number (IBAN). De Nederlandse IBAN is opgebouwd uit:
- 1 e en 2 e positie: Landencode - 3 e en 4 e positie: Controle getal - 5 e t/m 8 e positie: Bankcode - 8 e t/m 17 e positie: Oorspronkelijke banrekeningnummer Er bestaat een service voor het omzetten van de huidige bankrekening nummers, het zijn stuk voor stuk, hetzij door het aanleveren van een batch. Zie hiervoor: www.ibanbicservice.nl Sportlink heeft echter besloten om zelf een routine te ontwikkelen waarmee de bankrekeningnummers eenvoudig omgezet kunnen worden naar IBAN en weer terug naar bankrekeningnummers. Hierdoor is het omzetten niet alleen een stuk eenvoudiger maar tevens is het mogelijk om eerst een test bestand voor de SEPA incasso aan te maken en voor de daadwerkelijke overstap naar ClieOp bestanden aan te maken. ClieOP werkt namelijk alleen met de bestaande bankrekeningnummers. Het converteren van de rekeningnummers werkt als volgt: De functie om de bank/gironummers om te zetten naar IBAN staat onder het menu Vereniging- >Onderhoud- >Converteer rekeningnummers. Na de menukeuze verschijnt het volgende scherm: Allereerst wordt gevraagd welke conversie moet worden uitgevoerd, dat wil zeggen naar of van IBAN en vervolgens wordt gevraagd om een betaalwijze (of
alle) in te voeren. De conversie kan dus stapsgewijs per betaalwijze worden uitgevoerd. Vervolgens kan gekozen worden om een Testconversie uit te voeren door te klikken op waarna de regels verschijnen van de leden waarvan het IBAN nummer kon worden bepaald. Door te klikken op groene vinkje wordt de conversie doorgevoerd. Door de functie opnieuw aan te roepen en te kiezen voor Van IBAN kan deze actie weer worden teruggedraaid. Omdat er de laatste tijd veel reorganisaties bij banken plaatsvinden kan het zijn dat bepaalde nummers niet goed worden omgezet. Controleer daarom het resultaat en meld de probleemgevallen aan Sportlink helpdesk en/of zet deze handmatig om door middel van www.ibanbicservice.nl. Bij het invoeren van een IBAN wordt checkdigit controle uitgevoerd zodat het bijna niet mogelijk is om een niet bestaand nummer in te voeren. Stap 3 - Machtigingen Een belangrijk onderdeel van de SEPA euro incasso is het feit van de strengere controle op afgegeven machtigingen. Om dit mogelijk te maken kunnen de machtigingen worden geregistreerd bij de leden en overige debiteuren. Machtigingsformulier Om gebruik te kunnen maken van de Euro- incasso dient de Incassant (Bond of Vereniging) in het bezit te zijn van een door de Debiteur (Lid) ondertekende schriftelijke SEPA Machtiging. Met het ondertekenen van deze Machtiging geeft de Debiteur toestemming aan zijn bank en aan de Incassant om incassobetalingen te laten uitvoeren. Het staat de Incassant vrij om het Machtigingsformulier zelf te ontwerpen. Het formulier dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten: 1) De titel van de Euro- incasso Machtiging dient het woord SEPA te bevatten; 2) Naam, adres, woonplaats en land Incassant;
3) Het Incassant- ID. Dit unieke nummer ontvangt de Incassant, middels een Certificaat, van de Bank bij het ondertekenen van het Euro- incasso contract; In Nederland is het Incassant- ID opgebouwd uit 19 posities. De posities 5, 6 en 7 vormen de zogenaamde business code. Deze business code mag door de incassant naar eigen inzicht worden ingevuld. De waarde van deze business code wordt niet gebruikt om de machtiging uniek te identificeren. De business code kan door de Incassant flexibel gebruikt worden; 4) Het machtigingskenmerk. Door de Incassant zelf te bepalen, en mag uit maximaal 35 alfanumerieke posities bestaan. In combinatie met het Incassant- ID vormt het machtigingskenmerk een unieke referentie naar de machtiging. De Incassant kan het machtigingskenmerk al op de machtiging opvoeren, voordat het ter invulling en ondertekening aan de Debiteur wordt verstuurd of ná ontvangst van het door de Debiteur getekende machtigingsformulier aan de machtiging toekennen. Sportlink heeft er voor gekozen om de machtiging eerst te registreren bij het lid met een, door de applicatie uitgegeven, uniek kenmerk, bestaande uit de Clubcode en een volgnummer van 7 posities. De registratie van de machtiging kan worden afgerond door het invullen van de datum van ondertekening. Alleen ingeval van de zogenoemde Bedrijven Euro- incasso, moet de Debiteur zelf het machtigingskenmerk en de overige gegevens aan zijn bank doorgeven voordat de eerste incasso- transactie wordt aangeleverd; 5) Op de machtiging moet worden aangegeven of het een Euro- incasso of een Bedrijven Euro- incasso betreft en of het een éénmalige of een doorlopende incasso betreft; 6) Op de machtiging dient de termijn waarbinnen een de Debiteur een verzoek tot terugboeking bij de haat bank kan worden ingediend; 7) Naam en adres van de Debiteur; 8) Plaats en datum van ondertekening; 9) Handtekening van de Debiteur. Na het invoeren van de machtigingen in Sportlink Club (zie hierna) kan deze worden afgedrukt, waarbij er een keus kan worden gemaakt om een machtiging af te drukken waarop geen handtekening benodigd is, omdat er al een oude nog geldige, ondertekende machtiging aanwezig is, of een machtiging die ter ondertekening moet worden toegestuurd aan de Debiteur. Bijvoorbeeld:
Geldigheid bestaande machtigingen Het is mogelijk dat bestaande Machtigingen van de Nederlandse Incasso- varianten schriftelijke en telefonische Doorlopende Machtiging Algemeen en/of Doorlopende Machtiging Bedrijven door de Incassant voor Euro- incasso opdrachten kunnen worden hergebruikt. Deze mogelijkheid moet dan wel in de nieuwe overeenkomst of in de van toepassing zijnde algemene voorwaarden van de nieuwe overeenkomst worden vermeld. Een nieuwe door de Debiteur ondertekende machtiging is dan niet nodig. De Incassant vult de bestaande machtiging aan met onderstaande verplichte gegevens. Deze gegevens moeten electronisch worden vastgelegd, zodat deze in de incasso- opdracht kunnen worden vermeld, het betreft: 1) Het Incassant ID. Dit unieke nummer ontvangt de Incassant van de Bank bij het ondertekenen van het Euro- incassocontract; 2) Het IBAN nummer van de Debiteur; 3) Het machtigingskenmerk; 4) De datum van ondertekening is in dit geval altijd 01-11- 2009, zelfs als de werkelijk datum van ondertekening na deze datum is ligt. Verder dient de Debiteur ruimschoots vóór het versturen van de eerste Euro- incasso- opdracht te informeren over bovengenoemd Incassant- ID en het kenmerk van de machtiging. Geldige bestaande machtigingen invoeren in Sportlink Club Zoals uit het bovenstaande kan worden afgeleid zijn er twee wegen om machtigingen aan te maken, namelijk de nieuwe en de oude nog geldige machtigingen. Omdat de meeste verenigingen al werken met automatische incasso en beschikken over geldige machtigingen worden dit eerst behandeld.
De machtigingen kunnen in bulk worden aangemaakt met behulp van een functie die is ondergebracht in het menu: Contributie- >Instelligen- >Machtigingen aanmaken: Er zullen alleen machtigingen worden aangemaakt voor leden waarbij ten eerste de betaalmethode Automatische incasso is geselecteerd en ten tweede over een geldige IBAN beschikken en ten derde geen (geldige) machtiging aan zich gekoppeld hebben. Om de machtigingen aan te maken moet dus Stap 2, het converteren naar IBAN, worden uitgevoerd. Na de keuze van de optie machtigingsformulieren verschijnt het volgende scherm: Voordat de machtigingen worden geprint kan worden aangegeven of het adres dat van de penningmeester of dat van de secretaris moet zijn. Ook kunnen door middel van het vinkje bepaalde leden uit de bovenstaande lijst uitgesloten worden voor het aanmaken van een machtiging. De machtiging hoeft niet nogmaals ondertekend te worden omdat de oude machtiging nog juridisch waarde heeft. De print ziet er als volgt uit:
De machtigingen worden per lid onder het persoonsscherm geplaats onder het tabblad betaalgegevens. De gegevens zijn volledig automatisch ingevuld maar kunnen op deze plek gewijzigd worden door dubbelklikken op de machtiging. Het is wel van belang dat de ingangsdatum (vereiste van de bank) op 1 november 2009 blijft staan als het om een oude machtiging gaat.
Nieuwe machtigingen invoeren in Sportlink Club Onder het zelfde tabblad als hierboven kan een nieuwe machtiging worden ingevoerd door klikken op. De betekenis van de velden wordt hieronder stuk voor stuk behandeld om dat deze belangrijk zijn voor de wijze waarop een SEPA incasso- opdracht wordt uitgevoerd. 1. Kenmerk: Dit is geen invoerveld, het unieke kenmerk wordt automatisch toegekend tijden het opslaan van de gegevens en bestaat uit de code waaronder de vereniging bekend is in het systeem gevolgd door een volgnummer; 2. Type machtiging: Hier kan worden aangegeven of het een doorlopende of een eenmalige machtiging betreft; 3. Uitgifte datum: Dit is datum waarop de machtiging is aangemaakt. Deze datum heeft geen invloed op de aanmaak van de een incasso- opdracht; 4. Ingangsdatum: De datum vanaf welk moment de eerste incasso kan worden uitgevoerd. Hierop wordt bij de aanmaak van een incasso- opdracht gecontroleerd; 5. Einddatum: De datum vanaf welk moment er geen incasso s aangemaakt mogen worden. Hierop wordt bij de aanmaak van een incasso gecontroleerd; 6. Frequentie: Deze zou in principe overeen moeten komen met de bij het lid ingestelde betaalperiode, maar er vind geen controle op plaats, ook niet bij het aanmaken van de incasso; 7. Maximum bedrag per incasso: Dit is het maximum bedrag van een individuele incasso- opdracht van het lid. Hierop wordt gecontrollerd tijdens het aanmaken van de SEPA inasso- opdracht; 8. Ondertekend: De datum waarop het lid de machtiging ondertekend heeft. Het kan dus zijn dat de ingangsdatum voor de datum van ondertekening ligt om te voorkomen dat de inning te lang op zich laat wachten; 9. Aantal: Dit is het aantal incasso s dat op basis van de machtiging is uitgevoerd; 10. Eerste keer: De bank verlangt dat de eerste incasso gekoppeld aan een machtiging als zodanig wordt gekenmerkt ( First ). Dit geldt ook voor de machtiging die aangemaakt zijn op basis van bestaande machtigingen vóór het SEPA tijdperk. Elke volgende incasso na de eerste krijgt het kenmerk Recurrent ;
11. Omschrijving: Dit is een vrij veld om de machtiging te duiden, bijvoorbeeld Contributies en eenmalige kosten. Onder eenmalige kosten vallen dan bijvoorbeeld inschrijfgelden en boetes.; Document: De bestandsnaam van het gekoppelde document; 12. Omschrijving: Een extra omschrijving om het document te kenmerken. Na het invoeren van de gegevens wordt eerst gecontroleerd of er al een geldige machtiging is voor de periode waarop de machtiging betrekking heeft. De oude machtiging wordt beëindigd als de datum van ingang van de nieuwe overlapt met de oude machtiging. Als de ingangsdatum van de nieuwe machtiging in de toekomst ligt zal de oude automatisch worden beëindigd op de datum van de nieuwe of de ingegeven einddatum van de oude machtiging. Het printen van de machtiging werkt in dit geval stuk voor stuk. Er kan gekozen worden om een machtiging te printen om deze te laten ondertekenen door te kiezen voor of een kopie te printen door te kiezen voor. Een ondertekende machtiging kan worden gescand en als document worden toegevoegd aan de betreffende machtiging. Open de machtiging en klik op.
Kies vervolgens de bestandsnaam van het gescande document en klik op. Controle op volledigheid ingevoerde machtigingen Om na te gaan of bijvoorbeeld iedereen die per automatische incasso betaald ook een machtiging heeft, is een kolom machtiging geïntroduceerd in het zoekresultatenscherm bij personen. Invoeren van machtigingen bij debiteuren (niet leden) Net als bij leden kunnen betalingen van debiteuren ook via een incasso worden geïnd. Op dezelfde wijze als bij leden kunnen kan bij een organisatie een machtiging worden ingevoerd onder het tabblad machtigingen bij organisaties. Anders dan bij leden zal er veelvuldiger gebruik gemaakt worden van éénmalige machtigingen. Deze machtigen zijn in principe een jaar geldig en vervallen zodra er een incasso is uitgevoerd, dat wil dan wordt er automatisch een einddatum ingevuld.
Stap 4 Aanmaken (test)euro- incasso run Nadat alle handelingen zoals hierboven aangegeven zijn uitgevoerd kan er een testrun worden aangebonden aan de bank op basis van de actuele gegevens. Desnoods kan deze test, die uiteraard wel afgestemd moet worden met de bank meerdere keren herhaald worden. Indien om wat voor reden dan de testperiode lang gaat duren kan worden besloten alsnog een ClieOp bestand aan te leveren. Het IBAN nummer moet dan wel weer omgezet worden naar een gewoon bankrekeningnummer. Gelukkig kan dat ook automatisch worden gedaan zoals beschreven onder Stap 1. Het aanmaken van een SEPA euro- incasso bestand geschiedt op dezelfde wijze als het ClieOp bestand. Hiervoor wordt een apart icoontje geactiveerd. In de eerste periode zullen een aantal pilot verenigingen de test uitvoeren. Voor diegene die meedoen aan de pilot wordt het SEPA icoontje geactiveerd. Informatie inzake ID s De vereniging is verplicht om het lid of debiteur ruim vóór de eerste incassering te informeren over het Incassant- ID en het unieke machtigingskenmerk. Dat kan bijvoorbeeld via een brief of e- mail. Het is niet toegestaan om bedragen te incasseren als de debiteur nog niet op de hoogte is van uw Incassant- ID en zijn machtigingskenmerk. Let op: Het vermelden van het Incassant- ID en/of machtigingdkenmerk op de website volstaat niet. Verplichte vooraankondiging In de verplichte vooraankondiging wordt de debiteur geïnformeerd over het te incasseren bedrag. Ook moet de exacte datum van de incasso worden genoemd Het bedrag wordt binnen enkele dagen afgeschreven mag dus niet meer. De factuur wordt aangepast zodat de incasso- datum hierop wordt vermeld en de factuur als vooraankondiging kan dienen. Informatie via incasso alert De bank van de debiteur informeert haar (particuliere) klanten
over een eerste of eenmalige incasso die afgeschreven gaat worden. Doordat de debiteur van tevoren door zijn bank wordt geïnformeerd, kan hij de incasso tot en met de uitvoeringsdatum weigeren. De Nederlandse banken hebben daarvoor samen met de Consumentenbond een Incasso Alert ontwikkeld. De bank informeert via de Incasso Alert zowel particuliere als zakelijke gebruikers. Er zijn echter ook banken die hun klanten over iedere aankomende Euro- incasso informeren. Er wordt geadviseerd om er altijd voor te zorgen dat de debiteur wordt informeert over de incasso, voordat hij door zijn eigen bank geïnformeerd wordt. Voorkom verwarring bij uw debiteur en neem de volgende termijnen in acht: Uiterlijk zeven werkdagen voor de verwerkingsdatum als er voor het eerst wordt incasseert. Uiterlijk vier werkdagen voor de verwerkingsdatum als al eerder is geïncasseerd. ideal Het is niet zeker dat de banken die ideal mogelijk maken, gelijktijdig met internetbankieren en daarmee ook met ideal op SEPA overstappen. In de overgangsperiode naar SEPA moet het mogelijk zijn daarom gelijktijdig gewone ideal en SEPA ideal bijschrijvingen te kunnen ontvangen. ideal wordt op dit moment bij een beperkt aantal verenigingen gebruikt, waarbij er nu ook een restrictie is namelijk dat ideal alleen gebruikt kan worden voor verenigingen met een ING rekening. Dit is het gevolg van het feit dat Sportlink als Merchant geregistreerd wordt en de vereniging onder de Sportlink merchant code contractueel met ideal kan werken. Dit wordt in de komende periode aangepast. De vereniging zal dan zich zelf een Merchant bij de bank moeten aanmelden. Het voordeel hiervan is dat ideal dan voor alle banken die ideal ondersteunen kan worden ingericht. Rekeningafschriften Het inlezen van rekeningafschriften (MT940) stond al op de rol om te ontwikkelen. Nu er een nieuwe standaard is worden de MT940 ontwikkelingen stopgezet en zullen we ons richten op het nieuwe CAMT.053 formaat.