Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen NAZORGONDERZOEK VERBETERING DOSSIERVORMING UITVOERING STADION- EN HUUROVEREENKOMST 13 december 2007
Colofon De Nijmeegse Rekenkamer: De (verder de Rekenkamer) bestaat uit raadsleden, heeft een externe voorzitter en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Zij heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. De Rekenkamer voert onderzoek uit, waarbij zij antwoord wil krijgen op vragen zoals: zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt? Zijn de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Welke aanbevelingen zijn nodig om de doeltreffendheid te vergroten? De Rekenkamer voert zelf onderzoek uit. In de onderzoeken wordt altijd teruggekeken naar het verleden, met als nadrukkelijke bedoeling te leren voor de toekomst. Jaarlijks stelt de Rekenkamer een onderzoeksplan op, waarin wordt aangegeven welke onderzoeken in uitvoering worden genomen. Ieder jaar doet de Rekenkamer in ieder geval onderzoek naar de jaarstukken. Daarnaast voert zij enkele onderzoeken uit die gericht zijn op de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid op specifieke beleidsterreinen of onderdelen daarvan. Samenstelling: Leden: Voorzitter: Secretaris: P. Breukers A. Hillen H. van Hooft jr. H. Veldman B. van Zijll de Jong Lodenstein L. Dolmans J. Smink Contact: Post: Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN Telefoon: 024 3292338 E-mail: Website: j.smink@nijmegen.nl www.nijmegen.nl/rekenkamer
Inhoudsopgave Samenvatting Leeswijzer 1 Inleiding 1 1.1 Aanleiding 1 1.2 Gevolgde werkwijze 3 2 Bevindingen 5 2.1 Algemene bevindingen 5 2.2 Bevindingen over de uitvoering van de stadionovereenkomst 6 2.3 Bevindingen over de uitvoering van de huurovereenkomst 11 3 Reactie college 13 4 Conclusies en aanbevelingen Rekenkamer 16 Bijlagen 1 Raadsbesluiten januari en maart 2003 betreffende aankoop en verhuur Goffertstadion 2 Verzoek herhalingsonderzoek NEC 2007 van de PvdA-fractie en reactie daarop van de Rekenkamer 3 Overzicht inhoud dossiers 4 Memo van de archiefinspecteur aan de Rekenkamer 5 Product archiefinspectie in begroting 2008
Samenvatting Op verzoek van de fractie van de PvdA hebben wij een nazorgonderzoek gedaan naar de verbetering van de dossiervorming van de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Aanleiding hiervoor was de conclusie uit ons onderzoek van vorig jaar dat de dossiervorming sterk te wensen over liet. Het verkrijgen van de relevante dossiers verliep moeizaam. Uit de bestudering van de uiteindelijk ontvangen dossiers en nog te archiveren losse stukken is naar voren gekomen dat er nauwelijks sprake is van een verbetering ten opzichte van de situatie zoals wij die vorig jaar aantroffen. Er is nog steeds maar een beperkt aantal stukken in het dossier opgenomen. Net als vorig jaar is het niet mogelijk om op basis van de stukken in het dossier een oordeel te vormen over de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Bestudering van de stukken die wel zijn opgenomen levert op dat op diverse punten wordt afgeweken van de bepalingen in de stadion- en huurovereenkomst, zonder dat (uit andere stukken uit het dossier) duidelijk wordt waarom dat gebeurt. Wij vinden dit een probleem, omdat deze werkwijze: de controleerbaarheid van de uitvoering ernstig belemmert; risico s met zich meebrengt; een bron van ondoelmatigheid vormt. De problematiek rond de kwaliteit van de dossiervorming is breder dan die rond het dossier betreffende de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Wij hebben hier naar aanleiding van eerdere onderzoeken ook al aandacht voor gevraagd en ook in ons jaarverslag 2006 hebben wij dat gedaan. Wij pleiten er om die reden opnieuw voor een gemeentebreed traject op te zetten voor de verbetering van de dossiervorming. Wij geven de raad in overweging het college te verzoeken de gemeentelijke archiefinspectie opdracht te geven om dit verbetertraject te betrekken in haar monitoringsinspectie. Op die manier ontstaat er continue aandacht voor de voortgang van het verbetertraject dossiervorming. Bovendien valt de terugkoppeling over de bevindingen van de archiefinspectie dan onder artikel 9 van de Archiefverordening. Hiermee wordt de gemeenteraad tenminste één keer per jaar geïnformeerd over de uitvoering van de Archiefwet door het college.
Leeswijzer In voorliggend rapport doen wij verslag van het nazorgonderzoek dat wij hebben uitgevoerd naar de verbetering van de dossiervorming van de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst voor het Goffertstadion. In het rapport schetsen wij in hoofdstuk 1 de aanleiding voor dit nazorgonderzoek en de manier waarop wij te werk zijn gegaan. In hoofdstuk 2 doen wij verslag van onze bevindingen. Wij hebben de bevindingen onderscheiden naar algemene bevindingen, bevindingen bij de (ontbrekende) stukken over de uitvoering van de stadionovereenkomst en bevindingen bij de (ontbrekende) stukken over de uitvoering van de huurovereenkomst. Het gaat steeds om een beschrijving van de bevindingen op hoofdlijnen. Meer gedetailleerde informatie is opgenomen in de bijlagen. In de tekst van het rapport zijn in voorkomende gevallen verwijzingen naar de bijlagen opgenomen. Elke bijlage is voorzien van een korte toelichting op de inhoud. Wij hebben het college gevraagd te reageren op onze bevindingen. Conform uw verzoek (motie dd 6 juli 2005) heeft het college hiertoe voorliggend rapport exclusief het hoofdstuk conclusies en aanbevelingen (hoofdstuk 4) en exclusief de samenvatting ontvangen. De reactie van het college ontvingen wij op 4 december. Wij hebben deze integraal opgenomen in hoofdstuk 3 van dit rapport. Tot slot hebben wij in hoofdstuk 4 onze conclusies en aanbevelingen opgenomen. Hierin zijn we ook ingegaan op de reactie van het college. Vooraan in het rapport is een beknopte samenvatting van het geheel opgenomen.
1. Inleiding In dit hoofdstuk gaan wij achtereenvolgens in op: de aanleiding voor dit nazorgonderzoek; de gevolgde werkwijze bij dit nazorgonderzoek. 1.1 Aanleiding Op 29 januari 2003 heeft de gemeenteraad ingestemd met het voorstel van het college over te gaan tot de aankoop van het Goffertstadion en de verhuur daarvan aan N.E.C. 1. Uit de notulen van die vergadering blijkt dat er binnen de raad behoefte bestond de financiële risico s voor de gemeente beter af te dekken (zie kader op bladzijde 2). Om meer financiële zekerheden te creëren heeft de gemeenteraad het amendement De Gemeente niet in de puree door redding NEC! aangenomen 1. In zijn vergadering van 16 april 2003 heeft de gemeenteraad ingestemd met de nadere uitwerking van de stadion- en huurovereenkomst door het college. Met het vaststellen van de stadion- en huurovereenkomst heeft de gemeenteraad de kaders voor de aankoop en verhuur van het Goffertstadion bepaald. Uitvoering daarvan is een taak van het college. Het is vervolgens weer aan de raad om te controleren of die uitvoering conform de vastgestelde contracten plaatsvindt. Om invulling te kunnen geven aan die controlerende taak, dient de uitvoering transparant en controleerbaar plaats te vinden. Bij de behandeling van het voorstel voor aankoop en verhuur van het stadion werd ervan uitgegaan dat dat het geval zou zijn. De wethouder gaf tijdens de vergadering van 29 januari 2003 aan: Wat hebben wij gedaan om de risico s te ondervangen en dat zullen wij dus ook contractueel vast laten leggen, is dat NEC zelf met een beleidsvisie komt, jaarlijks een beleidsplan zal presenteren waarin de belangrijke zaken naar de gemeente toe op een rijtje gezet zullen worden. Ze zullen met een sluitende begroting komen. Ze zullen binnen een x-aantal jaren naar het garantievermogen toegroeien. En ze zullen de gemeente ook rapporteren over de resultaten en de belangrijke aspecten die aan de hand zijn. Daarop is vanuit de raad aangegeven (CDA-fractie): Ga voor het aankopen, maar blijf wel kritisch volgen. Dat heeft ons college ons ook beloofd: wij houden contact, wij krijgen inzage in het materiaal. ( ). En het vertrouwen dat ze iedere keer terugkoppelen naar het stadsbestuur geeft mij toch de zekerheid dat we voldoende informatie krijgen over het reilen en zeilen binnen de organisatie. 1 Zie bijlage 1 voor de volledige tekst van het raadsbesluit. 1
Enkele uitspraken gedaan tijdens de raadsvergadering van 29 januari 2003 over (het beperken van) de financiële risico s voor de gemeente bij de aankoop en verhuur van het Goffertstadion: Wij zijn in eerste instantie niet zo bang dat NEC de huur niet zal betalen, wij hebben er vertrouwen in dat zij daartoe een uiterste inspanning zullen blijven leveren, ook wanneer de nood letterlijk in dit geval aan de man komt. We houden allemaal van NEC, dat staat buiten kijf, maar wij hebben bij de aankoop van de Goffert wel te maken met gemeenschapsgeld. Dat geld kan maar op één manier uitgegeven worden. ( ). We stemmen ondanks bovenstaande onzekerheden in met de aankoop omdat we het belang van het voortbestaan van NEC erkennen. Om deze onzekerheden toch zoveel mogelijk weg te nemen, dienen wij een amendement in dat wordt nu uitgedeeld waarin staat wat ik net gezegd heb en waarbij we het college vragen in het contract met NEC ook op te nemen dat er zoveel mogelijk gestreefd wordt om binnen een zo kort mogelijke termijn een garantievermogen te vormen met een omvang van minimaal 3 jaar huur of wanneer dat meer zou zijn, 20% van de begroting en dat het college onmiddellijk op de hoogte gesteld wordt als dit garantievermogen door calamiteiten aangetast dreigt te worden. Ik kan aansluiten bij de woorden van mevrouw Van Nispen dat we het raadsvoorstel een creatieve constructie vinden die steun verdient, juist omdat het budgettair neutraal is en de situatie van de club aanmerkelijk verbetert, financieel gezien. Tegelijkertijd is er ook de zorg m.b.t. wat betekent het voor de toekomst, mocht er tegenwind opsteken, wat we niet hopen, maar als NEC financieel tegenwind krijgt, dan moeten de risico s voor de gemeenschap geminimaliseerd worden en daarom ook het amendement. In het verlengde daarvan steunen wij het amendement van de SP dat vraagt om een streven naar dat realiseren van het garantievermogen, waarbij wij ons realiseren dat het in sterke mate afhankelijk is van in hoeverre NEC erin slaagt ter wille van transferwinsten dat fonds invulling te geven. Ik ga ervan uit dat als dat fonds ontstaat de middelen van dat fonds niet gebruikt gaan worden voor het doen van andere aankopen. Ik neem aan dat dit in contracten kan worden vastgelegd en vastgesteld. Het voorstel geeft namelijk aan dat de situatie bij NEC niet rooskleurig is. De situatie is zelfs zodanig dat de gemeente de enige partij lijkt te zijn die een mogelijk faillissement van de betaald voetbalorganisatie NEC kan tegenhouden. ( ). Echter niet te koste van de maatschappij en dus ook niet op kosten van en het risico aan de zijde van de gemeentelijke overheid. Natuurlijk zouden wij liever een geblokkeerde rekening hebben met daar 2 miljoen op, maar ik denk dat dat niet haalbaar is. Wat gaat er gebeuren? De gemeente koopt het Goffertstadion, verhuurt het weer aan NEC en iedereen lijkt tevreden, NEC en de schuldeisers, terwijl de gemeente volgens wethouders Depla en Lucassen geen enkel risico loopt want zij ontvangt 40 jaar huur. De vraag is, is dit werkelijk zo? Loopt de gemeente geen enkel risico? Wij vinden van wel. Een transparante en controleerbare uitvoering uit zich onder meer in volledige dossiers. Uit het oriënterend onderzoek dat wij in 2006 hebben gedaan naar de geldstromen rond N.E.C. en de openbare ruimte rond de Goffert bleek ondermeer dat de dossiervorming over de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst sterk te wensen over liet. Wij hebben toen geconcludeerd dat zonder navraag of onderzoek te doen bij direct betrokkenen geen oordeel gevormd kan worden over de uitvoering van de overeenkomst. Het college heeft in zijn reactie aangegeven dat De gesprekken die u met onze medewerkers hebt gehad ertoe geleid [hebben] dat de dossiervorming rond dit onderwerp verbeterd is. ( ). Actualiteit en volledigheid van de dossiervorming is overigens een aandachtspunt voor ons college waarop wij momenteel verschillende verbeteracties uitzetten. 2
Tijdens de behandeling van dit Rekenkameronderzoek door de gemeenteraad op 6 december 2006, hebben diverse fracties hun zorgen over de kwaliteit van de dossiervorming geuit. De fractie van de PvdA stelde: ( ) Die samenwerking is nauw en er zijn grote financiële belangen in het spel. Juist daar lijkt de schoen een beetje te wringen omdat je bij zakelijke aspecten in een soort vriendschappelijke relatie erg voorzichtig moet zijn. Vrienden die zaken doen, dat geeft het risico op problemen, in ieder geval op de grootste problemen. Daarom zijn wij wel geschrokken van de constatering van de Rekenkamer dat de dossiers onvoldoende op orde zijn. Dus het zou eigenlijk zonder meer duidelijk moeten zijn dat alle afspraken die er tussen de club en de gemeente zijn, op één plek snel toegankelijk zijn zodat er absoluut geen misverstanden over kunnen ontstaan. ( ). Het Rekenkameronderzoek maakt dus duidelijk dat vooral op dat dossiergebied een aantal zaken beter kan, ook nog op een aantal andere punten, maar ik wil me vooral op dat dossier concentreren. Het college erkent dit ook in de brief en belooft dat dat beter zal zijn. Mijn fractie zal dan ook een brief sturen aan de Rekenkamer met het verzoek om over een jaar nog eens te kijken wat de stand van zaken is, een soort follow-up op het onderzoek wat nu gedaan is en dan is het dus vooral de oproep richting het college om te zorgen dat uit dat onderzoek een duidelijk betere dossiervorming blijkt. Bij de bespreking in de raadskamer hebben diverse fracties zich aangesloten bij het betoog van de fractie van de PvdA. Wij ontvingen het aangekondigde verzoek van de PvdA-fractie op 18 december. Wij hebben dit verzoek besproken in onze eerstvolgende vergadering en besloten hier invulling aan te geven. Wij hebben de fractie van de PvdA, de gemeenteraad en het college daarover geïnformeerd op 25 januari 2007 2. 1.2 Gevolgde werkwijze Wij hebben de dossiers beoordeeld zoals deze op 15 oktober 2007 beschikbaar waren. Wij zijn nagegaan in hoeverre stukken gedateerd na 1 oktober 2006 in de dossiers zijn opgenomen. Wij hebben voor deze datum gekozen, omdat wij op dat moment ons eerste onderzoek hadden afgerond en de verbetering van de dossiervorming volgens het college toen is gestart. Per relevant artikel uit de stadion- en huurovereenkomst 3 zijn we nagegaan in hoeverre de stukken die op basis hiervan in het dossier verwacht mogen worden ook daadwerkelijk zijn opgenomen. Wanneer stukken in het dossier zijn opgenomen, hebben wij de inhoud daarvan op hoofdlijnen beoordeeld. Daarbij stond steeds de vraag centraal of de uitvoering zoals die uit de stukken blijkt, overeenkomt met de bepalingen uit de stadion- of huurovereenkomst. Wij zijn tevens nagegaan in hoeverre uit het dossier blijkt of de gemeente relevante stukken heeft beoordeeld en welke acties daaruit voortgevloeid zijn. Tot slot zijn we nagegaan in hoeverre de verslagen van de bestuurlijke overleggen tussen de gemeente en N.E.C. inzicht geven in de uitvoering van de contracten. 2 3 Het verzoek van de fractie van de PvdA en onze reactie daarop zijn opgenomen in bijlage 2. Als relevante artikelen hebben wij die artikelen aangemerkt die in ons onderzoek van vorig jaar op de één of andere manier aan de orde waren. 3
Wanneer voorgeschreven stukken niet in het dossier zijn opgenomen, zijn wij niet nagegaan of de stukken wel elders binnen de gemeente beschikbaar zijn. De reden daarvoor is dat formele en afgehandelde stukken in onze ogen in het formele dossier opgenomen dienen te zijn. Wij hebben die opmerking vorig jaar ook gemaakt, toen het college aangaf dat diverse stukken weliswaar niet in het formele dossier, maar wel in werkdossiers op de gemeentelijke afdelingen beschikbaar zouden zijn. 4
2. Bevindingen In dit hoofdstuk doen wij verslag van onze bevindingen. Achtereenvolgens gaan wij in op: algemene bevindingen over de beschikbaarheid van stukken in de dossiers; bevindingen bij de (ontbrekende) stukken over de uitvoering van de stadionovereenkomst; bevindingen bij de (ontbrekende) stukken over de uitvoering van de huurovereenkomst. 2.1 Algemene bevindingen Het verkrijgen van de relevante dossiers verliep moeizaam. Na bestudering van de op 20 september ontvangen dossiers, viel het ons op dat in de dossiers stukken ontbraken die vorig jaar nog wel waren opgenomen. Onze secretaris is daarop in gesprek gegaan met de medewerkers van de afdeling DIV 4 (verder: het archief). Daaruit bleek dat één van de dossiers die wij vorig jaar hadden bestudeerd was opgeheven en dat de inhoud (waarschijnlijk) is opgenomen in een ander dossier. Dit dossier bleek echter niet aanwezig in het archief, maar ook niet uitgeleend. De secretaris heeft de medewerkers van het archief getipt over wie het dossier zouden kunnen hebben. Om het zoeken naar relevante dossiers te vereenvoudigen, heeft zij tevens in de stadionen huurovereenkomst markeringen aangebracht voor de stukken die in de dossiers verwacht zouden mogen worden. De medewerkers van het archief zijn hiermee aan de slag gegaan (bij de betrokken afdelingen). Dit heeft een aantal extra dossiers én een aantal losse, nog te archiveren stukken opgeleverd. Wij willen hier vermelden dat bij de stukken die pas naar aanleiding van onze vraag zijn aangeleverd ook zeer essentiële stukken zaten, zoals de verslagen van de bestuurlijke overleggen tussen de gemeente en N.E.C. en de afspraken die tussen de gemeente en N.E.C. zijn gemaakt over de kostenverdeling voor de brandveiligheidsvoorzieningen in het Goffertstadion. Wij vinden dit vermeldenswaard, omdat hieruit ons inziens blijkt dat het nog steeds niet gebruikelijk is stukken snel af te doen naar het archief. Op 15 oktober 2007 is ons door de medewerkers van het archief verzekerd dat wij met de toen ontvangen dossiers alle voor ons onderzoek relevante stukken uit het archief in ons bezit hebben. Naar aanleiding van de evaluatie van de stadionovereenkomst door het college, hebben wij bij het archief nagevraagd of sinds 15 oktober nog extra stukken bij hen waren aangeleverd. In de evaluatie worden namelijk stukken genoemd die wij niet in de dossiers of bij de nog te archiveren stukken aantroffen. Hoewel geen stukken zoals genoemd in de evaluatie waren aangeleverd, bleken wel twee brieven aan een burger over de kostenverdeling voor de brandveiligheidsvoorzieningen in het stadion te zijn aangeleverd. Wij hebben deze op 8 november ontvangen en nog betrokken in ons onderzoek. 4 DIV: Documentaire Informatie Voorziening. 5
Uit de bestudering van de uiteindelijk ontvangen dossiers en nog te archiveren losse stukken 5 is naar voren gekomen dat er nauwelijks sprake is van een verbetering ten opzichte van de situatie zoals wij die vorig jaar aantroffen. Er is nog steeds maar een beperkt aantal stukken aangetroffen. Net als vorig jaar kan geen oordeel gevormd worden over de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst als geen navraag of onderzoek wordt gedaan bij direct betrokkenen (zie bijlage 3). Kort voordat wij dit rapport afrondden heeft het college de resultaten van zijn evaluatie van de stadionovereenkomst aan de raad verstuurd (brief dd 6 november 2007). Wij hebben deze evaluatie op hoofdlijnen doorgenomen en geconstateerd dat de meeste stukken (afspraken) waar in die evaluatie naar verwezen wordt, niet in het dossier zijn opgenomen. Wij hebben geen navraag meer gedaan naar die stukken. Zoals gezegd is ons uitgangspunt dat formele en afgehandelde stukken in het formele dossier opgenomen dienen te zijn, zodat het beheer controleerbaar is. Over de verslagen van de bestuurlijke overleggen merken wij op dat deze nooit zichtbaar zijn vastgesteld en niet zijn ondertekend. Desalniettemin hebben we in dit rapport passages uit de verslagen opgenomen om aan te geven hoe uitvoering is gegeven aan de stadion- en huurovereenkomst. 2.2 Bevindingen over de uitvoering van de stadionovereenkomst Over de uitvoering van de stadionovereenkomst sinds oktober 2006 zijn zeer beperkt stukken opgenomen in het dossier. Op basis van de stukken in het dossier kan het verloop van de uitvoering van de stadionovereenkomst niet worden vastgesteld. Ook de verslagen van de bestuurlijke overleggen geven hierover onvoldoende uitsluitsel. De uitvoering van de stadionovereenkomst komt namelijk niet altijd specifiek aan de orde. In bijlage 3 hebben wij onder meer per relevant artikel uit de stadionovereenkomst aangegeven of en zo ja, in hoeverre wij stukken hebben aangetroffen over de uitvoering daarvan. De lezer die graag inzicht wil hebben in het geheel, verwijzen wij naar deze bijlage. In het vervolg van deze paragraaf gaan wij in op enkele specifieke punten die in onze ogen de aandacht verdienen. Het gaat dan om: de uitvoering van artikel 6 over het te vormen garantievermogen en fonds voor breedtesport; de uitvoering van artikel 7 over de door N.E.C. te leveren informatie aan de gemeente. 5 Voor de leesbaarheid spreken wij in het vervolg van dit rapport van het dossier. 6
Artikel 6.1 Vormen van voorzieningen, onderdeel garantievermogen (I en II) 6 Op 29 januari 2003 heeft de gemeenteraad met het aannemen van de motie De gemeente niet in de puree door redding NEC! 7 bepaald dat in het contract een specifieke bepaling wordt opgenomen over het vormen van een garantievermogen door N.E.C.. Achtergrond hiervan was de risico s voor de gemeente zoveel mogelijk te beperken. Over de opbouw van het garantievermogen door N.E.C. (zie bijlage 3 onder artikel 6.1 (I en II)) zijn geen stukken in het dossier opgenomen. Wel blijkt uit de verslagen 8 van de bestuurlijke overleggen die in het dossier zijn opgenomen, dat hier in de bestuurlijke overleggen enkele keren over gesproken is. Het college gaat hier in de evaluatie van de stadionovereenkomst ook op in. Uit het verslag van het bestuurlijk overleg van 29 januari 2007 blijkt dat de gemeente en N.E.C. een ambtelijke werkgroep vormen om verder te praten en denken over de mogelijkheden die er zijn om tot een vermogensvorming te komen. Overigens zijn in het dossier geen stukken van de hand van die werkgroep opgenomen. In volgende verslagen wordt ook niet meer (herkenbaar) teruggekomen op (de resultaten van) deze werkgroep. In het verslag van het overleg van 10 april 2007 staat dat er vragen zijn bij de datum waarop het garantievermogen gevormd moet worden en bij de juridische hardheid van het amendement van de raad. Naar aanleiding van deze vragen is de gemeente-advocaat om advies gevraagd. Op grond van artikel 10 van de Wob 9 hebben wij geheimhouding gelegd op het uitgebrachte advies. Alleen leden van de gemeenteraad en het college kunnen het advies inzien bij de secretaris van de Rekenkamer. Tot slot blijkt uit het verslag van het bestuurlijk overleg van 7 juni 2007 dat het garantievermogen nog niet gevormd is en dat hier in de evaluatie van de stadionovereenkomst op ingegaan zal worden. Het college heeft die evaluatie vastgesteld op 6 november 2007 en daarover een brief aan de raad verstuurd. Over het garantievermogen is daarin onder meer gesteld dat dit nog niet is gevormd, dat de mogelijkheden voor het vormen van dat garantievermogen niet groot zijn, maar dat N.E.C. daarvoor nieuwe initiatieven ontwikkelt. Artikel 6.1 Vormen van voorzieningen, onderdeel fonds breedtesport In de stadionovereenkomst is vastgelegd dat N.E.C. een fonds voor de breedtesport zal vormen (artikel 6.1 (III)) en dat de aanwending daarvan in onderling overleg tussen de gemeente en N.E.C. zal plaatsvinden (artikel 9). 6 7 8 9 Voor de leesbaarheid hebben wij in bijlage 3 een aantal artikelen gesplitst. In voorkomende gevallen hebben wij achter het artikel een volgnummer in romeinse cijfers opgenomen. In deze hoofdtekst verwijzen wij daar zo nodig naar. Zie bijlage 1 voor de tekst van het amendement. Waar in dit rapport wordt verwezen naar verslagen van bestuurlijke overleggen, dient bedacht te worden dat de verslagen nooit zichtbaar zijn vastgesteld en niet zijn ondertekend. Wob: Wet openbaarheid bestuur. Artikel 10 van de Wob is uitgeschreven in bijlage 4. 7
Uit het dossier is niet af te leiden wat de omvang van het fonds voor breedtesport op enig moment was. Uit het verslag van het bestuurlijk overleg tussen de gemeente en N.E.C. van 4 december 2006 is wel af te leiden dat er een andere benadering zal worden gehanteerd voor de afstorting in het fonds breedtesport. Als reden is hiervoor genoemd dat N.E.C. nu bij meer projecten op het vlak van maatschappelijk ondernemen is betrokken dan in de periode van de aankoop van het stadion door de gemeente. In het verslag is aangegeven dat de gemeenteraad hierover begin 2007 met een brief zal worden geïnformeerd. Zo n brief is niet in het dossier opgenomen. Overigens hebben wij een brief met deze strekking ook niet aangetroffen op de digitale raadsagenda. Afgaande op de verslagen is in de volgende bestuurlijke overleggen niet meer gesproken over het fonds breedtesport. In de evaluatie van de stadionovereenkomst die het college op 6 november 2007 vaststelde is wel ingegaan op het fonds breedtesport. Aangegeven is: In de eerste twee jaar na de aankoop was geen sprake van een positief exploitatieresultaat, waardoor ook geen stortingen in het fonds volgden. Daarna heeft NEC in overleg met ons prioriteit gegeven aan de ontwikkeling van het eigen vermogen, door de positieve resultaten volledig daarvoor te behouden. Als alternatief voor het breedtefonds gaat N.E.C. in overleg met ons de Stichting Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen oprichten. In dit fonds zullen overheden, sponsoren en NEC in natura of cash middelen inbrengen waarmee onder meer in wijken activiteiten door jongeren worden uitgevoerd. Ook Overenthousiast behoort tot de hier bedoelde activiteiten, evenals de bijdrage die NEC levert aan het functioneren van de Eendracht. ( ). ( ) wij [zullen] de stadionovereenkomst en de bijbehorende huurovereenkomst in overeenstemming met NEC in de zin van het voorgaande wijzigen voor het vervallen van de bepaling voor het fonds voor de breedtesport en ( ). Wij willen hierbij opmerken dat wij geen stukken over het fonds breedtesport in het dossier hebben aangetroffen, anders dan het verslag van het bestuurlijk overleg van 4 december 2006. Artikel 7, informatieplicht Uit het dossier is niet of nauwelijks af te leiden of uitvoering is gegeven aan artikel 7 betreffende de door N.E.C. te leveren informatie aan de gemeente. N.E.C. heeft te overleggen stukken niet (zichtbaar) aan de gemeente toegestuurd en de gemeente heeft niet (zichtbaar) gestuurd op het verkrijgen van deze stukken. Op grond van artikel 7 van de stadionovereenkomst is N.E.C. ondermeer verplicht om de gemeente gevraagd en ongevraagd te informeren over alle feiten, omstandigheden en voornemens die aanmerkelijke invloed hebben op de exploitatie van en de gang van zaken binnen NEC. NEC zal in dat verband onder meer aan de gemeente inzage geven in alle informatie die NEC verplicht is aan de KNVB te verstrekken. In het dossier zijn geen stukken opgenomen die N.E.C. verplicht is aan de KNVB te verstrekken. Hoewel uit diverse stukken is af te leiden dat er begin 2007 feiten en omstandigheden aan de orde waren die van aanmerkelijke invloed waren op de gang van zaken binnen N.E.C. (N.E.C. werd onder curatele van de KNVB gesteld ), zijn daarover geen stukken in het dossier opgenomen. In bijlage 3 (onder artikel 7 (II)) hebben wij aangegeven welke stukken in onze ogen in dit kader in het dossier verwacht hadden mogen worden. 8
Naast het hiervoor aangehaalde, meer open geformuleerde onderdeel, kent artikel 7 ook een onderdeel waarin dwingend is voorgeschreven dat de concept- en definitieve jaarstukken van N.E.C. aan de gemeente dienen te worden toegezonden. Net als vorig jaar zijn geen (concept) jaarstukken van N.E.C. in het dossier opgenomen. Tijdens ons oriënterende onderzoek in 2006 werd ons, onder meer over de (concept) jaarstukken, aangegeven: dat N.E.C. wel stukken aan de gemeente aanlevert, dat die dan vanuit de gemeente worden bekeken en dat die daarna terug gaan naar N.E.C. Aangegeven werd dat de achtergrond van deze werkwijze is dat veel materiaal van N.E.C. vertrouwelijk is met het oog op de concurrentie-positie ten opzichte van andere clubs in het betaald voetbal. Omdat de gemeentelijke archiefinspecteur ons naar aanleiding van ons onderzoek vorig jaar in meer algemene termen had aangegeven dat het terugsturen van dergelijke informatie door de gemeente op grond van de Archiefwet niet is toegestaan en wij in het najaar van 2007 constateerden dat nog steeds geen (concept)jaarstukken in het dossier zijn opgenomen, hebben wij bij hem specifiek navraag gedaan naar de betreffende artikelen uit de Archiefwet. De archiefinspecteur heeft daarop op eigen initiatief één en ander voor dit onderdeel van artikel 7 onderzocht en het volgende geconcludeerd: 1. Als de betreffende jaarstukken niet in de dossiers zitten is er, vanuit de visie van de Archiefinspectie, sprake van nalatigheid als het gaat om het archiefbeheer; 2. De Archiefinspectie kan niet akkoord gaan met de redenering waarin vertrouwelijkheid als argument voor onvolledige dossiers wordt gehanteerd. Er zijn voldoende wettelijke mogelijkheden om de vertrouwelijkheid te garanderen als de stukken wel in de dossiers zouden zitten en er is geen wettelijke basis voor niet opname met het argument van vertrouwelijkheid ;. 3. Het deponeren van de stukken bij de Kamer van Koophandel kan geen vervanging zijn van een goed en authentiek Nijmeegs publiek geheugen, dat uiteindelijk conform de Archiefwet kosteloos raadpleegbaar moet zijn. Het gehele advies dat wij ontvingen van de archiefinspecteur is opgenomen in bijlage 4. Naar aanleiding van de memo van de archiefinspecteur is door onze ambtelijke contactpersonen een aantal opmerkingen gemaakt. Wij hebben deze opgenomen in de volgende tabel. Wij hebben deze voorzien van een opmerking van onze kant. 9
Opm. van onze ambtelijke contactpersonen nav de memo van de archiefinspecteur (16 10 2007) Naar verwachting wordt in de bestuursvergadering van november 2007 met N.E.C. afgesproken dat de jaarstukken van N.E.C. voortaan wel in het gemeentelijke archief worden opgenomen. De jaarstukken 2005/2006 van N.E.C. zijn nog niet vastgesteld en om die reden nog niet in het dossier opgenomen. Dat de jaarstukken van voorgaande jaren niet zijn en niet worden opgenomen in het dossier. Over de werkwijze tot nu toe is aangegeven dat de jaarstukken nooit formeel door N.E.C. aan de gemeente zijn aangeboden, dat deze van de zijde van de gemeente steeds zijn ingezien buiten het stadhuis en dat op basis daarvan aantekeningen zijn gemaakt. Aangegeven werd dat men op die manier heeft willen voorkomen dat deze stukken op de één of andere manier in de openbaarheid zouden komen. Ook al zijn er wettelijke mogelijkheden dat tegen te houden; het risico werd te groot geacht dat dat toch zou gebeuren als er een verzoek om informatie zou worden gedaan met een beroep op de Wob. Bovendien werd aangegeven dat inzicht in de jaarstukken geen doel op zich is, maar het binnenhalen van de huurpenningen. Aangegeven werd dat dat laatste voor langere tijd gegarandeerd is. Opmerkingen daarbij van de Rekenkamer Het is naar onze mening niet nodig dit met N.E.C. af te gaan spreken. In de stadionovereenkomst is immers al vastgelegd dat N.E.C. de jaarstukken aan de gemeente dient toe te sturen. Daarmee dienen ze ook gearchiveerd te worden. Volgens de stadionovereenkomst dienen de conceptjaarstukken voor 1 september aan de gemeente te worden toegezonden. Deze hadden dus al in het dossier opgenomen dienen te zijn. Wij willen er, met het oog op de volledigheid van het dossier, voor pleiten de jaarstukken van voorgaande jaren alsnog in het dossier op te nemen. Wij zijn van mening dat alle stukken die N.E.C. op grond van de stadion- en huurovereenkomst aan de gemeente dient te overleggen in het dossier opgenomen dienen te zijn. Wanneer hiervan wordt afgeweken, wordt afbreuk gedaan aan de controleerbaarheid van het beheer. In artikel 7 is ook voorgeschreven dat partijen jaarlijks afzonderlijke afspraken zullen maken over een meer exacte invulling van de informatieplicht en het mede in verband daarmee te voeren periodiek overleg. Door onze ambtelijke contactpersonen is mondeling aangegeven dat áls er specifieke afspraken zijn gemaakt, deze zijn terug te vinden in de verslagen van het bestuurlijk overleg tussen de gemeente en N.E.C.. Wij hebben de verslagen hierop nagelezen en geconstateerd dat geen nadere afspraken zijn gemaakt. Ook werd aangegeven dat het uitgangspunt van de gemeente is dat geen stukken worden opgevraagd, wanneer N.E.C. een sluitende begroting heeft, de liquiditeitspositie geen reden tot zorg geeft en uit de jaarrekening blijkt dat er sprake is van goed budgetbeheer. In het dossier zijn noch begrotingen, noch jaarrekeningen van N.E.C. opgenomen. Ook zijn geen stukken opgenomen waaruit blijkt dat de gemeente deze heeft beoordeeld op financiële risico s. Wel blijkt uit diverse stukken dat de liquiditeitspositie van N.E.C. te wensen over laat. 10
In onze ogen had op grond van de volgende signalen over de liquiditeitspositie van N.E.C. verwacht mogen worden dat de gemeente, afgaande op de aangegeven strategie, wel extra stukken had opgevraagd bij N.E.C. Uit het verslag van het bestuurlijk overleg op 4 december 2006: De liquiditeit blijft altijd nog wel een probleem, vandaar dat N.E.C. blij is met de nieuwe afspraak met DSB over het huurbetaalritme. In het ambtelijk vooroverleg hebben N.E.C. en gemeente gezocht naar een oplossing die voorkomt dat de liquiditeit van de club te veel wordt aangesproken. Uit het verslag van het bestuurlijk overleg op 10 april 2007: Strategisch gezien is het handiger betalingen aan de gemeente nog beter dan nu aan de voorkant af te stemmen op liquiditeitsschommelingen. Voor de huur geldt dit al. Wellicht ook toepaspaar op overige verplichtingen. Hierbij wel rekening houden met boeterentes etc. Wellicht vastleggen in de vorm van een collegebesluit? Ingang 2008: Hoe dan ook moet het doel zijn achterstanden, ook vanwege de kosten te voorkomen. 2.3 Bevindingen over de uitvoering van de huurovereenkomst In het dossier zijn diverse stukken opgenomen omtrent de uitvoering van de huurovereenkomst. Het dossier is echter niet volledig. Bestudering van de stukken die zijn opgenomen, levert op dat op diverse punten wordt afgeweken van de bepalingen uit de huurovereenkomst. In bijlage 3 hebben wij onder meer per relevant artikel uit de huurovereenkomst aangegeven of en zo ja, in hoeverre wij stukken hebben aangetroffen over de uitvoering daarvan. De lezer die graag inzicht wil hebben in het geheel, verwijzen wij naar deze bijlage. In het vervolg van deze paragraaf gaan wij in op de punten waarop de uitvoering afwijkt van de bepalingen in de huurovereenkomst. Het gaat dan om: de uitvoering van artikel 4 lid 4 over de betaling van de huur; de uitvoering van artikel 8 lid 3 over de kostenverdeling voor het onderhoud van het stadion. Artikel 4, lid 4 over de betaling van de huur Uit het dossier komt naar voren dat voor de periode januari tot en met juli 2007 met N.E.C. is afgesproken dat de huur niet maandelijks bij vooruitbetaling plaatsvindt (zoals vastgelegd in de huurovereenkomst (artikel 4, lid 4), maar in één keer achteraf uiterlijk op 31 juli 2007. Daarbij is tevens afgesproken dat N.E.C. rente betaalt over de uitgestelde betaling en dat N.E.C. een boete betaalt wanneer de huur niet tijdig wordt betaald. Achtergrond van deze afspraak is de liquiditeitspositie van N.E.C. gedurende het jaar 10. Uit het dossier blijkt niet of voor de betaling van de huur over de tweede helft van 2007 ook weer zo n afspraak is gemaakt. 10 Uit ons onderzoek van vorig jaar bleek dat ook over 2005 aangepaste afspraken waren gemaakt en dat het de bedoeling was dat ook voor 2006 te doen. 11
Het is ons overigens opgevallen dat in het collegevoorstel bij de evaluatie van de stadionovereenkomst een afspraak over de huurbetaling wordt aangehaald die afwijkt van de afspraak die wij in het dossier aantroffen. In het collegevoorstel (vervolgvel 2) is aangegeven: We zullen de praktijk die in de afgelopen jaren is ontstaan handhaven: in de eerste vijf maanden van het seizoen wordt de huur per maand betaald, en voor de rest van het seizoen vindt betaling plaats voor het einde van het boekjaar. In het dossier troffen wij in het kader van dit nazorgonderzoek alleen de afspraak aan dat N.E.C. voor de periode januari - juli 2007 uiterlijk op 31 juli 2007 de huur in één keer achteraf betaalt. Artikel 8 lid 3 (I) over de kostenverdeling voor het onderhoud van het stadion Volgens de huurovereenkomst komen alle kosten voor onderhoud van het stadion voor rekening van N.E.C.: ( ). De Goffert B.V. zal steeds en tijdig al het noodzakelijke onderhoud aan het Stadioncomplex verrichten en al eveneens steeds en tijdig al hetgeen doen wat nodig is tot instandhouding van het Stadioncomplex en de daarbij behorende voorzieningen en zal steeds en tijdig alle andere maatregelen nemen om te voldoen aan de huidige en toekomstige wet- en regelgeving en huidige en toekomstige (functionele) eisen gesteld door (inter)nationale voetbalorganisaties. Alle kosten daaruit voortvloeiend zijn en blijven voor rekening van De Goffert B.V. ( ). Uit het dossier blijkt dat er uitgebreid is onderhandeld tussen de advocaten van de gemeente en die van N.E.C. over de kostenverdeling voor de brandveiligheidsvoorzieningen in het stadion. Uiteindelijk is men erop uitgekomen dat de gemeente de kosten voor de tijdelijke noodtrappen voor haar rekening neemt en dat de kosten voor de definitieve trappen worden verwerkt in de huur (voor de details van de gemaakte afspraken verwijzen wij naar bijlage 3). Uit de antwoorden op een vraag van een burger blijkt dat voor deze weg gekozen is, om dubbele kosten voor de huurder te voorkomen (zie bijlage 3 voor meer uitgebreide informatie). 12
3. Reactie van het college Op 4 december 2007 ontvingen wij de volgende reactie van het college op onze bevindingen 11 : Geachte rekenkamer, Op 22 november 2007 ontvingen wij uw rapportage met de titel: Nazorgonderzoek verbetering dossiervorming uitvoering stadion- en huurovereenkomst. We zijn verheugd met u te kunnen constateren dat we stappen gemaakt hebben in het op een verantwoorde wijze archiveren van de stukken die tot het bovengenoemde dossier behoren. We hebben, gezien de reactietermijn, nog onvoldoende tijd gehad om alle aanbevelingen te kunnen bestuderen en beoordelen. We gaan dat in de komende weken doen. De Fractie van de PvdA heeft u gevraagd onderzoek te doen naar de dossiervorming rond de Stadionovereenkomst en NEC. We gaan dan ook in onze reactie in op: - de informatieverstrekking aan de Raad, als gevolg van de relatie tussen verhuurder en huurder - positie NEC als huurder - de archivering van stukken Informatieverstrekking aan de raad Zoals u dat aangeeft hebben wij de Raad schriftelijk enkele malen uitvoerig geïnformeerd over de wijze waarop de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en BVO NEC wordt en is uitgevoerd. Recent hebben we dat nog gedaan met de brief van 6 november van dit jaar over de uitkomst van de evaluatie van de stadionovereenkomst. Hoofdlijn van deze informatievoorziening is steeds geweest dat ondanks aanvankelijke moeilijkheden de hoofddoelen van de overeenkomst zijn gehaald: de club lijkt steeds meer een bestendige rol de eredivisie te spelen, en de geraamde huurinkomsten worden ontvangen. In 2003 heeft de Raad besloten het McDos Goffertstadion aan te kopen en vervolgens weer te verhuren aan de BVO NEC. Aankoop en verhuur heeft indertijd plaatsgevonden volgens de regels die golden als het gaat om marktwerking en transparantie. Aanleiding voor de aankoop was het liquiditeitsprobleem waar de club toen mee worstelde. De verkoop zorgde op dat moment voor een betere financiële positie van de club. Grootste zorg van ons College en ook van de raad was te borgen dat de huurpenningen, waarin de financieringskosten zijn verwerkt die wij betalen voor het aantrekken van geld dat nodig was voor de aankoop, ook ontvangen zouden worden. 11 Wij hebben het college in de gelegenheid gesteld op onze bevindingen te reageren in de periode van 21 november tot en met 5 december 2007. Hiertoe hadden wij het college (conform uw verzoek voor de inrichting van hoor- en wederhoor) voorliggend rapport toegestuurd exclusief onze conclusies en aanbevelingen en exclusief de samenvatting. Na ontvangst van de reactie van het college hebben wij deze aan het rapport toegevoegd. Dat geldt ook voor bijlage 5. In deze bijlage hebben wij achtergrondinformatie bij één van onze aanbevelingen opgenomen. 13
Zoals wij dat in de bovengenoemde brieven aan de raad al gemeld hebben zijn worden die huurpenningen daadwerkelijk ontvangen. We zijn wel met de club overeengekomen dat de huurbetalingen parallel lopen met de cashflow van de organisatie; de laatste vijf maanden van het jaar worden maandelijks gefactureerd en betaald, de eerste zeven op 31 juli van dat jaar in één keer. Positie NEC als huurder De informatie die wij van NEC willen ontvangen is geen doel op zich maar is gericht op het vaststellen van risico s voor de ontvangst van de huur. De afspraken die we recent daarover gemaakt hebben houden concreet in dat we na eerdere informatie over de rekeningsresultaten de geconsolideerde jaarrekeningen 2005/2006 en 2006/2007 naar verwachting nog dit jaar toegezonden zullen krijgen, en in de dossiers op zullen nemen. Dat zal ook voor volgende jaarrekeningen gelden. Daarmee beschikken we dan tevens over documenten waarin de vermogenspositie van NEC voldoende is beschreven. Wij achten het dan niet zinvol eerdere jaren alsnog in de dossiers op te nemen. Voor informatie over het beleidsplan en begroting zullen wij in eerste instantie uitgaan van informatie die tijdens de overleggen met NEC verstrekt wordt. Deze zal worden vastgelegd in de verslagen van de overleggen die wij hebben. Zolang er sprake is van een sluitende begroting en daarop gerichte uitvoering is er voor ons geen aanleiding te beschikken over andere stukken omdat in deze situatie naar onze mening de betaling van de huur van het stadion gegarandeerd is. Zodra dat nodig is kunnen wij echter beschikken over de genoemde stukken, en daarop dan nieuw beleid uitzetten. De jaarrekeningen vormen dan het sluitstuk van deze informatievoorziening en bieden een controlemogelijkheid op wat eerder in de overleggen aan de orde is geweest. Een tweede doelstelling van de aankoop was het behoud van NEC als Eredivisieclub. Het 'merk NEC' is belangrijk voor de stad, haar bewoners en de regio, zo stelde de Raad vast. Voor het samenwerken tussen partijen als een betaald voetbalorganisatie en de gemeente hebben wij naar onze mening een goede balans gevonden tussen de formele verplichtingen in de stadion- en de huurovereenkomst en de mogelijkheden van de club om haar positie in de Eredivisie te behouden. Enkele andere actoren spelen hier ook in mee zoals de licentieverstrekker de KNVB, die haar eisen stelt aan solvabiliteit en begrotingen van de licentiehoudende clubs. Ingewikkeld is verder ook dat het gaat om een bedrijf, dat niet wil dat haar concurrentiepositie verslechtert doordat bedrijfsgevoelige informatie (zoals sponsoropbrengsten, spelerssalarissen enz.) op straat komt te liggen. Ons College heeft met NEC een werkrelatie bereikt die ertoe geleid heeft dat er over en weer openheid van zaken is. De wijze waarop wij de samenwerking hebben aangepakt heeft er verder toe geleid dat de financiële situatie van de club aanzienlijk is verbeterd en dat de club in ieder geval qua liquiditeit uit de gevarenzone is. De afspraken over het betalingsritme vormen daar een essentieel onderdeel van. De relatie tussen de gemeente en NEC is die van verhuurder en huurder, die samen daarnaast een aantal afspraken gemaakt hebben, die zijn neergelegd in de stadionovereenkomst. In een huurder/verhuurder relatie hebben beide partijen rechten. De werkrelatie die we hebben met NEC kent jaarlijks een aantal momenten waarop de Raad van Commissarissen en directie van NEC overleg voeren met ons College over actuele zaken waaronder de stadionovereenkomst. In de al eerder genoemde brief aan de Raad hebben wij al beschreven dat dit overleg in het algemeen op een open en transparante wijze wordt gevoerd. Deze manier van werken gaat verder dan in een formele huurder/verhuurder relatie gebruikelijk is. Voor ons College is van belang 14
dat wij op deze manier tijdig de informatie krijgen die ons in staat stelt ons beleid op dit terrein verder te ontwikkelen of bij te stellen. Beide partijen gaan er in dit verband van uit dat bepaalde informatie ook vertrouwelijk blijft in verband met risico s voor de concurrentie- of marktpositie. Wanneer wij anders zouden moeten omgaan met de verkregen informatie lopen wij het, in ons ogen, grote risico dat de huurder zich op haar formele positie gaat terugtrekken. Daardoor wordt in onze ogen het principe van transparantie en openheid aangetast. We zullen dan ook minder goed in staat zijn de raad op een zo volledig mogelijke manier te informeren. Informatievoorziening door NEC en dossiervorming Naar ons idee is de archivering van de stukken die in het kader van de samenwerkingsovereenkomst en bijbehorende overleggen aanzienlijk verbeterd sinds het tijdstip waarop de fractie van de PvdA haar vragen stelde. De stukken hebben een duidelijke plaats in het gemeentelijke archief. Verder zijn er recent tussen NEC en ons nadere afspraken gemaakt over de status van stukken en het archiveren daarvan, zoals hierboven al gemeld. We zullen vanuit deze achtergrond, zoals in de aanhef gemeld, goed kijken naar uw aanbevelingen en de implementatie daarvan. Tenslotte We willen hier nogmaals benadrukken dat er tussen gemeente en de BVO in het kader van de stadionovereenkomst geen sprake is van een subsidierelatie, van achtergestelde leningen van ons aan de BVO of van uitstel van betaling van de jaarlijkse huursom. We zullen dan ook, zoals de opdracht van de raad ook is, in het belang van de club en de stad en het veiligstellen van de huurpenningen de samenwerking voortzetten op de nu gebruikelijke constructieve wijze. Met in het achterhoofd de doelstellingen die we met de stadionovereenkomst wilden bereiken. Met vriendelijke groet, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mr. Th.C. de Graaf P. Eringa 15
4. Conclusies en aanbevelingen Op verzoek van de fractie van de PvdA hebben wij een nazorgonderzoek gedaan naar de verbetering van de dossiervorming van de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Aanleiding hiervoor was de conclusie uit ons onderzoek van vorig jaar dat de dossiervorming sterk te wensen over liet. Conclusies Het nazorgonderzoek levert op dat er nauwelijks sprake is van een verbetering ten opzichte van de situatie zoals wij die vorig jaar aantroffen. Er is nog steeds maar een beperkt aantal stukken in het dossier opgenomen. Net als vorig jaar is het niet mogelijk om op basis van de stukken in het dossier een oordeel te vormen over de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Bovendien geldt voor veel stukken uit het dossier ook nog eens dat deze pas ter archivering zijn aangeboden, nadat wij hier in het kader van onderhavig onderzoek navraag naar hadden gedaan. Het is blijkbaar nog steeds niet de gewoonte om formele stukken steeds snel af te doen naar het archief. Bestudering van de stukken die wel zijn opgenomen levert op dat op diverse punten wordt afgeweken van de bepalingen uit de stadion- en huurovereenkomst, zonder dat (uit andere stukken uit het dossier) duidelijk wordt waarom dat gebeurt. Wij vinden dit een probleem, omdat deze werkwijze: de controleerbaarheid van de uitvoering ernstig belemmert (zonder gesprek met betrokkenen ontstaat onvoldoende inzicht); risico s met zich meebrengt (wanneer er geen zicht is op het geheel komt de kwaliteit van besluitvorming in gevaar, is het niet ondenkbeeldig dat de gemeente voor onaangename verrassingen komt te staan en is er geen goede publieke verantwoording mogelijk); een bron van ondoelmatigheid vormt (er moet onnodig veel tijd besteed worden aan het zoeken van stukken gedurende de voorbereiding en uitvoering van beleid en bij het doen van onderzoek). Onze conclusie wijkt af van die van het college in zijn reactie op onze bevindingen. In onze ogen wordt dat verklaard door het feit dat wij de inhoud van het dossier sec hebben beoordeeld aan de hand van de bepalingen in de stadion- en huurovereenkomst. Het college gaat daarentegen uit van [de balans] tussen de formele verplichtingen in de stadion- en huurovereenkomst en de mogelijkheden van de club om haar positie in de Eredivisie te behouden. De problematiek rond de kwaliteit van de dossiervorming is breder dan die rond het dossier betreffende de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Wij hebben hier naar aanleiding van eerdere onderzoeken ook al aandacht voor gevraagd en ook in ons jaarverslag 2006 hebben wij dat gedaan: Wij ervaren bij de uitvoering van de onderzoeken dat de dossiervorming zeer te wensen over laat. Wij zijn hier in 2006 tegenaan gelopen bij het oriënterend onderzoek geldstromen N.E.C. / openbare ruimte rond de Goffert, onderzoek Park 44 en het nazorgonderzoek Mensec. Ook bij eerder uitgevoerde onderzoeken zijn wij hier al tegen aangelopen en hebben wij daarover gerapporteerd aan de gemeenteraad. In het rapport naar aanleiding van ons onderzoek 16
naar verbonden partijen (november 2004) schreven wij hierover onder meer: Wij willen hierbij opmerken dat wij ook in eerdere onderzoeken hebben geconstateerd dat de dossiervorming onvoldoende is (rioolbeleid, Tandem, grondexploitaties). Wij geven de Gemeenteraad in overweging dit probleem in een breder perspectief te bekijken, dan onderhavig onderzoek. De raad heeft daarop besloten dat het college (voor 1 maart 2005) een Plan van Aanpak voor de verbetering van de dossiervorming diende op te stellen. Tot op heden is dat niet gebeurd. ( ). Aanbevelingen Het college heeft in de afgelopen jaren diverse keren aangegeven dat gewerkt wordt aan de verbetering van de dossiervorming. Dat gebeurde naar aanleiding van rapporten van onze hand, maar bijvoorbeeld ook in het kader van het traject schone begroting. Op de vraag van de raad in de aanloop naar schone begroting om de verbetering van de dossiervorming als één van de prioriteiten te formuleren gaf het college aan (brief dd 29 maart 2005): Van het vijfde punt, verbetering dossiervorming, hebben wij moeten vaststellen dat daarvoor op dit moment géén gemeentebreed project loopt of op stapel staat. Wij hebben een gemeentebreed project DIVA, documentaire informatievoorziening en archivering, dat voorbereidingen treft voor digitaal documentenbeheer en digitale archivering. Over dat laatste verwachten wij u binnenkort een raadsvoorstel voor te leggen. Omdat het op orde hebben van de dossiers een vanzelfsprekend uitgangspunt is in de gemeentelijke organisatie, lopen er in verschillende directies verbeteracties voor dossiervorming, meestal als onderdeel van het verbeteren van werkprocessen. Daarvan is echter op dit moment geen gemeentebreed overzicht aanwezig. Gezien de grote druk op de organisatie en de ook door u geconstateerde noodzaak om prioriteiten te stellen, zij wij van mening dat wij op dit moment géén gemeentebrede aanpak voor verbetering van de dossiervorming kunnen starten. Zodra enkele grote verbetertrajecten, zoals de invoering van het nieuwe financiële systeem en het verbeteren van de Administratieve Organisatie en Interne Controle, zijn afgerond, verwachten wij weer capaciteit in te kunnen zetten voor zo n gemeentebrede aanpak. De gemeenteraad heeft destijds ingestemd met dit voorstel van het college. Gegeven onze bevindingen rond de dossiervorming uit onderhavig en eerder uitgevoerd onderzoek, willen wij opnieuw pleiten voor een gemeentebrede aanpak voor de verbetering van de dossiervorming. Tot op heden is de gemeenteraad niet expliciet geïnformeerd over de voortgang van de lopende en geplande verbetertrajecten (en de gerealiseerde resultaten). Ook is tot op heden geen invulling gegeven aan artikel 9 van de archiefverordening die voorschrijft dat het college de raad tenminste éénmaal per jaar verslag uitbrengt over de uitvoering van de Archiefwet 12 Een overzicht van de stand van zaken van de kwaliteit van de dossiervorming én een overzicht van de aan de dossiervorming te stellen eisen, zouden in onze ogen de basis moeten vormen voor het op te stellen Plan van Aanpak voor de verbetering van de dossiervorming. Behalve op de dossiertechnische aspecten dient in het Plan van Aanpak naar onze mening ook 12 Artikel 9 van de Archiefverordening luidt letterlijk: Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 21. 17