De patiënt op het juiste moment in het juiste bed: hoe doe je dat? Het mysterie van de bedden Uitdagingen en (mogelijke) oplossingen
EVEN EEN REKENSOMMETJE OPNAMEN: DAGELIJKS 5 PATIENTEN (EXACT) LIGDUUR: 4 DAGEN (EXACT) HOEVEEL BEDDEN:?
EVEN EEN REKENSOMMETJE OPNAMEN: DAGELIJKS 5 PATIENTEN (GEMMIDDELD) LIGDUUR: 4 DAGEN (GEMIDDELD) HOEVEEL BEDDEN: 20 BEDBEZETTING:? KANS OP EEN TEKORT:?
BEPALEN VAN DE BENODIGDE BEDDENCAPACITEIT OPNAMEN: DAGELIJKS 5 PATIENTEN (GEMMIDDELD) LIGDUUR: 4 DAGEN (GEMIDDELD) HOEVEEL BEDDEN:? BEDBEZETTING: 90% KANS OP EEN TEKORT:?
BEPALEN VAN DE BENODIGDE BEDDENCAPACITEIT OPNAMEN: DAGELIJKS 5 PATIENTEN (GEMMIDDELD) LIGDUUR: 4 DAGEN (GEMIDDELD) HOEVEEL BEDDEN:? BEDBEZETTING:? KANS OP EEN TEKORT: 1%
BEPALEN VAN DE BENODIGDE BEDDENCAPACITEIT Scenario Aantal opnames Ligduur Aantal bedden Bedbezetting Wachten/ weigeren Geen variabiliteit 5 4 20 100% 0% Wel variabiliteit 5 4 20 84% 16% Wel variabiliteit 5 4 14 90% 37% Wel variabiliteit 5 4 30 66% 1%
VARIABILITY KILLER OF CAPACITY Variabiliteit heeft geen positief effect op het prestatieniveau van een logistiek systeem of meer capaciteit nodig en een lagere benutting of accepteren dat je moet weigeren en patiënten niet op de voorkeursafdeling verblijven
VARIABILITEIT IN HET BEDDENHUIS Beschikbare beddencapaciteit Bedbezetting Logees Overplaatsingen Opnamestops Werkdruk Brandjesblussen Herplanning electieve patiënten Fluctuaties in de aanwezigheid
VARIABILITEIT IN HET BEDDENHUIS Beschikbare beddencapaciteit Bedbezetting Logees Overplaatsingen Opnamestops Werkdruk Brandjesblussen Herplanning electieve patiënten = Fluctuaties in de aanwezigheid
VARIABILITEIT IN HET BEDDENHUIS = Beschikbare beddencapaciteit Bedbezetting Logees Overplaatsingen Opnamestops Werkdruk Brandjesblussen Herplanning electieve patiënten Fluctuaties in de aanwezigheid
TOTAAL
ONNATUURLIJK TOTAAL NATUURLIJK
ONNATUURLIJK EXCL. WEEKENDEN NATUURLIJK
ONNATUURLIJK EXCL. DOORDEWEEKSE FEESTDAGEN NATUURLIJK
ONNATUURLIJK EXCL. VAKANTIEPERIODEN NATUURLIJK
ONNATUURLIJK DONDERDAGEN NATUURLIJK
Variabiliteit in opnamepatroon BED Variabiliteit in beddenhuis Hoeveel bedden en formatie nodig en hoe dit efficiënt in te zetten Patiënt op het juiste moment in het juiste bed?
De OK moet wel vol Hoe hebben we de OK-capaciteit toegewezen? Hoeveel bedden en formatie nodig en dit efficiënt in te zetten OK BED Teruggeven/- nemen sessie Extra uitgifte sessies Variabiliteit in opnamepatroon Variabiliteit in beddenhuis Kwaliteit opnameplanning
Agenda arts? De OK moet wel vol Hoe hebben we de OK-capaciteit toegewezen? Hoeveel bedden en formatie nodig en dit efficiënt in te zetten POLI OK BED Hoe zet ik de ondersteuning doelmatig in? Variabiliteit op de poli Uitval van spreekuren Teruggeven/- nemen sessie Extra uitgifte sessies Variabiliteit in opnamepatroon Variabiliteit in beddenhuis Kwaliteit opnameplanning
Agenda arts? Omvang wachtlijst wisselt De OK moet wel vol Hoe hebben we de OK-capaciteit toegewezen? Hoeveel bedden en formatie nodig en dit efficiënt in te zetten POLI OK BED Hoe zet ik de ondersteuning doelmatig in? Variabiliteit op de poli Uitval van spreekuren Teruggeven/- nemen sessie Extra uitgifte sessies Variabiliteit in opnamepatroon Variabiliteit in beddenhuis Onregelmatige toegangstijd Variabiliteit in nieuwe patiënten Onregelmatige toestroom wachtlijst Kwaliteit opnameplanning
Agenda arts? Omvang wachtlijst wisselt De OK moet wel vol Hoe hebben we de OK-capaciteit toegewezen? Hoeveel bedden en formatie nodig en dit efficiënt in te zetten POLI OK BED Hoe zet ik de ondersteuning doelmatig in? Variabiliteit op de poli Uitval van spreekuren Teruggeven/- nemen sessie Extra uitgifte sessies Variabiliteit in opnamepatroon Variabiliteit in beddenhuis Onregelmatige toegangstijd Variabiliteit in nieuwe patiënten Onregelmatige toestroom wachtlijst Kwaliteit opnameplanning Wat is het effect op de medische beeldvorming, lab, functieafdelingen, scopie-afdeling?
VARIABILITY KILLER OF CAPACITY
BALANCEREN VAN EEN PLANNING - WAT ZIJN DE ERVARINGEN IN DE PRAKTIJK? 30 7-nov-16
Knelpunten Herplannen van patienten voor OK s door (oa) geen beschikbaarheid verpleegbed Weigeringen van spoedpatienten op de verpleegvloer (stagnatie doorstroming AOA of weigeringen bij SEH) Steekproef: 22 keer in 3 weken niet 1 maand de norm gehaald Overbedden of juist onderbenutte bedden Heel veel tijd kwijt aan het maken van een planning 0,3 FTE besteedt aan herplanningen langer dan 24 uur voor OK
Hèt maandagoverleg Hoofddoel Opnameplanning electieve patiënten op de VTRC balanceren binnen de week om her-planningen te voorkomen, zonder verlies van benutting, met behoud van accommoderen spoed Quotum: per dag tussen 9-11 patiënten opnemen, liefst niet meer dan 4 tegelijk op 1 ochtend op 1 vloer Agenda OPO - Operationeel PlanningsOverleg (ma 15-15.30 uur) Tijd Onderwerp Input 15.00-15.10 uur: 15.10-15.25 uur 15.25-15.30 uur Terugkijken vorige week - gepland vs gerealiseerd: Aantal mutaties en redenen Vooruit kijken - Opname planning op de vloeren incl PACU Aanpassingsvraagstukken (pieken/dalen) Obv Wachtlijst & OK/PACU beschikbaarheid acties bepalen Samenvatting acties en besluiten, uitloop Opname planning van vorige week en realisatie uit Ezis Registratie redenen Opnameplanning in Ezis vertaald naar Excel overzicht Wachtlijst excel obv Ezis OK overzicht in Ezis Actie en Besluiten log Leren van vorige week en vooruit kijken naar vólgende week Aanwezigen Gebruikers VTRC / snijders SEH AOA Heelkunde Orthopedie OK PACU IC VTRC Transfer Urologie KNO Plast. Chir Een deel van de gebruikers / snijders, groot deel van de (interne) keten betrokken Thorax Oog...
Effecten > Aanwezigheid electieve CHI op VTRC (29% minder variatie)
Effecten > herplanningen agv bed 0! Na wk 41 ( 5 okt), géén registraties voor herplanningen van patienten op OK agv geen verpleegbed?
Effecten > spoed weigeringen / doorstroming onder de norm Doorstroming AOA naar VTRC 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 %>48 hr naar huis>48 hr januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december Aantal patienten van AOA > VTRC gestegen Ligduur op AOA voor VTRC verkort (voor het eerst ónder de norm) Aantal patienten naar huis vanaf AOA gedaald
Het mysterie van de bedden Uitdagingen en (mogelijke) oplossingen 1. Houdt bij het bepalen van de beddencapaciteit rekening met de variabiliteit in de aanwezigheid. Reken niet met gemiddelde alsof het exact is 2. Piekbelasting door variabiliteit heeft tal van ongewenste effecten (kwaliteit, service, doelmatigheid): meer capaciteit of minder variabiliteit 3. Electief kent in de meeste gevallen een grotere variabiliteit dan acuut 4. Het overgrote deel van de variabiliteit organiseren we zelf en is dus onnatuurlijk 5. Variabiliteit is een killer of capacity, meer capaciteit is niet de oplossing, minder variabiliteit wel 6. Voer eens een discussie over variabiliteit in plaats van capaciteit!