Raadsvergadering 22 januari 2014 Orgaan: Locatie: Datum: Aanvang: Raadsvergadering Raadzaal van het Gemeentehuis (Spiekersteeg 1, Gieten) woensdag 22 januari 2014 19:30 uur 1. Inspraak burgers over geagendeerde onderwerpen 2. Opening 3. Vragen over niet geagendeerde onderwerpen 4. Vaststellen agenda Stukken 06 agenda raad 2014-01-22 - HAMERSTUKKEN 5. Vaststellen van de besluitenlijst van de vergadering van 11 december 2013 Stukken 11 december 2013 besluitenlijst Raad 6. Voorstel tot afhandeling van de ingekomen stukken Stukken Lijst ingekomen stukken 01 Ingekomen stuk nr. 1 - Tussenbericht financiën MFC Gasselternijveen 02 Ingekomen stuk nr 2 - Beroepzaak bp Papenvoort 3 (Ruimte-voor-Ruimte) 03 Ingekomen stuk nr. 3 - Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat 03 Ingekomenstuk nr. 3 - bijlage bij Rekenkamercommissie bezorgd om controlegat 04 Ingekomen stuk nr. 4 Managementletter 2013 def - INHOUDELIJKE STUKKEN
7. wethouder J.J. Wiersum Voorstel tot benoeming van de voorzitter van de Welstandscommissie Stukken Raadsvoorstel - benoemingsbesluit voorzitter welstandscommissie Raadsbesluit 8. wethouder mr. J.B. Wassink Voorstel tot vaststelling van diverse begrotingswijzigingen Stukken 3e bgw veiligheidsregio 7e wijziging RUDD 8e wijziging revitaliseren centrum Rolde 9. wethouder J.J. Wiersum Voorstel tot vaststelling van het bestemmingsplan Anderen Dorp, Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) Stukken Raadsvoorstel Raadsbesluit Ontwerp BP Anderen Dorp, Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) - TOELICHTING Ontwerp BP Anderen Dorp, Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) - REGELS Ontwerp BP Anderen Dorp, Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) - VERBEELDING Ontwerp BP Anderen Dorp, Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) - Bijlage bij toelichting Zienswijze 1 Zienswijze 2 Reactie Provincie Drenthe op ontwerp BP
Reactienota zienswijzen bp Anderen Dorp Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) 10. Sluiting
06 agenda raad 2014-01-22 (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####b91bba96-543c-4beb-a407-b55b37d89540#
RAADSVERGADERING Op woensdag 22 januari 2014 om 19.30 uur wordt in het gemeentehuis van Aa en Hunze, Spiekersteeg 1 te Gieten de vergadering van de raad gehouden. AGENDA openbare raadsvergadering 1. Inspraak burgers over geagendeerde onderwerpen; 2. Opening; 3. Vragen over niet-geagendeerde onderwerpen; 4. Vaststelling agenda; HAMERSTUKKEN 5. Vaststelling van de besluitenlijsten van de vergadering van 11 december 2013 6. Voorstel tot afhandeling van de ingekomen stukken INHOUDELIJKE STUKKEN 7. Voorstel tot benoeming van de voorzitter van de Welstandscommissie 8. Voorstel tot vaststelling van diverse begrotingswijzigingen: Begrotingswijzigingsnr. 3 - Veiligheidsregio Drenthe Begrotingswijzigingsnr. 7 - RUDD Begrotingswijzigingsnr. 8 - Revitalisering centrum Rolde 9 Voorstel tot vaststelling van het bestemmingsplan Anderen Dorp, Nijend 18 (zaagwerkzaamheden) 10. Sluiting Onder voorbehoud van wijzigingen. De stukken liggen bij de receptie van het gemeentehuis ter inzage en zijn ook te vinden op onze website www.aaenhunze.nl/bis/. In het vergaderschema zoekt u de desbetreffende vergadering op. Het openbare deel van de raadsvergadering is voor een ieder toegankelijk. Voor deze vergadering geldt een spreekrecht voor de publieke tribune. Mocht u hiervan gebruik willen maken dan kunt u dit uiterlijk voor 12.00 uur op de dag voorafgaande aan de vergadering kenbaar maken bij de griffie. U kunt dan maximaal 5 minuten het woord voeren over op de agenda vermelde onderwerpen met uitzondering van: a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan; b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; indien een klacht ex. Art. 9.1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend; c. over onderwerpen waarover aan inwoners de gelegenheid is gegeven in te spreken in een informerende bijeenkomst of een commissievergadering. Voor vragen en informatie kunt u contact opnemen met de griffie via telefoonnummer (0592) 267705 en (0592) 267706 of via e-mail griffie@aaenhunze.nl
Einde bijlage: 06 agenda raad 2014-01-22 Terug naar het agendapunt
11 december 2013 besluitenlijst Raad (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####735ab669-38ae-4983-821a-01673c638d59#
RAAD BESLUITENLIJST 11 december 2013 Afwezig mkg.: de heer Boerma (CGB) en mevrouw Anninga (CGB) Ag.punt Onderwerp 1. 2. 3. 4. 5. 6. Inspraak burgers over geagendeerde onderwerpen De heer Albert Haar spreekt in over het agendapunt garantstelling C+B museum. Hij geeft aan dat het museum erg goed loopt en onderbouwt dit met de nodige feiten. Het museum wil vooruit en daarom graag het museumpand in eigendom verwerven. De kosten voor een hypotheek zijn gelijk aan de huurkosten. Om een hypotheek af te kunnen sluiten is een garantstelling van de gemeente noodzakelijk. Opening De heer Boerma en mevrouw Anninga zijn met kennisgeving afwezig. Vragen over niet-geagendeerde onderwerpen; Alle schriftelijke vragen zijn beantwoord. Vaststelling agenda De fractie van GL heeft verzocht de najaarsnota en het controleprotocol als laatste agenda punten te behandelen. De fractie van D66 heeft een motie vreemd aan de orde van de dag ingediend. Ten behoeve van de inspreker wordt het punt C+B museum naar voren gehaald. Dit alles leidt ertoe dat het C+B museum als agendapunt 10 wordt behandeld. De motie als agendapunt 11 en de financiële stukken als agendapunt 21 (Najaarsnota) en 22 (controleprotocol). Besluit: de agenda wordt gewijzigd vastgesteld. Vaststellen van de besluitenlijsten van de vergadering van 13 en 20 november 2013; Besluit: de besluitenlijsten wordt ongewijzigd vastgesteld. Voorstel tot afhandeling van de ingekomen stukken 1. Beleid groenbeheer 2. Jaarverslag leerlingenvervoer schooljaar 2012-2013 3. Jaarverslag leerplicht 2012-2013 4. Managementrapportage per 30 september 2013 5. Subsidieverzoek leefbaarheidsfonds t.b.v. accommodatie v.v. Annen
7. 8. 9. 10. 11. 6. Voortgang project burgerparticipatie 7. Lokale initiatieven en burgerparticipatie 8. Voortgang FlorijnAs 9. Herinrichting entree Stationsstraat Noord, Boddeveld en (bussen) Brink 10. Verweerschrift twee beroepsschriften bestemmingsplan Gasselte 11. Afronding project Landschappelijke inpassing bedrijventerrein Gasselternijveen Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot vaststelling van de leges en lijkbezorgingsrechten 2014 Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot intrekking van de Verordening Brandweerrechten Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot benoeming van de Welstandscommissie Aa en Hunze De voorzitter benoemt de volgende leden in de stemadviescommissie: de heer Roelof Brands (vz.), mevrouw Annemieke Smit, de heer Willem Bartelds. De commissievoorzitter geeft aan dat alle leden hebben gestemd, dat de stemmen geldig zijn uitgebracht en dat unaniem is ingestemd met de voordracht. Benoemd zijn: Mevrouw I. van de Bovenkamp als burgerlid Mevrouw A. de Groot, als architect-deskundige De heer F. Steenhuis, als architect-deskundige De leden zijn per 1 januari 2014 benoemd als lid van de Welstandscommissie Aa en Hunze voor een periode van drie jaar. Besluit: conform voorstel besloten Voorstel inzake garantstelling C+B De voorzittershamer gaat over naar mevrouw Smit. De VVD fractie geeft aan dat zij van mening is dat de Stichting de hypotheek zo spoedig mogelijk moet aflossen. De garantiestelling dient vervolgens evenredig te dalen. De portefeuillehouder; de heer van Oosterhout zegt toe dit mee te nemen in het overleg met de Stichting. Besluit: conform voorstel besloten Motie vreemd aan de orde van de dag, fractie D66, compensatiegelden aardgaswinning Noord Nederland De gemeenteraad van de gemeente Aa en Hunze, in vergadering bijeen op 11 december 2013, inzake een motie vreemd aan de orde van de dag betreffende compensatiegelden aardgaswinning in Noord-Nederland; De raad, overwegende dat de aardgaswinning in Noord-Nederland ook in de provincie Drenthe en met name in de gemeente Aa en Hunze plaats vindt,
dat er sinds de registratie door het KNMI vanaf december 1986 tot heden als gevolg van deze aardgaswinning in de provincie Groningen ongeveer 780 aardschokken zijn gemeten en in de gemeente Aa en Hunze 95 waarvan 12 met een kracht van meer dan 2.0 op de schaal van Richter met een uitschieter van 2.8 in Geelbroek (zie bijlage), dat de gesprekken rond de mogelijke compensatie door het Rijk voor de onttrekking van het aardgas aan de ondergrond en de nadelige gevolgen daarvan tot nu exclusief met de provincie Groningen blijken te worden gevoerd, is van mening dat; ook onze gemeente nadelige gevolgen ondervindt van deze aardgaswinning, de gevolgen van aardgaswinning de provinciegrens overschrijden en dat derhalve ook de gesprekken met het Rijk over compensatiegelden provinciegrensoverschrijdend dienen te zijn, deze compensatie niet het exclusieve voorrecht van de provincie Groningen kan zijn, verzoekt het college: om in februari 2014 een notitie aan de raad voor te leggen met daarin de uitkomsten van een nader onderzoek naar de aard en omvang van het probleem, en gaan over tot de orde van de dag. Namens D66, Arie Fonk 11 december 2013 12. 13. 14. 15. Besluit: de motie is aangenomen met 11 stemmen voor (fracties PvdA, VVD, D66) en 8 stemmen tegen (fractie CGB, GL en mevrouw Mentink, CDA) Voorstel tot ongewijzigde vaststelling bestemmingsplan Herontwikkeling Schaapskooi Balloo e.o. Besluit: is aangenomen met 17 stemmen voor en 2 tegen (fractie GL) Voorstel tot instemming met de bouw en exploitatie van (Sociale) energie nul huurwoningen in Nooitgedacht Besluit: is aangenomen met 14 stemmen voor en 5 stemmen tegen (fractie VVD en D66) Voorstel tot vaststelling grondexploitatie en het beschikbaar stellen van een uitvoeringskrediet ten behoeve van het uitwerkingsplan Eext Noord Oost Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot instemming met het Regionaal Transitiearrangement regio Drenthe gebaseerd op een overgangsperiode van 3 jaar (2014 2016)
Besluit: conform voorstel besloten 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Voorstel tot beschikbaarstelling van 100.000 voor klimaatvoorzieningen schoolgebouwen Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot goedkeuring van de begroting 2014 van de Stichting PrimAH De heer Heijerman CGB) merkt op dat de bijgevoegde brief aan de Stichting aangepast moet worden omdat die niet overeenstemt met de besluitvorming. Het college zegt toe dat dit wordt nagezien. Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot beschikbaarstelling van een krediet voor de verbouwing ruimte kinderopvang in het MFC Gasselternijveen Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot vaststelling van begrotingswijziging nr. 4: Huisvestingsprogramma onderwijs 2014 Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot instemming met de begroting 2014 van de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe De voorzittershamer gaat naar mevrouw Smit. Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot vaststelling van de najaarsnota Besluit: conform voorstel besloten Voorstel tot vaststelling van het controleprotocol 2013-2014 Besluit: conform voorstel besloten Sluiting De voorzitter sluit de vergadering Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van de gemeente Aa en Hunze d.d. 22 januari 2014, De griffier, De voorzitter,
Mevr. Mr. E.P. van Corbach Drs. H.F. van Oosterhout
Einde bijlage: 11 december 2013 besluitenlijst Raad Terug naar het agendapunt
Lijst ingekomen stukken (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####de21665a-5042-4862-b039-1903c2ea4e75#
Adviesnota Raad Raadsvergadering d.d. : 22 januari 2014 Agendapunt : 6 Onderwerp : Ingekomen stukken Portefeuillehouder : burgemeester drs. H.F. van Oosterhout Datum : 7 januari 2014 Onderwerp Ingekomen stukken Voorgesteld besluit Wij stellen u voor de stukken voor kennisgeving aan te nemen. 1. Tussenbericht financiën MFC Gasselternijveen 2. Beroepzaak bestemmingsplan Papenvoort 3 (Ruimte-voor-Ruimte) 3. Rekenkamers bezorgd over het controlegat bij decentralisaties (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) 4. Managementletter Bijlagen: diverse. Het college van de gemeente Aa en Hunze, de heer mr. F. Snoep secretaris de heer drs. H.F. van Oosterhout burgemeester
Einde bijlage: Lijst ingekomen stukken Terug naar het agendapunt
01 Ingekomen stuk nr. 1 - Tussenbericht financiën MFC Gasselternijveen (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####436c83bb-b33a-48dd-854d-72ceda57e9f7#
Einde bijlage: 01 Ingekomen stuk nr. 1 - Tussenbericht financiën MFC Gasselternijveen Terug naar het agendapunt
02 Ingekomen stuk nr 2 - Beroepzaak bp Papenvoort 3 (Ruimte-voor-Ruimte) (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####ba73b2b0-dd57-4e8d-9271-1e828ddba060#
Einde bijlage: 02 Ingekomen stuk nr 2 - Beroepzaak bp Papenvoort 3 (Ruimte-voor-Ruimte) Terug naar het agendapunt
03 Ingekomen stuk nr. 3 - Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####e3d0cced-f563-4db7-95a4-4b6ed4be80dc#
R ek e nk am e rs z i j n b e zo rgd ove r co ntro le g a t 1/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat Colofon Deze publicatie is de bijlage behorende bij de brieven dichten van het controlegat bij de decentralisaties gericht aan: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties; de heer Plasterk In afschrift aan: Voorzitter van de Tweede Kamer, Voorzitter van de Eerste Kamer Voorzitter van de Vereniging Nederlandse Gemeenten Voorzitter van het Interprovinciaal Overleg Voorzitter van de Unie van Waterschappen Vice-Voorzitter van de Raad van State Voorzitter van de Raad voor het Openbaar Bestuur / Raad van de Financiële Verhoudingen alle gemeentebesturen In afschrift aan: Voorzitter van raadslid.nu, Voorzitter van de Vereniging van Griffiers, Voorzitter van de Vereniging van Wethouders Voorzitter van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters Voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen Leden van de NVRR aan de leden van de NVRR Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR) heeft als doel kennis en ervaring uit te wisselen op het vakgebied van rekenkameronderzoek. Door van elkaar te leren kunnen de leden met goed en onafhankelijk onderzoek bijdragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. Postadres Postbus 1058 3860 BB NIJKERK www.nvrr.nl info@nvrr.nl November 2013 Opmaak en vormgeving: twaalf.nu 2/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat bij de decentralisaties Als Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) prijzen we ons gelukkig met het feit dat we de rekenkamercommissies en rekenkamers van alle drie bestuurslagen, waterschappen en Caribische delen van het Koninkrijk tot onze leden mogen rekenen. De decentralisaties in het sociaal domein (op het gebied van jeugdzorg, arbeidsparticipatie en maatschappelijke ondersteuning) zullen echter vooral raken aan het werk van de gemeentelijke rekenkamer(commissie)s, waarop we daarom in deze bijlage de meeste aandacht richten. Inhoud 1. Huidige situatie: normatief kader 3 2. Veranderingen bij provincies 4 3 Veranderingen bij gemeenten 5 3.1 Gemeenten straks verantwoordelijk voor de jeugdzorg 5 3.2 Arbeidsparticipatie: De gemeentelijke zorg voor de WAJONGERS 8 3.3 Maatschappelijke ondersteuning: Dagopvang en dagbesteding 9 4. Ten slotte 10 1. Huidige situatie: normatief kader Een centrale waarde in ons binnenlands bestuur is dat het uitvoerende, dagelijks bestuur wordt gecontroleerd door de eigen gekozen volksvertegenwoordiging. Geen betutteling en verticaal toezicht: nee, de eigen volksvertegenwoordiging is in staat om adequaat tegenspel te leveren aan het uitvoerende bestuur. Mede gelet op de omvang en de complexiteit van de tot uitvoering te brengen bestuurstaak beschikken niet alleen de Kamerleden (sinds 1814) over een Algemene Rekenkamer, maar beschikken nu ook de provinciale Statenleden (sinds 2005) en de gemeentelijke raadsleden (sinds 2006) over rekenkamers of rekenkamercommissies. Inmiddels is na enkele onafhankelijke evaluaties (bijvoorbeeld Berenschot 2011) geconstateerd dat dit gelaagde stelsel van horizontale controle in korte tijd redelijk goed tot wasdom gekomen is. Het Huis van Thorbecke is nu op alle lagen voorzien van een adequate ondersteuning van de respectieve volksvertegenwoordiging. Natuurlijk zijn er altijd verbeteringen mogelijk. Maar het stelsel van horizontale controle is goed uit de verf gekomen en bruikbaar voor de controle op de nieuwe gemeentelijke taken in het sociale domein. 3/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat Hieronder wordt op de consequenties van de decentralisaties ingegaan en zal worden aangegeven dat deze decentralisaties voor de provinciale rekenkamers maar vooral ook voor de gemeentelijke rekenkamer(commissie)s een uitbreiding van taken met zich meebrengen. Adequate lokale (horizontale) controle is hét instrument om de beoogde kwaliteitswinst van de decentralisatie en ontschotting te toetsen en borgen. Rekenkamer(commissie)s moeten daarvoor wel goed toegerust zijn. Aan de ene kant is en blijft er lokale controle op het beleid en de taken van het eigen lokale bestuur, aan de andere kant moet er ook voor de in regionaal verband en/of in gemeenschappelijke regelingen uitgevoerde taken een passend instrumentarium zijn. 2. Veranderingen ten gevolge van de decentralisatie bij de provincies (op het gebied van ruimtelijk beleid, natuur, milieu, regionale economie en jeugdzorg) Laten we beginnen met de bevoegdheidsverruiming van de twaalf provincies. De provincies zijn sinds 2010 exclusief verantwoordelijk voor het natuurbeheer (Natura 2000), het beheer van het Waddenfonds, de zorg voor een dekkende ruimtelijke planning en voor regionaal economisch beleid. Op deze beleidsvelden heeft het rijk zich teruggetrokken. Al zal Brussel waarschijnlijk nieuwe taken en verantwoordelijkheden blijven toevoegen. In het licht van deze overdracht zien wij dat de vijf provinciale rekenkamers zich thans richten op onderzoekthema s die tot voor kort de Algemene Rekenkamer controleerde. Zo doen de provinciale rekenkamers inmiddels uitgebreid onderzoek naar de natuurontwikkeling (EHS, Natura 2000) en effecten van regionaal economisch beleid. Op 30 augustus 2012 heeft in Leeuwarden een bijeenkomst plaatsgevonden waarbij de Algemene Rekenkamer haar bevindingen uit het onderzoek naar het beheer van het Waddenfonds door de ministers van VROM en I&M presenteerde aan de drie recent bevoegd verklaarde provincies (Noord-Holland, Groningen, Friesland) maar ook aan de beide provinciale rekenkamers: de Randstedelijke en de Noordelijke. Bij deze gelegenheid benadrukte het voormalig lid van de Algemene Rekenkamer, Gerrit de Jong het belang van een goede overdracht: We kunnen het ons in deze tijden van schaarse middelen niet veroorloven dat er bij een taakoverdracht een gat in de horizontale controle valt. Vandaar ook zijn aansporing aan de provinciale rekenkamers om nu de jeugdzorg overgaat naar de gemeenten ook de gemeentelijke rekenkamer(commissie)s te informeren over de huidige stand van zaken op het terrein van de jeugdzorg en te stimuleren dat deze rekenkamer(commissie)s goed in staat zijn om ook de raadsleden op korte termijn te informeren over de prestaties van de gemeentelijke en intergemeentelijke jeugdzorg. 4/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat 3. Veranderingen ten gevolge van de decentralisatie naar gemeenten (op het gebied van jeugdzorg, arbeidsparticipatie en maatschappelijke ondersteuning) Meer aandacht dan voor de decentralisatie van rijk naar de provincie gaat in de media en politiek uit naar de decentralisatie naar de gemeenten. Vaak spreekt men over de 3D s. De decentralisatie op het gebied van jeugdzorg, arbeidsparticipatie en maatschappelijke ondersteuning. In deze bijlage zal hier wat langer bij stil worden gestaan. De vraag is namelijk of de gekozen gemeenteraden straks wel in staat kunnen worden gesteld om hun controlerende taak over de gedecentraliseerde taakuitvoering goed te vervullen. Hoe kunnen rekenkamers en rekenkamercommissies hen daarbij met de benodigde verantwoordingsinformatie en controle-informatie ondersteunen? 3.1 Gemeenten straks verantwoordelijk voor de jeugdzorg Als eerste richten wij ons op de gemeentelijke jeugdzorg. Deze overdacht gaat in per 1 januari 2015 en gaat gepaard met een aanzienlijke korting op het uitvoeringsbudget. We moeten daarbij bedenken dat de eigen vermogenspositie van de gemeenten grosso modo minder gunstig is dan die van de twaalf provincies. Dus de mogelijkheid om uit de eigen middelen tekorten in de jeugdzorg aan te vullen, zoals de provincies eerder deden, wordt minder. Toch is de verwachting dat de decentralisatie leidt tot meer klantgerichtheid, minder kosten per eenheid en betere (of tenminste gelijkblijvende) kwaliteit. Gemeenteraden zullen geïnformeerd willen worden over de vraag of de budgetkorting niet zal neerslaan in een evenredige kwaliteitsvermindering en of er straks jeugdigen zijn die niet de zorg krijgen die ze wel hard nodig hebben. De eenduidige taakverdeling en eenduidigheid van het onderzoeksonderwerp behoort nu tot het verleden. Van de provinciaal aangestuurde jeugdzorg kan worden geconstateerd dat de provinciale rekenkamers de afgelopen acht jaar met enige regelmaat provincie- en ook landsdekkend onderzoek hebben verricht naar o.a. de lengte van de wachtlijsten. Per provincie en voor de drie stadsregio s functioneerde er steeds één ambtelijk bureau jeugdzorg. Het object van onderzoek was eenduidig. Ook het subject van het rekenkameronderzoek was eenduidig. Duidelijk was dat de bekostigingsrelatie tussen provincie (stadsregio) en bureau jeugdzorg het aangrijpingspunt vormde voor het rekenkameronderzoek. Uit de inventarisatie van de VNG van juli jl. blijkt dat zo goed als alle gemeenten hebben aangegeven onderdeel te zijn (of te worden) van een samenwerkingsverband. Deze 41 samenwerkingsverbanden Jeugdzorg gaan verschillende (onderdelen van) taken op 5/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat verschillende niveaus organiseren. De organisatie van de eerste lijn geven alle gemeenten lokaal vorm. Dat geldt ook voor ambulante hulp. Wel merken veel gemeenten op dat er ook ambulante specialistische hulp bestaat, waarvoor soms een regionaal schaalniveau van samenwerking nodig is. Taken als jeugdzorgplus (gesloten jeugdzorg met civielrechtelijk karakter) of jeugdbescherming en jeugdreclassering worden op de schaal van regio s opgepakt of er zal tussen regio s worden samengewerkt. Dat geldt ook voor taken op het terrein van pleegzorg, crisisopvang en residentiële zorg. 1 Door de nieuwe samenwerkingsverbanden komt er een dip in de informatievoorziening. Bij intergemeentelijke samenwerking is de relatie tussen de uitvoerende instantie en het orgaan van horizontale toezicht problematisch. De gemeentelijke rekenkamer(commissie)s zijn bevoegd voor de controle van hun eigen gemeentebestuur. hulp Decentralisatie jeugd Een prima constructie voor lokale taken die in eigen beheer worden uitgevoerd. Maar een lastige constructie wanneer de taak samen wordt gedaan met andere gemeenten (of wordt opgedragen aan een private partij). De gemeentelijke rekenkamers hebben beperkte bevoegdheden met betrekking tot het door het samenwerkingsverband gevoerde bestuur waar hun raad of college van B&W aan deel neemt (art. 184 Gemeentewet, een en ander afhankelijk van de gekozen rechtsvorm). De rekenkamercommissies hebben in dit opzicht geen bevoegdheden en zijn afhankelijk van vrijwillige medewerking van de te onderzoeken samenwerkingsverbanden. De decentralisatie gaat dus gepaard met een Bermuda driehoek waarin veel in het verleden opgebouwde controlecapaciteit verdwijnt en de gebrekkige bevoegdheden van de rekenkamer(commissie)s meer gaan knellen. Waar nu de Provinciale Statenleden nog worden geïnformeerd door periodiek onderzoek van de provinciale rekenkamers over de stand van zaken met betrekking tot de wachtlijsten in de jeugdzorg, zal er straks minder onderzoek beschikbaar zijn voor de voortaan verantwoordelijke gemeenteraden. Dat deze dip in de ter beschikking staande verantwoordingsinformatie zal optreden is niet alleen het gevolg van de overdracht. Er zijn immers kosten en tijd gemoeid met de 1 VNG - Slim Samenwerken, Samenwerking voor de decentralisatie jeugdzorg - Derde inventarisatie 31 mei 2013, blz. 5 6/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat omschakeling. De gemeentelijke rekenkamer(commissie)s beschikken over een beperkt budget (gemiddeld minder dan een euro per inwoner). In circa 15 gemeenten heeft de rekenkamer(commissie) geen actieve status. Zo n controlegat is juist zorgelijk voor de jeugdzorg. Jeugdzorg is een politiek, mediagevoelige zaak. Er is snel media-aandacht voor een altijd ook persoonlijk - incident. Het is voor de beoordeling door de gemeenteraden van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur van groot belang dat het incident dan in een meer algemene en zakelijke context kan worden geplaatst. Er moet objectieve en representatieve informatie beschikbaar zijn. Op het horizontale niveau van de gemeente zelf en dat van het congruente samenwerkingsverband. Er mag in dit opzicht geen gat in de publieke verantwoording vallen, te meer waar ook nog eens de rol van andere toezichthouders (bijv. inspecties) aan verandering onderhevig is. Natuurlijk willen de rekenkamer(commissie)s graag aan de informatieverzoeken van de gemeenteraden voldoen. Maar ze moeten dan wel beschikken over de benodigde bevoegdheden en bereidheid tot een goede onderlinge samenwerking. Onlangs is een wetswijziging ingezet om de WGR meer aan te passen aan de dualisering van het gemeentebestuur maar in deze wetsaanpassing wordt niet ingegaan op de positie van de samenwerkende rekenkamer(commissie)s bij de controle op het gezamenlijk gevoerde bestuur. Het is overigens goed mogelijk om in de dienstverleningsovereenkomst bij de centrumgemeenteconstructie of in de gemeenschappelijke regeling voor het openbaar lichaam duidelijke verplichtingen op te nemen voor de samenwerkende gemeenten en hun gemeenschappelijke orgaan om informatie te verschaffen aan de gemeentelijke rekenkamer(commissie)s. Ook kan via een afspraak van enkele in het samenwerkingsverband opererende rekenkamercommissies een opdracht (en bevoegdheidsoverdracht) worden georganiseerd zodanig dat één van de betrokken rekenkamercommissies het congruente samenwerkingsverband jeugdzorg in zijn geheel (dus voor alle betrokken gemeenten) grondig onderzoekt. Maar deze mogelijkheden worden tot nu toe nog slechts bij uitzondering benut. In de omvangrijke voorlichting van de VNG over slim samenwerken wordt nog met geen woord gerept over de versterking van de positie van de gemeenteraden en hun rekenkamer(commissie)s in hun controle op de samenwerkingsverbanden. Hier liggen grote mogelijkheden en kansen. Deze moeten natuurlijk wel worden benut. Daarnaast benadrukt de Algemene Rekenkamer in haar toets op de berekening van het budget voor de decentralisatie van de jeugdzorg dat de decentralisatie meer omvat dan alleen een verlegging van de geldstromen. Het vraagt om een geheel nieuw arrangement van zowel bevoegdheden als informatiestromen. ( ) Het kabinet kan een reuzensprong voorwaarts maken door hierbij resoluut te kiezen voor de open mogelijkheden die ICT biedt. Hierdoor worden niet alleen de volksvertegenwoordigingen, maar ook stakeholders en burgers direct van informatie voorzien. 2 Wij denken dat ook rekenkamer(commissie)s hierbij een belangrijke rol kunnen spelen door op basis van de beschikbare openbare informatie ontwikkelingen inzichtelijk te maken. 2 Algemene Rekenkamer, 2013, Budget decentralisatie jeugdzorg, toets op de berekening, 18 juni, blz. 12-13 7/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat 3.2 Arbeidsparticipatie: De gemeentelijke zorg voor de WAJONGERS Ook de decentralisatie op het vlak van sociale dienstverlening gaat bij ongewijzigd beleid gepaard met een fors verlies van horizontale controlecapaciteit en kwaliteit op het moment dat de uitvoering van een groot deel van de WAJONG van het UWV wordt overgedragen aan de gemeenten. Het UWV heeft zowel op het vlak van het klachtrecht als op het vlak van klanttevredenheidonderzoek een professioneel monitoringsysteem georganiseerd. In de vaste jaarmetingen van het UWV wordt aandacht besteed aan de toegankelijkheid, bereikbaarheid, kwaliteit en tijdigheid van de dienstverlening die de wet (WAJONG) op het vlak van uitkeringverstrekking en re-integratiebegeleiding voorschrijft. Het is zeker niet vanzelfsprekend dat de gemeenten al dan niet in samenwerking op de korte termijn informatie van een vergelijkbare betrouwbaarheid en validiteit kunnen leveren over het niveau van de dienstverlening door de gemeentelijke sociale diensten en kantoren voor werk en inkomen. Het UWV kan enkele standaardpakketten voor de gemeentelijke informatievoorziening leveren, maar geen maatwerk voor alle afzonderlijke gemeenten. In plaats van of in aanvulling op - de standaardpakketten die aan gemeenten worden aangeboden, kan ook gedacht worden aan een monitor-rol voor UWV. De gedachte is dat UWV, in ieder geval tijdens en kort na de periode van overdracht van Wajongers, dus in de periode 2015-ca. 2020, in kaart brengt hoe de overdracht verloopt teneinde te verzekeren dat bij de overdracht geen Wajonger tussen wal en schip valt. Voor goede verantwoording van de resultaten zal vooraf duidelijk moeten zijn welke criteria gelden met betrekking tot de vaststelling van de doelgroep arbeidsgehandicapten, waarna deze doelgroep herkenbaar in beeld is bij gemeenten én de herkenbaarheid van deze doelgroep ook op landelijk niveau wordt geborgd. hulp Decentralisatie arbeidsparticipatie Nu staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Jetta Klijnsma, een stelselverantwoordelijkheid op zich neemt voor deze decentralisatie is het niet meer dan vanzelfsprekend dat zij zich met het kabinet ook een inspanning getroost om de gemeentelijke rekenkamer- (commissie)s in staat te stellen goed en hoogwaardig onderzoek te doen naar de uitvoering van de WAJONG. 8/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat Het zou goed zijn om de gemeentelijke rekenkamer(commissie)s voor dit taakveld te voorzien van de middelen zowel juridisch als financieel om het onderzoek naar de begeleiding, bejegening en re-integratie van WAJONGERS goed op te pakken. Gemeentelijke rekenkamer(commissie)s hebben reeds uitstekende en tot voorbeeld strekkende onderzoeken gedaan bij de decentralisatie van de WWB vanaf 2004. Er is uitstekend, prijswinnend lokaal rekenkameronderzoek gedaan naar de effecten van de gemeentelijke re-integratieprojecten. Het is geen vanzelfsprekendheid dat dergelijk onderzoek in de toekomst plaatsvindt, omdat dit onderzoek straks alleen nog maar in gezamenlijkheid door rekenkamer(commissie)s kan worden uitgevoerd. 3.3 Maatschappelijke ondersteuning: Dagopvang en dagbesteding Ten aanzien van de derde te decentraliseren taak (Wmo, waaronder de dagopvang en dagbesteding AWBZ), kan worden geconstateerd dat de verzekeraars en uitvoerende instellingen op dit domein nog weinig stappen hebben gezet om tot een transparante uitvoeringsverantwoording te komen. Op het vlak van cliëntenparticipatie, klachtrecht en klanttevredenheidmeting is hier sprake van een nog te ontwikkelen terrein: terra incognita. Hier moet nog veel vanaf de basis worden opgebouwd. Het is van groot belang dat de gemeentelijke rekenkamer(commissie)leden zich hierop voorbereiden om ten behoeve van een goede, adequate raadscontrole de informatievoorziening op orde te (laten) krijgen. Laten we niet te overmoedig zijn en er van uitgaan dat hier zeker een volle raadsperiode voor nodig zal zijn. Ten aanzien van de drie decentralisaties zijn er op dit moment verschillende landsdekkende samenwerkingsregio s: er zijn 41 regio s jeugdzorg, 35 arbeidsmarktregio s en 43 samenwerkingsverbanden op de Wmo-taken. Deze komen voor een groot deel overeen en kennen congruente buitengrenzen, maar maken controle door de gemeenteraden en rekenkamer(commissie)s extra lastig en ondoorzichtig. hulp hulp Decentralisatie wmo 9/10
Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat 4. Ten slotte Dit vraagstuk staat niet op zichzelf, want het is gekoppeld aan het beleid cq de discussie over de inrichting van de bestuurlijke organisatie 3. Ook speelt het op andere domeinen: de veiligheidsregio s, de politieregio s en de regionale uitvoeringsdiensten (omgevingsdiensten). Het is hoog tijd om te bediscussiëren en te bepalen wat bij intergemeentelijke samenwerkingsverbanden een goede publieke verantwoording kan betekenen en hoe dit moet worden georganiseerd. Het bestuur van de NVRR wil en zal dit debat aangaan op daartoe passende momenten en overlegtafels. 3 Zie evaluatierapport Commissie Hoekstra 10/10
R ek e nk am e rs z i j n b e zo rgd ove r co ntro le g a t Dit is een publicatie van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies November 2013 11/10
Einde bijlage: 03 Ingekomen stuk nr. 3 - Rekenkamers zijn bezorgd over controlegat Terug naar het agendapunt
03 Ingekomenstuk nr. 3 - bijlage bij Rekenkamercommissie bezorgd om controlegat (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####80ffede4-a651-43c7-8a86-e8e3b8459c52#
Aan de Gemeenteraad en het College van B&W Datum: Nijkerk, 8 november 2013 Ref. : 902C131108lm Betreft : Rekenkamers bezorgd over controlegat bij de decentralisaties Geachte Gemeenteraad en College, In de recente inventarisatie van het CPB naar de financiële kansen en risico s van de decentralisaties jeugdzorg, arbeidsparticipatie en maatschappelijke ondersteuning zorg worden drie kansen benoemd: sterkere prikkels voor doelmatige uitvoering, minder afwenteling op aanpalende regelingen én synergievoordelen door betere aansluiting van vraag en aanbod op voorzieningen. Om vast te kunnen stellen of deze kansen worden geëffectueerd is een adequaat stelsel van democratische controle onontbeerlijk. Inzicht in de besteding van middelen is noodzakelijk om te kunnen beoordelen of het geld wordt ingezet waarvoor het is bedoeld. De taakoverdracht ten gevolge van de decentralisaties leidt echter tot vergroting van het gat in de horizontale controle. Door de decentralisaties zullen meer en grotere samenwerkingsverbanden ontstaan. De bevoegdheden van rekenkamers en in het bijzonder rekenkamercommissies zijn bij samenwerkingsverbanden beperkt. In de huidige praktijk speelt dit al bij bijvoorbeeld de veiligheidsregio s en diverse gemeenschappelijke regelingen. Met nieuwe regionale samenwerkingsverbanden in het sociale domein neemt het controlegat in het horizontale toezicht toe. In de bijlage bij deze brief geven we een schets van de huidige situatie en de veranderingen. Alle gemeenten moeten verplicht een rekenkamer of rekenkamercommissie (rekenkamerfunctie) hebben. Rekenkamers hebben bevoegdheden om inlichtingen bij gemeenschappelijke regelingen en derden te verkrijgen. Rekenkamercommissies hebben deze bevoegdheid nog niet krachtens de wet.
Het overgrote deel van de Nederlandse gemeenten heeft een rekenkamercommissie. Voor deze grote groep gemeenten is het van belang om bij het treffen van gemeenschappelijke regelingen vast te stellen dat de rekenkamercommissie documenten moet kunnen onderzoeken, inlichtingen moet kunnen inwinnen en onderzoek moet kunnen instellen bij het openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan. Het verheugt ons daarom dat de minister van BZK in het Algemeen Overleg van 30 oktober 2013 jl. aan de leden van de Tweede Kamer heeft aangekondigd de bevoegdheden van rekenkamercommissies gelijk te willen gaan trekken met die van rekenkamers. Dat is een goede stap om het controlegat te dichten. Echter, het controlegat ziet niet alleen op gemeenschappelijke regelingen in het kader van de WGR, maar ook op samenwerkingsverbanden waarin lokale overheden participeren. Daarom is het voor alle gemeenten noodzakelijk dat de bevoegdheden van rekenkamers en rekenkamercommissies ook worden toegesneden op de gevallen waar een gezamenlijke grote gemeentelijke betrokkenheid is. Volgens art. 184 van de Gemeentewet zijn de bevoegdheden beperkt tot die gevallen waar het belang van een afzonderlijke gemeente meer dan 50% is. Volgens de Memorie van Toelichting is daarmee voldoende zeker gesteld dat de rekenkamer geen verregaande bevoegdheden krijgt in die gevallen waarin een beperkte betrokkenheid van de gemeente dat niet rechtvaardigt. Omgekeerd is het een goede zaak dat de rekenkamer desgewenst een grondig onderzoek kan instellen als er twijfels zijn over de gang van zaken bij een rechtspersoon waarin de gemeente een meerderheidsbelang heeft. De raad, respectievelijk het college, moeten dan over degelijke informatie kunnen beschikken om ter zake zo nodig een beleidsbeslissing te kunnen nemen. Vanwege de samenwerkingsvorming en schaalvergroting wordt deze 50%-grens steeds minder bereikt op het niveau van de afzonderlijke gemeente. Om dit probleem op te lossen moet het gezamenlijk belang van de deelnemende gemeenten als volgt als uitgangspunt worden genomen. Indien het gezamenlijk belang van de deelnemende gemeenten meer dan 50% is moeten rekenkamers (en rekenkamercommissies) in het werkgebied van de betreffende gemeenten de bevoegdheid krijgen tot onderzoek bij derden in het gebied. We bepleiten bij de Minister van BZK om dit wettelijk te regelen. 902C131108lm Decentralisatiebrief aan gemeenteraden en College van B&W Pagina 2 van 4
Aan u doen we alvast de volgende concrete aanbevelingen: Overleg met uw rekenkamer(commissie), de rekenkamer(commissie)s in uw samenwerkingsverbanden en de betrokken griffier(s) over de wijze waarop de rekenkamer(commissie)s uw controletaak op de taakuitoefening van samenwerkingsverbanden en daarmee gepaard gaande geldstromen kan versterken. Spreek af dat bij elke aanbesteding en dienstverleningsovereenkomst die uw gemeente afsluit met bijv. een zorgaanbieder resp. samenwerkingsverband of centrumgemeente er in de bepalingen van het contract standaard een verplichting tot medewerking aan rekenkameronderzoek is opgenomen. Nader te bepalen is vervolgens welke rekenkamer of rekenkamercommissie dat onderzoek vervolgens gaat uitvoeren. Spreek af dat in elke gemeenschappelijke regeling die uw gemeente in het sociaal domein afsluit bepalingen zijn opgenomen waarmee de rekenkamer(commissie)s van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en in samenwerking in staat worden gesteld om alle informatie te verkrijgen die voor de wettelijke taakuitoefening nodig is. Minstens net zo belangrijk is dat de informatievoorziening aan de gemeenteraad ook goed geregeld is. De decentralisaties in het sociaal domein, op het terrein van de jeugdzorg, arbeidsparticipatie en maatschappelijke ondersteuning beslaan bij elkaar een bedrag van ruim 16 miljard. Het is van groot belang dat controle op de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van deze middelen op het moment van de effectuering van de decentralisaties lokaal goed georganiseerd is. Parallel aan de gemeentelijke uitvoeringskracht moet de lokale verantwoordingskracht worden doordacht en vorm gegeven. Het staat voor de NVRR buiten kijf dat de lokale rekenkamers en rekenkamercommissies het eerst aangewezen orgaan zijn om die verantwoording te gaan helpen vormgeven en vervolgens ook te gaan uitvoeren. 902C131108lm Decentralisatiebrief aan gemeenteraden en College van B&W Pagina 3 van 4
Wij adviseren het kabinet daarom om de uitvoeringskracht van gemeenten te borgen en tegelijkertijd het verantwoordingsspoor vorm te geven. Verder zou de wetgever in elk decentralisatietraject standaard meer gestructureerd aandacht moeten geven aan het adequaat vormgeven van de toezicht- en verantwoordingsfunctie en de rol van lokale rekenkamers daarbij. Namens het bestuur Nederlandse vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR), L. Markensteyn voorzitter In afschrift aan: Voorzitter van raadslid.nu, Voorzitter van de Vereniging van Griffiers, Voorzitter van de Vereniging van Wethouders Voorzitter van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters Voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen Leden van de NVRR 902C131108lm Decentralisatiebrief aan gemeenteraden en College van B&W Pagina 4 van 4
Einde bijlage: 03 Ingekomenstuk nr. 3 - bijlage bij Rekenkamercommissie bezorgd om controlegat Terug naar het agendapunt
04 Ingekomen stuk nr. 4 Managementletter 2013 def (terug naar agendapunt) Documentsoort: Bijlage De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####3007dbe6-9b6f-4739-8854-8a7920615928#
Gemeente Aa en Hunze Managementletter interim-controle 2013 Lees meer
Terug Ernst & Young Accountants LLP Leonard Springerlaan 17 9727 KB Groningen Postbus 997 9700 AZ Groningen Tel.: +31 (0) 88-407 1000 Fax: +31 (0) 88-407 2505 ey.nl VERTROUWELIJK Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aa en Hunze T.a.v. de heer mr. F. Snoep Postbus 93 9460 AB Gieten Groningen, 12 december 2013 FHOK-9E8HGS/RB/ih Managementletter interim-controle 2013 Geacht college, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Aa en Hunze brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim-controle. Voor een nadere omschrijving van uw opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle, uw attentiepunten en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Het concept van deze managementletter hebben wij op 2 december 2013 besproken met de heren B. van Spronsen, G. Reilink en W. van Leur. De tijdens deze gesprekken gemaakte opmerkingen zijn in deze rapportage verwerkt. In deze managementletter richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle 2013 van dienst te zijn geweest en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. R.H. Bouman RA Ernst & Young Nederland LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335595. Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432942. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? Inhoudsopgave Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 1 Dashboard interim-controle 4 2 Waar staat de gemeente? 6 2.1 Inleiding 6 2.2 Ontwikkelingen bij de gemeente Aa en Hunze 6 2.3 Ons beeld van uw significante processen 8 2.4 Belangrijkste detailbevindingen interim-controle 2013 10 3 Verbijzonderde interne controle 12 3.1 Opzet van uw verbijzonderde interne controle 12 3.2 Uitvoering van uw verbijzonderde interne controle 12 3.3 Aanbevelingen ML 2012 ten aanzien van zelftoetsing en vastlegging 13 3.4 Tussentijdse bevindingen verbijzonderde interne controle 14 4 Status grondexploitaties 16 4.1 Inleiding 16 4.2 Nooitgedacht 16 4.3 Bloemakkers 17 4.4 Naar voren halen controle grondexploitaties 18 4.5 Bevriezen rente 18 5 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 20 5.1 Inleiding 20 5.2 Actuele IT ontwikkelingen 20 5.3 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en 21 semipublieke sector 5.4 Aanbestedingswet 2012 22 5.5 Wet HOF en Schatkistbankieren 23 Bijlagen 1 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen 2 Reikwijdte en controleaanpak Pagina 2 Lees meer
Terug 2013 Dashboard interim-controle Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 1 Dashboard interim-controle Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug Belangrijkste bevindingen interim-controle Ontwikkelingen Bedrijfsvoering Procesbeoordeling Processen in de basis voldoende Bevoegdheden in Key2Finance beperkt Geplande bezuinigingen 2013 gerealiseerd, in de begroting 2014 nieuwe bezuinigingsopgaven opgenomen Geen tussentijdse hercalculaties opgesteld voor Nooitgedacht en Bloemakkers, beide exploitaties worden begin 2014 herzien Samenwerken met omliggende gemeenten voorlopig uitgesteld vanwege de discussie omtrent de strategische koersbepaling Voorstel om rente voor Nooitgedacht en Bloemakkers voor vier jaar te bevriezen Geen verkopen in 2013 tot nu toe voor Bloemakkers, voor Nooitgedacht 3 kavels verkocht Planning & Control blijft in ontwikkeling; bij de najaarsnota actief gestuurd op niet gebruikte kredieten Verbijzonderde interne controle (IC) Actuele ontwikkelingen Detailbevindingen Uitvoering verbijzonderde interne controle verbeterd Geen rapportages opgesteld Nieuwe aanbestedingswet van toepassing met ingang van 1 april 2013, nog aanvullende controles noodzakelijk Invoering WNT per 1 januari 2013, verplichte openbaarmaking bezoldiging topfunctionarissen (gemeentesecretaris en griffier) VPB-plicht voor overheden uitgesteld Uitgebreide brochures beschikbaar over ontwikkelingen Omvang van het risico 1 3 Kans op voordoen van het risico Nummer bevinding conform bijlage Pagina 4 Lees meer
Terug Waar staat de gemeente? Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 2 Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 2.1 Inleiding Aandachtspunten 2013 Onze werkzaamheden zijn primair gericht op de controle van de jaarrekening en tijdens de interim-controle aan de daaraan ten grondslag liggende processen. Naast deze controlerende rol hebben wij vanuit onze natuurlijke adviesrol specifiek aandacht besteed aan de volgende punten: De ontwikkelingen in de bedrijfsvoering van de gemeente Aa en Hunze (waaronder samenwerken, de planning & controlcyclus en het tussentijds resultaat 2013); De voortgang van de bezuinigingen; Ontwikkeling grondexploitaties 2013. In deze management letter gaan wij in op bovengenoemde onderwerpen. De meest relevante externe ontwikkelingen hebben wij dit jaar in een brochure samengevat en hebben wij afzonderlijk aan u verstrekt. Aandachtspunten Audit Commissie worden opgenomen in accountantsverslag De audit commissie heeft ons voor de controle 2013 een drietal aandachtspunten meegegeven. Dit betreft de volgende onderwerpen: 1. Dubieuze debiteuren 2. De risico s bij het plan Nooitgedacht 3. Het weerstandsvermogen in relatie tot rentenieren 2.2 Ontwikkelingen bij de gemeente Aa en Hunze Wij zullen in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2013 over deze aandachtspunten rapporteren. Status samenwerken Naar aanleiding van de uitgevoerde onderzoeken in 2012 naar de mogelijkheden voor samenwerking op het gebied van onder andere inkopen en belastingen is afgesproken om een intentieovereenkomst te tekenen. Daarbij was het doel om op 1 januari 2014 volledig samen te werken als regionaal belastingkantoor met één centrale aansturing. In 2013 is een raadsvergadering gehouden waarin is gesproken omtrent de samenwerking. Daarbij is besloten om de toekomstige samenwerking gericht op het scenario bestuurlijke samenwerking in het gebied Noord Drenthe vanuit zowel het traject van de decentralisaties in het sociaal domein als vanuit de verdergaande doorontwikkeling van de samenwerking bedrijfsvoering (STAAN). Dit besluit is genomen onder voorwaarde dat de vier strategische partners, maar minimaal de gemeente Assen en Tynaarlo deze ambitie delen. Op dit moment is niet bij alle strategische partners een strategische koers bepaald. Dit betekent dat op dit moment de samenwerking is uitgesteld, een centrale belastingkantoor wordt voorlopig niet opgericht. Pagina 6 Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 2 Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 2.2 Ontwikkelingen bij de gemeente Aa en Hunze (vervolg) Planning & Control-cyclus Dashboard Status bezuinigingen De gemeente Aa en Hunze maakt ter ondersteuning van de planning & control-cylcus gebruik van de applicatie Dashboard ten behoeve van de budgethouder. In deze applicatie wordt op gedetailleerd niveau de planning van taken en activiteiten ingevoerd en zijn tevens de raming- en realisatiegegevens van uren en kosten beschikbaar. Wij hebben begrepen dat het belang van de uren toeneemt, dit is voornamelijk naar de toekomst gericht voor een betere planning. De teamleiders beoordelen wel de urenregistraties en kijken naar onder- en overschrijdingen op de uren. De taakstelling van de bezuinigingen voor de periode 2010-2016 is 5,8 miljoen. Hiervan is in de periode 2010-2013 reeds een bedrag van 3,9 miljoen gerealiseerd. De resterende opgave in de periode 2014-2016 bedraagt derhalve 1,9 miljoen. In de begroting 2014 is deze opgave grotendeels ingevuld met concrete bezuinigingsvoorstellen. Indien deze of andere bezuinigingen effect gaan hebben op de verslaggeving of de bedrijfsvoering, gaan wij graag vroegtijdig met de gemeente Aa en Hunze in overleg over mogelijke gevolgen. Ontwikkeling kredieten Tussentijdse resultaten 2013 Bij de jaarrekening 2012 (en bij de voorgaande jaarrekening) hebben wij geconcludeerd dat de resultaatsafwijking ten opzichte van de najaarsnota fors is. De gemeente presenteerde de afgelopen jaren positieve afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting van de najaarsnota. In het accountantsverslag hebben wij ons afgevraagd of de begroting voldoende voorspellend is. Uit de analyse van het resultaat 2012 komt naar voren dat de afwijking voornamelijk veroorzaakt wordt door het doorschuiven van incidentele budgetten. In de najaarsnota 2013 is hieraan uitgebreid aandacht besteed. Daarbij zijn de kredieten welke nog niet gestart zijn doorgeheveld naar 2014 (voor een bedrag van 1,3 miljoen). Volgens het beleidsplan is het verwachte resultaat voor 2013 420.000 negatief. In de najaarsnota is het verwachte resultaat 712.000 positief. De afwijking ten opzichte van het beleidsplan wordt voornamelijk veroorzaakt door een incidenteel voordeel op de algemene uitkering en een voordelig renteresultaat. Het voordeel op het rente resultaat wordt vooral veroorzaakt door het doorschuiven van investeringen naar volgend jaar. Pagina 7 Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Ons beeld van uw significante processen Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug Proces Onvoldoende Voldoende Uitstekend Inkopen en aanbesteden Betalingsverkeer Personeelsbeheer en salarisverwerking Afsluitingsproces Grondexploitaties Belastingen WMO Subsidies Voorgaand jaar Huidig jaar Pagina 8 Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 2 Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug Uw processen zijn in de basis op orde Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Aa en Hunze hebben wij in de tabel op de voorgaande bladzijde de belangrijkste voor onze controle significante processen van de gemeente Aa en Hunze aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: Is het proces beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? Is de juridische control beoordeeld en getoetst? Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de processen (voor zover relevant in het kader van de jaarrekening) in de basis voldoende zijn. Ten aanzien van het proces personeel is er sprake van een verbetering ten opzichte van 2012, dit wordt veroorzaakt door het tijdiger uitvoeren van de interne controle. Voor de processen inkopen en aanbesteden en betalingsverkeer is er tevens sprake van een verbetering, als gevolg van het opvolgen van onze bevindingen 2012. Daarbij is de uitvoering en vastlegging van de verbijzonderde interne controle verbeterd. Voor een aantal processen hebben wij de detailbevindingen opgenomen in de bijlage. Deze detailbevindingen hebben wij meegewogen in ons oordeel omtrent de processen. Pagina 9 Lees meer
Omvang van het risico Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 2 Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 2.4 Belangrijkste detailbevindingen Wij geven een weging mee aan onze bevindingen bij de interim-controle. Met deze weging geven wij enerzijds een inschatting van de omvang van het geconstateerde risico en anderzijds een inschatting van de kans dat het risico zich voordoet. Het doel hiervan is dat wij door middel van één enkel figuur u inzicht willen geven in het belang van onze bevindingen en aanbevelingen. In onderstaande tabel hebben wij een overzicht gemaakt van onze bevindingen. 1 3 Kans op voordoen van het risico Nummer bevinding conform bijlage De detailbevindingen betreffen Onze bevindingen hebben betrekking op de controle op de crediteurenstamgegevens <1> en de controle op de autorisatiematrix vanuit de financiële systemen <3>. Pagina 10 Lees meer
Terug Verbijzonderde interne controle Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle 3 Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 3.1 Opzet van uw verbijzonderde interne controle Huidige opzet Aanbeveling: integraal controleplan De verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd op basis van een risicoanalyse en werkprogramma per proces. In de werkprogramma s is per proces de omvang van de verbijzonderde interne controle opgenomen. Bij de interim-controle hebben wij, evenals vorig jaar, vastgesteld dat nog niet alle toetspunten zijn opgenomen in de werkprogramma s. Dit geldt bijvoorbeeld voor een controle op de memoriaalboekingen en toetsing op verkochte kavels/gronden van de grondexploitatie. Binnen de werkprogramma s worden daarnaast de autorisaties binnen de verschillende IT-systemen niet gecontroleerd. In de werkprogramma s is een planning opgenomen van de uit te voeren werkzaamheden. Wij hebben in de management letter 2012 reeds geadviseerd om een integraal controleplan op te stellen. Ineen integraal intern controleplan kan een gemeentebrede risicoanalyse worden weergegeven. Daarnaast kan in het controleplan een planning van de werkzaamheden opgenomen worden, welke indien er een integraal controleplan is beter gemonitored kan worden. Wij hebben begrepen dat de gemeente voornemens is om een integraal controleplan op te stellen. 3.2 Uitvoering van uw verbijzonderde interne controle Voortgang verbijzonderde interne controle Aanbeveling: opstellen rapportage Ten tijde van de interim-controle waren nog niet voor alle (onderdelen) van processen werkzaamheden uitgevoerd. Voor aanbestedingen, subsidies en voor de verantwoording van de persoonsgebonden budgetten waren tijdens de interim-controle nog geen werkzaamheden uitgevoerd. De werkzaamheden voor personeel en WMO zijn in 2013 volgens planning uitgevoerd. Evenals voorgaande jaren wordt er van de uitgevoerde werkzaamheden geen (totaal)rapportage opgesteld. De werkzaamheden en bevindingen worden vastgelegd in de werkprogramma s. Dit betekent dat op totaalniveau niet zichtbaar is wat de uitkomsten zijn van de verbijzonderde interne controle en wat de mogelijke impact op de rechtmatigheid is. Wij adviseren u om de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle op te nemen in een rapportage. Pagina 12 Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle 3 Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 3.2 Uitvoering van uw verbijzonderde interne controle (vervolg) Primaire functiescheiding en verbijzonderde interne controle Bij een optimale opzet van de administratieve organisatie en interne controle kan onderscheid gemaakt worden tussen een primaire functiescheiding/interne controle in het proces en een verbijzonderde interne controle om te toetsen of het proces werkt. De primaire functiescheiding/interne controle moet aanwezig zijn binnen de processen om te waarborgen dat de processen juist, rechtmatig en tijdig verlopen. Verbijzonderde interne controle is nodig om te beoordelen of de interne controles binnen de processen ook daadwerkelijk goed gewerkt hebben. Evenals voorgaande jaren constateren wij dat bij de gemeente Aa en Hunze meer sprake is van interne controle in het proces en niet van verbijzonderde interne controle op de kwaliteit van deze interne controles. 3.3 Aanbevelingen management letter 2012 ten aanzien van zelftoetsing en vastlegging Interne controle en zelftoetsing De interne controlewerkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd door de medewerkers die ook betrokken zijn bij de uitvoering van het proces. Hierdoor is veelal sprake van zelftoetsing. Daarbij bestaat het risico dat de controle onvoldoende onafhankelijk plaatsvindt. Hiervoor kunnen een aantal waarborgen ingebouwd worden: Goede vastlegging van de wijze van selectie. Vastlegging van het bronbestand. Aansluiting tussen het selectiebestand/bronbestand en de financiële administratie of relevante subadministratie. Wij hebben bij de interim-controle vastgesteld dat deze waarborgen zijn ingebouwd. Pagina 13 Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? Verbijzonderde interne controle 3 Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 3.3 Aanbevelingen management letter 2012 ten aanzien van zelftoetsing en vastlegging (vervolg) Interne controle en vastlegging Interne controle en IT-systemen In 2012 hebben wij gerapporteerd dat de uitvoering van de interne controle verbeterd kon worden. Voor de processen welke uitgevoerd waren voor de interim-controle hebben wij vast kunnen stellen dat deze aanbeveling is opgevolgd. Voor de controle op de aanbestedingen hebben wij de gemeente een aantal handreikingen gegevens ten aanzien van de vastlegging van de controle. Wij zullen de uitkomsten hiervan bij de jaarrekeningcontrole beoordelen. Om te kunnen steunen op de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle is het noodzakelijk dat medewerkers onafhankelijk van het proces de werkzaamheden uitvoeren. De waarborgen welke hiervoor inmiddels geïmplementeerd zijn, hebben wij hierboven beschreven (bij interne controle en zelftoetsing). Daarbij blijft het van belang dat de medewerkers welke de verbijzonderde interne controle geen ruime bevoegdheden binnen de IT-systemen kunnen hebben (zoals de functie van applicatiebeheerder in een systeem). De medewerkers welke de verbijzonderde interne controle hebben uitgevoerd zijn binnen de gecontroleerde processen geen applicatiebeheerder. 3.4 Tussentijdse bevindingen verbijzonderde interne controle Uit de door ons beoordeelde processen komen geen tussentijdse bevindingen naar voren. Op basis van de door ons uitgevoerde reperformance concluderen wij dat we kunnen steunen op de uitgevoerde werkzaamheden. Pagina 14 Lees meer
Terug Status grondexploitaties Lees meer
Inhoudsopgave Dashboard Waar staat de gemeente? 4 Status grondexploitaties? Verbijzonderde interne controle Status grondexploitaties Is uw gemeente klaar voor de toekomst Bijlagen Terug 4.1 Inleiding Hoewel wij de uiteindelijke controle van de grondexploitatie nog niet uitgevoerd hebben, geven wij in dit hoofdstuk een korte samenvatting van de ontwikkelingen. Ultimo 2012 bestaat de grondpositie bij de gemeente Aa en Hunze uit: Boekwaarde per ultimo 2012 en verwachte eindwaarde per 31 augustus 2013 De grondexploitatie Dwarsplaatsen Oost wordt naar verwachting in 2013 afgesloten met een verwachte positieve eindwaarde van 366.000. De grondexploitatie bedraagt ongeveer 19% van het balanstotaal. In deze paragraaf bespreken wij de ontwikkelingen 2013 met betrekking tot de twee sleutelprojecten Nooitgedacht en Bloemakkers. Daarnaast zullen wij nader ingegaan op de voorgestelde wijziging om de rente voor de exploitaties Nooitgedacht en Bloemakkers voor vier jaar te bevriezen. 4.2 Nooitgedacht Sinds een aantal jaar is sprake van een lagere realisatie van de afzet dan opgenomen in de verwachting van de grondexploitatie. In 2011 is daarom een marktonderzoek uitgevoerd wat ertoe geleid heeft dat de grondexploitatieopzet in 2012 herzien zou worden. In 2012 heeft dit niet plaatsgevonden. In 2013 is een nieuw verkavelingsplan opgesteld. Daarnaast is intern gesproken over aanpassingen van het plan. In een commissievergadering is de Raad geïnformeerd over deze aanpassingen. Bij de interim-controle 2013 was nog geen hercalculatie van de grondexploitatie voor ons beschikbaar. Wij zijn wel geïnformeerd over de voorgestelde aanpassingen in de grondexploitatie. Pagina 16 Lees meer