De gemeenteraad, helder in woord en daad! Communicatieplan 2006-2010 gemeenteraad Haaren 1. Inleiding Sinds de invoering van het duale stelsel is de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad regelmatig onderwerp van gesprek geweest. De gemeenteraad van Haaren heeft zich in de afgelopen periode gericht op het verbeteren van zijn kaderstellende en controlerende rol. Hiertoe zijn onder andere wijzigingen in de vergaderstructuur (bijvoorbeeld het afschaffen van de adviescommissies) en wijzigingen in de raadsdocumenten (bijvoorbeeld het opstellen van een programmabegroting) doorgevoerd. Om als volksvertegenwoordiger de belangen van de inwoners te kunnen behartigen, moet een raadslid weten wat er zich in de gemeente afspeelt. Deze kennis is nodig bij het vaststellen van de beleidskaders voor de gemeente (kaderstellende rol) en bij het controleren of dit beleid goed is uitgevoerd (controlerende rol). Vervolgens dient een raadslid ook aan de inwoners uit te leggen, welke beleidskeuzes gemaakt zijn en waarom. Om als raadslid informatie te vergaren of uitleg te geven, zal hij moeten communiceren met de inwoners. Ook inwoners moeten raadsleden opzoeken en aanspreken, om wensen en meningen kenbaar te maken of om uitleg te vragen. Dit sluit aan bij de gedachte om de politiek dichter bij de burger te brengen, één van de speerpunten bij de invoering van het duale stelsel. Anders gezegd: Om de (landelijk beschreven) kloof tussen kiezer en gekozene te verkleinen, dienen beide partijen elkaar op te zoeken en met elkaar te praten over tal van onderwerpen die de gemeente betreffen! Als raadslid heb je een individuele taak en verantwoordelijkheid om contact te leggen en te onderhouden met de inwoners. Daarnaast heeft een raadslid een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid vanuit de raad én vanuit de fractie om te communiceren met de inwoners. Dit communicatieplan betreft met name de gezamenlijke verantwoordelijkheid die een gemeenteraad heeft om te communiceren met de inwoners. De raad heeft inmiddels op verschillende momenten gepraat over het belang van goede (tweezijdige) raadscommunicatie. Onder andere tijdens de training Duaal Debatteren en de workshop Communicatie door de raad zijn suggesties en aanbevelingen voor het verbeteren van de raadscommunicatie geformuleerd. Ook in de burgerjaarverslagen en de communicatieplannen van het college zijn verschillende suggesties gedaan. Tot slot leverde het Imago onderzoek gemeente Haaren (mei 2005) en de discussie erover in de raad, verdere aanbevelingen op. Alle gedane suggesties en aanbevelingen vormen het vertrekpunt voor dit communicatieplan en zijn kort samengevat in paragraaf 2. In paragraaf 3 is de doelstelling van dit communicatieplan verder uitgewerkt. In paragraaf 3.4 volgt een opsomming van middelen om de raadscommunicatie te verbeteren. Communicatieplan 2006-2010 gemeenteraad Haaren 1
2. Vertrekpunt In de afgelopen periode is er op verschillende momenten gepraat over het verbeteren van de communicatie tussen de raad en de inwoners van de gemeente Haaren. Hieronder volgt een willekeurige lijst van opmerkingen, suggesties en aanbevelingen ten behoeve van de raad. Klare taal spreken en schrijven Organiseren van themabijeenkomsten / opiniërende bijeenkomsten (in de dorpskernen) Uitnodigen van inwoners/organisaties bij informatieve raadsbijeenkomsten en/of raadsvergaderingen Voeren van (raads)huiskamergesprekken Organiseren van een tv-show/talkshow over meerdere agendapunten Zo snel mogelijk besluiten publiceren E-mailforum inrichten voor open discussies Vriendelijker inrichten van het raadsdeel van de gemeentelijke website Begrijpelijke agenda en besluitenlijst publiceren Onderwerpen voor specifieke doelgroepen bundelen op de raadsagenda Presenteren van een jaaragenda van de raad, waar onderwerpen op staan Duidelijk maken wie wat doet binnen de gemeente Raadsleden moeten uit hun schulp kruipen Instellen van een burgerpanel Opstellen van een Verordening voor het Burgerinitiatief Interactieve website maken Digitale nieuwsbrief opstellen Chat-sessies voorafgaand aan de raad organiseren Raadsleden zijn aanwezig tijdens bepaalde openingstijden van het gemeentehuis Gemeenteraadspreekuur op lokatie organiseren Interactief vergaderen met de inwoners Publiceren van een eigen gemeenteraadspagina in lokale/regionale krant Persconferentie beleggen na de raadsvergadering Rekening houden met volgorde agendapunten op de raadsagenda Meningspeiling onder inwoners houden Donderdagavond, ruimte voor (de) raad Communicatie tussen raadsleden en inwoners stimuleren en intensiveren Uitleggen aan de inwoners waar de raad mee bezig is en waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn De raad moet weten wat er zich in de samenleving afspeelt; hiervoor is contact met de inwoners noodzakelijk Inwoners (her)kennen raadsleden niet of nauwelijks Luisteren naar wat mensen zeggen en het individuele en algemene belang tegen elkaar afwegen Het gezicht laten zien bij activiteiten Tonen van belangstelling en respect Verkleinen van de afstand (kloof) tussen de burger en de politiek Het geven van een korte toelichting voorafgaand aan de bespreking van een agendapunt Communicatieplan 2006-2010 gemeenteraad Haaren 2
3. Doelstelling en middelen 3.1 Wat wil de gemeenteraad bereiken (Beoogd Maatschappelijk Effect)? De gemeenteraad van Haaren wil de afstand tussen de raad en de inwoners van de gemeente Haaren verkleinen, anders gezegd: de raad wil de inwoners zoveel mogelijk betrekken bij de lokale politiek. 3.2 Wat gaat de raad daarvoor doen? (Speerpunt van beleid) De gemeenteraad gaat de communicatie met de inwoners van de gemeente verbeteren. 3.3 Hoe gaat de raad dit doen? (Meetbare doelstellingen en resultaten) De raad gaat de communicatie met de inwoners verbeteren door: a. Mondeling en schriftelijk klare taal te gebruiken; b. Regelmatig publicaties van en door de raad uit te geven; c. Actief contact op te nemen met inwoners en te praten over gemeentelijke onderwerpen; d. Inwoners de gelegenheid te bieden om met de raad(dsleden) gesprekken te voeren. Hiermee wil de raad bereiken dat: a. De raad zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk is voor de inwoners; b. De inwoners de rollen van de gemeenteraad kennen en weten wat de raad doet; c. De raad weet wat zich in de gemeente afspeelt en wat de inwoners graag willen. Communicatieplan 2006-2010 gemeenteraad Haaren 3
3.4 Welke middelen gaat de raad hiervoor inzetten? In het onderstaande overzicht zijn de middelen opgenomen, die de raad de komende raadsperiode gaat inzetten om zijn communicatie te verbeteren. A. Gedrag en vaardigheden raadsleden A1. Raadsvoorzitter, griffier en raadsleden spreken elkaar aan op het gebruik van klare taal A2. Alle raadsleden nemen deel aan een vaardigheidstraining Helder en duidelijk taalgebruik A3. Alle raadsleden kijken de video-opname van een raadsvergadering terug (per individu, per fractie of als raad) A2. Inhuren trainer/adviseur, materiaalkosten, gebruik raadszaal, koffie, thee A3. Gebruik raadszaal, koffie, thee, videorecorder, tv A2. Voorbereiding, begeleiding en nazorg door griffie/afstemming met sectie Communicatie A3. Video-opnames maken, voorbereiding, begeleiding door griffie B. Publicaties van en door de raad B1. Raadsagenda plus toelichting en besluitenlijst plus toelichting in begrijpelijke taal schrijven B2. Wekelijks een eigen raadspagina in de Leije B3. Vernieuwen raadspagina op gemeentelijke website B4. Digitale verslaglegging van de raadsvergaderingen 1 B2. Kosten pagina in de Leije B4. Aankoop/onderhoud module digitale verslaglegging B1. Uitvoering door griffie B2. Redactie voeren, aanleveren tekst door griffie, afstemming met sectie Communicatie B3. Uitvoering door griffie en webmaster B4. Uitvoering door griffiemedewerker 1 (voorbeelden zijn onder andere te beluisteren en te bekijken via de websites van de gemeente Schijndel en Best) Communicatieplan 2006-2010 gemeenteraad Haaren 4
C. Activiteiten van en door de raad C1. Raadsbijeenkomsten op locatie (10 keer per jaar ontmoetingen tussen raad en inwoners): denk aan een politiek café (raadsleden in debat met inwoners), informatiebijeenkomst (raad geeft en vraagt informatie aan inwoners), hoorzitting (raad peilt mening van inwoners), debatavond voor specifieke doelgroep (raad vraagt informatie aan doelgroep) C2. Het bijwonen van VIP-bijeenkomsten: inwoners worden door de raad uitgenodigd om een vergadering van de raad bij te wonen, de inwoners ontvangen een rondleiding door het gemeentehuis en kunnen voor en na de vergadering met raadsleden in gesprek komen; een afvaardiging van de raad is aanwezig bij de verwelkoming C3. Het bijwonen van activiteiten in alle dorpskernen C4. Agendagericht uitnodigen van betrokken groepen, inwoners, deskundigen bij een vergadering van de raadscommissie C1. Publicaties in de Leije, flyers, posters; inhuren debatleider/gespreksleider; mogelijk radio-/tvopnamen, koffie, thee, huur zaal op lokatie, informatiepakket C2. Informatiepakket, koffie, thee C4. Telefonisch en schriftelijk uitnodigen, informatiepakket, koffie, thee C1. Voorbereiding door griffie in overleg met vertegenwoordigers fractie en afstemming met sectie Communicatie C2. Voorbereiding door griffie (gericht uitnodigen, informatiepakket samenstellen, gasten ontvangen, rondleiding verzorgen, etc.) in overleg met sectie Communicatie, tijdens bijeenkomst bode voor o.a. koffie/thee C4. Gericht uitnodigen door griffie Communicatieplan 2006-2010 gemeenteraad Haaren 5