Onderzoeksrapport risicomanagement Een onderzoek naar de toepassing van risicomanagement binnen de gemeente Geldermalsen Rekenkamercommissie Geldermalsen Juli 2014
Inhoudsopgave Inhoudsopgave...1 1. Inleiding... 2 1.1 Aanleiding...2 1.2 Doelstelling...2 1.3 Vraagstelling...2 Afbakening... 3 Definitie van begrippen... 3 1.4 Leeswijzer...3 2. Onderzoeksaanpak... 4 2.1 Beleidstheorie...4 2.2 Normenkader...5 2.3 Casestudies, document analyse en interviews...6 Keuze casestudies... 6 Document analyse en interviews... 6 3. Uitgangspunten van beleid en instrumenten... 7 4. Toetsing beleidskader... 8 4.1 Beleid...8 4.2 Inrichting...11 4.3. Uitvoering...15 3.4 Rapportage...17 5. Conclusies en aanbevelingen... 19 5.1 Conclusies...19 5.2 Intermezzo: nieuwe ontwikkelingen en hun risico s...20 5.3 Aanbevelingen...21 6. Reactie College van burgemeester en wethouders... 25 7. Nawoord rekenkamercommissie... 26 Bijlagen... i Bijlage 1: normenkader...i Bijlage 2: Overzicht bestudeerde documenten en geïnterviewde personen...ii Overzicht bestudeerde documenten... ii Overzicht geïnterviewde personen... ii Bijlage 3: voorbeeld vragenlijst... iii Bijlage 4: ingevuld normenkader...v 1
1. Inleiding Gemeenten dragen een grote en zware verantwoordelijkheid in het uitvoeren van grote maatschappelijke taken. Het kan hierbij gaan om gebiedsontwikkeling, investering in gebouwen en wegen, maar ook uitvoering van (wettelijke) regelingen. De gemeente heeft hierin te maken met risico s - al dan niet voorzien - die beheerst moeten worden. Een gemeente ligt hierbij nog meer dan bedrijven onder een vergrootglas; het is het geld van de burger dat hiervoor wordt gebruikt. Wanneer een gemeente onverantwoorde risico s neemt, kan dit de inwoners van die gemeente ernstig schaden. Gemeenten doen er dus verstandig aan om risico s goed te beheersen. Het beleid dat een gemeente hierop voert kan ook wel risicobeheersing of risicomanagement worden genoemd. De rekenkamercommissie van de gemeente Geldermalsen heeft gemeend dat een onderzoek naar de wijze waarop de gemeente Geldermalsen invulling geeft aan risicomanagement zinvol kan zijn om de gemeenteraad, als ook het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie te ondersteunen in het proces van risicomanagement.. 1.1 Aanleiding De rekenkamercommissie ziet een aantal specifieke redenen om een onderzoek uit te voeren naar risicomanagement bij de gemeente Geldermalsen: Gemeenten staan per 1 januari 2015 voor de grote opgave om uitvoering te geven aan nieuwe bevoegdheden rond de uitvoering van de Participatiewet, Jeugdzorg en Algemene wet bijzondere ziektekosten (Awbz). Deze drie decentralisaties bieden gemeenten enerzijds kansen om de uitvoering van deze regelingen zelf vorm te geven, anderzijds krijgen ze ook de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering daarvan. Daarmee komen dus ook de risico s over naar gemeenten. In 2012 heeft de gemeenteraad van Geldermalsen een geactualiseerde kadernota over risicomanagement en weerstandsvermogen vastgesteld. Centraal staat de inzet op het behalen van een vijftal doelstellingen. Het is naar inzicht van de rekenkamercommissie goed om te bezien of deze aanpak bijdraagt c.q. heeft bijgedragen aan een effectievere en efficiëntere aanpak van risicomanagement. Dit onderzoek sluit naar ons inzicht goed aan op ons recente onderzoek met betrekking tot verbonden partijen (november 2013). In dit onderzoek hebben we geconstateerd dat het bestuur van Geldermalsen nog verbeteringen kan doorvoeren in de aansturing en controle van verbonden partijen. Dit betreft ook een vorm van risicomanagement. 1.2 Doelstelling De doelstelling van dit onderzoek is om een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling - en eventuele verbetering - van risicomanagement in de gemeente Geldermalsen, door dit beleid en een aantal cases te toetsen aan een normenkader dat op basis van literatuurstudie is ontwikkeld. 1.3 Vraagstelling Aan dit onderzoek ligt de volgende centrale vraagstelling ten grondslag: In welke mate is het risicomanagement van de gemeente Geldermalsen voldoende effectief en efficiënt? Ter ondersteuning van de beantwoording van de centrale vraagstelling zijn de volgende deelvragen opgesteld: 1. Wat zijn de centrale uitgangspunten en instrumenten van het geldende beleidskader? 2. Wat is de kwaliteit van (de uitvoering van) het geldende beleidskader in relatie tot een gedefinieerd normenkader? 3. Hoe functioneert dit beleidskader in de praktijk? 4. Welk verschil is er in de organisatie merkbaar in de uitvoering van risicomanagement in vergelijking met het vorige beleid(skader)? 5. Op welke wijze is risicomanagement onderdeel van het bewustzijn van de organisatie? 2
6. Op welke wijze blijkt uit de cases dat risicomanagement ook daadwerkelijk onderdeel is van regulier beleid? 7. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan ter verbetering van (de uitvoering van) het risicomanagement in Geldermalsen? Afbakening Dit onderzoek beperkt zich tot de periode 2011 tot en met 2013. Dit onderzoek richt zich op de aanpak van risicomanagement in algemene zin binnen de gemeente Geldermalsen. Bijvoorbeeld op welke wijze risicomanagement wordt gebruikt binnen de planning en control cyclus. Het onderzoek richt zich inhoudelijk niet op het risicomanagement rond (de beheersing van de risico s van) de grondexploitatie (GREX) van de gemeente Geldermalsen. In 2012 heeft de rekenkamercommissie hierover reeds een rekenkamerbrief aan de gemeenteraad opgesteld. In die brief is aandacht besteed aan de (omvang van de) risico s op de GREX en zijn aanbevelingen geformuleerd. Voor nadere informatie verwijzen we u naar deze betreffende brief. Definitie van begrippen In dit onderzoek staan twee begrippen centraal: risico en risicomanagement. Om een eenduidig beeld te hebben wat we hieronder verstaan, is het van belang deze twee begrippen nader te definiëren. Uit analyse van diverse onderzoeken, handreikingen en andere documenten is opgevallen dat er verschillende definities mogelijk zijn van de begrippen risico en risicomanagement. De rekenkamercommissie hanteert in dit onderzoek de definities van de International Standardisation Organisation 1, beter bekend onder de afkorting ISO. Begrip Definitie ISO (norm 31000) Risico Risicomanagement Risico is het effect van onzekerheid op doelstellingen. De gecoördineerde activiteiten om een organisatie te sturen en te beheersen met betrekking tot risico s. 1.4 Leeswijzer Dit onderzoeksrapport is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 2 beschrijft de onderzoeksopzet en gaat in op de gekozen beleidstheorie die aan dit onderzoek ten grondslag ligt, het normenkader dat daaraan ontleend is, keuze van onderzochte cases in de praktijk en onderzochte documenten en afgenomen interviews. Hoofdstuk 3 behandelt de centrale uitgangspunten van het risicomanagementbeleid en instrumenten. Hoofdstuk 4 toetst de beleidskaders van het risicomanagement en de uitvoering ervan in de praktijk aan het ontwikkelde normenkader. De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn beschreven in hoofdstuk 5. De reactie van het college van burgemeester en wethouders op het rapport is opgenomen in hoofdstuk 6, gevolgd door het nawoord van de rekenkamercommissie in hoofdstuk 7. De bijlagen vormen het sluitstuk van dit onderzoeksrapport. 1 Afgeleid uit het handboek van Deloitte en de afstudeerscriptie van Patrick Schouten over Risicomanagement (2010:28) 3
2. Onderzoeksaanpak De rekenkamercommissie heeft gekozen voor een onderzoek met een beschrijvend, evaluatief karakter. Onderzocht is hoe de gemeente Geldermalsen invulling geeft aan risicomanagement, waarbij op basis van een aantal cases een diepere analyse heeft plaatsgevonden. Om een waarde te kunnen geven aan de werkwijze (het hoe ), is een vergelijkend of normatief kader nodig. De basis hiervan is de beleidstheorie ( 2.1) Aan de hand van deze theorie is vervolgens een normenkader ontwikkeld ( 2.2). Op basis van casestudies, onderzochte documenten en interviews ( 2.3), is vervolgens de praktijk getoetst aan het normenkader. 2.1 Beleidstheorie Risicomanagement is een onderwerp dat bij veel gemeenten leeft. In het verleden is dan ook al veel materiaal verschenen dat nader ingaat op de randvoorwaarden voor een goed risicomanagement. Ook zijn er al veel onderzoeken bij gemeenten uitgevoerd. Uit die onderzochte stukken blijkt dat het belangrijk is dat risicomanagement een volwaardig onderdeel is van de gemeentelijke de Planning & Control-functie (en de daaraan verbonden planning & control cyclus). Deze functie vormt dan ook het uitgangspunt van de gekozen beleidstheorie. In gemeenten is de Planning & Control-functie tegenwoordig gebaseerd op de theorie van governance. Dit begrip kan worden gedefinieerd als: Het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van organisaties, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van beleidsdoelstellingen, alsmede daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van de belanghebbenden. Voor een gemeente bestaat deze uit de volgende stappen: Kaders vaststellen: Uitvoering en beheersing: Verantwoording: Controleren Het vaststellen van de te realiseren beleidsdoelstellingen en (financiële) beleidskaders van het gemeentelijk beleid Het beleid wordt uitgevoerd. Daarbij vindt beheersing plaats zodat de uitvoering binnen de gestelde (financiële) kaders blijft en doelstellingen bereikt worden. Over de wijze van uitvoering en bereikte resultaten wordt verantwoording afgelegd. De verantwoording en bereikte resultaten worden getoetst aan de eerder vastgestelde kaders. Een goede samenhang tussen sturen, beheersen van de uitvoering, verantwoording afleggen en controleren is van wezenlijk belang. Wanneer één van de stappen in de cyclus wordt overgeslagen, leidt dit tot zogenaamde blinde vlekken in de cyclus. Deze cyclus kan ook worden toegepast op risicomanagement. Kaderstelling vindt plaats door het beschrijven van het beleid rond risicomanagement. De uitvoering en beheersing uit zich in de inrichting en uitvoering van het proces. Tenslotte vindt er op basis van controle en rapportages verantwoording plaats over het gevoerde beleid en bereikte resultaten. We voegen hier nog wel één dimensie aan toe, namelijk het organisatiebewustzijn. Met name in de handreiking van Deloitte zien we dat risicomanagement niet enkel betekent dat hieraan is voldaan wanneer risico s in kaart zijn gebracht en vervolgens zijn afgevinkt. Risicomanagement is een terugkerend proces dat zichzelf continu moet/kan verbeteren. Het schema komt er dan als volgt uit te zien: Kaderstellen Beleid Wat is de kaderstelling vanuit de Raad en op welke wijze is de opzet en uitvoering van risicomanagement formeel vastgelegd? Uitvoeren en beheersen Inrichting Hoe zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor risicomanagement binnen de ambtelijke organisatie belegd en wat is de rol van het College en de Raad hierin? Uitvoering Welke processen, mensen en middelen zijn betrokken in de uitvoering van risicomanagement en wat zijn de specifieke Verantwoording en controle Controle en Rapportage competenties, systemen en tools? Op welke wijze en op welke onderdelen vindt periodieke rapportage en controle plaats zowel binnen de ambtelijke organisatie alsook naar het College en in het bijzonder de Raad? Organisatiebewustzijn 4
De verkenning van de algemene randvoorwaarden van risicomanagement in relatie tot de planning en control cyclus is hiermee afgerond. Nu is het mogelijk om een normenkader te ontwikkelen. 2.2 Normenkader Het normenkader beschrijft de indicatoren waarmee de werkwijze van de gemeente Geldermalsen met betrekking tot risicomanagement gewaardeerd kan worden. Doelstelling is dat het normenkader een referentiekader is aan de hand waarvan kan worden beoordeeld: wat al gerealiseerd is, in welke mate, en wat nog ontwikkel mogelijkheden zijn waarin ook keuzes gemaakt kunnen worden. Dit doel is bereikt door aan elk element van Beleid, Inrichting, Uitvoering en Rapportage specifieke en meetbare normen te koppelen. Zo kan per element beoordeeld worden in welke mate het risicomanagement binnen de gemeente Geldermalsen aan de gestelde normen van dat element voldoet. Per norm is aangegeven of de norm wordt nageleefd en een toelichting daarop. De waardering/score op de norm is in het rapport groen, oranje of rood gekleurd. De kleur geeft de mate van naleving van de norm aan, volgens onderstaande tabel: Mate van naleving van norm Groen De norm wordt nageleefd Oranje De norm wordt deels nageleefd Rood De norm wordt niet nageleefd Het normenkader is opgesteld aan de hand van: minimumvoorwaarden op basis van wet- en regelgeving (Besluit Begroten en Verantwoorden), literatuuronderzoek: o Deloitte. Risicomanagement, meer dan de som der delen, 2009 o Afstudeerscriptie Patrick Schouten. Risicomanagement. Een onderzoek naar risicomanagement bij 100.000+ gemeenten, 2010. o Rekenkamercommissie Waddinxveen, Onderzoek risicomanagement, 2011 Het normenkader is opgenomen in bijlage 1. 5
2.3 Casestudies, document analyse en interviews Het onderzoek is uitgevoerd door verschillende documenten te analyseren en interviews te houden. Daarbij is tevens de keuze gemaakt om naast het algemene beleid rond risicomanagement, ook een aantal specifieke dossiers de casestudies nader te bekijken. Keuze casestudies Voor de uitvoering van dit onderzoek zijn vier casestudies geanalyseerd. Er is een selectie gemaakt van dossiers op verschillende domeinen (fysiek/sociaal) en door verschillende jaren (2011 2013). Door middel van deze spreiding is getracht een zo reëel mogelijk beeld te verkrijgen. In onderstaande tabel is beschreven welke casestudies zijn geselecteerd met welke motivatie Casus Jaar van besluit Motivatie selectie 1 Besluit tot samenwerking met de gemeente Culemborg en Tiel. 2 Instemmen met de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Rivierenland. 3 Convenant uitvoering bibliotheekwerk. 4 Herinrichting openbaar gebied centrum Geldermalsen. 2013 Betreft een case in de sfeer van intergemeentelijke samenwerking. 2012 Betreft een case in de sfeer van intergemeentelijke samenwerking in verbonden partijen. Past als vervolg op onderzoek van rekenkamercommissie naar verbonden partijen. 2011 Betreft een case in het maatschappelijke/sociale domein. 2013 Betreft een case binnen het fysieke domein. Dergelijke projecten zijn vaak complex door combinatie van elementen als wegenbouw, riolering, meerdere aannemers, planning. Document analyse en interviews Om de juiste gegevens te verzamelen ten behoeve van de uitvoering van dit onderzoek, is gekozen voor een combinatie van document-analyse en interviews. Doelstelling van de documentanalyse was om een algemeen beeld te krijgen van de beleidskaders van het risicomanagement van de Gemeente Geldermalsen, als ook hoe dit in de vier casestudies in de praktijk tot uiting kwam. In bijlage 2 treft u een totaaloverzicht van de bestuurde stukken. Aan de hand van interviews met bij de verschillende dossiers betrokken personen, heeft vervolgens een verdieping plaatsgevonden. Door middel van dit gesprek heeft de rekenkamercommissie vragen kunnen stellen die uit de documentanalyse naar voren kwamen. In bijlage 2 treft u de lijst van geïnterviewde personen aan. In bijlage 3 treft een voorbeeld vragenlijst, zoals deze met één van de geïnterviewden is besproken.. 6
3. Uitgangspunten van beleid en instrumenten De Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement voor de jaren 2012 tot en met 2015 heeft ten doel om de hoofdlijnen uit te zetten over hoe men in Geldermalsen uitvoering wil geven aan risicomanagement. In de nota (p.9) zijn een aantal doelstellingen benoemd die men met het beleidskader wil bereiken: o kaderstelling door de raad en formuleren van beleidsuitgangspunten met betrekking tot weerstandsvermogen en risicomanagement o risicobewustzijn vergroten o reduceren van de gevolg van risico s o optimaliseren van interne beheersing als onderdeel van integraal management o het beleid verbeteren. Als instrument sluit men zoveel mogelijk aan bij de reguliere producten in de P&C-cyclus. Het betreft het inventariseren van risico s, deze analyseren en zo goed als mogelijk kwantificeren en beheersen. Deze inventarisatie wordt verwerkt in de update van de weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen zoals dat wordt gepresenteerd in de programmabegroting, bloesem- en oogstrapportage en ten slotte de jaarrekening. 7
4. Toetsing beleidskader Het beleidskader en uitvoering van risicomanagement binnen de gemeente Geldermalsen is getoetst. Er is hierbij gekozen voor een indeling van normen in vijf categorieën, te weten beleid (4.1), inrichting (4.2), uitvoering (4.3), controle & rapportage (4.4), en organisatiebewustzijn (bij alle). Door per onderdeel te analyseren in welke mate het beleidskader en/of uitvoering hieraan voldoen, kan een beeld worden geschetst van de kwaliteit van het beleidskader en uitvoering ervan in de praktijk. In de volgende paragrafen is deze toetsing beschreven en per onderdeel onderbouwd. 4.1 Beleid Organisatiebewustzijn Beleid Er is een gemeentebrede nota risicomanagement aanwezig die vastgesteld is door de Raad Het beleidskader schetst de uitgangspunten van relevante wet- en regelgeving. De beschikbare nota is bondig en concreet, zodat een consistente identificatie en kwantificering van risico s kan plaatsvinden De vertaling van risicomanagement naar het weerstandsvermogen ligt vast. Er zijn spelregels beschreven over hoe te handelen wanneer een risico optreedt of een gestelde norm wordt overtreden De kaders van risicomanagement zijn in de hele organisatie bekend. Risicomanagement is een volwaardig onderdeel van de P&C-cyclus en volledig gedragen binnen de organisatie. Vastgestelde nota aanwezig Risicomanagement wordt sinds 2008 als onderdeel van de P&C-cyclus gezien. Voor het vigerende beleid rond risicomanagement is de Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement 2012 t/m 2015 van toepassing, welke op 24 april 2012 door gemeenteraad is vastgesteld. Nota schetst uitgangspunten van relevante wet- en regelgeving De nota schetst de vereisten die het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) aan de programmabegroting en paragraaf Weerstandsvermogen stelt. Ook maakt de nota de koppeling met de Financiële verordening gemeente Geldermalsen. Met de vaststelling van de financiële verordening heeft de gemeenteraad van Geldermalsen het college de opdracht gegeven om tenminste éénmaal per vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement ter vaststelling aan de gemeenteraad voor te leggen. De nota is bondig en biedt handvatten voor consistent proces De nota is bondig waardoor de invulling van het risicomanagement op hoofdlijnen is beschreven. De nota bevat de belangrijkste informatie om een beeld te hebben bij hoe de gemeente Geldermalsen invulling geeft aan risicomanagement. Het betreft bijvoorbeeld de hoofdlijnen van het wettelijk kader, definities van begrippen, en wijze van berekenen van het weerstandsvermogen. In hoofdstuk 7 wordt beschreven hoe risico s geïdentificeerd, beoordeeld, beheerst en gerapporteerd moeten worden. De nota biedt de handvatten om binnen de organisatie op een eenduidige wijze vorm te geven aan het proces van risicomanagement. Vertaling van risicomanagement naar weerstandsvermogen ligt vast De nota (hoofdstukken 7 en 8) beschrijft welke rekenmethode dient te worden gehanteerd om het weerstandsvermogen te berekenen op basis van de geldende risico s. Spelregels zijn niet beschreven Over hoe te handelen wanneer een risico optreedt of een gestelde norm wordt overtreden zijn geen spelregels in de nota opgenomen. Hoofdstuk 5 schetst een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er wordt hierin beschreven wat de taken zijn, maar niet welk proces of acties moeten worden ondernomen wanneer een risico optreedt. Daarnaast wordt in paragraaf 7.5 van de nota alleen beschreven over wat er met een risico gedaan kan worden (vermijden, verminderen, overdragen of accepteren). Kortom, de escalatielijn in de organisatie is niet beschreven. Daardoor is op basis van de beleidsnota niet duidelijk wie wat doet of moet doen in geval een risico optreedt. 8
De kaders van risicomanagement zijn niet binnen de gehele organisatie bekend Uit de interviews blijkt dat nog niet alle medewerkers op de hoogte zijn van de laatste nota. Sleutelpersonen in de organisatie, zoals afdelingshoofden en de directie zijn dit wel. Men geeft aan de informatie actiever te willen verspreiden en risicomanagement nog meer bekend te maken binnen de organisatie, bijvoorbeeld door de nota te bespreken in afdelingsoverleggen en beschikbaar stellen via het intranet. Beleid risicomanagement en organisatiebewustzijn Er is sprake van een groeiend organisatiebewustzijn rond risicomanagement. Kenmerkend is de uitspraak van een van de geïnterviewde: De winst van twee nota s risicomanagement is binnen de gemeente Geldermalsen bewustwording en in het dagelijks handelen rekening houden met risico s. Deze ontwikkeling is merkbaar in de twee kaderstellende nota s. In de huidige nota is meer aandacht voor de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens worden de uitgangspunten geschetst van de randvoorwaarden die (binnen de organisatie) nodig zijn om tot een goede uitvoering van risicomanagement te komen en het risicobewustzijn binnen de gehele organisatie te vergroten (p.20). Uit interviews blijkt dat risicomanagement is gegroeid als onderwerp van de Planning & Controlcyclus. Risicomanagement is onderdeel in (de voorbereiding van) de begroting, bloesemrapportage, oogstrapportage en jaarrekening. College, directie en management ervaren dat medewerkers er aandacht voor hebben en er werk van maken. Men ziet een ontwikkeling in het omgaan met risico s en organisatiebewustzijn. Waar in het verleden bijvoorbeeld de focus vooral lag op financiële risico s (zoals grondexploitatie), heeft men nu ook meer aandacht voor risico s in de bedrijfsvoering (zoals ziekteverzuim) en het beheersen van deze risico s. Een traject zoals doorlopen met het project solide begroting heeft hierin bijgedragen. Met dit project heeft de gemeente van Geldermalsen in de periode 2011-2012 een brede risico-inventarisatie uitgevoerd. Aanleiding hiervoor was de wens van de gemeenteraad voor een meer solide meerjarenbegroting. Middels een raadsbrede motie heeft het college van b&w heeft van de gemeenteraad twee opdrachten meegekregen: de hoogte van het structurele en incidentele bufferbedrag voor meerdere jaren vast te stellen om te komen tot een meerjarenbegroting aan de hand van een risico-inventarisatie maatregelen bedenken om de vastgestelde incidentele en structurele bufferbedragen te realiseren. Op basis van de risico-inventarisatie is een bufferbedrag voor risico s vastgesteld. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt naar de categorieën risico s open einde regelingen, overige risico s en risico s in het kader van de bezuinigingsmaatregelen. De omvang van het risico is ingeschat, alsmede de kans dat het risico zich zal voordoen en met ingang van welk jaar het risico kan optreden. Op basis van deze factoren en de uitgangspunten uit de nota Risico s de baas wordt het gewogen risico berekend en kan een total benodigd bufferbedrag worden berekend. 2 Dit bufferbedrag wordt vervolgens als Risicobedrag meegenomen in de formule van het berekenen van het weerstandsvermogen van de gemeente Geldermalsen. In het kader van de P&C-cylcus wordt het gemaakte risico-overzicht periodiek geactualiseerd en het bufferbedrag hierop aangepast. Ook het invoeren van een verplichte paragraaf in college- en raadsvoorstellen is ondersteunend aan het vergroten van het bewustzijn. Tegelijkertijd ziet men dat er nog stappen moeten worden gezet. Er is verschil tussen hoe medewerkers binnen verschillende afdelingen gewend zijn om risicomanagement bewust onderdeel te laten zijn van de beleidsontwikkeling en uitvoering. Bij de uitvoering van projecten in de fysieke ruimte is men door het werken met beheerplannen meer gewend aan het beschrijven van risico s en het treffen van maatregelen. Rond projecten in het sociale domein wordt dit vaak nog als lastig 2 voorstel Solide begroting, De uitwerking. (registratienummer 12.003198), p.15 en voorstel Kadernota 2012, p. 6 9
ervaren. Medewerkers ontwikkelen zich hier wel in. Ook blijkt uit de interviews dat risicomanagement nog geen (periodiek) onderdeel is van de personeelsoverleggen, zoals in de nota (p. 25) is benoemd. Een ander punt is het verschil in beleving van risicomanagement door college en raad. Tijdens interviews met portefeuillehouders, directie en management is de rol van de raad ervaren als een positief kritische houding. In debatten wordt vaak aandacht besteed aan de risico s. Uit het interview met de commissie bestuur en middelen van de gemeenteraad heeft de rekenkamercommissie vernomen dat de raad zich echter nog niet altijd volledig geïnformeerd voelt en naar de beleving van de raad niet altijd of in onvoldoende mate kaderstellende keuzes kan maken. Als voorbeeld van best practice bij besluitvorming zijn hierbij de beheerplannen van de openbare ruimte genoemd. Op basis hiervan kon de raad duidelijke keuzes maken om voor een bepaald type onderhoudsniveau te kiezen. Dat lukt door de huidige invulling van raadsvoorstellen niet bij alle voorstellen. De rekenkamercommissie constateert dat sprake is van een verschil in beleving in de wijze waarop risicomanagement nu wordt toegepast en de verwachting die de raad hierbij heeft. 10
4.2 Inrichting Organisatiebewustzijn Inrichting De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom risicomanagement zijn duidelijk vastgelegd in de organisatie. Het risicomanagement-proces is vastgelegd. Hierin zijn de noodzakelijke functiescheidingen opgenomen. Een periodieke, gestandaardiseerde risicoanalyse per individueel project vindt plaats. Risico s worden, indien mogelijk, gekwantificeerd en beheersmaatregelen zijn per risico vastgelegd. Er is een gemeentebreed overzicht van de risico s in de individuele projecten en hier wordt op gestuurd. Er is voldoende capaciteit aanwezig om aandacht te besteden aan risicomanagement. College en management houden er een positieve en stimulerende houding op na als het gaat om het omgaan met risico s. Het nieuwe beleidskader in de gemeentelijke organisatie is voldoende afgestemd op de gangbare wijze van sturen, informeren etc. van het college en raad. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd De recente Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement beschrijft (hfd. 5) specifiek de verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling binnen de organisatie. Uit de interviews blijkt dat college, directie en management de aan hen toebedeelde verantwoordelijkheden kunnen waarmaken. College De nota stelt dat Het college van b&w is uiteindelijk verantwoordelijk voor alle gemeentelijke doelstellingen en de risico s die hiermee gepaard gaan en de bijbehorende acties de worden ondernomen om deze te beheersen. De geïnterviewde portefeuillehouders geven aan dat zij deze rol als zodanig ervaren en op basis van aangedragen informatie uit de ambtelijke organisatie ook kunnen dragen. Er wordt door portefeuillehouders nog wel een aparte positie hierbij benoemd voor de portefeuillehouder Financiën en portefeuillehouder Bedrijfsvoering. Zij hebben een voortrekkersrol of zitten er wat zwaarder in. Portefeuillehouders houden elkaar door meelezen wel scherp op risico s in voorstellen. Het college ervaart een grote betrokkenheid van de ambtelijke organisatie rond het onderwerp van risicomanagement. Directie De nota beschrijft dat risicomanagement een vorm van integraal management is, wat inhoudt dat de lijn verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen en de risico s die hiermee samenhangen. De directie (gemeentesecretaris) en concerncontroller als eerstverantwoordelijke is integraal verantwoordelijk voor strategisch risicomanagement en daarmee voor gehele risicoprofiel van Geldermalsen. De directie bepaalt de prioriteiten en de planning en zorgt ervoor dat bewust wordt omgegaan met risico s en dat risicomanagement gemeentebreed wordt gestimuleerd Uit de interviews kan worden opgemaakt dat de directie zich verantwoordelijk voelt en hier ook invulling aangeeft. Bijvoorbeeld in overleggen met het college over de actuele risico s en hoogte van het benodigde bufferbedrag (conform project Solide begroting ). Maar ook door binnen de organisatie risicomanagement regelmatig te agenderen op MT-overleggen. Afdelingshoofden Afdelingshoofden zijn zoals beschreven in de nota verantwoordelijk voor risico s die binnen hun afdeling gelopen worden. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het treffen van passende maatregelen en toepassen ervan. Afdelingshoofden dienen ten behoeve van producten in de Planning & Controlcylcus periodiek een risico-overzicht op te stellen.. 11
Afdelingshoofden voelen zich verantwoordelijk. Maar tegelijkertijd wordt in interviews aangegeven dat de concerncontroller een belangrijke rol speelt; De concerncontroller trekt wel de kar. Ook als het gaat om producten in het kader van de Planning & Control-cyclus, wachten zij hierbij wel op initiatief van concerncontroller. Zij mailt de afdelingshoofden en vraagt hen op terugkoppeling. Afdelingshoofden voelen zich wel verantwoordelijk, omdat hun input ook wordt besproken in managementoverleg. Concerncontroller De regie op het gebied van risicomanagement ligt bij de concerncontroller (p.13). Op basis van de interviews kan worden gesteld dat deze verantwoordelijkheid wordt opgepakt en uitgevoerd. In de praktijk is dat zichtbaar door het agenderen van het onderwerp binnen directie en managementteam. De regie komt ook tot uiting in het aansturen van het proces rond producten in de Planning & Controlcyclus. Wel blijkt uit de interviews dat risicomanagement niet wordt geacht van één of enkele personen te zijn, maar van de gehele organisatie. Gemeenteraad Volgens de nota stelt de gemeenteraad kaders en het college voert het beleid uit binnen de gestelde kaders. De gemeenteraad controleert vervolgens in hoeverre de uitvoering van het beleid door het college binnen de vastgestelde kaders heeft plaatsgevonden en of hierin voldoende rekening is gehouden met de aanwezige risico s. Uit het interview met de commissie Bestuur & Middelen blijkt dat de raad ziet dat het college invulling geeft aan risicomanagement. Maar de raad voelt zich echter nog niet altijd volledig geïnformeerd. Naar de beleving van de raad kan zij niet altijd of in onvoldoende mate kaderstellende keuzes maken. Als voorbeeld van een best practice bij besluitvorming zijn hierbij de beheerplannen van openbare ruimte genoemd. Op basis hiervan kon de raad duidelijke keuzes maken om voor een bepaald type onderhoudsniveau te kiezen. Voor de raad was duidelijk welke risico s aan welke keuze waren gekoppeld. De raad geeft aan dat het zo duidelijk is aan welke knoppen gedraaid kan worden en welke consequenties erbij horen. Dat lukt door de huidige invulling van raadsvoorstellen (bijv. de tabel van de risicoparargaaf) niet bij alle voorstellen. Proces risicomanagement niet vastgelegd, maar er is wel een zekere werkroutine De concrete stappen van het risicomanagementproces zijn niet in de nota beschreven. Er wordt beschreven dat risicomanagement wordt meegenomen in de Planning & Control-cyclus. In de interviews wordt bevestigd dat de concrete stappen in het risicomanagementproces zelf niet zijn beschreven of vastgelegd. Anderzijds blijkt dat er in de uitvoering wel een zekere werkwijze is ontstaan rond risicomanagement ten behoeve producten in de P&C-cyclus; De risico-overzichten worden opgesteld door de afdelingen, getoetst door de concerncontroller en integraal besproken in het managementteam. Er vindt ook overleg plaats tussen MT en college over de risico-analyses. Ook blijkt dat het management in de voorbereiding van bijvoorbeeld begroting of jaarrekening wel een bijeenkomst met medewerkers houdt waarin het proces wordt besproken. Op basis van de interviews is te stellen dat er sprake is van een zekere werkroutine tussen organisatieonderdelen als het gaat om toepassen risicomanagement binnen producten van de P&C-cyclus. Afdelingen organiseren dit echter op hun eigen wijze. Dit is echter wat anders dan een daadwerkelijke procesbeschrijving (wie levert wat wanneer aan wie aan) van hoe het proces rond risicomanagement verloopt. Geen duidelijk beeld over periodieke, gestandaardiseerde risicoanalyse per individueel project Er is hier sprake van een tweeledig beeld. Enerzijds blijkt uit beschikbaar gestelde stukken dat er een periodieke, gestandaardiseerde inventarisatie van risico s plaatsvindt. Het project Solide begroting heeft geleid tot een tabel met Inventarisatie voornaamste risico s ten.behoeve van. jaarrekening 2012 volgens doorkijk 2013-2016. Uit de interviews blijkt dat deze tabel de basis vormt voor het actueel houden van het overzicht door de concerncontroller. De organisatie wordt hierdoor gedwongen voortdurend de risico s te analyseren op hun actualiteit. Anderzijds is er een verschil tussen afdelingen. Binnen de fysieke sector is men vanuit het werken met beheersplannen meer ervaren met het toepassen van risicoanalyses en het verwerken hiervan in de plannen. Op basis hiervan worden bijvoorbeeld scenario s geschetst, op basis waarvan college en/of raad een overwogen keuze kunnen maken. Dit is niet of in mindere mate het geval bij projecten binnen het sociale domein. Van een eenduidige werkwijze is daarom niet te spreken. 12
Risico s worden indien mogelijk gekwantificeerd en beheersmaatregelen zijn vastgelegd In een aantal documenten binnen de Planning & Control-cyclus zijn risico s duidelijk benoemd en gekwantificeerd. Voorbeeld van een bestuurlijke rapportage hiervan is het project Solide begroting. In de programmabegrotingen (2010-2014) worden risico s binnen programma s wel gewaardeerd (hoog, middel, laag), maar niet alle type risico s worden gekwantificeerd. Zelfde geldt voor jaarrekeningen (2010-2012). In de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting en jaarrekening worden risico s benoemd, gewaardeerd en beheersmaatregelen beschreven. We zien dat in deze documenten vooral de financiële risico s worden gekwantificeerd. Echter, andere type risico s met betrekking tot imagoschade of juridische risico s zijn niet duidelijk herleidbaar. Op basis van een analyse van de college- en raadsvoorstellen betreffende de vier onderzochte cases, moet echter worden gesteld dat aan deze norm nog niet altijd wordt voldaan. Voor een nadere toelichting hierop, zie paragraaf 4.4. De rekenkamercommissie constateert dat de focus van risicomanagement zit in de producten van de Planning & Control-cyclus. In de praktijk van alledag is het risicobewustzijn en proces van risicomanagement nog niet ingebakken. Ook uit de interviews blijkt dat het risicomanagement vooral in de top van de (ambtelijke) organisatie onder de aandacht is, maar nog niet in de haarvaten.. Gemeentebreed overzicht Het project Solide begroting heeft geleid tot een tabel met Inventarisatie voornaamste risico s t.b.v. jaarrekening 2012 volgens doorkijk 2013-2016. Dit overzicht wordt actueel gehouden via het risicomanagementproces in de Planning & Control-cyclus waarbij de concerncontroller informatie uitvraagt bij de afdelingshoofden. In het overzicht worden de risico s uit de openbare ruimte niet allemaal vermeld. Uit het interview blijkt dat daar waar risico s in de openbare ruimte bestaan, deze worden verwerkt in het overzicht. In de beheerplannen wordt rekening gehouden met een post onvoorzien. Deze post onvoorzien is vervolgens in budgetten en voorzieningen van de beheerplannen verdisconteerd. Deze zijn verwerkt in het algemene weerstandsvermogen. Op basis van deze gegevens wordt het benodigde bufferbedrag (en daarmee het weerstandsvermogen) voortdurend geactualiseerd. Voldoende capaciteit Op basis van de onderzochte documenten en interviews is het moeilijk een uitspraak te doen over of er al dan niet voldoende capaciteit aanwezig is voor het uitvoeren van risicomanagement. Tijdens een interview is aangegeven dat risicomanagement van iedereen binnen de organisatie zou moeten zijn. In het begin zal meer energie nodig zijn om het bewustzijn rond risicomanagement te stimuleren. Wanneer dit eenmaal tot in de haarvaten van de organisatie is doorgedrongen, dan werkt de hele organisatie mee. Voorts is de vraag of er voldoende capaciteit aanwezig is ook afhankelijk van de opdracht die wordt meegegeven. Wanneer ieder risico tot in detail bekend en beheerst moet worden, betekent dit een andere belasting van de organisatie dan wanneer het om een benadering gaat waarin men risico-alert is, oog heeft voor risico s en in staat is snel te handelen wanneer een risico optreedt. In dit kader is in de interviews ook aangegeven dat risicomanagement geen extra tijd hoeft te kosten als je risicobewust bent. Tijdens de interviews is aangegeven dat er vaak tijdsdruk zit op het uitvoeren of updaten van de risicoinventarisatie en aanleveren voor producten in het kader van de Planning & Control-cyclus.. Houding college en management is positief en stimulerend Het college en management laten in bestuurlijke stukken zien dat er stappen worden gezet op het terrein van risicomanagement. In de interviews geven alle partijen aan risicomanagement als belangrijk te ervaren en het risicobewustzijn te (willen) stimuleren. Er wordt in de interviews onderkend dat er nog stappen te maken zijn. Hierbij wordt bijvoorbeeld het consequent invullen van de risicotabel in college- en raadsvoorstellen genoemd.. 13
Werkwijze rond risicomanagement is afgestemd op situatie Geldermalsen. Uit interviews met portefeuillehouders, directie en afdelingshoofden blijkt dat de wijze waarop men risicomanagement in Geldermalsen heeft ingericht, volgens hen aansluit bij de gangbare wijze van sturen en informeren van het college en raad. Anderzijds blijkt uit het interview met de commissie Bestuur en Middelen dat de raad op bepaalde onderdelen andere wensen heeft, bijvoorbeeld in de wijze waarop de raad bij voorstellen keuzes kan maken op basis van scenario s welke zijn voorzien van gekwantificeerde (of in ieder geval benoemde) risico s. Er lijkt daardoor sprake van een verschil tussen de wijze waarop het college naar de invulling van het risicomanagement kijkt en de wijze waarop de gemeenteraad dat in dit kader zou willen. 14
4.3. Uitvoering Organisatiebewustzijn Uitvoering Er is voldoende kennis inzake risico s, alle risico s en hun beheersmaatregelen worden gemeld en het weerstandsvermogen is inzichtelijk en onderbouwd. Alle betrokkenen en relevante externen zijn betrokken bij de risicoanalyse. Betrokkenen bij de risicoanalyse zijn vertrouwd met de afspraken en de werking van de ter beschikking staande systemen. De onderliggende tools en systemen zijn adequaat en up-to-date. Het melden van risico s wordt gestimuleerd en er wordt gestuurd op gedrag. Er bestaat waardering voor het melden van risico s. Maatregelen om risico s te beperken dan wel te mitigeren worden serieus genomen. De verplichte paragraaf Risico s wordt consequent gevuld. Kennis kan worden versterkt Uit de interviews komt naar voren dat de kennis met betrekking tot risicomanagement nog kan worden versterkt. Dit start bijvoorbeeld met het verspreiden van de nota risicomanagement via intranet, maar bijvoorbeeld ook door kennisuitwisseling tussen afdelingen. Er blijkt namelijk verschil in ervaring te zijn tussen afdelingen met het toepassen van risicomanagement. Sommige medewerkers zijn meer risicobewust en meer ervaren in risicomanagement dan anderen. Op basis van de risico-inventarisatie die gehouden wordt voor de oplading van bijvoorbeeld begroting en jaarrekening, kan worden gesteld dat risico s en beheersmaatregelen worden genoemd. Of dit alle risico s zijn, is iets dat op basis van vertrouwen tot stand komt. Uit programmabegroting en jaarrekening is af te leiden op basis van welke risico s het weerstandsvermogen is bepaald. Niet direct duidelijk is voor welk bedrag welk risico daar in meetelt. Daarvoor zijn onderliggende stukken nodig, zoals de risico-inventarisatie die de concerncontroller opvraagt binnen de ambtelijke organisatie. Alle betrokkenen en relevante externen zijn betrokken bij risicoanalyse Uit interviews blijkt dat binnen de organisatie alle verantwoordelijke actoren betrokken zijn. De concerncontroller neemt regie door de uitvraag naar risico s bij de afdelingshoofden te doen. De afdelingshoofden laten medewerkers deze invullen. Het afdelingshoofd bekijkt de opgave. In geval van opvallende zaken, gaat hij in gesprek met medewerker. Zo niet, dan gaat het overzicht ingevuld terug naar de concerncontroller. De concerncontroller bekijkt en beoordeeld de inventarisatie. In geval van vragen, zal de concerncontroller deze stellen aan het verantwoordelijk afdelingshoofd. De inventarisatie wordt vervolgens door directie met het managementteam besproken en voorgelegd aan het college. In de interviews wordt geopperd om gebruik te maken van externe organisaties om mee te kijken naar de risico s en onderbouwing er van. Bij de grondexploitatie wordt dit bijvoorbeeld gedaan. Er wordt hierbij ook verwezen naar de Bank Nederlandse Gemeenten, die een second opinion of andere ondersteuning zou kunnen voor goede analyses ten behoeve van risicomanagement. Betrokkenen bij analyse zijn vertrouwd met afspraken en de ter beschikking staande systemen Er is geen softwarematig systeem dat concerncontroller ondersteund als het gaat om de risicoinventarisatie voor begroting en jaarrekening. Voor het inschatten van de (financiële) risico s van de grondexploitatie maakt de gemeente wel gebruik van een softwaresysteem, waarmee betrokkenen bekend en vertrouwd zijn. Onderliggende tools en systemen zijn adequaat De gemeente Geldermalsen werkt niet met een specifiek software-systeem voor de algemene risicoinventarisatie. Wel ten behoeve van risico s bij grondexploitatie. De algemene risico-inventarisatie en analyse vinden plaats via Excel. Een adequaat systeem, maar er is sprake van gevoeligheden in foutenmarge. 15
Melden risico s wordt positief omarmd en er wordt op gestuurd Uit de interviews komt naar voren dat er sprake is van een open houding ten aanzien van risicomanagement. Uit interviews blijkt dat men het organisatiebewustzijn met betrekking tot risicomanagement stimuleert. Hoewel nog niet volledig in alle lagen van de organisatie ingedaald, wordt het gesprek over risicomanagement gestimuleerd. Er is waardering voor melden risico s Uit interviews blijkt dat men het organisatiebewustzijn met betrekking tot risicomanagement stimuleert. In die zin wordt melden van risico s gewaardeerd. Ook blijkt hieruit dat er tussen management en college sprake is van een cultuur waarin het gesprek over risico s mogelijk is. Uit interviews blijkt dat het voorkomt dat een portefeuillehouder het niet altijd eens is met de waardering van één of meerdere risico s. In dat geval wordt het gesprek wel gevoerd. Men geeft aan dat in dergelijke gevallen het college eindverantwoordelijk is en besluit om het risico al dan niet te vermelden. Via de verantwoordelijkheden van concerncontroller en gemeentesecretaris kan vanuit ambtelijke organisatie in ieder geval het risico worden aangegeven bij de portefeuillehouder en/of het college. Maatregelen worden serieus genomen De rekenkamercommissie leidt uit de interviews af dat maatregelen ten behoeve van risico s serieus worden genomen. De paragraaf Tabel risico s in voorstellen wordt niet consequent gevuld Van vier bestuurlijke besluitvormingsprocessen zijn de college- en raadsvoorstellen bekeken. Daarbij is bekeken of in het betreffende voorstel expliciet rekening is gehouden met het benoemen en kwantificeren van risico s en of de beheersmaatregelen benoemd zijn. Omdat hiertoe specifiek de Tabel risico s in het voorstel is opgenomen, is beoordeeld of en hoe deze tabel gevuld was. Casus Samenwerking Culemborg, Geldermalsen en Tiel: Gemeenschappel ijke regeling ODR: Convenant bibliotheek: Herinrichting centrumgebied Geldermalsen: Tabel gevuld? Nee, maar wel in bijlagen benoemd Nee Niet van toepassing. Ja, hetzij risico s niet gekwantifice erd Toelichting In de bijlagen bij het voorstel zijn risico s benoemd en gekwantificeerd. De risico s zijn hierdoor lastiger vindbaar en men moet er specifiek naar zoeken. De portefeuillehouder geeft aan dat Culemborg, Geldermalsen en Tiel één format wilden van de bestuurlijke stukken. Omdat andere gemeente geen risicoparagraaf hadden, is er voor gekozen deze niet toe te passen in Geldermalsen. Portefeuillehouder geeft aan dat er geen reden is waarom deze niet gevuld had kunnen worden. Ten tijde van besluitvorming in 2011 nog geen risicoparagraaf Gekwantificeerd risico zou mogelijk wel in werkdossier staan. Afdelingshoofd geeft aan dat kwantificeren wel meer aandacht behoeft. In drie van de vier onderzochte cases was er sprake van een paragraaf Tabel risico s die in geen van de drie gevallen volledig gevuld is. Op grond van bovenstaande tabel constateert de rekenkamercommissie dat de paragraaf niet consequent wordt gevuld. Uit de interviews komt naar voren dat men de tabel niet als doel op zich wil vullen. De rekenkamercommissie onderschrijft het belang van de paragraaf en tabel als middel. De rekenkamercommissie is daarbij van mening dat in het kader van heldere besluitvorming de tabel consequent gevuld zou moeten worden, of ten minste in de paragraaf van het voorstel aangegeven moet worden waarom hiervan wordt afgeweken. 16
3.4 Rapportage Organisatiebewustzijn Controle & Rapportage Rapportages over risico s vinden frequent en volledig plaats op Raad, College en management niveau, gekoppeld aan de P&C cyclus. De rapportages geven duidelijk aan wat de omvang van de risico s zijn en welke risico s zijn opgetreden. De berekeningen zijn correct en de risico s zijn gewogen. Controle op de juiste toepassing van de kaders voor risicomanagement vindt plaats. De resultaten zijn vastgelegd. De gemeenteraad heeft bij besluitvorming het gevoel goed geïnformeerd te zijn over de (onderbouwing) risico s. De rapportages worden serieus genomen en behandeld. Er is geen sprake van dat doen we er nog snel even bij. Rapportages zijn frequent en volledig en zijn gekoppeld aan P&C-cyclus Op basis van de analyse van programmabegroting en jaarrekeningen, bloesem en oogstrapportage, stelt de rekenkamercommissie dat de rapportages over risico s conform de Planning & Control-cyclus aan de raad voorgelegd worden. Uit de interviews met college, directie en afdelingshoofden komt naar voren dat deze rapportages als volledig worden ervaren. Uit het interview met de commissie Bestuur & Middelen blijkt dat het voor de raad soms nog wel lastig is deze rapportages te lezen en volledig te doorgronden. Rapportages geven aan wat omvang risico s zijn, maar al dan niet optreden risico niet altijd goed te volgen. Er is een koppeling tussen in de programmabegroting genoemde risico s en in de jaarrekening. De programmabegroting vormt de start, de jaarrekening geeft de stand van zaken weer ten aanzien van de ontwikkeling van de risico s ten opzichte van de programmabegroting. Het is in de weergave soms lastig terug te vinden hoe een risico zich heeft ontwikkeld. Soms staat risico in de programmabegroting in een tabel op rij 4 en in jaarrekening wijzigt de indeling en staat dit zelfde risico dan op rij 9. Daardoor is het soms lastig na te gaan of risico s uit de programmabegroting nog van toepassing zijn in de jaarrekening. Tevens blijken de bloesem- en oogstrapportage geen inzage te bieden in het al dan niet optreden van bestaande risico s, zoals vermeld in de programmabegroting. De rekenkamercommissie constateert dat er hierdoor onvoldoende inzicht is in het verloop van risico s ten opzichte van de programmabegroting. Onduidelijk is of een risico is afgenomen c.q. niet meer bestaat of dat deze is toegenomen of dat er nieuwe risico s ten opzichte van de programmabegroting zijn bijgekomen. Naar oordeel van de rekenkamercommissie zal het de raad en het college in de processen en besluitvorming rond risico s ondersteunen wanneer de ontwikkeling van risico s duidelijk te volgen zijn in tijd. Er is op basis van de rapportages niet goed te herleiden of berekeningen correct zijn en risico s zijn gewogen. Een dergelijke onderbouwing leidt tot rapportages op detailniveau, waarbij de vraag is in hoeverre dit in lijn is met besluitvorming op hoofdlijnen. Het zorgdragen voor een correcte onderbouwing van risico s is volgens de nota risicomanagement ook de verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie en het college. De rekenkamercommissie heeft op dit punt geen verder onderzoek verricht. Controle op juiste toepassing vindt plaats Tijdens de interviews is niet besproken of controle op juiste toepassing kaders risicomanagement plaatsvindt. Uitgaande van betrokkenheid van directie en concerncontroller bij risicomanagement, zijn we van mening dat deze controle op juiste toepassing van het beleidskader plaatsvindt. De rekenkamercommissie heeft de managementletter van de accountant over de jaarrekening 2012 bestudeerd. Er wordt geen specifieke toetsing gedaan op het juist uitvoeren van het risicomanagement en ook geen specifieke aanbevelingen gedaan gericht op het toepassen van risicomanagement. 17
Gemeenteraad heeft niet altijd gevoel goed geïnformeerd te zijn over risico s en onderbouwing Door college, directie en management wordt de raad als positief kritische lezer ervaren en zouden op basis van Planning & Controlproducten voldoende op de hoogte kunnen zijn van risico s. Uit deze interviews blijkt ook dat men soms ervaart dat risico s gebruikt worden om besluiten al dan niet te nemen. Daarbij wordt ervaren dat een besluitvormingsproces alle kanten op schiet; een discussie bij een besluit over welke risico s wel en niet aanvaardbaar zijn, ontbreekt dan. Uit het interview met commissie Bestuur & Middelen blijkt dat de raad niet altijd het gevoel heeft goed geïnformeerd te zijn. Positieve ervaringen heeft men als het gaat om beheerplannen van de openbare ruimte. Daarbij was keuze in het niveau van onderhoud met beschrijving van bijbehorende risico s. Dat dat bij raadsvoorstellen lang niet altijd consequent gebeurd, maakt het lastig. Men zou graag vanuit de kaderstellende rol meer zicht willen hebben op keuzes en hun risico s. In de controlerende rol is het lastig risico s en hun onderbouwing soms te volgen. Op basis van de terugkoppeling van de commissie Bestuur & Middelen blijkt er sprake van een verschil in ervaringen en ook verwachtingen tussen college enerzijds en raad anderzijds. De rekenkamercommissie is van mening dat er niet is voldaan aan de norm. Rapportages worden serieus genomen en besproken In interviews wordt de raad als kritische lezer beschreven en gaat de raad ook zeker met het college en portefeuillehouders in discussie over Planning & Control-rapportages of raadsvoorstellen. De commissie Bestuur & Middelen geeft aan dat het soms lastig is de rapportages goed te lezen dan wel doorgronden. Bovendien blijkt uit interview dat de raad soms op andere wijze bediend zou willen worden. In dat kader is het de vraag of de rapportages en voorstellen op een juiste wijze door het college met de raad in behandeling en bespreking genomen worden. 18