Praktische Gids 100 medewerkers staan elke dag voor u klaar om u een optimale service te bieden.

Praktische Gids 100 medewerkers staan elke dag voor u klaar om u een optimale service te bieden.

Geachte Klant, Beste Partner, Onze service naar u toe blijven optimaliseren vormt een permanente opdracht voor ons. Om u alvast een handige leidraad te bieden, hebben we de Praktische Gids in een kant-enklare vorm gegoten zodat u alle mogelijke procedures en afspraken makkelijk kan terugvinden. Mocht u nog bijkomende vragen hebben, aarzel niet om contact op te nemen. Ons Customer Care Center en uw account manager staan u graag te woord. Kathleen De Poot Sales Director België / Luxemburg

Inhoud 1. Wie is Adveo België... 1 2. Waar kan je terecht met je vragen?... 2 Intern: het Customer Care Center Extern: team van account managers 3. Hoe bestellen?... 5 Standaard bestellingen Orderbevestiging Zendnota Niet standaard bestellingen 4. Leveringsmogelijkheden... 8 Standaard Lager dan 200 Geleverd bij uw klant Rechtstreekse levering van de fabrikant 5. Meubilair... 10 Hoe bestellen Algemene voorwaarden Klachten en terugname Kosten 6. Betalingsvoorwaarden... 14 7. Terugnames... 15 8. Herstellingen... 16 Garanties Externe herstellingen Bestekkosten 9. Producten met bijdrages... 18 10. Bijlagen... 19

1. Wie is Adveo België Als groothandeldistributeur in kantoorartikelen streeft Adveo er iedere dag naar om haar B2B- en B2C-klanten de beste service te leveren. Een enthousiaste ploeg van meer dan 100 mensen staat in voor de beste dienstverlening, zowel op verkoopadvies, op marketing als op logistiek vlak. Het uitgebreide assortiment omvat 18.000 artikelen, waaronder ook eigen merken zoals 5 Star, Gallery en Class ex. Adveo Benelux maakt deel uit van Grupo Unipapel samen met de andere business units van Adveo op het Europese continent. Unipapel is marktleider in Europa en is een bedrijf met méér dan 35 jaar ervaring in de sector, gespecialiseerd in de distributie van traditionele kantoor-, consumptie- en computer-artikelen en de transformatie van papierproducten. Het bedrijf noteert al 25 jaar op de Spaanse beurs. Marketing Adveo België heeft een eigen ontwerpstudio en een team van projectcoördinatoren om alle papieren en elektronische communicatietools te verzorgen. Aankoop Een team van category managers nemen elk een of meerdere hoofdstukken uit de catalogus voor hun rekening en zorgen voor een goede assortiments- en merkenmix. Ze houden continu voeling met de markt en de klant om optimaal te voldoen aan de concrete behoeftes van de markt. De herbevoorraders hebben de cruciale functie om onze voorraden op peil te houden en de schommelingen in de verkoop onmiddellijk op te vangen. Magazijn De afdeling inkomende goederen zorgt voor inklaring van de goederen binnen de 24 u. Eenmaal in het pickmagazijn, neemt een team van orderpickers het verwerken van ruim 15.000 lijnen per dag voor z n rekening. Na de picking worden alle leveringen verzameld en zorgt expeditie voor een vlotte opvolging naar onze transporteurs voor levering s anderendaags bij de klant. Praktische Gids 1

Informatica Informatica speelt een cruciale rol in het logistieke bedrijf dat we zijn. Een krachtig en zeer stabiel ERP-pakket zorgt voor het correct beheer van alle administratieve stromen van bestelling tot facturatie. Voor complexe klantenprojecten biedt de Customer Project Manager ondersteuning voor op maat gemaakte oplossingen. Boekhouding De klantenboekhouding bewaakt de correcte klantenfacturatie en controleert facturen op tijdige betaling. Human Resources Het personeelsbestand van ruim 100 medewerkers vernieuwt zich voortdurend, krijgt op maat gemaakte opleiding, zowel on the job als extern. Onze Human Resources afdeling zorgt daarbij voor professioneel gerekruteerde, gemotiveerde en goed opgeleide medewerkers. Praktische Gids 2

2. Waar kan je terecht met je vragen? Customer Care Center Het Customer Care Center staat u graag te woord voor informatie over: producten prijzen offertes projecten op maat alle andere commerciële vragen Wij bundelen alle klantenvragen via dit ene centrale kanaal. De operatoren dispatchen de verschillende vragen naar de bevoegde afdelingen en bieden de klant zo snel mogelijk een antwoord. Deze klantendienst heeft gespecialiseerde medewerkers voor elk van de klantengroepen: bedrijfsmatige klanten (B2B of fournituristen), consumentgerichte klanten (B2C of shops) Openingsuren: Maandag t.e.m. donderdag van 10u tot 12u en van 13u tot 17u (op vrijdag tot 16u). Telefoonnummers: (NL) 09 381 05 05 Info.be@adveo.com Via onze bestelsite www.adveonet.be kan u buiten bestellen ook: - beschikbaarheid en prijzen van producten consulteren - opzoeken van alternatieven - uw leveringen volgen - uw backorders beheren - opvragen en afdrukken van facturen - uw voordeel grijpen met de lopende promoties - open 7/7 24/24 Indien u nog geen login heeft voor Adveonet, dan kan u deze aanvragen via info.be@adveo.com. Praktische Gids 3

Kathleen De Poot DIRECTOR VERKOOP BELUX Robbie Vermeulen CUSTOMER CARE MANAGER Kim Van Hove Jolanda Van Hecke Femke Uitterhaegen Eva Verhellen Christiaan Hut Saskia Jägers KLANTENDIENST Sandra Hanssens TELESALES Maria van der Linden Sarah Detailleur SALES SUPPORT Praktische Gids 4

Het team van externe account managers Deze buitendienst geeft u de nodige ondersteuning om uw business samen met u verder uit te bouwen. Waar praktische, administratieve vragen snel en efficiënt door het Customer Care Center kunnen worden behandeld, bespreekt onze vertegenwoordiger graag met u welke nieuwe merken of producten we aanbieden hoe onze services de rentabiliteit en het succes van uw zaak kunnen verbeteren. welke oplossingen het meeste meerwaarde bieden aan uw zaak Ivan Hermans Jurgen Vanderbeke Karl Godaert Arnaud De Voghel Pierre Guillaume Praktische Gids 5

3. Hoe bestellen Bestellingen uit het standaardassortiment Eenvoudig en efficiënt bestellen via www.adveonet.be Bestellingen verlopen via www.adveonet.be. Deze gebruiksvriendelijke site is voor alle klanten toegankelijk en biedt tal van extra services zoals inzage in de huidige voorraad of het oproepen van vorige bestellingen. Wenst u een directe link tussen uw en ons ERP-pakket, dan kan dat via de SEI oplossing. Wenst u hier mee informatie over, neem dan gerust contact op met uw vertegenwoordiger. Afsluituren De onderstaande tabel geeft een overzicht van de afsluituren. Bestelwijze Afsluituur Levering www.adveonet.be Voor 15u30: (op vrijdag voor 14u30) de werkdag nadien Adveo Electronic Interface (SEI) op maat gemaakte link met ERP-pakket van klant Fax enkel met vermelding Adveoreferenties. Toeslag van 3 per order Na 15u30: (op vrijdag na 14u30) Voorrang wordt gegeven aan www.adveonet.be. Zonder garantie voor levering de werkdag nadien: 2 werkdagen nadien Heeft u nog geen login om via Adveonet te bestellen? Mail snel uw aanvraag op info.be@adveo.com. Wij garanderen een code binnen de 2 werkdagen. Praktische Gids 6

Orderbevestiging Zodra u een order geplaatst hebt via Adveonet krijgt u, als u dit wenst, via e-mail of via fax een orderbevestiging toegestuurd. Zo weet u precies dat uw order is toegekomen en als de aantallen en referenties correct zijn. Praktische Gids 7

Zendnota Nadat het order werd klaargemaakt, krijgt u via mail of fax een zendnota (= transportnota) zodat u referenties, aantallen en prijzen in een overzicht hebt en u de levering makkelijk kan controleren bij ontvangst. De leveringen zelf bevatten dus niet nog eens een zendnota. Het aantal colli vindt u onderaan uw transportnota. Zo kan u op voorhand nagaan hoeveel dozen u zal ontvangen. Praktische Gids 8

4. Leveringsmogelijkheden Standaard (= franco) Een minimumorder via www.adveonet.be bedraagt 200, exclusief BTW, en wordt de volgende werkdag bij de vakhandelaar geleverd. Lager dan 200 Een niet-franco bestelling tussen 25 en 200 kan. Mits een bijkomende kost van 12,76 (orderwaarde < 75), 11,40 (orderwaarde < 150) of 10,50 (orderwaarde < 200). Die keuze kan u aanvinken. Doet u dat niet, dan wordt dit order vrijgegeven met een eerstvolgend franco order. Opgesplitst per klant Adveo levert niet alleen globale bestellingen bij vakhandelaren maar kan ook de bestelling opsplitsen per klant en bij de dealer aanleveren (pick & wrap genaamd). Om aan te duiden of een bestelling ook dient beschouwd te worden als een pick & wrap bestelling, dient u eenvoudig de keuze aan te vinken. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de mogelijkheden en de daaraan verbonden kosten en leveringstermijnen. Praktische Gids 9

Leveringen vanaf: Kost Tot 75 12,76 Tot 150 11,40 Tot 200 10,50 Vanaf 200 8,40 U kan uw orders personaliseren : een extra lijn in de adresgegevens maakt dat u elk order kan herkenbaar maken en zo dus makkelijk uw bestellingen kan doorleveren. Denk er aan bij elke bestelling te controleren of u uw juiste keuze heeft aangevinkt. Drop Shipment 1 Wenst u dat Adveo het order bij uw eindconsument uitlevert (met facturatie via de vakhandel). Voor drop shipment geldt de volgende tarifering, uitgezonderd meubilair: Leveringen vanaf: Automatische nalevering van backorders vanaf 25 of samen met het volgende order. Tot 75 11,71 12,76 Tot 150 10,34 11,40 Tot 200 9,45 10,50 Vanaf 200 8,4 9,45 Wel automatische nalevering van backorders ook als de waarde < 25. U kan nu de keuze maken uit ons standaardtarief of ons tarief met levering van alle backorders*. Eenmaal uw keuze is gemaakt, is deze van toepassing op al uw Drop Shipment orders. Rechtstreekse leveringen Volume-artikelen, zoals papier, kunnen bij een aantal leveranciers geleverd worden rechtsreeks van fabrikant naar de vakhandelaar. Dit laat toe sneller en goedkoper te leveren. Bent u regelmatig afnemer van grote volumes, neem dan gerust contact op en we kijken na of we u sneller en goedkoper van dienst kunnen zijn. 1 Zie bijlage: Drop Shipment Contract Praktische Gids 10

5. Specifieke regelingen voor meubilair Het assortiment meubilair is samengesteld uit producten die wel en die niet op voorraad zijn. Bovendien is er telkens de mogelijkheid het meubilair bij de vakhandelaar of bij de eindconsument te bezorgen. Voor afbeeldingen en technische specificaties verwijzen wij graag naar www.adveonet.be. Als bijlage kan u alle formulieren meubilair vinden om correcte afspraken te maken met uw eindgebruiker. (montageblad e.d.) Daarnaast kan u ook gebruik maken van het advies en de begeleiding van de cel MOBO op het CCC (tel : 09 381 05 09). Leveringsvoorwaarden meubilair Gezien meubilair in vele gevallen rechtstreeks geleverd wordt bij de eindgebruiker, houden wij er aan om de voorwaarden duidelijk vast te leggen, om een vlotte afhandeling te garanderen. Bestellingen Waar te leveren? Hoe bestellen? Stockartikelen Bij de dealer Drop Shipment (eindgebruiker) Via Adveonet, servicepagina meubilair of per email info.be@adveo.com Geen stockartikelen Bij de dealer Drop Shipment (eindgebruiker) Via Adveonet, servicepagina meubilair of per email info.be@adveo.com Gelieve alle nodige info duidelijk te vermelden. Algemene voorwaarden Het meubilair wordt franco geleverd op het adres van de dealer, op het gelijkvloers achter de eerste deur en dit tijdens de werkuren. Op het leveringsadres moet steeds voldoende parking voorzien zijn voor het lossen van het meubilair. Indien de transporteur niet kan leveren bij aankomst, door gebrek aan parkeerruimte of afwezigheid van de contactpersoon, zal een kost van 50 per begonnen uur aangerekend worden. Voor een 2 de aanbieding zal een kost van 75 aangerekend worden. Praktische Gids 11

Levering en montage gebeuren op de vrijgemaakte plek, vermeld op de orderbevestiging aangevraagd op montageformulier (zie bijlage) o hier gelden drop shipment leveringsvoorwaarden meubilair o drop shipment leveringen krijgen variabele kosten, zie kostentabel meubilair o altijd contactpersoon en telefoonnummer vermelden voor drop shipmentlevering zodat een leveringsafspraak kan worden gemaakt Indien de leveringssituatie niet overeen stemt met de bestelbon en het leverings- en/of montageteam bijkomende hindernissen moet nemen zoals extra verdieping, geen beschikbare lift, geblokkeerde of te enge doorgang, e.d. zal deze extra tijd aangerekend worden aan 50 per begonnen uur. De contactpersoon zal na levering en eventuele montage het leveringsbewijs aftekenen voor akkoord. Klachten en terugname Eventuele opmerkingen dienen op het leveringsbewijs vermeld te worden door de dealer of door de contactpersoon bij Drop Shipment. Klachten over de staat en montage van de leveringen die niet vermeld werden op het leveringsformulier kunnen nadien niet meer in mindering gebracht worden. Deze regel geldt ook voor meubilair dat door de klant zelf werd gemonteerd en waarvoor goede ontvangst getekend werd. Praktische Gids 12

Kosten meubilair Dit is een standaardoverzicht. Gelieve altijd met de MOBO-cel contact op te nemen om montagekosten door te nemen => 09/381 05 09 of mail meubelen@adveo.be KOSTEN voor de DEALER STOCK ADVEO STOCK EXTERN Levering dealer Drop Shipment Levering dealer Drop Shipment Dealer < 500 Standaard leveringsvoorwaarden Volgens DS contract BE NL BE NL 10 25 35 35 Dealer > 500 Standaard leveringsvoorwaarden Volgens DS contract BE NL BE NL 0 0 0 0 Specifieke regeling Avasco Standaard leveringsvoorwaarden Volgens DS contract Montage NVT NVT 35 35 20 % eindgebruikersprijs 20 % eindgebruikersprijs Wachtuur NVT NVT 50 50 2de aanbieding NVT NVT 75 75 Praktische Gids 13

Overzicht bestellingen meubilair In de cataloog staan volgende symbolen Stockartikel Geen stockartikel Symbool Leverings termijn Zichtbaar op Adveonet Bestelmogelijkheden Bureaumeubelen termijn 4 weken JA Adveonet/ Email /CCC Ladenblokken termijn standaard JA Adveonet/ Email /CCC Kasten termijn 10 werkdagen JA Adveonet/ Email /CCC Kasten termijn 10 werkdagen JA Adveonet/ Email /CCC Rekken termijn standaard JA Adveonet/ Email /CCC Magazinerek termijn 10 werkdagen JA Adveonet/ Email /CCC Tafel - voorraad termijn standaard JA Adveonet/ Email /CCC Tafel - geen voorraad termijn 10 werkdagen JA Adveonet/ Email /CCC Stoelen - voorraad standaard JA Adveonet/ Email /CCC Stoelen - geen voorraad 10 werkdagen JA Adveonet/ Email /CCC Schoolmeubilair 10 werkdagen JA Adveonet/ Email /CCC Bijzettafel standaard JA Adveonet/ Email /CCC Praktische Gids 14

6. Betalingsvoorwaarden Nieuwe klanten worden voor het aanmaken van een klantencode gescreend via onze boekhouding bij de kredietverzekering. Bij positieve uitkomst verkrijgen zij de standaardbetalingstermijn 30 dagen voor klassieke producten, vanaf dat het totaal aan bestellingen 1250 of meer bedraagt. Voor toners en cartridges geldt einde maand. Facturatie einde maand met vervaldatum 8 dagen. Voor klassieke producten (geen rekenmachines of supplies) geldt een betalingskorting van 1% bij contante betaling. Bij niet-betaling of betwisting neemt de boekhouding contact op om zo snel mogelijk eventuele onduidelijkheden rond de factuur op te lossen. Wij wensen u er op attent te maken dat laattijdige betaling kan leiden tot blokkeren van de orders, het aanrekenen van verwijlintresten en in voorkomend geval van administratieve en financieringskosten. Voor vragen omtrent facturen kan u terecht op de service pagina s van www.adveonet.be. Praktische Gids 15

7. Terugnames en klachten omtrent leveringen Elke terugname wordt aangevraagd via een specifiek formulier, dat ter beschikking staat op de servicepagina van www.adveonet.be en achteraan deze gids. Mogen wij vragen om op elke aanvraag uw klantenkey, transportnota nummer en het aantal colli te vermelden. Hoe correcter u dit document invult, hoe sneller we uw retours kunnen behandelen. Terugnames zijn mogelijk voor een aanvraag met waarde vanaf 25. Beschadiging vastgesteld na levering Retouraanvraag Creditnota Omruiling Ja, binnen 3 dagen, indien in originele verpakking en aankoop of garantiebewijs. < 10, beschadiging doorgeven via Adveonet Gelieve opnieuw te bestellen Beschadiging vastgesteld bij levering Ja Schade op handscanner vermelden + mail/fax naar CCC binnen 3 dagen. > 10, beschadiging doorgeven via Adveonet. Graag foto doorsturen van beschadigd artikel.* Gelieve opnieuw te bestellen Teveel geleverd Ja Colli te weinig geleverd Melding bij levering Mogelijk, na controle Vergissing logistiek/customer Care Center Verkeerd besteld door klant Ja, binnen 8 dagen, indien in originele verpakking en aankoop of garantiebewijs Ja maximaal 3 weken na levering Ja, na controle goederen Gelieve opnieuw te bestellen Gelieve opnieuw te bestellen Ja, administratieve kost van 7,5 en een waardevermindering van 10%. Verkeerde prijs Neen Ja, na controle Nvt Supplies Enkel bij defect Maximaal 3 weken na levering. *De foto hebben we nodig als bewijs naar onze transporteur toe. Ja, na controle Printvoorbeeld toevoegen bij retour indien defect. Gelieve opnieuw te bestellen Indien de transportnota door de klant werd afgetekend, maar het aantal colli klopt niet, dan is dit de verantwoordelijkheid van de klant Gelieve uw teruggestuurde goederen in een omverpakking te plaatsen. U kan hiervoor onze dozen hergebruiken. Een aantal goederen wordt niet teruggenomen: Omwille van de seizoensgebondenheid: agenda s en fantasie. Goederen van dewelke de verpakking is beschadigd of beschreven, geprijsde goederen, goederen die een defect vertonen welke niet onder de garantievoorwaarden valt. Alle speciale bestellingen buiten het standaardassortiment Praktische Gids 16

8. Herstellingen Hoe aanvragen? Een herstelling vraag je aan via een formulier dat u vindt op de servicepagina van www.adveonet.be. Daarin wordt u gevraagd: o Steeds het defect te melden o Het garantiebewijs bij het toestel te voegen. Als garantiebewijs geldt het aankoop- of verkoopbewijs. o Klantenkey en nummer van de transportnota te vermelden o Of u al dan niet een bestek wenst Bestek of geen bestek Indien u een bestek vraagt, worden de bestekkosten steeds aangerekend. Garantie of geen garantie Of herstellingen met of zonder kosten gepaard gaan, hangt samen met de garantieperiode. Eerst dient nagegaan te worden of het product binnen de garantieperiode werd aangekocht. Daarvan dient een factuur te worden voorgelegd. Kan dit niet, dan wordt er aangenomen dat de aankoop buiten de garantieperiode valt. In bijlage vindt u de garantie van onze belangrijkste leveranciers. Externe herstellingen In bepaalde gevallen wordt gevraagd direct met de fabrikant contact op te nemen omdat dit de snelste en goedkoopste manier is. Gelieve het serienummer bij de hand te nemen. Bij de volgende leveranciers is dit van toepassing: 1. Fellowes Fellowes Customer Service Benelux : 0031 76 523 2090 2. Dymo België/G-H-Luxemburg TEL +32-(0)2/7133808 Nederland: TEL +31-020/5819386 Registratie op www.dymoservice.com 3. Sanyo CES (Consumer Electro Service) Antwerpsesteenweg 491B 2500 LIER Openingsuren : maandag tot en met donderdag 8.30 u 16.30 u op vrijdag tot 15.30 u Tel : 03 457 85 10 en Fax: 03 485 72 10 Praktische Gids 17

4. Safescan Aluminiumstraat 65 2718RB Zoetermeer Nederland Tel: +31(0)793631171 Fax: +31 (0)793620382 5. Casio Camtech Parklaan 11c 2771GB Boskoop Nederland Tel.: 0031(0)172230270 6. Brother Faxen, all-in-ones (DCP&MFC), beletteringsystemen en alle en alle inkjet apparaten Tel: 020 5451230 Kleuren)laserprinters en microprinters (HL- en MW-serie) Voor NL: Tel: 020 545124 Voor BE: Tel: 02 2 467 43 33 7. Texas Customer Support Center Telefoon nummer + 31(0)20 5829490. 8. 3M ISAB NV Contactpersoon : Nancy Verstraete HUTTEGEM 10 8570 ANZEGEM Tel : 056/61.54.05 Fax : 056/61.54.06 E-mail : nancy@isab.be Praktische Gids 18

9. Producten met bijdragen De Belgische wetgeving voorziet voor een aantal producten een milieugerelateerde of andere bijdrage in de vorm van een taks. Recupel Bijdrage om oude toestellen te recupereren en te verwerken Meer info op www.recupel.be Bebat Bijdrage op batterijen Geldt voor alle batterijen Meer info op www.bebat.be Opgelet: hou rekening met deze kost en reken het door naar de eindverbruiker Auvibel Type auteursrecht voor CD s, DVD s Meer info op www.auvibel.be Opgelet: hou rekening met deze kost en reken het door naar de eindverbruiker Reprobel Type auteursrecht op multimediatoestellen en copiers Opgelet: hou rekening met deze kost en reken het door naar de eindverbruiker Meer info op www.reprobel.be Praktische Gids 19

10. Bijlagen 1. Drop Shipment Overeenkomst 2. Boekhouding formulier 3. Garantie periode 4. Elektronisch factureren 5. Track and Trace Praktische Gids 20

1. Drop Shipment overeenkomst Werkwijze werkwijze, voorwaarden en implementatiestappen De klant kan orders plaatsen, waarbij de levering naar een derde partij gaat onder neutrale verpakking, met gepersonaliseerde zendnota (logo van de Adveo klant) en via een neutrale transporteur (neutraal = niet Adveo gelabeld) Dit laat u toe andere afleveradressen in te voeren dan uw eigen klanten-key adres. Orders dienen elektronisch doorgegeven via Adveonet of via SEI-protocol, er worden geen telefonische of faxorders aanvaard voor drop shipment. De eindklant adressen die in Adveonet worden opgegeven, dienen de noodzakelijk velden te bevatten zoals aangegeven in Adveonet Orders kunnen geplaatst worden voor standaard verkoopverpakkingen of kleinere hoeveelheden in het geval de verpakkingen kunnen doorbroken worden. Op de zendnota krijgt de klant een overzicht van de producten die nog in backorder staan. Bestellingen voor scholen worden op 1 centraal adres geleverd, maar de levering zelf kan opgesplitst worden in dozen per klas. de eindklant zal aftekenen op het elektronische tablet van de vervoersmaatschappij voor ontvangst van de goederen en dat is voor Adveo Belgium NV/Adveo Nederland BV het bewijs van aflevering. De zending kan opgevolgd worden via track & trace, deze voorziening valt onder de verantwoordelijkheid van de vervoersmaatschappij. Praktische Gids 1

Voorwaarden Het Drop Shipment tarief geldig per 1 januari 2011 en aanpasbaar zonder voorafgaandelijke kennisgevingen is onderhevig aan prijsopslagen (transport, brandstof, verzekeringen, verpakkingsmaterialen,..): Leveringen vanaf: Automatische nalevering van backorders vanaf 25 of samen met het volgende order. Tot 75 11,71 12,76 Tot 150 10,34 11,40 Tot 200 9,45 10,50 Vanaf 200 8,4 9,45 Wel automatische nalevering van backorders ook als de waarde < 25. De waarde van de leveringen wordt berekend op de totale waarde van de voorradige en leverbare producten en met aftrek van de waarde van postzegels, taksen, toeslagen (Auvibel, reporbel,..), deze gelden niet voor de opbouw van de totale orderwaarde. Retouren dienen via de dealer te gebeuren en worden tussen de dealer en Adveo Belgium NV/Adveo Nederland BV geregeld conform de geldende regels. Drop shipment zendingen zijn een optie binnen het bereik van uw klantenkey op Adveonet, u hoeft geen aparte klantenkey meer te hebben of afzonderlijke overeenkomst te tekenen. De facturatie gebeurt door Adveo Belgium NV/Adveo Nederland BV aan de Adveo dealer en door dealer aan eindconsument. Een fout opgegeven leveradres of fout in de bestelling wordt verrekend met een forfaitaire kost van 10,75 Drop Shipment procedures gelden niet voor het meubilair. 1. Vertrouwelijkheid Vertrouwelijke informatie is alle informatie die door de klant aan Adveo Belgium NV/Adveo Nederland BV werd verstrekt in het kader van deze zendingen, met betrekking tot het uitleveren van goederen, en dit ongeacht in welke vorm de informatie werd medegedeeld (o.a. mondeling, schriftelijk, grafisch, elektronisch). Adveo Belgium NV/Adveo Nederland BV zal onder geen enkel beding de bekomen informatie gebruiken voor commerciële doeleinden of doorspelen aan derden. Indien de samenwerking met de dealer stopgezet wordt zal Adveo Belgium NV/Adveo Nederland BV onder geen enkel beding de eindgebruikers van de klant rechtstreeks bezoeken of laten bezoeken. De vertrouwelijke informatie is en blijft eigendom van de klant. Adveo Belgium NV verbindt zich ertoe: o De vertrouwelijke informatie enkel te gebruiken in het kader van de uitvoering van o de logistieke opdracht. Enkel die werknemers toegang te geven tot de vertrouwelijke informatie die op de hoogte moeten zijn o De voormelde werknemers te onderwerpen aan dezelfde vertrouwelijkheidsverplichting zoals hier beschreven. Praktische Gids 2

2. Boekhouding formulier Deinze, datum Geachte Klant, Bij controle van onze boekhouding stelden wij vast dat er nog één of meerdere vervallen facturen onbetaald bleven. Teneinde het administratieve proces zo vlot mogelijk te laten verlopen en onmiddellijk te verhelpen aan mogelijke kleine administratieve onduidelijkheden aan beide kanten, informeren wij graag naar de reden. Gelieve onderstaande tabel in te vullen en terug te faxen naar het faxnummer 09/381 05 34. KLANTENKEY : Factuurnummer Factuurnr. Factuurnr. Factuurnr. Deze factuur is reeds betaald O O O Vergetelheid van onze boekhouding. O O O Betaling komt eerstdaags in orde. Factuur wordt betwist en ik heb O O O reeds een correctie aangevraagd op / / om de volgende reden : O Verkeerde goederen geleverd O O Aantal goederen niet ontvangen O O O Verkeerde prijzen toegepast O O O Andere reden O O O Andere reden : gelieve mij te contacteren O O O Mogen wij u bij deze ook verwittigen dat binnen de vijf werkdagen alle nieuwe orders eventueel kunnen geblokkeerd worden als een rechtmatige factuur niet zou betaald zijn. Mogen wij daarom vragen de nodige aandacht aan dit bericht te schenken en deze kans om een eventuele onduidelijkheid tijdig uit te klaren niet onbenut te laten. Met vriendelijke groeten, Klantenboekhouding Praktische Gids 3

3. Garantie periode Gelieve steeds uw order-, transportnota- of factuurnummer door te geven, aub. Dahle - snijmachines: 2 jaar met uitzondering van het mes - papiervernietigers: o 2 jaar op algemene werking en onderdelen o 5 jaar op snijwalsen bij normaal gebruik. Niet bij overbelasting of gebruik voor andere doeleinden dan waarvoor het toestel ontworpen is. - Uitzondering op snijwalsen: 5 jaar op breuk voor een strokensnijder, slechts 3 jaar voor cross-cut, tenzij het duidelijk is dat het toestel voor andere doelen is gebruikt dan de gebruikelijke. - elektrische slijpers : 2 jaar met uitzondering van het mes. - Lamineerapparaten: 2 jaar - Witborden en flipcharts: 2 jaar - Scharen: 2 jaar op werking Rexel en Nobo Gratis omruilgarantie: 2 jaar o Papiervernietigers: P210CD, P210, P215, P270CD, P270, P275, P330CD, P330, P335. Voor deze vernietigers ook 5 jaar op de onderdelen snijwerk. o Papiervernietigers: ref.: HS80, HS70, HS60, HS85, V20, V25, V30WS, V35WS, V50, V55, V60, V65, V120, V125, P180CD, P180, P185. o Alle niet-elektrische Rexel bindmachines o Alle Rexel lamineermachines o Alle elektrische Rexel nietmachines en perforatoren Nobo: overheadprojectoren hebben een omruilgarantie van 5 jaar. Gratis reparatie: 2 jaar Novus : o o Papiervernietigeres: 1150S2, 1150S3, 1350S2, 1350S3, 1250S2, 1250S3, 1250S4, 1250S5, 1400, 3250S26, 3250S24, 3250S3, 3250S4, 4000. o Voor deze vernietigers 5 jaar op de onderdelen snijwerk. o Alle elektrische Rexel bindmachines 6 maanden op alles behalve op stanspijpen Carl : o 6 maanden op alles behalve op stanspijpen Brause : o 6 maanden tenzij expliciet anders vermeld op verpakking (opverpakking 3 jaar); behalve op stanspijpen Praktische Gids 4

Maul : o termijn vermeld op verpakking = 3 jaar. Binnen deze termijn mogen de toestellen gratis omgeruild worden. Buiten deze termijn wordt een vervangingstoestel gegeven (tegen vervangprijs) mits bewijs van aan- of verkoopsbewijs bij toestel. Brother: o standaardwaarborg: 2 jaar Texas : o o o 2 jaar op alle handheld machines (Euro machines, kleine zakrekenmachines en niet printende bureaumachines) 3 jaar op alle grafische en wetenschappelijke machines er is nooit garantie op de toetsen en schermen Casio : D.O.A. Procedure (Death On Arrival) Een D.O.A. reclamatie dient binnen 8 dagen na ontvangst van de goederen te worden aangemeld bij Casio Benelux B.V. Aanmeldingen dienen vergezeld te gaan met factuurnummer en afleverdatum. Consumenten worden naar hun leverancier verwezen. Alleen onbeschadigde originele verpakkingen worden geaccepteerd ook moeten alle accessoires en gebruiksaanwijzingen in deze originele verpakking zitten. Afnemer ontvangt van Casio Benelux B.V. een RMA nummer. Goederen worden bij afnemer op het adres waar onze factuur aan is geadresseerd gratis opgehaald. Filiaalbedrijven dienen de D.O.A. s naar hun Centrale Magazijn te sturen, deze verzorgt dan de afhandeling. Na ontvangst goederen in ons Logistieke Centrum wordt een Creditnota gemaakt. A. Garantie periode Goederen die voor garantie in aanmerking komen dienen franco en begeleidt van een aankoop-en garantiebewijs worden gezonden aan: CamTech Parklaan 11c 2771 GB Boskoop Nederland B. Buiten de garantieperiode Goederen dienen ter reparatie franco gezonden worden aan: CamTech Parklaan 11c 2771 GB Boskoop Nederland Zoals in de garantievoorwaarden staat vermeld is het niet toegestaan in de garantieperiode apparaten door niet Casio geautoriseerde mensen worden opengemaakt. De garantie zal dan vervallen. Ondeskundig gebruik, display breuk, geforceerde lenzen en adapters vallen niet onder garantie. Aankoop van onderdelen wordt door CAMTECH afgehandeld. Praktische Gids 5

3M : o o omruilen: 2 jaar ouder dan 2 jaar = herstelling bij de leverancier Overheadprojectoren 3M geeft een waarborg van 5 jaar op al haar modellen (wisselstukken en werkuren) indien het toestel correct gebruikt werd volgens de richtlijnen, met uitzondering van lampen en spiegels. Multimediaprojectoren 3M geeft een waarborg van 3 jaar BTB (back to base) op alle toestellen (wisselstukken en werkuren) indien het toestel op een correcte manier gebruikt werd en volgens de instructies regelmatig wordt onderhouden (bv. Vervangen van filter; reinigen van het toestel omwille van het feit dat de luchtfilter niet regelmatig ververst werd, valt dus niet onder de waarborg. In geval van defect, voorziet 3M een vervangtoestel tijdens de ganse duur van de herstellingsperiode. Wat doen bij DOA (death on arrival) DOA = toestel werkt helemaal niet bij ontvangst = toestel heeft maximaal maar 1 uur gewerkt In dit geval neemt 3M het toestel terug op voorwaarde dat het terugbezorgd wordt in de ORIGINELE verpakking MET ALLE TOEBEHOREN (kabels, afstandsbediening ) ingesloten. Een nieuw toestel wordt in de plaats geleverd. Wat te doen bij een defecte lamp binnen de 90 dagen of 180 lampuren, wat het eerst komt. In dit geval dient 3M te worden verwittigd en moeten volgende gegevens doorgegeven worden: Dymo : Model multimediaprojector Installatiedatum Datum wanneer het defect zich voordeed Aantal lampuren 3M bestelt zo vlug mogelijk een nieuwe lamp op haar kosten. Gebruik de verpakking van de nieuwe lamp om de defecte lamp terug te sturen naar 3M. o o Standaard 24 maanden. Bij online registratie 12 maanden extra. Praktische Gids 6

4. Elektronisch factureren Beste klant, Ongetwijfeld heeft u al vernomen dat elektronisch factureren een stuk eenvoudiger wordt. De overheid heeft in een Koninklijk Besluit vastgelegd dat elektronische facturen volledig gelijkwaardig zijn voor de btw-administratie. Op deze manier wil de regering bedrijven stimuleren om meer elektronisch te factureren. Als uw partner voor kantoormateriaal en schoolartikelen, maken wij gebruik van deze elektronische facturatie, waardoor u uw facturen digitaal aangeleverd zal krijgen. We kiezen voor deze oplossing vanwege de volgende voordelen: - snellere ontvangst van uw facturen (met dezelfde betalingsconditie als vandaag) - minder kans op fouten - veiliger - milieuvriendelijke oplossing Wanneer u verkiest om uw factuur via de post te blijven ontvangen, dan kan dit tegen een vergoeding van 2,5 per document. Indien u hierover vragen heeft, aarzel dan niet om Nathalie Moulaert ( 09 381 05 84) te contacteren. Wij communiceren reeds via elektronische weg voor verschillende doeleinden. Wil u ons doorgeven welke emailadressen we mogen gebruiken voor de volgende communicatie: Email voor transportnota: Email voor commerciële doeleinden: Graag hadden weten we naar welk emailadres we uw elektronische factuur mogen zenden: Email voor elektronische factuur: Ja, ik ga akkoord om mijn facturen via elektronische weg te ontvangen. Datum: Klantencode: Uw functie binnen uw bedrijf: Handtekening: Graag ontvangen we uw akkoord via fax +32 9 381 05 34 of elektronisch naar info.be@adveo.com Praktische Gids 7

5. Track and Trace Via Track & Trace kunt u al uw leveringen opvolgen via Adveonet. De Track and Trace opvolging is op de dag van de aflevering beschikbaar. En als uw bestelling geleverd is, kunt u zelf nagaan wie bij uw klant getekend heeft voor ontvangst en hoe de handtekening er uit ziet. 1. Via het orderoverzicht Via de knop Order kiest u voor. U komt in uw orderoverzicht. Onder Status ziet u hoever we met dit order staan. Wanneer u onder Track and Trace een blauwe link ziet, kunt u door op de link te klikken uw zending volgen. U kan uw zending volgen op de dag van de levering en indien deze wordt geleverd door GLS. Na het klikken komt u op de site van GLS terecht. Klik op de link onder Pakketnummer. Praktische Gids 8

In het detailscherm kan u op de link klikken van de zending die u wenst te volgen. Praktische Gids 9

Wil u nog meer en betere communicatie? U bent in de mogelijkheid om voor elke zending een email te ontvangen met daarin de Track and Trace gegevens. Alsook kunnen wij dit in uw naam naar uw consument emailen. Hiervoor dient u de informatie in te vullen in het scherm van uw account. Praktische Gids 10

Schakel Track and Trace mail volledig uit Aanvinken = u ontvangt geen email met Track and Trace info per bestelling. Schakel Track and Trace mail naar uw klant uit Aanvinken = uw klant ontvangt geen email met Track and Trace info per bestelling. Schakel kopie van Track and Trace mail van uw klant naar uzelf uit Aanvinken = u ontvangt geen kopie van de email met Track and Trace info die naar uw klant werd verstuurd. Bedrijfsnaam: Uw bedrijfsnaam kan verschillen met diegene bij ons in het systeem. De naam die u hier invult wordt gebruikt in het onderwerp in de email naar uw klant. Voorbeeld: Naam gekend in ons systeem is: U wilt als bedrijfsnaam: Adveo Nederland BV Adveo kantoor Dan ontvangt uw klant een email met als onderwerp: Track And Trace info van uw bestelling bij Adveo kantoor Mailadres: Dit emailadres wordt gebruikt als afzender. Zodat de klant een email ontvangt met u als afzender. Hiermee geeft u ons toelating om vanaf dit adres email te versturen naar uw klanten met Track and Trace informatie. Logo: Na het opladen wordt uw logo onmiddellijk gebruikt om af te drukken in de email. Hiermee versterkt u uw identiteit naar uw klant toe. Vergeet niet om uw aanpassingen op te slaan via Vergeet niet om bij uw klantenadressen waar nodig een email adres in te vullen. Praktische Gids 11

Praktische Gids 12