NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 15 November 2016 Aanwezig 31 leden inclusief bestuur. De voorzitter wordt tijdens de vergadering waargenomen door secretaris in verband met vakantie in het buitenland. 1. OPENING Bericht van verhindering is ontvangen van Sigrid en John Wassenaar en van Arthur Bosua. Voorzitter heet de aanwezige leden en in het bijzonder de leden van verdienste en ereleden van de vereniging, Jan de Jong en Nico Verkade van harte welkom. Vervolgens wordt overgegaan tott het uitreiken van de Aarhoektrofee en de Publiciteitsprijs. De Aarhoektrofee voor de meest verdienstelijke vrijwilliger gaat dit jaar naar Gerard Rewijk. Gerard is al vele jaren de coördinator van de wegatleten en verricht in die hoedanigheid heel veel werk, vaak op de achtergrond. Zo is hij de inspirator voor alle loopclinics zoals die voor de 20 van Alphen en de nieuwe clinics die we sinds dit jaar elk kwartaal organiseren. Hij is aanspreekpunt voor de wegatleten en de trainers en is namens hen ook de spreekbuis naar het bestuur en de Technische Commissie. Gerard is nooit te beroerd om voor atleet en trainer zijn uiterste best te doen. De publiciteitsprijs voorheen de Spirit Pen Prijs wordt dit jaar toegekend aan de redactie van de nieuwe nieuwsbrief te weten: Judith van Lulling, Joeri van Egmond, Ivo Stuldreher. Door PR/Communicatie wordt de beker dit jaar toegekend aan de redactie van de nieuwe nieuwsbrief. Deze brief is een snelle en zeer actuele nieuwsvoorziening die duidelijk in een behoefte voorziet. De redactie wordt dan ook met de prijs bedankt voor de prima opzet van dit nieuwe medium en voor het vullen van alle pagina s. 2. NOTULEN ALV 10 mei 2016 De notulen van de voorjaarsvergadering van 10 mei 2016 worden door de vergadering goedgekeurd. 3. BELEIDSPLAN Voorzitter vraagt aandacht voor het hoofdonderwerp van de vergadering; het beleid van de vereniging in de komende periode. Het bestuur heeft ervoor gekozen om de ALV voor de leden aantrekkelijker te maken door een meer inhoudelijke discussie te voeren over aspecten die allen aangaan. Het gaat hier om ideeën en beleidsvoornemens die door het bestuur zijn ontwikkeld, maar ook om de inbreng van
individuele leden of groepen in de besluitvorming van de vereniging. We kijken als bestuur uit naar de komende discussie die hopelijk leidt tot een meer inhoudelijke inbreng van de leden in de vereniging, maar zullen hier zeker niet mee stoppen. We hopen ook om buiten de ALV om op een meer open dialoog en wederzijdse uitwisseling van gedachten. Om de onderwerpen die momenteel in de belangstelling staan heeft hoofd Sportzaken een algemene presentatie voorbereid. Deze betreft 2 onderwerpen, de gedachten over een overdekte trainingsaccommodatie en het verbeteren en versterken van het beleid om voldoende trainers van goede kwaliteit te verkrijgen en behouden. Het derde onderwerp dat ter sprake komt is het onderwerp vrijwilligersbeleid dat door de voorzitter wordt ingeleid. Na de presentatie van elk onderwerp wordt de vloer geopend voor discussie en gesprek.de slides van de presentaties gebruikt tjidens de vergadering zijn in bijlage bijgevoegd. OVERDEKTE TRAININGSHAL Sportzaken leidt het onderwerp in met een korte presentatie waarin met een aantal artist impressions wordt aangegeven waaraan op dit moment gedacht wordt. Vervolgens wordt gediscussieerd De eerste discussie gaat over de stelling: AAV'36 heeft een indooraccommodatie hard nodig! De discussie gaat allereerst over het nut van een dergelijk plan. Een aantal van de leden ziet het als een luxe waarvoor weinig nut lijkt te bestaan. Gewezen wordt op alle mogelijkheden die een dergelijke faciliteit voor de vereniging biedt en ook op de mogelijkheden die ontstaan voor een gebruik door andere groepen. Als voorbeelden worden genoemd scholen en senioren met buitensportactiviteiten die daarmee een goede uitwijk krijgen vooral in de winter. Er zijn op dit moment nog geen concrete plannen, alleen ideeën. Voor de concrete invulling van het plan moet nog veel werk gebeuren. Een belangrijk onderwerp daarbij is een verdere invulling van de financiële consequenties. Met een dergelijke hal wordt ook verdere invulling gegeven aan de sportieve ambities van de vereniging. Bovendien ontstaan daardoor mogelijkheden om meer leden en ook talenten aan de vereniging te binden. Argumenten om het niet te doen worden ook genoemd. Het heeft een aanzuigende werking op leden en talenten waardoor de beschikbaarheid voor algemene leden afneemt. Daar wordt tegenin gebracht dat deze talenten vaak op tijden trainen die niet algemeen gebruikt worden. Sportzaken geeft aan dat dit slechts een eerste verkenning betreft van onze ideeën. Natuurlijk komt, zodra de plannen verder uitgewerkt worden, er nog veel meer discussie en informatie. Deze discussie moet uiteindelijk leiden tot een weldoordacht plan. Hij zegt toe om in de volgende ledenvergadering met meer concrete voorstellen en informatie te komen. TRAINERS/TECHNISCH BELEID Vervolgens leidt Sportzaken het onderwerp trainersbeleid en opleidingen in. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat we een goede en omvangrijke groep trainers hebben. Echter veel van deze trainers behouden hun licentie op dit moment niet. Wij willen daarom meer aandacht voor het behouden en uitwerken van de kwaliteit van de trainers. De stelling die op dit onderwerp ingaat is: Op het gebied van (trainers)kwaliteit onderscheiden wij ons nog onvoldoende. De suggestie wordt gedaan om meer leden te vragen een bijdrage te leveren aan het geven van trainingen. Maar daarbij speelt dan ook dat niet al deze leden veel tijd hebben om in deze activiteit te
steken. Dus moet er meer geïnvesteerd worden in het luisteren naar deze leden en het verenigen van hun wensen en ideeën. De kwaliteit is volgens PR ook sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van voldoende trainers. Zeker wanneer trainers opzeggen ontstaat al snel een kwaliteitsprobleem omdat er dan onvoldoende capaciteit is om nieuwe trainers te begeleiden en coachen. Sportzaken stelt dat daartegenover staat dat we structureel rekening houden met het jaarlijkse verloop van trainers. Elk jaar moeten we dan voor dit verloop nieuwe trainers opleiden en daarna deze in te laten stromen. Misschien moeten we daar nog meer aandacht aan geven. In algemene zin wordt door de vergadering onderschreven dat investering in de kwaliteit, zowel om deze te verkrijgen als deze te behouden meer aandacht verdient binnen de vereniging. Gevraagd wordt ook om aandacht te blijven geven aan de kwaliteit van trainers ook voor de recreatieve atleten. VRIJWILLIGERSBELEID Voorzitter geeft een overzicht van het nieuwe vrijwilligersbeleid dat momenteel in ontwikkeling is. Belangrijk daarbij is dat er meer duidelijkheid komt voor wat we van vrijwilligers vragen maar ook wat we daar tegenover zetten. Ook moet er een meer inzichtelijke planning en indeling van vrijwilligerstaken komen die zoveel mogelijk een jaar vooruit kijkt. Daarbij kunnen alle leden die een vrijwilligersverplichting hebben aangeven in welke gebieden zij een taak willen invullen en wanneer ze daarvoor beschikbaar zijn. Vervolgens volgt een indeling die het lid verplicht om deze taak op het gekozen moment uit te voeren, door hem of haar zelf of door zelf door ruiling in vervanging te voorzien. Inleider vraagt ook aandacht voor de vrijwilligers die als kader gezien kunnen worden; zij zijn immers de fundamenten van de vereniging. Hoe kunnen wij deze vrijwilligers opleiden, en hoe behouden wij ze? Voor het opleiden ziet hij een taak voor de AAV Academy die voor deze vrijwilligers een subcategorie krijgt. Daarnaast moet ook aandacht worden gegeven aan het erkennen van de kwaliteiten die vrijwilligers met deze taken verwerven o.a. door het vastleggen van competenties in brieven. Tenslotte moet ook over een passend beloningsbeleid worden nagedacht waarin erkenning en aandacht voor hun bijdrage voorop staat. Als nieuw initiatief zal in de nieuwsbrief binnenkort een item de vrijwilliger komen. Hierin legt hij of zij uit wat hij doet voor de vereniging doet (als voorbeeld voor alle leden). Ook wordt nagedacht over een vrijwilligersfeest en een jaarlijks aandachtsmoment voor deze kadervrijwilligers. Uit de vergadering komt de opmerking dat we nog onvoldoende de capaciteit en kwaliteit van ouders (van pupillen, CD's) als vrijwilliger benutten. Daarbij wordt ook gesteld dat je deze ouders dan direct moet aanspreken en motiveren. Een algemene oproep volstaat niet. Ook wordt de suggestie gedaan van een verplichting voor ouders van jeugdleden, zoals ook bij andere sportverenigingen bestaat. Wanneer dit een standaard onderdeel wordt van het aannemen van nieuwe leden is de acceptatie ook groter. Voorzitter zegt toe ook deze elementen in de verdere uitwerking mee te nemen. Om leden te prikkelen beter hun vrijwilligerstaak in te vullen willen wij de vrijwilligersboete van 35 euro vooraf innen waarna je bij het voldoen van je taak het bedrag terug krijgt. Of dit een haalbaar idee is moet nog worden uitgewerkt. De leden maken vooral opmerkingen over het ontbreken van een barbezetting op trainingsavonden, zodat zij zelfs geen barkaart meer kunnen kopen. Het gevolg is ook dat men consumpties van huis meeneemt in plaats van deze te betrekken uit de kantine. Voorzitter stelt concluderend dat wij gaan investeren in het vrijwilligersbeleid! We hebben daarvoor als
Bestuur gelden gereserveerd mede om daarmee dit beleid een impuls geven. Belangrijk daarbij is dat het beleid vooral uitgaat van stimuleren en minder van sanctioneren. Daarbij zal ook worden gekeken naar mogelijkheden om ouders van jeugdleden een actievere rol te geven waardoor er ook automatisch meer binding met de vereniging ontstaat. Uit de vergadering komt de vraag om bij de verdere uitwerking ook rekening te houden met de leden die uitsluitend recreatief komen trainen. Een te stringente belasting met een vrijwilligerstaak is dan misschien wel veel gevraagd. 4. BEHANDELING BEGROTING EN CONTRIBUTIE 2017 Penningmeester geeft een overzicht van de realisatie van de begroting van dit jaar tot dit moment en licht op hoofdlijnen de begroting 2017 toe. Als belangrijke onderwerpen binnen deze begroting noemt hij dat het aantal leden dit jaar het gehele jaar rond de 900 heeft geschommeld. Daarmee zijn 15 tot 20000 euro meer aan inkomsten ontvangen dan in voorgaande jaren. Ook vermeld hij de investering van 35.000 euro aan zonnepanelen. Daartegenover stonden subsidies voor 15.000 euro van overheid en Rabo-fonds. De inkomsten als gevolg van deze panelen leiden nu al tot een fikse daling van de kosten. Daarmee wordt deze investering in een beperkt aantal jaren terugverdient. Penningmeester stelt voor om conform de in het verleden gedane uitspraken van de ALV de contributie voor het komende jaar te verhogen met een algemene inflatiecorrectie zoals deze binnen de Atletiekunie wordt gehanteerd. Arie Bunnik vraagt of in de begroting ook rekening wordt gehouden met het zelf doen van onderhoud in plaats van de kosten die de gemeente daarvoor nu maakt. Dit right to challenge is door de gemeente wel aangekondigd maar er is nog geen concrete invulling aan te geven. Zo zijn de huidige onderhoudskosten die de gemeente maakt nog niet bekend bij de vereniging. Zodra dit bekend is zal zeker actief met de gemeente worden overlegd over mogelijkheden om een deel van deze kosten te verminderen door inbreng van de leden waarvoor dan weer compensatie op andere gebieden wordt gegeven. Verder noemt Penningmeester de urgentie van het uitvoeren van groot onderhoud aan de baan op korte termijn. Hiervoor bestaat al uitgebreid contact met de gemeente. Op de vraag van de voorzitter of de vergadering akkoord gaat met de nieuwe contributie gaat deze akkoord. 5. INGEKOMEN STUKKEN Er zijn geen ingekomen stukken. 6. RONDVRAAG Er komt uit de vergadering een opmerking over de clubkampioenschappen. Het idee van de afgelopen jaren was om roadrunners en baanatleten als combinatie aan deze kampioenschappen deel te laten nemen. Dit jaar is door trainers echter hieraan nauwelijks aandacht gegeven, vooral in de loopgroepen. De vraag is om meer initiatief van de TC om meer aandacht voor deze wedstrijd en haar bijzondere uitvoering met zoveel mogelijk een atleet uit de loopgroep in combinatie met een baanatleet. Ook omdat het de deelnemers die wel aan deze formule hebben meegedaan erg bevalt. Er wordt gesproken over de mogelijkheid om baanatleten actief te laten zoeken naar een roadrunner als maatje. Zo zou ook een looptraining eens vervangen kunnen worden door een oriëntatie baanatletiek te geven door baantrainers of atleten. Sportzaken geeft aan dat hij hiervoor in de TC aandacht zal geven. Een roadrunner heeft aan voorzitter per mail verzocht om het hele atletiekcomplex rookvrij te maken. Hij
verzoekt om een rookvrij verklaring van het hele terrein. De vergadering stemt met dit voorstel in. Ron van der Veer meldt dat de CD jeugd samen met de AB junioren een jeugdbestuur hebben geformeerd. Dit bestuur gaat in de komende week voor de eerste keer vergaderen. 7. SLUITING Voorzitter sluit de vergadering om 23.15uur nadat hij de aanwezige leden heeft bedankt voor hun actieve inbreng in de discussie.