P3O Van Theorie naar Praktijk

P3O Van Theorie naar Praktijk Martin Caron, Global Project Performance BPUG Seminair 15-10-2014 Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) Initial (1) P3O is a registered trade mark of AXELOS Limited Quoted text source is P3O. Copyright AXELOS Limited 2013. Material is reproduced under licence from AXELOS.

Inhoud Wat is een P3O? Hoe richten we het in? Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) Initial (1) Wat voegt een P3O toe? Hoe ziet het eruit? Hoe houden we het Operationeel?

Wat is een P3O? Strategie Portfolio Planning Portfolio BAU Programma en project Delivery Project Programma Project Project Project Project Run the Business P3 COE Change the Business 2014, OpEyE Consulting

Wat is een P3O? P3O levert een raamwerk om voor alle benodigde veranderingen in de organisatie, besluitvorming mogelijk te maken en oplevering te ondersteunen. Dit raamwerk bestaat uit: Organisatie structuur Processen Procedures Tools Technieken Permanent Tijdelijk Organization Portfolio Office Hub portfolio office Centre of excellence Programme office Project office 5

Wat voegt een P3O toe?

Wat voegt een P3O toe? Change Strategy Are we doing the right things Validation Business as usual Value Are we getting the business benefits Effectiveness Efficiency Design Are we doing things the right way Governance Business improvement cycle Verification Delivery Are we getting things done well

Wat voegt een P3O toe? AXELOS PRINCIPLES of EXTRACTING VALUE Govern effectively Hold people to account Prioritize investment, align and adjust to business strategy Safeguard value Invest in people and process Track progress through highlight and exceptionbased reporting Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 9

Wat voegt een P3O toe? P3O voegt waarde toe als het: Een geschikt model voor de organsiatie is Op de juiste manier bemenst is Samenwerkt met verantwoordelijken voor besluitvorming Diensten levert die aansluiten bij andere diensten binnen de organsatie (fianancien, inkoop, audit etc..) 10

Wat voegt een P3O toe? Investeer in Centre of Excelence om organisatie breed P3RM te verbeteren. Implementatie van P3O is een programma en moet als zodanig gemanaged worden. 11

Wat voegt een P3O toe? Identificeer het probleem Identificeer de belanghebbenden Analyseer de issues en reviews Bespreek mogelijk toegevoegde waarde met belanghebbenden: Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 12

Wat voegt een P3O toe? Stel de P3O Visie en Blueprint vast Laat zien dat P3O waarde toevoegt Een business case vaststellen Duidelijk te maken wat de P3O oplevert, wat daar voor nodig is. Output Capability Outcome Benefit Welke beperkingen er zijn Pace of change; Culture; Capability and capacity; Budget Key performance indicators (KPIs) 13

Wat voegt een P3O toe? Stel ook vast hoe de inrichting en operatie van de P3O betaald gaat worden. (het kosten model) Temporary offices Permanent offices 14

Wat voegt een P3O toe? Waar lopen we tegenaan: P3O daagt de huidige aanpak en cultuur uit P3O wordt gezien als onnodige overhead (kan dus snel geschrapt worden ) P3O voegt alleen maar bureaucratie toe Andere dremples: Te weinig autoriteit Wordt niet goed gebruik gemaakt Niet duidelijk wie nu eigenlijk wat doet Te weinig support van het senior management 15

Hoe ziet het er uit? Portfolio Planning Programme en project Delivery P3 COE Organisation Portfolio Office Model Hub and Spoke Model Temporary Office Model Virtual Office Model Small Organisation Model Functies Services Modellen There is no one size fits all solution Rollen Verantwoordelijkheden

Hoe ziet het er uit? Matrix management maturity Vision and Goals Business Needs Division / dept structure and Geographics Organisational Structure P3RM Maturity Organizational culture No of projects and programmes Size of resource pool 18

Hoe ziet het er uit? (Functies) Portfolio Planning Ondersteuning van het Strategische planning proces Programme en project Delivery Ondersteuning van het project en programma organisaties Prince2 Support MSP PMO P3 COE Kwaliteitsverbetering van portfolio-, programma-, en projectmanagement Crown Copyright 2008. Reproduced under Licence from AXELOS 19

Hoe ziet het er uit? (Functies) Strategic planning or portfolio support Delivery support Strategy support Flexible resource pool Standards Centre of Excellence (COE) Prioritization Capacity planning Training and coaching Benefits Resource management Assurance Management dashboards HR management Good practice Governance support Contract management external resources Oversight, scrutiny and challenge Facilitate programme or project start-up Knowledge management Tools Consultancy Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS

Hoe ziet het er uit? (Modellen) Organisation Portfolio Office Model Hub and Spoke Model Temporary Office Model Virtual Office Model Small Organisation Model 21

Hoe ziet het er uit? (Rollen) Role Types Management roles Leidinggeven aan de organisatie P3O Generic roles Inhoudelijke ondersteuning over de projeccten en programma s heen Functional roles Inhoudelijk voor specifieke onderwerpen gerelateerd aan PPPM 24

Hoe ziet het er uit? (Rollen) Management Rollen Role name P3O sponsor Head of P3O Head of programme or project office Outline description Senior manager who directs and champions the P3O Accountable for the P3O business case May fulfil role of portfolio director Establishes and runs the offices Requires strong leadership and management skills coupled with strong PPM or strategy/business-planning skills May fulfil role of portfolio manager Establishes and runs the office Requires strong leadership and management skills coupled with strong PPM skills May deputize for the programme or project manager Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 25

Hoe ziet het er uit? (Rollen) Generieke Rollen Role name Portfolio analyst Programme or project specialist Programme or project officer Outline description Facilitates the development and ongoing management of an optimized portfolio Develop and maintain management dashboards Proactive knowledge management role in the promotion of programme and project management methods Provide a consultancy service to programme and project managers or programme and project boards Purpose is to improve the planning and delivery process by collecting and maintaining data in a consistent form Implement guidelines, procedures and templates to collect and maintain this data and provide hands-on delivery support Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 26

Hoe ziet het er uit? (Rollen) Role name Role name Role name Benefits and value role Finance role Resource management role Commercial role Issue role Risk role Communications and stakeholder engagement role Information management role Consultancy and performance management role Change control role Planning and estimating role Quality assurance role Functionele Rollen Reporting role Secretariat/administrator role Tools expert role Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 27

Hoe richten we het in? Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) Initial (1) P3O helpt bijvoorbeeld om van level 2 naar 3 te komen door: Consistente definities te bewaken Centrale informatie HUB te zijn Focus te hebben op: Standaarden Methoden Aanpakken Consistente aanpak te bewaken Skill ontwikkeling Quality assurance uit te voeren Systems en tools te beheren Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) Initial (1) 29

Hoe richten we het in? (Visie) A fully integrated P3O is operating within the organisation. This P3O provides oversight, scrunity and challenge, enabling full traceability from strategic plans to the investment in delivering new capabilities and the realisation of benefits The key value and driver behind the investment in P3O is the reduction of barriers to the succesful delivery of programmes and projects and the optimization of investments in strategically aligned programmes and project. Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS Initial (1) Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) 31

Hoe richten we het in? (Blauwdruk) P O Section Processes (including operational costs and performance levels) Considerations What functions and services (manual or automated) Use of pictures, process model or swim lanes Success measures Organizational structure Governance P3O organization, roles and sizing Organization relationships and culture T Technology (including tools and techniques) Types Organizational maturity I Information and data requirements Information Assurance Reporting requirements Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS Initial (1) Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) 32

Inhoud Wat is een P3O? Hoe richten we het in? Optimizing (5) Managed (4) Defined (3) Repeatable (2) Initial (1) Wat voegt een P3O toe? Hoe ziet het eruit? Hoe houden we het Operationeel? Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS

Hoe houden we het Operationeel? Tool Strategic mapping software EPM solutions Enterprise architecture systems Knowledge management systems Performance management systems Risk management systems Requirements management systems Function Map programmes and projects to benefits, outcomes and strategy Capture such information as plans, resources, costs, risks, issues, and documentation Model the organization s structure, systems and processes and map the journey to the future state Disseminate and share learning Align expected performance to strategic aims and track actual performance Support a common, integrated approach to risk management Manage the detailed scope of projects by analyzing, tracing and prioritizing project requirements Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 35

Hoe houden we het Operationeel? Technique Objective Uses Benefits Portfolio prioritization and optimization Complexity modelling Management dashboards Knowledge management P3O information portal Facilitation workshop techniques Skills development and maintenance Business process swimlanes Capacity planning for resource management Assurance, gated reviews and health checks Crown copyright 2013 Reproduced under licence from AXELOS 36