Rapport DIV Inventarisatie Ermelo, Harderwijk, Zeewolde Inleiding Het directieteam heeft in zijn vergadering van 26 januari 2015 gevraagd in kaart te brengen welke achterstanden er zijn in de archieven van de drie gemeenten en daarnaast om een inventarisatie van de beschikbare formatie te leveren. Het directieteam is van mening dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid ligt om Meerinzicht niet te belasten met de achterstanden die in de gemeenten in het verleden zijn ontstaan. Deze opdracht is vertaald naar een inventarisatie van de huidige situatie. Achterstanden en werkvoorraden zijn in beeld gebracht. Voorts de beschikbare formatie per 1 januari 2015. Het is belangrijk om te beseffen dat er de afgelopen jaren in de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde grote veranderingen op het terrein van de documentaire informatievoorziening hebben plaatsgevonden. De ene gemeente is al vrijwel volledig digitaal, de andere gemeente zit in een overgangsfase en de derde staat aan het begin van een traject om zaakgericht werken in te voeren. Eén ding is zeker het traditionele archiveren heeft in deze gemeenten een behoorlijke gedaanteverwisseling ondergaan. De daarbij behorende functies hebben eveneens een transformatie ondergaan. Naast de archieffunctionarissen (divvers of digidivvers) kennen we nu applicatiebeheerders, functioneel beheerders (pio s of informatieconsulenten) en record managers. Elk van de drie gemeenten heeft daar zijn eigen keuzes in gemaakt en eigen vorm en tempo in gevolgd. De digitaliseringsslag die gemaakt is met het daarbij behorende zaakgericht werken, is mede ingegeven door de wens en noodzaak om de dienstverlening aan de burger telkens door te ontwikkelen en te verbeteren. Dat vergt aan de kant van de documentaire informatievoorziening (extra) capaciteit. En voor de goede orde: voor zover er sprake zou zijn van besparingen, worden die besparingen in het primaire proces behaald. Die processen worden immers slimmer, efficiënter en adequater ingericht. Het is lastig om die besparingen zichtbaar te maken. Huidige situatie De achterstanden/werkvoorraden zijn per gemeente in beeld gebracht. Met dien verstande, dat er voor Ermelo reeds een project actief is om achterstanden weg te werken. Een externe medewerkster (Joke Bruil) is hiermee belast. Budget is nog voor 2015 beschikbaar. Vanaf 2016 is de situatie in Ermelo volledig bij en actueel. In bijlage 1. is de inventarisatie van Harderwijk weergegeven. In totaal gaat het om 1.150 strekkende meter archief. De bewerking kan worden vertaald in 8.270 uren (afgerond). Hiermee zijn de te bewaren archiefbestanddelen van het Bestuursarchief meegenomen. Dit betekent voor het eindplaatje dat er 7.730 uren (afgerond) benodigd zijn om de totale achterstand te verwerken. 1
In bijlage 2. is de inventarisatie van Zeewolde weergeven. In totaal gaat het om 517 strekkende meter. De bewerking kan worden vertaald in 5.115 uren. De strekkende meters archief voor vernietiging behoeven in dit verband nauwelijks of geen bewerking. Dit betekent voor het eindplaatje dat er 1.840 uren (afgerond) benodigd zijn om de totale achterstand te verwerken. De beschikbare formatie voor DIV-werkzaamheden binnen Meerinzicht omvat 9,31 fte. De inschatting is dat deze formatieomvang krap voldoende is om de dagelijkse werkzaamheden te kunnen uitvoeren. In een normale beheers situatie, in een gedigitaliseerde omgeving, waarbij volledig zaakgericht wordt gewerkt, bestaat het takenpakket voor de documentaire informatievoorziening uit het scannen, registreren en archiveren van stukken en het verstrekken van (analoge) informatie. Het betreft hier werkzaamheden van gemiddeld genomen hetzelfde niveau. Opmerkingen daarbij: - Ermelo werkt volledig zaakgericht; met formeel goedgekeurde vervanging Postverzending vindt centraal door DIV plaats - Zeewolde werkt volledig zaakgericht; met informeel goedgekeurde vervanging In de dagelijkse operatie zijn aanvullend tijdelijke krachten ingezet Geen andere werkzaamheden - Harderwijk gaat vanaf 1 mei 2015 zaakgericht werken; informele goedkeuring voor vervanging Tot 1 juli 2015 zijn aanvullend tijdelijke krachten ingezet Conclusie en advies Conclusie Advies 1. De achterstand in Harderwijk laat zich vertalen in 7.730 uren, bij een gemiddeld uurtarief van 50,-- komt dit neer op 386.500 2. De achterstand in Zeewolde laat zich vertalen in 1.840 uren, bij een gemiddeld uurtarief van 50,-- komt dit neer op 92.000. 3. De totale beschikbare formatie van DIV (cluster Informatievoorziening binnen I&A) omvat 9,31 fte. Deze formatie is krap voldoende voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Geadviseerd wordt om alleen de B-series (definitief te bewaren archiefbestanddelen met een wettelijk verplicht overbrengingstermijn na twintig jaar) te laten bewerken. Voorgesteld wordt om dit in één gezamenlijke aanbesteding voor alleen de analoge achterstanden en de digitale data entry die daarbij hoort te doen. Harderwijk, 13 maart 2015 Johan Kluijs, Arie Vink, Sybe Swart 2
Bijlage 1 Harderwijk Opmerkingen Kastjes werkachterstand C B SOD2 38,6 618 155 Beschrijven te interpreteren als: maken documenten dossierbeschrijving 773 en Paternosters vanaf 2006 C B SOD2 197,5 790 198 Beschrijven te interpreteren als: corrigeren dossierbeschrijving 988 en Totalen werkachterstand 236,1 1761 Eenvoudig of complex Strekkende meters Grotendeels B of grotendeels V Werkniveau Vereiste uren beschrijven Totaal aantal uren Vereiste uren materiële verzorging Bestuursarchief C B SOD2 189 1008 1064 2072 Bouwvergunningen deel 1 E B SOD1 168 268 448 716 Bouwvergunningen deel 2 E B SOD1 180 360 960 1320 Notulen raadsvergaderingen E B SOD1 2 1 0,5 1,5 Omgevingsvergunningen C B SOD2 18 72 8 80 Publiekszaken E B SOD1 17 40 8 48 Bodemonderzoeken E V SOD1 18 48 16 64 Brandweer E V SOD1 16 80 8 88 Drielanden C V SOD2 2 8 1 9 Milieudossiers E V SOD1 28 80 3 83 Nieuwbouw stadhuis E V SOD1 7 24 3 27 Permanente bewoning recreatiewoningen E V SOD1 14 12 0 12 Personeelsdossiers E V SOD1 11 44 8 52 Slachthuis E V SOD1 49 196 6 202 Totalen project 719 4774,5 Selecteer op periode voor 2006 of na 2005 E nvt SOD1 200 400 Registreer op documentniveau C B SOD2 50 van 200 800 Advies: alleen doen voor documenten van na 2010. Daarom gerekend met 50 meter werk Neem op in bestaande of nieuwe dossiers C B SOD2 200 Aanmaken nieuwe dossiers waar nodig en fysiek invoegen 533 van documenten Totalen lege laden actie 200 1733 Totaal-generaal Harderwijk 1154,6 8268,5 Waarvan V 537 Manjaar, uitgaande van 1250 productieve uren 7731,5 6,1852 Uitgaande van gemiddelde tarief 50 386575 3
Toelichting bij Bijlage 1 Harderwijk Het bestuursarchief van Harderwijk is hierin meegenomen. Anders dan in Zeewolde wordt in Harderwijk nog steeds niet zaakgericht gewerkt en dus zijn de meters archief in de paternosterkasten aanmerkelijk minder goed gevormd dan die in Zeewolde en dus complexer en tijdrovender tijdens de bewerking. De strekkende meters archief voor vernietiging behoeven in dit verband nauwelijks of geen bewerking. De achterstand heeft kunnen ontstaan door een jarenlange structurele onderbezetting bij het DIVteam Harderwijk. 4
Bijlage 2 Zeewolde Opmerkingen Hybride/Digitaal paternoster is dynamische achterstand. Wordt in de loop der jaren weggewerkt. Werkzaamheden zijn grotendeels B, maar worden om die reden in eindtelling als V beschouwd C B SOD2 100 3000 ca. 15.000 digitale nog niet gearchiveerde zaken /hybride papier tot en met 3000 2014 Overig Papier E V SOD1 10 8 72 Schatting van nog aangeleverd materiaal (financien/hrm/ser 80 vicebalie) Totalen werkachterstand 110 3080 Eenvoudig of complex Grotendeels B of grotendeels V Werkniveau Strekkende meters Vereiste uren beschrijven Totaal aantal uren Vereiste uren materiële verzorging Afronden digitaliseren Milieuvergunningen C B SOD1 10 10 90 100 Diverse projectdossiers losse stukken C B SOD2 6 16 144 160 Actualiseren lijsten Karmac Almere C B SODII 1 40 Dozen van Karmac die alsnog omgezet moeten worden E B SOD1 3 24 Bouwvergunningen I ongeschoond semi statisch C B en V SOD2 22 173 1000 1173 Bouwvergunningen - paternosterkast C B en V SOD2 30 216 24 240 Losse stukken E/C B/V SOD1 12 20 180 200 bouwvergunningen - ongeschoond semi statisch E BenV SOD2 35 0 projectendossiers Woldstrand E V SOD1 6 8 32 40 Vernietiging 2015 E V SOD1 36 4 36 40 V - stukken onderbrengen bij Karmac Almere E V SOD1 45 18 Totalen project 206 2035 analoog voor 2010 dient al op archief te zijn extra kosten zijn voor rekening van de afdeling Totalen lege laden actie 0 Totaal-generaal Zeewolde 316 5115 Waarvan V 3278 Manjaar, uitgaande van 1250 productieve uren 1837 1,4696 Uitgaande van gemiddelde tarief 50 91850 5
Toelichting bij bijlage 2 (Zeewolde) De achterstand in het papieren deel van het dynamisch archief Zeewolde vanaf 2010 is in feite opgelost. De gemeente doet vanaf 2014 alsof het vervanging heeft met (informele) goedkeuring van de gemeentearchivaris. Wel staan er als gevolg van het hybride werken nu nog ca. 15.000 digitale zaken met bijbehorende documenten open. Niet direct zichtbaar, maar binnen Corsa-case wel degelijk aanwezig. Deze zaken zijn dan wel afgehandeld maar nog niet gearchiveerd. Deze moeten nog vergeleken worden met papieren numerieke stukken vanaf 2010, maar dat zal in de dagelijkse werkzaamheden worden meegenomen. Voor het digitale deel geldt dat de bewaarplicht en vernietigingsplicht op deze zaken van toepassing is en dat deze zaken nog keurig afgehandeld moeten gaan worden. De energie zal dan met name ingestoken worden op het te bewaren archiefdeel. De medewerkers van Zeewolde zijn veelal in nieuwe (digitale) rollen geplaatst. Voor het traditionele papieren archief is steeds inhuur aanwezig geweest. De gemeente zelf heeft hier in feite geen eigen mensen meer voor beschikbaar. Tot 1 juni zijn hiervoor nog twee mensen aanwezig voor het afronden van werkzaamheden. Met het management van Zeewolde is in 2012 afgesproken dat alle stukken van voor 2010 niet meer door DIV gearchiveerd zouden gaan worden. Met name BWT werkt nog veel zaken van voor 2010 af. Daarnaast vormen taakvelden zelf ook papieren archief (facturen, salarisadministratie, paspoorten, rijbewijzen) die alsnog door de DIV gearchiveerd moeten gaan worden. Het gevolg hiervan is dat er wederom achterstand van papier is ontstaan. Bovendien zal het semi-statisch archief voor 2020 leeg moeten zijn, omdat de archiefruimte niet voldoet. 6