Rapportage Pilot Selectielijst

Transcriptie

1 Rapportage Pilot Selectielijst gemeente Noordoostpolder Gemeente Noordoostpolder Gemaakt Genop 8/7/2015 9:42:00 AM

2 Inleiding Begin 2015 is de Gemeente Noordoostpolder door een consultant van VHIC benaderd om te fungeren als pilotgemeente in de pilot van o.a. de VNG met betrekking tot de nieuwe (concept) Selectielijst voor (inter) gemeentelijke organisaties. Na de kick-off in maart 2015 is er door de recordmanager voor gekozen om, naast een globale inventarisatie van de lijst, binnen de gemeente Noordoostpolder de pilot te focussen op het uitvoeringsarchief van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi & Vechtstreek (OFGV). Deze rapportage geeft de bevindingen hiervan weer. Pagina 2 van 7

3 Inhoud Inleiding... 2 Inhoud... 3 Pilotplan... 4 Aanleiding Uitvoering... 4 Resultaat... 4 Resultaten Pilot... 5 Reacties van de werkvloer... 5 Waardering en Selectie van het OFGV archief... 5 Waarderingen... 5 Reactie en wijzigingsvoorstellen... 6 Evaluatie Pilot... 7 Inhoudelijk en procedureel... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Pagina 3 van 7

4 Pilotplan Organisatie: Contactpersonen: Pilotonderwerp: Gemeente Noordoostpolder Eric Heeringa (senior adviseur DIV) en Evelien Vermeeren- de Jonge (recordmanager) Uitvoeringsarchief van de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (hierna OFGV) Aanleiding Per 1 januari 2013 zijn de handhavings- en toezichttaken op het gebied van milieutoezicht overgedragen van de gemeente Noordoostpolder aan de OFGV. Daarnaast fungeert de OFGV ook voor de gemeente als aanspreekpunt wanneer zij verzoeken doen aan de provincie en kan de gemeente adviesaanvragen bij haar doen. Het archiefbeheer van de OFGV valt uiteen in twee delen. Het eigen bestuursarchief en het uitvoeringsarchief, dat ontstaat bij de taken die zij uitvoert voor de gemeente. Voor dit uitvoeringsarchief is het college van de gemeente Noordoostpolder het bevoegd gezag. Deze documenten worden dan ook eenmaal per maand overgedragen van de OFGV naar de gemeente. Uitvoering Tijdens de pilot is gekeken in hoeverre de processen van de OFGV en de documenten die deze processen opleveren, zich laten selecteren en waarderen door de ontwerpselectielijst. Er is gekeken naar de gekozen waarderingen, de hanteerbaarheid van de lijst, de inrichting van de processen en de resultaten die deze opleveren. Tegelijkertijd is er met de vakafdeling gekeken naar de toegekende waarderingen, hoe deze zich verhouden tot de huidige waarderingen en welke wensen er leven bij de vakafdeling. Ook is met het taakveld DIV besproken hoe duidelijk en gemakkelijk interpreteerbaar zij de lijst vinden. Resultaat In deze rapportage worden conclusies weergegeven over - hoe toepasbaar de lijst is voor de processen op het gebied van (overgedragen) archief van de OFGV; - hoe werkbaar de lijst is voor de diverse medewerkers vanuit verschillende disciplines; - hoe de pilot is ervaren. Pagina 4 van 7

5 Resultaten Pilot Reacties van de werkvloer Vanuit het taakveld DIV zijn de reacties voornamelijk positief. De adviseurs Zaakgericht Werken zien de selectielijst, zoals die er nu ligt, als een prima ondersteuning voor de verdere uitrol van het Zaakgericht Werken. Daarnaast maakt het volgens hen de koppeling tussen de processen en de documentaire neerslag duidelijk. De beschreven processen sluiten goed aan bij de processen van de gemeente Noordoostpolder en de gebruikte zaaktypecatalogus. Vraag is echter of ondersteunende processen zoals «informeren» en «adviseren» wel in alle gevallen zelfstandige processen zijn en als zodanig moeten worden aangemerkt. Zowel de senior adviseur DIV als de recordmanager vinden dat de selectielijst het huidige archiveringsproces goed ondersteunt. Kijkt men echter verder dan de eigen organisatie, dan is onze conclusie dat de lijst dwingend kan werken richting het procesmatig zaakgericht werken. Of deze wijze van werken voor alle organisaties al mogelijk is, wordt betwijfeld 1. De selectielijst zou na koppeling met, en aanpassingen van het ZTC, prima gekoppeld kunnen worden aan het DMS/RMA van de gemeente Noordoostpolder. Enkelvoudige processen van eindgebruikers die goed hun informatie structureren kunnen dan geautomatiseerd gearchiveerd worden. Voor de huidige medewerkers van DIV is de layout van de nieuwe lijst een struikelblok, als mede het gebruik van de letters die verwijzen naar het einde van de primaire gebruikstermijn. Zeker in combinatie met het gebruik van de letter G en S bij het typeren van het resultaattype. Een meer taakveldgerichte opbouw zou men prettiger vinden werken. Tegelijkertijd erkent men dat de uiterlijke vorm ondergeschikt is aan de inhoud. Het cluster Vergunningen, Toezicht en Handhaving (hierna : VTH) is om input gevraagd. Hierin komt naar voren dat ze vinden dat de waardering van al hun primaire werkzaamheden zijn ondergebracht onder respectievelijk de catagorien :11.1, , , , 12.2, , en Er is geen onderscheid meer tussen de verschillende type vergunningen die men afgeeft. Ook is de diversiteit van de toezichtstaken verdwenen. Men vraagt zich af of er nog genoeg ruimte is om afwijkende keuzes te maken en of het werkveld van de Omgevingsdienst nu niet al te veel gegeneraliseerd is. Waardering en Selectie van het OFGV archief Het type documenten dat de OFGV aanlevert valt uiteen in twee delen. Het zijn de toezicht -en controledocumenten aan de ene kant en documenten die voortkomen uit het adviserings- en vergunningsverleningsproces aan de andere kant. De vergunningenprocedure is goed te waarderen en selecteren met behulp van de nieuwe lijst. Wel is door de recente ontwikkelingen de vraag naar boven gekomen wat er nu gedaan moet worden met de toelichting zoals die nu gegeven wordt bij Immers als de opschoontermijn komt te vervallen komt de toelichting zoals die er nu staat ook te vervallen. De toezicht- en controledocumenten zijn lastiger. Zoals eerder gesteld lijkt de lijst geen enkel onderscheid meer te maken. Een controle op de sanering van een opslagtank of de vuilverwerking en afvoer na bouwwerkzaamheden lijken nu allemaal onder dezelfde categorie te vallen. Het is ons vermoeden dat hier wel eens grote informatieverliesproblemen kunnen ontstaan. Dit type documenten heeft namelijk in de huidige selectielijst een andere waardering. Waarderingen In zijn algemeenheid zijn de waarderingen naar ons idee op een juiste manier ingedeeld en toegekend met in achtneming van naburige wet-en regelgeving. Wel zijn er enkele vragen opgekomen : - Waarom is er bij gekozen voor vernietiging? Zeker bij interbestuurlijke trajecten die langlopend zijn of grote consequenties hebben zou bewaren als selectietermijn de voorkeur genieten. Op deze manier kan het besluitvormingstraject goed gevolgd worden. 1 Het op 27 mei 2015 gestelde door Arjan Kloosterboer: Dat in de praktijk al veel gemeenten allang zaakgericht werken, hetzij op papier hetzij digitaal, is iets wat niet herkend wordt door de senior adviseur Div en de recordmanager. We maken ons zorgen over deze aanname. Pagina 5 van 7

6 - Waarom is er gekozen om gemeentelijke communicatie te splitsen in gemeentelijke publicatie met historisch belang (de gemeentegids) en de online content (website)? Beide kennen dezelfde waardering en qua inhoud zou samenvoegen zeker een optie zijn. - De interpretatie van de primaire gebruikerstermijn bij bijvoorbeeld 11.1 komt in onze ogen toch neer op een voorwaardelijke bewaartermijn. Hier zou nog beter naar gekeken kunnen worden. Reactie en wijzigingsvoorstellen Enkele aanbevelingen voortvloeiende uit deze pilot zijn: - Als het uitgangspunt van de selectielijst is dat er op procesniveau geselecteerd en gewaardeerd wordt op basis van de resultaten, dan zou er nogmaals gekeken moeten worden naar hoe generiek of specifiek men dit wil maken. In sommige gevallen zijn er diverse specifieke resultaten (11.1, , ) die met een heldere toelichting ook samengevoegd kunnen worden. Aan de andere kant zouden andere specifieke resultaten juist toegevoegd moeten worden. - In de opsomming van de selectielijst wordt verwezen naar informatie die op diverse plekken terug te vinden is in de inleiding. Dit vermindert de gebruiksvriendelijkheid van de lijst. Wij bevelen aan om een korte gebruikershandleiding te schrijven. - Zie verder onder het kopje Waarderingen. Pagina 6 van 7

7 Evaluatie Pilot Conclusies Wij hebben de pilot van de concept-selectielijst als positief ervaren. Het is jammer dat het tijdsbestek vrij krap was en dat daardoor de pilot niet breder kon worden ingezet. Binnen het taakveld DIV is men nu op de hoogte van de komst van de nieuwe selectielijst en men heeft de kans gekregen om zich alvast te oriënteren op de veranderingen die er aan gaan komen. Na het afronden van de pilot trekken we de volgende conclusies : - De concept-selectielijst zoals hij er nu ligt is voor de gemeente Noordoostpolder prima toepasbaar; - De pilot is in een kort tijdsbestek uitgevoerd waardoor er niet organisatiebreed is getest; - Door het korte tijdbestek heeft de OFGV zelf ook niet deel kunnen nemen aan de pilot; - De uitkomsten van de pilot zijn niet langer actueel en daardoor zeer verminderd bruikbaar, omdat tijdens de pilotfase de selectielijst is aangepast op zowel vorm als inhoud zonder dat de pilotdeelnemers hier tijdig over zijn geïnformeerd; - De uitkomsten van de bijzondere bijeenkomst van de Adviescommissie archieven op 27 mei 2015 hadden sneller gecommuniceerd moeten worden met de pilotdeelnemers en er had overleg plaats moeten vinden met de deelnemers over de invloed hiervan op de pilot. Pagina 7 van 7