Waardering en selectie (hotspotmonitor)

Transcriptie

1 Waardering en selectie (hotspotmonitor) (a.d.h.v. Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017) Den Bosch en Zwolle, 14 en 15 december 2016

2 Even voorstellen Anthony van der Wulp Kees-Jan Vermeulen Pagina 2

3 Inhoud workshop Eerste helft: Toepassing van de nieuwe waarderingsmethodiek. Waardering van werkprocessen op basis van de selectielijst. De implementatie van de selectielijst. Tweede helft: Het uitvoeren van een (decentrale) hotspotmonitor. Pagina 3

4 Programma 1. Instrumenten van de nieuwe waarderingsmethodiek: Trendanalyse Systeemanalyse Risicoanalyse 2. Opzet van de nieuwe gemeentelijke selectielijst. 3. Implementatie van de selectielijst in de praktijk. 4. Hotspotmonitor en het decentrale SIO. 5. Vragen en opmerkingen. Pagina 4

5 Commissie Jeurgens Commissie Waardering en Selectie, Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (2007). Pagina 5

6 Programma 1. Instrumenten van de nieuwe waarderingsmethodiek Trendanalyse Systeemanalyse Risicoanalyse Pagina 6

7 Trendanalyse Pagina 7

8 Trendanalyse Zes trends in het gemeentelijke domein: - Sociaal Domein: zorgkosten, participatie - Domein Ruimte: verstedelijking - Domein Lokale economie, onderwijs en werkgelegenheid: internet, flexibilisering, zzp ers - Domein Cultuur, sport en recreatie: wellness - Domein Openbare orde en veiligheid: nieuwe vormen criminaliteit, participerende maatschappij - Domein Bestuur, organisatie en dienstverlening: andere verhouding tot maatschappij en initiatieven. Pagina 8

9 Systeemanalyse Pagina 9

10 Systeemanalyse De systeemanalyse is het fundament dat onder de trend- en risicoanalyse ligt. Gericht op vastleggen functioneren en taakuitvoering van de organisatie. Systeemanalyse brengt informatieknooppunten in kaart: Structuren (relaties tussen actoren, functies en informatieobjecten) om wezenlijke informatie te identificeren. Pagina 10

11 Systeemanalyse Pagina 11

12 Risicoanalyse Doel: bepalen van belang van informatie-elementen voor de bedrijfsvoering van de zorgdrager. Risico is het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt door het al dan niet beschikbaar hebben van haar archiefbescheiden. Het gaat om het belang van de informatie voor de zorgdrager zelf. Pagina 12

13 Risicoanalyse Risicoklasse Bewaartermijn Klasse 1 1 jaar Klasse 2 5 jaar Klasse 3 10 jaar Klasse 4 20 jaar Klasse 5 50 jaar Pagina 13

14 Samenspel van analyses Risicoanalyse Systeemanalyse Trendanalyse Wet- en regelgeving Selectielijst 2017 Periodieke hotspotmonitor (handreiking) Pagina 14

15 Programma 2. Opzet van de nieuwe gemeentelijke selectielijst Pagina 15

16 Waarom procesgericht? Nieuwe selectieaanpak (2010): De selectielijst moet zo goed mogelijk aansluiten op de informatiehuishouding van de zorgdrager. Archiefbesluit artikel 5 (wijziging 2012) lid 2 De systematische opsomming ( ) is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur. [systematische opsomming = de selectielijst, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefbescheiden bewaard worden of na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen] Pagina 16

17 Uitgangspunten Elk procestype wordt beschreven vanuit het oogpunt van het uitvoerende orgaan. Een procestype betreft de hele cyclus: zowel het instellen c.q. aangaan c.q. starten, als het wijzigen c.q. beëindigen c.q. stoppen van een procesobject (de intrekking van een vergunning, de aanpassing of beëindiging van een overeenkomst, de sloop van de brug). In het kader van een proces is er sprake van een procesobject. De informatie die tijdens de procesuitvoering wordt gevormd heeft betrekking op dit procesobject. Zo lang dit procesobject bestaat heeft de gevormde informatie waarde voor de organisatie. Voorbeelden: een vergunning, een overeenkomst, een brug. Pagina 17

18 Uitgangspunten (2) Een procestype is sector/domeinonafhankelijk. De benoemde resultaten bij een procestype beschrijven de mogelijke uitkomsten die het proces kan hebben. Alle zaaktypen binnen een proces dienen een gelijksoortig resultaat te bereiken Pagina 18

19 29 procestypen vormen de hoofdstructuur Voorziening aanvragen Producten en diensten leveren Product of diensten aanvragen Gegevens administreren / verwerken Betwisten Betalen en innen Adviseren Geschillen behandelen Verzoeken behandelen Gebeurtenis organiseren Toestemming vragen Personen aanstellen Overeenkomsten aangaan Toezicht en handhaving ondergaan Informeren Openbare ruimte inrichten Onderhouden en repareren Pagina 19

20 Samenstelling bewaartermijn Bewaartermijn Procesfase Procestermijn Bewaartermijn Creatie zaak/dossier Afhandeling zaak Bedrijfsvoeringsbelang vervallen Vernietiging of overbrenging Pagina 20

21 Procestermijn De duur van de procestermijn is ingedeeld in 5 verschillende categorieën: 1. Nihil = er is geen aparte procestermijn, de bewaartermijn start direct. (Vergelijk vroeger: na afhandeling) 2. De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject = de lengte van de procestermijn is afhankelijk van het procesobject. Nadat het procesobject haar geldigheid heeft verloren of niet meer bestaat, gaat de bewaartermijn lopen. 3. De ingeschatte maximale bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject = er wordt een inschatting gemaakt van de maximale bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject, ongeacht de daadwerkelijke duur. Pagina 21

22 Procestermijn 4. De tijdens het proces vast te leggen datum waarop de geldigheid van het procesobject komt te vervallen = tijdens de procesuitvoering wordt de datum bepaald wanneer het procesobject haar geldigheid zal verliezen. 5. De proces- en bewaartermijn zijn samengevoegd als totaalwaarde bij de bewaartermijn = de datum waarop deze termijn moet gaan lopen is benoemd in de toelichting bij de categorie en kan in het verleden liggen. Pagina 22

23 Generieke en specifieke resultaten Per proces zijn er in alle gevallen algemene (generieke) resultaten benoemd. Deze gelden in de basis voor alle bijbehorende archiefbescheiden. In uitzondering hierop zijn er, op basis van de drie analyses en van wetgeving, specifieke resultaten benoemd. Deze gelden voor specifiek archiefbescheiden. De termijn van een specifiek resultaat gaat in dat geval boven de termijn van een algemeen resultaat. Dus: alles wat niet specifiek is benoemd, valt onder het generieke resultaat. Pagina 23

24 Herkomst specifieke resultaten Specifieke resultaten opgenomen en gewaardeerd op grond van: De systeemanalyse en/of trendanalyse ( = bewaren). De risicoanalyse: informatie moet/kan langer of korter bewaard worden dan de termijn van het generieke resultaat. De bewaartermijn heeft een andere procestermijn dan het generieke resultaat. Betekenis: de procestermijn is (op een andere manier dan het generieke resultaat) afhankelijk van het procesobject. Specifieke bewaartermijnen in wet- en regelgeving (voorbeeld: bijlage 6 Regeling Basisregistratie Personen BRP). Pagina 24

25 Generieke en specifieke resultaten Generiek resultaat 1.1 Selectielijst- proces 1 Procesresultaat A Specifiek resultaat Specifiek resultaat Procesresultaat B Generiek resultaat 1.2 Pagina 25

26 Voorbeeld resultaten 11.1 Verleend 11.Toestemming verlenen Verleend Verleend, tanksanering Verleend, Toestemming met brondocument BAG Geweigerd 11.2 Geweigerd Pagina 26

27 Bewaartermijnen resultaten V1 na einde toestemming 11.Toestemming verlenen Verleend V50 na afhandeling B Geweigerd V5 na afhandeling Pagina 27

28 Programma 3. Implementatie van de selectielijst in de praktijk Pagina 28

29 ZTC en Selectielijst Onder 1 selectielijstprocestype vallen meerdere zaaktypen Ieder zaaktype valt onder 1 selectielijstprocestype De resultaattypen van een zaaktype moeten gematched worden op de resultaten van één selectielijstprocestype Pagina 29

30 Van Selectielijst naar ZTC Selectielijst- proces 1 Generiek resultaat 1.1 Specifiek resultaat Resultaattype 1 Zaaktype X Resultaattype 2 Pagina 30

31 Voorbeeld - Selectielijst naar ZTC 11. Toestemming verlenen 11.2 Geweigerd Verleend, ontheffing leerplicht Verleend Ontheffing leerplicht Geweigerd Pagina 31

32 Matchen van een proces Werkwijze: 1. Bepaal de activiteit of het proces wat de organisatie daadwerkelijk uitvoert met een bepaald zaaktype. Vraagt de organisatie een vergunning aan, of vraagt een derde toestemming van de organisatie? Voert een organisatie iets uit of adviseert de organisatie alleen maar? Het oogpunt vanwaar de organisatie naar een proces kijkt, bepaalt onder welk hoofdproces het proces valt. 2. Bepaal op basis van de analyse onder 1 onder welk hoofdproces die activiteit of proces van de organisatie valt. Kijk daarbij ook goed naar de toelichting die bij het hoofdproces hoort. Pagina 32

33 Matchen van een proces (2) 3. Bepaal welke resultaten het betreffende proces of zaaktype kan hebben. 4. Bepaal of een resultaat van een proces of zaaktype thuis hoort bij een specifiek resultaat. Indien dat niet zo, valt het resultaat onder een generiek resultaat. 5. Noteer bij uw zaaktype het unieke nummer van het resultaat dat bij uw zaaktype hoort of voeg een koppeling van uw zaaktype naar het geselecteerde resultaat van de selectielijst toe. Pagina 33

34 Concrete vragen Welke impact heeft de nieuwe selectielijst op: - Onze dagelijkse werkzaamheden? - De inrichting van ons zaaksysteem / DMS-RMA Effect op werkzaamheden DIV/Informatiemanager: Proactieve houding Gedegen kennis van de bedrijfsprocessen Waar wordt welke informatie bewaard en hoe kan ik zorgen voor goede vernietiging? Objectgerichte registratie? Handreiking ter ondersteuning van de implementatie. Pagina 34

35 Verschillen met de huidige lijst Procesgerichte indeling: hoofdindeling overstijgt taakvelden Probleem van voorwaardelijke termijnen is ondervangen met procestermijn Niet al het beleid meer blijvend te bewaren: intern beleid V, beleid met externe werking B Pagina 35

36 Pilots Gemeente Amsterdam Gemeente Tilburg Gemeente Noordoostpolder GR Werk en Inkomen Lekstroom Rapportages te lezen op: Pagina 36

37 Op grond van welke criteria kan afgeweken worden (par. 1.3 inleiding selectielijst)? Informatie over: kenmerkende trends/hotspots (hotspotmonitor) zaken met een uniek karakter bijzondere gebeurtenissen beeldbepalende, karakteristieke, bijzondere objecten samenvattingen van gegevens belangrijke burgers en functionarissen bescheiden die vervangen wat door een calamiteit verloren is gegaan precedenten: individuele zaken die leiden tot algemene regels bescheiden waarbij vernietiging de logische samenhang zou verstoren Pagina 37

38 Programma 4. Hotspotmonitor en het decentrale SIO Pagina 38

39 Trendanalyse Pagina 39

40 Belangen in balans Belangen in balans. Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd. Versie 1.0 voor departementen, inclusief diensten en agentschappen, Nationaal Archief, maart 2015 Trendanalyse --> periodieke hotspotmonitor Pagina 40

41 Hotspotmonitor Kort achteraf Periodiek Uitzonderen van vernietiging Uitvoeren ná opstellen selectielijst Dus lokaal! Procedure in selectielijst Pagina 41

42 Stappen Pagina 42

43 Kort achteraf Pagina 43

44 Handreiking Pagina 44

45 Pilotorganisaties Pagina 45

46 Stappen voor pilots 1. Bepalen procedure 2. Oriëntatie op criteria voor hotspots 3. Uitnodigen deelnemers expertpanel 4. Benoemen hotspots 5. Besluitvorming 6. Communicatie en/of publicatie 7. Verwerken resultaten 8. Voor externe hotspots: acquisitie 9. Actualiseren hotspotmonitor Pagina 46

47 Criteria voor een hotspot a. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media. b. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie veel emoties los maakt. c. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager. d. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale/lokale openbaar bestuur ernstig is bedreigd. Pagina 47

48 Bevindingen a. Criteria zijn negatief geformuleerd. Ook aandacht voor positieve criteria, behaalde prijzen, innovatieve projecten. (Rijnland, Overijssel) b. Nadenken over profiel van de te kiezen experts. (Eemland) c. Experts vonden het heel erg leuk! (Delft) d. Combineren van interne en experts? Schiedam wel, Delft niet. Wel of geen politici/bestuurders uitnodigen? e. Voorbereiding expertbijeenkomsten: a.d.h.v. bronnen? f. Duidelijke meerwaarde van externe experts. (Delft en Schiedam) Pagina 48

49 Bevindingen (2) g. Voor gemeenten makkelijker, taken van waterschappen zijn afgebakend. Kans op acquisitie van particuliere hotspot is klein. (Rijnland) h. Geen capaciteit om alle hotspots (direct) uit te werken. Prioriteren? (Schiedam / Delft) i. Wat te doen met regionaal overstijgende hotspots? (Overijssel) j. Kort achteraf: CV gedeputeerde bleek verwijderd. (Overijssel) k. Afweging bij benoemen hotspot: Wbp, selectielijst. (Overijssel) l. Looptijd hotspot: wanneer sluit je een hotspot af? (Overijssel) Pagina 49

50 Bevindingen (3) m. Inbedding in organisatie. (Rijnland) n. Periode: Delft/Schiedam, Overijssel: o. Combineren van trends en hotspots of juist niet? Deventer versus Overijssel. p. Ureninzet pilot Rijnland: 22 uur. Pagina 50

51 Vervolg Pilots: vaststellen en publiceren. Handreiking: verschijnt in januari. Voor gemeenten: Selectielijst 2017 van toepassing vanaf 1 januari a.s. Voor provincies en waterschappen: hotspotmonitor verwerken in nieuwe selectielijst. Pagina 51

52 Strategisch Informatieoverleg (SIO) Breed of smal? Deelnemers? Hotspotmonitor Externe deskundige Pagina 52

53 Afronding 5. Ruimte voor vragen en opmerkingen Dank voor uw aandacht! Pagina 53

54