Quick scan archiefbeheer Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo)

Transcriptie

1 Quick scan archiefbeheer Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo) Rijksarchiefinspectie Datum bezoek: 29 november 2004 Nota van bevindingen concept: 1 december 2004 Nota van bevindingen definitief: 13 januari 2005 (bijlage bij brief RAI 05/12/312/MG) BASISGEGEVENS 1 Naam organisatie Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo). De CoCo is een interdepartementale commissie, waarvan het secretariaat berust bij de directie Integratie Europa (DIE) van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). De commissie doet de ambtelijke voorbereiding van de besluitvorming in de Ministerraad en de Raad voor Europese Zaken en Internationale Zaken (een onderrad van de MR). 2 Naam en functie contactpersoon / gesprekspartner(s) Contactpersoon: - mw. M.L. Gerards, Eerste Medewerker DIE Overige gesprekspartners: - mw. R. Van Duijvenvoorde, archiefmedewerker DIE afdeling Intern (DIE/IN) - dhr. P. van de Meijde, archiefmedewerker DIE afdeling Extern (DIE/EX) - dhr. E. Nieuwkerk, archiefmedewerker DIE/EX 3 Hoe groot is de organisatie? De CoCo Kent geen eigen personeelsleden. De werkzaamheden voor CoCo zijn volledig ingebed in de reguliere werkzaamheden van DIE. De plv. directeur van DIE is secretaris van de CoCo, beleidsmedewerkers van DIE bereiden de vergaderingen inhoudelijk voor, de archiefmedewerkers van DIE/IN beheren het archief. De informatie uit de CoCo-verslagen wordt daarnaast in onderwerpdossiers beheerd door zowel DIE/IN als DIE/EX. Rijksarchiefinspectie

2 4 Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen? Ja BESTANDSBEHEER Art. 3 en 21, lid 2 Aw 1995, Art 12 en 24, lid2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 5 Beschikt u over een actueel overzicht van de omvang en locatie van alle archieven die uw organisatie beheert? Ja, er is een volledig overzicht, dat dateert van.., er is een gedeeltelijk recent overzicht. De dossiers die beheerd worden door de archiefmedewerkers van DIE zijn geregistreerd in het archiefsysteem Minisis. Hierin kunnen overzichten worden gegenereerd. Registratie op documentniveau vindt uitsluitend plaats als men problemen met terugvinden verwacht. Van digitale bescheiden zoals is geen overzicht. Het ministerie van BZ werkt aan de invoering van een Record Management Applicatie (RMA). Onze gesprekspartners verwachten dat de toegankelijkheid van het archief hierdoor zal verbeteren. 5.1 Zo ja, is dit een overzicht op document- / dossier-, bestands- of archiefniveau? Documenten Dossiers Bestanden (te genereren; bijv.: handelspolitiek, ontwikkelingssamenwerking, uitbreiding enz.) Archieven Anders, nl Welke archieven zijn in dit overzicht opgenomen? Semi-statisch Dynamisch Werkarchieven Digitale archieven Primaire proces(sen) Ondersteunende processen Toelichting: Zoals hierboven al aangegeven, zijn de werkzaamheden voor de CoCo integraal onderdeel van de werkzaamheden van DIE. De ondersteunende processen (zoals personeelszaken en financiën) laten we hier verder buiten beschouwing. 2 Rapportage quickscan archiefbeheer CoCo - definitief

3 5.3 Zijn de archieven van alle organisatieonderdelen in het overzicht opgenomen? Ja, alle organisatieonderdelen, een deel van de organisatieonderdelen N.v.t. 6 Zijn er documentaire structuurplannen vastgesteld voor alle archieven die uw organisatie(onderdeel) beheert? Ja, voor alle archieven, voor een deel van de archieven 7 Beheert uw organisatie digitale bestanden? Ja, bijvoorbeeld berichten. 7.1 Zo ja, Is er een actueel overzicht van de digitale bestanden die beheerd worden? Ja, er is een volledig overzicht, dat dateert van, er is een gedeeltelijk overzicht, dat dateert van 8 Weet u of de archieven die uw organisatie beheert voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden? Ja, alle archieven voldoen aan de eisen in de regeling De archieven voldoen gedeeltelijk aan de eisen, de archieven voldoen niet aan de eisen of de archieven aan de eisen voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in de regeling worden gesteld Rijksarchiefinspectie

4 SELECTIE EN VERNIETIGING Artt. 3, 5, 6 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 en 8 Ab Zijn er voor de archieven die uw organisatie beheert vernietigingslijsten vastgesteld die tot stand zijn gekomen op basis van de Archiefwet 1962? Ja 10 Zijn er voor de archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen, vastgestelde selectielijsten in de zin van art. 5 van de Archiefwet 1995? Ja 10.1 Welke selectielijst(en) is/zijn dit? Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitenland over de periode , vastgesteld in 2002, gepubliceerd in Staatscourant nr Bestrijken de selectielijsten en vernietigingslijsten gezamenlijk alle archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen? Ja, een klein gedeelte van de archieven, een groot gedeelte van de archieven We hebben geen selectielijsten en vernietigingslijsten 12 Gebruikt uw organisatie de vastgestelde vernietigings- en / of selectielijst(en) daadwerkelijk bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden? Ja, voor zover het archiefbescheiden betreft die beheerd worden door de archiefmedewerkers. Ja, maar een gedeelte van de selectielijst(en) Anders, nl Worden de vernietigings- en /of selectielijsten ook in het dynamisch archiefbeheer (bij de vorming van het archief) toegepast? Ja Deels 4 Rapportage quickscan archiefbeheer CoCo - definitief

5 14 Zijn er voor de archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen, selectielijsten in voorbereiding? Ja, de bij vraag 10.1 genoemde selectielijst wordt geactualiseerd Indien ja, zijn dit nieuwe lijsten of vastgestelde lijsten die in onderhoud zijn? Worden voor eerste maal vastgesteld Worden wegens onderhoud gewijzigd Beide 14.2 Welke selectielijst(en) is/zijn dit, en in welk stadium bevindt de vaststelling zich? Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitenland over de periode... Eerste concept vastgesteld Ingebracht in driehoeksoverleg Ter inzage gelegd door de minister van OCW Voor advies voorgelegd aan de Raad voor Cultuur Vastgesteld maar nog niet in Staatscourant gepubliceerd Niet bekend bij onze gesprekspartners in welke fase de vaststelling zich bevindt. Toelichting: Het opstellen en actualiseren van selectielijsten wordt centraal voor het ministerie van BZ uitgevoerd door de directie Documentaire Informatievoorziening (DDI). Rijksarchiefinspectie

6 15 Zijn/worden er binnen uw organisatie archiefbescheiden vernietigd? Ja, bijvoorbeeld de concept CoCo en voorbereidende stukken (digitaal en papier). Toelichting: De beleidsmedewerkers bereiden de vergaderingen van de CoCo inhoudelijk voor. Hierbij onderhouden ze contacten met medewerkers van andere ministeries, en maken ze concepten op. Deze concepten worden intern binnen DIE en met de Directeur-Generaal afgestemd en vervolgens in de CoCo besproken. Naar aanleiding van het besprokene worden de stukken soms bijgesteld, waarna ze als CoCo conclusies naar de Ministerraad gaan. In de dossiers bij het archief worden uitsluitend deze definitieve CoCo conclusies bewaard. Alle voorbereidende documenten, en de vergaderstukken van de CoCo, blijven buiten het formele dossier en worden waarschijnlijk vernietigd Indien ja: om welke reden/op welke grond zijn deze archiefbescheiden vernietigd? Vastgestelde vernietigingslijst Vastgestelde selectielijst Concept-selectielijst Machtiging tot vervanging, verkregen van de algemene rijksarchivaris Eigen informele bewaar- / vernietigingslijst Anders, namelijk interne afspraken ( concept CoCo ), niet meer nodig. 16 Wordt er in het digitaal archief vernietigd? Ja, zie de antwoorden bij vraag Over welke periode heeft de organisatie archief vernietigd? Tot 1980 Tot 1990 Tot 2000 Anders, nl tot zeer recent 6 Rapportage quickscan archiefbeheer CoCo - definitief

7 17.1 Is van deze vernietiging(en) een verklaring opgemaakt? Ja, met een specificatie van de archiefdocumenten Ja, zonder een specificatie van de archiefdocumenten Van een gedeelte van deze vernietigingen is een verklaring opgemaakt.. Van de vernietiging zoals beschreven bij vraag 15 wordt geen verklaring opgemaakt. De archiefmedewerkers van DIE maken overigens wel verklaringen op bij vernietiging van dossiers die zij beheren. 18 Hoe vernietigt de organisatie haar archief? Papier: Door het als oud papier met de vuilnisman mee te geven Door het te versnipperen en met de vuilnisman mee te geven Door het te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf Door het te laten vernietigen door de firma Van Gansewinkel Digitaal: Door het minder toegankelijk te maken Door de gegevens te overschrijven, de gegevensdrager opnieuw te formatteren Rijksarchiefinspectie

8 BEWERKING EN OVERBRENGING Art. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab. 19 Sinds wanneer bestaat de organisatie? De CoCo bestaat sinds Beheert uw organisatie archief van rechtsvoorgangers? Ja 21 Bent u bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging, bijvoorbeeld: Welke archieven u moet overbrengen Op welke termijn u archieven moet overbrengen Naar welke archiefdienst u archieven moet overbrengen Aan welke eisen de archieven bij overbrenging moeten voldoen 22 Is er een planning vastgesteld voor de bewerking en overbrenging van archiefbescheiden naar een rijksarchief? Ja, de planning dateert van Niet van toepassing Toelichting: Overbrenging van archiefbescheiden wordt geregeld door DDI. Onze gesprekspartners hebben hiermee geen bemoeienis. 23 Met welke frequentie worden archiefbescheiden overgebracht naar een rijksarchief? Jaarlijks Eenmaal in de vijf jaar Eenmaal in de tien jaar Onregelmatig Anders, namelijk Er zijn nog geen archiefbescheiden van mijn organisatie overgebracht naar een rijksarchief Niet bekend bij de contactpersoon (zie de toelichting bij vraag 22). 24 Vindt er over de overbrenging overleg plaats met een relatiebeheerder van het rijksarchief? Ja (vanuit DDI) 8 Rapportage quickscan archiefbeheer CoCo - definitief

9 24.1 Met een relatiebeheerder van welk rijksarchief? Nationaal Archief (Den Haag) Groninger Archieven (Groningen) Tresoar (voormalig Ryksargyf Fryslân) (Leeuwarden) Drents Archief (Assen) Historisch Centrum Overijssel (Zwolle) Gelders Archief (Arnhem) Rijksarchief in Flevoland (Lelystad) Het Utrechts Archief (Utrecht) Rijksarchief in Noord-Holland (Haarlem) Zeeuws Archief (Middelburg) Rijksarchief in Noord-Brabant (Den Bosch) Rijksarchief Limburg (Maastricht) Anders, namelijk 25 Zijn er in het jaar 2003 archiefbescheiden van uw organisatie overgebracht naar een rijksarchief? Ja, in totaal circa strekkende meter, er zijn nog geen archiefbescheiden van de CoCo overgebracht. 26 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode vóór 1945? Ja 27 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode ? Ja. De archiefbescheiden van de CoCo uit de periode vóór 2000 worden beheerd door DDI Komen deze archiefbescheiden op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking? Ja, al deze archiefbescheiden Ja, een deel van de archiefbescheiden, al deze archiefbescheiden komen op grond van een geldige vernietigings- of selectielijst voor vernietiging in aanmerking, ze komen niet voor op een geldige vernietigingsof selectielijst Rijksarchiefinspectie

10 27.2 Wanneer zullen de blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht naar een rijksarchief? Vóór 1 januari 2006, namelijk in Na 1 januari 2006, namelijk in Niet bekend bij de contactpersoon (zie de toelichting bij vraag 22). 28 Houdt u bij de planning en / of de feitelijke overbrenging ook rekening met de overbrenging van digitale bestanden? Ja Nog niet van toepassing. De oudere archiefbescheiden van de CoCo waren nog allemaal op papier. Onze gesprekspartners zijn zich er van bewust dat het beheer van de digitale archiefbescheiden een aandachtspunt is. Zij verwachten dat het in te voeren RMA hiervoor een oplossing biedt. 29 Als er achterstanden in bewerking en overbrenging zijn: reserveert de organisatie extra financiële en personele middelen voor bewerking en overbrenging? Ja Niet bekend bij de contactpersoon (zie de toelichting bij vraag 22). N.v.t. 10 Rapportage quickscan archiefbeheer CoCo - definitief

11 MATERIËLE VERZORGING EN ARCHIEFRUIMTEN Art. 1, sub e, art. 3, art. 21 Aw 1995, art. 11, art. 13, art. 24, lid 4 Ab 1995; Regeling duurzaamheid archiefbescheiden; Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. 30 Beheert uw organisatie naast papieren archiefbescheiden ook In het archief van de CoCo bevinden zich volgens onze gesprekspartners geen van de volgende bescheiden: Foto s Films Videobanden CD-rom's (Geluids)tapes Floppy disks/disketten Microfilms of -fiches (Veel) documenten op kringlooppapier (Veel) thermische faxen (Veel) stukken op doorslagpapier 31 Houdt uw organisatie bij de aanschaf van materialen voor creatie en materiële verzorging van archiefbescheiden rekening met de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden? Ja, voor wat betreft de materiële verzorging van blijvend te bewaren archiefbescheiden (dozen, hechters, omslagen) Gedeeltelijk Niet bekend bij de contactpersoon of bij de aanschaf van papier, toners e.d. rekening wordt gehouden met de eisen (inkoop vindt centraal plaats bij het ministerie van BZ). 32 Heeft u in uw dossiers wel eens aangetroffen: Schimmels Waterschade Brandschade Ongedierte Rijksarchiefinspectie

12 33 Beschikt uw organisatie over archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief? Ja Toelichting: De recente archiefbescheiden van de CoCo (vanaf c. 2000) worden beheerd in een ruimte bij DIE. De oudere archiefbescheiden worden beheerd door DDI in de centrale archiefruimte van het ministerie van BZ. De antwoorden bij de vragen 33.1 t/m 33.5 hebben op deze ruimte betrekking Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet? Circa % Niet bekend bij onze gesprekspartners 33.2 Voldoet/voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen? Ja, volgens opgave van onze gesprekspartners Gedeeltelijk of de archiefruimte(n) aan de eisen voldoet/voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in deze regeling worden gesteld 33.3 Heeft uw ruimte een of meer van de hiernaast staande tekortkomingen? Watervoerende leidingen Ramen Geen klimaatapparatuur Geen meetapparatuur voor de temperatuur en voor de luchtvochtigheid Geen brandblusapparatuur Volgens onze gesprekspartners heeft de ruimte geen van bovenstaande tekortkomingen Als uw ruimte niet voldoet aan de eisen in de genoemde regeling, binnen hoeveel tijd past u de ruimte aan? Binnen... jaar, op alle onderdelen Binnen... jaar, op een aantal onderdelen We doen geen aanpassingen Niet van toepassing 33.5 Is er wel eens een lekkage of brand geweest in de archiefruimte? Lekkage Brand 12 Rapportage quickscan archiefbeheer CoCo - definitief

13 34 Besteedt uw organisatie de opslag van archiefbescheiden geheel of gedeeltelijk uit aan derden? Ja, geheel Ja, gedeeltelijk Rijksarchiefinspectie