Quick scan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht

Transcriptie

1 Quick scan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht Rijksarchiefinspectie Datum bezoek: 27 oktober 2004 Nota van bevindingen concept: 1 november 2004 Nota van bevindingen definitief: 20 januari 2005 (bijlage bij brief RAI/05/14/312/MG) BASISGEGEVENS 1 Naam organisatie Kamer van Koophandel Utrecht (KvK Utrecht) 2 Naam en functie contactpersoon / gesprekspartner(s) Onze contactpersoon is: mevrouw J.C.J.Th. Schenkels, hoofd Interne Zaken. Zij is verantwoordelijk voor het archiefbeheer binnen de KvK Utrecht. Bij het gesprek was tevens aanwezig: de heer mr. A. J. van Mosselveld, directiesecretaris. Hij is projectleider van een project ter verbetering van het archiefbeheer, dat de KvK Utrecht momenteel uitvoert. 3 Hoe groot is de organisatie? Totaal aantal personeelsleden ca Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen? Ja: Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en de kantoororganisatie. De kantoororganisatie bestaat uit verschillende business units voor het primaire proces en de ondersteunende taken. 4.1 Zijn alle organisatieonderdelen op dezelfde locatie gehuisvest?. Het hoofdkantoor bevindt zich in Utrecht; in Veenendaal is een klein regiokantoor Rijksarchiefinspectie

2 BESTANDSBEHEER Art. 3 en 21, lid 2 Aw 1995, Art 12 en 24, lid2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 5 Beschikt u over een actueel overzicht van de omvang en locatie van alle archieven die uw organisatie beheert?, er is een volledig overzicht, dat dateert van..., er is een gedeeltelijk overzicht. In het kader van een project ter verbetering van het archiefbeheer is recent een vrijwel volledig overzicht gemaakt van de papieren archiefbescheiden die de KvK Utrecht beheert ( archieveninventarisatie ). In het overzicht is aangegeven welke archiefbestanden zich op welke plaatsen in de kantoren en archiefruimte bevinden, met een globale omschrijving. Periode-aanduidingen geeft het overzicht niet. Van de poststukken die langs reguliere weg inkomen en uitgaan is daarnaast een overzicht in een postboek (Wordbestand). 5.1 Zo ja, is dit een overzicht op document- / dossier-, bestands- of archiefniveau? Documenten (in postboek (Word)) Dossiers Bestanden ( archieveninventarisatie ) Archieven Anders, nl Welke archieven zijn in dit overzicht opgenomen? Semi-statisch Dynamisch Werkarchieven Digitale archieven Primaire proces(sen) Ondersteunende processen 5.3 Zijn de archieven van alle organisatieonderdelen in het overzicht opgenomen? Ja, alle organisatieonderdelen, een deel van de organisatieonderdelen 6 Zijn er documentaire structuurplannen vastgesteld voor alle archieven die uw organisatie(onderdeel) beheert?, voor alle archieven, voor een deel van de archieven. In het kader van de verbetering en digitalisering van het archiefbeheer wordt wel gewerkt aan een classificatieschema op basis van werkprocessen. 2 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief

3 7 Beheert uw organisatie digitale bestanden? Ja, bijvoorbeeld gegevens in de applicatie voor het handelsregister; applicaties voor de ondersteunende processen; postboek in Word; ; intranet, internet. Toelichting: De gegevens in het handelsregister worden centraal beheerd door de Vereniging van Kamers van Koophandel (VVK). Hiervoor is zij door de KvK s gemachtigd. 7.1 Zo ja, is er een actueel overzicht van de digitale bestanden die beheerd worden?, er is een volledig overzicht, dat dateert van, er is een gedeeltelijk overzicht. De KvK beschikt over een overzicht van applicaties. In het kader van de verbetering en digitalisering van het archiefbeheer zal ook de inhoud van de applicaties in kaart worden gebracht. De bedoeling van de KvK is om de informatie in de applicaties en de documentenstroom in samenhang te gaan beheren Zo ja, welke digitale bestanden zijn in het overzicht opgenomen? Documenten / dossiers in een Document Management Systeem of Record Management Applicatie (DMS/RMA) Het DMS/RMA zelf Gescande documenten / dossiers Bestanden in kantoorautomatisering, bijv. Gegevens in specifieke applicaties voor het primaire proces Applicaties voor het ondersteunende proces (bijv. SAP, boekhoudsystemen) Niet bekend bij de contactpersoon Opmerking Rijksarchiefinspectie: Deze vraag hebben we niet gesteld. 8 Weet u of de archieven die uw organisatie beheert voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden?, alle archieven voldoen aan de eisen in de regeling De archieven voldoen gedeeltelijk aan de eisen, de archieven voldoen niet aan de eisen of de archieven aan de eisen voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in de regeling worden gesteld Rijksarchiefinspectie

4 SELECTIE EN VERNIETIGING Artt. 3, 5, 6 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 en 8 Ab Zijn er voor de archieven die uw organisatie beheert vernietigingslijsten vastgesteld die tot stand zijn gekomen op basis van de Archiefwet 1962? Ja 9.1 Welke vernietigingslijst(en) is/zijn dit? Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden Kamers van Koophandel en Fabrieken in Nederland, vastgesteld in Zijn er voor de archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen, vastgestelde selectielijsten in de zin van art. 5 van de Archiefwet 1995? 11 Bestrijken de selectielijsten en vernietigingslijsten gezamenlijk alle archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen?, een klein gedeelte van de archieven, een groot gedeelte van de archieven We hebben geen selectielijsten en vernietigingslijsten Niet bekend bij de contactpersoon (de KvK Utrecht gebruikt de vernietigingslijst uit 1979 niet). 12 Gebruikt uw organisatie de vastgestelde vernietigings- en / of selectielijst(en) daadwerkelijk bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden?, maar een gedeelte van de selectielijst(en), de KvK Utrecht gebruikt de vernietigingslijst uit 1979 niet. Anders, nl Worden de vernietigings- en /of selectielijsten ook in het dynamisch archiefbeheer (bij de vorming van het archief) toegepast? Deels, nog niet. De KvK Utrecht stemt het classificatieschema voor haar nieuw op te zetten centrale (digitale) archief wel af op de (concept) selectielijst 4 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief

5 14 Zijn er voor de archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen, selectielijsten in voorbereiding? Ja 14.1 Indien ja, zijn dit nieuwe lijsten of vastgestelde lijsten die in onderhoud zijn? Worden voor eerste maal vastgesteld Worden wegens onderhoud gewijzigd Beide 14.2 Welke selectielijst(en) is/zijn dit, en in welk stadium bevindt de vaststelling zich? Basisselectiedocument voor de Kamers van Koophandel en Fabrieken in Nederland en de economische commissarissen vanaf Eerste concept vastgesteld Ingebracht in driehoeksoverleg Ter inzage gelegd door de minister van OCW Voor advies voorgelegd aan de Raad voor Cultuur Vastgesteld maar nog niet in Staatscourant gepubliceerd 15 Zijn/worden er binnen uw organisatie archiefbescheiden vernietigd? Ja Niet bekend bij de contactpersoon in hoeverre medewerkers documenten vernietigingen die zij zelf, buiten het formele archief om, beheren Indien ja: om welke reden/op welke grond zijn deze archiefbescheiden vernietigd? Vastgestelde vernietigingslijst Vastgestelde selectielijst Concept-selectielijst Machtiging tot vervanging, verkregen van de algemene rijksarchivaris Eigen informele bewaar- / vernietigingslijst Anders, namelijk niet belangrijk, niet meer nodig (bijv. correspondentie, interne concepten) Opmerking Rijksarchiefinspectie: De KvK Utrecht heeft in het verleden een eigen, informele vernietigingslijst opgesteld. Onze gesprekspartners geven aan dat deze lijst niet (meer) wordt gehanteerd. Uit het centraal beheerder archief worden in het geheel geen dossiers vernietigd. Rijksarchiefinspectie

6 16 Wordt er in het digitaal archief vernietigd? Ja 16.1 Indien ja: op grond waarvan zijn deze archiefbescheiden vernietigd? Vastgestelde vernietigingslijst Vastgestelde selectielijst Concept-selectielijst Machtiging tot vervanging, verkregen van de algemene rijksarchivaris Eigen informele bewaarlijst Anders, namelijk niet (meer) belangrijk (bijv. e- mailberichten) 17 Over welke periode heeft de organisatie archief vernietigd? Tot 1980 Tot 1990 Tot 2000 Anders, nl tot zeer recent 17.1 Is van deze vernietiging(en) een verklaring opgemaakt?, met een specificatie van de archiefdocumenten, zonder een specificatie van de archiefdocumenten Van een gedeelte van deze vernietigingen is een verklaring opgemaakt 6 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief

7 18 Hoe vernietigt de organisatie haar archief? Papier: Door het als oud papier met de vuilnisman mee te geven Door het te versnipperen en met de vuilnisman mee te geven Door het te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf Door het te laten vernietigen door de firma Van Gansewinkel Digitaal: Door het minder toegankelijk te maken Door de gegevens te overschrijven, de gegevensdrager opnieuw te formatteren Opmerking Rijksarchiefinspectie: Deze vraag hebben we niet gesteld. Rijksarchiefinspectie

8 BEWERKING EN OVERBRENGING Art. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab. 19 Sinds wanneer bestaat de organisatie? De organisatie bestaat sinds Beheert uw organisatie archief van rechtsvoorgangers? 21 Bent u bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging, bijvoorbeeld: Welke archieven u moet overbrengen Op welke termijn u archieven moet overbrengen Naar welke archiefdienst u archieven moet overbrengen Aan welke eisen de archieven bij overbrenging moeten voldoen, wil de contactpersoon bijtijds overleggen met Het Utrechts Archief als overbrenging aan de orde komt. 22 Is er een planning vastgesteld voor de bewerking en overbrenging van archiefbescheiden naar een rijksarchief?, de planning dateert van 23 Met welke frequentie worden archiefbescheiden overgebracht naar een rijksarchief? arlijks Eenmaal in de vijf jaar Eenmaal in de tien jaar Onregelmatig Anders, namelijk Er zijn nog geen archiefbescheiden van mijn organisatie overgebracht naar een rijksarchief 24 Vindt er over de overbrenging overleg plaats met een relatiebeheerder van het rijksarchief? Ja, als overbrenging aan de orde is. Er is recentelijk geen overleg geweest. 8 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief

9 24.1 Met een relatiebeheerder van welk rijksarchief? Nationaal Archief (Den Haag) Groninger Archieven (Groningen) Tresoar (voormalig Ryksargyf Fryslân) (Leeuwarden) Drents Archief (Assen) Historisch Centrum Overijssel (Zwolle) Gelders Archief (Arnhem) Rijksarchief in Flevoland (Lelystad) Het Utrechts Archief (Utrecht) Rijksarchief in Noord-Holland (Haarlem) Zeeuws Archief (Middelburg) Rijksarchief in Noord-Brabant (Den Bosch) Rijksarchief Limburg (Maastricht) Anders, namelijk 25 Zijn er in het jaar 2003 archiefbescheiden van uw organisatie overgebracht naar een rijksarchief?, in totaal circa strekkende meter 26 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode vóór 1945? Ja 26.1 Komen deze archiefbescheiden op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking?, al deze archiefbescheiden Ja, een deel van de archiefbescheiden, al deze archiefbescheiden komen op grond van een geldige vernietigings- of selectielijst voor vernietiging in aanmerking, ze komen niet voor op een geldige vernietigingsof selectielijst Rijksarchiefinspectie

10 26.2 Wanneer zullen de blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht naar een rijksarchief? Vóór 1 januari 2006, namelijk in Na 1 januari 2006, namelijk in Niet bekend Toelichting: Volgens onze contactpersoon heeft Het Utrechts Archief enige jaren geleden aangegeven voorlopig geen archieven te kunnen overnemen i.v.m. een verbouwing van de depots. 27 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode ? Ja 27.1 Komen deze archiefbescheiden op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking?, al deze archiefbescheiden Ja, een deel van de archiefbescheiden, al deze archiefbescheiden komen op grond van een geldige vernietigings- of selectielijst voor vernietiging in aanmerking, ze komen niet voor op een geldige vernietigingsof selectielijst 27.2 Wanneer zullen de blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht naar een rijksarchief? Vóór 1 januari 2006, namelijk in Na 1 januari 2006, namelijk in Niet bekend (zie ook de toelichting in het antwoord bij vraag 26.2) 28 Houdt u bij de planning en / of de feitelijke overbrenging ook rekening met de overbrenging van digitale bestanden?, dit is tot op heden niet aan de orde geweest. Onze gesprekspartners zijn zich er wel van bewust dat in de toekomst ook digitale archiefbescheiden moeten worden overgebracht. 10 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief

11 29 Als er achterstanden in bewerking en overbrenging zijn: reserveert de organisatie extra financiële en personele middelen voor bewerking en overbrenging? Nog niet bekend bij de contactpersoon. Zij geeft aan eerst nog exact in kaart te moeten brengen wat er aan de archieven moet gebeuren om deze te kunnen overbrengen. Op basis hiervan zal ze vervolgens een voorstel voor de benodigde middelen kunnen doen. N.v.t. Rijksarchiefinspectie

12 MATERIËLE VERZORGING EN ARCHIEFRUIMTEN Art. 1, sub e, art. 3, art. 21 Aw 1995, art. 11, art. 13, art. 24, lid 4 Ab 1995; Regeling duurzaamheid archiefbescheiden; Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. 30 Beheert uw organisatie naast papieren archiefbescheiden ook Foto s Films enkele videobanden CD-rom's (Geluids)tapes (back-ups) Floppy disks/disketten Microfilms of -fiches (Veel) documenten op kringlooppapier (Veel) thermische faxen (Veel) stukken op doorslagpapier 30.1 Zo ja, zijn er maatregelen genomen om deze goed te conserveren?. De microfiches worden wel beheerd in een stalen kast, maar niet onder specifieke klimaatomstandigheden Regelmatige controle Regelmatige conversie Klimatologische aanpassingen Verpakkingsmateriaal Schoonmaken Anders, nl Houdt uw organisatie bij de aanschaf van materialen voor creatie en materiële verzorging van archiefbescheiden rekening met de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden? Gedeeltelijk Niet bekend bij de contactpersoon of de aangeschafte materialen aan de eisen voldoen. 32 Heeft u in uw dossiers wel eens aangetroffen: Schimmels Waterschade Brandschade Ongedierte 33 Beschikt uw organisatie over archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief? Ja 12 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief

13 33.1 Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet? Circa 90 % 33.2 Voldoet/voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen? Gedeeltelijk of de archiefruimte(n) aan de eisen voldoet/voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in deze regeling worden gesteld 33.3 Heeft uw ruimte een of meer van de hiernaast staande tekortkomingen? Watervoerende leidingen (waarschijnlijk niet. Door de aanwezigheid van een verlaagd plafond zijn evt. leidingen echter niet zichtbaar) Een groot raam in een zijdeel van de ruimte op de begane grond Geen afzonderlijke klimaatapparatuur Geen meetapparatuur voor de temperatuur en voor de luchtvochtigheid Geen brandblusapparatuur Opmerking Rijksarchiefinspectie: De ruimte beslaat twee niveaus en een tussenverdieping. Tussen de begane grond en de tussenverdieping bevindt zich een houten tussenvloer. De verdiepingen zijn verbonden door een open trapgat. De ruimte is voorzien van zware, metalen kluisdeuren, die overdag echter niet gesloten zijn Als uw ruimte niet voldoet aan de eisen in de genoemde regeling, binnen hoeveel tijd past u de ruimte aan? Binnen... jaar, op alle onderdelen Binnen... jaar, op een aantal onderdelen Er zijn geen aanpassingen gepland. Onze contactpersoon gaf tijdens het quick scan bezoek aan, de mogelijkheden te zullen onderzoeken om (een gedeelte van) de archiefruimte geschikt te maken voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Eventueel zal zij uitbesteding overwegen. Rijksarchiefinspectie

14 33.5 Is er wel eens een lekkage of brand geweest in de archiefruimte? Lekkage Brand 34 Besteedt uw organisatie de opslag van archiefbescheiden geheel of gedeeltelijk uit aan derden?, geheel, gedeeltelijk 14 Rapportage quickscan archiefbeheer Kamer van Koophandel Utrecht - definitief