3133-1 Generatie Y en waarom werken gaat veranderen Auteur: Saskia Boon 1. Vier generaties, vier manieren van werken 2 2. Speciale aandacht voor generatie Y 3 3. Generatie Y en kenniswerk 6 4. Parallelle ontwikkelingen 7 5. Wat betekent dit voor het kantoor? 8 6. Conclusie 8 7. Auteur 9 Met de komst van generatie Y en later ook generatie Z gaat werken veranderen. Dit heeft gevolgen voor kantoren, werkplekken en de manier waarop we samenwerken. Het creëren van een geschikte werkomgeving levert ongekende mogelijkheden om bij te dragen aan het succes van de organisatie in de toekomst. De prognoses van de arbeidsmarkt zien er voor de komende jaren niet veelbelovend uit. Het Centraal Planbureau houdt rekening met een verdubbeling van het aantal werklozen: van 300.000 in 2008 naar 675.000 in 2010. De werkloosheid is onder jongeren (ten opzichte van andere generaties) het hoogst. Jaarcontracten worden niet verlengd en het aantal vacatures voor starters neemt snel af. De generatie die voornamelijk economische voorspoed heeft gekend, wordt nu geconfronteerd met de recessie. Tegelijkertijd gaan in Europa de komende tien jaar naar schatting 40 miljoen mensen met pensioen. Door het vertrek van de gepensioneerden zal veel ervaring en kennis van de werkvloer verdwijnen. Veel organisaties maken zich daar zorgen over. Ze stimuleren ouderen hun kennis zo veel mogelijk over te brengen op anderen, omdat kennis tegenwoordig een groot goed is voor veel organisaties. Gelukkig moeten die arbeidsplaatsen voor een groot deel worden opgevuld. Dat biedt weer kansen voor de jongeren. Want uiteindelijk zal de arbeidsmarkt weer aantrekken en zullen organisaties zich afvragen hoe ze de beste jongeren in huis kunnen halen.
3133-2 Generatie Y en waarom werken gaat veranderen Hoe zorg je er nu voor dat die kennisoverdracht daadwerkelijk plaatsvindt en dat de organisatie klaar is voor het veroveren van nieuw talent op het moment dat de markt weer aantrekt? De jongeren brengen namelijk een nieuwe werkhouding en ander gedrag met zich mee en weten als geen ander slim gebruik te maken van de nieuwste technologische mogelijkheden om informatie te vinden en uit te wisselen. En bovendien weten ze goed wat ze willen. Ze zoeken werkgevers waar ze zich mee kunnen identificeren en waar ze qua sfeer goed bij passen. Dit artikel bespreekt de kenmerken van de verschillende generaties en legt uit welke gedragskenmerken mensen uit de verschillende generaties op de werkvloer vertonen en welke invloed dit heeft op de werkplek van de toekomst. De centrale vraag is dan ook: hoe kan de werkomgeving bijdragen aan het succes van de organisatie in de toekomst? 1. Vier generaties, vier manieren van werken Op dit moment kunnen in organisaties vier verschillende generaties samenwerken: de traditionele generatie van 64 jaar en ouder; de babyboomers van 45 tot 64 jaar; generatie X tussen 31 en 44 jaar; generatie Y (de jongste medewerkers van 30 jaar of jonger). Elke generatie heeft zijn eigenaardigheden. Traditionelen zijn toegewijd, geduldig en zijn gewend te werken met hiërarchische structuren. Collega s uit de babyboomgeneratie worden beschouwd als wijs, oogsten de meeste bewondering en zijn voor alle generaties een belangrijke bron van kennis. Maar ze kunnen ook autoritair zijn. Generatie X brengt de meest vriendelijke en behulpzame collega s voort. Ze hebben opportunistische trekjes, maar worden over het algemeen positief beoordeeld door hun eigen en andere generaties. En ten slotte generatie Y ers: ze zijn vriendelijk en erg ambitieus, maar ook het meest opportunistisch van alle generaties, en soms ronduit vervelend (dat vinden ze overigens zelf ook). Wijsheid komt met de jaren, maar dat geldt niet voor het vermogen om te netwerken. Hoe jonger de generatie, hoe uitgebreider hun netwerk. Bij generatie Y spreidt een groot netwerk zich vrijwel gelijkmatig uit over de generaties, met een lichte voorkeur voor de eigen generatie.
3133-3 Deze generatie is dan ook een belangrijke brug tussen de andere generaties. 2. Speciale aandacht voor generatie Y Er wordt in de media ontzettend veel aandacht besteed aan de generatie Y (ook wel millenials genoemd). Maar waarom? Zijn ze werkelijk zo uniek? Uit onderzoek blijkt van wel. Verwacht wordt dat zij een verandering op de werkvloer teweegbrengen, die bij geen andere generatie hiervoor zo invloedrijk was. Zij brengen ervaringen en competenties de werkvloer op die veranderingen teweegbrengen in de manier waarop organisaties werken, veel meer dan de voorafgaande generaties dat deden. De generatie Y is anders opgegroeid dan de voorgaande generaties, ze is opgevoed zonder economische tegenslag, met de opvatting dat iedereen gelijk is, en ze is gevormd door de aanwezigheid van het internet. Y ers benutten ten volle de technologische mogelijkheden om in contact te blijven met anderen, en om altijd en overal aan informatie te kunnen komen. Ze doen veel moeite om succesvol te zijn, ze werken mobiel en kunnen veel dingen tegelijk doen. En daarbij denken ze niet alleen maar aan zichzelf; ze zijn milieubewust en willen graag iets goed doen voor anderen: ze zijn sociaal. Samenwerken is vanzelfsprekend en ze verwerpen vaak vaste hiërarchische patronen. Ze respecteren ouderen, maar gaan er niet automatisch vanuit dat die dan ook met betere ideeën komen. Hierdoor verwachten ze een directe en eerlijke samenwerking met collega s en klanten. Daarnaast willen generatie Y ers hun mening uiten (en verwachten dan ook invloed uit te oefenen) over van alles, van de inhoud van een autoverzekering of zorgpakket tot de kleur van de nieuwste M&M. Als het gaat om informatie, geven ze de voorkeur aan tekeningen, schema s en korte lijstjes in plaats van uitgebreide teksten. Hun eerste actie als ze iets niet weten is het googelen en daarnaast zoeken ze informatie in een breed spectrum aan bronnen, zoals het internet, persoonlijke contacten en professionele netwerken. Daarbij worden werk en privé gecombineerd zonder dat ze zich daar zorgen over maken. Ze zijn flexibel en mobiel en willen niet vastzitten aan een werkplek
3133-4 Generatie Y en waarom werken gaat veranderen waardoor voor hen laptops en BlackBerries basiselementen zijn die ze nodig hebben om het werk goed te doen. Kenmerken generatie Y (jongeren tussen 20 en 30 jaar) 24x7 mediasmart sfeer en gezelligheid op het werk werken om te leven balans werk en privé willen mening uiten multitasking liever tekeningen, schema s dan teksten breed netwerk zoeken = googelen verwerpen hierarchische partronen milieubewust technologie-driven samenwerken is vanzelfsprekend laptops en blackberries zijn basiselementen Onderzoek van Steelcase bij meer dan 160 medewerkers van negen grote bedrijven in de Verenigde Staten, heeft aangetoond dat er acht grote veranderingen in het werken zijn die worden ingegeven door generatie Y. 1. van persoonlijke ontwikkeling door werk naar persoonlijke identificatie door werk a. Voorheen had men één carrière, een duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden en eens in de zoveel tijd een logische stap vooruit, in salaris en verantwoordelijkheden. Vandaag de dag ziet de carrièreladder er meer uit als een web van allerlei verschillende carrièremogelijkheden. Om allerlei persoonlijke doelen te bereiken zijn jonge medewerkers sneller geneigd om van baan te wisselen. Het gevolg hiervan is dat kenniswerkers tegenwoordig even loyaal naar hun werkgever zijn, als hun werkgever loyaal is naar hun. Ze blijven niet langer ergens werken uit loyaliteit voor de organisatie, zolang het niet iets bijdraagt aan hun persoonlijke doelstellingen. 2. van: het kantoor is mijn werkplek, naar: mijn werkplek is daar waar ik op dat moment ben
3133-5 a. Voorheen werd de omvang van het kantoor vaak bepaald door het organogram. Het gebouw bevatte persoonlijke werkplekken (soms in kamers) en een aantal ontmoetings- of vergaderruimtes. Kenniswerk kan tegenwoordig overal en altijd gedaan worden. Deze toenemende mobiliteit heeft tot gevolg dat managers niet meer op aanwezigheid of gewerkte uren kunnen sturen, maar af moeten gaan op de output van individuen of teams. 3. technologie: van een middel naar een deel van je persoonlijkheid a. Voorheen verwachtten we dat de technologie ons zo goed mogelijk ondersteunde in onze activiteiten. Tegenwoordig levert technologie zoveel mogelijkheden van communiceren, kennis delen en netwerken opbouwen, dat het uit zichzelf informatie en nieuwe ideeën verschaft, voordat we daar zelf over nagedacht hebben. 4. een vertrouwensband creëer je niet alleen meer door persoonlijk contact, maar ook digitaal a. Om iemand echt te vertouwen, moest je voorheen diegene face to face ontmoet hebben, en leren kennen. Je moest een persoonlijke band met iemand opbouwen. Via online mogelijkheden om met mensen te communiceren en elkaar te ontmoeten, wordt nu veel sneller informatie met elkaar gedeeld. Men is comfortabeler om virtueel vertrouwensbanden op te bouwen. Voorheen was dat nog onzeker en spannend, tegenwoordig is het heel gewoon. Dit verklaart ook het toenemende vertouwen in internetdaten. In Amsterdam is tegenwoordig 1 op de 5 huwelijken dat wordt afgesloten, ontstaan uit een internetcontact. 5. zekerheid is geen groot goed meer, identiteit wel a. Tegenwoordig hebben werknemers niet zo n sterke hang meer naar de zekerheid van het hebben van een baan. Ze blijven niet bij een bedrijf omdat ze loyaal zijn aan dat bedrijf, maar omdat ze zich ermee kunnen identificeren. Ze bewonderen organisaties die idealen hebben, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid of diversiteit. Dit betekent wel dat wanneer ze voor een bedrijf kiezen, ze daar ook veel voor over hebben. 6. geen training meer, maar groei a. Voor de hedendaagse kenniswerker is zijn carrière vergelijkbaar met een Zwitsers zakmes; het bevat veel verschillende facetten die snel en makkelijk kunnen veranderen. Waar voorheen de manager nog trainingen inplande voor zijn medewerkers, houdt de hedendaagse kenniswerker zijn ont-
3133-6 Generatie Y en waarom werken gaat veranderen wikkeling meer in eigen hand. Ze maken zelf langetermijnplannen voor hun ontwikkeling en professionele groei. Vaardigheden worden niet alleen meer in trainingen bijgebracht, maar steeds meer via kennisuitwisseling met collega s, via blogs, forums, netwerken en websites. 7. werk en privé-leven zijn één in plaats van gescheiden a. Generatie X stond voor een duidelijke scheiding tussen werk en privé. Generatie Y gooit alles door elkaar, waardoor er steeds meer een 24/7 werk-privébalans ontstaat. Doordat het werk meer doordringt in het privéleven ( s avonds e-mailen, telefoontjes in het weekend, online vergaderingen), verwachtten jongeren ook hun privéleven steeds meer te kunnen ondersteunen in hun werk, door bijvoorbeeld flexibele werktijden, ICT-tools, recreatieve dingen op de werkvloer (sportfaciliteiten, Wii, tafelvoetbal etc.). 8. van verschillende samenwerkingvormen naar continu in verbinding staan met anderen a. Ingeplande reeksen vergaderingen, en het gebruik van formele agenda s zal steeds minder worden, en vervangen worden door een continue stroom aan ontmoetingen en connecties met bijvoorbeeld collega s en klanten. Waar je vroeger een reeks van vergaderingen voor nodig had, staat iedereen nu constant met elkaar in verbinding via persoonlijke en digitale netwerken. 3. Generatie Y en kenniswerk Generatie Y gedraagt zich volgens de vier basisprincipes van het kenniswerken : focussen, samenwerking, leren en socializing. Deze werden in eerste instantie omschreven in the knowledge-creating company van Ikujiro Nanaka en Hirotaka Takeuchi. Daarin staat dat elke kenniswerker, of het nu een interieurontwerper, IT-consultant of financiële analist is, deze vier basisprincipes gebruikt om de kennis uit te breiden. Uiteindelijk resulteert dat in creativiteit en innovatie. 1. Focus; concentreren op een specifieke taak; erover nadenken, bestuderen, analyseren, evalueren en ander denkwerk. 2. Samenwerken; met één of meer anderen samen aan een doel werken door bijvoorbeeld gezamenlijk informatie te verzamelen, naar elkaar luisteren, er over discussiëren, informatie en ideeën aan elkaar presenteren, brainstormen etc.
3133-7 3. Leren; kennis vergroten door educatie en ervaring, enerzijds door trainingen en lessen, anderzijds door er met anderen over te communiceren. 4. Socializing; netwerken, interactie bevorderen, begeleiding door mentors, kennis delen door contacten met anderen waardoor uiteindelijk gemeenschappelijke waarden ontstaan. Generatie Y schakelt snel tussen deze basisprincipes, vooral tussen focussen, samenwerken en socializen. Leren is ook gemakkelijk voor ze; ze zijn opgevoed met het idee dat ze hun leven lang actief moeten blijven leren en beschouwen het als een belangrijk onderdeel voor hun persoonlijke ontwikkeling. Zoals hierboven omschreven is communiceren een belangrijke voorwaarde voor kenniswerk. Dit is de reden waarom er in de werkomgeving steeds meer plekken ontstaan voor ontmoeting, samenwerking en sociale interactie. 4. Parallelle ontwikkelingen De komst van nieuwe generaties is niet de enige reden waardoor het werken verandert. Na de opkomst van de kenniswerker (eind jaren 90) is creativiteit in het werk steeds belangrijker geworden. Van medewerkers wordt meer en meer verwacht dat ze snel kunnen beslissen en zelfstandig reageren op veranderende omstandigheden. Nu wordt daarnaast ook meer het netwerken geïntroduceerd, waarbij het vermogen om kennis te vinden en dit binnen een netwerk te verspreiden belangrijk is. Het is samenwerken, creëren en delen in één. Mensen worden steeds mobieler, ook in hun werk. Dit betekent dat er meer op verschillende locaties en onderweg wordt gewerkt, maar dat ook binnen het kantoor mensen meer van hun werkplek af zijn. Doordat steeds meer op afstand wordt gewerkt, wordt het voor veel organisaties minder aantrekkelijk om op aanwezigheid te sturen; dat kunnen ze beter op output doen. Het spreekt voor zich dat technologie hier een zeer belangrijke rol speelt. Waar het voorheen ter ondersteuning diende, is het steeds meer een drijvende motor voor veranderingen. Daarnaast verandert nog steeds de verwachting die mensen hebben van de balans tussen werk en privé. Veel mensen genieten van beide, maar willen ze in heldere verhoudingen naast elkaar gescheiden hou-
3133-8 Generatie Y en waarom werken gaat veranderen den. Jongeren integreren werk en privé steeds meer met elkaar. Zij zoeken naar een goede betekenis van het leven en willen dat hun werk én hun privéleven daar beide aan bijdragen. 5. Wat betekent dit voor het kantoor? Wat doet dit alles met de inrichting van het kantoor? Een optimale werkomgeving ondersteunt alle generaties in de werkzaamheden die ze uitvoeren. Daarnaast is het belangrijk dat juist ook tussen generaties samenwerking en kennisuitwisseling wordt gestimuleerd (beide richtingen). De traditionals verlenen status aan ruimte; het is een teken van behaalde successen. Ze hechten belang aan de werkplek als thuisbasis. De babyboomers werken bij voorkeur in teamruimtes om met collega s te kunnen samenwerken, de organisatiecultuur te kunnen proeven en voelbaar deel uit te kunnen maken van een organisatie. Generatie X houdt van de extra s op het werk, de look and feel is belangrijk en ze vinden het fijn om ruimte met een persoonlijke tint te kunnen personaliseren. En generatie Y? Die werkt overal. Comfort en functionaliteit zijn belangrijker dan esthetiek. Mentoring speelt een belangrijke rol in hun werkwijze, ze verlangen daardoor naar informele ruimtes. Door de toenemende mobiliteit ontstaan vanuit het traditionele kamerkantoor meer werkplekken die gebaseerd zijn op specifieke activiteiten (zoals een concentratieplek, flexplek, loungeplek of een ontmoetingsplek). Het kantoor krijgt steeds meer de functie van een ontmoetingsplaats waar netwerken, kennisuitwisseling en creativiteit worden gestimuleerd. Met de komst van innovatieve kantoorconcepten neemt gemiddeld het aantal vierkante meter per medewerker af, terwijl de medewerkers van een groter werkgebied gebruikmaken. 6. Conclusie Het werken verandert. Naast allerlei maatschappelijke, technologische en sociologische invloeden heeft de komst van nieuwe generaties invloed op de manier waarop in professionele organisaties wordt gewerkt. We willen inspelen op de komst van de generatie Y, maar zij zullen ook een werkvloer betreden waar mensen werken met zeer uit-
3133-9 eenlopende leeftijden, ervaring, kunde en verlangens. En met de komst van generatie Z over een aantal jaar zullen de veranderingen alleen maar doorzetten. Veel organisaties zijn in beweging naar nieuwe manieren van werken, maar maken regelmatig gebruik van een werkomgeving die daar nog niet op aansluit. De werkomgeving is natuurlijk niet het enige, maar wel een sterk strategisch middel om daar invloed op uit te oefenen. Het vergroot de kans om als het weer hard nodig is, jong talent aan te trekken en de werknemers te ondersteunen in hun werkzaamheden en behoeftes. Het creëren van een geschikte werkomgeving is een uitdaging, maar het levert ook ongekende mogelijkheden om bij te dragen aan het succes van de organisatie in de toekomst. Dit artikel is mede gebaseerd op onderzoek dat Steelcase in samenwerking met het onderzoeksinstituut Ipsos heeft uitgevoerd in 2008. 7. Auteur Saskia Boon is gespecialiseerd in huisvestingsstrategieën en werkomgevingen. Ze heeft ervaring als huisvestingsadviseur met specifieke kennis in de initiatieffase. Ze is ervaren met het vertalen van organisatiedoelstellingen naar creatieve ruimtelijke oplossingen en het begeleiden van organisaties naar een nieuwe werkomgeving. Door haar bouwkundige achtergrond te combineren met organisatiekunde helpt ze organisaties met behulp van huisvesting beter te functioneren. Ze heeft veel ervaring bij organisaties in de publieke sector en bij de ontwikkeling van leeromgevingen op scholen (zie www.steelcase.com). Bron: Steelcase 360 e-zine augustus 2009, Attracting & engaging today s workers.