Inleiding Via onze evenement software kan het volledige administratieve traject met betrekking tot de organisatie en beheer van een evenement professioneel en efficiënt aangepakt worden. Het automatiseren van allerhande manuele processen zoals uitnodigen, registreren en opvolgen geeft u de mogelijkheid om te focussen op strategische beslissingen in plaats van repetitieve tijdsverslindende taken. Abusol biedt hiervoor de ideale oplossing aan via een flexibel assortiment aan noodzakelijke tools, waardoor u ook een hoger rendement zult halen uit uw beurs, congres of evenement. Voor wie zijn deze oplossingen interessant? Voornamelijk voor evenementorganisatoren, eventmanagers, beursorganisaties, congrescentra, verenigingen, etc. Dit voor zowel congressen, beurzen, seminaries, personeelsfeesten, reünies, familiedagen, opendeurdagen als andere (bedrijfs)evenementen. Evenement communicatie Evenement website Gepersonaliseerde uitnodigingen Nieuwsbrieven Pre-registratie Flexibele formulieren Automatische confirmaties Elektronisch betalen e-tickets met barcode Beheer en rapportering Evolutie registraties Aanpassen foute gegevens On-site Nieuwe registraties Validatie pre-registratie bezoekers Printen badges Kiosk, informatiezuil, bezoekersenquête
Voordelen bij het gebruik van onze evenement registratie oplossing Voor uw bedrijf: Eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Lagere marketing- en administratiekosten. Tijdsbesparend en efficiënt dankzij automatiseringen. Geen extra opvolging van de betalingen nodig. Up-to-date bezoekersinformatie. Geen rompslomp met Excel-sheets, altijd en overal de meest up-to-date informatie binnen handbereik on-line Nauwkeurige real time statistieken met betrekking tot respons, registratie, betalingen, Geen software-installatie nodig en laatste versie van de toepassing steeds ter beschikking. Deze tools zijn van overal raadpleegbaar via internet, in een beveiligde omgeving. Voor het on-site gedeelte is geen internetverbinding vereist. Dit verhoogt de veiligheid en stabiliteit. Onze modulaire en persoonlijke aanpak maakt het mogelijkheid om een oplossing op maat uit te werken. Eventueel kan er ook nog extra functionaliteit of uitbreidingen van ons systeem op maat worden ontwikkeld. Voor de externe organisator of marketingafdeling: Lagere kosten dankzij het wegvallen van manuele handelingen. Snelle reactietijden. (Exporteerbare) gegevensoutput van zowel de contactdatabase als de statistische resultaten verhoogt de productiviteit van diegene die deze gegevens verder dienen te verwerken. Deze software is geschikt voor het continu beheer van al uw contacten. Als volwaardige bedrijfstoepassing, niet louter voor éénmalige evenementen. Dus ook organisatoren van periodieke congressen kunnen hun gegevens tussen de congressen door verder blijven beheren. Voor uw bezoekers: Eenvoudige inschrijving. Gerichte informatie. Snellere verwerking bij het inchecken.
1. Communiceren 1.1 - Aankondiging evenement en uitnodigingen versturen Kondig het evenement aan met agenda en tracks op een specifieke evenement website. De website is het visitekaartje van uw evenement. Geef informatie in verband met de agenda en publiceer het laatste nieuws, eventueel met RSS feed. Geef visibiliteit aan uw sponsors via hun logo's en laat registraties toe op de website. Verder kan een meer uitgebreid programma aangekondigd met verschillende tracks, een nieuwspagina met de laatste berichten, specifieke pagina's voor standhouders, leveranciers, sponsors en bezoekers.
1.2 - Verstuur gepersonaliseerde en gerichte uitnodigingen Verhoog uw respons door gerichte en gepersonaliseerde uitnodigingen te versturen. Hiervoor kan de e-marketing en nieuwsbrieven module gebruikt worden. Via de links in de nieuwsbrief krijgt men meer info over het evenement of komt men op de registratiepagina, eventueel reeds met vooraf ingevulde contactgegevens. Na het versturen van de uitnodigingen kan men de respons op de campagne on-line opvolgen worden. Mailing Statistieken Verzonden e-mails Mislukte e-mails Gelezen e-mails Click-through informatie Automatische verwerking van bounces Grafische voorstelling Evolutie leesgedrag Export mogelijk voor verdere analyse Bovendien kan men een save the date vermelding in de uitnodiging plaatsen zodat mensen de datum van het evenement in hun agenda kunnen reserveren.
2. Registreren 2. 1 -Laat uw bezoekers zich pre-registreren en betalen Beschik je reeds over een aantal gegevens van de contacten? Via de gepersonaliseerde link in de uitnodiging hoeft de bezoeker de gegevens die u reeds kent niet meer in te vullen. Vraag specifieke informatie voor uw evenement zoals bvb aanwezigheid op de lunch en laat bezoekers een keuze maken uit de verschillende workshops of tracks zodat u uw evenement beter kan voorbereiden. Pull-down menu's, checkboxes, radio buttons en input validaties zorgen voor gebruiksvriendelijkheid en correcte informatie. Voor betalende evenementen kan het proces uitgebreid worden met elektronisch betalen. Geslaagde betalingen worden automatisch geregistreerd.
2.2- Stuur gepersonaliseerde confirmaties De oplossing verstuurt automatisch een gepersonaliseerde confirmatie met extra informatie en eventueel een herhaling van de ingebrachte gegevens. Een uniek registratienummer en barcode zorgt voor een vlotte check-in op het evenement. Verstuur de toegangscode via SMS zodat de bezoeker ze steeds bijheeft. Voor betalende evenementen wordt er een onderscheid gemaakt tussen de confirmatie van de registratie en het toegangsbewijs met barcode na ontvangst van de betaling. E-ticket mailing op basis van registratiegegevens verzameld door de klant. Indien de klant geen gebruik maakt van onze registratiesite kunnen we toch inpikken op het niveau van het versturen van confirmatie e-mails. Op basis van de Excel-file van de klant kunnen wij na upload van de contactgegevens deze mensen een mail met hun e-ticket sturen enkele dagen voor het evenement. Dit heeft als voordeel dat de mensen het evenement minder gemakkelijk gaan vergeten omdat ze er op het laatste moment nog eens aan herinnerd worden. Daarnaast zal het onthaal vlotter verlopen als de mensen hun e-ticket bij de hand hebben. Deze brieven kunnen van een barcode voorzien worden.
3. Opvolgen van inschrijvingen en rapportering registraties Volg alle stappen on-line op De volledige voorbereiding kan on-line opgevolgd worden. Wat is de response op de uitnodigingen? Hoeveel zijn er geregistreerd voor wat? Wie heeft al betaald? Hoe is de verdeling van de bezoekers in bvb nationaliteit, geslacht, gevolgde workshops,...
4. Inchecken en spontane show-up registratie De bezoekers ontvangen hun e-ticket per e-mail. Dit printen ze uit en brengen ze mee naar het evenement. Scan de barcode en verifieer de e-tickets. Het doel hiervan is om alle registratie informatie op het evenement bij de hand te hebben, bezoekers te kunnen valideren en een badge uit te printen met bvb bedrijf, naam, voornaam,... Verder is er de mogelijkheid om ter plaatse registraties uit te voeren en hiervoor een badge te printen. Eventueel kan men tijdens piekmomenten zich beperkten tot de gegevens die op de badge moeten komen en deze later via update aan te vullen om een compleet overzicht te hebben. Na het evenement is er overzicht van alle personen die aanwezig waren. Infrastructuur: Portable met toepassing en data. Deze is voorgeladen met alle informatie verzameld in tijdens de pre-registraties. Barcode scanner wanneer men barcodes op de registratie confirmaties gebruikt heeft Thermische printer voor het printen van zwart/wit klevers Laserprinter voor het printen van gekleurde badges De verschillende werkposten kunnen standalone of synchroniseren via het netwerk. Dit zorgt voor een stabiele oplossing op een heel kritisch moment van het evenement.
Wanneer de bezoekers met het e-ticket toekomen kan dit via de barcodelezer gevalideerd worden: Indien de bezoeker het ticket vergeten is kan men via Zoek op bedrijf, naam, voornaam, afdeling de gepaste inschrijving zoeken en valideren. Nadien worden alle details van de registratie getoond en de badge uitgeprint. Bij een gekopieerd e-ticket wordt een foutmelding getoond. Ook betaalwaarschuwingen en de unieke barcode met controlecijfers kunnen getoond worden.
Print badges met de persoonlijke informatie voor seminarie of congres De informatie die werd verzameld via registraties kan worden gebruikt om correcte badges te printen. Deze badges kunnen ofwel vooraf worden geprint ofwel on-site op het moment dat de bezoeker zich aan de ingang aanbiedt ofwel kunnen er brieven met praktische informatie en de badge geprint worden en per post opgestuurd. Uiteraard zijn combinaties mogelijk. Aangezien deze badges een barcode kunnen bevatten, is het mogelijk om bezoekers ook op het evenement zelf verder op te volgen door deze badges te scannen. De lay-out en typografie kan op voorhand worden vastgelegd. Door vast te leggen dat bijvoorbeeld de firmanaam in hoofdletters wordt afgedrukt, wordt er voor een uniforme lay-out gezorgd, onafhankelijk van hoe de gegevens werden ingetypt. Verder zijn er meerdere lay-outs mogelijk in functie van de registratiegegevens (bijvoorbeeld spreker/crew of één dag/full package). Op de achterzijde van de badge kan praktische informatie worden geprint zoals een grondplan met de locaties waar de verschillende workshops doorgaan of het gepersonaliseerd programma. Ook kan men deze ruimte gebruiken om de sponsors te vermelden. Door verschillende lay-outs te gebruiken per bezoekersprofiel kan men doelgroepgericht adverteren op de bezoekersbadges. Voorbeelden van de verschillende type badges: Tweezijdige butterflybadge met laserprinter (achterzijde kan grondplan zijn): De badge bestaat uit een klever die van het A4 blad gehaald wordt en toegevouwen wordt. Hierdoor krijgt men een stevige badge. Voor complexere noden is het mogelijk om de lay-out van de badge aan te passen in functie van de gegevens van de registratie (bvb chairman, full package, met foto, )
Te bedrukken kaartje met laserprinter (kleur) in congresbadgehouder: De badge bestaat uit een plastiek houder en een kaartje dat via de microperforatie van het blad gescheurd kan worden. Voor complexere noden is het mogelijk om de lay-out van de badge aan te passen in functie van de gegevens van de registratie. Te bedrukken kaartje met thermische printer (zwart-wit): De badge bestaat uit een plastiek houder en een kaartje dat met een thermische printer wordt afgedrukt. Thermische label: Deze klever kan op de kleding, brochure, programma, plastic houder, van de bezoeker gekleefd worden. Er kan enkel zwart/wit geprint worden op deze labels. Voor de snelheid wordt dit vaak gecombineerd met congresbadges en butterflybadges.
PVC card: Hierbij wordt de badge op een plastic card (bankkaartformaat) geprint. Er zijn drie methodes om deze te bevestigen: Een clip wordt achteraan de badge gekleefd De PVC card wordt in een houder met clip gestoken De PVC card wordt geperforeerd en kan met een clip of lanyard gebruikt worden Vermits in kleur printen te lang duurt om bij het onthaal uit te voeren wordt dit op voorhand geprint en wordt on-site enkel de variabele informatie geprint in zwart. 5. Bezoekersinformatie Verzamel bezoekers informatie aan workshop en stand met data collector Wilt u te weten komen wie er allemaal aanwezig was op jouw evenement? Welke workshop en/of stand ze bezocht hebben? Hoe? Via een data collector kan men bezoekers informatie verzamelen: Hostessen kunnen bezoekers aan een workshop registreren Standhouders kunnen bezoekers aan hun stand registreren Na het evenement worden alle gegevens verwerkt tot 1 document, waarin de volgende gegevens worden weergegeven: Welke bezoeker aan welke stand is geweest Welke bezoeker naar welke workshop is geweest Hoeveel bezoekers er aanwezig waren
6. Kiosk of informatiezuil voor bezoekersanalyse Analyseer het profiel van uw bezoekers via een informatiezuil met aanraakscherm. Leer uw publiek kennen via een wedstrijd op de kiosk gekoppeld aan een enquête. Welk leeftijdsprofiel heeft de bezoeker? Vanuit welke geografische zone komt de bezoeker? Wat zijn de interesses? Verzamel contact informatie voor verdere opvolging. Gebruikers geven hun gegevens in of maken een selectie via aanraken van het scherm. Overzichtelijke klavier ter beschikking met speciale functies zoals @ symbool (invullen e-mail adres) zonder dat een toetscombinatie zoals Alt Gr 2 ingedrukt moet worden. Beveiligingssoftware zorgt voor bescherming tegen misbruik. Laat de bezoeker zichzelf pre-registreren voor een evenement om wachtrijen te verminderen. Toon een product of bedrijfspresentatie op de informatiezuil. Verzamel contact en interesse gegevens van bezoekers aan uw open-deur dag, winkel of beursstand. Uit te breiden met eid lezer, badge printer,...
7. Betaling Indien van toepassing kan de klant eveneens een betalingsmogelijkheid integreren in het registratieproces. Via een online betalingsplatform van Ogone kan deze transactie tot een goed einde worden gebracht. Het totaalbedrag van de inschrijving kan worden bepaald door verschillende factoren: datum van inschrijving, gewenste formule,... Er wordt eveneens een automatische factuur gegenereed en doorgestuurd op naam van de ingeschreven persoon. De afhandeling van de uiteindelijke betaling kan op verschillende manieren gebeuren: Volledig buiten het systeem Via overschrijving waarbij men de ontvangen betalingen registreert in het systeem Via geïntegreerde elektronische betaling Naast elektronisch betalen kan je ook gebruik maken van elektronische facturen. Dit kan zowel gecombineerd worden met elektronische als met manuele betalingen. Zowel de bezoeker als de organisator krijgen de elektronische factuur aangeleverd. Bij manuele betalingen moet de organisator de betaling registreren alvorens de bezoeker zijn e-ticket krijgt als bewijs van betaling. Bij elektronische betalingen gebeurt dit automatisch en krijgt de bezoeker onmiddellijk zijn e-ticket via mail.
8. Extra mogelijkheden 8.1 SMS gateway Wanneer een klant incheckt wordt een SMS gestuurd naar zijn/haar account manager met bvb als melding: Guy Van Droogenbroeck van Abusol is toegekomen. GSM nummer 0498 51 74 90 In de gateway word om de 10 sec gekeken welke nieuwe bezoekers gevalideerd zijn en worden de nodige SMS berichten verstuurd. Er is een logging van welke berichten verstuurd werden en of ze goed afgeleverd konden worden. 8.2 Open en gesloten evenementen Bepaalde evenementen zijn enkel toegankelijk voor een beperkte en specifieke doelgroep. Dit kan opgelost worden door de website te beveiligen zodat de website of bepaalde delen van de website enkel toegankelijk zijn indien de bezoeker een toegangscode heeft ingegeven. Deze toegangscode kan elektronisch of per post opgestuurd worden naar de doelgroep. Vervolgens heeft men de keuze om te werken met één algemene code voor de volledige doelgroep of met een persoonlijke / unieke toegangscode voor ieder persoon afzonderlijk. Als men met persoonlijke toegangscodes werkt kan men de bezoekers persoonlijk aanspreken zowel in de nieuwsbrieven als op het registratieformulier.
9. Referenties Flanders Investment & Trade is the government agency promoting sustainable international business, in the interest of both Flanders-based companies and overseas enterprises. The worldwide network spans 5 continents with 90 offices acting as a single point of access to the business community in Flanders. Onze oplossing wordt gebruikt voor de preregistratie van de aanwezigen. Hierbij kunnen ze drie regio's selecteren. Automatisch wordt er een link gelegd naar de overeenkomstige vertegenwoordiger met foto en gegevens. Deze informatie wordt ook in een confirmatie e- mail gestuurd en wordt op de toegangsbadge gedrukt. Hierdoor wordt het netwerking aspect van het evenement sterk bevorderd. Vaillant België bestaat 60 jaar. Om dit te vieren organiseerde Vaillant een galafeest in het casino Kursaal te Oostende. De evenement administratie werd door Abusol verzorgd: een beveiligde evenement website met toegang via ontvangen VIP code tweetalige informatie in verband met het evenement, overnachting,... registratiepagina met automatisch verzenden confirmatie beheer en rapportering van de registraties beheer van hotel, parking, shuttle aanmaken PDF file om ook confirmatiebrieven per post te sturen on-site validatie van 1800 gasten met printen badge en zaal/tafel informatie
Voor de Euphony Family Day te Bokrijk heeft Abusol: het evenement aangekondigd via een website pre-registraties bijgehouden integratie met elektronisch betalen (afhandeling door Ogone) confirmaties gestuurd met e-ticket Confirmatie e-mail (e-ticket) met barcode na betaling e-tickets gevaildeerd Faculty Club Leuven. Abusol ondersteunde de registratiewebsite, preregistraties, confirmaties en het on-site printen van gepersonaliseerde badges voor dit evenement.
10. contactgegevens Meer dan 20 jaar ICT en business ervaring zorgt er voor dat Abusol met u kan meedenken om tot de beste oplossing te komen. Alle oplossingen zijn reeds geïnstalleerd en worden door onze klanten gebruikt zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw België +32 53 41 61 28 +32 498 51 74 90 info@abusol.com www.eventplus.be www.abusol.com Op basis van onze ervaring in evenement administratie hebben we een naslagwerk met voorbeelden uitgewerkt van ongeveer 60 blz. Aarzel niet ons te contacteren voor een elektronische of hardcopy versie hiervan.