Actieplan Samenwerking belastingen Noordwijk/Lisse en Teylingen Versie: 1 juli 2013 Opstellers: Ben Nagtzaam Marcelle Tangelder 1
Inhoud 1 Inleiding 2 Aanpak 2.1 Fasering 2.2 Deelprojecten 2.3 Projectstructuur 2.4 Succesfactoren & valkuilen 2.5 Voortgang en rapportage 3 Beheersing 3.1 Projectplanning 3.2 Capaciteit 3.3 Geld 3.4 Communicatie 3.5 Medezeggenschap Bijlagen: 1 Projectplanning in Excel 2 Overzicht taken werkgroepen 2
1 Inleiding Aanleiding In 2012 heeft de gemeente Teylingen onderzoek gedaan naar de meerwaarde van samenwerking op uitvoerend vlak voor de gemeente. Uit dit onderzoek is gebleken dat samenwerking efficiencyvoordelen oplevert, de kwetsbaarheid verkleint en kwaliteitsverbeteringen mogelijk maakt. Na gesprekken met de portefeuillehouders van de omliggende gemeenten is gebleken dat Noordwijk, Noordwijkerhout en Lisse positief staan tegenover samenwerking op het gebied van belastingen. Op 14 mei 2013 hebben de colleges van Noordwijk en Teylingen ingestemd met de volgende intentieverklaring: Realiseer liefst op 1 juli 2014 doch uiterlijk 1 januari 2015 één gemeenschappelijke organisatievorm waarin op basis van een overeenkomst het samenwerkingsverband van de gemeenten Lisse, Noordwijk (Noordwijkerhout 1 ) en de gemeente Teylingen vanuit een gezamenlijk te ontwikkelen visie op de meest efficiënte en klantgerichte wijze de uitvoering van de Wet WOZ verzorgt als ook het opleggen van de aanslagen gemeentelijke belastingen (inclusief heffen en innen). Uit dit actieplan blijkt dat een ingangsdatum 1 juli 2014 niet realistisch is. Een datum 1 januari 2015 is haalbaar. Opdrachtgever Voor de uitvoering van bovenstaande opdracht van de colleges van Noordwijk en Teylingen zullen het afdelingshoofd Gemeentewinkel van Teylingen, Ine van Holland, en de manager Dienstverlening van Noordwijk, Lia van der Pol optreden als ambtelijk opdrachtgevers. Doel actieplan Dit actieplan heeft als doel overeenstemming te bereiken (tussen het samenwerkingsverband Lisse/Noordwijk en Teylingen) over de uitgangspunten van de samenwerking op het gebied van belastingen. Het gaat in op de te nemen acties en de fasering van die acties met als doel het vormgeven van een samenwerkingsverband op het terrein van de Wet Waardering onroerende Zaken (WOZ) en de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen. Relatie Bollen 5 (samenwerking gemeenten bollenstreek) Samenwerken is belangrijk om een sterke speler te blijven in de regio. Maar ook om voor onze inwoners beleid en diensten efficiënt en klantgericht te organiseren. De gemeente Teylingen en Noordwijk werken samen in verschillende verbanden. Intensievere samenwerking met de Duin- en Bollenstreek gemeenten is een logische stap. Samenwerken met Noordwijk en Lisse op het gebied van belastingen is een van de concrete stappen. 1 Noordwijkerhout zit nog in de fase van besluitvorming of de belastingwerkzaamheden worden overgedragen aan de bestaande samenwerking Noordwijk/Lisse. De implementatie hiervan maakt nadrukkelijk geen deel uit van dit project. 3
2 Aanpak 2.1 Fasering Het project heeft als doel vorm te geven aan een samenwerkingsverband op het gebied van de uitvoering van de Wet WOZ en de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen. Het is een omvangrijk project met een lange doorlooptijd. Het is van belang om het project te faseren waarbij iedere fase wordt gemarkeerd met een besluit op bestuurlijk niveau. Een integrale aanpak per fase voorkomt een te vroeg besluit op basis van onvolledige informatie, wat later in het project kan leiden tot heroverweging en onnodige tijdsbesteding en energie. Daarnaast wordt voorkomen dat in de beginfase te veel over details wordt gediscussieerd. Het is onmogelijk om in de beginfase al duidelijkheid te bieden op alle fronten. In dit project worden de volgende fasen worden doorlopen: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4: Verkenningsfase Haalbaarheidsfase Plan- en ontwerpfase Implementatiefase fase verkenningssfase haalbaarheidsfase plan- en ontwerpfase implementatiefase jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan Fase 1: Verkenningsfase In deze fase wordt de samenwerking op hoofdlijnen onderzocht. Dit betekent dat we onderzoeken of de samenwerking onder de streep meerwaarde oplevert. Is het voor de deelnemende gemeenten tezamen voordeliger (zowel uitgedrukt in kosten en als in betere dienstverlening) om te gaan samenwerken? Domeinen die hierbij onderzocht worden zijn: integraal kostenplaatje (eerste opzet inclusief een mogelijke kostenverdeelsleutel), visie op dienstverlening, grof formatieplan, voorlopige locatiekeuze. Deze fase loopt van juni 2013 tot en met oktober 2013. Deze fase wordt afgerond met een collegebesluit. 4
Fase 2: Haalbaarheidsfase In deze fase wordt het onderzoek meer gedetailleerd uitgewerkt. Op basis van de informatie uit de verkenningsfase wordt de bestuursopdracht definitief uitgewerkt. Te onderzoeken domeinen zijn: definitief kostenplaatje (inclusief mogelijke verdeelsleutel), niveau dienstverlening op basis van de visie (verder: dienstverleningsconcept)met producten, organisatievorm, formatieplan, locatiekeuze, randvoorwaarden automatisering. De haalbaarheidsfase loopt van oktober 2013 tot en met januari 2014. Deze fase wordt afgerond met een collegebesluit en intentieverklaring in de vorm van een raadsbesluit. Belangrijk: wanneer dit besluit is genomen, is er een point-of-no-return bereikt. Na besluitvorming zullen dit actieplan en de planning verder worden uitgewerkt voor fase 3 en 4. Fase 3: Plan- en ontwerpfase In de plan- en ontwerpfase worden de uitkomsten van de haalbaarheidsfase uitgewerkt in een integraal plan voor de nieuwe organisatie. De volgende aspecten komen dan in ieder geval aan de orde: opstellen gemeenschappelijke regeling met dienstverleningsovereenkomst, mogelijkheden harmonisatie beleidsregels, een dienstverleningsconcept met uitwerking van producten/diensten, invulling formatieplan (inclusief functietypering en inschaling) een sociaal plan, cultuuraspecten, koppeling met diverse basisregistraties en landelijke voorzieningen, begroting transitiekosten (inclusief verdeelsleutel), een meerjarenbegroting (inclusief kostenverdeelsleutels), huisstijl van de samenwerking, huisvesting, aanbesteding automatisering (belastingapplicatie/ waarderingsapplicatie) en samenwerking met externe dienstverleners. De plan- en ontwerpfase loopt van februari tot en met september 2014. Deze fase wordt afgerond met een collegebesluit Fase 4: Implementatiefase In deze fase worden de plannen uit fase 3 uitgevoerd en geïmplementeerd. De medewerkers weten op welke functie zij geplaatst worden en de voorbereiding voor 2015 wordt gezamenlijk opgestart. Er is aandacht voor het samensmeden van verschillende culturen tot één cultuur. Veel aandacht is nodig voor het inregelen van de belastingapplicatie, het converteren van bestanden en het tot stand brengen van de interfaces met de moeder- gemeenten. Ook wordt inrichting van de huisvesting voorbereid als ook een daadwerkelijke verhuizing van de medewerkers (naar een centrale locatie). Daarnaast moet invulling worden gegeven aan de inkoop van ondersteuning (o.a. printbureau, dwanginvordering), inrichten van werkprocessen en het maken van afspraken over de P&C-cyclus van de aangesloten gemeenten, overdragen taken en onderhanden werk, aanwijzing bevoegdheden heffings- en invorderingsambtenaar. Deze fase loopt van oktober tot en met december 2014. Het resultaat van deze fase is een draaiende organisatie per 1 januari 2015! 5
2.2 Deelprojecten Dit project kent vele grote en kleine resultaten om het uiteindelijke doel van samenwerking te kunnen realiseren. Er worden 9 deelprojecten gestart die in samenhang het einddoel zullen realiseren: 1 Taken en processen 2 Financiën 3 Juridisch 4 P&O 5 Informatie en Automatisering 6 Basisregistraties 7 Communicatie 8 Huisvesting 9 Cultuur Afhankelijk van de behoefte zullen in de diverse fases deelprojecten worden opgestart en (gedeeltelijk) worden afgerond. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de taken die in de diverse deelprojecten worden uitgevoerd. Voor de uitvoering van de deelprojecten worden werkgroepen geformeerd (zie 2.3 projectstructuur). 2.3 Projectstructuur Stuurgroep De bestuurlijke verantwoordelijkheid komt tot uiting in de stuurgroep die bestaat uit de portefeuillehouders Belastingen van de centrumgemeente Noordwijk en Teylingen. Daarnaast maken het afdelingshoofd Gemeentewinkel van de gemeente Teylingen en de manager Dienstverlening van de gemeente Noordwijk deel uit van de stuurgroep. Zij fungeren beiden voor hun gemeente als ambtelijk opdrachtgever. De beide projectleiders maken eveneens deel uit van de stuurgroep. De stuurgroep is opdrachtgever voor de projectgroep, bewaakt de bestuurlijke voortgang van het project, stuurt zo nodig bij, zorgt voor bestuurlijke afstemming en stelt daar waar nodig middelen beschikbaar. De stuurgroep komt op beslissingsmomenten op afroep bij elkaar. Projectgroep Voor de uitvoering van het project wordt een aparte projectgroep gevormd, die bestaat uit leden die ambtelijk deskundig zijn. Als in de projectgroep een onderwerp wordt behandeld nemen de leden die zitting hebben in een werkgroep deel aan de vergadering van de projectgroep. 6
In de projectgroep nemen deel van de gemeente Teylingen: de teamcoördinator Belastingen de teamcoördinator Bedrijfsadministratie belastingen. In de projectgroep nemen deel van de gemeente Noordwijk: de teamleider Belastingen; de senior beleidsmedewerkster belastingen. De projectgroep komt minimaal eenmaal per maand bijeen. De teamcoördinator Belastingen Teylingen en de teamleider Belastingen Noordwijk zijn gezamenlijk projectleider, zijn bij toerbeurt voorzitter van de projectgroep en nemen beiden deel aan de vergaderingen van de stuurgroep. De projectgroep stuurt de werkgroepen aan en rapporteert aan de stuurgroep. Medewerkers Voor de medewerkers van Belastingen zal in september 2013 een bijeenkomst worden georganiseerd, waarin in ieder geval de resultaten van de verkenningsfase zullen worden toegelicht. In de haalbaarheidsfase zal met de medewerkers van Belastingen individuele gesprekken worden gevoerd. In de plan- en ontwerpfase zullen nogmaals individuele gesprekken met de medewerkers van Belastingen worden gehouden. Werkgroepen De werkgroepen zijn onder eindverantwoordelijkheid van de projectgroep belast met het uitvoeren van de diverse deelprojecten. De werkgroepen worden aangestuurd door ofwel de teamcoördinator Belastingen van de gemeente Teylingen of de teamleider Belastingen van de gemeente Noordwijk. De bemensing van de diverse rollen is als volgt: Stuurgroep Wethouder Van Duin portefeuillehouder Noordwijk Wethouder Van der Zon portefeuillehouder Teylingen Lia van der Pol manager Dienstverlening Noordwijk Ine van Holland afdelingshoofd Gemeentewinkel Teylingen Projectgroep Ben Nagtzaam teamleider Belastingen Noordwijk Marcelle Tangelder teamcoördinator Teylingen Belastingen Linda Biebrouck Senior medewerker belied Noordwijk Ron Uljee Teamcoördinator Teylingen Bedrijfsadministratie Belastingen Werkgroep Taken en processen Ben Nagtzaam teamleider Belastingen Noordwijk Linda Biesbrouck senior beleidsmedewerkster Noordwijk Marcelle Tangelder teamcoördinator Teylingen Belastingen Saskia vd Klaauw medewerker Belastingen Teylingen Werkgroep Financiën Sven Frijlink teamleider Financiën Noordwijk Koos van Asten adviseur A&O Teylingen 7
Werkgroep Juridisch Monique van Hal juridisch medewerker Noordwijk Eddy Rietveld adviseur A&O Teylingen Werkgroep P&O Carina Wakka Beleidsmedewerker P&O Noordwijk samen Jos vd Klugt adviseur A&O Teylingen Werkgroep Informatie en Automatisering Werkgroep Basisregistraties Werkgroep Communicatie Werkgroep Huisvesting Johan van den Berg Vakspecialist ICT Noordwijk Kees vd Plas / Marco van Velzen medewerker functioneel beheer / vakspecialist ICT Teylingen René van der Zwan adviseur informatiebeleid Noordwijk Rita Berghuis adviseur informatiebeleid (A&O) Teylingen Ton van Heemst seniormedewerker Noordwijk Communicatie Roos van Sen communicatieadviseur A&O Teylingen Gerben Keizer teamleider Klant Contact Noordwijk Centrum Daniëlle Boering teamcoördinator IZ Teylingen Werkgroep Cultuur wisselend wisselend Noordwijk Teylingen 2.4 Succesfactoren & valkuilen Kritische succesfactoren: In de praktijk zijn de volgende kritische succesfactoren belangrijk gebleken voor een succesvolle implementatie van een gemeenschappelijke belastingdienst: Betrokkenheid en samenwerking De feitelijke betrokkenheid van alle gemeenten is essentieel voor een succesvolle implementatie. Dit betekent onder andere concreet dat de inbreng vanuit de gemeenten, bijvoorbeeld op het vlak van tijdige aanlevering van juiste en onderbouwde gegevens cruciaal is voor een spoedig verloop en de kwaliteit van het project. Ook het inplannen van gesprekken en afspraken in de agenda s van betrokkenen mag niet leiden tot een vertraging in de tijd. 8
Adequate meting van de kwaliteit van de dienstverlening en de belastingbestanden Het is van belang dat de kwaliteit van de huidige situatie bij alle gemeenten op een goede, zorgvuldige en objectieve wijze in beeld wordt gebracht. Hiervoor is capaciteit in de vorm van volledige medewerking en daarnaast openheid van beide gemeenten onontbeerlijk. Valkuilen De mogelijke valkuilen in het onderzoek naar samenwerking zijn naar verwachting: het inzichtelijk maken van de kosten en verrekening van de kosten in een toekomstig samenwerkingsverband; de samenwerkingsvorm en de huisvestingslocatie van de nieuwe organisatie; aanbesteding en implementatie automatisering. Daarom moeten de werkgroepen Juridisch en Financiën zo snel mogelijk starten en bij elkaar komen. Op het moment dat beide werkgroepen advies hebben uitgebracht aan de projectgroep zal de stuurgroep gevraagd moeten worden voor een zogenaamd GO / NO GO advies (oktober 2013). 2.5 Voortgang en rapportage De projectgroep komt maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken. Vanuit alle werkgroepen wordt verslag gedaan van het verloop van de deelprojecten. Van het overleg van de projectgroep wordt een actie- en besluitenlijst bijgehouden die ter informatie aan de ambtelijke leden van de stuurgroep wordt gestuurd. De stuurgroep komt op kritische momenten in het project bijeen. Deze overleggen worden in ieder geval gepland bij de afronding van een fase in het project zodat bestuurlijke besluitvorming kan worden afgestemd. 9
3 Beheersing 3.1 Projectplanning Bij de fasering is de planning op hoofdlijnen opgenomen: fase verkenninsfase haalbaarheidsfase plan- en ontwerpfase implementatiefase jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan In bijlage 1 is een detailplanning opgenomen waarin zowel de planning van de bestuurlijke besluitvorming, de diverse project overleggen als de taken van de werkgroepen is opgenomen. De kleuren in deze planning komen overeen met de kleuren van bovenstaande fasering. 3.2 Capaciteit Uit oogpunt van draagvlak en inbreng van specifieke (belasting-)kennis is het noodzakelijk dat zoveel mogelijk eigen mensen de opzet en implementatie van de gemeenschappelijke organisatie uitvoeren. Beide gemeenten zullen in principe capaciteit moeten leveren voor de verschillende deelprojecten. Het uitgangspunt is namelijk om de bemensing van de projecten met gesloten beurzen te laten plaatsvinden (geen onderlinge verrekening). De inhuur van externen wordt daarbij zoveel mogelijk beperkt. 3.3 Geld Het onderzoek naar de samenwerking zal zoveel mogelijk worden uitgevoerd door ambtenaren van beide gemeenten. Er wordt van uitgegaan dat voor het onderzoek geen of slechts beperkt inhuur nodig is. Wellicht kan op enig moment een second opnion gevraagd worden aan een externe dienstverlener. Voor het deelproject Informatie en Automatisering zal een (Europees) aanbestedingsproject moeten worden doorlopen. Gelet op de omvang en ingewikkeldheid van een dergelijke aanbesteding zal hiervoor externe expertise worden ingehuurd. De kosten van deze begeleiding zijn nog niet bekend. Beide gemeenten hebben hiervoor budget ter beschikking. 3.4 Communicatie Voor het slagen van de transformatie naar een gemeenschappelijke organisatie, is het van groot belang dat de medewerkers van beide gemeenten worden betrokken bij de opzet en implementatie van de nieuwe organisatie. In dit actieplan is daarin voorzien door bij project- en werkgroepen medewerkers en leidinggevenden van de gemeenten te vragen die de (deel)projecten zelf te bemensen. Omdat niet iedereen kan worden betrokken, wordt er op een aantal tijdstippen in beide organisaties een terugkoppeling verzorgd naar alle betrokken medewerkers. 10
In overleg met de communicatiedeskundigen van de gemeenten zal een communicatieplan worden opgezet. In het communicatieplan moet in ieder geval aandacht worden besteed aan de interne communicatie (procescommunicatie) en de externe communicatie richting burgers, afnemers en de deelnemende gemeenten (communicatie gericht op draagvlak en positionering). Een medewerker communicatie van Noordwijk of Teylingen zal bij toerbeurt bij de vergaderingen van de projectgroep aanwezig zijn. 3.5 Medezeggenschap Het spreekt vanzelf dat de vorming van deze nieuwe gemeenschappelijke organisatie onderwerp van overleg vormt met de twee ondernemingsraden. In overleg met de ondernemingsraden (OR-en) wordt vastgesteld op welke wijze de OR-en ook tijdens het traject kennis kunnen nemen van de voortgang. Daarmee kan worden bereikt dat ook tussendoor signalen kunnen worden afgegeven. Dit laat uiteraard het adviesrecht van de OR volledig in tact. Deze organisatieverandering valt onder het adviesrecht van de OR. 11
Bijlage 1 Projectplanning in Excel. 12
Omschrijving activiteiten wk 23 wk 24 wk 25 wk 26 wk 27 wk 28 wk 29 wk 30 wk 31 wk 32 wk 33 wk 34 wk 35 wk 36 wk 37 wk 38 wk 39 wk 40 wk 41 wk 42 wk 43 wk 44 wk 45 wk 46 wk 47 wk 48 wk 49 wk 50 wk 51 wk 52 wk 1 wk 2 wk 3 wk 4 wk 5 wk 6 wk 7 wk 8 wk 9 wk 10 wk 11 wk 12 wk 13 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING besluit fase 1 (college) besluit fase 2 (college) besluit fase 2 (raad) besluit fase 3 (college) advies OR juni juli augustus 2013 september oktober november december januari februari maart OVERLEG STRUCTUUR STUURGROEP overleg stuurgroep PROJECTGROEP opstellen projectplan voortgangsoverleg projectgroep terugkoppeling stuurgroep informeren OR / GO terugkoppeling medewerkers voorbereiding besluitvorming WERKGROEPEN KICK OFF (alle deelnemers) 1-okt 1 TAKEN EN PROCESSEN opstellen visie dienstverlening opstellen productencatalogus harmonisatie verordeningen/beleidsregels Inventarisatie 'technische' verschillen verordeningen Opstellen voorstel opheffen verschillen Bestuurlijke afstemming opheffen verschillen Opstellen B&W en raadsvoorstellen onderzoeken ontvlechting (wat gaat niet mee) opstellen programma van eisen software koppelvlakken diverse basisregistraties (o.a. BAG/GBA) implementatie software beschrijving werkprocessen afbakening front- en backoffice (centraal/decentraal) inrichten regierol inrichten managementrapportages inventarisatie onderhanden werk opstellen actieplan wegwerken werkvoorraad afspraken bij achterstanden afspraken externe dienstverleners 2 FINANCIEN inventarisateren huidige uitvoeringkosten deelnemende gemeente Inventarisatie uitvoeringskosten en exploitatiebegroting advies kostenopzet en kostenverdeling advies locatie huisvesting samenwerkingsverband inzichtelijk maken frictie/desintegratiekosten 3 JURIDISCH onderzoek naar juridische vorm opstellen / bijstellen dvo en gemeenschappelijke regeling afronden raamovereenkomst 4 P&O bepalen gewenste formatie (eventueel) opstellen van plaatsingsprocedures bepalen rechtspositie personeel (eventueel) opstellen sociaal plan voorbereiden afstemming (gezamenlijke) OR en GO ondersteuning werkgroep cultuur bijlage 2 planning actieplan samenwerking belastingen 20130701
juni juli augustus 2013 september oktober november december januari februari maart Omschrijving activiteiten wk 23 wk 24 wk 25 wk 26 wk 27 wk 28 wk 29 wk 30 wk 31 wk 32 wk 33 wk 34 wk 35 wk 36 wk 37 wk 38 wk 39 wk 40 wk 41 wk 42 wk 43 wk 44 wk 45 wk 46 wk 47 wk 48 wk 49 wk 50 wk 51 wk 52 wk 1 wk 2 wk 3 wk 4 wk 5 wk 6 wk 7 wk 8 wk 9 wk 10 wk 11 wk 12 wk 13 5 INFORMATIE EN AUTOMATISERING aanbesteding waarderingspakket / administratiepakket opstellen projectplan voorbereiding: oa eisenpakket opstellen aanbesteding zelf contract afsluiten begeleiden implementatie opstellen conversie plan (uitgangspunten/acceptatiecriteria) begeleiden conversie waarborgen raadpleegbaar zijn 'oude' software, GEO info 6 BASISREGISTRATIES in kaart brengen gevolgen van uitplaatsen voor processen basisregistraties advies positionering BAG\ inrichten technische infrastructuur incl interfaces basisregistraties afstemmen mutatieverwerking (wo GBA, kadaster, GIS) 6 COMMUNICATIE opstellen communicatieplan interne communicatie externe communicatie 7 HUISVESTING opstellen huisvestigingsplan 8 CULTUUR organiseren cultuurmomenten bijlage 2 planning actieplan samenwerking belastingen 20130701
2014 Omschrijving activiteiten april mei juni juli augustus september oktober november december wk 14 wk 15 wk 16 wk 17 wk 18 wk 19 wk 20 wk 21 wk 22 wk 23 wk 24 wk 25 wk 26 wk 27 wk 28 wk 29 wk 30 wk 31 wk 32 wk 33 wk 34 wk 35 wk 36 wk 37 wk 38 wk 39 wk 40 wk 41 wk 42 wk 43 wk 44 wk 45 wk 46 wk 47 wk 48 wk 49 wk 50 wk 51 wk 52 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING besluit fase 1 (college) besluit fase 2 (college) besluit fase 2 (raad) besluit fase 3 (college) advies OR OVERLEG STRUCTUUR STUURGROEP overleg stuurgroep PROJECTGROEP opstellen projectplan voortgangsoverleg projectgroep terugkoppeling stuurgroep informeren OR / GO terugkoppeling medewerkers voorbereiding besluitvorming WERKGROEPEN KICK OFF (alle deelnemers) 1 TAKEN EN PROCESSEN opstellen visie dienstverlening opstellen productencatalogus harmonisatie verordeningen/beleidsregels Inventarisatie 'technische' verschillen verordeningen Opstellen voorstel opheffen verschillen Bestuurlijke afstemming opheffen verschillen Opstellen B&W en raadsvoorstellen onderzoeken ontvlechting (wat gaat niet mee) opstellen programma van eisen software koppelvlakken diverse basisregistraties (o.a. BAG/GBA) implementatie software beschrijving werkprocessen afbakening front- en backoffice (centraal/decentraal) inrichten regierol inrichten managementrapportages inventarisatie onderhanden werk opstellen actieplan wegwerken werkvoorraad afspraken bij achterstanden afspraken externe dienstverleners 2 FINANCIEN inventarisateren huidige uitvoeringkosten deelnemende gemeente Inventarisatie uitvoeringskosten en exploitatiebegroting advies kostenopzet en kostenverdeling advies locatie huisvesting samenwerkingsverband inzichtelijk maken frictie/desintegratiekosten 3 JURIDISCH onderzoek naar juridische vorm opstellen / bijstellen dvo en gemeenschappelijke regeling afronden raamovereenkomst 4 P&O bepalen gewenste formatie (eventueel) opstellen van plaatsingsprocedures bepalen rechtspositie personeel (eventueel) opstellen sociaal plan voorbereiden afstemming (gezamenlijke) OR en GO ondersteuning werkgroep cultuur bijlage 2 planning actieplan samenwerking belastingen 20130701
2014 Omschrijving activiteiten april mei juni juli augustus september oktober november december wk 14 wk 15 wk 16 wk 17 wk 18 wk 19 wk 20 wk 21 wk 22 wk 23 wk 24 wk 25 wk 26 wk 27 wk 28 wk 29 wk 30 wk 31 wk 32 wk 33 wk 34 wk 35 wk 36 wk 37 wk 38 wk 39 wk 40 wk 41 wk 42 wk 43 wk 44 wk 45 wk 46 wk 47 wk 48 wk 49 wk 50 wk 51 wk 52 5 INFORMATIE EN AUTOMATISERING aanbesteding waarderingspakket / administratiepakket opstellen projectplan voorbereiding: oa eisenpakket opstellen aanbesteding zelf contract afsluiten begeleiden implementatie opstellen conversie plan (uitgangspunten/acceptatiecriteria) begeleiden conversie waarborgen raadpleegbaar zijn 'oude' software, GEO info 6 BASISREGISTRATIES in kaart brengen gevolgen van uitplaatsen voor processen basisregis advies positionering BAG\ inrichten technische infrastructuur incl interfaces basisregistraties afstemmen mutatieverwerking (wo GBA, kadaster, GIS) 6 COMMUNICATIE opstellen communicatieplan interne communicatie externe communicatie 7 HUISVESTING opstellen huisvestigingsplan 8 CULTUUR organiseren cultuurmomenten bijlage 2 planning actieplan samenwerking belastingen 20130701
Bijlage 2 Overzicht taken werkgroepen Werkgroep Taken en processen (4 personen) In de werkgroep Taken en processen hebben zitting de teamcoördinator Belastingen en een medewerker Belastingen van de gemeente Teylingen en de teamleider Belastingen en de senior beleidsmedewerker Belastingen van de gemeente Noordwijk. Deze werkgroep heeft als taak: het opstellen van een visie op dienstverlening; het opstellen van een productencatalogus; harmonisatie van de verordeningen/beleidsregels; ontvlechting (o.a. leges);; opstellen programma van eisen inzake aanbesteding software (administratief / waarderingspakket); koppelvlakken met diverse basisregistraties (o.a. BAG, GBA); implementatie nieuwe software; de beschrijving van de werkprocessen WOZ en gemeentelijke belastingen; de afbakening van de front- en backoffice-activiteiten op zowel centraal als decentraal niveau; inrichten regierol bij gemeente; inrichting managementrapportages naar gemeenten; schoon over: inventarisatie van- en afspraken maken met betrekking tot eventuele achterstanden in de heffing en invordering (vorderingen oude jaren) en het afhandelen van bezwaar- en beroepschriften; afspraken externe dienstverleners (printbureau, dwanginvordering, inrichting taxatiemodel). Werkgroep Financiën (2 personen) In de werkgroep Financiën hebben zitting de adviseur A&O van de gemeente Teylingen en de teamleider Financiën van de gemeente Noordwijk. De werkgroep Financiën laat zich, voor wat betreft huisvestingscriteria (kwaliteit, bereikbaarheid, mogelijkheid tot fysiek/digitaal aansluiten van andere gemeenten etc.) ondersteunen door de teamcoördinator Interne zaken van de gemeente Teylingen en de teamleider KCC/Facilitaire zaken van de gemeente Noordwijk. Deze werkgroep heeft als taak: Het inzichtelijk maken van de kosten op gebied van belastingen; Het maken van een model kostenverrekening met als doelstelling dat alle gemeenten naar evenredigheid profijt hebben van de samenwerking; Op basis van het inzicht in de kosten en de verrekening daarvan en overige huisvestingscriteria (zie hierboven) adviseren waar het samenwerkingsverband gehuisvest moet worden; Het inzichtelijk maken van frictie en/of desintegratiekosten. 13
Werkgroep Juridisch (2 personen) In de werkgroep Juridisch hebben zitting een medewerker Juridische zaken van de gemeente Teylingen en de juridisch controller van de gemeente Noordwijk. Deze werkgroep heeft als taak: de juridische vorm van de samenwerking te onderzoeken; het opstellen c.q. bijstellen van de dienstverleningsovereenkomst en (lichte) gemeenschappelijke regeling. Werkgroep Personeel en Organisatie (2 personen) In de werkgroep Personeel en Organisatie hebben zitting een adviseur P&O van de gemeente Teylingen en een beleidsmedewerker van P&O samen. Deze werkgroep heeft als taak: het aanleveren van alle relevante gegevens voor de bepaling van de gewenste formatie in de nieuwe belastingorganisatie: aantallen functies (fte), functiebeschrijvingen en functieschalen en dergelijke; het eventueel opstellen van procedures voor plaatsing van de medewerkers in de samenwerkingsorganisatie; het in beeld brengen van de verschillen in rechtpositie; het bepalen van de rechtspositie van het personeel; het opstellen van een sociaal plan; het voorbereiden van de afstemming met de ondernemingsraad (OR) en het georganiseerd overleg (GO) ten behoeve van de bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Werkgroep Informatie en automatisering (2 personen) In de werkgroep Informatie en automatisering hebben zitting een medewerker Functioneel Beheer van de gemeente Teylingen en de vakspecialist ICT van de gemeente Noordwijk. Deze werkgroep heeft als taak: begeleiden Europese aanbesteding aanschaf software; begeleiden implementatie; het opstellen van een conversieplan inclusief uitgangspunten en acceptatiecriteria overname bestanden; begeleiden conversie; waarborgen raadpleegbaar zijn oude software en GEO informatie. Werkgroep Basisregistraties (3 personen) In de werkgroep Basisregistraties hebben zitting een adviseur informatiebeleid van zowel de gemeente Teylingen, de gemeente Noordwijk als ook de gemeente Lisse (door Noordwijk te benaderen). Deze werkgroep heeft als taak: in kaart brengen gevolgen van uitplaatsen van uitvoering Wet WOZ voor processen rondom basisregistraties; uitbrengen advies over positionering BAG (binnen samenwerking of bij gemeenten afzonderlijk); 14
indien van toepassing: het inrichten van de technische infrastructuur inclusief de interfaces met de basisregistraties deelnemende gemeenten; afstemming van de centrale en decentrale mutatieverwerking, waaronder GBAmutaties en de kadastrale en GIS-informatie. Werkgroep Communicatie (4 personen) In de werkgroep Communicatie hebben zitting een senior communicatieadviseur van de gemeente Teylingen en de en senior adviseur communicatie van de gemeente Noordwijk. Daarnaast hebben de twee projectleiders zitting in deze werkgroep Deze werkgroep heeft als taak: opstellen communicatieplan interne communicatie richting alle medewerkers van de gemeenten en richting de belastingmedewerkers binnen de gemeenten, door middel van nieuwsbrieven en publicaties op de intranetten. externe communicatie richting burgers en deelnemende gemeenten, door mededelingen aan de raad en persberichten Werkgroep Huisvesting (6 personen) Deze werkgroep komt pas bij elkaar op het moment dat duidelijk is waar het uitvoeringsorgaan belastingen wordt gevestigd en wanneer overeenstemming is over de kostenverdeling. In de werkgroep Huisvesting hebben zitting van de gemeente Teylingen: De teamcoördinator Interne zaken; medewerkster Belastingen/WOZ; medewerkster Inningen In de werkgroep Huisvesting hebben zitting van de gemeente Noordwijk: de teamleider KCC/Facilitair; een medewerker invordering; een medewerker heffingen. Deze werkgroep heeft als taak: Het opstellen van een huisvestingsplan. Hierbij dient duidelijkheid te worden verkregen over de huisvesting binnen de gebouwen van een van beide gemeenten, de infrastructuur, Arbo-normen, de belasting van de telefooncentrale, de lijnverbindingen naar beide gemeenten, de voorzieningen (kopieergelegenheid, printers en dergelijke), het inbedden van de nieuwe afdeling in de huidige of nieuwe organisatie (postregistratie, koffie/ thee enz.). 15
Werkgroep Cultuur (2 personen) In de werkgroep Communicatie hebben bij toerbeurt zitting één van de betrokken medewerkers uit elk van de gemeenten. Deze werkgroep heeft als taak: bijeenkomsten organiseren aan het eind van het bereiken van iedere fase. Om tot een goede samenwerking te komen met de diverse mensen van de mensen werkzaam op belastingen zullen regelmatig cultuurmomenten worden georganiseerd. Doel hiervan is mensen aan elkaar te laten wennen en te zorgen dat de neuzen dezelfde kant opgaan. Cultuurmomenten dienen in ieder geval aan het eind van elke fase te worden georganiseerd. Aan het eind van de haalbaarheidsfase en de strategische fase zal dit volledig zelf georganiseerd worden. Aan het eind van de plan- en ontwerpfase en de implementatiefase, zal wellicht gebruikt gemaakt worden van een externe adviseur om bepaalde taken verder uit te diepen. 16