VERSLAG RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 29 juni 2016 om 20.00 uur Graethempoort 3A ( cafetaria oude WZC) (conform artikel 29 tot en met 33 van het decreet van 19 december 2008) Aanwezig Voorzitter: Jo Feytons Raadsleden: Joël Schoofs, Els Jansen, Greet Baldewijns, An Vrancken, Anne Maes, Sarina Wolfs, Marie Hubertine Leunen raadslid Ingrid Moens:verontschuldigd Burgemeester: verontschuldigd Secretaris: Vera Leemans OPENBARE ZITTING Aanvang van de zitting: 20.00 einde van de officiële zitting:. De voorzitter verwelkomt alle aanwezigen. Vervolgens stelt de voorzitter vast dat de meerderheid van de leden aanwezig is en opent hij de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. OPENBARE ZITTING Beleid en beheer 16.95 Goedkeuring van de notulen van de openbare raadszitting van 1 juni 2016 De raad keurt dit eenparig goed. 16.96 Goedkeuring verlenging overeenkomst inzake preventie afgesloten bij IDEWE, alsook goedkeuring van de tijdelijke uitbreiding van deze overeenkomst Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 3 februari 2011 waarbij IDEWE, Interleuvenlaan 58, 3001 Heverlee werd aangesteld als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk; Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juli 2014 waarbij werd overgegaan tot de verlening van het contract voor het jaar 2015; Overwegende dat inmiddels samen met de stad aan Infrax het mandaat werd gegeven om een gezamenlijk opdracht te houden tot het aanstellen van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk; dat deze procedure nog niet afgerond is; dat het derhalve wenselijk is om het contract met IDEWE ook te verlengen voor 2016; Dat de interne preventieadviseur Benny Vandenborne met pensioen gaat vanaf 1 augustus 2016 en derhalve best een bijkomende opdracht gegund wordt aan IDEWE om de nodige ondersteuning te beiden in afwachting van de aanstelling van een interne preventieadviseur voor stad en OCMW in februari 2017; Overwegende dat in tussen tijd hoe dan ook een interne preventieadviseur moet aangesteld worden en hier Christophe Restivo voorgesteld wordt; Gelet op de offerte van IDEWE van 13 mei 2016 met kenmerk P/16/VEI/600/16004870 voor een bedrag van 4961,76 euro, vrijgesteld van BTW, als tijdelijke ondersteuning risisobeheersing voor 12 extra dagen; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht via interne kredietaanpassing zal voorzien worden; Overwegende dat er geen visum vereist is van de financieel beheerder; Met eenparigheid van stemmen; BESLISSING: Artikel 1 De overeenkomst met IDEWE, Interleuvenlaan 58, 3001 Heverlee aangesteld als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk door de raad van maatschappelijk welzijn van 3 februari 2011, wordt verlengd voor het jaar 2016. Artikel 2 De bijkomende opdracht volgens de offerte van IDEWE van 13 mei 2016 met kenmerk P/16/VEI/600/16004870 voor een bedrag van 4961,76 euro, vrijgesteld van BTW, als tijdelijke ondersteuning risisobeheersing voor 12 extra dagen wordt goedgekeurd. Artikel 3 De betaling zal gebeuren via het exploitatiebudget. Pagina 2
Artikel 4 De heer Christophe Restivo wordt aangesteld als interim interne preventieadviseur in afwachting van de aanstelling van een preventieadviseur voor de stad en het OCMW in februari 2017. Financiën 16.97 Vaststelling jaarrekening 2015 Op de exploitatierekening is er een positief resultaat van 560.678,91 en een autofinancieringsmarge van 700.565. De voorzitter schorst de zitting en geeft het woord aan de financieel beheerder voor toelichting van de jaarrekening. Pagina 3
De voorzitter heropent de vergadering en dankt de financieel beheerder voor het geleverde werk. Raadslid Els Jansen merkt op dat er een overschot is op uren van tewerkstelling. Zij hoopt dat er toch blijvend ingezet zal worden op de zorg voor de bewoners. De voorzitter deelt mee dat er zelfs extra personeel ingezet werd om iedere bewoner behoorlijk te kunnen wassen elke morgen. 16.98 Overzichtslijst bestelbons 24/05/2016 21/06/2016 De raad neemt kennis en keurt deze goed voor zover als nodig. 16.99 Overzichtslijst van alle aanrekeningen 24/05/2016 21/06/2016 De raad neemt kennis. Personeel 16.100 Openverklaring van de functie van administratief bediende voor personen met een arbeidshandicap en de aanleg van een werfreserve De raad in openbare vergadering Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, verder het OCMW- decreet te noemen; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna afgekort BVR RPR-O; en gelet op het Verslag aan de Regering bij dit besluit, Gelet op de rechtspositieregeling personeel OCMW en in het bijzonder artikel 35 dat stelt dat het OCMW ten minste 2% van het totale aantal betrekkingen binnen het OCMW zal invullen door personen met een arbeidshandicap. Overwegende dat dit contigent van 2% momenteel niet bereikt is. Overwegende dat er nood is aan een extra administratief medewerker die onder meer zal instaan voor het onthaal van het woonzorgcentrum en de sociale dienst. Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen van 29 juli 1991; Gelet op de uitslag van de hoofdelijke stemming; BESLIST: Artikel 1 Over te gaan tot het open verklaren van de betrekking van administratief medewerker en deze functie te reserveren voor een persoon met een arbeidshandicap en dus aan een van volgende voorwaarden voldoet : 1 ze zijn ingeschreven bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap; 2 ze zijn erkend door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding als personen met een handicap; 3 ze komen in aanmerking voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, die verstrekt wordt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap; 4 ze zijn in het bezit zijn van een attest dat uitgereikt is door de algemene directie Personen met een Handicap van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid voor het verstrekken van sociale en fiscale voordelen; 5 ze zijn slachtoffer van een arbeidsongeval of van een beroepsziekte en kunnen een bewijs voorleggen van een blijvende arbeidsongeschiktheid van ten minste 66 %, uitgereikt door het Fonds Pagina 4
voor Arbeidsongevallen, door het Fonds voor Beroepsziekten of door of zijn rechtsopvolger de Administratieve Gezondheidsdienst in het kader van de wet van 3 juli 1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector; Artikel 2 De geldigheidsduur van de wervingsreserve wordt vastgesteld op 1 jaar en is verlengbaar tot maximaal 4 jaar. 16.101 Vastleggen functiebeschrijving voor administratief medewerker De raad in openbare vergadering Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, verder het OCMW- decreet te noemen; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna afgekort BVR RPR-O; en gelet op het Verslag aan de Regering bij dit besluit, Gelet op de rechtspositieregeling personeel OCMW; Overwegende dat het functieprofiel voor administratief medewerker C1-C3 alsook de examenprocedure moet worden vastgelegd Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen van 29 juli 1991; Gelet op de eenparige uitslag van de hoofdelijke stemming; BESLIST: Artikel 1 Het functieprofiel voor administratief medewerker wordt als volgt vastgelegd : Administratief Medewerker C1-C3 FUNCTIEPROFIEL FUNCTIEKENMERKEN Dienst: Weddeschaal: algemeen C1 C3 Functiedoel Professionele en kwalitatieve dienstverlening aan bewoners, cliënten, bestuur en/of collega s. Dossierbehandeling in functie van de dienst waar men tewerk gesteld is. Verruimende bepalingen Bereid zijn zich in te werken in de materies eigen aan de dienst Bereid zijn andere taken op vraag van het diensthoofd op zich te nemen Bereid zijn tot het leveren van onregelmatige prestaties Functie-inhoud Een optimale (klantvriendelijke, objectieve en efficiënte) dienst verlenen, rekening houdend met de juridische, financiële en kwalitatieve eisen inzake de toegewezen dossiers De bevolking, bezoekers, het bestuur en/of collega s op een correcte wijze informeren over de aangelegenheden die tot zijn/haar bevoegdheid behoren Pagina 5
Dossiers en briefwisseling op een snelle en correcte manier afhandelen Het vlot verstrekken van inlichtingen, werkdocumenten, dossiers, opdat andere diensten binnen of buiten het bestuur hun werk kunnen afhandelen; dit zowel op vraag als op eigen initiatief Zorgen dat getroffen beslissingen worden uitgevoerd en administratief worden behandeld zoals voorgeschreven Het regelmatig rapporteren van de werking en problemen aan het diensthoofd Het signaleren van vastgestelde noden en behoeften Afleveren van correcte en onderbouwde dossiers of opgedragen taken o Het werk is volledig, afgewerkt en de foutenmarge is gering o Op de hoogte zijn van de geldende wetgeving en nieuwe ontwikkelingen in het eigen vakgebied o Weten waar kennis terug te vinden is o Op de hoogte zijn van de werking van een gemeentebestuur Projectmatig werken: meewerken aan het uitstippelen van de visie en het behalen van de doelstellingen op dienstniveau Kerncompetenties Competentieprofiel 1. Motivatie en verantwoordelijkheidszin Het werk graag doen, betrokkenheid bij het werk en de organisatie Het werk uitvoeren volgens ontvangen richtlijnen, afsprakennota en directe leidinggevende Enthousiasme, positieve ingesteldheid Werk zien en uitvoeren (in overleg met de leidinggevende) Verantwoordelijkheidszin zowel naar burger als naar beleid en collega s Collectieve acties (personeelsuitstap, opruimdag, ) 2. Integriteit (betrouwbaarheid) Een respectvolle en opbouwende manier van omgaan met klanten, collega s, bestuur Oog voor diversiteit (verschillen) Discreet en correct omgaan met informatie Een uniforme behandeling nastreven met aandacht voor ieders eigenheid De regels en afspraken van de stad naleven Correct omgaan met wettelijke bepalingen Loyaliteit naar de organisatie Handelen volgens/vanuit de deontologische code 3. Professionaliteit Klantgerichtheid: vriendelijk en beleefd omgaan met klanten, collega s, Tijdig en nauwgezet de nodige informatie bezorgen, taken uitvoeren Kwaliteitsvol werk afleveren, resultaatsgericht werken Zorgvuldig omgaan met materialen en dossiers, (geleend) materiaal op de juiste plaats terugleggen Mee instaan voor de continuïteit van dienstverlening 4. Leerbereidheid Bereid zijn zich aan te passen aan veranderingen Bereid zijn opleiding/vorming te volgen en te leren op de werkplek om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen op dienst- of organisatieniveau Blijvend willen bijleren, ongeacht functie of leeftijd Open staan voor andere ideeën en vernieuwing Leren uit feedback Reflectie op eigen prestaties Functiespecifieke competenties Samenwerking en teamgeest Een positieve bijdrage leveren tot een goede communicatie, sfeer en samenwerking Het ondersteunen van collega s bij de uitvoering van hun taak Het meewerken binnen de dienst aan een optimale Pagina 6
werkuitvoering en werkverdeling Zin voor teamwork Communicatief zijn Zelfstandigheid Zelfstandig kunnen werken Eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken Informatie inwinnen over de materies die nodig zijn om de taak optimaal te kunnen vervullen Beschikken over de nodige (vak)kennis, inzicht en vaardigheden die noodzakelijk zijn om de functie op een bevredigende manier te kunnen uitoefenen Werkinzet en dynamisme Het correct en nauwkeurig werken op een behoorlijk en regelmatig werktempo Termijnen naleven Flexibiliteit in uurrooster en vakantieregeling Positieve en creatieve ingesteldheid Verantwoordelijkheid/betrokkenheid De mate waarin de uitvoering van de functie ter harte wordt genomen en de bekommernis om tot een goed resultaat te komen. Zich identificeren met de stad Borgloon als stad en werkgever en op een constructieve wijze bijdragen aan het positief imago hiervan Kennisgebonden competenties Discreet omgaan met bekomen informatie Wetgeving Voldoende kennis van het gemeentedecreet en de wetgeving van de eigen dienst, op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen Kennis van specifieke regelgeving in lokale besturen (gemeentedecreet) en aanverwante materies Relevante wet- en regelgeving m.b.t. het vakgebied Algemene kennis Ruime algemene basiskennis bezitten Goede en functiegerichte kennis van de geschreven en gesproken Nederlands taal Raadplegen van documentatie over de problemen die actueel zijn voor de dienst waaronder men ressorteert Computertoepassingen MS Office en outlook Internet Kennis van specifieke programma s mbt het vakgebied of bereid zijn hier in bij te scholen Kennis van werking en organisatie OCMW Inhoud selectieprogramma Het programma is opgebouwd uit volgende onderdelen: schriftelijk gedeelte (eliminerend) Jurygesprek (eliminerend) Enkel de kandidaten die de volgende punten weten te behalen, zijn geslaagd en komen in aanmerking voor de functie: Pagina 7
Voor het schriftelijk gedeelte en het jurygesprek dienen de kandidaten 50% te behalen per onderdeel. Voor het geheel van de schriftelijke proef en het jurygesprek ( mondelinge deel) moet de kandidaat minimum 60% halen. Deel 1: Schriftelijk gedeelte (eliminerend) De schriftelijke proef heeft als doelstelling het beoordelen van de technische bagage en het aftoetsen van een aantal competenties die verband houden met de functie - inhoud. Deel 2: Jurygesprek (eliminerend) Hier peilen de juryleden naar de motivatie en gedragsgerichte competenties. Tijdens het jurygesprek kunnen volgende elementen besproken worden: studie- en beroepsverleden, motivatie, verwachtingen, enz.. Dossier 16.102 16.123 GEHEIME ZITTING Namens het OCMW Mevrouw Vera Leemans secretaris OCMW Jo Feytons voorzitter OCMW Pagina 8