graficus jr. Themamodules met voorbereiding op de ecommerce Webshop BOEKHOUDING EN FINANCIERING
Inhoudsopgave Inleiding 1. Het financiële deel van het ondernemingsplan 2. Het beoordelen van uw financiële plan 3. Het waarom van het boekhouden 4. Verzekeringen 5. De valkuil
Inleiding Om je bedrijf te kunnen laten draaien heeft je een pand, inventaris en goederen nodig. Om deze goederen te kunnen betalen heb je geld nodig. Dat kan eigen geld of eigen vermogen zijn, maar je kunt ook bij een bank geld lenen. Je maakt vooraf een financieel plan. Als je een bedrijf gaat starten begin je met het vastleggen van allerlei gegevens. Je verzamelt bonnen en bankstukken. Je bewaart deze zo systematisch mogelijk. Al deze gegevens worden ingevoerd in een administratief systeem. Dit systeem geeft na enige tijd informatie voor jezelf en voor anderen. Met zo n financieel plan kun je naar een bank om een lening of hypotheek te regelen. Het financiële deel van het ondernemersplan is een heel specialistisch terrein. Het is voor vele starters een moeilijk onderdeel. Het is daarom belangrijk dat je hulp vraagt van specialisten als je het zelf niet goed weet. Daarnaast heb je als taak jezelf te beschermen tegen de risico s die je als ondernemer loopt. Dit kan door jezelf goed te verzekeringen (bv. een brandverzekering, een inboedelverzekering). Toch kun je niet alle risico s onderbrengen in een verzekering. Denk bijvoorbeeld aan diefstal van je spullen. In deze lesmodule geven we je basisinformatie over de financiële verslaglegging van je bedrijf
1. Het financiële deel van het ondernemingsplan Een compleet financieel plan bestaat uit een aantal begrotingen. Zo bevat je plan een investeringbegroting, een financieringsplan (de balans) en een exploitatiebegroting. Deze begrotingen worden meestal voor de eerste twee jaar gemaakt. Je financiële plan bevat veel cijfers. Deze moet jou en de kredietverstrekkers (banken en leveranciers) een beeld geven wat je nodig hebt en wat voor resultaten je verwacht. We behandelen hier achtereenvolgens een aantal belangrijke onderdelen van het financiële plan. De investeringsbegroting Je zaak kan alleen draaien als je bedrijfsmiddelen hebt aangeschaft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een pand, inventaris, een kassa en andere machines. De prijs, die je voor deze bedrijfsmiddelen betaalt, staan op de investeringsbegroting. De investeringen of bezittingen van uw zaak kunnen we verdelen in : - Vaste activa Bedrijfsmiddelen waarover je langer dan een jaar beschikt en die meer dan 450,- kosten. Voorbeelden: computer, printer, inventaris, bedrijfsauto, waarborgsommen en goodwill. - Vlottende activa Bedrijfsmiddelen die korter dan een jaar in de onderneming aanwezig zijn. Voorbeelden: voorraden, vorderingen, voorfinanciering BTW en kasgeld. - Openings- en aanloopkosten Kosten die je maakt voordat je omzet maakt. Voorbeelden: notariskosten, inschrijving Kamer van koophandel, marktonderzoek, advieskosten, visitekaartjes en briefpapier. Alleen bij de start van je bedrijf staan aanloopkosten op deze begroting. Doe je na de start nog meer van dit soort uitgaven, dan boek je die als kosten. In dat geval staan ze dus ook op de exploitatiebegroting. TIP! Je maakt natuurlijk ook kosten voor je levensonderhoud (je salaris) en mogelijk heb je kosten waar je niet op gerekend hebt (onvoorziene kosten). Deze kosten kun je ook opnemen in je investeringsbegroting.
Voorbeeld van een Investeringsbegroting Vaste activa Bedrag Afschrijvingstermijn Immateriële vaste activa (goodwill) Bouwkundige kosten Machines/installaties/gereedschap Inventaris Computerapparatuur Transportmiddelen Overige Totaal vaste activa Vlottende activa Bedrag Voorraad grondstoffen Voorraad handelsgoederen Debiteuren Voorfinanciering BTW Waarborgsommen Kas, Bank, Giro Overige Totaal vlottende activa Openings- en aanloopkosten Totaal investeringen
Het financieringsplan In dit plan staat hoe je je investeringen gaat financieren. Dit kan door middel van eigen vermogen of van vreemd vermogen. Het totaal van de investeringen (kosten) moet gelijk zijn aan het totaal van de financiering. Je maakt een overzicht van je bezittingen en van je financieringsbronnen. We noemen het schematische overzicht van bezittingen en schulden, een balans. Je financieringsbronnen kunnen zijn: - Eigen vermogen Geld dat je zelf beschikbaar heeft zoals spaargeld en bedrijfsmiddelen die al zijn aangeschaft door je en in de zaak worden gestopt. Dit deel van de investeringen, dat de starter zelf financiert, heet eigen vermogen. Ook achtergestelde leningen (bv. van familie of vrienden) tellen bij een financieringsaanvraag mee als eigen vermogen - Vreemd vermogen Geld dat anderen inbrengen zoals de bank of een leverancier Je hebt lang vreemd vermogen, de looptijd van deze lening is langer dan tien jaar. Bijvoorbeeld voor het afsluiten van een hypotheek. Daarnaast heb je middellang vreemd vermogen en kort vreemd vermogen, voorbeelden hiervan zijn een rekening-courant of een leverancierskrediet. Er zijn verschillende soorten leningen die je kunt afsluiten. Een aantal noemen wij hieronder: - Rekening-courantkrediet Met een rekening-courant kan je tot een bepaald afgesproken bedrag, de kredietlimiet, geld opnemen. - Besluit Borgstelling MKB Kredieten (BBMKB) Doel van de regeling is het stimuleren van de kredietverlening aan het midden- en klein bedrijf (MKB). Heb je onvoldoende zekerheden voor een krediet van de bank, dan kan de Nederlandse Staat bij de bank voor je garant staan. De regeling is bestemd voor ondernemingen met maximaal 100 werknemers en voor ondernemers die een vrij beroep uitoefenen. Voor starters en innovatieve ondernemers zijn er ruimere faciliteiten. Informatie over het BBMKB is beschikbaar bij je bank. De bank beslist of je bij de financiering van je bedrijf in aanmerking komt voor het borgstellingkrediet. - Durfkapitaal (voorheen Tante Agaathregeling) Durfkapitaal is een fiscale stimuleringsregeling van de overheid voor geldverstrekkers aan ondernemers. Particulieren die geld lenen aan ondernemers hebben bepaalde fiscale voordelen. Ook is het mogelijk dat een financier met een specifiek fonds als intermediair optreedt. Het fonds betrekt het geld van particuliere geldverstrekkers, die hebben recht op fiscale vrijstellingen. - Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen (BBZ) Wil je een eigen zaak beginnen en heb je een bijstandsuitkering of WW-uitkering, dan kan het Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen (BBZ) uitkomst bieden. Op basis van een ondernemingsplan kan worden overgegaan tot financiële ondersteuning. Deze regeling wordt uitgevoerd door de Gemeentelijke Sociale Dienst.
- Risicokapitaal Risicokapitaal, venture-capital of durfkapitaal is kapitaal dat derden in de onderneming steken. Omdat zekerheden ontbreken, neemt de geldverstrekker meer risico dan gewoonlijk. Voor starters die veel geld moeten lenen zijn Particuliere Participatie Maatschappijen (PPM's) en informal investors (vermogende particulieren) interessant. - Leasing Lease kent twee hoofdvormen: financiële lease en operationele lease. Bij zowel operationele lease als financiële lease koopt de leasemaatschappij voor u het gewenste bedrijfsmiddel van de leverancier(s). Binnen deze twee vormen zijn vele varianten mogelijk. - Operationele lease Bij operationele lease heeft de leasemaatschappij het economisch en juridisch eigendom. De leasemaatschappij stelt het bedrijfsmiddel ter beschikking. - Financiële lease Bij financiële lease heeft de leasemaatschappij slechts het juridisch eigendom. De ondernemer heeft het economisch eigendom, op grond waarvan het bedrijfsmiddel op de balans van de ondernemer komt te staan. Factoring Tegen betaling draagt de ondernemer het hele debiteurenbestand over aan een financier (factor). De ondernemer krijgt op de vervaldag geld van de financier, ongeacht of de debiteur op tijd betaalt. Factoring is alleen in speciale omstandigheden mogelijk of kostentechnisch interessant. Voorbeeld van een financieringsplan (balans) Eigen vermogen Spaargeld Eigen auto Verhoging privé-hypotheek Achtergesteld vermogen Inbreng bedrijfsmiddelen Totaal eigen vermogen Vreemd vermogen Bankkrediet Gemeentelening Familielening Overig Totaal vreemd vermogen
Kort vermogen Rekening-courant bankkrediet Leverancierskrediet Nog te betalen kosten Nog te betalen belasting Overige Totaal kort vreemd vermogen Totaal vermogen Financieroverschot De exploitatiebegroting De omzetberekening in het marketingplan is het uitgangspunt voor de exploitatiebegroting. Door de inkoop en alle andere bedrijfskosten van de geschatte omzet af te trekken, krijg je een beeld van de verwachte netto winst (vóór belastingen). Voorbeeld van (deel) van een explotatiebegroting Omzet 1e jaar 2e jaar 3e jaar Artikelgroep 1 Artikelgroep 2 Artikelgroep 3 Totale omzet Inkoopwaarde Brutowinst Brutowinst in % Kosten 1e jaar 2e jaar 3e jaar Productiekosten Hulpstoffen Onderhoud machines Verzekeringen Overige Totaal
Huisvestingskosten Energie en water Kleine inventaris Verzekeringen Overig Totaal Afschrijvingen Immateriële vaste activa (goodwill) Bouwkundige voorzieningen Machines/installaties/ gereedschappen Inventaris Computerapparatuur Transportmiddelen Overige Totaal Rente en bankkosten Rentekosten Bankkosten Totaal De exploitatiebegroting kan het beste met een vaste indeling worden opgesteld. Dat vergroot je overzicht in de financiële gang van zaken. Maak je de resultaten op van het bedrijf na een bepaalde periode, dan spreken we van een winst- en verliesrekening. Op het exploitatieoverzicht staan de bedragen exclusief BTW vermeld. De BTW vormt immers geen inkomstenbron of kostenpost voor jouw onderneming. De netto winst is de basis voor jouw inkomen in de eenmanszaak of VOF. Je moet kijken of je na betaling van inkomstenbelasting voldoende overhoudt om je privéuitgave te doen.
In de BV staat de ondernemer als bestuurder/directeur van de BV op de loonlijst en ontvangt een salaris. Het salaris is een kostenpost voor de BV. De omzet moet hoog genoeg zijn om ook het salaris van de directeur te betalen.