Recordindeling CASH INHOUDSOPGAVE IMPORT VAN GEGEVENS Inleiding pag. 2 Hoe wordt een extern bestand ingelezen pag. 2 Algemene informatie pag. 3 Inlezen als ASCII-bestand pag. 3 Inlezen als XML-bestand pag. 4 Recordindeling -Financieel pag. 4 -Facturering pag. 8 -Relatiebeheer pag. 9 -Projecten pag. 13 -Personeel pag. 15 Voorbeeld import relatie pag. 16 Voorbeeld import journaalpost pag. 18 Copyright Cash Software bv 2011 1/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
Inleiding: CASH kan op een flexibele wijze allerlei door andere pakketten aangeleverde gegevens lezen en verwerken. Dat houdt in dat de gebruiker in principe op twee manieren de gegevens kan verzorgen: handmatig invoeren via CASH of aanbieden in de vorm van een extern bestand. Gegevens die bij elkaar horen worden gezien als 'records'. De waarden binnen zo'n record worden gezien als 'rubrieken'. Zo kan een artikelrecord opgebouwd zijn uit een artikelcode, omschrijving, prijs en btw-code. Of een klant (of relatie-) record uit een klantnummer, naam, adres, woonplaats, etc. Hoewel het in principe mogelijk is om alle gegevens (alle records) binnen een CASHadministratie als extern bestand in te lezen komt het in de praktijk voornamelijk voor dat import geschiedt op basis van stamgegevens, journaalposten of nog te factureren factuurregels. Als het gaat om import van journaalposten dan zijn binnen CASH, naast de hier beschreven optie, nog meerdere mogelijkheden aanwezig. Raadpleeg hiervoor de documentatie van CASH. Voor het inlezen van factuurregels wordt verwezen naar record 440. Na het inlezen van één of meerdere factuurregels kan met de functie 'factureren' van de module CASH Facturering gekozen worden voor het daadwerkelijk laten afdrukken c.q. mailen van de factuur / facturen, inclusief het doorboeken hiervan als journaalpost naar de grootboek- en debiteurenadministratie. Van belang is nog het volgende: omdat er gecontroleerd wordt op het aanwezig zijn van stamgegevens dient u deze indien nog niet aanwezig in de administratie eerst te importeren. Dus eerst de relatiegegevens en grootboekrekeningen inlezen voordat er op deze stamgegevens kan worden geboekt. Hoe wordt een extern bestand ingelezen: Via [Financieel][import/export/conversies][import ASCII-bestand][ASCII(CASHformaat)]. Vanaf de command line Deze optie biedt de mogelijkheid om rechtstreeks een ASCII-bestand in het eigen CASH-formaat in een administratie in te lezen. De commandoregel voor een dergelijke actie ziet er als volgt uit: cash fdemocash aextern.mut (LINUX-versie) cashwin fdemocash aextern.mut (Windows-versie) Achter de a wordt de naam van het externe bestand vermeld. Indien het inlezen van externe bestanden via de commandline-opties geschiedt, kan het gewenst zijn om daar een datum- of valutaconversie te laten plaatsvinden. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden toegevoegd: y2 geeft aan dat datumconversie 2 dient plaats te vinden: in plaats van JJMMDD, staat er DDMMJJ in het bestand. nusd geeft aan dat valutaconversie naar USD dient plaats te vinden. Dit gebeurt op basis van de actuele koers die in de administratie aanwezig is. Voorbeeld Om een ASCII-bestand extern.asc in te lezen in administratie democash met valutaconversie naar USD: cashwin fdemocash nusd aextern.asc LET OP: de valutaconversie vindt uitsluitend plaats bij de 301-regels (boekregels). Copyright Cash Software bv 2011 2/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
Via een bestand met extensie.upd. Als er een bestand voorkomt met de naam XXXXCASH.UPD (waarbij XXXX staat voor de administratiecode) in de map waarin de CASH-administratie staat, wordt dit bestand automatisch ingelezen op het moment dat de eerste gebruiker de volgende keer de administratie benadert. Daarna wordt het bestand verwijderd. Algemene informatie: U dient met de volgende punten rekening te houden: Als er fouten worden geconstateerd, dan wordt een bestand geproduceerd waarvan de naam gelijk is aan de naam van het te importeren bestand met als extensie err. In het foutenbestand zijn de regels aanwezig die niet zijn verwerkt. Tevens wordt aangegeven welke fouten zijn geconstateerd. Zowel het toevoegen als het wijzigen van bestaande waarden is mogelijk (behalve voor 301-records ofwel boekregels). Rubrieken die zijn aangegeven als verplicht (voorzien van een *) moeten binnen het gegeven aanwezig zijn. Is een numerieke rubriek te lang, dan wordt dit als een fout gezien. Is een tekstuele rubriek te lang, dan wordt de inhoud afgekapt. In een numerieke rubriek mag de punt of komma als scheidingsteken voor decimalen worden gebruikt. Wordt er geen punt of komma gebruikt, dan wordt de rubriek tot het maximaal aantal decimalen opgevuld, dus als 123456 wordt aangeboden als een rubriek met 2 decimalen, dan wordt dit gezien als 1234,56. Worden er in een regel fouten geconstateerd, dan wordt die gehele regel niet verwerkt, maar weggeschreven naar het foutenbestand met als extensie.err. Voor uitleg over de rubrieken wordt verwezen naar de helptekst van de betreffende onderhoudsfuncties. In het onderstaande overzicht wordt voor elke gegevenssoort de indeling getoond. Per rubriek wordt achtereenvolgens het rubrieksnummer, de naam, het soort en de maximale lengte weergegeven. Het soort kan één van de volgende mogelijkheden bevatten: S Hoofdletters L Hoofdletters en/of kleine letters D Datum (JJMMDD) N Numerieke waarde (alleen cijfers) Y4 Boekperiode (JJPP) Y2 Boekjaar (JJ) I Rekenwaarde met decimalen en voor of na een minteken. Als de rubriek gevolgd wordt door een (*) dan is deze rubriek verplicht. Inlezen als ASCII-bestand: De rubrieken van een enkel record staan op één afzonderlijke regel, zie voorbeeld pag. 16-18. Iedere regel begint altijd met het recordnummer. Het eerste teken na het recordnummer wordt gezien als het scheidingsteken, aanbevolen wordt het pipeteken, of in ieder geval een teken dat niet in de waarde van de rubrieken kan voorkomen. De rubrieken zelf worden altijd voorafgegaan door het rubrieksnummer, gevolgd door het = teken en de waarde van de rubriek. Een regel wordt afgesloten door de karakters CR (ASCII 13) en/of LF (ASCII 10), oftewel Enter. Copyright Cash Software bv 2011 3/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
Inlezen als XML-bestand: Het bestand dient te beginnen met de tag <cash> en te eindigen met de tag </cash>. Ieder record dient te beginnen met de tag <recordnummer> en te eindigen met de tag </recordnummer>. Iedere rubriek dient te beginnen met de tag <rubrieksnummer> en te eindigen met de tag </rubrieksnummer>. De structuur is dus als volgt: <CASH> <recordnummer> <rubrieksnummer>inhoud</rubrieksnummer> <rubrieksnummer>inhoud</rubrieksnummer> <rubrieksnummer>inhoud</rubrieksnummer> etc... </recordnummer> etc... </CASH> Voorbeeld om relatie 123456 in te lezen: <CASH> <R101> <F101>123456</F101> <F103>Accountantskantoor P. Jansen</F103> <F104>De heer P. Jansen>/F104> <F105>Dorpstraat 123</F105> <F107>3554 ET RIJNSWOUDE</F107> </R101> </CASH> Een XML-bestand kan op dezelfde manier worden ingelezen als een ASCII-bestand. De software detecteert zelf welk formaat wordt aangeboden. De recordindeling: De velden met een '*' zijn verplicht Financieel: 0101 Relatie 0101 Relatienr S6 * 0102 Zoeknaam S10 0103 Naam L35 * 0104 Tav L35 0105 Adres L35 0106 Faxnummer S35 0107 Pc+plaats S35 * 0108 Telefoonnr S35 0109 Invoerdatum D6 0110 Bank/IBAN S34 0111 Betaaldagen I3 0119 Filler 1 lang S1 0113 Selectie 1 S6 0114 Selectie 2 S6 0115 Opmerking L35 0116 OB-nummer S16 0117 Aant kopie I2 0118 Kortings % I5,2 0121 Krbep verk. S1 Copyright Cash Software bv 2011 4/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0122 OB verkoop S1 0123 Postadres L35 0124 Pc+plaats S35 0125 Landnaam S35 1321 Land ISO S2 0126 Kred limiet I10,2 0127 Aanhef L35 0128 Betaaltekst L35 0981 Taalcode S3 0983 Valutacode S3 0131 Opmerking 2 L35 0132 Opmerking 3 L35 0133 Opmerking 4 L35 0134 Opmerking 5 L35 0135 Opmerking 6 L35 0136 Opmerking 7 L35 0137 Opmerking 8 L35 0732 Opmerking 9 L35 0733 Opmerking10 L35 0138 Zoekveld 1 S12 0139 Zoekveld 2 S12 0141 Actiedatum D6 0142 Pers.code S6 0143 Welke actie L12 0151 Trefwoord S10 0152 Trefwoord 2 S10 0153 Trefwoord 3 S10 0154 Trefwoord 4 S10 0155 Trefwoord 5 S10 0156 Trefwoord 6 S10 0157 Trefwoord 7 S10 0158 Trefwoord 8 S10 0159 Trefwoord 9 S10 0160 Trefwoord10 S10 0171 Bet kort dg I3 0172 Krbep % I4,1 0173 Bet kort % I4,1 0174 Gbrek verk. S6 0129 Code plaats S1 0130 Code land S2 0112 Eigenschap. S12 0350 BIC-code S11 0329 Bank rekeningnr S34 0356 Bank naam S35 0357 Bank adres S35 0358 Bank woonplaats S35 0438 Postcode S7 0971 Landcode ISO S2 0120 E-mailadres L72 0947 Bank/IBAN S34 0671 Website L35 0906 OB inkoop S1 0450 Automat. aanhef L35 0715 Factuur srt S1 0441 XML Form S6 0797 Gbrek ink. S6 0720 Zoeknamen S63 0730 Naam-2 L35 1197 Mobielnr N10 1267 G-bedrag % I5,2 Copyright Cash Software bv 2011 5/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0201 grootboekrekening 0201 Grootboekrekening S6 * 0202 Zoeknaam S10 0203 Omschrijving L30 * 0204 Soort rekening S1 * 0205 Balanscode activa N4 0206 Balanscode passiva N4 0207 Code aantal S1 0208 Code geblokkeerd S1 0209 Code verdichten S1 0210 Code kostenplaats S1 0241 Code aangifte OB (N) S4 0242 Code OB-tarief S1 0243 Code ICT-listing S1 0244 Statistiekcode CBS N8 0245 Code aangifte OB (E) S4 0246 Code aangifte OB (B) S4 0251 Code mineralenbalans S2 0252 Gewicht per stuk I8,2 0253 Gewicht N per 1000kg I6,2 0254 Gewicht P per 1000kg I6,2 0255 Gewicht K per 1000kg I6,2 0261 Exploitatiecode S16 0263 Expl regelcode 1 S6 0264 Expl regelcode 2 S6 0265 Expl regelcode 3 S6 0266 Expl regelcode 4 S6 0267 Expl regelcode 5 S6 0268 Expl regelcode 6 S6 0701 Subadministratie S6 0911 Kostenplaats S3 0817 Gbrek transitoria S6 0212 Regel aangifte OB69 S3 0110 Bank/gironr N10 0540 Exploitatiecode S16 0448 Soort verkoop S1 0794 Balanscode activa N4 0795 Balanscode passiva N4 0209 grootboekrekening (vreemde taal) 0201 Grootboekrekening S6 * 0981 Taalcode S3 * 0202 Zoeknaam S10 0203 Omschrijving L30 0221 budget 0211 Boekjaar Y2 * 0201 Grootboekrekening S6 * 0911 Kostenplaats S3 0221 Jaarbudget I12,2 0222 Budget periode 01 I12,2 0223 Budget periode 02 I12,2 0224 Budget periode 03 I12,2 0225 Budget periode 04 I12,2 0226 Budget periode 05 I12,2 0227 Budget periode 06 I12,2 0228 Budget periode 07 I12,2 0229 Budget periode 08 I12,2 0230 Budget periode 09 I12,2 0231 Budget periode 10 I12,2 0232 Budget periode 11 I12,2 Copyright Cash Software bv 2011 6/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0233 Budget periode 12 I12,2 0234 Budget periode 13 I12,2 0261 Exploitatiecode 0261 Exploitatiecode S16 0262 Omschrijving L30 0539 Subtotaal S1 0417 Subniveau 1 S16 0418 Subniveau 2 S16 0419 Subniveau 3 S16 0301 grootboekmutatie 0301 Boekperiode (jjpp) Y4 0302 Boekdatum D6 * 0901 Dagboekcode S6 * 0303 Stuknummer N6 * 0201 Grootboekrekening S6 * 0911 Kostenplaats S3 0101 Relatienr N6 0309 Factuurnummer N6 0305 Aantal I12,2 0306 Omschrijving L25 0307 Bedrag I12,2 * 0310 Boekperiode grootbk Y4 0313 Valutabedrag I12,2 0501 Projectcode S6 0521 Werksoortcode S6 0316 Valutacode S3 0701 Subadministratie S6 0711 Kenmerk. S13 0110 Bank/gironr N10 0343 Afwijkende naam L25 0344 Afwijkende plaats S25 0111 Betaaldagen I3 0345 Omschrijving 2 L100 0346 Vrij veld 1 S6 0347 Vrij veld 2 S6 0348 Vrij veld 3 S6 0349 Vrij veld 4 S6 0330 Banknr telebank N10 0477 Betalingskenmerk S16 0440 ABC-levering S1 (zie voorbeeld van het importeren van journaalposten ) 0331 periodieke boeking 0331 Regelnummer N5 * 0901 Dagboekcode S6 * 0201 Grootboekrekening S6 * 0911 Kostenplaats S3 0101 Relatienr N6 0305 Aantal I12,2 0306 Omschrijving L25 0307 Bedrag I12,2 * 0701 code subadministratie 0701 Subadministratie S6 * 0702 Omschrijving L30 * 0703 Naam kenmerk L13 0704 Validatie S9 Copyright Cash Software bv 2011 7/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0731 Subadministratie kenmerken 0711 Kenmerk S13 * 0997 Omschrijving L59 * 0901 dagboek 0901 Dagboekcode S6 * 0902 Dagboeknaam L30 * 0903 Dagboeksoort S1 * 0904 Eigenschappen S10 0201 Grootboekrekening S6 0911 Kostenplaats S3 0110 Bank/gironr N10 0983 Valutacode S3 0915 Gbrek verw bijdrage S6 0911 kostenplaats 0911 Kostenplaats S3 * 0912 Omschrijving L30 * 0208 Code geblokkeerd S1 0921 balanscode 0921 Balanscode N4 * 0922 Omschrijving L28 * 0981 taalcode 0981 Taalcode S3 * 0982 Omschrijving L20 * 0983 valutacode 0983 Valutacode S3 * 0984 Omschrijving L20 0985 Koers 1 EUR (6 dec) I10,6 * 0987 Gbrek balans herw db S6 0988 Gbrek result herw db S6 0989 Gbrek balans herw cr S6 0990 Gbrek result herw cr S6 0928 Factuur symbool L4 0359 Valutacode (ISO) S3 CASH FACTURERING: Met ingang van de B-versie zijn het 422-record (factureren op basis van een verwijziging naar een artikel-stamgegeven) en het 432-record (factureren op basis van vrije teksten) vervangen door het 440-record. Oude koppelingen die gemaakt zijn op basis van het 422- en 432-record kunnen wel gewoon gebruikt blijven, want deze worden bij import automatisch geconverteerd naar 440-records. Voor nieuwe koppelingen wordt aangeraden het 440-record te gebruiken. 0440 factuurregel (cash fact) 0101 Relatienr N6 * 0425 Orderreferentie S6 * 1490 Volgnummer N3 * 0451 Artikelcode S13 0452 Omschrijving L40 0421 Aantal (2 decimalen) I9,2 * 0455 Prijs I9,2 * 0442 Code OB-tarief S1 0443 Code soort prijs S1 0118 Korting % (2 decimalen) I5,2 0201 Grootboekrekening S6 Copyright Cash Software bv 2011 8/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0911 Kostenplaats S3 0422 Periodecode S1 1919 Aantal maanden N2 0423 Vervaldatum D6 0426 Einddatum D6 0427 Datum D6 0436 Vrije veld L60 0440 ABC-levering S1 1341 B2B-diensten S1 0422 artikelregel (cash fact) 0101 Relatienr N6 * 0425 Orderreferentie S6 * 0451 Artikelcode S10 * 0420 Afwijkend bedrag I12,2 0421 Aantal (2 decimalen) I9,2 * 0422 Periodecode S1 0423 Vervaldatum D6 0424 Extra tekst L40 0426 Einddatum D6 0427 Datum D6 0430 Kortingcode S1 0436 Vrije veld L60 0440 ABC-levering S1 0432 tekstregel (cash fact) 0101 Relatienr N6 * 0425 Orderreferentie S6 * 0431 Tekstcode S10 * (bijv. volgnummer) 0452 Omschrijving 1 L40 * 0453 Omschrijving 2 L40 0454 Omschrijving 3 L40 0455 Bedrag I12,2 * 0201 Grootboekrekening S6 0911 Kostenplaats S3 0422 Periodecode S1 0423 Vervaldatum D6 0421 Aantal (2 decimalen) I9,2 0426 Einddatum D6 0427 Datum D6 0457 Kortingcode S1 0436 Vrije veld L60 0864 BPM-bedrag kenteken I12,2 0865 Datum deel 1 D6 0440 ABC-levering S1 0442 Code OB-tarief S1 0443 Code soort prijs S1 0450 artikelcodes (cash fact) 0451 Artikelcode S10 * 0452 Omschrijving 1 L40 * 0453 Omschrijving 2 L40 0454 Omschrijving 3 L40 0455 Bedrag I12,2 * 0201 Grootboekrekening S6 0911 Kostenplaats S3 0457 Kortingcode S1 0534 Inkoopprijs I9,2 0925 Gbrek ink waarde S6 0449 Gewicht (3 dec.) I9,3 0442 Code OB-tarief S1 Copyright Cash Software bv 2011 9/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0443 Code soort prijs S1 0451 buitenlandse omschrijving (cash fact) 0451 Artikelcode S10 * 0981 Taalcode S3 * 0452 Omschrijving 1 L40 * 0453 Omschrijving 2 L40 0454 Omschrijving 3 L40 0201 Grootboekrekening S6 0442 Code OB-tarief S1 CASH RELATIE MODULE (CRM): 0103 notitie 0101 Relatienr N6 * 0161 Datum D6 * 0162 Tijd N4 0163 Tekst1 L50 0164 Tekst2 L50 0165 Tekst3 L50 0166 Tekst4 L50 0167 Tekst5 L50 0168 Tekst6 L50 0169 Notitiesoort S4 0141 Actiedatum D6 0142 Pers.code S6 * 0147 Documentsoort S1 0148 Volgnummer N6 0149 Actie door S6 0403 Vrij veld 1 S6 0404 Vrij veld 2 S6 0188 Contactpers. N3 0189 Contactpersoon L35 0250 Onderwerp S10 0260 Nr.vervolgnotitie N8 0286 Volgnummer (tijd) N2 0986 Document filenaam L30 0104 medewerker 0142 Pers.code S6 * 0150 Omschrijving L30 * 0200 Afdeling S6 0208 Code geblokkeerd S1 0120 E-mailadres L72 1133 Toegangsniveau N1 1134 Wachtwoord S10 (extra velden cash personeel): 1001 Zoeknaam S10 1002 Naam L30 1003 Roepnaam S15 1004 E-mailadres thuis L72 0101 Relatienr N6 0145 Functie S10 0144 Mobiele telefoon S15 0971 Landcode (ISO) S2 1020 Geb.datum (ddmmjjjj) N8 1023 Identificatienr. S13 1024 Geslacht S1 1025 Burgelijke staat S1 Copyright Cash Software bv 2011 10/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
1026 SoFi-nummer N9 1027 Naam partner L25 1028 Geb.datum partner D6 1029 Aantal kinderen N2 1030 Soort rijbewijs S6 1031 Rijbewijsnummer L13 1032 Rijbewijs afgegeven D6 1033 Contact noodgevallen L25 1034 Tel.nr. noodgevallen S12 1035 No-claim% auto I8,2 1036 Rijbewijs geldig tot D6 1037 Identif. geldig tot D6 1038 Intern telefoonnr S10 1040 Ing.datum spaarloon D6 1041 Spaarloon/periode I10,2 1043 Ing.datum kinderopv. D6 1044 WG-bydr.kinderopvang I10,2 1045 WN-bydr.kinderopvang I10,2 1047 Ing.datum PC-priver. D6 1048 Maanden PC-privereg. I2 1050 Contractvorm S6 1051 Datum einde proeftyd D6 1052 Datum einde contract D6 1053 Opzegtermijn in mnd N2 1054 Datum in dienst D6 1055 Datum uit dienst D6 1056 Verlofdagen/jaar I5,2 1057 Verlofuren/jaar I5,2 1058 VUT-dagen/jaar I5,2 1059 VUT-uren/jaar I5,2 1060 Ov. verlofdagen/jaar I5,2 1061 Extra rubriek 1 L12 1062 Extra rubriek 2 L12 1063 Extra rubriek 3 L12 1064 Extra rubriek 4 L12 1065 Extra rubriek 5 L12 1066 Extra rubriek 6 L12 1067 Uren vorig jaar I5,2 1070 Betalingsperiode S1 1071 Bruto sal/periode I12,2 1072 Aant uren/periode I6,2 1073 Aantal uren/dag I4,2 1074 Aantal dagen/week I3,2 1075 Bruto jaarsalaris I12,2 1076 Bruto uurtarief I7,2 1077 Salarisschaal S5 1078 Bedrag loonh.korting I12,2 1079 Vakantietoeslag % I5,2 1082 Bedrag reisk.verg. I10,2 1083 Bedrag onk.verg. I10,2 1084 Bedrag PC-prive reg. I10,2 1085 Bedrag kinderopvang I10,2 1086 Bedrag spaarloon I10,2 1087 Bedrag overige verg. I10,2 1088 Ziekenfonds S1 1089 Naam ZKV/ZFW verz. L30 1090 Bedrag pensioenpr. I10,2 1091 Naam pensioenverz. L30 1092 Polisnr. pensioenvz. L15 1093 WN-bijdr.pensioenpr. I10,2 1094 Bedrag ZKV-verz. I10,2 Copyright Cash Software bv 2011 11/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
1096 Bedrag levensloopreg I10,2 1097 WN-bijdrage ZKV I10,2 1098 Bedrag ANW-verz I10,2 1099 Bedrag WAO-hiaat vz. I10,2 0542 Factuurtekst L40 1160 Kenteken bedryfsauto S6 1220 Werkdagen S7 1221 Maandag begintijd N4 1222 Maandag eindtijd N4 1223 Dinsdag begintijd N4 1224 Dinsdag eindtijd N4 1225 Woensdag begintijd N4 1226 Woensdag eindtijd N4 1227 Donderdag begintijd N4 1228 Donderdag eindtijd N4 1229 Vrijdag begintijd N4 1230 Vrijdag eindtijd N4 1231 Zaterdag begintijd N4 1232 Zaterdag eindtijd N4 1233 Zondag begintijd N4 1234 Zondag eindtijd N4 1235 Overwerk% 1 I5,2 1236 Overwerk% 2 I5,2 1237 Overwerk% 3 I5,2 1238 Overwerk% 4 I5,2 1239 Overwerk% 5 I5,2 1240 Overwerk% 6 I5,2 1061 Extra rubriek 1 L12 1062 Extra rubriek 2 L12 1063 Extra rubriek 3 L12 1064 Extra rubriek 4 L12 1065 Extra rubriek 5 L12 1066 Extra rubriek 6 L12 1068 Ov. verlofuren/jaar I5,2 0130 Code land S2 0105 contactpersonen 0101 Relatienr N6 * 0140 Volgnummer N3 * 0103 Naam L35 * 0105 Adres L35 0107 Pc + plaats S35 0108 Telefoonnr S35 0106 Faxnummer S35 0144 Mobiele telefoon S15 0145 Functie S10 * 0127 Aanhef L35 0120 E-mailadres L72 0106 soort functie 0145 Functie S10 * 0146 Omschrijving L30 * 0150 trefwoord ` 0151 Trefwoord S10 * 0150 Omschrijving L30 * 0160 memo relatie 0101 Relatienr N6 * 0660 Regel-1 L60 0661 Regel-2 L60 Copyright Cash Software bv 2011 12/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0662 Regel-3 L60 0663 Regel-4 L60 0664 Regel-5 L60 0665 Regel-6 L60 0666 Regel-7 L60 0667 Regel-8 L60 0668 Regel-9 L60 0669 Regel10 L60 0169 soort notitie 0169 Notitiesoort S4 * 0150 Omschrijving L30 * 0200 afdeling 0200 Afdeling S6 * 0150 Omschrijving L30 * 0250 onderwerp 0250 Onderwerp S10 * 0150 Omschrijving L30 * 0163 Tekst1 L50 0164 Tekst2 L50 0165 Tekst3 L50 0166 Tekst4 L50 0167 Tekst5 L50 0168 Tekst6 L50 1190 agenda 0142 Pers.code S6 * 1150 Datum D6 * 1181 Begintijd N4 1182 Eindtijd N4 1186 Netto tijd N4 1100 Activiteit S6 1153 Opmerking L30 0101 Relatienr S6 1192 Maandnummer (JJMM) Y4 CASH PROJECTEN: 0501 project 0501 Projectcode S6 * 0502 Omschrijving L30 * 0503 Zoeknaam S10 0504 Projectsoort S1 0505 Code verdichting S1 0506 Histo verwijderd t/m Y4 0509 Code afw tarief S1 0510 Status S1 0511 Projectgroep S6 0513 Reserve (1) L40 0514 Reserve (2) L40 0515 Reserve (3) L40 0516 Reserve (4) L40 0517 Kenmerk (1) S10 0518 Kenmerk (2) S10 0519 Kenmerk (3) S10 0520 Kenmerk (4) S10 0535 Gbrek omzet S6 0559 Kolomnummer N2 Copyright Cash Software bv 2011 13/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0561 Fact omschrijving 1 L40 0562 Fact omschrijving 2 L40 0563 Fact omschrijving 3 L40 0564 Fact omschrijving 4 L40 0565 Fact omschrijving 5 L40 0566 Fact omschrijving 6 L40 0567 Fact omschrijving 7 L40 0568 Fact omschrijving 8 L40 0569 Fact omschrijving 9 L40 0570 Fact omschrijving 10 L40 0101 Relatienr S6 * 0911 Kostenplaats S3 0530 Termijnbedrag I12,2 0422 Periodecode S1 0423 Vervaldatum D6 0426 Einddatum D6 0503 projectbudget 0501 Projectcode S6 * 0521 Werksoortcode S6 * 0541 Medewerkercode S6 * 0211 Boekjaar Y2 * 0221 Jaarbudget I12,2 0222 Budget periode 01 I12,2 0223 Budget periode 02 I12,2 0224 Budget periode 03 I12,2 0225 Budget periode 04 I12,2 0226 Budget periode 05 I12,2 0227 Budget periode 06 I12,2 0228 Budget periode 07 I12,2 0229 Budget periode 08 I 12,2 0230 Budget periode 09 I 12,2 0231 Budget periode 10 I 12,2 0232 Budget periode 11 I 12,2 0233 Budget periode 12 I 12,2 0234 Budget periode 13 I 12,2 0511 projectgroep 0511 Projectgroep S6 * 0512 Omschrijving L30 * 0521 werksoort 0521 Werksoortcode S6 * 0522 Factuurtekst L40 * 0523 Soort werksoort S1 0525 Standaardtarief I8,2 0526 Kostprijstarief I8,2 0527 Code geblokkeerd S1 0533 Opslagperc I8,2 0535 Gbrek omzet S6 0536 Gbrek kostprijs S6 0537 Gbrek dekking S6 0456 OB-code (vervallen) S1 0442 Code OB-tarief S1 0443 Code soort prijs S1 0531 tarieven 0501 Projectcode S6 * 0521 Werksoortcode S6 * 0541 Medewerkercode S6 * 00525 Standaardtarief I8,2 * Copyright Cash Software bv 2011 14/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
0535 Gbrek omzet S6 0541 medewerker 0541 Medewerkercode S6 * 0542 Factuurtekst L40 * 0543 Functie L30 0544 Startdatum D6 0545 Einddatum D6 0546 Norm uren I5,2 0101 Relatienr S6 0525 Standaardtarief I8,2 0526 Kostprijstarief I8,2 0535 Gbrek omzet S6 0536 Gbrek kostprijs S6 0537 Gbrek dekking S6 0911 Kostenplaats S3 0142 Pers.code S6 0551 projectmutatie 0541 Medewerkercode S6 * 0501 Projectcode S6 * 0521 Werksoortcode S6 * 0556 Boekstuknummer N6 * 0551 Datum D6 * 0552 Aantal I6,2 * 0553 Aantal nondecl I6,2 0554 Afwijkend tarief I8,2 0526 Kostprijstarief I 8,2 0555 Omschrijving L30 0557 Boekperiode Y4 0535 Gbrek omzet S6 0536 Gbrek kostprijs S6 0537 Gbrek dekking S6 CASH PERSONEEL: 1120 arbeidsverleden 0142 Pers.code S6 * 1054 Datum in dienst D6 1055 Datum uit dienst D6 1120 Bedrijfsnaam L35 1121 Bedrijfsadres L35 1122 Bedrijfsplaats L35 1123 Functie L20 1124 Referentie L30 1140 opleidingen/cursussen 0142 Pers.code S6 * 1140 Datum D6 1141 Einddatum D6 1142 Opleiding/cursus L25 1143 Diploma/Certif. S1 1144 Toelichting L35 1150 beoordelings-/functioneringsgesprekken 0142 Pers.code S6 * 1150 Datum D6 1130 Beoordelingscode S6 1151 Besproken L35 1152 Afspraken L35 1153 Opmerking L30 Copyright Cash Software bv 2011 15/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
1154 Datum volgend gesprk D6 1160 bedrijfsauto's 1160 Kenteken bedryfsauto S6 * 1161 Merk/type L30 1162 Cataloguswaarde I7 1163 Bouwjaar I4 1164 Soort verzekering S1 1165 Verzekeringspremie/jaar I9,2 1166 Relatienummer verzekeraar N6 1167 Leaseauto S1 1168 Leaseperiode in maanden I3 1169 Einddatum leasecontract D6 1170 Relatienummer lease-mij N6 1171 Datum laatste OH-beurt D6 1172 KM-stand laatste OH-beurt I7 1173 KM-stand per 1 januari jl I7 1190 agenda 0142 Pers.code S6 * 1150 Datum D6 * 1181 Begintijd N4 1182 Eindtijd N4 1186 Netto tijd N4 1100 Activiteit S6 1153 Opmerking L30 0101 Relatienr N6 1192 Maandnummer (JJMM) Y4 Voorbeeld van het importeren van relaties, het 101-record Het recordnummer geeft het soort record aan: 101 is een relatierecord. De afzonderlijke velden volgen erna. Alle velden hebben betrekking op deze relatie. Niet alle velden zijn verplicht, er mogen velden worden toegevoegd. Het aanbevolen scheidingsteken is (het pipe-teken). 101 101=740001 102=BOESE 103=Boese & Zn. 104=P. Boese 105=Steenweg 38 107=B-2400 GENT 113=Aktief 108=0032-402400 110=1791999 115=rose482 125=Belgie Copyright Cash Software bv 2011 16/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
Het voorbeeld toont de relatie in CASH na het importeren van de bovenstaande regel. Copyright Cash Software bv 2011 17/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
Voorbeeld van het importeren van journaalposten, het 301-record Algemeen Het recordnummer geeft het soort record aan: 301 is een grootboekmutatie. De afzonderlijke velden volgen erna. Alle velden hebben betrekking op deze boekregel. De dagboekcode en stuknummer zijn verplicht. Een relatienummer en een factuurnummer zijn alleen verplicht in een boeking op de grootboekrekening debiteuren/crediteuren zoals deze staan gedefinïeerd in de Administratieparameters. De bedragen moeten zonder decimaalteken, dus voluit, in het bestand staan. Het aanbevolen scheidingsteken is (het pipe-teken). Een niet sluitend boekstuk wordt automatisch tegengeboekt op de tegenrekening van het dagboek of indien deze niet aanwezig is, op de grootboekrekening uitzoeken uit de functie Instellen administratiegegevens. Het is niet toegestaan om boekregels aan een bestaand boekstuk toe te voegen. Deze boekingen worden geweigerd en vermeld in het foutenbestand met als extensie.'err' Indien een boekregel geen datum bevat wordt de systeemdatum ingevuld. Indien een boekregel geen boekperiode bevat wordt deze afgeleid uit de boekdatum. Alle boekregels in hetzelfde stuknummer krijgen altijd de boekdatum en periode uit de eerste boekregel. Vreemde valuta In een dagboek met een vaste valutacode worden alleen boekregels ingelezen die dezelfde valutacode hebben. Andere valutacodes worden geweigerd. In een dagboek zonder vaste valutacode mogen boekstukken worden ingelezen die een afwijkende valutacode hebben, behalve als het een dagboek van het soort Kas, bank of giro betreft. In een dagboek zonder vaste valutacode worden alle boekregels verondersteld dezelfde valutacode te hebben. Boekregels met afwijkende valutacodes krijgen de waarde van de eerste boekregel. De koers van het boekstuk wordt bepaald op basis van de bij de valutacode gedefinieerde koers. Indien een vreemde-valuta boekstuk wordt ingelezen dienen de bedragen in deze valuta te zijn gesteld! BTW-boekingen Bij het importeren van een OB-boeking waarbij het heffingsbedrag verplicht is, dient dit bedrag te zijn ingevuld in het veld 305 (aantal). Wordt dit veld niet gevuld dan wordt het heffingsbedrag berekend aan de hand van het OB-bedrag en het geldende percentage. Dit kan leiden tot afrondingsverschillen. Bij OB-boekingen waar het bedrag nihil is, bijvoorbeeld bij leveringen binnen de EU, dan is het wel noodzakelijk dat het heffingsbedrag correct wordt ingevuld. Copyright Cash Software bv 2011 18/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570
301 301=1006 302=100615 303=000004 901=VERKI 201=1300 101=740001 309=101001 306=Div. werkzaamheden 307=23800 301 301=1006 302=100615 303=000004 901=VERKI 201=8000 306=Diverse werkzaamheden 307=-20000 301 301=1006 302=100615 303=000004 901=VERKI 201=1700 306=Diverse werkzaamheden 307=-3800 305=-20000 Het voorbeeld toont de journaalpost van de debiteurboeking na het inlezen van het record met de debiteurenboeking. Copyright Cash Software bv 2011 19/19 CASH Helpdesk tel: 070-3560570