Versie B02 d.d. 28 maart CASH Algemeen. CASH Financieel. Overzichten snel in eigen volgorde, mooier en beter leesbaar!

Transcriptie

1 CASH Algemeen Overzichten snel in eigen volgorde, mooier en beter leesbaar! Nieuw: Overzichten naar wens sorteren! Als u een overzicht op uw scherm heeft, kunt u per kolom sorteren door eenvoudig op de naam van de kolom te klikken. U klikt bijvoorbeeld op datum, waarna CASH het overzicht daarop sorteert. In één scherm kunt u uw overzicht dus telkens bekijken in de door u gewenste volgorde. Eén klik op Annuleren brengt u terug in het oorspronkelijke overzicht. Nieuw: Oplichtende regels en invoervelden! De regel in het overzicht waar u met uw muis op staat, licht op. Hierdoor ziet u snel in welk veld u zich bevindt. Wanneer u met uw TAB toets door de rubrieken van een functie bladert, licht het veld op waar de cursor staat. Nieuw: Eigenschappen makkelijk te activeren! Zoals bekend, kunt u met het instellen van Eigenschappen, uw eigen werkwijze in CASH kiezen. Als u klikt op een veld Eigenschappen, worden de diverse mogelijkheden getoond. Door middel van een eenvoudig vinkje, activeert of deactiveert u uw keuze. Makkelijk en zeker de moeite waard om te bekijken! Nieuw: Scrollen door de dagboeken! In het Onderhoud Dagboek (en de andere schermen met een H nummer) kunt u zoveel regels boeken als u wilt. Als u de ingevoerde regels wilt bekijken, scrolt u met uw muis of de schuifbalk omhoog en omlaag. U kunt er ook voor kiezen om dat per regel te doen met de pijltjestoetsen. CASH Financieel Nieuw: Conversie aantal periodes In het submenu 'Diversen' is een functie toegevoegd waarmee het aantal periodes van een administratie kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld van 1 of 4 naar 12 of 13 en andersom. Ook kan alsnog gekozen worden voor een gebroken boekjaar of juist niet meer. Lees in ieder geval de helptekst voordat u de functie gebruikt. Als u de functie gebruikt, adviseren wij u om 12 periodes te kiezen, tenzij u een speciale reden heeft om een ander aantal te kiezen.

2 Aanmaken nieuwe administratie uitgebreid Deze functie is uitgebreid met het invullen van de formulierlay outs en standaardteksten voor op de aanmaningen. Deze kunnen eventueel worden aangepast via het submenu 'Instellingen'. Nieuw: een aantal belangrijke formuliergegevens op één plek In een nieuw vervolgscherm van de Administratieparameters <F4>, is een aantal algemene, veelgebruikte formulier instellingen samengebracht: Achtergrond naam: de naam van de 'jpg' van uw briefpapier Achtergrond gebruik: te gebruiken bij verzending per post en/of per mail Coördinaten NAW: voor de plaats van het adresblok van de ontvanger Lees daar de helptekst voor de gehele uitleg BIC codes Omdat straks naast de IBAN ook de eigen BIC gebruikt moet worden bij betaal en incassoopdrachten, is het nu mogelijk om deze eenmalig vast te leggen in de Bedrijfsgegevens bij de eigen bankrekeningen. Relaties SBI code toegevoegd De SBI code (Standaard Bedrijfsindeling, voorheen BIK) van het CBS is toegevoegd aan het 2 e scherm van de relatiegegevens via Volgende <F7>. Door deze code in te vullen kunnen selecties worden gemaakt op branches. Bij het invullen van een deel van de naam van de branche, worden de branches met die naam getoond. Dus als u 'BOS' ingeeft, worden alle codes met 'bosbouw' getoond. Overzicht relaties, met of zonder geblokkeerde relaties Hier kan voortaan worden geselecteerd of geblokkeerde relaties ook moeten worden getoond. De standaardwaarde is 'J' (=wel tonen). Meer info bij Ouderdomsanalyse debiteuren/crediteuren Als u bij de extra vraag 'Trefwoord tonen?' een trefwoord invult, wordt dit bij de betreffende relaties erbij getoond. Dat is makkelijk als u bijvoorbeeld een trefwoord gebruikt om aan te geven dat posten naar een incassobureau werden doorgestuurd. Ook is de vraag 'Ouderdomsselectie' toegevoegd waarmee u kunt selecteren op posten die bijvoorbeeld ouder zijn dan 60 dagen.

3 Inlezen bankafschriften Meer automatische BTW De BTW kan ook automatisch worden berekend uit omzet (soort 1) en inkoopwaarde grootboekrekeningnummers (soort 2). Wel inlezen, maar niet door iedereen! De directe bankenkoppeling met ABN AMRO en Rabobank in CASHWin (offline) werkte zodanig dat de koppeling met de bank werd gelegd op het moment dat de eerste gebruiker de administratie opende, onafhankelijk van de bevoegdheden van de gekozen gebruikerscode. Voortaan worden de bevoegdheden eerst gecontroleerd. OB aangifte Betalingskenmerk De OB aangifte geeft als laatste regel voortaan een betalingskenmerk mee, waarmee het bedrag moet worden overgemaakt naar de Belastingdienst. Dit kenmerk komt overeen met het kenmerk dat op een eventueel toegezonden acceptgiro staat. Ook is de aangifte voor Digipoort aangepast voor Controle op privégebruik Bij een definitieve aangifte van het laatste tijdvak van het jaar wordt gecontroleerd of er in voorgaande jaren op de grootboekrekening Privégebruik is geboekt. Als dit zo was en er in het huidige boekjaar nog niets op werd geboekt, wordt ter controle gevraagd of men wil doorgaan met de aangifte. Via antwoord Nee verlaat u de functie. Een extra controle als hulpmiddel om behoorlijke boetes te voorkomen! CASH Facturering Uw factuurregels op de factuur (weer) in volgorde van artikelcode Als u op uw factuur de volgorde van artikelcodes wilt behouden, zoals dat werkte in de versies vóór B01, dan kunt u kiezen voor Eigenschap 'V' in de factureringsparameters waarmee uw ingevoerde factuurregels op de factuur in volgorde van de artikelcode worden afgedrukt. Heeft u ná een artikelcode een tekstregel ingevoerd, dan blijft die tekst bij dat artikel staan.

4 Automatische BPM berekening uit CASH Facturering verwijderd Omdat de BPM berekening vaak verandert en CASH geen specifiek automotive branchepakket is, hebben wij dit uit CASH Facturering verwijderd. Onder de Help button (naast Bestand) is een linkje toegevoegd naar een BPM calculator op internet. Deze zoekt gratis van het kenteken alle gegevens uit het RDW register en berekent de bedragen voor een BPM factuur. Deze kunt u heel eenvoudig voor uw factuur gebruiken. Datumveld in factuurregel toegevoegd Een datumveld kan nu makkelijk direct in de factuurregel worden ingevuld. Bijvoorbeeld als u kiest voor één factuur met artikelen met verschillende afleverdata. (Met elementcode V427 zet u die datum op de factuur.) Deze datum kan logischerwijze alleen gebruikt worden met periodecode E (=eenmalig). CASH Projecten Factuurspecificaties liever als aparte bijlage? Op veler verzoek is het nu mogelijk om de specificatie van een factuur niet op de factuur maar als aparte bijlage mee te sturen. Bij de Projectcode wordt dan bij 'Code verdichting' > waarde 7 (geen specificatie binnen de factuur) ingevuld. Via een aparte functie in het menu Factureren, worden de factuur en de bijlage direct na elkaar afgedrukt, gereed voor verzending per post. CASH Consolidatie NIEUW: Benchmarks maken met CASH In CASH Consolidatie is een Benchmarkfunctie opgenomen, waarmee meerdere administraties te vergelijken zijn op basis van zelf instelbare criteria. Het gaat hier om een vergelijking te krijgen tussen één administratie en het gemiddelde van een aantal andere administraties. Inlezen rekening courant posten Tijdens het inlezen van rekening courant posten kan per administratie gekozen worden om door te gaan via 'Doorgaan j/n'. Bij 'n' wordt de betreffende administratie overgeslagen en wordt de volgende voorgesteld. Ook kan worden opgegeven tot welke 'boekdatum' de mutaties moeten worden ingelezen.

5 CASH Handel Nieuw: tijdens invoer verkooporder uw klantenmemo raadplegen Om dit te kunnen zien, kiest u voor één van deze twee instellingen: Instellingen systeemswitches > F3 > Tonen klantmemo = J. CRM Instellingen > Parameters CRM > Eigenschap = M. Nieuw: onderdelen van assemblage muteren tijdens assemblage opdracht De basis is het standaard ontwerp en door het gebruik van <F3> kunnen tijdens de assemblage opdracht onderdelen worden vervangen of toegevoegd. Een historische verkooporder kan makkelijk worden gecrediteerd! Vanuit de historische verkooporder kan de creditnota worden gemaakt, waarbij deze wordt gekopieerd naar een nieuw ordernummer met negatieve aantallen. Stamgegevens van een artikel bekijken tijdens het besteladvies! Makkelijk is het om de stamgegevens van een te bestellen artikel te bekijken door de zoom functie te gebruiken op de rubriek Artikel. Offertes op tijd nabellen? Automatisch een actiedatum meegeven voor CRM! Om te zorgen dat u uw uitstaande offertes op tijd na belt, kan tijdens het invoeren van de offerte meteen een notitie met een actiedatum worden gemaakt. U heeft dan CASH CRM nodig en stelt éénmalig deze functionaliteit in bij 'Onderhoud offertes'. CASH Service & Onderhoud Servicebezoeken naar meerdere adressen op één factuur! Het is mogelijk om één factuur te maken voor het factuuradres van diverse bezoekadressen met een servicecontract. Er wordt dan gefactureerd naar het relatienummer van de factuur in plaats van de relatienummers van de bezoekadressen. Lees hiervoor de helptekst van: Instellingen > Parameters Service > Extra factuurtekst.

6 Op verzoek is verder nog verbeterd/aangepast: Versie B02 d.d. 28 maart 2012 CASH Financieel Het overzicht 'Resultaat per week' geeft totalen van voorgaande jaren. In het vervolgscherm <F3> van 'Overzicht grootboekmutaties', kan een selectie worden gemaakt per dagboekcode of dagboeksoort van de mutaties. Om te voorkomen dat auditmutaties te veel ruimte in beslag gaan nemen, kunnen deze tot en met een opgegeven datum worden verwijderd via: Instellen Audit > Verwijderen <F3>. Bij het Grootboekoverzicht/Dagboekoverzicht kunnen meer omschrijvingsregels getoond worden dan alleen de omschrijving van de boekingsregel. UBL facturen met de extensie.ubl worden nu ook ingelezen. Dagboeken met eigenschap I controleren nu ook de banknummers van debiteuren. Op het overzicht rekeningschema wordt de WKR code voortaan ook afgedrukt. Met het kopiëren van boekstuk(ken) kan ook een ander boekjaar worden gekozen. Het is nu mogelijk om in de balansspecificatie in te 'zoomen' naar de mutaties van de betreffende grootboekrekening en vervolgens naar de oorspronkelijke boekstukken. CASH Facturering Wanneer u de facturen van een relatie automatisch incasseert, wordt in het UBL bestand een Notitie tag (Note) meegenomen met 'Deze factuur wordt binnen XX dagen geïncasseerd' i.p.v. de gebruikelijke 'Betaling binnen XX dagen'. Geïmporteerde factuurregels volgens de oude record specificatie (R422 en R432) krijgen bij de extra omschrijving, die nu een nieuwe regel oplevert, niet meer het aantal 1. Het is niet meer nodig om bij de import van factuurregels het regelnummer mee te geven. De volgorde wordt nu door CASH afgehandeld. Bij functie Onderhoud factuurregel F6 Extra was het niet mogelijk om de indexeringsmaand in te vullen.

7 CASH CRM Binnen een selectie van E berichten worden dubbele e mailadressen voortaan automatisch overgeslagen en ook relaties met 'code geblokkeerd'. Als bij een notitie een of meerdere vervolgnotities aanwezig zijn, dan ziet u dit aan de tekst 'Vervolgnotitie(s) aanwezig' in de 'message balk'. Als u bij het overzicht 'acties/notities' de acties opvraagt met code B, wordt de oudste datum eerst getoond. Bij de actielijst is de selectie "van t/m actiedatum" weer mogelijk. Indien bij het afhandelen van een actie een vervolgnotitie werd gemaakt, wordt de actie zelf automatisch afgehandeld. CASH Projecten De 'Historie per project' kan nu ook opgevraagd worden in volgorde 'van t/m' werksoortcode. Het toont dan geen beginsaldo maar het totaal van de afgedrukte mutaties. Om de ingevoerde e mailadressen te controleren, is een controlefunctie toegevoegd aan het submenu Diversen. Er kan in het 'Periode overzicht' worden gekozen om alleen de lopende projecten (dus niet de geblokkeerde) te tonen, door op deze vraag bevestigend te antwoorden. De default staat op 'N', waardoor allen getoond worden. Het element 'TAANT' is toegevoegd voor totalen van aantallen op de factuur. De elementcodes V501 (projectcode) en V502(omschrijving) zijn nu ook te coderen als kop elementen in de factuur. CASH Handel In het Artikeloverzicht gesorteerd op de EAN code kan de voorraad worden getoond door de systeemswitch in te stellen als: Kolomindeling artikel = 2 (voorraad). Aan het Muteren Magazijnvoorraad is Functietoets <6> Historie toegevoegd voor een mutatieoverzicht geselecteerd per dag, magazijncode of artikel. Bij het overzicht Notities per klant kunnen ook logistieke klachten worden bijgehouden door éénmalig Eigenschap K in de parameters van CRM in te vullen. Het element BRTOT (bruto totaal) voor het afdrukken van verkoop/inkoop formulieren is toegevoegd.

8 Met credit verkooporders worden nu ook de vrachtkosten automatisch gecrediteerd. Bij de export van de voorraadlijst naar Excel is de kolomindeling aangepast. Indien geen voorraadadministratie wordt bijgehouden, kunnen de artikelen nu ook automatisch gereed gemeld worden. Op het overzicht prijswijzigingen groepsgewijs is de kolom Bestelcode opgenomen. Op het overzicht Verkoophistorie per artikel worden zowel de verkoopprijs als het verkoopbedrag getoond. Er wordt geen mutatie in de voorraadhistorie opgenomen, als het aantal in de voorraadmutatie nihil is, terwijl wel een voorraadwaarde wordt opgegeven. CASH Service & Onderhoud Er zijn twee extra tekstregels toegevoegd aan het tekstblok per verkooporderregel voor gebruik op de periodieke factuur vanuit de servicecontracten. Voor de Urenstatistiek per klant kan de urenhistorie per bonnummer worden getotaliseerd per klant en per contract. Als er meerdere bezoekadressen per factuur zijn, dan worden de contracten per factuuradres verzameld. CASH Productie Voor de Urenhistorie per medewerker, wordt per bewerking het aantal uren uit de voor en nacalculatie getoond. Voor de Economische voorraadlijst per magazijn is een selectie op Magazijncode per Productiedossier toegevoegd.