Samenwerkingsversterker Aandacht voor focus en beleving in ketens en samenwerkingsverbanden
Wat levert het op? Als organisatie: - Betere resultaten door effectief samenwerken en een gezamenlijke focus - Versterking van strategische allianties door versterkte samenwerking - Inzicht en leerervaringen borgen en benutten in andere samenwerkingsverbanden en organisatie overstijgende projecten - Vergroting van de zelfredzaamheid van medewerkers en oplossingsgericht werken in projecten en samenwerkingsverbanden Als team: - Solide basis om met elkaar samen te kunnen werken met respect voor elkaar en inzicht in de diverse verwachtingen en belangen - Concrete, gedragen, samenwerkingsafspraken waarmee onjuiste aannames worden voorkomen - Gelegenheid en ruimte om op veilige manier het gesprek aan te gaan over hoe wij willen samenwerken en wat vinden we daarin prettig en gepast vinden - Periodieke bijeenkomsten buiten de reguliere, inhoudelijke vergadercyclus waarin de belangrijkste aspecten in de samenwerking worden besproken en (her) ijkt - Versnelling en verdieping van samenwerken aan resultaten - Een dialoog over waar de gezamenlijke uitdaging ligt ten aanzien van de samenwerking. Als individu: - Verhoging van de effectiviteit door ombuiging van ruis naar effectieve communicatie - Inzicht in de eigen werkstijl in relatie tot die van de andere sleutelfiguren en de wijze waarop de verschillende werkwijzen kunnen worden benut en aangevuld - Gelegenheid om dingen aan de voorkant beter te organiseren waardoor er gedurende het project minder reparatiewerk is - Inzicht en begrip voor individuele standpunten en belangen
Hoe werkt de Samenwerkingsversterker? Startbijeenkomst Startbijeenkomst De startbijeenkomst heeft als doel samen met de belangrijkste betrokkenen in de keten of het samenwerkingsverband te bepalen wat de cruciale succesfactoren zijn in de samenwerking alsmede te komen tot een set van de basis regels en basisafspraken rondom deze factoren. Deze vormen een uitstekend uitgangspunt voor de vragen voor de interviews bepaald. Factoren die regelmatig terugkomen zijn: doelgerichtheid, verwachtingen, pro-activiteit, openheid, communicatie, respect, voortgang en besluiten. Interviews, analyse en rapportage Interviews, analyse en rapportage Op vooraf afgesproken momenten worden telefonisch en metingen uitgevoerd door Bureau de Bont met de betrokkenen en sleutelfiguren. Basis zijn de in de startbijeenkomst vastgestelde vragen en verdieping daarop. Na afloop ontvangen de geïnterviewden een geanonimiseerde rapportage ter voorbereiding op de terugkoppelbijeenkomst. Terugkoppel bijeenkomst Terugkoppelbijeenkomst In de terugkoppelbijeenkomst bespreken we de resultaten van de interviews met de geïnterviewde deelnemers. Het doel is de afgesproken basis regels en basisafspraken te (her)ijken, inzicht en begrip te creëren voor verschillende zienswijzen en tot nieuwe of aanvullende afspraken te komen ter verbetering van het proces en de samenwerking.
Zo ziet het eruit: een voorbeeld rapportage
Waarom werkt de samenwerkingsversterker? Van: We zijn al erg lang aan het discussiëren over de beste oplossing en het schiet niet op Naar: In het vervolg beter aangeven wat exact nodig is om een besluit te kunnen nemen en daar ook naar vragen indien het niet duidelijk is Van: We hebben eindeloos veel overleggen maar wat leveren ze op? Naar: Vanaf nu stellen we per overleg vast wat we willen bereiken; dat geeft focus Van: Zij begrijpen ons niet Naar: Het blijkt dat we allen vanuit onze eigen organisatie en discipline andere taal spreken; het heeft even geduurd voordat een gemeenschappelijk taal ontwikkelden.
Ervaringen met de samenwerkingsversterker Rechtstreeks uit de praktijk: Wat onder de oppervlakte aanwezig, wordt bespreekbaar en tastbaar gemaakt; een krachtig middel om samenwerking onderling te versterken Het periodieke karakter van de interviews en de terugkoppeling waarin kennis wordt gedeeld, is dé sleutel voor aansluiting tussen de samenwerkende organisaties Eventuele irritaties of problemen worden snel opgelost en zo voorkom je vervelende conflicten waarbij iedereen met de hakken in het zand gaat staan Door de Samenwerkingsversterker is er meer begrip ontstaan voor de problemen, belangen, aannames en emoties onderling. Dit is de onderlinge relaties en de werksfeer ten goede gekomen, waardoor de werkzaamheden ook sneller en beter zijn uitgevoerd Er kan tijdens het project en de uitvoering van alles verkeerd gaan, omdat er meerdere partijen bij het proces betrokken zijn die allemaal hun eigen waarheid hebben. De Samenwerkingsversterker is een prima instrument om iedereen in gesprek te houden. Ook als er in het project dingen gebeuren die niemand had voorzien
Waar is de Samenwerkingsversterker van toepassing? Een aantal voorbeelden: Ketenzorg (bijvoorbeeld coördinatie NAH, zorgketen dementie, zorgketen CVA, zorgketen hartfalen) Samenwerkingsverbanden i.v.m. vervlechting zorg en welzijn, bijv. invoering nieuwe concepten, bijv. opzet voor een gezamenlijk steunpunt huiselijk geweld Programma s voor samenwerking t.a.v. integrale kindcentra, Centra Jeugd en Gezin Interne multi-disciplinaire projecten (als interne benchmark zijn ook meerdere projecten te monitoren) Mogelijke opdrachtgevers: Samenwerkingsverbanden (of hun stuurgroepen) Het management van organisaties (bv. bij interne projecten)
Kritische succesfactoren in ketens en samenwerkingsverbanden Belangrijk: De wijze van samenwerken en een gezamenlijke focus is van cruciaal belang voor het behalen van de gewenste resultaten Is het kennis hebben van elkaars belangen, verwachtingen en doelen Is de blijvende focus op wat goed gaat in de samenwerking en de verbeterpunten gedurende het samenwerkingsverband. Wat je ziet in de praktijk: Vaak ligt vooral de focus op inhoudelijke kwaliteit Initiatieven kunnen soms voortsudderen omdat niet collectief helder is wat het doel/eindresultaat is Dat er wordt gecommuniceerd op verschillende golflengtes doordat mensen denken en handelen vanuit verschillende denkkaders en voorkeursstijlen Dat de samenwerking is sommige gevallen noodgedwongen is Dat de medewerkers een werkklimaat creëren waarin ruimte is voor het steeds verder afwijken van planning en resultaten Onduidelijkheid over rolverdeling, besluitvorming en regievoering
Tot slot: Herkenbaar? -..