Facturatie Handleiding Maak facturen, leveringsbonnen en rappels en neem de facturen automatisch op in de boekhouding. Maak ook e-invoices en verstuur die direct naar uw klant. Rel. 90-10 Inaras N.V. WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 1/60
WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 2/60
INHOUD Inhoud... 3 Inleiding... 5 Algemene handelingen... 7 Zoeken in overzichten... 7 Met de knop Zoeken... 7 Met het zoekveld.... 7 Sorteren van overzichtslijsten.... 8 Vernieuwen overzichtslijsten.... 8 Weergeven details... 8 Zoeklijsten.... 9 Foutmeldingen.... 9 Keuzelijsten.... 9 Datumvelden... 9 Eigen Gebruikersvelden ( Beheer, Velden )... 10 Aanmaken gebruikersvelden... 10 Artikelbeheer ( Beheer, Artikels ).... 11 Aanmaken Artikel Groepen... 11 Artikels... 11 Detailscherm artikels... 11 Gebruikersvelden Artikels... 12 Artikels: verklaring van de algemene velden:... 12 Importeren artikels... 13 Locatie te importeren bestand... 13 Bepalen te importeren gegevens... 14 Eigenlijke importeren.... 14 Aanmaken relaties klanten ( Beheer, Relaties ).... 15 Inbrengen relatie... 15 Detailinformatie Relatie - Algemene velden... 15 Detailinformatie Relatie - Fiche velden (boekhoudkundige informatie)... 16 Detailinformatie Relatie - Adres velden... 17 Detailinformatie Relatie - Memo veld... 17 Detailinformatie Relatie - Zoekvelden... 17 Gebruikersvelden... 17 Detailinformatie Relatie Publicaties... 18 Filter Actieve/ Niet actieve relaties.... 19 Eporteren relaties.... 19 Verkoopsdagboek facturen:... 20 Bank details.... 20 Instellen weer te geven velden op facturatiescherm.... 21 Wijzigen van verkoopsboekingen aangemaakt en doorgeboekt via de facturatie module.... 21 Instellen facturatiemodule( Facturatie,Installatie facturatie module ).... 22 Locatie opgeslagen bestanden... 22 Synchroniseren van de sjablonen (templates)... 23 Instellen van de sjablonen (templates)... 23 WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 3/60
Instellen mail-templates elektronische leveringsbon.... 25 Instellen mail-templates elektronische factuur.... 25 Meer informatie over te gebruiken veldcodes acheraan in de handleiding Facturatie Module (pagina 52)... 26 Parameters Korting Contant... 26 Instellen rappelgegevens... 28 Instellen mail-template elektronische rappel.... 29 Automatisch Doorboeken instellen rekeningen... 30 Editor voor opmaak sjablonen... 31 Facturatie ( Facturatie, Verkoopsfacturen ).... 37 Overzicht scherm Verkoopsfacturen... 37 Factuur: verklaring der velden - Kop factuur... 37 Ingave factuur... 39 Factuur: verklaring der velden - Detail factuur... 40 Uitvoeren factuur.... 42 Afdrukken factuur... 42 Facturatie Afdrukken meerdere verkoopsfacturen... 42 Elektronische facturatie e-invoice... 43 Aanmaken e-invoice... 43 Opslaan e-invoice op eigen locatie.... 44 Voorbeeld factuur... 45 Nieuwe factuur op basis van een bestaande... 46 Facturen ingeven met bedragen inclusief BTW... 47 Creditnota... 47 Aanmaken en afdrukken leveringsbon... 47 Facturatie Afdrukken meerdere verkoopsfacturen... 47 Doorboeken facturen.... 49 Selecteren door te boeken facturen... 49 Rappelbeheer... 50 Selectie klanten met Openstaande facturen... 50 Genereren van rappels... 50 Voorbeeld rappel... 51 Lijst facturen... 52 Beknopte lijst volgens factuurnummer... 52 Gedetailleerde lijst gegroepeerd per relatie... 52 Optie: Aanmaken leveringsbonnen - Bundelen tot facturen... 53 Aanmaken Leveringsdagboek... 53 Aanmaken Leveringsnota s... 53 Aanmaken Leveringsnota... 54 Bundelen Leveringsnota s... 55 Lijst leveringsbonnen... 56 Locatie opgeslagen documenten.... 58 Te gebruiken veldcodes in sjablonen... 59 Veldcodes Algemene velden... 59 Veldcodes facturen en leveringsnota s... 59 Veldcodes Rappel... 60 WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 4/60
INLEIDING De facturatie module is een aanvulling op Octopus Internetboekhouden. Deze module laat u toe uw verkoopsfacturen met Octopus op te maken en ze automatisch door te boeken naar de boekhouding. Met Octopus facturatie kunnen er facturen aangemaakt en afgedrukt worden, kan men leveringsbonnen en rappels genereren en facturen rechtstreeks doorboeken naar de boekhouding. In de facturatie module kunnen ook elektronische facturen aangemaakt worden volgens de e-fff norm. Dit resulteert in de aanmaak van een specifiek xml-bestand. Met een automatisch gegenereerde mail kan de toegang tot deze elektronische factuur doorgestuurd worden naar uw klant. Indien deze beschikt over een boekhoudprogramma met de functionalieit voor het verwerken van e-fff facturen dan kan uw factuur door uw klant met een klik geboekt worden in zijn boekhouding. Uiteraard kan uzelf als Octopus gebruiker ook automatisch facturen van uw leveranciers verwerken indien die opgemaakt zijn volgens de e-fff norm. Voor aanvullende informatie over deze norm : http://www.e-fff.be/nl/index.php Het uitzicht van de facturen, leveringsbonnen of rappels kan u zelf aanpassen. Hiervoor is binnen de toepassing een gebruiksvriendelijke editor ingebouwd. Als u rappels wil aanmaken, dan zal u hiervoor moeten opgeven wat eventuele rappelkosten zijn, e.d. Facturen worden aangemaakt op basis van artikels en die zijn dan weer in te delen in artikelgroepen. Wil men gebruik maken van artikels dan moeten deze ook eerst worden ingegeven. Detaillijnen van facturen kunnen evenwel worden ingegeven zonder dat daarvoor artikels zijn ingebracht. Op de facturen kunnen behalve detailgegevens van artikels, en relaties ook eigen aangemaakte gebruikersvelden worden opgenomen. Deze zullen dan eerst dienen gedefinieerd te worden. Facturen worden aangemaakt in een specifiek verkoopdagboek. Ook dit zullen we juist moeten instellen. Vooraleer met de facturatie module van Octopus aan het werk te kunnen gaan zijn er dus een aantal voorafgaande instellingen noodzakelijk. In dit document worden al die stappen doorlopen. WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 5/60
Afspraken - Op de volgende pagina s wordt de in te typen tekst weergegeven met het lettertype: "Privé documenten " U typt dan de aangegeven tekst zonder de aanhalingstekens. - Instructies via de Menubalk worden als volgt weergegeven: Bestand, Opslaan als Dit wil dus zeggen: Klik in het menu 'Bestand', klik vervolgens op 'Opslaan als '. - Sneltoets combinaties worden als volgt weergegeven: < CTRL SHIFT A > Dit wil dus zeggen: op het toetsenbord tegelijkertijd indrukken van de CTRL-toets, de SHIFT-toets en de A-toets). - Indien de invoegpositie (cursor) moet verplaatst worden wordt dit expliciet aangegeven. Als tekst dient geselecteerd te worden dan zal dit eveneens duidelijk worden aangegeven. - Tenzij anders vermeld is klikken met de muis altijd klikken met de linker muisknop. Aanbevolen schermresolutie: De weergave van Octopus is optimaal afgestemd op een schermresolutie van 1024 bij 768 pixels. Indien gewerkt wordt met een lagere resolutie worden dient men veelvuldig de schuifbalken te gebruiken om de schermen volledig te kunnen zien WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 6/60
ALGEMENE HANDELINGEN Op de volgende pagina's worden de verschillende onderdelen van het scherm nader belicht. In een duidelijke stap-voor-stap methode zal u vervolgens kennis maken met al de mogelijkheden van de facturatie module. Zoeken in overzichten Met de knop Zoeken of toetscombinatie <CTRL F>. In het getoonde zoekvenster kan men aanduiden op welke kolom men wil zoeken en de te zoeken tekens ingeven. In onderstaand voorbeeld wordt op die manier gezocht naar alle rekeningnummers waarin de tekst auto voorkomt. 1 Klik op 'Zoeken' Selecteer de te doorzoeken kolom 2 3 4 Geef de te zoeken tekst voorafgegaan door een sterretje Klik op 'OK' Wil men na het zoeken opnieuw een volledig overzicht van de lijst krijgen dan dient men nogmaals op de zoekknop te klikken. Met het zoekveld. In het zoekveld kan men direct een te zoeken tekencombinatie ingeven. Er zal dan gezocht worden naar alle lijnen beginnend met deze tekens. Indien men de tekenreeks laat voorafgaan door * dan zal er in meerdere kolommen gezocht worden naar die lijnen die deze tekenreeks bevatten. Geef de te zoeken tekens WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 7/60
Sorteren van overzichtslijsten. De volgorde waarin de gegevens in een overzichtslijst getoond worden is in de kop van de lijst aangegeven met een driehoekje met de punt naar boven (gegevens oplopend van A tot Z). Wil men de gegevens volgens een andere kolom sorteren dan volstaat het te klikken op de kop van die kolom. Om de sorteervolgorde om te keren (gegevens aflopend van Z naar A) klikt men nogmaals op de kolomkop. Het driehoekje wijst dan met de punt naar beneden. Klik op een kolomkop om te sorteren Vernieuwen overzichtslijsten. Bij het invoeren van nieuwe rekeningen, btw-codes, relaties e.d. kan het gebeuren dat de overzichtslijst niet direct het net ingebrachte item toont. Men kan de lijst dan laten vernieuwen door het aanklikken van de knop Herwerken Gebruik indien nodig de knop Herwerken om de lijst up-to-date te brengen Weergeven details Details van gegevens uit een lijst kan men oproepen door te dubbelklikken op de betreffende lijn. In onderstaand voorbeeld worden de details van een rekeningnummer opgevraagd. Blader door de details met de knoppen 'Vorige' en 'Volgende'. Gebruik de knoppen 'Vorige' en 'Volgende' om door de details te bladeren Indien men de details wenst te zien en men wenst daaraan wijzigingen aan te brengen dan gebruikt men de knop bewerken Klik op 'Overzicht' om opnieuw de overzichtslijst te bekijken Klik op 'Bewerken' om details aan te passen WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 8/60
Zoeklijsten. Indien voor een in te vullen veld een zoeklijst ter beschikking is dan kan die worden geopend door te klikken op de knop met het vergrootglas (aan de rechterkant van het veld). Indien men in het veld staat kan men deze zoeklijst ook openen door op het toetsenbord de F2 knop in te drukken. Open de Zoeklijst door het indrukken van de F2 toets of door te klikken op het vergrootglas Maak uw keuze met de pijltjestoetsen en druk op Enter of klik met de muis op uw keuze. Indien men in het veld reeds een aantal tekens ingegeven heeft dan zal indrukken van de F2 toets alleen die gegevens laten zien die starten met de ingebrachte tekens. Foutmeldingen. Als men in een veld een foutieve waarde ingeeft, of een verplicht in te vullen veld leeg laat dan zal dit veld in het rood worden getoond. Indien men de muisaanwijzer over dit rood getoonde veld plaatst dan zal een foutmelding worden weergegeven in een infovenster. Diezelfde foutmelding verschijnt meestal eveneens in de statusbalk. Keuzelijsten. Indien een keuzelijst ter beschikking is dan kan deze worden geopend door te klikken op de pijl (aan de rechterkant van het veld). Indien men in het veld staat kan men de keuzelijst ook openen door op het toetsenbord de spatiebalk in te drukken. Open de keuzelijst door te klikken op de pijl of door het indrukken van de spatiebalk op het toetsenbord Datumvelden Datums worden altijd weergegeven onder de vorm dag/maand/jaar. Indien men telkens 2 tekens ingeeft voor dag of maand moet men geen schuine strepen intypen. Vb: 15022003 zal automatisch als 15/02/2003 weergegeven worden. Behalve overtypen van een ingebrachte datum kan deze ook worden aangepast met de cursortoetsen op het toetsenbord. Vb. Indien men met de cursor op het maandgedeelte van een datum staat kan men naar een volgende of vorige maand gaan door het gebruik van de toets of. 1 Plaats de cursor op het aan te passen deel van de datum WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 2 Gebruik de toets om de waarde te verhogen 9/60 of om de waarde te verlagen.
EIGEN GEBRUIKERSVELDEN ( Beheer, Velden ). Behalve de binnen het programma voorziene velden (naam en adres klant, omschrijving, prijs artikel e.d.) kan men in Octopus ook eigen velden aanmaken. Met de ingebouwde editor kan u deze velden vrij op de gewenste sjablonen plaatsen (zie pagina 31). Op die manier is de facturatie module aanpasbaar en inzetbaar voor diverse domeinen. Aanmaken gebruikersvelden In Octopus kunnen verschillende soorten velden aangemaakt worden: Relatievelden: horen bij een bepaalde klant/leverancier. Vb. geboortedatum, nummerplaat wagen, Factuurvelden: horen bij één bepaalde factuur. Vb. Betaald voorschot, Offertenummer, Artikelvelden: horen bij een bepaald artikel. Vb. Kleur, Maat, type verpakking, Via het menu Beheer, Velden kunnen onbeperkt eigen velden aangemaakt worden. Definitie velden 1 2 3 Maak een nieuw veld aan Kies het type veld Geef een naam voor het veld 4 5 Geef een templatecode Type Naam Template code Relatie-, factuur- of artikelveld Bewaar het angemaakte veld Vrij te kiezen naam. Gebruik korte, duidelijke namen. Gebruikt op de sjablonen (factuur, leveringsbon, rappel) om de inhoud van dit veld weer te geven. Gebruik een korte naam zonder spaties of speciale tekens. De hier ingebrachte code moet in het sjabloon voorafgegaan worden door {v:c_ en gevolgd door } Vb. Voor een ingebrachte code levdat zal de uiteindelijke template code {v:c_levdat} worden. WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 10/60
ARTIKELBEHEER ( BEHEER, ARTIKELS ). Vooraleer u een factuur kan aanmaken moet u artikels die u wil factureren inbrengen. In Octopus is een eenvoudig te gebruiken artikelbeheer voorzien. U kan de ingebrachte artikels indelen in groepen. Aanmaken Artikel Groepen Via Beheer Artikel groepen kan men groepen definiëren. Artikels Artikels bevatten de detailinformatie van de later te factureren detaillijnen Er kunnen op de factuur ook detaillijnen worden ingegeven zonder dat daarvoor een artikeldetail aanwezig is. Op die manier wordt vermeden dat men eenmalig te factureren zaken eerst als artikel moet inbrengen. Via Beheer, Artikels krijgt men een overzicht van eerder ingebrachte artikels of kan men nieuwe artikels ingeven. Voor de algemene begrippen over inbrengen of raadplegen van gegevens, verwijzen we naar de Algemene handleiding Octopus. Detailscherm artikels Algemene velden Eigen aangemaakte gebruikersvelden WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 11/60
Gebruikersvelden Artikels Heeft men eigen gebruikersvelden gedefinieerd dan zullen deze worden getoond op een extra tabblad Gebruikers velden. De inhoud hiervan kan later worden opgenomen op de factuur of leveringsbon. Artikels: verklaring van de algemene velden: Extern product Nr. Product groep Naam Code Prijs excl. BTW Prijs incl. BTW BTW-Code verkoop Boekingsrekening Munt Standaard kostenplaats Leveranciersinfo Vrij in te geven. Wordt in de facturatie niet gebruikt. Een groep ingegeven via Beheer Artikelgroepen. Dit moet niet ingevuld worden. Artikelomschrijving zoals die zal verschijnen in de detaillijn van de factuur. Artikelcode. Deze code wordt gebruikt bij het oproepen van een artikel bij het aanmaken van een factuur. Codes moeten niet uniek zijn (een artikelcode kan meermaals voorkomen). Gebruik duidelijke vanzelfsprekende codes waarmee u snel een artikel kan oproepen. Verkoopsprijs exclusief BTW. Verkoopsprijs inclusief BTW. Wordt automatisch ingegeven bij ingave BTW-code verkoop. De BTW-code. Eerder ingegeven via Beheer BTW-codes (zie algemene handleiding Octopus). Het rekeningnummer waarop dit artikel zal opgenomen worden in de boekhouding (doorboeken). Indien geen boekingsrekening is opgegeven zal het doorboeken gebeuren op de rekening overeenstemmend met de gebruikte BTWcode (zie pagina Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.). De gangbare munteenheid voor dit artikel. De eventuele te gebruiken kostenplaats bij doorboeken (zie Algemene handleiding). Vrij in te geven tekst. WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 12/60
Importeren artikels Vanuit Beheer Artikels kan men met de import-knop ( ) een procedure starten voor het inlezen van een artikellijst afkomstig uit een andere toepassing. Een aantal vereisten: - Het bestand moet een CSV-bestand zijn (csv-files kunnen o.a. worden aangemaakt vanuit MS- Excel via Bestand, Opslaan als, CSV-bestand ); - Er moet een kolom aanwezig zijn waarin een geldige btw-code staat; - Indien men ook een kolom voorziet voor artikel groep dan moeten de voorkomende groepen eerder ingebracht zijn via Beheer Artikels. Locatie te importeren bestand In de eerste stap van de import-wizard geeft men de locatie op van het in te lezen bestand. Geef locatie en naam van het te importeren bestand WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 13/60
Bepalen te importeren gegevens In de volgende stap dient men op te geven met welk veld uit het Beheer Artikels iedere kolom uit de CSV-file overeenkomt. Kies voor iedere kolom het overeenstemmende veld. Geef aan of de eerste rij van de csv-file een veldnamenrij bevat. Blader met deze knoppen door het in te lezen bestand. Voor kolommen uit het inleesbestand die niet moeten worden overgebracht, kiest men Ongeldig veld : deze kolom zal niet worden ingelezen. Indien een in te lezen kolom de BTW-code bevat, moet deze code vóór de import aanwezig zijn bij Beheer BTW-codes. Indien een in te lezen kolom de artikel groep bevat moet die artikel groep vóór de import aanwezig zijn bij Beheer Artikel Groepen. Eigenlijke importeren. In de laatste stap worden de gegevens geïmporteerd. Indien bepaalde records niet kunnen worden geïmporteerd, dan zullen hier de foutmeldingen weergegeven worden. WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 14/60
AANMAKEN RELATIES KLANTEN ( BEHEER, RELATIES ). In Octopus worden klanten en leveranciers ingebracht via Beheer Relaties. Er is dus slechts één bestand relaties en niet een bestand klanten en een ander bestand leveranciers. Dit voorkomt dat we iemand op 2 plaatsen zouden moeten ingeven mocht hij zowel klant als leverancier zijn. Inbrengen relatie Bij inbrengen relaties hebben we verschillende tabbladen (fiches). 1 Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe relatie in te brengen 2 3 4 Vul de noodzakelijke velden in Klik op 'Nieuw' om extra contactvelden weer te geven Verwijder indien nodig eerder ingebrachte contactvelden Verschillende tabbladen Detailinformatie Relatie - Algemene velden Naam Vennootschapsvorm Contactpersoon Contactmiddel De naam van de vennootschap of indien het om een natuurlijke persoon gaat de familienaam. Het tweede veld is voorzien voor extra naam of adresinformatie. Zoeklijst waar de betreffende vennootschapsvorm kan gekozen worden. Naam van de contactpersoon voor deze relatie. Via de voorziene knop 'Nieuw' kunnen extra contactmiddelen worden toegevoegd (telefoon, GSM, fax, E-mail, URL). WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 15/60
Detailinformatie Relatie - Fiche velden (boekhoudkundige informatie) BTW plichtigheid BTW nummer Bankrekeningnummer BIC Code Iban Rekening Nr Munt Automatisch boeking als klant Automatische boeking als leverancier Keuze Klant / Leverancier Toekennen korting contant Extern Relatie NR (Ander pakket) Mijn klantennummer bij deze leverancier Vervaldag factuur Keuze vervaldag Kies met de zoeklijst de betreffende BTW-plichtigheid. Indien gekozen voor Belgische BTW plichtige is er automatisch opname in de BTW-listing. Geef het BTW nummer in. Bij ingave van Belgische BTW-nummers worden gecontroleerd op juistheid van structuur. Bij het ingeven van een BTW-nummer kan men met de knop Verifieer het BTW-nummer (rechts van het veld) de geldigheid van het BTW-nummer nagaan via de VIES databank (Europees systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie). Deze controle werkt ook voor Europese BTW-nummers. Bij Belgische bedrijven kunnen de getoonde gegevens (naam, adres) direct worden overgenomen. Let op: Vermits deze informatie aangeboden wordt door een externe partij wijst Inaras iedere verantwoordelijk af betreffende de beschikbaarheid of geldigheid van de aangeboden gegevens. Het bankrekeningnummer voor de relatie. Voor Belgisch banknummers is er controle op juistheid. Verplicht in te vullen indien voor deze relatie betalingen met de Bankingmodule worden uitgevoerd. Met de knop Converteer naar IBAN rekening NR rechts van het veld kan men voor dit rekeningnummer automatisch de BIC code en het Iban rekeningnummer laten invullen (enkel voor Belgische rekeningnummers). BIC code IBAN Rekening Nr Maak met de zoeklijst uw keuze uit de voorziene muntcodes. Standaard staat EUR reeds ingegeven. Deze muntcode zal als standaard gebruikt worden bij boekingen voor deze relatie. Zie ook Algemene handleiding Geef hier het rekeningnummer uit het rekeningstelsel op dat voor deze klant (meestal) van toepassing is. Bij boekingen voor deze klant zal dit rekeningnummer standaard ingegeven zijn. Zie ook Algemene handleiding Geef hier het rekeningnummer uit het rekeningstelsel dat voor deze leverancier (meestal) van toepassing is. Bij boekingen voor deze leverancier zal dit rekeningnummer standaard ingegeven zijn. Kruis aan of het een klant en/of leverancier betreft. Kruis aan of voor deze klant bij het aanmaken van een factuur de korting contant dient aangegeven te worden (zie pagina 38). Eventueel een unieke code voor die relatie in een andere toepassing. Noodzakelijk indien koppeling met andere programma s. Uw eventuele klantennummer bij die leverancier. Dit wordt In Octopus niet gebruikt. Geef hier het aantal dagen voor berekening vervaldatum. Kies hier of de berekening vervaldatum moet gebeuren na de factuurdatum of na het einde van de maand. WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 16/60
Taal factuur Zal bij de facturatie bepalen welk sjabloon zal worden gebruikt (zie ook instellen facturatie module pagina 22 en verder). Detailinformatie Relatie - Adres velden Straat en nummer Postcode Woonplaats Land Vrij in te geven straatnaam en huisnummer. Vrij in te geven postcode. Indien een Belgische postcode wordt ingegeven zal automatisch de woonplaats in het betreffende veld worden ingevuld. Vrij in te geven woonplaats. Eventueel automatisch ingevuld door het ingeven van een correcte Belgische postcode in het veld 'Postcode'. Landcode. Automatisch als BE ingevuld voor Belgische postcodes. Detailinformatie Relatie - Memo veld Op het 'Memo' gedeelte van de details van een relatie kan men extra vrije tekst ingeven. Detailinformatie Relatie - Zoekvelden Op de kaart Zoekvelden heeft men nog een aantal vrij te gebruiken velden ter beschikking. Deze worden ook getoond in het overzicht van de relaties. Er kan bijgevolg op worden gesorteerd en gezocht. De inhoud van deze velden kan ook worden weergegeven op facturen en dergelijke. Als voorbeeld: in de garagesector zou een veld kunnen gebruikt worden voor de ingave van de nummerplaat van de klant, een ander veld voor de kilometerstand. Gebruikersvelden Heeft men eigen gebruikersvelden gedefinieerd dan zullen deze worden getoond op een extra tabblad Gebruikers velden. De inhoud hiervan kan later worden opgenomen op de factuur of leveringsbon. Eigen aangemaakte gebruikersvelden WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 17/60
Detailinformatie Relatie Publicaties Het tabblad Publicaties is enkel van toepassing indien u ook klant bij bij Companyweb (www.companyweb.be). Het volstaat u eenmalig aan te melden vanuit octopus met uw Companyweb login. 1 Klik op Companyweb login Kies wachtwoord onthouden en klik op OK 3 2 Geef uw Companyweb Login en wachtwoord Eens aangemeld bij Companyweb kan je rechtstreeks vanuit Octopus de beschikbare bedrijfsinformatie opvragen. Het volstaat dat u bedrijfsnaam of BTW-nummer hebt ingegeven. Tegelijkertijd zal automatisch de juiste adresinformatie worden ingevuld. Om een overzicht te krijgen van de beschikbare informatie dient u bij de relaties wel in edit-mode te werken (aanklikken knop Bewerken ) en te klikken op de knop Companyweb. 1 Klik op Bewerken 2 Klik op Companyweb 3 Klik op Detail om de informatie te openen in een nieuw venster WWW.OCTOPUS.BE Facturatie HANDLEIDING - ver. 9.0 04 18/60
Filter Actieve/ Niet actieve relaties. Men kan een relatie als Actief of Niet actief markeren. Niet actieverelaties worden niet meer getoond worden in de keuzelijsten van de boekingsschermen. Een niet actieve relatie kan dan meer gebruikt worden voor boekingen (of facturen). Met de werkbalkknoppen kan men filters plaatsen op Actief of Niet actief. Beide filters kunnenn in combinatie met elkaar gebruikt worden. Filter Niet actief Filter Actief Eporteren relaties. Met de knop Exporteren heeft men de keuze de relaties te exporteren naar een PDF-bestand of naar een Excel-bestand. Klik op Exporteren
VERKOOPSDAGBOEK FACTUREN: Via beheer dagboeken kan men een specifiek verkoopsdagboek aanmaken of een bestaand dagboek aanduiden als factuurdagboek Het aanmaken van een dagboek staat beschreven in de algemene handleiding Octopus. Op onderstaande afbeelding staan de specifieke instellingen voor een factuurdagboek: Selecteer facturen (Exclusief BTW) Geef hier de actieve periode (periode waarin de facturen zullen geboekt worden). Er kunnen verschillende factuurdagboeken worden aangemaakt (vb. per winkel indien men meerdere winkels heeft). De beveiligde periode moet altijd hoger zijn dan de actieve periode. Geef hier het volgnummer voor de volgende aan te maken factuur Klik hier om een laatst aangemaakte factuur te verwijderen Bank details. Met de facturatie module kunnen ook electronische facturen aangemaakt worden volgens de e-fff norm. Hierbij wordt een specifiek xml-bestand aangemaakt. Het aangemaakte bestand zal ook uw eigen bankinformatie te bevatten. Op dit tabblad kan u de noodzakelijke gegevens ingeven. Het aanmaken en verzenden van het xml-bestand naar uw klant wordt verder besproken. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 20/60
Instellen weer te geven velden op facturatiescherm. Via het tabblad Facturatie velden kunnen we instellen welke velden op het facturatiescherm moeten getoond worden. Zo kan men beslissen de kolom Korting nooit weer te geven of eigen gedefinieerde velden wel weer te geven. Tab-blad facturatie velden Geef aan welke gebruikersvelden op het factuur-scherm moeten opgenomen worden Geef aan welke gebruikersvelden op het factuur-scherm in de detaillijn moeten opgenomen worden Met de knop Nieuw op bovenstaand scherm kan men aangeven welke van de eerder gedefinieerde velden (zie pagina 10) op het facturatiescherm moeten weergegeven worden. Per factuur: hier kan men kiezen uit de factuur- of de relatievelden. Per lijn: hier kan men kiezen uit eerder aangemaakte artikel (product) velden. Op ditzelfde scherm kan men ingeven welke algemene artikelvelden moeten getoond worden (artikelnr., eenheid, korting, BTW-code). Via decimalen eenheidsprijs geven we aan met hoeveel decimalen de eenheidsprijs gaat afgebeeld worden. Wijzigen van verkoopsboekingen aangemaakt en doorgeboekt via de facturatie module. Heeft men een dagboek aangemaakt als factuurdagboek en wenst men toch via de boekhouding een verkoopsboeking uit dit dagboek aan te passen, dan moet men eerst via beheer dagboeken dit dagboek opnieuw definiëren als een dagboek voor verkoop boekingen, vervolgens kan men boekingen aanpassen zoals beschreven in de algemene Octopus handleiding. Om daarna opnieuw via de facturatie module verkoopsfacturen aan te maken moet dit dagboek opnieuw als facturen gedefinieerd worden. Dit is enkel mogelijk indien alle facturen zijn doorgeboekt! WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 21/60
INSTELLEN FACTURATIEMODULE( Facturatie,Installatie facturatie module ). Bij het openen van een dossier (starten van Octopus) wordt er automatisch nagegaan of de facturatie module actief is en of de nodige instellingen reeds gedaan zijn. Dit is eenmalig per werkpost. Start men Octopus op een andere werkpost dan zal men ook daar eenmalig de deze procedure moeten doorlopen. Wenst men later iets te wijzigen aan de instellingen dan kan men deze opnieuw oproepen via Facturatie, Installatie facturatie module Locatie opgeslagen bestanden In de volgende stap kan men opgeven waar de door de facturatie module aangemaakte documenten (facturen, leveringsbonnen, rappels) zullen worden bewaard. Geef hier de locatie waar documenten dienen opgeslagen te worden De standaardlocatie kan verschillend zijn afhankelijk van uw besturingssysteem. Voor Windows is dit normaal c:\users\<usersname>\octopus\naamvanuwdossier WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 22/60
Tenzij u de locatie absoluut wenst te wijzigen, dient u hier niets te veranderen en kan u doorklikken naar de volgende stap. Synchroniseren van de sjablonen (templates) In de volgende stap worden de sjablonen van de server met uw dossier gesynchroniseerd. Start u voor het eerst uw dossier op dan worden de standaardsjablonen klaar gezet voor uw dossier. Dit kan enige tijd duren. Na enige tijd krijgt u de bevestiging van de synchronisatie. Instellen van de sjablonen (templates) In de volgende stappen kunnen de lay-outs van de diverse sjablonen worden aangepast. Dit kan telkens voor drie verschillende talen. Met de ingebouwde editor heeft men een grote vrijheid in de opmaak van de verschillende documenten. Werken met de editor is beschreven vanaf pagina 31. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 23/60
Leveringsbonnen Selecteer voor welke taal u de aanpassingen wenst te doen Kies hier welke velden u in de detaillijn wil weergeven Klik hier om de paginaopmaak in te stellen met de ingebouwde editor Kolommen aanpassen: Klikken op de knop Kolommen aanpassen geeft volgend venster: Selecteer een weer te geven kolom Kolom weergeven Kolom verwijderen Volgorde van geselecteerde kolom aanpassen Ingave van kolombreedte is in Pixels. De waarde in centimeters wordt informatief weergegeven. Maximaal benutbare breedte van de detaillijn (som van alle kolommen) is 535 Pixels (18,52 cm) Dubbelklik om de kolombreedte aan te passen Bewaar de wijzigingen WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 24/60
Instellen mail-templates elektronische leveringsbon. Wil men leveringsbonnen of facturen verzenden als xml-bestand dan kan men de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen. De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de leveringsbonnen weer. Details over de opmaak worden verder besproken bij het instellen van de mail voor de elektronische factuur (zie pagina 25) Instellen mail-templates elektronische factuur. Wil men facturen verzenden als xml-bestand dan kan men de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen. De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de facturen weer. Selecteer de taal voor de in te stellen mail Selecteer indien nodig het verkoopdagboek Geef het onderwerp van de mail Geef de details van de mail in. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren Het onderwerp en de detailinformatie kan ook velden bevatten die dan automatisch worden ingevuld. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 25/60
In bovenstaand voorbeeld met onderwerp Factuur {v:f_key} - {v:f_firma_name} zal {v:f_key} vervangen worden door het factuurnummer en {v:f_firma_name} vervangen worden door de naam van de klant voor wie de factuur is opgemaaakt. Een voorbeeld van een detailtekst: Beste klant, Uw elektronische factuur staat voor u klaar. Gelieve deze op te halen(downloaden) en zorgvuldig te bewaren in elektronisch formaat. Octopus plaatst hier de link die naar de factuur verwijst URL_PDF Factuurnr:{v:f_key} Factuurdatum:{v:f_date} Bedrag:{v:f_total} Velden voor factuurnummer, factuurdatum en totaalbedrag Veld voor de vervaldatum Gelieve te betalen voor {v:f_exp_date} met referentie {v:f_reference}. Met vriendelijke groeten, Veld voor de gestuctureerde mededeling Meer informatie over te gebruiken veldcodes acheraan in de handleiding Facturatie Module (pagina 59) Parameters Korting Contant Indien men bij de facturen kiest voor Korting contant kan men in de volgende stap aangeven wat het gebruikte percentage en de limiet van het aantal dagen zal zijn. Deze waarden zullen worden voorgesteld bij het opmaken van de factuur maar kunnen worden aangepast. Eveneens dient men hier op te geven welk rekeningnummer zal gebruikt worden voor het verwerken van de verleende korting. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 26/60
In een volgende stap kan men net als bij het instellen van de leveringsbon de lay-out van de factuur aanpassen. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 27/60
Instellen rappelgegevens In de volgende stap kan u specifieke parameters opgeven nodig bij het aanmaken van de rappels. Instellingen rappelkosten en interesten Voor rappel type 2 en rappel type 3 kan men hier de waarden van kosten en intresten opgeven zoals die zullen in rekening gebracht worden. In een volgende stap kan men gelijkaardig aan het instellen van de leveringsbon de lay-out van de rappels aanpassen. Bij het opvragen van rappels (zie Rappelbeheer) kan men aangeven welk type rappel men wenst af te drukken. Kies het type rappel Wijzig indien nodig de te vermelden detailtekst WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 28/60
Instellen mail-template elektronische rappel. Wil men rappels verzenden als xml-bestand dan kan men de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen. De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de rappel weer. De werkwijze is identiek als de hoger beschreven instelling voor de elektronische factuur. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 29/60
Automatisch Doorboeken instellen rekeningen Via de facturatie module kunnen verkoopsfacturen automatisch worden opgenomen in de boekhouding. Dit is het zogenaamde Doorboeken. Bij Beheer Artikels kan men voor ieder artikel opgeven op welk rekeningnummer dit dient opgenomen te worden in de boekhouding (doorboeken). Indien het rekeningnummer niet werd ingegeven op niveau van het artikel zal de informatie doorgeboekt worden op het rekeningnummer opgegeven bij de BTW-code op het onderstaande scherm. De lijst bevat de BTW-codes ingegeven als type Verkoop (zie Algemene handleiding Octopus Beheer BTW-codes). Indien via Beheer, BTW-codes reeds een boekingsrekening werd ingegeven zal die hier worden getoond en kan die eventueel aangepast worden. Voor elke BTW-code die in de facturatie module zal gebruikt worden moet een overeenstemmend rekeningsnummer ingegeven worden wil men correct kunnen doorboeken. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 30/60
EDITOR VOOR OPMAAK SJABLONEN Met de ingebouwde editor kan men op een zeer gebruiksvriendelijke manier de opmaak van de af te drukken documenten (leveringsbon, factuur, rappel) zelf instellen. In ons voorbeeld passen we de factuur als volgt aan: We voegen een logo toe; We wijzigen de standaard overgenomen dossiergegevens; We voegen extra tekst toe met toegevoegde gebruikersvelden. Klik in de stap Templates facturen op de knop of klik op het getoonde voorbeeld. We krijgen het editor-venster. Het getoonde sjabloon bevat reeds heel wat informatie en vraagt slechts toevoeging van enkele wettelijk verplichte elementen (vb. rekeningnummer) om gebruikt te kunnen worden. Linksboven zijn de dossiergegevens ingesteld zoals die werden ingegeven in Beheer, dossiers De daar initieel ingegeven waarden zullen bij het aanmaken van de sjablonen worden overgenomen. Indien de gegevens daar achteraf aangepast worden zal men de sjablonen zelf dienen aan te passen. De code {v:f_doc_type} is een zogenaamde veldcode. Bij het afdrukken zal dit automatisch vervangen worden door Factuur of Creditnota Op de juiste plaats voor een standaard briefomslag met venster zijn de nodige codes aangebracht voor weergave van de klantinformatie. De detaillijnen bevatten reeds alle noodzakelijk gegevens. De detaillijn bevat alle kolommen die ingesteld zijn met een vorige stap editeer kolommen (zie pagina 24) Onderaan de factuur zullen automatisch de juiste totalen worden weergegeven. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 31/60
Invoegen Logo In de editor klikken we op de knop Aanpassen afbeelding en vervolgens op de knop Voeg afbeelding toe Aanpassen afbeeldingen Voeg afbeelding toe Selecteer vervolgens de in te voegen afbeelding (in Jpeg of Gif formaat). De afbeelding wordt getoond in de editor. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 32/60
Klik op de afbeelding om indien nodig de grootte of locatie te wijzigen. Klik op de afbeelding en sleep met ingedrukte linkermuisknop om de locatie te wijzigen. Klik op een van de vierkantjes om de grootte te wijzigen. Ingedrukt houden van de CTRL-toets en vervolgens slepen met een hoek zorgt er voor dat de verhoudingen van de afbeelding gerespecteerd blijven Men kan meerdere figuren invoegen en indien nodig zelf als achtergrond gebruiken. Let wel op voor de zichtbaarheid van de tekst. Klik op om uw gegevens op te slaan en sluit het venster indien u klaar bent. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 33/60
Wijzigen tekst In de editor klikken we op de knop Editeer tekst. Het ingeven en opmaken van tekst is vergelijkbaar met de werkwijze gebruikt bij de meeste tekstverwerkers. Met de knoppen Bold, Italic, Lettertype en Puntgrootte kunnen de belangrijkste opmaken worden uitgevoerd. In het liniaal kan men door klikken en slepen tabulators precies instellen. Vergeet niet op de knop bewaren ( ) te klikken om uw wijzigingen op te slaan. De opmaak van de detaillijnen is vast en kan niet worden aangepast. Voor de intern aangemaakte detaillijnen is het gebruikte lettertype SansSerif 10pt. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 34/60
Toevoegen tekst en gebruikersvelden. In ons voorbeeld wensen we onderaan de factuur een lijn toe te voegen met extra informatie en toegevoegde velden. Een overzicht van beschikbare velden is te vinden achteraan in deze handleiding. Open de editor en klik op de knop Editeer tekst Door het herhaaldelijk indrukken van de Enter-toets na de laatst ingebrachte tekst (in ons geval de adresinformatie) gaan we tot onderaan het document. We typen daar het begin van onze tekst Gelieve voor Na deze tekst wensen we automatisch de vervaldatum van de factuur in te voegen. Hiervoor maken we gebruik van de veldcode {v:f_edt} Let op: de veldnamen dienen correct ingegeven te worden zoals beschreven in het overzicht. Op dezelfde manier vervolledigen we onze tekst met daarin ook het totaalbedrag van de factuur en de referentie. Met de opmaakknoppen zetten we vervolgens bepaalde delen in het vet (Bold). Op een gelijkaardige manier kan de opmaak van alle documenten (leveringsbon, factuur, rappel) worden opgemaakt en dat telkens voor drie talen. Opgelet: de opgegeven veldcode zal worden vervangen door de inhoud van dat veld. Vermits die inhoud langer kan zijn dan de code zelf is het mogelijk dat de uiteindelijke tekst over de lijnen heen gaat en invloed heeft op de positie van daaropvolgende tekst of lijnen. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 35/60
Overnemen opmaak van een reeds ingesteld sjabloon. Om te vermijden dat men de opmaak van de sjablonen telkens opnieuw moet uitvoeren per document of taalcode kan men een reeds opgemaakt sjabloon als basis gebruiken voor een ander type document. Dit kan met de knop Kopiëren sjabloon ( ). Klik op Kopiëren sjabloon Kies het sjabloon met de te kopiëren opmaak Klik op OK De aan het oorspronkelijke sjabloon aangepaste instellingen worden automatisch overgebracht op het huidige sjabloon. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 36/60
FACTURATIE ( Facturatie, Verkoopsfacturen ). Het eigenlijke opmaken van facturen start men via Facturatie, Verkoopsfacturen. Zijn er meerdere verkoopsdagboeken ingesteld als factuurdagboek dan zal men eerst een keuzescherm krijgen om het gewenste dagboek te selecteren. Overzicht scherm Verkoopsfacturen Volgnummer factuur (volgens Beheer dagboek) Algemene factuurgegevens Detaillijnen factuur (artikels) Omrekenen ingegeven bedrag naar BTWinclusief Berekende totaalgegevens Gebruik Korting Contant De getoonde velden van de detaillijnen (aantal, eenheid, artikel, ) kunnen verschillend zijn afhankelijk van de instellingen gegeven via Beheer, Dagboek (zie pagina 21) Tabkaart met eigen gedefinieerde velden Factuur: verklaring der velden - Kop factuur Volgnummer factuur Automatisch ingegeven. Afhankelijk van instelling in Beheer, Dagboek, Nummer volgende boeking. Periode Boekhoudperiode waarin de factuur zal opgenomen worden. Relatie Te factureren klant. Factuurdatum Datum factuur. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 37/60
Vervaldatum Munt Koers Commentaar Bank ref. Standaardprinter Aantal exemplaren Automatisch ingegeven in functie van factuurdatum en vervaldatum uit beheer relaties. Dit is wel aanpasbaar. Eventueel andere dan standaardmunt. Indien vreemde munt: de dagkoers. Vrij in te geven tekst. Kan op de documenten afgedrukt worden. Vrij in te geven tekst of automatisch aangemaakte gestructureerde mededeling. Voor de opmaak van de gestructureerde mededeling: klik op de knop Standaard op de factuur afgedrukt in de kop als referentie. Geef hier aan of direct mag afgedrukt worden op de standaard ingestelde printer. Indien niet aangekruist zal telkens een printdialoogvenster worden getoond. Aantal af te drukken exemplaren. Gestructureerde mededeling Indien men via de knop een gestructureerde mededeling laat aanmaken dan is de samenstelling als volgt: Vb. 447/3010/56797 447 3 cijfers Intern gegenereerd klantnummer 3 1 cijfer Aanduiding voor het boekjaar (intern nummer) 01 2 cijfers Intern dagboekvolgnummer 0567 4 cijfers Aanduiding van documentnr. 97 2 cijfers Controlegetal Korting Contant Bij de selectie Korting Contant zal bij de berekening van het totaalbedrag van de factuur automatisch de korting voor contante betaling in rekening gebracht worden met het percentage zoals opgegeven bij de installatie facturatiemodule (Instellen korting contant pagina 26). Indien voor de gekozen klant (relatie) bij Beheer, Relaties de selectie Toekennen korting contant aangeduid is zal dit bij de facturatie automatisch voorgesteld worden. De maatstaf van heffing is dan: totaal exclusief BTW bedrag korting. De toegestane korting wordt in het totaalgedeelte van de factuur weergegeven als belastbaar op 0%BTW en zal worden doorgeboekt op de boekingsrekening opgegeven bij Instellen korting contant (vb. rekening 708000 - Toegekende kortingen, ristorno's en rabatten). Op de factuur is er onderaan automatisch de vermelding: Bij betaling voor wordt EUR als contantkorting toegestaan. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 38/60
Ingave factuur Geef de boekingsperiode Selecteer de klant Geef de datum in en pas indien nodig de vervaldatum aan Commentaar (verschijnt niet op de factuur) Genereer eventueel een gestructureerde mededeling Ingave details Aanduiding Korting contant Na het ingeven van de algemene informatie (naam klant, datum, commentaar,...) dient men de detaillijnen van de factuur in te geven. Dit kan door het selecteren van eerder ingebrachte artikels (zie ook pagina 11). Ingave detaillijnen Gebruik F2 voor het openen van de keuzelijst WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 39/60
Om een artikel te selecteren gebruikt men de selectieknop of drukt op F2. Indien men de eerste tekens van een artikelcode ingeeft vooraleer op F2 te drukken dan zullen enkel artikels die beginnen met deze tekens getoond worden. Indien men in het veld Artikel een aantal tekens ingeeft voorafgegaan door * dan zullen alleen artikels getoond worden met deze tekens in de artikelcode of omschrijving. Na selectie van het gewenste artikel (aanklikken of Enter vanuit de keuzelijst of gebruik van de TABtoets) geeft men de rest van de noodzakelijke informatie in. Bij een geselecteerd artikel wordt automatisch de eenheid, omschrijving, eenheidsprijs en BTW-code uit het artikelbestand ingevuld. Al deze gegevens kunnen worden aangepast. Extra artikellijnen maakt men aan met de insert toets op het toetsenbord. Indrukken van de TAB-toets op het einde van een detaillijn maakt ook een nieuwe detaillijn aan. Artikellijnen kan men verwijderen door het aanklikken van de knop met de knop. Alle detaillijnen verwijderen kan Met de knop kan men de detailinformatie van het betreffende artikel oproepen (en indien gewenst aanpassen). Een detaillijn kan ook ingegeven worden zonder een artikelcode in te geven (vb. Eenmalig te factureren gegevens. Wenst men een commentaarlijn in te geven dan geeft men geen aantal of bedrag in. Indien een factuur aangemaakt wordt voor een klant BTW plichtige buiten de EU, Intracommunautaire BTW- Plichtige, Niet BTW-plichtige of Onbekend én er is voor die klant een Automatisch boekingsrekening ingesteld (zie pagina 15) dan zal bij het uiteindelijke doorboeken van de factuur dit rekeningnummer en de bijbehorende BTW code gebruikt worden. De BTW-code zoals eventueel aanwezig is in de details van het artikel (Beheer, Artikels) wordt dus niet voorgesteld. Veel terugkerende teksten kunnen als fictief artikel voorzien worden. VB. voor de tekst BTW te voldoen door medecontractant volgens artikel.. kan men een artikel aanmaken met de code MC en als beschrijving de volledige tekst. Oproepen van code MC is dan voldoende om de gehele tekst automatisch in de detaillijn te krijgen. Indien een detaillijn de BTW-code MC medecontractant of een IntraCommunautaire BTW-code bevat (gebruik van BTW vakken 44, 45, 46) krijgt men op het scherm direct de waarschuwing Opgelet: U dient de juiste btw paragraaf op te nemen in de factuurlijn voor de vrijstelling van btw. Factuur: verklaring der velden - Detail factuur Via Beheer, dagboeken kan men voor een dagboek verkoopsfacturen aangeven of de velden Artikel, BTW code, Eenheid en Korting moeten weergegeven worden op het detailscherm. Aantal Eenheid Artikel Omschrijving EP (ecl. BTW) BTW Korting Te factureren aantal voor deze detaillijn. Een geldige waarde is nodig voor het berekenen van de totaalprijs. Vrij in te geven (liter, meter, kilogram, ). Artikelcode. Indien een geldige artikelcode wordt ingegeven zal de betreffende omschrijving en eenheidsprijs worden opgehaald uit het beheer artikels. Men kan detaillijnen ingeven zonder dat daarvoor een artikel voorhanden is. In dit geval laat men het veld artikelcode leeg. Automatisch ingegeven indien een geldige artikelcode werd ingebracht. Kan ook vrij ingegeven en aangepast worden. Automatisch ingegeven indien een geldige artikelcode werd ingebracht. Kan vrij worden aangepast. BTW-code. Dient een bestaande code te zijn uit Beheer, BTWcodes). Automatisch ingegeven indien een geldige artikelcode werd ingegeven. Percentage toegestane korting voor deze detaillijn. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 40/60
Totaal (Excl. BTW) Automatisch ingegeven in functie van het aantal, de eenheidsprijs en de korting. Gebruikersvelden detaillijn Via Beheer, dagboeken kan men voor een dagboek verkoopsfacturen aangeven welke eigen gemaakte velden in de detaillijn dienen weergegeven te worden. Gebruikersvelden detaillijn Gebruik indien nodig de schuifbalk om extra detailvelden te zien. Gebruikersvelden factuur Met de F4-toets kan het tabblad Velden opgeroepen worden. Hierop staan alle factuurvelden aangegeven via Beheer dagboeken (zie ook pagina 21). De ingevulde gegevens van de gebruikersvelden kunnen met gebruik van hun template-codes op de facturen weergegeven worden (zie ook pagina 10). Gebruikersvelden Tabblad gebruikers velden WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 41/60
Gebruik van kostenplaatsen en hoeveelheden. In Octopus is ook de mogelijkheid voorzien om op een analytische manier boekingsinformatie op te volgen. Hiervoor kan gebruikt gemaakt worden van Kostenplaatsen en Hoeveelheden. Om kostenplaatsen in de facturatie module te kunnen gebruiken zijn er een aantal verplichte instellingen: De rekening waarop zal doorgeboekt worden (zie ook Beheer, Rekeningen en Beheer, Artikels ) dient ingesteld te zijn voor vrije of verplichte ingave kostenplaats. Bij Beheer, Dagboeken moet voor het verkoopsdagboek op het tablad Facturatie velden Kostenplaats aangevinkt zijn. Bij Beheer, Kostenplaatsen moeten kostenplaasten gedefiniëerd zijn. Meer informatie over het gebruik van kostenplaatsen kan u vinden in de Algemene handleiding in het hoofdstuk Beheer Kostenplaatsen. Uitvoeren factuur. Het eigenlijke opslaan van de factuurdetails doet men door het aanklikken van de knop Uitvoeren (F12) Dit moet men doen, wil men het detailscherm terug kunnen oproepen of wil men de factuur kunnen doorboeken naar de boekhouding (zie verder). Afdrukken factuur Het afdrukken van facturen kan op twee verschillende manieren: 1. Direct na het ingeven van de bovenstaande informatie door het klikken op de knop Afdrukken (CTRL+P) 2. Via Facturatie, Afdrukken, verkoopfactuur. Dit is vooral handig als men eerder ingebrachte facturen later in reeks wil afdrukken. Facturen kunnen hier ook selectief per relatie afgedrukt worden Ingedrukt houden van de SHIFT toets bij het aanklikken van de knop Afdrukken toont de factuur als PDF bestand in een afzonderlijk venster. Vanuit dit venster kan het document eventueel worden verzonden. Facturatie Afdrukken meerdere verkoopsfacturen Via Facturatie, Afdrukken, Verkoopfactuur kan men een selectie maken van de af te drukken facturen. Facturen kunnen geselecteerd worden volgens periode, factuurnummer, relatie of datum. Selecteer het dagboek Selecteer volgens periode, datum of nummer Genereer de lijst Selecteer de af te drukken facturen Druk de geselecteerde facturen af. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 42/60
Elektronische facturatie e-invoice In de facturatie module kunnen ook elektronische facturen aangemaakt worden volgens de e-fff norm. Hierbij wordt een specifiek xml-bestand aangemaakt. Met een automatisch aangemaakte mail kan de toegang tot deze elektronische factuur doorgestuurd worden naar uw klant. Indien deze beschikt over een boekhoudprogramma dat de functionalieit bevat voor het verwerken van e-fff facturen, kan uw factuur door uw klant met een klik geboekt worden in zijn boekhouding. Aanmaken e-invoice Ingedrukt houden van ALT-toets en aanklikken van de knop Afdrukken. Hierdoor wordt een mail aangemaakt (in het standaard mailprogramma) die vervolgens naar de klant kan gestuurd worden. Een voorbeeld: De inhoud van de mail wordt bepaald door de instellingen gedaan tijdens Installatie facturatiemodule. Zie pagina 25 ) De electronische factuur zelf PDF én XML bestand zijn via de in de mail beschreven link gedurende 3 maand beschikbaar. Aanklikken van de link geeft volgend resultaat (in de standaard browser): WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 43/60
Opslaan e-invoice op eigen locatie. Indien men de uitgaande facturen op een eigen locatie wenst op te slaan dan kan dit met de knop E-Invoice (CTRL-F). Men kan dan opgeven op welke locatie de factuur (zowel PDF- als XML-bestand) dienen bewaard te worden. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 44/60
Voorbeeld factuur Onderstaand voorbeeld is een factuur met Octopus aangemaakt. De vormgeving van een factuur is volledig vrij aanpasbaar (zie pagina 31en verder) WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 45/60
Nieuwe factuur op basis van een bestaande Met de knop Historiek kan men een lijst oproepen van voor die relatie eerder aangemaakte facturen. Vanuit die lijst kan een bestaande factuur gekopieerd worden of als basis gebruikt worden voor een nieuwe factuur. Selecteer de klant Klik op Historiek Kies het boekjaar Kies Openen of Kopiëren Geef aan of commentaar dient overgenomen te worden Uiteraard kan men op de nieuw aangemaakte factuur alle gegevens aanpassen vooraleer deze factuur uit te voeren of af te drukken. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 46/60
Facturen ingeven met bedragen inclusief BTW Met de facturatie module worden altijd facturen gemaakt op basis van detaillijnen die een eenheidsprijs bevatten exclusief BTW. De BTW wordt bepaald afhankelijk van de gebruikte BTW-code. Wil men detaillijnen ingeven met een eenheidsprijs Inclusief BTW dan kan men de knop Omrekenen ingegeven bedrag naar excl. BTW ( ) gebruiken om automatisch de opsplitsing te doen volgens de gebruikte BTW-code. Men kan hiervoor ook de F9-toets van het toetsenbord gebruiken. Indien men detaillijnen wenst in te geven inclusief BTW dan is het aanbevolen om bij de dagboekinstelling - facturatievelden (zie ook pagina 21) de decimalen eenheidsprijs op 0.0001 te zetten. Op die manier voorkomt men afrondingsverschillen. Creditnota Indien het totaalbedrag van de factuur negatief is dan zal deze beschouwd worden als een creditnota. Bij het afdrukken zal dan de tekst Creditnota verschijnen i.p.v. factuur Aanmaken en afdrukken leveringsbon Vanuit het detailscherm facturatie (facturatie, Verkoopsfacturen) kan eveneens een leveringsbon worden aangemaakt en nadien afgedrukt. De lay-out van de bon kan worden aangepast via Facturatie, Installatie facturatie module (zie hoger). Het aanmaken van de leveringsbon gaat op analoge wijze als de aanmaak van een factuur. Net zoals facturen kunnen ook de leveringsbonnen in reeks worden afgedrukt via Facturatie, Afdrukken, Leveringsbon. Facturatie Afdrukken meerdere verkoopsfacturen Via Facturatie, Afdrukken, Verkoopfactuur kan men een selectie maken van de af te drukken facturen. Facturen kunnen geselecteerd worden volgens periode, factuurnummer, relatie of datum. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 47/60
Selecteer het dagboek Selecteer volgens periode, datum of nummer Genereer de lijst Druk de geselecteerde facturen af. Selecteer de af te drukken facturen WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 48/60
Doorboeken facturen. Facturen ingebracht via de facturatie module kunnen op een eenvoudige manier worden overgebracht (doorgeboekt) naar de boekhouding. Eenmaal de facturen doorgeboekt zijn, kunnen die wel nog met de facturatie module geopend worden maar niet meer aangepast.. Selecteren door te boeken facturen Via Facturatie, Doorboeken krijgen we een selectiescherm waar we de facturen kunnen selecteren volgens periode, nummer of datum. 1 Selecteer het dagboek 2 Selecteer volgens periode, datum of nummer Doorgeboekte facturen 4 5 3 Genereer de lijst Selecteer de door te boeken facturen Klik op Doorboeken De lijst zal initiëel alleen facturen tonen die nog niet doorgeboekt zijn. Facturen moeten altijd In volgorde worden doorgeboekt. Zo kan men niet factuur 2013/V2/4 doorboeken als 2013/V2/3 niet eerder is doorgeboekt. Aanpassingen aan de boeking van de doorgeboekte facturen kunnen boekhoudkundig alleen nog door het verkoopsdagboek in te stellen als dagboek voor Verkoopsboekingen (zie ook pagina 21). WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 49/60
RAPPELBEHEER De facturatie module omvat een uitgebreid rappelbeheer. Er kunnen tot 3 soorten rappelsjablonen opgesteld worden (zie Facturatie, installatie facturatie module. Bij het afdrukken van rappel type 2 en 3 zullen eveneens kosten in rekening gebracht worden volgens de bij de installatie ingestelde parameters. Selectie klanten met Openstaande facturen Via Facturatie, Afdrukken, Rappel maakt men een selectie van eventueel te genereren rappels. Selecteer de vervaldatum Maak een klantselectie Genereer de lijst Klik op een klant voor de details Openstaande facturen voor geselecteerde klant Genereren van rappels Vanuit het getoonde selectiescherm kan men aangeven voor welke van de getoonde klanten men een rappel wenst op te maken en welk type rappel het betreft. Geef aan voor welke klanten een rappel dient aangemaakt te worden Selecteer het type Druk de rappel(s) af Rappel type: Octopus zal automatisch de volgende te verzenden rappel aanduiden( type 2 of 3) indien eerder reeds een rappel voor die klant werd aangemaakt. Indien men de muisaanwijzer over het type rappel of de vervaldatum plaatst krijgt men info over eerder aangemaakte rappels. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 50/60
Voorbeeld rappel In onderstaand voorbeeld een rappel met Octopus aangemaakt. (afdruk afhankelijk van het eerder ingestelde sjabloon) WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 51/60
LIJST FACTUREN Via het menu Lijsten, leveringsnota s en facturen kan men een overzicht bekomen van eerder aangemaakte facturen. Beknopte lijst volgens factuurnummer Selecteer het juiste dagboek Geef de selectiecriteria Met of zonder details Genereer de lijst V: doorgeboekte facturen Gedetailleerde lijst gegroepeerd per relatie details Groepering Nieuw blad voor iedere relatie WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 52/60
OPTIE: AANMAKEN LEVERINGSBONNEN - BUNDELEN TOT FACTUREN In de facturatie module worden facturen aangemaakt en kan men vanuit het scherm Facturatie, verkoopsfacturen, ook leveringsbonnen aanmaken en afdrukken. Hiervoor moet dan wel een aangepast sjabloon aangemaakt zijn. In sommige gevallen wenst men echter facturen aan te maken op basis van eerder aangemaakte leveringsbonnen. Dikwijls is het ook zo dat meerdere leveringsbonnen per klant dienen gebundeld te worden tot één factuur. Hiervoor dient de optie leveringsnota s bundelen geactiveerd te worden om dit mogelijk te maken. Contacteer hiervoor Octopus (support@octopus.be). Aanmaken Leveringsdagboek Om de leveringsnota s te kunnen aanmaken is een specifiek leveringsdagboek nodig. Het aanmaken doet men via Beheer, Dagboeken. Kies daar voor een dagboek type L. Voor dit dagboek kunnen we ook de nodige gebruikervelden instellen. Voor details verwijzen we naar aanmaken verkoopsdagboek op pagina 20. Aanmaken Leveringsnota s Bij het activeren van deze specifieke module zijn in het menu Facturatie 2 extra items actief geworden: Leveringsnota s aanmaken en Leveringsnota s bundelen. Op het hoofdscherm ook weergegeven met 2 extra knoppen. Leveringsnota s aanmaken Leveringsnota s bundelen WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 53/60
Aanmaken Leveringsnota Via het menu Facturatie, Leveringsnota s aanmaken of met de knop roepen we het ingavescherm op. Ingave is gelijkaardig aan het scherm voor ingave facturen. Voor de details verwijzen we dan ook naar pagina 37. Eerder leeg gemaakte nota weergeven Alle detaillijnen wissen WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 54/60
Bundelen Leveringsnota s Via het menu Facturatie, Leveringsnota s bundelen of met de knop eerder ingebrachte leveringsnota s bundelen tot facturen. kunnen we Bekijk de samengestelde factuur Selecteer de klant waarvan u de leveringsnota s wil zien Geef aan welke nota s op de factuur moeten geplaatst worden Geeft het te gebruiken verkoopsdagboek aan Wijzig indien nodig de factuur- en vervaldatum Geef aan of detaillijnen van de leveringen op de factuur moeten weergegeven worden Wijzig indien nodig de boekingsperiode Wijzig indien nodig de template code voor omschrijving detaillijnen De factuurdatum moet in de gekozen boekingsperiode liggen! WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 55/60
De samengestelde factuur kan bekeken worden in het tabblad Factuur. Men kan daar eventueel nog wijzigingen aanbrengen aan algemene of detailinformatie. Naar het bundel scherm Eventuele ingave gebruikersvelden Met de optie Groepeer al de lijnen van een leveringsnota tot één factuurlijn worden alle detaillijnen van een leveringsnota met dezelfde BTW-code samengevat tot een lijn op de factuur. Hierbij kan uiteraard de omschrijving van de leveringsdetails niet meer gebruikt worden. Lijst leveringsbonnen Via het menu Lijsten, leveringsnota s en facturen kan men een overzicht bekomen van eerder aangemaakte leveringsbonnen. De procedure is vergelijkbaar met de lijst, verkoopsfacturen (zie ook pagina 52).. WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 56/60
V: nota opgenomen op factuur WWW.OCTOPUS.BE HANDLEIDING FACTURATIE MODULE - ver. 90-10 57/60