Communicatieplan Nieuw AZC Dokkum Dokkum Versie 2011
1. Inleiding Het communicatieplan beschrijft op beknopte wijze hoe verschillende doelgroepen tijdig en doeltreffend kunnen worden geïnformeerd over een eventueel nieuw te vestigen AZC op een nieuwe locatie in Dokkum. Het plan richt zich vooral op de cruciale fase binnen het proces, namelijk het bekendmaken van de serieuze optie voor een locatie. De fases binnen het keuzetraject komen aan de orde in het plan van aanpak en worden in het communicatieplan buiten beschouwing gelaten. In een later stadium kunnen partijen worden betrokken bij de totstandkoming van het AZC (bijvoorbeeld bouwvorm, terreininrichting en looprouting richting stad). Een voorwaarde voor het realiseren van een AZC is dat er een geschikte locatie wordt gevonden. Pas als dat het geval is en er met behulp van externe experts een meest geschikte locatie is bepaald, worden omwonenden daarover geïnformeerd. Uiteraard worden de betreffende omwonenden dan ook uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst/informatiemarkt. Het COA heeft veel ervaring met trajecten voor het realiseren van een AZC. Diverse keuzeopties voor locaties aanbieden aan inwoners levert in de praktijk uitsluitend een grote mate van onrust op. Het is daarom een weloverwogen keuze om geen brede inspraak te organiseren, maar heel gericht te informeren. Het is wel van belang dit voorafgaand aan de bekendmaking van de meest geschikte locatie kenbaar te maken aan de bevolking en daarvoor een passend moment te kiezen. Het doel van de communicatie is aan te sturen op: rust en realisme. De communicatiestrategie is gericht op het bereiken van een neutrale tot (waar mogelijk) positieve houding van de directe omgeving en de rest van de gemeente ten opzichte van het asielzoekerscentrum. 1.1 Situatiebeschrijving In 1996 werd in Dokkum aan de Parklaan een AZC gevestigd. Na veertien jaar vond de gemeente Dongeradeel deze accommodatie niet langer geschikt. In de structuurvisie heeft de gemeente bovendien ontwikkelingsmogelijkheden voor het gebied vastgesteld en die mogelijkheden wil de gemeente benutten. De gemeente wil echter uit financieel en maatschappelijk oogpunt wel blijven meewerken aan de opvang van asielzoekers. Het COA heeft behoefte aan opvangplaatsen in Dokkum en de gemeente wil onderzoeken of er een geschikte locatie is te vinden voor een nieuwe accommodatie. Hierover is de gemeente in gesprek met het COA. Het plan voor een nieuw AZC in Dokkum bevindt zich nog in de onderzoeksfase. De angst voor het onbekende wekte in 1996 weerstand op tegen de komst van het AZC. In de praktijk blijkt dat ongeacht de communicatiestrategie die angst pas wordt weggenomen door ervaring. In de veertien jaar dat het AZC in Dokkum was gevestigd zijn er weinig noemenswaardige problemen geweest. In 2003 vonden er onenigheden plaats met zogenoemde Lonsdale-jongeren. Vervolgens keerde de rust weer terug. Het verloop van deze periode bepaalt voor een deel de houding van de toekomstige omwonenden. Toch zal het not in my own backyard -principe onvermijdelijk opspelen. Het feit dat er al veertien jaar een AZC in de gemeente was gevestigd, zal ook worden aangegrepen als argument dat er nu een andere gemeente aan de beurt is.
1.2 Communicatiegeschiedenis December 2008: Inwoners worden via de media op de hoogte gebracht van het sluiten van het AZC aan de Parklaan. Er wordt al aangegeven dat de gemeente wil onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor een nieuw AZC op een nieuwe locatie in Dokkum. 20 januari 2010: Het COA geeft nadrukkelijk aan behoefte te hebben aan opvangplaatsen in Dongeradeel. Het college van Dongeradeel is bereid te onderzoeken of er mogelijkheden zijn en of er geschikte locaties zijn. 28 januari 2010: De gemeenteraad maakt kenbaar dat ze achter een onderzoek naar de mogelijkheden kan staan. Mei 2010: er wordt besloten pas actief te communiceren als er een serieuze optie bekend is om niet op grote schaal onrust te creëren. 2. Communicatietraject De communicatiestrategie is in deze fase gericht op het ontwikkelen van een neutrale tot (waar mogelijk) een positieve houding van de directe omgeving en de rest van de gemeente ten opzichte van het asielzoekerscentrum. Als er een geschikte locatie is gevonden en er zekerheid is over de komst van een nieuw asielzoekerscentrum, dan is het van belang dat de communicatiestrategie wordt verlegd naar het stimuleren van enige mate van sociale cohesie tussen bewoners van het centrum en inwoners van de gemeente. Richtlijnen ter ondersteuning van de strategie De communicatie is open, eerlijk en transparant; De communicatie is op tijd en op maat; De communicatie is afgestemd op de verschillende doelgroepen. Doelstelling Omwonenden, raadsleden, medewerkers COA, medewerkers gemeente en inwoners van de gemeente tijdig en op een geschikte manier informeren over het opnieuw vestigen van een AZC op een nieuwe locatie in Dokkum. 2.1 Communicatiedoelgroepen Intern Gemeente COA Politie Regionale brandweer Tumba Extern Direct belanghebbenden: Omwonenden Verenigingen Onderwijs Burgers gemeente Belangenorganisaties: Wijkraad Stichting Vluchtelingenwerk Lokale media Regionale media
Landelijke media 2.2 Rolverdeling De rol van de communicatie is informerend en faciliterend. Er zijn meerdere partijen die communiceren, daarom is een tijdige afstemming en/of informatie-uitwisseling essentieel om (daar waar mogelijk) een uniforme boodschap af te geven. Daarbij is het ook van belang dat de verantwoordelijke instantie de boodschap uitdraagt. 2.3 Randvoorwaarden taken, verantwoordelijkheden en informatiestromen van de verschillende actoren helder afbakenen; waar mogelijk gezamenlijk naar buiten treden richting externe doelgroepen; communicatie over relevante ontwikkelingen met omgeving en betrokkenen voorafgaand aan communicatie met pers. inzet van middelen / boodschap afstemmen met betrokken partijen; tijdige terugkoppeling van vragen / ontwikkelingen tussen COA en gemeente; evaluatie moet een plek krijgen in de communicatie; alles met betrekking tot communicatie naar externe doelgroepen, cc aan communicatieadviseurs van betrokken organisaties. 2.4 Communicatiemiddelen Per doelgroep moet een geschikte communicatievorm worden gekozen. Omwonenden en raadsleden verdienen tijdens het proces extra aandacht. Middelenmatrix Middelen Omwonenden/ Ondernemers in gebied Raadsleden/ collegeleden Medewerkers COA/gemeente Inwoners 1. Brief* x x 2. Informatiebijeenkomst* x x x x 3. Informatiemarkt* x x x x 4. Ervaringsbezoek* x x x 5. Intranet x 6. Persbericht x x x x 7. Internet x x x x * Nader toegelicht 1. Brief De locatie is nog niet vastgesteld door de raad, maar de optie is serieus. De raad is wel vertrouwelijk geïnformeerd. Kort daarop hebben omwonenden en ondernemers binnen de optionele locatie het recht te weten dat hun woonomgeving als geschikte locatie is beoordeeld door het college van B&W voor het realiseren van een AZC. Via een persoonlijke brief, waarbij de uitnodiging voor de informatiebijeenkomst is bijgevoegd, worden omwonenden en ondernemers binnen het gebied op de hoogte gesteld. Alles wat er op dat moment bekend is, zal in de brief worden uitgelegd. Openheid is van belang, ook over de kaders waarbinnen inspraak mogelijk is. 2. Informatiebijeenkomst Wanneer? Als de meest geschikte optie voor een nieuwe locatie voor het AZC is gevonden, worden direct omwonenden en raadsleden via een brief uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst. De brieven worden huis-aan-huis verspreid, zodat er geen adressen worden gemist. De informatiebijeenkomst vindt een week na ontvangst van de brief plaats. Mensen moeten de gelegenheid krijgen zich vrij te maken voor de informatiebijeenkomst, maar moeten niet te lang met vragen blijven zitten.
Waarom? De komst van een AZC is voor omwonenden een ingrijpende verandering. Er komen mogelijk 400 nieuwe buurtbewoners bij. Met hun eigen cultuur, taal en gewoonten. Anders en grotendeels onbekend. Omwonenden hebben recht op uitgebreide informatievoorziening en moeten ruimschoots de gelegenheid krijgen om vragen te stellen. Een persoonlijke benadering en een goede organisatie dragen bij aan begrip en een realistische beeldvorming. De eventuele weerstand kan op deze wijze worden beperkt. Voor wie? Door wie? Omwonenden, raadsleden en andere direct betrokkenen worden uitgenodigd. De gemeente wordt vertegenwoordigd door de verantwoordelijke bestuurders. Hieronder vindt u de te behandelen onderwerpen met bijbehorende vertegenwoordigende partij. Wat? Tijdens deze bijeenkomst staan in ieder geval de volgende items centraal: Waarom een AZC in deze wijk? Gemeente / COA / Extern adviesbureau Waarom een AZC in Dongeradeel / Dokkum? Gemeente Wat is een AZC? COA Hoeveel bewoners telt het AZC / waarom zoveel? COA Hoe ziet het AZC eruit? COA Hoelang blijft het AZC op deze plek / waarom zolang? COA Wat is de impact op de directe omgeving? Overlast / waardevermindering huizen? COA Overige vragen van inwoners = COA / gemeente Vervolgtraject en inspraak praktische inrichting = COA / gemeente Waar? Als er een geschikte locatie is voor een informatiemarkt/bijeenkomst in de wijk waar het AZC wordt gevestigd, geniet dat de voorkeur. Voorwaarde is dat de locatie beschikt over goede faciliteiten. Voldoende zitplaatsen, horecavoorziening en technische mogelijkheden voor geluidsapparatuur en beamer zijn noodzakelijk. Voor contact met de bezoekers is het belangrijk dat er kan worden gewerkt met een draadloze microfoon. Hoe? Bij de entree worden de bezoekers gevraagd zich in te tekenen, zodat iedereen het verslag en de vervolginformatie thuis kan ontvangen. Op deze wijze is er meteen zicht op wie er aanwezig zijn en is het niet mogelijk anoniem de orde te verstoren. Voor de veiligheid is er politie aanwezig, maar uitsluitend in burgerkleding. Opzichtige beveiliging zorgt voor een negatieve toonzetting. De sfeer van de bijeenkomst is kwetsbaar, maar grotendeels wel te beïnvloeden. Een onafhankelijk gesprekleider zorgt voor een soepel verloop van de communicatie over en weer. Het vergt duidelijke en gepaste sturing. 3. Informatiemarkt Tijdens de eerste week na de bekendmaking van de meest geschikte locatie voor een AZC is er tijdens kantooruren een informatiemarkt in het gemeentehuis aan de Koningstraat. Er is continue bezetting, zodat bezoekers vragen kunnen stellen. Er is materiaal beschikbaar van COA, gemeente, politie en vrijwilligerswerk. 4. Ervaringsbezoek Een bezoek aan een soortgelijk AZC op een vergelijkbare plek biedt omwonenden, raadsleden en collegeleden een duidelijk en realistisch beeld. Dat is niet alleen informatief, maar kan ook een deel van de eventuele angst en onzekerheid wegnemen. De groep kan niet onbeperkt groot zijn. Het is belangrijk met name de kritische en actieve omwonenden na afloop van de informatiebijeenkomst persoonlijk uit te nodigen voor de excursie. Deze mensen voelen zich daardoor serieus genomen, waardoor de scherpe kanten van de kritiek kunnen worden weggenomen. COA kan een dergelijk bezoek organiseren. Financiën De kosten voor het communicatietraject worden gefinancierd door het COA.
BIJLAGE 1: BELANGENANALYSE ctoren Factoren College gemeente Dongeradeel bestuursovereenkomst sluiten, waarbinnen eigen verantwoordelijkheden als onderwijs en openbare orde aan de orde komen positieve grondhouding ten opzichte van AZC verlenen van omgevingsvergunning maatschappelijk betrokken: initiatief om bij te dragen aan opvang te realiseren voor asielzoekers financieel perspectief hecht waarde aan imago locatie Kernboodschap: Uit maatschappelijk en financieel oogpunt spant de gemeente Dongeradeel zich in voor het realiseren van een nieuw AZC op een nieuwe locatie in Dokkum. Voorwaarde is dat er een geschikte locatie wordt gevonden. COA bestuursovereenkomst sluiten, waarin eigen verantwoordelijkheden aan de orde komen, zoals organisatie en opvang in het AZC aanvraag omgevingsvergunning noodzaak ophoging opvangcapaciteit / permanente vernieuwing vastgoedcapaciteit met duurzaam vastgoed financiële haalbaarheid ketenpartners IND en DT&V (dienst terugkeer & vertrek), IOM (International Organization for Migration), samenwerkingspartners GCA (Gezondheidscentrum asielzoekers), Vluchtelingenwerk, Trigion ((beveiligingsorganisatie). Kernboodschap: Het COA is permanent op zoek naar nieuwe locaties, waarbij het principe van duurzaamheid een belangrijke rol speelt. Politie inzet calamiteiten / openbare orde samenwerking in het kader van procesbegeleiding Omwonenden beeldvorming asielzoekerscentrum vertrouwen/wantrouwen gemeente en COA gevoel van onveiligheid bang voor overlast inspraak op procedure imago locatie Burgers gemeente beeldvorming asielzoekerscentrum vertrouwen/wantrouwen gemeente en COA zorgen over overlast, veiligheid omgeving inspraak op procedure imago locatie
Winkeliers angst voor diefstal omzetdaling door verschuiving doelgroep omzetverhoging door toename klanten Raadslid gehoor aan weerstand tegen een AZC financieel perspectief Schoolbestuur / docenten leerplicht asielzoekerskinderen aanpassing van asielzoekerskinderen binnen scholen Vrijwilligers begeleiding asielzoekers scharnierfunctie bij sociale integratie Media zorgvuldigheid gemeente / COA kan imago locatie maken en breken kan imago gemeente / COA maken en breken Belangengroepen weerstand: bijvoorbeeld communicatie wordt als gebrekkig ervaren mobiliseren tegenstanders maar óók support voor asielzoekers en/of omgeving uitbreiding sociale netwerk asielzoekers Aannemers werkgelegenheid omgevingscommunicatie bouwwerkzaamheden