Leidraad omgevingsbeheer huisvesting arbeidsmigranten voormalige grafische school in Blaarthem

Transcriptie

1 Leidraad omgevingsbeheer huisvesting arbeidsmigranten voormalige grafische school in Blaarthem Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1 Inleiding De nadruk ligt op communicatie en aanspreekbaarheid van de verschillende partijen. Bij veel bestaande beheergroepen blijkt dat het onderling contact tussen belanghebbenden in de omgeving van een voorziening van essentieel belang is. Het wederzijds begrip groeit doordat men elkaar kent en slagvaardig kan zoeken naar oplossingen voor problemen die zich voordoen. Er wordt een proces ingericht waarin de belanghebbenden rond de voormalige grafische school komen tot afspraken over het omgevingsbeheer. Er wordt onderscheid gemaakt tussen datgene wat geregeld moet worden, dit worden de randvoorwaarden genoemd, en maatregelen die afhankelijk van de omgeving en het oordeel van de beheergroep ingevuld kunnen worden, dit worden de aandachtspunten genoemd. 1.2 De beheergroep De beheergroep is een methode om de communicatie tussen de partijen die te maken hebben met het omgevingsbeheer te faciliteren en zo problemen te voorkomen of in een zo vroeg mogelijk stadium op te lossen. 1.3 Het beheerplan Het beheerplan is een middel om afspraken die gemaakt worden in de beheergroep schriftelijk vast te leggen. In het beheerplan wordt opgenomen: Hoe de beheergroep is samengesteld en functioneert. Welke betrokkenen waarop aanspreekbaar zijn. Hoe klachten/meldingen worden behandeld.

2 Hoofdstuk 2: Beheergroep Het doel van de beheergroep is het voorkomen en bestrijden van overlast in overleg met belanghebbenden. De beheergroep is van essentieel belang voor het omgevingsbeheer. Een beheergroep met belanghebbenden geeft de mogelijkheid aanvullende en specifieke maatregelen af te spreken in een bepaalde omgeving. 2.1 Samenstelling Randvoorwaarden In de beheergroep zijn vertegenwoordigd: De omwonenden van de voormalige grafische school; De beherende instelling Camelot B.V. (de locatiemanager); Eigenaar Woonbedrijf (Senior klantmedewerker) De gemeente (wijkcoördinator); Stichting Blaarthem Aandachtspunten Bij de deelname van omwonenden aan de beheergroep moet gelet worden op een goede afspiegeling van inwoners van de buurt, dit betreft o.a.: spreiding over de buurt, verhouding man/vrouw, vertegenwoordiging van minderheden, leeftijd. De vertegenwoordigers in de beheergroep moeten bij voorkeur voor de buurt herkenbare personen zijn die iets kunnen doen met door henzelf en door anderen gesignaleerde overlast. 2.2 Verantwoordelijkheden en aanspreekbaarheid Deelname aan de beheergroep is geen vrijblijvende zaak. Partijen hebben verantwoordelijkheden waarop zij aangesproken kunnen worden. In een beheerplan kan de inspanningsverplichting worden aangegeven Beherende instelling De beherende instelling heeft een verantwoordelijkheid als waarbij het beheer van de omgeving binnen de zichtlijnen van de voorziening tot de verantwoordelijkheid van de beherende instelling worden gerekend. Het interne beheer is vooral een zaak van de beherende instelling. Uiteraard wordt hierbij ook gelet op het effect van interne afspraken op de omgeving. Eén van de huisregels zal worden dat de bewoners en hun eventuele bezoekers geen overlast mogen bezorgen aan de omgeving. Als er in de omgeving toch problemen ontstaan die een relatie hebben met het interne beheer, kunnen deze in de beheergroep aan de orde worden gesteld. In de voorbereiding wordt in de beheergroep ook gesproken over mogelijke wensen t.a.v. de interne beheerregels.

3 2.2.2 Omwonenden Van de omwonenden wordt verwacht dat zij zich als goede buren zullen gedragen. Dit betekent dat zij, zoals dit algemeen gebruikelijk is, de intentie hebben met de arbeidsmigranten op een prettige wijze samen te wonen in de buurt. Van de arbeidsmigranten mogen zij uiteraard hetzelfde verwachten. Het is echter geen goed nabuurschap als van de arbeidsmigranten veel meer zou worden verwacht dan van een andere buur het geval zou zijn. Omgevingsbeheer is niet alleen een activiteit van Woonbedrijf en gemeente, maar van een hele buurt. Niet alleen omwonenden zijn bewoners van een buurt, ook de arbeidsmigranten van de voormalige grafische school. Bij beheer kan dus niet in tegenstellingen gesproken worden tussen omwonenden en arbeidsmigranten beide groepen zijn bewoners van de wijk Arbeidsmigranten Van de arbeidsmigranten wordt verwacht dat zij zich, net als de omwonenden, gedragen als goede buren. Dat de buurt even moet wennen aan de nieuwe bewoners is begrijpelijk. Dit betekent dat de arbeidsmigranten in het begin wat extra energie zullen moeten steken in het leggen van contact met de omwonenden. Het organiseren van bijvoorbeeld een open huis of iets anders doen voor de buurt kan daarbij helpen. Met de arbeidsmigranten wordt afgesproken dat er geen overlast mag zijn. De arbeidsmigranten zijn verantwoordelijk voor hun eigen gedrag en dat van hun eventuele bezoekers. 2.3 Taken en organisatie van de beheergroep Taken De taak van de beheergroep is drieledig: Preventie: de beheergroep ziet toe op een goede samenwerking tussen omwonenden en arbeidsmigranten en ontplooit, indien nodig, initiatieven om deze tot een samenwerking te bevorderen. Procedureel: de beheergroep ziet er op toe dat gedane toezeggingen van de verschillende partijen worden nagekomen en spreekt de partijen hier ook op aan. Inhoudelijk: toezicht op de behandeling van klachten van omwonenden en het aanpassen van procedures voor adequate behandeling Randvoorwaarden Beheerplan: de beheergroep stelt een beheerplan op. Afbakening van het gebied: in de beheergroep wordt een gebied afgesproken waarbinnen de maatregelen van toepassing zijn. Dit is het gebied waarbinnen eventuele (gesignaleerde) overlast gerelateerd is aan de voorziening. Reglement: de beheergroep stelt zelf een reglement vast, waarin ten minste de volgende zaken worden geregeld: 1. Wijze van verslaglegging. 2. Wijze van kennisneming en afhandeling van klachten en verzoeken. 3. Deelname aan en organisatie van de bijeenkomsten. 4. Vergaderfrequentie. 5. Wijze van terugkoppeling van de vergaderingen naar de buurt. 6. Wijze van benoemingen, termijnen en omvang van de beheergroep.

4 Vergaderfrequentie: ongeacht het gestelde in het reglement van de beheergroep, zal deze het eerste halfjaar na de start van de voorziening minimaal éénmaal per maand bijeenkomen, tenzij de voorzitter na overleg met de beheergroep anders besluit. Openbaarheid: de vergaderingen van de beheergroep zijn alleen toegankelijk voor leden. De beheergroep verplicht zich wel om verslag te doen van haar vergaderingen in de buurt, bijvoorbeeld in de wijkkrant. De vergaderingen zijn alleen voor leden omdat het belangrijk is dat mensen elkaar leren kennen, weten wat er eerder besproken is en er soms over personen gepraat moet kunnen worden in een voor alle deelnemers vertrouwelijke sfeer. Evaluatie: halfjaarlijks zal het functioneren van de beheergroep worden geëvalueerd. Tijdens de evaluatie komen ten minste de volgende punten aan de orde: - De bevindingen van de beheergroep. - De ervaringen en bijdragen van betrokkenen. - De bij de verschillende instanties binnengekomen meldingen van incidenten en klachten. - De afhandeling van klachten en de uitvoering van de klachtenprocedure Continuïteit Het kan in de praktijk voorkomen dat op langere termijn het belang van de beheergroep afneemt door het ontbreken van klachten en verzoeken. Overwogen kan worden om de taken van de beheergroep in dat geval over te dragen naar een andere (bestaande) overlegstructuur.

5 Hoofdstuk 3: Beheerplan Het beheerplan is een schriftelijke vastlegging van de afspraken die in en door de beheergroep worden gemaakt voor het omgevingsbeheer. Het doel van het beheerplan is het voorkomen van overlast door het vastleggen van afspraken. 3.1 Randvoorwaarden De volgende punten dienen uitgewerkt te worden in een beheerplan: Samenstelling en functioneren beheergroep. Vastleggen klachtenregeling in de wijk en klachtenmeldpunt. Eventuele aanpassingen in de buurt: afhankelijk van de omgeving kunnen afspraken gemaakt worden over extra verlichting, extra prullenbakken, etc. Integratie van voorziening in de buurt: een arbeidsmigrant wordt een bewoner van een bepaalde buurt. Om de integratie van een arbeidsmigrant te bevorderen kan de beheergroep plannen ontwikkelen. Deze plannen zijn er om arbeidsmigranten en de omwonenden kennis met elkaar te laten maken en begrip voor elkaar te ontwikkelen. Mogelijkheden zijn: Rondleiding voor de opening. Open huis, waarbij de buurt wordt uitgenodigd om koffie en/of thee te komen drinken. Gezamenlijke buurtactiviteiten. Activiteiten van arbeidsmigranten van een voorziening ten dienste van de wijk, bijvoorbeeld een schoonmaakactie. 3.2 Aandachtspunten Aandachtspunten waarover afspraken kunnen worden gemaakt in een beheerplan: Aanvullende huisregels: intern beheer is een zaak van de beherende instellingen. Dit intern beheer kan wel besproken worden in een beheergroep, waarbij voorstellen voor aanvullende huisregels afgesproken kunnen worden met alle betrokkenen. Afspraken over gevoelige plekken in de omgeving: in de beheergroep kunnen afspraken gemaakt worden over gevoelige plekken in de omgeving, waar geen hangplekken van bewoners van de voorziening mogen ontstaan. Hierbij valt te denken aan speelplaatsen, voorzieningen voor kinderen of specifieke ouderenvoorzieningen en openbare ruimten zoals plantsoenen en winkelcentra (Franz Leharplein, winkelstrip Karel de Groetelaan). Daarbij zal steeds aan de orde moeten zijn hoe relevant het is op die plek afspraken te maken en hoe ver dat, gegeven de specifieke omstandigheden, mag gaan. Eisen aan het gebouw: er kunnen eisen aan het gebouw gesteld worden waardoor toezicht vanuit het gebouw op de omgeving verbetert en zicht op functioneren binnen het gebouw vanuit de omgeving afneemt (beheergroep moet dus ingesteld worden voor het bouwplan wordt afgerond). Aandachtspunten per wijk: per wijk zal een lijst met aandachtspunten gevoegd worden, bestaande uit twee delen: - gevoeligheden in de wijk: door het locatie onderzoek komt men tot een uitgebreide inventarisatie van de gevoeligheden en risico s in de wijken. De beheergroep zal al deze gevoeligheden bespreken en aanvullende maatregelen treffen; - belanghebbenden in de wijk: naast de te bespreken onderwerpen wordt ook aan de beheergroep een lijst gegeven met de belanghebbenden waarmee contact

6 opgenomen dient te worden bij het afspreken van aanvullende maatregelen. Met deze organisaties is eerder contact geweest.

7 Hoofdstuk 4: Klachten/meldingen Hierna volgt de procedure die gevolgd wordt bij klachten/meldingen rond de huisvesting van arbeidsmigranten in de voormalige grafische school. Eerste lijn: klachtafhandeling De eerste lijn in de klachtenbehandeling betreft de afhandeling van klachten rond het omgevingsbeheer. Het betreft dus klachten over overlast. Camelot draagt zorg voor een 7 x 24 uurs bereikbaarheid voor het innemen van klachten en/of meldingen inzake gedragingen van bewoners. Iedere melding wordt geregistreerd. Iedere melding krijgt een klachtennummer toegewezen en deze wordt doorgegeven aan de melder. Na iedere melding wordt direct actie ondernomen door medewerkers van Camelot, medewerkers van partners en/of door partners ingeschakelde derden. De klachten worden geanonimiseerd besproken en geanalyseerd. Indien nodig worden acties uitgezet om structurele beheerverbeteringen te realiseren. Tweede lijn: toezicht klachtafhandeling De tweede lijn betreft geen klachten over directe individuele overlast, maar klachten over de behandeling van klachten. Door de Camelot wordt een rapportage van frequentie en aard van de klachten doorgegeven aan de beheergroep. De beheergroep krijgt zo inzicht in de klachtenregistratie van Camelot die de klachten aanneemt en verwijst. Het verwijzen van een klachthouder is meer dan het doorsturen. Als een klachthouder geen afdoende antwoord krijgt dan kan deze zich melden bij Woonbedrijf dan wel Gemeente. Als klachthouders van mening zijn dat hun klacht niet serieus wordt behandeld dan wordt dit gemeld aan de beheergroep. Dit kan gedaan worden door de klachthouder zelf of door een andere belanghebbende. In de beheergroep staan niet in de eerste plaats de individuele klachten centraal, maar de omgang met de klachten. In de beheergroep worden besproken: 1. De manier waarop is omgegaan met niet afdoende opgeloste problemen. 2. Ernstige klachten. 3. Veel voorkomende klachten.

8 Hoofdstuk 5: Beheerbudget Budget voor omgevingsbeheer Het beheerbudget is budget voor kleine extra uitgaven ten behoeve van het omgevingsbeheer en voor aanpassingen bij de start van een voorziening. Het is bestemd voor aanpassingen in de omgeving om overlast te voorkomen en te verhelpen. Hierbij valt te denken aan extra verlichting, extra reiniging, extra prullenbakken of het plaatsen van hekken. De beheergroep stelt een begroting hiertoe op voor de start van de voorziening. Budget wordt verleend op basis van concrete plannen. Eenmalige aanpassingen Voor eenmalige aanpassingen na de start kunnen aparte voorstellen worden gedaan door de beheergroep.