Handleiding E-mail Notificatie TimeTell versie 8 TIMETELL BV www.timetell.nl Balen van Andelplein 2 2273 KH, Voorburg 070-3114811 info@timetell.nl Helpdesk 070-3114810 helpdesk@timetell.nl
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. E-mail notificatie... 4 2.1. E-mail notificatie... 4 2.2. Standaard e-mail notificatie bewerken... 4 2.3. E-mail notificatie definitie... 7 2.4. Nieuwe e-mail notificatie definitie aanmaken... 13 2.4.1. Algemeen... 13 2.4.2. De SQL tabbladen... 14 2.4.3. De e-mail tabbladen... 16 3. E-mail rapportage... 18 3.1. Rapporten inplannen... 18 3.2. Ingeplande rapporten beheren... 20 Handleiding E-mail Notificatie 2/21 Versie 19 oktober 2016
1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor de functionele applicatiebeheerders die de applicatie TimeTell beheren, of in de toekomst gaan beheren. Voor alle functionaliteiten in deze handleiding, is de module E-mail nodig. Deze module biedt twee mogelijkheden. Enerzijds kunnen met e-mail notificaties massaal e-mail berichten verzonden worden aan groepen medewerkers o.b.v. criteria. Anderzijds is het voor medewerkers mogelijk om rapporten zelf in te plannen om deze periodiek te ontvangen per e-mail. Om e-mails te kunnen versturen moet dit eerst worden geconfigureerd op de TimeTell server. Dit staat beschreven in de Handleiding Technische Opzet. Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. Handleiding E-mail Notificatie 3/21 Versie 19 oktober 2016
2. E-mail notificatie Dit hoofdstuk behandelt de mogelijkheid om massaal e-mail berichten te sturen aan individuele medewerkers. 2.1. E-mail notificatie De e-mail notificaties zijn te vinden via menu Beheer, E-mail, E-mail notificatie. Dit onderdeel maakt het mogelijk om automatisch e-mail berichten te laten verzenden door de TimeTell applicatieserver, op basis van bepaalde criteria. Er wordt standaard een aantal e-mail definities meegeleverd (in de lijst zijn deze lichtgrijs gekleurd) m.b.t. achterstanden van het tijdschrijven en de goed te keuren boekingen/weken. Deze standaard e-mail definities kunnen niet inhoudelijk worden gewijzigd. Wanneer en aan wie ze gestuurd worden kan wel worden aangepast. Het is echter ook mogelijk om eigen e-mail definities toe te voegen met eigen criteria. Zo zou er bijvoorbeeld een e-mail gestuurd kunnen worden naar een projectleider als de realisatie-uren meer bedragen dan het projectbudget. Zie hiervoor verderop in deze handleiding. 2.2. Standaard e-mail notificatie bewerken Handleiding E-mail Notificatie 4/21 Versie 19 oktober 2016
Bij selectie van een standaard e-mail notificatie definitie (bijv. Weken achterstand lijst voor Manager ) kan aangegeven worden of het bericht aan Iedereen moet worden verzonden of aan specifieke medewerkers. Wanneer, bij de optie Verzender aan de optie Team/organisatie gekozen wordt, worden e-mail berichten niet aan alle medewerkers verzonden. De e-mail berichten worden dan alleen verzonden aan medewerkers die of op het tabblad Team zijn toegevoegd of die gekoppeld zijn aan een organisatiedeel, dat op het tabblad Organisatie is aangeven. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met de datum van het uitvoeren van de e-mail definitie en de periode waarin de medewerker aan het betreffende organisatiedeel is gekoppeld. Wanneer er gekozen wordt voor het Team/Organisatie, worden er twee tabbladen toegevoegd. Onder de Tabbladen Team en Organisatie kan worden aangeven wie de e-mail notificatie moet ontvangen. Op het tabblad 'Team' kunnen individuele medewerkers worden opgevoerd. Op het tabblad 'Organisatie' kunnen afdelingen worden toegevoegd. Alle medewerkers die gekoppeld zijn aan deze afdelingen worden meegenomen in de notificatie. Handleiding E-mail Notificatie 5/21 Versie 19 oktober 2016
Dit werkt ook voor maatwerk definities, die verderop beschreven worden. Handleiding E-mail Notificatie 6/21 Versie 19 oktober 2016
2.3. E-mail notificatie definitie Indien er periodiek een e-mail notificatie verstuurd gaat worden, dan kan dit in een batch (1 of meerdere opdrachten) draaien. Zet Taak volgorde op 1 (of hoger) en vul de rest van de opties in. Een e-mail notificatie kan handmatig worden uitgevoerd, maar het is ook mogelijk om een e-mail notificatie automatisch te draaien, via de TimeTell Scheduler. Hiervoor moet de taak Controleer status e-mail notificatie worden aangezet en ingesteld op de juiste interval. Dit kan worden gedaan via menu Beheer, Scheduler. Bij het starten van de taak, wordt dan gekeken naar de taakgegevens bij de e-mail notificatie: Taak volgorde Als e-mail notificaties afhankelijk van elkaar zijn, dan kan met de Taak volgorde de gewenste volgorde van uitvoeren worden ingesteld. Als deze de waarde 0 heeft dan wordt deze e-mail notificatie niet automatisch gestart. NB. Het is dan nog wel mogelijk om de e-mail notificatie handmatig uit te voeren. Taak interval per Geef hier de gewenste interval op. Bijvoorbeeld iedere 5 minuten of 1 keer per dag. Taak ingepland Hier staat de datum/tijd waarop de eerstvolgende e-mail notificatie wordt uitgevoerd. Als u alle (of een aantal) e-mail notificatie met dezelfde regelmaat wilt laten draaien, bijvoorbeeld een keer per dag op hetzelfde tijdstip, dan hoeft u niet per e-mail notificatie de tijd en interval in te stellen. Stel dan de taak Controleer status e-mail notificatie in op de gewenste tijd en interval, in dit voorbeeld één keer per dag. Zet bij de e-mail notificaties de Taak interval op Iedere draai. Iedere keer als de taak Controleer status e-mail notificatie wordt uitgevoerd, zullen deze e-mail notificatie in de opgegeven taak volgorde worden uitgevoerd. Bij de velden Mail sturen en Mail sturen aan kan worden opgegeven wanneer er een e-mail bericht met de resultaten moet worden verzonden, bijvoorbeeld wanneer er foutmeldingen waren, en naar welke e-mail adressen deze moet worden verzonden. Handleiding E-mail Notificatie 7/21 Versie 19 oktober 2016
NB. Deze werkwijze is alleen mogelijk wanneer een SMTP Host is opgegeven in de TTData.ini. Zie de handleiding Technische opzet voor meer informatie. NB. Dit e-mail bericht is niet hetzelfde als de e-mail notificatie, maar alleen een resultaat log van de verwerking. Handleiding E-mail Notificatie 8/21 Versie 19 oktober 2016
Onder tabblad E-mail kan de opmaak, middels de tabbladen Koptekst, Detailtekst en Voettekst van de e-mail bekeken worden. Handleiding E-mail Notificatie 9/21 Versie 19 oktober 2016
Handleiding E-mail Notificatie 10/21 Versie 19 oktober 2016
Via de knop Uitvoeren kan een notificatie handmatig gedraaid worden. Hierna verschijnt een preview van de e-mail notificatie: Van hieruit kunnen de e-mail berichten desgewenst ook worden verzonden met. Hierbij kan gekozen worden voor Lokaal of via Server. Wanneer wordt gekozen voor Lokaal, dan worden de e-mail berichten verzonden via het e-mail programma op de eigen PC. Wanneer wordt gekozen voor via Server, dan worden de e-mail berichten verzonden via de server, net zoals dat gebeurt wanneer e-mail berichten automatisch worden verzonden. Handleiding E-mail Notificatie 11/21 Versie 19 oktober 2016
Via de knop Onbezorgbaar kan worden nagegaan of bepaalde berichten onbezorgbaar zouden zijn. Er wordt dan gekeken welke medewerkers het bericht zouden ontvangen en voor wie daarvan geen e-mail adres bekend is in TimeTell. Handleiding E-mail Notificatie 12/21 Versie 19 oktober 2016
2.4. Nieuwe e-mail notificatie definitie aanmaken 2.4.1. Algemeen Voor het samenstellen van de e-mail definities (met name de drie SQL tabbladen) is redelijk wat kennis van de SQL taal en van het TimeTell datamodel nodig. Doorgaans zullen deze e-mail definities dan ook in overleg met de klant door een van onze consultants worden gemaakt en opgeleverd. Wanneer voldoende kennis van de SQL taal en het TimeTell datamodel aanwezig is, kunnen e-mail definities door de klant zelf gemaakt worden. Op e-mail definities, die door de klant zelf zijn gemaakt, wordt geen onderhoud of ondersteuning geboden. Naast de standaard e-mail notificatie definities, kunnen ook eigen definities worden toegevoegd: De werking van de tabbladen 'Algemeen', 'Team' en 'Organisatie' is identiek aan die van de standaard e-mail berichten. De overige tabbladen worden hierna beschreven. Handleiding E-mail Notificatie 13/21 Versie 19 oktober 2016
2.4.2. De SQL tabbladen De e-mail berichten kunnen worden verzonden op basis van zelf in te stellen criteria, bijvoorbeeld wanneer de realisatie het budget dreigt te overschrijden of heeft overschreden (bijv. bij een projectbudget). Onder Tabblad Items SQL worden de items opgehaald voor de e-mail notificatie, bijv. de budget regels die overschreven zijn. Onder Tabblad Ontvanger(s) SQL worden de ontvangers opgehaald voor iedere e-mail in deze notificatie, bijv. de project manager van het betreffende project. Handleiding E-mail Notificatie 14/21 Versie 19 oktober 2016
Onder Tabblad Details SQL worden de gegevens opgehaald voor iedere e-mail in deze notificatie. Dit kunnen meer detail gegevens zijn, dan op het Items SQL tabblad, bijv. specifieke project / budget gegevens ter info voor de project manager. De uit de query s opgehaalde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om de e-mail verder op te maken ( Gegevens/Variabelen via rechter muisklik kopiëren/plakken). Voor een werkend voorbeeld, zie de standaard e-mail definities. Deze kunnen worden gekopieerd met Ctrl-C of worden geëxporteerd (via menu 'Bewerk opties', 'Wegschrijven') en weer geïmporteerd (via menu 'Bewerk opties', 'Inlezen'), waardoor het maatwerk definities worden. Deze kunnen volledig worden aangepast of als voorbeeld worden gebruikt om de werking te verduidelijken. De verschillende tabbladen kunnen, door gebruik te maken van parameters, aan elkaar gekoppeld worden. Wanneer een veld op het Items SQL tabblad gebruikt wordt, kan dat op het Ontvanger(s) SQL en Details SQL tabbladen als parameter worden gebruikt. Voorbeeld: Op het tabblad Items SQL worden de veld tt_emp_id, tt_fromdate en tt_todate gebruikt. Deze zijn vervolgens op Ontvanger(s) SQL en Details SQL te gebruiken als [TT_EMP_ID;<integer>], [TT_FROMDATE;<date>] en [TT_TODATE;<date>]. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele veld aliassen (bijv. select tt_emp_id as EmpID wordt herkend als [EMPID;<integer>]). NB. Informatie kan alleen van het tabblad Items SQL worden doorgegeven naar de tabbladen Ontvanger(s) SQL en Details SQL. De overige tabbladen geven geen informatie door aan de andere SQL tabbladen. NB. Vergeet niet om het type veld door te geven, dus <integer>, <date>, etc. Bijv.: [EMPID] en [TT_FROMDATE] zijn onvoldoende, gebruik altijd [EMPID;<integer>] resp [TT_FROMDATE;<date>], afhankelijk van de types van de velden. Handleiding E-mail Notificatie 15/21 Versie 19 oktober 2016
2.4.3. De e-mail tabbladen Bij maatwerk e-mail notificaties is het mogelijk om, naast de selectie criteria, ook de tekst van de e-mail berichten aan te passen. Hierbij eventueel gebruik gemaakt kan worden van bepaalde HTML opmaak codes (tags) voor Vet (bold = <b>test</b> => tekst), Schuin (italic <i>tekst</i> => tekst) of Onderstrepen (underline = <u>tekst</u> => tekst). Deze kunnen ook worden gecombineerd (bijv. <b><i>tekst</i></b> => tekst) NB. De HTML tags worden door TimeTell alleen afgehandeld, wanneer het e-mail bericht via de applicatie server wordt verzonden. Wanneer het e-mail bericht lokaal getest wordt, zullen de HTML tags worden genegeerd. In het veld Onderwerp kan het onderwerp worden gezet, dat ieder bericht zal hebben. Hier kan gebruik gemaakt worden van de parameters die op het Parameters tabblad en de drie SQL tabbladen zijn gebruikt. Het sub-tabblad Koptekst wordt eenmalig aan het bericht toegevoegd aan het begin en kan worden gebruikt om een soort inleiding aan het bericht te geven. Het sub-tabblad Detailtekst bevat, voor iedere regel uit het Details SQL tabblad, een regel. Hier kan gebruik gemaakt worden van alle velden, die in het Details SQL tabblad worden opgehaald. Handleiding E-mail Notificatie 16/21 Versie 19 oktober 2016
NB. Alleen de velden uit het Details SQL tabblad zijn bruikbaar in e-mail tabblad, de velden uit de overige tabbladen zijn daar niet toegankelijk. Het sub-tabblad Voettekst heeft soortgelijke functie als het sub-tabblad Koptekst. Deze wordt slechts eenmaal per e-mail bericht ingevoegd, maar dan aan het einde. Tip: Wanneer een e-mail definitie bijna voldoet aan uw wensen, kunt deze eenvoudig kopiëren, zoals in dit voorbeeld ook is gedaan. Dat kan gedaan worden door de e-mail definitie te selecteren en dan op de <Ctrl>+C toetsten op het toetsenbord te drukken. Handleiding E-mail Notificatie 17/21 Versie 19 oktober 2016
3. E-mail rapportage 3.1. Rapporten inplannen Medewerkers kunnen rapporten inplannen via de rapport verkenner. Deze kunnen ze vinden via menu Rapporten, 'Rapport verkenner'. Zij krijgen dan alleen de rapporten te zien, waartoe zij het recht hebben deze af te drukken/op te vragen. Rapporten kunnen dus ook alleen worden ingepland door medewerkers, die deze ook mogen afdrukken. Voor ieder rapport hebben zij de optie om het rapport af te drukken (rechtsklik 'Afdrukken') of om het rapport in te plannen (rechtsklik 'Inplannen'). Als zij voor 'Inplannen' kiezen, krijgen zij het onderstaande scherm te zien. Hier kan worden opgegeven wanneer en hoe vaak het rapport moet worden verzonden. Ook kan worden opgegeven aan welk e-mail adres het rapport verzonden moet worden. Handleiding E-mail Notificatie 18/21 Versie 19 oktober 2016
De medewerker kan de instellingen van een eerder ingepland rapport aanpassen door het rapport te selecteren en opnieuw voor Inplannen te kiezen. U kunt dan de instellingen wijzigen of het rapport verwijderen met de knop rechts onderin. Als u het rapport tijdelijk wil uitzetten, kunt u het vinkje Actief bovenin uitvinken. De rapport parameters kunnen ingesteld worden met behulp van de parameters knop. Bij het kiezen van parameters (selectie criteria) gelden dezelfde rechten als bij het afdrukken. N.B.: De beschikbare parameters zijn hetzelfde als bij het draaien van het rapport. Tip: Als een datum moet worden opgegeven in het rapport parameterscherm kan hier ook gekozen worden voor speciale datum variabelen in de keuzelijst zoals <lastmonthstart> en <lastmonthend>. Zo wordt het rapport automatisch gedraaid over de afgelopen maand. Handleiding E-mail Notificatie 19/21 Versie 19 oktober 2016
3.2. Ingeplande rapporten beheren Beheerders hebben toegang tot alle ingeplande rapporten. Via menu Beheer, E-mail Ingeplande rapporten kunnen de ingeplande rapporten door de beheerder worden bekeken, bewerkt en/of verwijderd (indien geautoriseerd). Hier worden alle ingeplande rapporten getoond, gegroepeerd op de medewerker die ze heeft ingepland. Handleiding E-mail Notificatie 20/21 Versie 19 oktober 2016
Door een regel te openen (via menu 'Bewerk opties', 'Openen'), wordt bovenstaande scherm getoond. Hier kunnen de instellingen van het ingeplande rapport worden aangepast. Hier kan worden gewijzigd of het rapport inderdaad verzonden moet worden (vinkje 'Actief'), vanaf wanneer en hoe vaak het rapport moet draaien. Ook kan worden aangepast aan welk e-mail adres het rapport verzonden moet worden. Als laatste optie is er ook de mogelijkheid om een gepland rapport uit de lijst te verwijderen. NB. Het rapport blijft nog gewoon bestaan en onaangepast, enkel de planning voor het versturen ervan wordt aangepast/verwijderd. Tevens kunnen de rapport parameters (die bepalen welke gegevens er worden opgehaald) worden gewijzigd. Er zal dan een scherm getoond worden, zoals dat ook wordt getoond wanneer het rapport "normaal" (handmatig) wordt uitgevoerd. Handleiding E-mail Notificatie 21/21 Versie 19 oktober 2016