Samenwerken naar meer gebruik van e-facturatie

Samenwerken naar meer gebruik van e-facturatie Marktverkenning onder s Opdrachtgever: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Auteurs: Tonnis de Boer, Jip de Lange - Innopay Uitgave Versie: 1.0 22 juni 2012 Copyright Innopay Alle rechten voorbehouden

Inhoudsopgave Samenvatting... 4 1 Inleiding & onderzoeksopzet... 8 1.1 Onderzoeksopzet...8 1.2 Leeswijzer... 10 2 E-factureren: definities en ambities... 11 2.1 Uitgangspunten van het onderzoek... 11 3 Het 4-partijenmodel als model voor samenwerking... 13 3.1 Het 4-partijenmodel... 13 3.2 Samenwerken in een afsprakenstelsel... 14 3.3 Routes naar een afsprakenstelsel... 15 4 Bijdrage van Nederlandse en Europese initiatieven... 16 4.1 Inventarisatie van initiatieven... 16 4.2 Relevantie voor Nederland... 19 5 Resultaten marktverkenning... 20 5.1 Reacties op uitgangspunten van het onderzoek... 20 5.2 Instemming met definities & doelstelling... 20 5.3 Scope van een afsprakenstelsel... 23 5.4 Het proces naar samenwerking... 25 6 Conclusies & aanbevelingen... 26 6.1 Uitgangspunten laagdrempelige infrastructuur bevestigd... 26 6.2 Internationale initiatieven bieden noodzakelijke basis... 27 6.3 Samenwerking starten met focus op bereik... 27 6.4 De markt is bereid om samen te werken... 28 6.5 Scope van een afsprakenstelsel... 30 7 Fase 2: voorwaardelijk starten... 31 BIJLAGE 1: Uitdagingen & risico s in het vervolgtraject... 33 Complex proces... 33 Doel van fase 2: draagvlak... 33 Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 2 van 51

De scope van een afsprakenstelsel: bepalen breedte & diepte... 34 Dienstverleners besluiten over vorm van deelname... 35 Ontwikkeling van een afsprakenstelsel: een delicaat proces... 37 BIJLAGE 2: (Internationale) initiatieven... 40 1. Europese Comissie... 40 2. European E-invoicing Service Provider Association (EESPA)... 40 3. UN/CEFACT... 41 4. PEPPOL... 41 5. VeR... 42 6. HubAlliance... 42 7. OASIS UBL... 42 8. SWIFT... 42 9. EBA Association... 43 10. Finvoice... 43 11. Zoomit... 43 12. FiNBOX... 44 13. ISO... 44 14. CEN... 44 15. NemHandel... 45 BIJLAGE 3: Organisatiemodellen... 46 E-factureren is een tweezijdige markt... 46 Huidig gebruik e-factureren... 46 Mogelijke modellen... 47 BIJLAGE 4: Interviews... 51 Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 3 van 51

Samenvatting Voor u ligt het onderzoek dat Innopay in opdracht van het ministerie van EL&I verricht heeft naar de mogelijkheden tot samenwerking tussen e-facturatie s. Dit project beoogt bij te dragen aan groter gebruik van elektronisch factureren in Nederland. Op basis van marktverkenning, interviews en analyse zijn de volgende bevindingen en conclusies gevonden: 1. E-facturatie wordt nog niet breed gebruikt Het Nederlandse bedrijfsleven heeft de kans een aanzienlijke kostenbesparing te realiseren 1 door het invoeren van elektronisch factureren. Het gebruik en de groei van e-facturatie is echter nog beperkt en vooral geconcentreerd bij de inkoopkant van grote organisaties binnen overheid en bedrijfsleven. Hierbij worden veelal MKB bedrijven geconfronteerd met opgelegde oplossingen van grote inkopers. Verzenden naar andere MKB bedrijven en consumenten (samen goed voor 92% van het aantal bedrijven en zo n 82% van het aantal facturen) is voor alsnog beperkt. 2. Uitgangspunten laagdrempelige infrastructuur bevestigd In het onderzoek is gebleken dat een laagdrempelige infrastructuur inderdaad één van de grootste knelpunten is voor MKB-bedrijven om over te stappen op elektronisch factureren. Het is echter niet het enige knelpunt. Regelgeving, of het idee dat regelgeving problemen op zou leveren bij het overstappen naar elektronisch factureren, is een ander belangrijk knelpunt. Communicatie over de (on)mogelijkheden zou veel onduidelijkheid wegnemen en ontegenzeggelijk bijdragen aan groter gebruik van e-factureren. Ondanks het Besluit van De Jager uit 2009 om de elektronische factuur vormvrij te verklaren en de papieren en elektronische factuur gelijk te stellen blijven ondernemers onzeker over eisen die de Belastingdienst aan integriteit en authenticiteit van de e-factuur uiteindelijk zullen stellen in de praktijk. Daarnaast is het gewenst om de behoefte en business case voor specifieke MKB situaties verder te onderzoeken. Hiermee bedoelen we dat in een specifieke situatie het ontbreken van een laagdrempelige infrastructuur niet de belangrijkste belemmering hoeft te zijn. 3. Primaire focus van samenwerking ligt op bereik Op dit moment onderscheiden s zich mede op het bereik (aantallen verzenders en ontvangers) van hun platform en wordt met dit bereik de concurrentie aangegaan met de rest van de markt. Elektronisch factureren wordt voor meer eindgebruikers interessant wanneer de waarde van het bereik wordt gecombineerd en er wordt geconcurreerd op proposities die voor verzender en ontvangers interessant zijn. Dit is mogelijk wanneer onderscheid wordt gemaakt tussen een coöperatief en een competitief domein, waarbij het bereik nadrukkelijk onderdeel wordt van het coöperatieve domein. Om een dergelijk model snel succesvol te maken moet gebruik worden gemaakt van bestaande gebruikersgroepen bij bestaande marktpartijen. Software-ontwikkelaars en banken zijn hierom zeer belangrijk. Zij hebben reeds relaties en werkende oplossingen met de grote massa van MKB bedrijven die, zoals vandaag al op kleine schaal reeds het geval is, ook voor facturatie 1 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/elektronisch-factureren Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 4 van 51

gebruikt kunnen worden. Betrokkenheid van deze s in directe of indirecte zin bij een samenwerking is cruciaal voor een snelle vooruitgang. 4. Nadruk op hergebruik van bestaand werk Op bijna alle onderdelen van samenwerking tussen aanbieders van e-facturatiediensten is al veel werk verricht in bestaande (Europese) initiatieven. Het advies is dan ook om op alle terreinen waar oplossing of initiatieven lopen geen nieuw werk te starten maar deze (elementen uit ) initiatieven te incorpereren. 5. De markt is bereid tot samenwerking Vooruitgang door samenwerking blijkt logisch, maar met de volgende nuancering: - Samenwerking binnen een 4-partijenmodel is een logische route naar massaal gebruik - Samenwerking is niet vanzelfsprekend - Partijen zijn geïnteresseerd om inhoudelijk verder te praten Dat samenwerking niet vanzelfsprekend is, heeft voor alle partijen verschillende redenen. Dat er toch grote interesse is om mee te doen is omdat de meeste partijen het erover eens zijn dat er iets moet gebeuren om de markt voor elektronisch factureren te versnellen. 6. Samenwerking moet zich beperken tot het coöperatieve domein Samenwerking moet tenminste gaan over de volgende onderwerpen: adressering van e-factureren, scope van de functionaliteit, keuze van het ruime aanbod van (internationale) berichtenstandaarden, technische beveiliging, juridische relaties en business model. De samenwerking moet zich beperken tot het zogenaamde coöperatieve domein tussen de deelnemende s. De uitwerking van de genoemde onderwerpen moet zodanig minimaal zijn, dat er maximale ruimte voor aanbieders blijft om hun eigen (sectorspecifieke) commerciële proposities aan te bieden. Verzender Handelsrelatie Ontvanger E-factureren E-faktureren Afsprakenstelsel E-factureren E-faktureren E-faktureren ONTVANGER Figuur 1 Domein afsprakenstelsel De samenwerking zou vastgelegd kunnen worden volgens een 4-partijenmodel in een afsprakenstelsel e-facturatie met een breed gedragen governance. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 5 van 51

7. Verschillende soort spelers, verschillende belangen De huidige e-facturatie s hebben veel geïnvesteerd in het verkrijgen van marktaandeel en in een netwerk van verzenders en ontvangers die het interessant maakt om bij hen aan te sluiten. Deelname aan een 4-partijenmodel betekent potentieel dat andere partijen (concurrenten) kunnen profiteren van dit netwerk. E-factureren s zijn zich bewust van de barrière voor verzenders en ontvangers om aan te sluiten op meerdere s. Om de markt voor iedereen te vergroten zien zij dat samenwerking noodzakelijk is. Onder de verwachting dat aanvullende dienstverlening op basis van het huidige model uitgebreid kan worden willen ze graag hun bereik vergroten omdat dit meerwaarde oplevert voor hun klanten. Voor de geïnterviewde banken is het niet vanzelfsprekend om zich te gaan mengen in de markt voor e-factureren. Banken hebben op dit moment zeer veel gebieden die hun aandacht vragen en e- factureren wordt niet door iedereen binnen de bank als core business gezien. Alle geïnterviewde banken zijn echter enthousiast over het idee van een afsprakenstelsel. Elektronische uitwisseling van berichten biedt mogelijkheden voor banken om bestaande producten (leningen en betalingen) te verrijken. Daarnaast hebben de Nederlandse banken geïnvesteerd in FiNBOX. Meer gebruik van deze toepassing voor het ontvangen van digitale facturen door consumenten en MKB zou zeer welkom zijn en de mogelijkheden die een afsprakenstelsel hiervoor biedt dient onderzocht te worden. Software-leveranciers hebben een stap te zetten om elektronisch factureren als service in hun business model op te nemen, naast hun huidige model van licenties verkopen. Software-leveranciers opereren in een zeer kostenbewuste markt waarin ze aangeven dat een beperkt deel van hun klanten vragen om een oplossing om elektronisch facturen uit te wisselen. Toch zeggen de meeste software-leveranciers die hebben meegedaan aan de marktconsultatie interesse te hebben in deelname. Elektronisch factureren kan voor hen een extra dienst zijn waarmee ze functionaliteit leveren die hun concurrenten niet bieden. 8. Fase 2 voorwaardelijk starten Het doel van fase 1 was het onderzoeken van de mogelijkheid om belangrijke spelers te mobiliseren om in een volgende fase over een 4-partijenmodel te spreken. Bijna alle geïnterviewden (16 van de 18) geven aan graag mee te spreken over de vorming van een 4-partijenmodel voor e-factureren in Nederland. Ons advies is om in fase 2 snel toe te werken naar een letter of intent. Daarmee wordt de vrijblijvende boodschap van mee willen praten in fase 2 vertaald naar een concrete commitment ten aanzien van de inhoud van een afsprakenstelsel, maar ook van tijd en geld die gemoeid zijn bij de totstandkoming hiervan. Het advies is potentiële deelnemers bij de start van fase 2 een lijst met uitgangspunten voor te leggen: - De huidige marktdynamiek en focus op grote verzenders/ontvangers zal niet leiden tot massaal gebruik van e-facturatie in, en tussen, het MKB Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 6 van 51

- De huidige werkwijze van bilaterale afspraken tussen partijen is op den duur niet schaalbaar en niet ideaal voor de eindgebruiker (zowel verzender als ontvanger) - Een eindgebruiker zou met minimaal één iedere voor hem relevante ontvanger moeten kunnen bereiken, en daarnaast als ontvanger met één door alle verzenders bereikt moeten kunnen worden - De onderlinge concurrentie tussen s in elektronisch factureren zou zich moeten richten op het leveren van toegevoegde waarde en minder op concurrentie van het bereik - De gevormde samenwerking is in potentie ook te gebruiken voor andere vormen van documentuitwisseling - Deelname aan fase 2 heeft als doel binnen een jaar tot een operationele oplossing komen, passend binnen internationale ontwikkelingen, met de nadruk op hergebruik van bestaand werk - Deelnemende partijen zijn bereid om tijd en geld in dit project te investeren Het is de verwachting dat niet alle partijen bereid zijn zich (direct) aan deze uitgangspunten te verbinden. Het advies is dit te accepteren, maar partijen wel de mogelijkheid bieden in een later stadium alsnog mee te doen. Wanneer geaccepteerd wordt dat niet alle genodigden zich zullen verbinden aan deze uitgangspunten moet bepaald worden onder welke voorwaarden doorgegaan wordt met fase 2. Dit zou een deel van de markt moeten zijn dat enerzijds voldoende groot is om geloofwaardig te werken aan een oplossing voor heel Nederland (passend in het Europees landschap) en anderzijds voldoende uitgangspunten deelt om voortgang te maken (Gedacht kan worden aan minimaal 5 partijen uit de top 20). Om al snel in fase 2 een beeld te krijgen van het draagvlak adviseren wij een startbijeenkomst te organiseren om de balans op te maken en te kijken welke partijen gemotiveerd zijn om samen te werken aan concrete invulling van (de route naar) een afsprakenstelsel. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 7 van 51

1 Inleiding & onderzoeksopzet E-factureren biedt mogelijkheden voor het Nederlands bedrijfsleven om een aanzienlijke kostenbesparing te realiseren 2. Het gebruik is echter nog beperkt en vooral geconcentreerd bij de inkoopkant van grote organisaties binnen overheid en bedrijfsleven. Het is de veronderstelling van het Ministerie van EL&I dat een laagdrempelige infrastructuur 3 kan bijdragen de besparingen voor zoveel mogelijk bedrijven binnen handbereik te brengen en het gebruik te vergroten. Voor u ligt het onderzoek dat Innopay in opdracht van het ministerie van EL&I verricht heeft naar de mogelijkheden tot samenwerking tussen s. Dit met als uiteindelijke doel om deze laagdrempelige infrastructuur te realiseren. De hypothese voor deze marktverkenning is dat samenwerking tussen s (service providers) in een 4-partijenmodel, kan bijdragen aan een laagdrempelige infrastructuur en daarmee aan een groter gebruik. Dit rapport beschrijft de resultaten van het onderzoek. Het geeft inzage in de bereidheid tot samenwerking tussen s en de mogelijke onderwerpen van samenwerking. De volgende fase zal zich richten op de invulling van de samenwerking. 1.1 Onderzoeksopzet 1.1.1 Doel De doelstelling van het onderzoek is het verkennen van draagvlak voor samenwerking tussen marktpartijen op het gebied van e-factureren in een 4-partijenmodel. 1.1.2 Onderzoeksvragen Het onderzoek is begonnen met 5 onderzoeksvragen. Een zesde vraag is optioneel gesteld en zal, bij voldoende interesse vanuit de markt om hieraan mee te doen, beantwoord worden in fase 2. De onderzoeksvragen zijn als volgt: 1. Lost een vierpartijenmodel het belangrijkste knelpunt op bij de massale adoptie van e-factureren in Nederland? Motiveer het antwoord. 2. Is de lijst van relevante nationale en internationale initiatieven compleet? Zo nee, welke belangrijkste initiatieven zijn er nog meer? 3. Hoe kunnen deze (of een subset van) initiatieven met elkaar verbonden worden zodat kritische massa ontstaat en bijdraagt aan het oplossen van een belangrijk (het belangrijkste) knelpunt in de massale adoptie van e-factureren in Nederland? 4. Hoe moet een vierpartijenmodel worden vormgegeven en wat is daarvoor nodig? 2 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/elektronisch-factureren 3 Zie hoofdstuk 2 Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 8 van 51

5. Onderzoek de mogelijkheid om de belangrijkste spelers voor een vierpartijenmodel te mobiliseren. 6. Werk bij voldoende draagvlak een financieringsmodel uit voor ontwikkeling en beheer. Uit deze onderzoeksvragen spreken twee hypothesen: - Het ontbreken van een laagdrempelige infrastructuur voor e-factureren is het belangrijkste knelpunt voor massaal gebruik; en - Een vierpartijenmodel kan bijdragen aan een laagdrempelige infrastructuur. 1.1.3 Onderzoek in vier stappen Op basis van genoemde vraagstelling is het onderzoek verdeeld in vier stappen, zoals weergegeven in figuur 1. De onderzoeksvragen 1 t/m 5 worden in de verschillende stappen beantwoord. 1. Marktonderzoek & analyse 2. Uitgangspunten voor model & proces 3. Marktconsultatie 4. Conclusies & advies Figuur 2 Onderzoeksopzet In stap 1 van het onderzoek zijn opties en maatregelen verzameld om in Nederland in te zetten voor de verdere ontwikkeling van de markt voor e-facturatie. Hier is ook een overzicht gemaakt van Europese initiatieven op het gebied van elektronisch factureren en zijn deze beoordeeld op hun toepasbaarheid in Nederland. In stap 2 worden uitgangspunten van een 4-partijenmodel toegepast op de markt van elektronisch factureren en voorwaarden benoemd om te komen tot gedragen oplossingen. In stap 3 zijn de belangrijkste spelers in de Nederlandse markt voor e-facturatie geïnterviewd en geconsulteerd over de uitkomsten en inzichten uit stap 1 en 2, op basis van een consultatiedocument. Tenslotte zijn in stap 4 aanbevelingen gedaan voor fase 2. 1.1.4 Onderzoeksmethode Om de onderzoeksvragen te beantwoorden zijn drie onderzoeksmethoden toegepast: - Er is een marktanalyse uitgevoerd om Europese initiatieven in kaart te brengen en hun toepasbaarheid in Nederland te toetsen. - Er is geput uit ervaring in eerdere projecten en uit andere sectoren om het concept van een 4- partijenmodel te beschrijven voor de specifieke kenmerken van de markt voor elektronisch factureren. - Er is een marktconsultatie uitgevoerd waarin s uit verschillende sectoren is gevraagd te reageren op het concept van een 4-partijenmodel voor elektronisch factureren. Ook is hen gevraagd naar hun eigen rol in zo n model. De verschillende aspecten van een afsprakenstelsel zijn bij marktpartijen getoetst en er is gevraagd naar hun bereidheid om deel te nemen aan een tweede fase om een afsprakenstelsel verder te onderzoeken. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 9 van 51

1.2 Leeswijzer In deze inleiding wordt de structuur van het onderzoek uiteengezet en de onderzoeksvragen gepresenteerd. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 de scope van e-factureren vastgesteld en worden hypotheses en uitgangspunten gepresenteerd. Er wordt een aantal begrippen vastgesteld en er wordt onderscheiden welke contexten onderdeel uitmaken van het onderzoek. Eén van de hypothesen uit hoofdstuk 2 stelt dat een 4-partijenmodel bij kan dragen aan het gebruik van e-factureren. In het vierde hoofdstuk wordt dit 4-partijenmodel uiteengezet en worden de verschillende rollen beschreven die partijen in een 4-partijenmodel kunnen aannemen. In het derde hoofdstuk worden de onderzoeksvragen over Europese initiatieven beantwoord. Hoofdstuk 5 presenteert de resultaten van de marktconsultatie. Hoofdstuk 6 kijkt, met de resultaten van de drie delen van het onderzoek, terug op de uitgangspunten en beantwoordt de onderzoeksvragen. Het gaat hier om een op zich zelf staand onderzoek binnen een beperkte selectie van marktpartijen, het onderzoek had niet als doel om volledig representatief te zijn. Reacties en antwoorden op vragen zijn niet terug herleidbaar naar individuele bedrijven. Wel is, waar relevant, de categorie aangegeven omdat deze in sommige gevallen belangrijk is voor de duiding van reacties. In bijlage 3 is een lijst met geïnterviewden en een beschrijving van de interviewmethode opgenomen. Ten slotte worden in hoofdstuk 7 de resultaten van de verschillende delen van het onderzoek samengebracht en vertaald naar een concreet advies voor fase 2 van dit project. Het rapport bevat vier bijlagen. In de eerste bijlage worden uitdagingen en risico s voor de tweede fase benoemd. In bijlage 2 worden nationale en internationale initiatieven beschreven. In bijlage 3 zijn aanvullende beschrijvingen van business modellen in tweezijdige markten opgenomen. De vierde bijlage bevat een lijst met geïnterviewden en een korte beschrijving van de interviewmethode. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 10 van 51

2 E-factureren: definities en ambities Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden dienen een aantal begrippen nader te worden gedefinieerd en is afbakening van de scope nodig. In dit hoofdstuk worden deze uitgangspunten geformuleerd en worden belangrijke definities voor dit onderzoek uitgewerkt. De definities zijn alleen bedoeld in de context van het onderzoek. 2.1 Uitgangspunten van het onderzoek 2.1.1 Scope van e-facturatie E-factureren kan voordelen bieden aan zowel de verzender, als de ontvanger. In dit onderzoek is het om beide te doen. De marktverkenning richt zich op berichten die van begin tot eind elektronisch zijn en niet tussentijds gedigitaliseerd worden. Daarnaast richt het onderzoek zich niet specifiek op bepaalde soorten facturen of doelgroepen. 2.1.2 Massaal gebruik Voor netwerkdiensten zoals e-factureren geldt dat het aantrekkelijker is om deel te nemen wanneer anderen ook deelnemen. Het succes van e-factureren hangt dan ook samen met gebruik door een zekere kritische massa van verzenders en ontvangers. Deze kritische massa kan omschreven worden als de hoeveelheid gebruikers die nodig is om elektronisch factureren de gebruikelijke vorm van factureren te laten zijn. Op dit moment is elektronisch factureren vooral gedreven voor de grotere bedrijven en organisaties. Voor het bereiken van massaal gebruik zal ook een aanzienlijke hoeveelheid van het MKB elektronische factureren moeten gaan verzenden en ontvangen (naar grotere organisaties en onderling). 2.1.3 Een laagdrempelige infrastructuur Om het voor alle bedrijven de moeite waard te maken om over te stappen op elektronisch factureren, ook voor hen die relatief weinig facturen versturen of ontvangen, mag starten niet veel moeite kosten. De vraagstelling van dit onderzoek gaat ervan uit dat de voornaamste oorzaak voor het uitblijven van massaal gebruik schuilt in het ontbreken van een laagdrempelige infrastructuur om elektronische facturen uit te wisselen. De twee onderdelen van laagdrempelige infrastructuur voor dit onderzoek worden als volgt gedefinieerd: Infrastructuur: een structuur van systemen, partijen, hulpmiddelen en afspraken die maken dat partijen onderling e-facturen kunnen uitwisselen Laagdrempelig: eenvoudig toe te passen, voor iedereen toegankelijk, snel te ontsluiten, zonder veel moeite, lage kosten, lage tijdsinspanning Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 11 van 51

2.1.4 Bijdrage van een 4-partijenmodel Een tweede hypothese die in de onderzoeksvragen besloten ligt stelt dat een 4-partijenmodel kan bijdragen aan laagdrempelige infrastructuur. In hoofdstuk 3 zal verder ingegaan worden op het 4- partijenmodel. 2.1.5 Gebruik van bestaande initiatieven Uitgangspunt voor een mogelijke invulling is dat zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van bestaande structuren en systemen en er zo min mogelijk nieuw wordt ontwikkeld. Dit geldt voor standaarden, maar ook voor bestaande Nederlandse en Europese samenwerkingsverbanden. Rondom het gebruik van bestaande initiatieven zijn er de volgende uitgangspunten: - Er worden algemeen geaccepteerde standaarden gebruikt - Er wordt geen nieuwe factuurstandaard gecreëerd - Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van bestaande (samenwerkings)initiatieven - Er is een plek voor bestaande oplossingen in het model - Er wordt rekening gehouden met Europese samenwerking en het model biedt mogelijkheden voor grensoverschrijdende relaties 2.1.6 Samenwerken om eindgebruikers groter bereik te bieden E-factureren is een netwerkdienst, hoe meer partijen aan het netwerk deelnemen, hoe meer waarde deze partijen van hun deelname ondervinden. De ambitie van dit onderzoek is om een basis te leggen voor samenwerking tussen s, om daarmee eindgebruikers beter te bedienen. De scope van deze marktverkenning is het onderzoeken van samenwerking tussen s. Deze samenwerking is erop gericht dat eindgebruikers (verzenders of ontvangers) in principe niet met meer dan één oplossing en/of zouden hoeven te werken om al hun facturen te kunnen verzenden en/of ontvangen. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 12 van 51

3 Het 4-partijenmodel als model voor samenwerking Zoals in de inleiding is gesteld, is één van de hypothesen van dit onderzoek dat een 4-partijenmodel bijdraagt aan het creëren van een laagdrempelige infrastructuur voor elektronisch factureren. In dit hoofdstuk worden de kenmerken van een 4-partijenmodel beschreven. 3.1 Het 4-partijenmodel In een 4-partijenmodel hebben beide kanten van het netwerk een eigen. Iedere ontvanger heeft een en iedere verzender heeft een. Het aantal s is ten opzichte van de achterliggende groep verzenders en ontvangers zeer klein. Een uitdaging in een tweezijdige markt is dat er een ecosysteem bestaat waarin de twee verschillende groepen eindgebruikers verschillende eisen stellen aan de geboden dienstverlening. Aan beide kanten zijn (zeer) veel partijen die elkaar willen bereiken, het 4-partijenmodel voorziet in een oplossing voor dit zogenaamde many-to-many vraagstuk: beide partijen kunnen kiezen voor een en hoeven slechts zaken te doen met één voor verzenden of ontvangen (of beide). Onderdeel van het model is dat deze contact heeft met de s aan de overkant. Op deze manier kan iedereen (binnen het stelsel ) bereikt worden. Vier rollenmodel Verzender Handelsrelatie Ontvanger E-factureren E-faktureren Factuurstroom E-factureren E-faktureren E-faktureren ONTVANGER ONTVANGER ONTVANGER Figuur 3 De rollen in een 4-partijenmodel De vier rollen zoals genoemd zijn zichtbaar in de figuur, waarin de bovenste twee partijen een factuur moeten uitwisselen. Er bestaan verschillende s voor beide rollen en sommige s combineren de rollen in zich. Belangrijk uitgangspunt voor het model is dat verzenders en ontvangers, wanneer zij een relatie aangaan met een binnen het model, daarmee alle voor hem relevante partijen kunnen bereiken die ook gebruik maken van een binnen het model. Dit betekent dat verzenders die gebruik maken van een binnen het model, elektronisch hun facturen kunnen versturen naar iedereen die een voor ontvangers Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 13 van 51

binnen het model heeft. Ontvangers kunnen er zeker van zijn dat zij, wanneer zij gebruik maken van een voor ontvangers binnen het netwerk, facturen van iedere verzender binnen het model, elektronisch kunnen ontvangen. Deze zekerheid over bereik is belangrijk omdat dit er voor zorgt dat een verzender of ontvanger nooit meer dan één nodig heeft. Hiermee wordt de complexiteit die nu bestaat vanwege de fragmentatie van de markt niet volledig opgeheven, maar wel onzichtbaar gemaakt voor eindgebruikers van de oplossing. 3.2 Samenwerken in een afsprakenstelsel Binnen een 4-partijenmodel voor e-factureren zijn varianten mogelijk voor de terreinen waarop wordt samengewerkt en hoe deze samenwerking wordt vormgegeven. Hierover moeten samenhangende afspraken worden gemaakt in een zogenaamd Afsprakenstelsel. Afspraken kunnen gaan over de manier waarop informatie wordt uitgewisseld, de functies die worden ondersteund en op welke manier er wordt samengewerkt. Dit zijn de drie lagen zoals weergegeven in Figuur 4. Bovenop de lagen waarin wordt samengewerkt, zullen s hun eigen product of service definiëren richting hun klanten. Participanten - Producten - Diensten - Proposities Competitief Beheer/ organisatie Functie Informatie-uitwisseling - Regels en reglementen - Business model - Merk & licensering - Specificaties & certificering - Functionaliteit - Semantiek - Berichtstandaarden -... - Protocollen - Connectiviteit - Beveiliging -... Coöperatief Figuur 4 Lagen in een afsprakenstelsel Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 14 van 51

Binnen het model wordt er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen een competitief en een coöperatief domein. Een afsprakenstelsel richt zich op de coöperatieve aspecten. Dit zijn onderdelen waarop service providers samen moeten werken om hun diensten te kunnen ontwikkelen. Belangrijk is om ruimte te laten om toegevoegde waarde te leveren bovenop de basisfunctionaliteit van de netwerkdienst. Hiermee zullen partijen zich onderscheiden in het competitieve domein. Binnen het coöperatieve domein worden afspraken gemaakt op verschillende niveaus: - Beheer/organisatie: onder welke business condities werken we, wat zijn rollen en verantwoordelijkheden en hoe gaan we om met veranderingen - Toepassing/functionaliteit: wat doet de oplossing, welke functionaliteit ondersteund - Informatie-uitwisseling: hoe wisselen we technisch informatie uit Voor elk van deze lagen geldt dat afspraken gemaakt moeten worden. Tevens moet worden vastgelegd over de manier waarop in de toekomst, tijdens de beheerfase, over wijzigingen wordt besloten. Dienstverleners worden uitgedaagd producten en diensten te ontwikkelen die zo goed mogelijk aansluiten bij de specifieke wensen van individuele klanten. Op eigenschappen uit het coöperatieve domein (basisfunctionaliteit, bereik, beveiliging, etc.) wordt niet geconcurreerd. 3.3 Routes naar een afsprakenstelsel Een afsprakenstelsel kan op verschillende manieren tot stand komen: 1. Onder leiding van een centrale organisatie: op één plek wordt een afsprakenstelsel geschreven en het is aan (potentiële) deelnemers om er aan mee te doen of niet. De samenwerking tussen banken binnen Mastercard en Visa en de totstandkoming van het Europese MyBank zijn hiervan voorbeelden. 2. Het afsprakenstelsel komt tot stand in samenwerking tussen s: partijen werken samen op basis van gelijkwaardigheid en komen samen tot afspraken. Op deze manier zijn ideal en eherkenning tot stand gekomen. Alle twee de varianten hebben voor- en nadelen. Het hangt van de situatie, de markt en het aantal (potentiële) partners af wat de beste manier is om tot afspraken te komen. Met (zeer) veel partijen is het niet eenvoudig om in het (intensieve) proces om te komen tot een afsprakenstelsel iedereen aan tafel te hebben. Daar staat tegenover dat het voor de acceptatie van het stelsel goed is, wanneer alle (potentiële) deelnemers zich (mede-)auteur van het stelsel voelen. In elk van de varianten is draagvlak onder de s in het afsprakenstelsel een voorwaarde om over samenwerking te spreken. Deze marktverkenning is een eerste stap om dit draagvlak te verkennen en te zoeken naar de beste manier om tot afspraken te komen. In hoofdstuk 7 wordt, op basis van resultaten van de marktconsultatie, verder ingegaan op het proces voor fase 2. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 15 van 51

4 Bijdrage van Nederlandse en Europese initiatieven E-factureren is door de Europese Commissie geïdentificeerd als een belangrijk component voor een innovatieve en competitieve Europese economie. Met het oog daarop zijn er in Europa afspraken gemaakt in de zogenaamde 2020-strategie. Hierin staan de doelen beschreven die Europa stelt aan het gebruik van e-factureren in de lidstaten. In Europa, maar ook wereldwijd zijn er in de afgelopen jaren initiatieven ontplooid om het gebruik van e-factureren te vergroten. Uitgangspunt voor een Nederlands model voor samenwerking moet zijn dat waar mogelijk wordt aangesloten bij initiatieven op Europese schaal en van andere buitenlandse initiatieven zoveel mogelijk wordt geleerd. Daarom is er voor dit onderzoek een overzicht gemaakt van vooraf geselecteerde buitenlandse initiatieven op het gebied van e- factureren. Dit overzicht is opgenomen in de bijlage 2 van dit rapport. 4.1 Inventarisatie van initiatieven 4 Uit de inventarisatie van initiatieven blijkt dat de verschillende initiatieven voor e-facturatie in Europa zich richten op verschillende problematieken. Dit zijn de volgende: 1. Geografie. Een aantal initiatieven (NemHandel, Zoomit, Finvoice, etc) richten zich op een specifiek land of regio. Een ander deel van de initiatieven heeft daadwerkelijk een pan-europese focus. 2. Laag van interoperabiliteit. Initiatieven richten zich op één of meer van onderstaande lagen van interoperabiliteit: - beheer en organisatie (inclusief overeenkomsten (modelovereenkomsten, multilaterale overeenkomsten)) - functies/toepassingen (afspraken over het gebruik van standaarden) - uitwisselingslaag (afspraken over het gebruik van protocollen voor berichtenuitwisseling) 3. Scope van het initiatief in het gehele proces van handel. Initiatieven onderscheiden zich in de scope die ze hebben in het handelsproces van organisaties, zoals orders, facturen, betalingen of berichten specifiek voor aanbestedingsprojecten van overheden (PEPPOL) Figuur 5 geeft een overzicht van de scope van de meest relevante initiatieven op een tweetal dimensies (verschillende soorten van berichten en laag van interoperabiliteit ). 4 - http://www.peppol.eu/about_peppol/project_partners/france - http://www.cen.eu/cen/sectors/sectors/isss/activity/pages/mug.aspx - http://www.finbox.nl/ - www.zoomit.nl - www.peppol.eu - http://lijsten.forumstandaardisatie.nl/internationale-ontwikkelingen/efactureren - Reaping the benefits of electronic invoicing for Europe - E-invoicing 2010, EBA & Innopay, 2010 Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 16 van 51

Figuur 5: Scope van relevante e-facturatie initiatieven Ten aanzien van de focus van de verschillende initiatieven valt het volgende op: - PEPPOL richt zich op alle lagen van interoperabiliteit en heeft een pan-europese focus. PEPPOL is een meta-afsprakenstelsel: landen kunnen een afsprakenstelsel inrichten conform de PEPPOLspecificaties, waarbij wel het beheer van dat afsprakenstelsel (governance) per land wordt georganiseerd. Er is wel een overkoepelende beheersorganisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van de PEPPOL-specificaties op Europees niveau. Door deze manier van werken wordt interoperabiliteit tussen verschillende PEPPOL gemeenschappen gewaarborgd. - Ook NemHandel richt zich op alle lagen van interoperabiliteit, en is een initiatief met een sterke Deense focus. NemHandel is in veel opzichten in lijn met PEPPOL. - De UN/CEFACT CII, UBL en ISO20022 standaarden voor de elektronische factuur zijn bestaande standaarden die goed zijn gepositioneerd voor gebruik in een elektronisch facturatie netwerk om de volgende redenen: - De standaarden beschrijven niet alleen standaarden voor een elektronische factuur maar standaardiseren een grotere set van elektronische standaarden, zoals een inkooporder, etc. Als gevolg hiervan staan deze standaarden relatief gemakkelijke integratie toe met andere handelsprocessen doordat de definitie van elementen in de UN/CEFACT CII gelijk is aan de definitie in deze andere documentstandaarden. - De standaarden zijn tot stand gekomen met inachtneming van de vereisten van verschillende sectoren en geografische gebieden. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 17 van 51

- Er wordt gewerkt aan convergentie tussen de UBL, UN/CEFACT en ISO20022 standaarden. Deze convergentie heeft niet tot resultaat dat er één enkele standaard in Europa zal bestaan, maar dat de drie standaarden gebaseerd zullen zijn op hetzelfde semantische model, wat eenvoudige mapping van de standaarden mogelijk maakt. - De standaarden zijn bewezen standaarden omdat ze al gebruikt worden in verschillende e- facturatie toepassingen. PEPPOL maakt bijvoorbeeld gebruik van UBL en van UN/CEFACT CII. - Ten aanzien van de standaarden voor e-facturatie is het volgende van belang: - De UN/CEFACT CII is ontwikkeld als een factuurstandaard die tot stand is gekomen door te kijken naar de specifieke vereisten van verschillende industrieën. Hierdoor is de UN/CEFACT CII een rijke factuur, geschikt voor veel sectoren. Deze rijkheid brengt echter wel een zekere complexiteit met zich mee. - CEN heeft een implementatiehandleiding beschikbaar gesteld voor het gebruik van de UN/CEFACT CII, waarin wordt beschreven welke velden minimaal aanwezig moeten zijn. Deze core invoice beschrijft een hanteerbare implementatie van de CII die toegepast kan worden door bijvoorbeeld het MKB. - ISO20022 is een standaard die met name gebruikt wordt door de financiële industrie. De Financial Invoice is onderdeel van de ISO20022-bibliotheek. Ook hiervoor geldt dat de ISO20022-bibliotheek ook andere documenten bevat, zoals interbancaire betalingen, financieringsverzoeken, betaalverzoeken, etc. - UBL is een veelgebruikte set van standaarden, en wordt onder andere ook in PEPPOL gebruikt, en is ook de basis geweest voor de ontwikkeling van FinVoice (Finland) en Zoomit (België). - Verschillende initiatieven richten zich op het ontwikkelen van modelovereenkomsten tussen e- facturatie s (CEN Model Agreement, EESPA). Bij modelovereenkomsten is onderscheid te maken tussen bilaterale overeenkomsten en multi-laterale overeenkomsten. Bij bilaterale overeenkomsten dienen alle s in het netwerk overeenkomsten met elkaar aan te gaan. Er zijn dus in een dergelijk model een veelvoud aan bilaterale overeenkomsten mogelijk (bijvoorbeeld, bij 100 s zijn 4950 bilaterale overeenkomsten nodig). - Bij multilaterale overeenkomsten is sprake van een centrale beheersorganisatie, waarbij alle s een overeenkomst hebben met de beheersorganisatie. Hierin zijn de voorwaarden opgenomen die van toepassing zijn op communicatie tussen de s (hierbij zijn bij dezelfde 100 s slechts 100 multilaterale overeenkomsten nodig). Als zodanig is het model van multilaterale overeenkomsten beter schaalbaar. - Verder zijn er verschillende initiatieven die zich richten op het presenteren van facturen in het bankportaal van een consument (FinVoice, Zoomit, Finbox). Deze initiatieven hebben een nationale focus. FiNBOX (de Nederlandse B2C e-facturatieoplossing), maakt gebruik van een zelf ontwikkelde standaard voor factuurinformatie en communicatieprotocollen. Zoomit en FinVoice zijn gebasseerd op de UBL standaard voor facturen. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 18 van 51

4.2 Relevantie voor Nederland Gezien de gewenste laagdrempeligheid van de infrastructuur is het aan te bevelen om te toetsen hoe partijen aankijken tegen een model op basis van multilaterale overeenkomsten in plaats van bilaterale overeenkomsten. Laagdrempeligheid (voor deelnemers) is erbij gediend dat nieuwe spelers die toetreden tot het model geen overeenkomsten hoeven te sluiten met alle spelers die reeds in het model aanwezig zijn. PEPPOL heeft zich ontwikkeld tot een meta-afsprakenstelsel om landelijke infrastructuren voor e- facturatie aan elkaar te koppelen. Daarbij beschrijft PEPPOL alle lagen van het interoperabiliteitsmodel, van organisatie en beheer tot aan de infrastructuur. In de volgende fase is het aan te bevelen te toetsen in hoeverre PEPPOL bruikbaar is als uitgangspunt voor een afsprakenstelsel voor e- facturatie binnen Nederland. Gezien de verdergaande convergentie tussen de UBL, UN/CEFACT en ISO20022 standaarden voor de e-facturen is het van belang te toetsen wat het draagvlak is in de markt voor het gebruik van deze standaarden in een Nederlands afsprakenstelsel. In het kader van laagdrempeligheid dient daarbij ook de implementatiehandleiding meegenomen te worden die CEN heeft ontwikkeld voor implementatie van de UN/CEFACT CII Core Invoice. Deze Core Invoice is met name (maar niet uitsluitend) bruikbaar in een MKB omgeving. Bestaande initiatieven die er zijn voor het faciliteren van B2C e-facturatie (zoals FiNBOX, Zoomit en FinVoice) worden in de meeste gevallen geëxploiteerd door een combinatie van banken en e- facturatie s. De ambities van FiNBOX ten aanzien van uitbreiden naar B2B zijn interessant. Wanneer banken en s hier daadwerkelijk aan gaan werken, kan in een vroegtijdig stadium worden onderzocht welke rol bestaande s in een laagdrempelige infrastructuur kunnen spelen, en welke rol een laagdrempelige infrastructuur wellicht kan spelen voor bestaande initiatieven. Bestaande initiatieven voor interoperabiliteit tussen e-facturatie s, zoals EESPA, HubAlliance en VeR bieden geen oplossing voor de Nederlandse situatie, maar kunnen wel dienen ter inspiratie en ter lering bij het ontwerpen van een laagdrempelige infrastructuur, met name op onderwerpen als gebruik en implementatie van standaarden, infrastructuur protocollen en schaalbaarheid van bilaterale overeenkomsten. De EESPA modelcontracten bieden op zich wel veel aanknopingspunten voor toepassing in een Nederlands initiatief. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 19 van 51

5 Resultaten marktverkenning In dit hoofdstuk zijn de reacties uit de marktconsultatie geïnventariseerd en worden de resultaten gepresenteerd. 5.1 Reacties op uitgangspunten van het onderzoek In de interviews is een aantal van de uitgangspunten van het onderzoek getoetst. Is het gebrek aan een laagdrempelige infrastructuur (voor het verzenden en ontvangen van facturen) de grootste barrière voor gebruik van e-factureren (in het MKB)? In het algemeen wordt dit uitgangspunt onderschreven. Verschillende respondenten geven echter aan dat er naast de afwezigheid van een laagdrempelige infrastructuur nog een paar belangrijke barrières bestaan. Regelgeving wordt vaak genoemd, zeker internationaal. Draagt een 4-partijenmodel bij aan het wegnemen van deze barrière? Uit interviews komt duidelijk naar voren dat marktpartijen de onvolkomenheden zien van de huidige praktijk waarin individuele partijen moeten aansluiten op verschillende s om hun hele netwerk te kunnen bereiken. Wanneer het aansluiten op één bereik naar x andere s zou betekenen, zullen veel meer bedrijven ervoor kiezen elektronisch te gaan factureren. 5.2 Instemming met definities & doelstelling 5.2.1 Een laagdrempelige infrastructuur voor gebruikers en aanbieders Over het algemeen hebben respondenten een brede interpretatie van een laagdrempelige infrastructuur. Infrastructuur wordt opgevat als breder dan alleen de laag om berichten uit te wisselen. Het woord laagdrempelig wordt op twee manieren opgevat: - Eenvoudig aansluiten voor verzenders en ontvangers (de eindgebruikers) - Eenvoudig aansluiten voor en de eisen die gesteld worden aan deelnemers aan een afsprakenstelsel. Voor eindgebruikers geldt natuurlijk dat het aansluiten op één al een verlichting betekent ten opzichte van aansluiten op verschillende s. Toch is het algemene beeld dat het aansluiten van (grote groepen) verzenders en ontvangers bepalend is voor het succes: dit moet zo eenvoudig mogelijk. Tussen de twee betekenissen van laagdrempelig (voor eindgebruikers en s) bestaat een verband. Hoewel niet alle partijen overtuigd zijn van het belang van beveiliging ( de postbus is toch ook niet beveiligd, controle dient plaats te vinden bij de ontvanger ), is voor een deel van de respondenten beveiliging van (meer) belang. Voor de beveiliging en het vertrouwen van het netwerk geldt dat het eenvoudiger maken van aansluiting door eindgebruikers vraagt om strengere eisen aan Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 20 van 51

s. Wanneer blijkt dat er een rotte appel onder de eindgebruikers zit, willen verschillende respondenten dat zijn/haar in staat is de schade te beperken. Dit kan bereikt worden door eisen te stellen bij het aansluiten van eindgebruikers of s. Afhankelijk van de manier waarop dit georganiseerd wordt, kan dit ten koste gaan van de laagdrempeligheid voor eindgebruikers of s. 5.2.2 Gebruik maken van bestaande initiatieven Alle respondenten spreken uit dat niet opnieuw het wiel uitgevonden moet worden. Er bestaan al zeer veel standaarden en op verschillende plaatsen wordt gewerkt aan initiatieven voor samenwerking. Waar mogelijk gebruikmaken van deze initiatieven wordt breed gezien als een voorwaarde voor succes. Service providers zien EESPA als een veelbelovend initiatief omdat daar al veel werk is verricht op het gebied van interoperabiliteit. Hergebruiken van wat er binnen EESPA is bedacht, is zeker voor grotere partijen een must. Voor ERP leveranciers geldt dat aansluiting bij Europese ontwikkelingen vooral belangrijk is omdat dan ontwikkelkosten kunnen worden beperkt of gespreid over een grotere markt. Verschillende respondenten (e-factureren s) wijzen nadrukkelijk op de mogelijkheden die PEPPOL biedt. Het Europese initiatief PEPPOL, oorspronkelijk bedoeld om elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden in verschillende mogelijk te maken, biedt ook handvatten voor toepassing in B2B. Hoewel PEPPOL over veel meer dan de factuur gaat (zie ook bijlage 1 over de breedte van dienstverlening) zijn onderdelen ervan mogelijk te gebruiken in een afsprakenstelsel ( de adresstructuur van PEPPOL kan zo overgenomen worden ). In Nederland is door een aantal s het initiatief genomen voor samenwerking onder de naam OneInvoice. Hoewel dit initiatief nog niet breed extern gecommuniceerd is, spreekt uit dit initiatief duidelijk de wil om samen te werken. 5.2.3 Verschillende uitgangsposities per categorie s E-factureren s Partijen die op dit moment een propositie aanbieden aan verzenders of ontvangers van facturen zijn er natuurlijk bij gebaat hun klantenportefeuille te behouden. Deelname aan een afsprakenstelsel zal voor deze partijen dan ook altijd parallel zijn aan de huidige dienstverlening. Voor de geïnterviewden in deze categorie is het 4-partijenmodel niet nieuw. Ze zijn zich bewust van de voor- en nadelen. Het consultatiedocument is wel behulpzaam geweest bij het concreet maken van de uitdaging en introduceert een begrippenkader waarmee deze marktpartijen beter hun eisen en randvoorwaarden kunnen omschrijven. Banken De positie van banken kan belangrijk zijn gezien hun bereik in het MKB. Een belangrijke voorwaarde voor banken is dat iedere netwerkdienst waar zij aan deelnemen voldoet aan minimale criteria voor vertrouwen en beveiliging. Deelname van banken in een netwerk zal kunnen vereisen dat andere partijen gecertificeerd moeten worden. Ook zullen andere partijen minimale screening van hun klanten moeten doen, willen banken bereid zijn deel te nemen. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 21 van 51

Banken zelf zijn vooral geïnteresseerd in e-factureren vanuit de koppeling met supply chain finance (financiering). Banken geven aan nog te twijfelen over de positionering en noodzaak van e-facturatie in combinatie met de rest van hun dienstenportofolio. In het consumenten- en MKB-segment geven banken aan behoorlijk te hebben geïnvesteerd in FiNBOX. De positie van FiNBOX in een eventueel 4-partijenmodel is dan ook een belangrijk thema in hun overweging om deel te nemen. De theorie van het 4-partijenmodel is bij banken zeer bekend. Banken zijn vertrouwd met dit model omdat veel van hun betaaldiensten zijn gebasseerd op het 4-partijenmodel. Het referentiekader uit de betaalwereld maakt wel dat banken gewend zijn aan stelsels met een hoog beveiligingsniveau en strikte eisen voor toetreding. Software-leveranciers Veel aanbieders van bedrijfssoftware kennen al functies voor het versturen van e-facturen. Vaak gaat het dan om export-mogelijkheden om facturen te mailen en om facturen in bepaalde formaten te importeren. Koppelingen bestaan binnen het eigen platform en het gebruik van deze functies is (nog) niet groot. Enkele pakketten bieden ook de mogelijkheid om facturen te versturen naar Digipoort. Aanbieders geven aan open te staan om meer koppelingen te faciliteren wanneer klanten daarom vragen. Uit het onderstaande overzicht van de pakketten waar facturen ontstaan blijkt wel dat softwareleveranciers een zeer groot bereik kennen. Software-leveranciers worden door de andere groepen e- facturen s (BSPs, banken) gezien als sleutelpartij bij het forceren van een doorbraak in e-factureren. De leveranciers zelf geven aan wel mee te willen doen, maar hebben nog niet direct een beeld bij de manier waarop. Figuur 6 Bron: Factuurmonitor 2012 Werken in een 4-partijenmodel is voor software-leveranciers nieuw. Tijdens de interviews bleek dat het consultatiedocument veel nieuwe informatie bevatte en ontwikkelaars van bedrijfssoftware inspiratie heeft geboden. Wel zal er in een eventueel vervolg rekening mee moeten worden Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 22 van 51

gehouden dat de industrie van bedrijfssoftware een zeer competitieve markt is waarin samenwerking niet evident is. Overheid Als relevante partij om mee te doen wordt door vrijwel alle respondenten de overheid genoemd. Op dit moment is Digipoort de toegangspoort voor elektronische facturen aan de overheid. Dienstverleners geven aan het cruciaal te vinden dat de overheid, met Digipoort, meedoet wanneer gesproken wordt over samenwerking en het afstemmen van berichten, protocollen service levels. Respondenten geven aan dat met Digipoort een belangrijke ontvanger in het stelsel zit en dat dit de geloofwaardigheid van het stelsel vergroot. Andersom kan gesteld worden dat als Digipoort niet meedoet, moeilijk is uit te leggen dat de samenwerking echt veelbelovend is. 5.3 Scope van een afsprakenstelsel 5.3.1 Bereik is belangrijkste drijfveer Respondenten geven aan dat (toename van) bereik een belangrijke meerwaarde van samenwerking is. Hierin zit de kracht van een 4-partijenmodel. Anderzijds is de huidige praktijk dat er alleen bilateraal afspraken gemaakt worden. Door verschillende respondenten (zowel e-factureren als anderen) is verklaard dat onderscheid moet worden gemaakt tussen een basisdienst e-factureren en aanvullende diensten. Voor deze basisdienst zou het bereik geen differentiator mogen zijn (en moeten verzenders en ontvangers elkaar dus onafhankelijk van hun kunnen vinden), waar dat bij aanvullende diensten mogelijk wel het geval is. In verschillende interviews wordt de mogelijkheid geopperd om bepaalde groepen gebruikers te bereiken via een tussenstap. Dit is mogelijk wanneer een een grote groep eindgebruikers vertegenwoordigt, maar zelf niet aan een samenwerking kan of wil deelnemen. Verzender Handelsrelatie Ontvanger Dienstverlener A E-factureren E-faktureren Afsprakenstelsel E-factureren E-faktureren E-faktureren ONTVANGER figuur Aansluiten via tussenpartij Via deze route is het mogelijk om in het stelsel, via s die zelf niet deelnemen, wel snel voldoende bereik te realiseren. Hiervoor is afstemming nodig tussen de partijen die meedoen aan de ontwikkeling van het afsprakenstelsel en zij die als tussenpartij fungeren. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 23 van 51

5.3.2 Business model Niet alle respondenten geven inhoudelijk antwoord op de vragen over mogelijke business modellen. Eén geeft het advies dit onderwerp achterwege te laten omdat het teveel tijd zou kosten om hier onderling bevredigende afspraken over te maken. Sommige respondenten vrezen ten onrechte dat open afspraken over verdienmodellen op bezwaren zullen stuiten van de Mededingingsautoriteit. Anderzijds vraagt de pragmatische instelling waarvan respondenten in de marktconsultatie blijk geven wel aandacht voor de manier waarop investeringen in het maken van afspraken kunnen worden terugverdiend. 5.3.3 Basisfuncties Er bestaat een wijd spectrum van diensten rondom het versturen en het ontvangen van een factuur. Respondenten geven aan dat er bepaald moet worden welke diensten naast het versturen worden geboden. - Wordt er alleen een factuur verstuurd of wordt er ook een bericht gestuurd dat de factuur is aangekomen? - Wordt er een bericht gestuurd wanneer de factuur (inhoudelijk) is goedgekeurd? - Worden berichten verstuurd die informatie bevatten over de betaling van de factuur om reconciliatie te vereenvoudigen? Respondenten geven aan dat het belangrijk is dat er naast basisfunctionaliteit ruimte is voor andere functies die misschien niet door het afsprakenstelsel geboden worden. Voor de huidige e-factureren s geldt dat dit vaak de functies zijn waarmee zij zich onderscheiden en wat aansluiten voor klanten de moeite waard maakt. Dit geldt zowel voor functies die aan de factuur gerelateerd zijn (goedkeuren, concepten voorleggen, controleren van parameters) als voor andere zakelijke berichtenuitwisseling. De meeste respondenten zijn het erover eens dat alleen het versturen van een digitale factuur een te dunne propositie is om aansluiten de moeite waard te maken (al kan aansluiten dan wel zeer laagdrempelig georganiseerd worden). Wanneer alleen verstuurd kan worden is de meerwaarde boven een email te klein. Voor één van de geïnterviewde banken geldt dat in ieder geval de identiteit van de verzender verzekerd moet zijn en dat een bericht over ontvangst van de factuur moet worden teruggestuurd. Een (groot) deel van de meerwaarde van het elektronisch uitwisselen van facturen zit in aanverwante diensten. Veel verzenders en ontvangers, zeker in het MKB, zijn zich nog slechts zeer beperkt bewust van deze meerwaarde. Het is hierom dat de inschatting van service providers gemengd is: deze loopt uiteen van klanten hebben er nooit om gevraagd tot als onze klanten digitaal factureren, kan ik ze daarnaast nog allerlei andere diensten leveren. 5.3.4 Toepassing van standaarden Over standaarden wordt onder respondenten zeer verschillend gedacht. Stellen sommige respondenten dat er eenvoudigweg een keuze moet worden gemaakt tussen de drie dominante standaarden die momenteel worden gebruikt (waarbij het Rijk zich al heeft uitgesproken voor UBL), Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 24 van 51

anderen geven aan dat er nog helemaal geen universele standaard bestaat en waar het lijkt dat er met een standaard wordt gewerkt, dit een versimpeling van de werkelijkheid is. Er zijn er ook die twijfels hebben of er een bevredigende oplossing kan worden gevonden ( noem mij een standaard en ik noem een factuur die er niet in past ). 5.3.5 Opties voor informatie-uitwisseling Protocollen voor het veilig en betrouwbaar uitwisselen van informatie maken deel uit van een afsprakenstelsel en bepalen voor een belangrijk deel welke dienstverlening mogelijk is binnen het stelsel. Een dergelijke infrastructuur moet vooral niet te complex zijn. Verder dient het te gebruiken te zijn voor verschillende soorten berichten. Over beveiliging wordt verschillend gedacht, maar het is zeker een aandachtspunt in een eventueel vervolg. Hoewel dit wellicht botst met eisen van sommige s ten aanzien van een minimum niveau aan dienstverlening en beveiliging, is het in deze fase nog te vroeg om email als kanaal uit te sluiten. Vooral software-leveranciers laten weten dat email op dit moment met afstand het meest gebruikte kanaal is voor het versturen van elektronische facturen en veel oplossingen voortbouwen op een basis waarin email een rol speelt. Ten aanzien van adressering wordt door e-factureren s een directory genoemd. 5.4 Het proces naar samenwerking Nagenoeg alle respondenten geven aan graag mee te praten in fase 2. Hierbij moet worden opgemerkt dat er duidelijk zeer verschillende beelden bij een afsprakenstelsel bestaan en dat niet gezegd is dat al deze partijen ook daadwerkelijk zullen meewerken aan een concreet vervolg. Enkele respondenten verwijzen naar gelijksoortige trajecten (Finbox, eherkenning) wanneer gevraagd wordt hoe een proces naar een afsprakenstelsel eruit zou moeten zien. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 25 van 51

6 Conclusies & aanbevelingen Fase 1 van dit project is gestart met een serie uitgangspunten en onderzoeksvragen. In dit concluderende hoofdstuk worden conclusies getrokken en wordt nadrukkelijk stilgestaan bij overwegingen voor het starten van fase 2. 6.1 Uitgangspunten laagdrempelige infrastructuur bevestigd De eerste onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt: Lost een vierpartijenmodel het belangrijkste knelpunt op bij de massale adoptie van e-factureren in Nederland? Motiveer het antwoord. In het onderzoek is gebleken dat een laagdrempelige infrastructuur inderdaad één van de grootste knelpunten is voor MKB-bedrijven om over te stappen op elektronisch factureren. Het is echter niet het enige knelpunt. Regelgeving, of het idee dat regelgeving problemen op zou leveren bij het overstappen naar elektronisch factureren, is een ander belangrijk knelpunt. Communicatie over de (on)mogelijkheden zou veel onduidelijkheid wegnemen en ontegenzeggelijk bijdragen aan groter gebruik van e-factureren. Voor het knelpunt van een laagdrempelige infrastructuur kan samenwerking tussen s een oplossing bieden, een andere mogelijkheid is dat één (1) partij (bijvoorbeeld de overheid) de infrastructuur faciliteert danwel reguleert. Dit laatste is echter niet het onderwerp van dit onderzoek: het biedt verzenders en ontvangers geen keuze en dus ook geen mogelijkheid om over te stappen. Ook introduceert een dergelijk model een single point of failure. In andere sectoren waar diensten kenmerken vertonen van tweezijdige markten is met succes samenwerking in de markt tot stand gekomen, met als gevolg dat er innovatieve diensten worden ontwikkeld op basis van gemeenschappelijke afspraken. Dienstverleners stemmen hun proposities af op hun eindgebruikers en proberen zo goed mogelijk aan te sluiten bij hun wensen. Er wordt echter niet geconcurreerd op bereik, omdat de belofte van (meer) bereik voldoende interessant is om het voordeel van een exclusief netwerk te overtreffen. Voorbeelden hiervan zijn in meer of mindere mate de post, GSM, waterleiding, energie, internet DNS (Domain Name System) en email. Alle respondenten zijn het erover eens dat de huidige praktijk waarin diensten worden aangeboden waarbij eindgebruikers moeten koppelen aan een om een deel van de community te kunnen bereiken en voor het bereiken van (potentieel) de hele wereld gekoppeld moet worden met vele s, niet optimaal is. De meeste geïnterviewden zien ook dat dit een eindig model is. Dit betekent overigens niet dat samenwerking tussen partijen een vanzelfsprekende volgende stap is. Op basis van deze resultaten kan de eerste onderzoeksvraag positief beantwoord worden. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 26 van 51

6.2 Internationale initiatieven bieden noodzakelijke basis De volgende twee onderzoeksvragen gaan over de internationale context van elektronisch factureren: - Is de lijst van relevante nationale en internationale initiatieven compleet? Zo nee, welke belangrijkste initiatieven zijn er nog meer? en - Hoe kunnen deze (of een subset van) initiatieven met elkaar verbonden worden zodat kritische massa ontstaat en bijdraagt aan het oplossen van een belangrijk (het belangrijkste) knelpunt in de massale adoptie van e-factureren in Nederland? Gezien de verdergaande convergentie tussen de UBL, UN/CEFACT en ISO20022 standaarden voor de e-facturen is het van belang te toetsen wat het draagvlak is in de markt voor het gebruik van deze standaarden in een Nederlands afsprakenstelsel. In het kader van laagdrempeligheid dient daarbij ook de implementatiehandleiding meegenomen te worden die CEN heeft ontwikkeld voor implementatie van de UN/CEFACT CII Core Invoice. Deze Core Invoice is met name (maar niet uitsluitend) bruikbaar in een MKB omgeving. PEPPOL heeft zich ontwikkeld tot een meta-afsprakenstelsel om landelijke infrastructuren voor e- facturatie aan elkaar te koppelen. Daarbij beschrijft PEPPOL alle lagen van het interoperabiliteitsmodel, van organisatie en beheer tot aan de infrastructuur. In de volgende fase is het aan te bevelen te toetsen in hoeverre PEPPOL bruikbaar is als uitgangspunt voor een afsprakenstelsel voor e- facturatie binnen Nederland. De ambities van FiNBOX ten aanzien van uitbreiden naar B2B zijn interessant. Wanneer banken en s hier daadwerkelijk aan gaan werken, kan in een vroegtijdig stadium worden onderzocht welke rol bestaande s in een laagdrempelige infrastructuur kunnen spelen, en welke rol een laagdrempelige infrastructuur wellicht kan spelen voor bestaande initiatieven. Bestaande initiatieven voor interoperabiliteit tussen e-facturatie s, zoals EESPA, HubAlliance en VeR bieden geen oplossing voor de Nederlandse situatie, maar kunnen wel dienen ter inspiratie en ter lering bij het ontwerpen van een laagdrempelige infrastructuur, met name op onderwerpen als gebruik en implementatie van standaarden, infrastructuur protocollen en schaalbaarheid van bilaterale overeenkomsten. 6.3 Samenwerking starten met focus op bereik De vierde onderzoeksvraag gaat in op de vorm die samenwerking tussen s kan aannemen: Hoe moet een vierpartijenmodel worden vormgegeven en wat is daarvoor nodig? Voor het antwoord op deze vraag is hoofdzakelijk gekeken naar ervaringen in andere tweezijdige markten. Er zijn verschillende sectoren waar e-factureren van kan leren bij het vormgeven van een structuur voor samenwerking. In het onderzoek is aangetoond dat elektronisch factureren een tweezijdige markt is waarin twee groepen eindgebruikers met verschillende behoeften, elkaar moeten kunnen bereiken. E-factureren kent netwerkeffecten die maken dat bereik waarde vertegenwoordigt. Op dit moment wordt de waarde van dit bereik door s gebruikt om Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 27 van 51

zich te onderscheiden en de concurrentie aan te gaan met de rest van de markt. Elektronisch factureren wordt voor meer eindgebruikers interessant wanneer de waarde van het bereik wordt gecombineerd en er wordt geconcurreerd op (andere) proposities die voor verzender en ontvangers interessant zijn. Dit is mogelijk wanneer onderscheid wordt gemaakt tussen een coöperatief en een competitief domein. Om een dergelijk model snel succesvol te maken moet gebruik worden gemaakt van bestaande gebruikersgroepen bij bestaande marktpartijen. Deze analyse, die is gebaseerd op ervaringen in andere sectoren, wordt ondersteund door de resultaten van interviews en buitenlandse voorbeelden. In landen met actief samenwerkende netwerken van s is het gebruik van elektronisch factureren groter en is het gebruik van e-facturen door het MKB beter ontwikkeld. 6.4 De markt is bereid om samen te werken De laatste onderzoeksvraag, is die naar de animo onder marktpartijen om deel te nemen in een samenwerking: Onderzoek de mogelijkheid om de belangrijkste spelers voor een vierpartijenmodel te mobiliseren. Uit het onderzoek zijn drie dingen gebleken: - Samenwerking binnen een 4-partijenmodel is een route naar massaal gebruik - Samenwerking is niet vanzelfsprekend - Partijen zijn geïnteresseerd om inhoudelijk verder te praten Dat samenwerking niet vanzelfsprekend is, heeft voor alle partijen verschillende redenen. Dat er toch grote interesse is om mee te doen is omdat de meeste partijen het erover eens zijn dat er iets moet gebeuren om de markt voor elektronisch factureren te versnellen. Voor de verschillende groepen (potentiële) deelnemers zijn er de volgende overwegingen: 6.4.1 E-factureren s De huidige s hebben veel geïnvesteerd in het verkrijgen van marktaandeel en in een netwerk van verzenders en ontvangers die het interessant maakt om bij hen aan te sluiten. Deelname aan een 4-partijenmodel betekent potentieel dat andere partijen (concurrenten) kunnen profiteren van dit netwerk. Het is goed uit te leggen dat niet alle partijen hier positief tegenover staan. Het overgrote deel van de ondervraagden is echter wel bereid mee te doen en daarmee, in ieder geval voor een deel, af te stappen van het model waarin hun netwerk exclusief is. Dit signaal moet niet worden onderschat. E- factureren s zijn zich bewust van de barrière voor verzenders en ontvangers om aan te sluiten op meerdere s. Om de markt voor iedereen te vergroten zien zij dat samenwerking noodzakelijk is. Onder de verwachting dat aanvullende dienstverlening op basis van het huidige model uitgebreid kan worden willen ze graag hun bereik vergroten omdat dit meerwaarde oplevert voor hun klanten. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 28 van 51

Deelname van e-factureren s is voor een afsprakenstelsel positief omdat zij specifieke kennis meebrengen over het uitwisselen van facturen en belangrijke verzenders en ontvangers binnen het netwerk brengen. 6.4.2 Banken Voor de geïnterviewde banken is het niet vanzelfsprekend om zich te gaan mengen in de markt voor e-factureren. Banken hebben op dit moment zeer veel gebieden die hun aandacht vragen en e- factureren wordt niet door iedereen binnen de bank als core business gezien. Alle geïnterviewde banken zijn echter enthousiast over het idee van een afsprakenstelsel. Elektronische uitwisseling van berichten biedt mogelijkheden voor banken om bestaande producten (leningen en betalingen) te verrijken. Daarnaast hebben de Nederlandse banken geïnvesteerd in Finbox. Meer gebruik van deze toepassing voor het ontvangen van digitale facturen door consumenten en MKB zou zeer welkom zijn en samenwerking in een afsprakenstelsel biedt hiervoor wellicht mogelijkheden. Deelname van banken levert enorm veel bereik op bij eindgebruikers die misschien zelf niet snel naar een op zoek zouden gaan. De relatie met de bank is voor bepaalde klantsegmenten cruciaal omdat zij niet (of zeer beperkt) worden bediend door de andere categorieën (consumenten en klein MKB). 6.4.3 Software-leveranciers Software-leveranciers hebben een stap te zetten om elektronisch factureren als service in hun business model op te nemen. Dit in verhouding tot het verkopen van licenties. Daarnaast opereren zij in een zeer kostenbewuste markt waarin ze aangeven dat een beperkt deel van hun klanten vragen om een oplossing om elektronisch facturen uit te wisselen. Toch geven de meeste software-leveranciers aan interesse te hebben in deelname. Elektronisch factureren kan voor deze partijen een extra dienst zijn waarmee ze functionaliteit leveren die hun concurrenten niet bieden. Voor de rest van het netwerk is deelname van software-leveranciers interessant omdat het in de boekhoudpakketten van bedrijven is waar veel facturen beginnen en eindigen. Hun deelname verzekert dus optimaal gebruiksgemak voor bedrijven. 6.4.4 Overige In de categorie overige zijn twee partijen geïnterviewd: Logius en Randstad. Voor beide geldt dat deelname in een afsprakenstelsel een afweging is tussen de kosten van een extra investering en de opbrengsten in termen van groter bereik. Ook voor beide geldt dat ze momenteel al met verschillende partijen koppelingen hebben gerealiseerd en dat koppeling met een afsprakenstelsel dus ook zou kunnen via een derde partij, die onderdeel van een afsprakenstelsel is. Deelname van Logius zou de rest van het netwerk helpen omdat een zeer grote ontvanger van facturen wordt ontsloten en de geloofwaardigheid van het afsprakenstelsel door hun deelname wordt onderstreept. Dit zou echter ook gerealiseerd worden via een tussenpartij zoals beschreven in Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 29 van 51

paragraaf 5.3.1. Er dient dan wel goed geborgd te worden dat facturen goed geadresseerd en afgeleverd kunnen worden. 6.5 Scope van een afsprakenstelsel Uit de interviews en de marktanalyse zijn enkele onderwerpen waar in ieder geval afspraken over gemaakt moeten worden. Dit zijn in ieder geval criteria voor deelname, de standaard(en) die in een stelsel ondersteund zullen worden en de adressering. Ten aanzien van bereik is de ambitie dat met één toegang te krijgen tot het hele netwerk. Hierbij wordt opgemerkt dat wanneer 100% bereik een eis is op het beheer/organisatieniveau, dit allerlei consequenties heeft voor afspraken in de andere lagen van functie en informatieuitwisseling. Het betekent bijvoorbeeld min of meer automatisch dat afspraken over functie en informatieuitwisseling centraal gemaakt moeten worden. De verplichting om te koppelen met een andere in het afsprakenstelsel kan namelijk alleen gehandhaafd worden wanneer toetreders de complexiteit en functionaliteit van zo n koppeling kunnen overzien. Wanneer koppeling met verschillende partijen belangrijke (technische of functionele) consequenties heeft, is het moeilijk voor toetreders om vooraf toe te zeggen dat met iedereen in het stelsel gekoppeld zal worden. Wanneer koppeling met één partij technisch niet mogelijk zou blijken, wordt de belofte van volledige toegang niet waargemaakt. Dit doet afbreuk aan het merk van een afsprakenstelsel omdat bereik alsnog een differentiator wordt tussen deelnemende partijen. Ten aanzien van de infrastructuur is de verwachting dat meer nodig is dan e-mail om voldoende functionaliteit te bieden om koppeling met s de moeite waard te maken en gebruikers van het stelsel zoveel mogelijk van de voordelen van elektronisch factureren te kunnen bieden. Toch wordt afgeraden om email als basis voor berichtenuitwisseling vooraf uit te sluiten, wanneer dit in wordt gecombineerd met gestructureerde data voor de factuur (xml). Dit past ook bij de ambitie van de opdrachtgever en verschillende interviewpartners om het zo eenvoudig mogelijk te houden. Wanneer in het gesprek tussen mogelijke deelnemers wordt gesproken over de minimaal geboden functionaliteit, zal duidelijk worden of email voldoende mogelijkheden biedt om deze functies te ondersteunen. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 30 van 51

7 Fase 2: voorwaardelijk starten Het doel van fase 1 is het onderzoeken van de mogelijkheid om belangrijke spelers te mobiliseren om in een volgende fase over een 4-partijenmodel te spreken. In de interviews is hierover met alle respondenten gesproken. Bijna alle geïnterviewden (16 van de 18) geven aan graag mee te spreken over de vorming van een 4-partijenmodel voor e-factureren in Nederland. Ons advies is om in fase 2 snel toe te werken naar een letter of intent. Daarmee wordt de vrijblijvende boodschap van mee willen praten in fase 2 vertaald naar een concrete commitment ten aanzien van de inhoud van een afsprakenstelsel, maar ook van tijd en geld die gemoeid zijn bij de totstandkoming hiervan. Het advies is potentiële deelnemers aan fase 2 een lijst uitgangspunten voor te leggen: - De huidige marktwerking en focus op grote verzenders/ontvangers zal niet leiden tot massaal gebruik van e-facturatie in, en tussen, het MKB - De huidige werkwijze van bilaterale afspraken tussen partijen is op den duur niet schaalbaar en niet ideaal voor de eindgebruiker (zowel verzender als ontvanger) - Een eindgebruiker zou met één iedere voor hem relevante ontvanger moeten kunnen bereiken, en daarnaast als ontvanger met één door alle verzenders bereikt moeten kunnen worden - De onderlinge concurrentie tussen s in elektronisch factureren zou zich moeten richten op het leveren van toegevoegde waarde en minder op concurrentie van het bereik - Het is goed denkbaar dat de gevormde samenwerking ook is te gebruiken voor andere vormen van documentuitwisseling - U wilt binnen een jaar tot een operationele oplossing komen, passend binnen internationale ontwikkelingen - U bent bereid om tijd en geld in dit project te investeren Het is de verwachting dat niet alle partijen bereid zijn zich (direct) aan deze uitgangspunten te verbinden. Het advies is dit te accepteren, maar partijen wel de mogelijkheid bieden in een later stadium alsnog mee te doen. Wanneer geaccepteerd wordt dat niet alle genodigden zich zullen verbinden aan deze uitgangspunten moet bepaald worden onder welke voorwaarden doorgegaan wordt met fase 2. Dit zou een deel van de markt moeten zijn dat enerzijds voldoende groot is om geloofwaardig te werken aan een oplossing voor heel Nederland (en potentieel Europees) en anderzijds voldoende uitgangspunten deelt om voortgang te maken. (Gedacht kan worden aan minimaal 5 partijen uit de top 20) Om deze afweging te maken adviseren wij na een plenaire sessie ter afsluiting van fase 1 de balans op te maken en te kijken welke partijen gemotiveerd zijn om samen te werken aan concrete invulling van (de route naar) een afsprakenstelsel (zie hiervoor hoofdstuk 7). Het is moeilijk te voorspellen hoeveel en welke partijen zullen instemmen met de uitgangspunten. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 31 van 51

Verschillende combinaties van partijen kunnen voldoende reden zijn om door te gaan: - Meerdere partijen per categorie Het meest gunstige scenario is wanneer in iedere categorie ten minste twee partijen meedoen. Dit scenario is zowel positief voor het bereik van het netwerk, als de functionaliteit. - Alleen e-factureren s doen mee Wanneer alleen e-factureren s aangeven mee te doen lijkt een aantal van drie of vier minimaal om tot een zinvol vervolg te komen. Hiermee wordt het bereik van de bestaande s direct zeer veel groter en bestaat grote kans dat het voor veel meer verzenders en ontvangers (ook in het MKB) de moeite waard wordt om via één van deze partijen elektronisch te gaan factureren. - Alleen banken doen mee Wanneer alleen banken de uitgangspunten ondersteunen is met twee deelnemende partijen direct meer dan 50% van de verzenders en ontvangers potentieel bereikbaar in het netwerk. Hoewel niet ideaal is het met meerdere banken toch interessant om door te gaan. - Alleen software-leveranciers doen mee Deelname van software-leveranciers is in potentie zeer waardevol en wanneer deelnemers samen een groot deel van de markt vertegenwoordigen (minstens drie deelnemers) kan een samenwerking tussen software-leveranciers iets opleveren. Voldoende kennis van de markt voor elektronisch factureren en een voldoende rijke dienstverlening aan verzenders en ontvangers zijn voorwaarden voor succes. - Een combinatie van twee categorieën Wanneer deelnemers zich melden uit twee categorieën en deze deelnemers, in hun respectievelijke sectoren, tot de top tien van de markt behoren, biedt samenwerking perspectief. Het advies is om in dit scenario door te gaan wanneer vier of vijf partijen de uitgangspunten onderschrijven. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 32 van 51

BIJLAGE 1: Uitdagingen & risico s in het vervolgtraject Complex proces Het werken met een groep van partijen die op dezelfde tijd moeten samenwerken en concurreren leidt per definitie tot een complex en onvoorspelbaar proces. Er zal niet in een rechte lijn naar een eindresultaat worden gewerkt maar deelnemers zullen geven en nemen. Onderweg moet vertrouwen tussen de partners groeien en zal hopelijk steeds meer mogelijk blijken. Inherent aan dit proces is dat er onderweg partijen uit kunnen stappen of beslissen een stap terug te zetten. Je kunt partijen niet dwingen om in te stemmen met een resultaat zolang dit niet bekend is. Risico is dat er teveel partijen uitvallen om tot een sterk netwerk te komen of dat de uitkomst van de besprekingen er heel anders uitziet dan van tevoren bedacht. Free riders Een risico is dat partijen meedoen zonder zich daadwerkelijk in te willen spannen voor het resultaat (free riders). Dit kan ondervangen worden door ervoor te zorgen dat iedereen iets te verliezen heeft wanneer de samenwerking mislukt. Competitie Samenwerking tussen concurrenten kan de schijn opwerpen van oneerlijke concurrentie voor partijen die niet aan tafel zitten. Daarom is transparantie van het proces van groot belang zodat belanghebbenden zich niet uitgesloten voelen. De route naar een afsprakenstelsel tussen s in e-factureren beslaat verschillende fases. Dit rapport beschrijft de resultaten van de eerste fase: de verkenning. Na de conclusies van hoofdstuk 6 kijkt dit hoofdstuk vooruit naar fase 2 waarin de scope en het proces voor een samenwerking worden bepaald door de betrokken partijen. Deze tweede fase kan gevolgd worden door een fase waarin daadwerkelijk een model wordt ontworpen. Doel van fase 2: draagvlak Het doel van fase 2 is draagvlak te creëren voor een traject om een afsprakenstelsel voor e- factureren voor de Nederlandse markt te ontwerpen. Partijen zullen het op hoofdlijnen eens moeten worden over de scope van een dergelijk afsprakenstelsel en het proces om daartoe te komen. Het merendeel van de partijen waar contact mee is geweest deelt de uitgangspunten en geeft aan mee te willen spreken over een model van samenwerking in fase 2. In fase 2 wordt bepaald wat de inhoud van zo n samenwerking kan zijn en op welke manier partijen die kunnen bereiken. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 33 van 51

De scope van een afsprakenstelsel: bepalen breedte & diepte De scope van het stelsel wordt bepaald door de breedte van dienstverlening (hebben we het over elektronisch factureren of hebben we het ook over het uitwisselen van andere (zakelijke) berichten?) en door het vaststellen van het coöperatief domein (welke aspecten van de dienst worden gezamenlijk aangeboden en op welke aspecten kunnen individuele s zich onderscheiden?). Order Pakbon Retourzending Factuur Betaling Factuur Statusbericht Conceptfactuur Ontvangstbevestiging Goedkeuring Betaalbericht Figuur 7 De scope van dienstverlening rondom de factuur Bepalen van de scope van dienstverlening In de marktconsultatie is duidelijk geworden dat er grote verschillen bestaan tussen e-facturerenoplossingen die door s worden aangeboden. Sommige s richten zich op het uitwisselen van zakelijke berichten, waarvan de factuur er één is, terwijl andere zich beperken tot facturen. Het is goed denkbaar dat er in het ontwerp van een afsprakenstelsel ten aanzien van de breedte van dienstverlening onderscheid wordt gemaakt tussen de lagen: op het niveau van informatieuitwisseling wordt ontworpen om een zo groot mogelijke diversiteit aan berichten te kunnen versturen, terwijl op het niveau van de beheerafspraken (verantwoordelijkheden van deelnemers ten opzichte van elkaar (en elkaars klanten)) alleen iets wordt gezegd over facturen. Deelnemende partijen kunnen dan onderling aanvullende afspraken maken over andere berichten zonder dat hiervoor wijzigingen op het niveau van de informatie-uitwisseling voor nodig zijn. Afbakenen van het coöperatief domein Sommige van deze diensten beperken zich tot het versturen van een bericht terwijl andere veel verder gaan en controleren of een bericht is aangekomen, de identiteit van de verzender verifiëren, een signaal geven wanneer de ontvanger een factuur goedkeurt, etc. De basis functionaliteit van het afsprakenstelsel wordt bepaald door de diensten die door het hele stelsel worden ondersteund. Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 34 van 51

In hoofdstuk 3 is aangegeven dat in een afsprakenstelsel onderscheid wordt gemaakt tussen een coöperatief en een competitief domein. Het coöperatieve domein bepaalt gezamenlijke functionaliteit waar s hun propositie naar eindgebruikers op kunnen bouwen. Bij het bepalen van de scope van het afsprakenstelsel is één van de dimensies het vaststellen van de omvang van het coöperatieve domein. In hoofdstuk 5, bij de resultaten van de marktconsultatie, is duidelijk geworden dat verschillende respondenten aangaven dat een afsprakenstelsel inderdaad een basisfunctionaliteit moet omvatten, maar dat het daarnaast mogelijk moet zijn voor individuele bedrijven om aanvullende functionaliteit te bieden als value added service. In de tweede fase zal onder s moeten worden bepaald wat deze basisfunctionaliteit is. Dienstverleners besluiten over vorm van deelname Dienstverleners in alle categorieën zullen in fase 2 moeten gaan bepalen of ze onderdeel van een afsprakenstelsel willen worden of niet. Het is nadrukkelijk niet gezegd dat het voor alle vormen van dienstverlening rondom elektronisch factureren noodzakelijk is om een plek in het stelsel te hebben. Daarnaast zijn er verschillende modellen waarin partijen kunnen deelnemen. Hieronder worden ter illustratie enkele mogelijke modellen genoemd: - Deelname aan het stelsel - Deelname in het stelsel met inschakeling technology provider - Geen deelname aan het stelsel. Voor alle drie deze vormen zijn argumenten te geven, net als dat er nog veel meer vormen zijn waarop partijen een positie binnen of buiten het afsprakenstelsel kunnen invullen. Timing is hierbij ook een overweging: deelname aan het proces tot een afsprakenstelsel garandeert zeggenschap, maar kost ook inspanning. In de eerste figuur neemt een partij deel aan het stelsel. Deze partij geeft aan zich aan de regels van het afsprakenstelsel te houden, garandeert de functionaliteit zoals die onderling is afgesproken en implementeert de vorm van informatie-uitwisseling zoals die in het stelsel is overeengekomen. Overigens geldt dit voor deelnemers aan beide zijden van het stelsel en kunnen partijen er ook voor kiezen om aan beide kanten deel te nemen. Verzender Handelsrelatie Ontvanger E-factureren E-faktureren Afsprakenstelsel E-faktureren Dienstverlener E-faktureren A Figuur 8 Partij is en neemt deel aan het afsprakenstelsel Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 35 van 51

In de tweede figuur (Figuur 9) kiest een ervoor deel te nemen aan het stelsel, maar voor de technische realisatie gebruik te maken van een derde partij, een enabler of processor. Op deze manier is de in het stelsel gebonden aan alle afspraken, maar worden de technische implicaties hiervan uitbesteed aan een andere partij. Dit is een gebruikelijke vorm in de wereld van de betalingen, waar banken regelmatig gebruik maken van de diensten van technologie providers om deel te nemen aan omvangrijke afsprakenstelsels die complexe technologie vereisen. Verzender Handelsrelatie Ontvanger E-faktureren Dienstverlener A Afsprakenstelsel E-factureren E-faktureren E-faktureren ONTVANGER Techinsche enabler Figuur 9 Dienstverlener neemt deel aan afsprakenstelsel met technologie provider Ten slotte wordt een derde variant gepresenteerd waarin een ervoor kiest geen onderdeel uit te maken van het stelsel, maar zijn klanten wel het bereik biedt van het stelsel, door aan te sluiten op een andere partij, die wel deel uitmaakt van het stelsel. Dit biedt partijen die niet willen (of kunnen) voldoen aan de eisen die gesteld worden aan deelnemers, de mogelijkheid om wel te profiteren van het bereik dat een 4-partijenmodel biedt. Voor het zgn. doorleveren van de diensten zullen wel aanvullende eisen gelden. Deze variant wordt weergegeven in figuur 9. Verzender Handelsrelatie Ontvanger Dienstverlener A E-factureren E-faktureren Afsprakenstelsel E-factureren E-faktureren E-faktureren ONTVANGER Figuur 10 Dienstverlener maakt geen deel uit van het afsprakenstelsel De drie varianten die hier worden gepresenteerd zijn niet uitputtend en ervaring uit andere sectoren leert dat er oneindig veel varianten mogelijk zijn. Ze dienen slechts ter illustratie van het feit dat Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 36 van 51

deelnemen of niet zwart-wit is. Overigens worden de mogelijkheden voor variatie wel bepaald door ontwerpkeuzes binnen het stelsel (denk aan adressering). Voor de deelnemers die wel onderdeel zijn van het stelsel geldt dat het bereik van partijen die geen onderdeel zijn zeer interessant kan zijn richting hun klanten. Ook kan het zijn dat er (in specifieke sectoren) bestaande oplossingen zijn die niet zullen worden opgegeven. Dan biedt aansluiting via een derde partij uitkomst. Voor het stelsel is het goed om (op welke manier dan ook) zoveel mogelijk end-points te ontsluiten. Het was immers in de eerste plaats te doen om met één aansluiting op een, een zo groot mogelijk bereik te realiseren. Verder is het zaak dat de wijze van aansluiten zo goed mogelijk past bij de specifieke omstandigheden van de eindgebruiker ( laagdrempelig ). Ontwikkeling van een afsprakenstelsel: een delicaat proces De bovenstaande onderwerpen zullen door de partijen die deelnemen aan fase 2 integraal onderdeel uitmaken van hun afweging om wel of niet deel te nemen aan een eventuele fase 3. Het kan zijn dat s de voorwaarde stellen van een minimum functionaliteit voordat ze een dienst op basis van het afsprakenstelsel van waarde vinden voor hun klanten. Het kan zijn dat banken minimale eisen stellen aan de aard van andere deelnemende partijen voor ze meedoen met de ontwikkeling van een stelsel. Voor software-leveranciers kan gelden dat een dienst op basis van het afsprakenstelsel ten minste voor het merendeel van hun gebruikers direct toepasbaar moet zijn om de investering te verantwoorden. Stuk voor stuk fictieve, maar denkbare en valide overwegingen op één onderdeel die deelname kunnen maken of breken. Daarom is het van grote waarde dat er een zorgvuldig proces wordt ontwikkeld waarin partijen individueel deze afweging kunnen maken, voldoende voortgang wordt geboekt om geloofwaardig naar een doel te werken en buitenstaanders het gevoel houden dat ze voldoende op de hoogte zijn van wat er besproken wordt om op een later moment alsnog in te stappen. Op basis van de marktanalyse (hoofdstuk 4), ervaringen uit andere sectoren (hoofdstuk 3) en de resultaten van de consultatie (hoofdstuk 5) kan in fase 2 zo n proces worden ontworpen. De volgende ingrediënten zijn hierin belangrijk. Transparantie voorwaarde voor ontwikkeling afsprakenstelsel Uit soortgelijke trajecten is bekend dat het ontwerpen van een proces waarin concurrenten gaan samenwerken aan een gezamenlijke basis voor hun dienstverlening (een coöperatief domein) complex is en dat er strikte voorwaarden zijn om te waarborgen dat een optimale uitkomst wordt bereikt. Een van de belangrijkste voorwaarden is dat het proces naar samenwerking transparant is voor zowel deelnemers als externe stakeholders. Partijen moeten vooraf duidelijk kunnen bepalen of ze meedoen of niet. Wanneer ze meedoen, moet duidelijk zijn waaraan ze beginnen, wanneer ze niet mee doen moet duidelijk zijn wanneer ze Figuur 11 Een transparant proces: voorwaarde voor ontwikkeling van een afsprakenstelsel Samenwerken naar groter gebruik van e-facturatie 37 van 51