Kenmerk: EU 060071 Agendapunt nr. 2006-GRI-024 Raadsvergadering d.d. 18 september 2006 Vaals, tt-09-2006 Aan de Raad der gemeente Vaals Onderwerp Raadsproces 2006-2010 Aanleiding/inleiding Het Seniorenconvent heeft op 26 juni 2006 uitgesproken te willen komen tot een raadsbesluit in de vergadering van 18 september over de inrichting en ordening van het raadsproces. Sinds het aantreden van de raad 2006-2010 loopt de discussie over het raadsproces. Daarbij lijkt het erop alsof de meningen eerder meer verdeeld raken dan dat ze nader tot elkaar komen. Wij trachten met dit voorstel zoveel mogelijk discussiepunten en suggesties met elkaar te verknopen en te komen tot een werkbaar compromis. Overigens zijn wij van mening dat hoe belangrijk een structuur ook is, de invulling van de duale hoofdtaken toch vooral een kwestie van cultuur is. De structuur bepaalt niet hoe deze raad functioneert, dat bepalen de individuele raadsleden door hun opstelling, hun toegankelijkheid en professionele aanpak van het raadswerk, binnen en buiten de raadzaal. Dit raadsvoorstel gaat niet alleen over de commissiestructuur. Ook andere structuurelementen dienen besloten te worden, zoals de positie van het presidium en seniorenconvent. Voor de commissiestructuur schetsen wij een aantal varianten, voor de andere elementen formuleren wij enkelvoudige voorstellen. De structuurelementen zijn gerangschikt in de procesopzet beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming. Overigens zal zo spoedig mogelijk na besluitvorming over ordening en inrichting van het raadsproces een voorstel aan u voorgelegd worden over de invulling van de volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad. Mr. J.G.M. Lurvink Voorzitter E. Ummels Raadsgriffier 1
Evaluatie eind 2005 Bij de onderhandelingen in 2006 is lang gesproken over de ordening en inrichting van het raadsproces, waarbij de discussie zich meer en meer toegespitst heeft op de commissiestructuur. Aanleiding voor de discussie over de commissiestructuur is een evaluatie eind 2005 van de toenmalige drie-commissies-structuur. Uit die evaluatie bleek dat er knelpunten ervaren werden in de functie/het functioneren van de raadscommissies, het voorzitterschap en de positie van de burgerleden. Functie/functioneren raadscommissies Raadscommissies hebben 3 functies: 1. het completeren van het informatiebeeld; 2. het mekaar bevragen op inhoudelijke argumenten en standpunten; 3. het adviseren van de raad of een voorstel rijp is voor raadsbehandeling, als akkoordstuk of als bespreekstuk. Uit de evaluatie kwam naar voren dat bovenstaande functies zeer wisselend ingevuld werden door de raadscommissies. Vaak werden commissiediscussies pas in de raad gevoerd en/of in de raad nog eens dunnetjes overgedaan. Voorzitterschap De gemeentewet stelt dat raadscommissies voorgezeten moeten worden door raadsleden. Uit de evaluatie kwam naar voren dat niet iedereen over de vaardigheden beschikt om als (technisch) voorzitter te functioneren. Een ander punt was dat het benoemen van drie raadsleden tot commissievoorzitters geleid heeft tot een aantasting van de discussiekracht in de raadscommissies. Burgerleden De structuur van burgerleden is ingevoerd om kleine(re) fracties in staat te stellen om voldoende bemensing voor de raadscommissies te leveren, de deskundigheid in de commissies te verbreden en lijstopvolgers te betrekken bij het raadswerk. Uit de evaluatie kwam naar voren dat er met name knelpunten waren in de voorbereiding en terugkoppeling van burgerleden en fracties, waardoor de inbreng van burgerleden soms/vaak niet overeen kwam met die van de raadsfracties. In het licht van bovenstaande pleiten wij ervoor om te focussen op de uit de evaluatie voortvloeiende verbeterpunten, ongeacht de structuur zoals de raad die kiest. Besluit A De verbeterpunten uit de structuurevaluatie 2005 zullen mede gerealiseerd worden door * het trainen van de voorzitter(s) van de raadscommissie(s) op voorzittechnieken; * het trainen van raadsleden en burgerleden op debat- en vergadertechnieken. 2
1 Beeldvorming Beeldvorming heeft als doel meer geluiden van buiten naar binnen halen en daarmee een zo compleet mogelijke informatievoorziening richting raad te realiseren. Over deze doelen heerst brede overeenstemming. Het standaard invoeren van een beeldvormende fase verhoogt de werkdruk voor raadsleden aanzienlijk. De werkdruk kan in de hand gehouden worden door beeldvorming niet standaard in te voeren, maar dan in te zetten als de raad dat nodig acht. Die behoefte kan ontstaan op korte termijn (linken met de raadsagenda/periode 6 weken) en op middellange/lange termijn (linken met raadsplanning/periode 3-4 maanden). Overigens heeft de beeldvormende fase ook alles van doen met de volksvertegenwoordigende rol van de raad, waarover binnenkort een notitie aan u voorgelegd zal worden. Besluit B Beeldvormende activiteiten worden georganiseerd op basis van de behoefte in de raad, naar aanleiding van concrete voorstellen op raadsagenda c.q. raadsplanning. De fractievoorzitters bepalen onderling welke voorstellen geschikt zijn voor een beeldvormende fase. De griffie organiseert in overleg met de fractievoorzitters vervolgens de concrete activiteiten. 2 Beeldvorming: raadsconferenties Het instrument raadsconferenties is in de raadsperiode 2002-2006 vooral ingezet om (technisch) in te zoomen op specifieke raadsvoorstellen, grotendeels uit de cyclus van planning & control. De andere functie, het los van de agenda praten met deskundigen over thema s en ontwikkelingen, is minder uit de verf gekomen. Het voorstel is om raadsconferenties in te zetten als een middel om de raad/burgerleden als geheel te informeren over complexe stukken die op de raadsagenda staan/spoedig verschijnen én om de raad/burgerleden in staat te stellen via vragen hun informatiebeeld te completeren. De andere functie zal ter sprake komen in de notitie over de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Besluit C Vaststellen onderdeel 1.0 Reglement van Orde 2006-2010 3
3 Oordeelsvorming: commissiestructuur In de brede raadscommissie van 28 juni 2006 is weliswaar gevraagd naar meer informatie over modellen zonder commissiestructuur, toch lijkt er brede overeenstemming te zijn over het feit dat de raad van Vaals in de oordeelsvormende fase met een commissiestructuur wil werken. De wettelijke basis Basis van de structuur raadscommissie is artikel 82 van de gemeentewet. De functies van de raadscommissie(s) tot nu toe in de gemeente vaals, zoals opgesomd onder het kopje Functie/Functioneren raadscommissies, leiden onontkoombaar tot de conclusie dat het commissies ex art 82 zijn, met alle daarmee samenhangende wettelijke vereisten. Artikel 84 van de gemeentewet geeft de raad de bevoegdheid om ook andere commissies in te stellen dan commissies ex art 82. In de brede raadscommissie is gesproken over het feit dat art 84 meer vrijheid geeft aan de raad om de commissieordening in te vullen, bijvoorbeeld het voorzitterschap. Deze discussie kan vanzelfsprekend gevoerd worden, maar daarbij moet wel in het achterhoofd gehouden worden dat de gemeenteraad een belangrijk onderdeel is van het openbaar bestuur en als zodanig de (gemeente)wet als basis voor bestaan en handelen moet erkennen. Indien de raad meer vrijheid wil bij de inrichting van de commissieordening, dan moet niet alleen formeel maar ook daadwerkelijk de functie van dergelijke commissies fundamenteel anders zijn dan bedoeld in artikel 82. Aantal raadscommissies Feitelijk heeft de raad 2006-2010 tot nu toe gewerkt met een commissiestructuur bestaande uit één raadscommissie. In de vorige raadsperiode is gewerkt met drie raadscommissies. Er zijn gemeenten met 2, met 4, met 5 en met 0 raadscommissies. In het overzicht op de volgende bladzijde werken wij een aantal, voor Vaals realistische varianten uit, gebaseerd op art 82 van de gemeentewet (met uitzondering van de variant zonder raadscommissies). In eerste instantie hadden wij het voornemen om van alle varianten zo objectief mogelijk de plussen en minnen die op kúnnen treden aan te geven. Gedurende de discussie zijn wij echter van dit voornemen afgestapt. Immers, het benoemen van punten als plus of min is volstrekt afhankelijk van het persoonlijk perspectief. Bijvoorbeeld, wanneer een raadslid voorzitter wordt van een raadscommissie kan gesteld worden dat daarmee dat raadslid minder deel kan nemen aan de discussie en dat het dus een verarming zou kunnen zijn van het politieke debat. Met evenveel recht kan gesteld worden dat een raadslid als commissievoorzitter vaardigheden ontwikkelt die uitermate belangrijk zijn voor de vormgeving van het bestuurlijk en politieke proces in de gemeenteraad. Wij hebben dan ook besloten om uitsluitend consequenties van varianten in beeld te brengen. Of u die consequenties positief of negatief inschat is aan u. Geen raadscommissies In de brede raadscommissie is gevraagd naar varianten zonder raadscommissies ex art 82. In de map Achterliggende stukken treft u een aantal publicaties en voorbeelden aan. Kenmerkend voor al deze varianten is dat de raad op zoek is naar een structuur van voorbereiding en oordeelsvorming die primair vorm krijgt vanuit de volksvertegenwoordigende rol. Deze varianten vragen veel van de raadsleden (loslaten traditionele rollen en gedrag) én van de organisatie c.q. griffie. Het proces is ontegenzeggelijk meer open en toegankelijk dan de ex art 82 structuur, maar daardoor ook diffuser, minder controleerbaar en meer impulsief. Besluit D Te kiezen voor de variant met raadscommissies. Vaststellen onderdeel 1.1 Reglement van orde 2006-2010 4
Variant Consequenties Drie raadscommissies Mogelijkheid specialisatie en taakverdeling, met Feitelijk besluit om de commissiestructuur effecten op de werkdruk. uit de vorige periode voort te zetten, met Door specialisatie maximale diepgang in discussie. inachtneming van de verbeterpunten Raadsleden treden op als commissievoorzitters. voortvloeiende uit de evaluatie, zoals Omvang groep biedt maximale ontplooiingsmogelijkgeformuleerd onder besluit A. heden voor raads- en burgerleden. Grondgebiedzaken-Inwonerszaken-Middelen Kleinere raadscommissies opereren flexibel en snel oproepbaar bij spoedeisende kwesties. Eisen aan terugkoppeling naar fractie voor wat betreft informatie uit commissie/standpuntbepaling. Twee raadscommissies In principe dezelfde consequenties als bij de variant Feitelijk besluit om de commissiestructuur met 3 raadscommissies. te enten op de "echte" beleidsafdelingen binnen de gemeentelijke organisatie, waarbij de middelenstukken bv in plenair verband (planning & control) en op ad hoc basis voorbereid worden (indien er stukken beschikbaar zijn) Grondgebiedzaken-Inwonerszaken ad hoc Toerisme & Economie Gelijke informatievoorziening voor alle raads- en burgerleden Een raadscommissie tegelijkertijd. Feitelijk besluit om huidige situatie, zijnde een commissiestructuur met één raads- Fysieke vergaderplek ingrijpend aanpassen. commissie ex art 82 te continueren, al of Omvang groep beperkt ontplooiingsmogelijkheden. niet gespreid over twee vergadermomenten. Integraliteit kan tot vervlakking discussie leiden. Brede raadscommissie Raads- en burgerleden moeten zich over alle voorstellen, met gelijke intensiteit, buigen. Geen raadscommissies Vrijheid in invullen van de ordening en structuur. Feitelijk besluit om niet met een commissie Proces van vallen en opstaan, wat consequenties structuur ex art 82 te werken, maar een kan hebben voor de bestuurs- en daadkracht. andere structuur te ontwerpen waarmee de Consequenties voor rollen, optreden en discipline. oordeelsvormende fase ondersteund wordt. 5
4 Besluitvorming: raadsvergaderingen Nagenoeg alle aspecten van het structuurelement Raadsvergadering liggen vast in de gemeentewet. Weliswaar zal binnen afzienbare tijd de wettelijke functie van de burgemeester als voorzitter van de raad uit de gemeentewet verdwijnen, het reglement van orde kan hier niet op vooruit lopen. Het reglement dient een actuele vertaling van de gemeentewet te zijn. Besluit E Vaststellen onderdeel 1.2 Reglement van Orde 2006-2010. 5 Presidium Het doel van een presidium is om het raadsproces objectief in te richten en te bewaken, vanuit een non-politieke, procesmatige afweging. Dat betekent dat het presidium de planning en agendering voor zijn rekening neemt. Overigens is dit geen uitholling van het recht van de raad om de eigen orde en planning vast te stellen. Het presidium zal vanuit een procesafweging adviseren en voorstellen; de raad beslist. Voorstel is om het presidium te vormen uit de voorzitter van de raad, de plaatsvervangend voorzitter van de raad en de griffier, waarbij de secretaris als adviseur op kan treden. Besluit F Vaststellen onderdeel 1.3 Reglement van Orde 2006-2010. 6 Seniorenconvent Het seniorenconvent is een overleg dat de burgemeester bij elkaar kan roepen om dringende zaken vanuit het college voor te leggen die (nog) niet in de raad ter sprake (kunnen) komen. Daarnaast is het seniorenconvent ook het (openbaar) adviesorgaan voor de portefeuille van de burgemeester. Het seniorenconvent bestaat uit de burgemeester en de fractievoorzitters, met de griffier en secretaris als adviseurs. Besluit G Vaststellen onderdeel 1.4 Reglement van Orde 2006-2010. 6
7