24 Beeldverslag in touch #1 2007 Tekst martje van der brug foto's shutterstock en defensie fotografie Het IV-magazine van Defensie Dag Merel, met papa. Hoe ging het afzwemmen vanmiddag? Als je ver van huis op missie bent wil je graag voeling houden met je gezin. Dankzij de e-welfare faciliteiten van DTO ben je op zo n bijzondere dag toch even heel dichtbij. Of je nu in Bosnië zit of in Afghanistan, je kunt gewoon gratis naar huis bellen met een vaste of mobiele Voice Over IP telefoon. Defensie biedt Nederlandse militairen op landgebonden missies een uitgebreid pakket e-welfare faciliteiten. Deze worden verzorgd door DTO. Geheel in lijn met andere diensten van DTO is ook voor e-welfare een standaard dienstverlening ontwikkeld. De e-welfare faciliteiten moeten op alle mogelijke locaties goed functioneren. Ook onder extreme omstandigheden zoals in de woestijn. Daarom ontwikkelde DTO een robuuste zeecontainer die is ingericht met alle benodigde communicatiesystemen. De hardware voor e-welfare is dus overal ter wereld hetzelfde. Alleen de vorm van de verbinding varieert: afhankelijk van de lokale omstandigheden wordt gebruik gemaakt van een satelliet-, een ADSL- of een ISDN-verbinding. Is de standaard zeecontainer eenmaal geplaatst, dan kan direct de verbinding tot stand worden gebracht. Daarna zijn Voice Over IP telefonie, internet, radio en televisie direct op de compound beschikbaar. De manschappen kunnen op de compounds (mobiel) bellen en gebeld worden, voicemail beluisteren, e-mailen, chatten en browsen. Jaargang 1 n Maart 2007 PeopleSoft Nieuwe directeur DIO Managementinformatiesysteem
Editorial 2 in touch #1 2007 Tekst CEES VAN DUUREN foto HOLLANDSCHE HOOGTE Recensie Gezamenlijk Voor u ligt het eerste nummer van het nieuwe relatiemagazine van de IV-organisaties binnen Defensie In Touch. Het blad is een initiatief van de Directie Informatievoorziening en Organisatie (DIO), de Bedrijfsgroep Informatievoorziening (BGIV), en de Bedrijfsgroep ICT (BGICT). Wij werken samen aan de informatievoorziening voor onze klanten binnen (en buiten) de defensieorganisatie. Wij spelen daarin verschillende rollen, tezamen met andere betrokkenen binnen het IV- en ICT-veld - zoals het Command & Control Support Center (C2SC) en CAMS Force Vision. Maar die verschillende rollen zijn voor u niet echt interessant. Voor u telt eigenlijk alleen het eindresultaat van onze inspanning. Binnen het IV- en ICT-veld zijn wij verantwoordelijk voor de informatievoorziening die u op uw werkplek op kantoor, onderweg of te velde aangeboden krijgt. Bij die gezamenlijke betrokkenheid bij uw informatievoorziening past ook een gezamenlijke communicatie naar u. Ons nieuwe blad informeert u over hoe IV en ICT kan bijdragen aan uw bedrijfsvoering en hoe u het beste kunt profiteren van onze geïntegreerde samenwerking. Want we werken samen aan één doel: de beste informatievoorziening voor de vervulling van onze gezamenlijke taak. Met In Touch treden wij in contact met u. Gezamenlijke hoofdredactie 4 8 ISSUE "Keten-denken ontbreekt" 7DISCUSSIE PDC-IV volmaakt? REPORTAGE Snel inzicht bij rampen 22PROFIEL INHOUDSOPGAVE 03 RECENSIE / PeopleSoft 04 ISSUE / Keten-denken ontbreekt 07 DISCUSSIE / PDC-IV volmaakt? 08 REPORTAGE / Snel inzicht bij rampen 10 INTERVIEW / Nieuwe directeur DIO 13 VERSLAG / Defensie BlackBerry 14 DIALOOG / Klaar voor gebruik 16 KORT NIEUWS / Uitrol 17 COLUMN / iphone doodsklap voor de BlackBerry? 18 DIO/DTO/JCG/DCIVB 22 PROFIEL / MULAN nadert einde COLOFON eindredactie Marcel van Agten Charles van der Mee Ron Voragen Redactie en coördinatie Suzan van der Weij Redactionele bijdragen Martje van der Brug, Cees van Duuren, Teus van der Plaat en anderen CDR Hank Ort (D-DIO) Vormgeving en productie Kris Kras Design Druk Tromp Drukkerij B.V. Rotterdam Drs. Martin Boskamp (C-BGIV) Drs. Adriaan Blankenstein (C-BGICT) MULAN nadert einde Correspondenieadres Redactie In Touch Binckhorsthof / Kamer 5B20 Postbus 20703 / 2500 ES Den Haag MPC 58L PeopleSoft De opleidingen die tijdens het Integraal Verbeterprogramma P&O-informatiesystemen zijn ontwikkeld, zijn uitbesteed aan CapGemini Academy. Waar nodig kan nu permanent worden getraind met PeopleSoft en Cognos. Dat is niet alleen belangrijk voor nieuwe medewerkers, maar ook voor medewerkers die al langer met die systemen werken. In 2004/2005 is PeopleSoft geïmplementeerd als het nieuwe defensiebrede P&O-systeem. Dat klinkt simpeler dan het is. Het was niet alleen een ingewikkelde en ingrijpende operatie, maar het was ook een zeer omvangrijke klus. De defensiebrede invoering van het systeem is uniek qua grootte en toepassing. Met een personeelsbestand van zo n 70.000 personen is het vermoedelijk de grootste toepassing in Nederland en uniek binnen de overheid. Borging deskundigheid In 2005 heeft de Algemene Rekenkamer in een onderzoek vastgesteld dat binnen de P&O-afdelingen bij Defensie behoefte bestond aan verbetering en eenduidigheid van gebruik van het PeopleSoft-systeem en de Human Resourceprocessen. Een verbeterprogramma zorgde voor de structurele deskundigheidsborging van PeopleSoft-gebruik, HR-processen en verschillende rapportagemogelijkheden. De Hoofddirecteur Personeel van Defensie heeft destijds besloten op structurele wijze PeopleSoft-opleidingen aan te bieden. Onder leiding van de programmamanager, drs. ing. Niels Küthe, is een uitbestedingsproject uitgevoerd, dat ertoe heeft geleid dat de CapGemini Academy de gerelateerde opleidingen binnen het ministerie van Defensie per 1 januari 2007 verzorgt. Omdat alle HRMgerelateerde opleidingen bij de HRM Academie van de Nederlandse Defensie Academie worden ondergebracht, zal de directeur van de HRM Academie, kol drs. Carel Banse, officieel als opdrachtgever van de CapGemini Academy fungeren. Goede samenwerking Edward Feldmann is namens de Smart Buyer Organisatie van het DienstenCentrum IV-beheer van de BGIV verantwoordelijk voor de inkoop van de opleiding. We hebben in goede samenwerking met de Hoofddirectie Personeel onderzocht hoe we die opleidingen het beste zouden kunnen aanbieden. Nadat we eerst bij DTO hebben gekeken DTO had een eigen opleidingsafdeling en beschikte dus mogelijk nog over de benodigde deskundigheid is besloten om naar de markt te gaan. Via een Europese aanbesteding zijn we uitgekomen bij de Capgemini Academy. Küthe: Tijdens en direct na de implementatie van PeopleSoft zijn er geen centraal georganiseerde trainingen aangeboden. Met het verbeterprogramma hebben we daarin verandering gebracht. Meer dan duizend medewerkers hebben sindsdien een training gevolgd. Dat bleek een groot succes, want we zien dat de datakwaliteit met sprongen vooruit is gegaan. Feldmann: We hebben alle mogelijkheden bekeken voor dit grote project. Het was logisch dat wij een bemiddelende rol speelden. Wij deden al veel verwervingsactiviteiten voor de Hoofddirectie Personeel. Wij hebben eerst een plan van aanpak opgesteld, waarbij we tot de slotsom kwamen dat we externe deskundigheid nodig hadden. Vervolgens is een programma van eisen opgesteld en zijn we de markt opgegaan. Spekkoper We praten hier niet over zo maar een project, maar over een opleidingsprogramma dat groot in omvang is en over verscheidene jaren loopt. Het budget bedraagt zo n 2,5 miljoen euro over een periode van 3 jaar. Er bleken weinig partijen te zijn die zo n groot project aankunnen. Feldmann: Met onze opdracht behoren we gelijk tot de grootste klanten van de CapGemini Academy. De opdracht is zo groot dat sommigen roepen dat we het niet moeten uitbesteden, maar zelf moeten doen. Die vraag is echter niet aan de orde. Make or Buy was nooit de vraag. We wilden de tucht van de markt zijn werk laten doen. Ik ben ervan overtuigd dat we nu spekkoper zijn. We kunnen nu prachtige opleidingen aanbieden op basis van de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Küthe: Een grote implementatie kan nooit helemaal vrij van enige kinderziektes zijn. En dan gaat het in dit geval ook nog eens om de eerste bedrijfsprocessen die echt volledig paars zijn geworden. Dat maakt het extra gecompliceerd. We hebben de problemen met de datakwaliteit en de rapportages adequaat opgepakt. De Algemene Rekenkamer is tevreden en wij kunnen dus terugkijken op een geslaagd traject.
4 Issue in touch #1 2007 Tekst cees van duuren foto s willem jan ritman en defensie fotografie Logistieke ervaringen uit het veld Keten-denken ontbreekt De ervaringen met de logistiek binnen Defensie zijn weinig positief, zo stellen enkele ervaringsdeskundigen uit het veld. Waaraan het vooral ontbreekt is het denken in ketens. Kan een systeem als SAP een oplossing bieden? De praktijk aan het woord. Fysieke distributie moet geregistreerd geheel zijn Er zijn vaak heel laag-bij-de-grondse redenen waarom zaken onderweg mis gaan. Zoals Pakistaanse autoriteiten die de barcodestickers van de containers afhalen. Hij is net een paar maanden terug uit Afghanistan. Voor bataljonscommandant luitenant-kolonel Jeroen van den Brink van 1LogBrig was het zijn derde uitzending. Over zijn logistieke ervaringen is hij uitgesproken: Ik ben geschrokken van de dagelijkse logistieke handelingen die we verrichten in Afghanistan. Na 13 jaar uitzendingen hebben we nog steeds dezelfde problemen. We hebben als ontvangende kant pas op het laatste moment een beetje zicht op de logistieke keten. Dat kan ertoe leiden dat een militair in een gebied, zonder water, brandstof of reserve-onderdelen komt te zitten. Ook luitenant-kolonel ir. Robert Meeuwsen van staf 1LogBrig uit Apeldoorn is kritisch: Elk systeem dat de samenhang weet te bewaren en de mutaties bijhoudt op elk punt waar spullen opgepakt worden, is beter dan het huidige systeem. Hij wijst er echter op dat de problemen niet per definitie door het systeem worden veroorzaakt, of door het ontbreken daarvan. Er zijn vaak heel laag-bij-de-grondse redenen waarom zaken onderweg mis gaan. Zoals Pakistaanse autoriteiten die de barcodestickers van de containers afhalen. In stukken De logistieke keten binnen Defensie is versnipperd. Iedereen is eigenaar van een deel van die keten. Zo zijn wij verantwoordelijk voor het formeren en gereed stellen. Op de overgangsvlakken in de keten moet je voorzieningen treffen om te zorgen dat de spullen aan het eind van de keten op de plaats van bestemming komen, zegt Meeuwsen. Maar daar zijn eenvoudigweg de middelen niet voor. Je kunt dan een tracking & tracing-systeem hebben, maar als onderweg de barcodes niet gescand worden of kunnen worden, dan ziet de regievoerder uiteindelijk niet waar zijn containers blijven. Beter zou een volgsysteem zijn dat via de satelliet verloopt en elke container in de gaten houdt. Dat is een dure grap. De fysieke distributie moet een geregisseerd geheel zijn, zo stelt Meeuwsen. De aankomstvolgorde van de spullen moet lijken op de aankomstvolgorde van de mensen, om uiteindelijk samen een eenheid te vormen. Dat is al een groot probleem, maar dan zitten we in Afghanistan bovendien niet met één afleveringbestemming, maar met vier. Als dan nog niet definitief vaststaat welke pelotons op welke locatie komen, weten we niet welke spullen voor welke klant bestemd zijn. De tijd die nodig was om het planningsproces in detail uit te werken was te lang. De spullen moesten al vertrekken voor de planning rond was. Meerwaarde SAP Wat een ERP-systeem als SAP zou kunnen verbeteren is zowel de informatievoorziening naar de regievoerder, zodat hij op bepaalde fronten nog kan bijsturen, als naar de ontvangende kant, legt Meeuwsen uit. De meerwaarde zit hem daar in het feit dat de logistieke leider ter plaatse weet wat er op hem afkomt. Dus niet dat ze onverwacht s morgens vroeg aan de poort staan met honderd zeecontainers, maar dat hij die containers van te voren al ziet aankomen en tijd heeft ze een bestemming te geven. KTZT Wim Helleman is de beoogde projectleider van het HLD-Matlog. HLD (High Level Design) is een blauwdruk van hoe de defensieorganisatie eruit gaat zien op financieel en materieel-logistiek gebied. In het ontwerp staat omschreven welke processen worden uitgevoerd, hoe ze worden uitgevoerd en wie ze bestuurt. Volgens hem zal er uitgebreid worden gekeken naar tracking & tracing, zelfs op artikelniveau. Containers onderweg naar hun bestemming
Issue In touch #1 2007 Tekst martje van der brug foto s margot van aarsen Discussie 7 Dat, zo stelt hij, neemt niet weg dat persoonlijke verantwoordelijkheid evenzeer bepalend is voor het welslagen van een ERP-implementatie. Crap In, Crap Out Van den Brink onderschrijft deze mening. Een ERP-systeem alleen is niet heilig en werkt pas goed als de mensen die ermee werken het continu met de juiste informatie voeden en in staat zijn om vanuit de keten te denken. Als ik kijk naar het interim Defensie Tracking & Tracingsysteem, dan staat wat mij betreft de afkorting DT&T ook voor Discipline, Tijd en Toewijding. Zonder die drie ingrediënten krijg je Crap In, Crap Out. Zo is er bij de voorbereiding op de uitzending een moment geweest waarop iemand de zaak onder tijdsdruk heeft gezet, haalt Van den Brink als praktijkvoorbeeld aan. Vervolgens worden bij het laden van de containers niet meer alle producten gescand en is in het systeem niet meer af te lezen wat er precies in welke containers zit. Met alleen de term General Cargo kun je als uitgezonden eenheid helemaal niets. Je zult de container dan moeten openen om te zien wat erin zit. Eigen verantwoordelijkheid belangrijke rol Het gaat om vijftig tot zestig containers per keer, dus het is enorm veel werk om dat snel te sorteren, opnieuw te pakken en weer vervoersgereed te maken. Je moet dat bovendien doen in het inzetgebied, dus onder heel andere omstandigheden. Dat wil je toch niet. Eigen verantwoordelijkheid speelt een belangrijke rol in de logistieke distributie, daarvan is ook kolonel Frank Peersman als projectleider Migratie bij het Commando Landstrijdkrachten (CLAS) overtuigd. Het is duidelijk dat SAP een deel van de problemen kan oplossen, maar een deel ook niet. Als de mensen het systeem niet goed gebruiken heeft het weinig meerwaarde. Iedereen moet zich realiseren dat hij een schakel is in een keten. Hij moet verder kijken dan zijn eigen schakel. Wij moeten de mensen door opleidingen duidelijk maken hoe de keten in elkaar zit. Als jij iets doet in de keten, weet dan welke gevolgen dat heeft voor de rest van de keten. Moet gebruiksvriendelijker Het is een must dat er op korte termijn een goed gevulde PDC IV komt waaruit wij producten en diensten kunnen afroepen. Deze nieuwe PDC moet gebruiksvriendelijker zijn en mag niet ten koste van andere taken gaan. Ik denk dat het wel de goede Meer dan standaarddiensten De PDC begint vorm te krijgen maar sluit nog niet helemaal aan op onze behoefte. De standaarddiensten staan erin en dat is prima. Maar ik zou graag zien dat de PDC nog beter gaat inspelen op onze specifieke IV-processen zoals de Materieel Logistieke. Chiel van der Boon DMO, informatiemanager Graag overzichtelijker Goed dat alle standaardproducten en kosten overzichtelijk worden gepresenteerd. Dat is in het belang van heel Defensie. Wel jammer dat de PDC nog niet goed spoort met het bestelportaal. Dat maakt bestellen nu nog lastig. We moeten toe naar één loket en één kant op gaat. systeem. majoor Ed van Weert CSLK, afd. IV, sectie besturing Jan Kersten Bestuursstaf, dienstverleningscoördinatie Discipline, tijd en toewijding PDC-IV volmaakt? Een ERP-systeem alleen is niet heilig en werkt pas goed als de mensen die ermee werken het continu met de juiste informatie voeden en in staat zijn om vanuit de keten te denken. DCIVB en DTO werken samen aan een geïntegreerde Producten- en Dienstencatalogus voor de informatievoorziening (PDC-IV). De eerste versie is sinds mei 2006 online. Ruud van der Hoek, senior service level manager bij DCIVB zegt: Het is een mooi project, maar we kunnen niet in één keer van nul naar honderd. In een grote organisatie moeten veranderingen goed worden afgestemd. Dat kost tijd. Eind november 2006 kwamen in de IV-Klantenraad, waarin IV-vertegenwoordigers van de defensieonderdelen zitting hebben, veel verbeterpunten aan de orde. Van der Hoek en zijn collega s zijn er voortvarend mee aan de slag gegaan. Want we willen het onze gebruikers gemakkelijker maken. Enkele verbeterpunten betreffen de vorm en lay-out. De klanten gaven duidelijk aan dat zij willen dat de PDC-IV leesbaarder en toegankelijker wordt. Er komt een webbased-versie met zoekmechanismen, zodat gebruikers niet meer hoeven te scrollen. Daarbij wordt gewerkt aan een betere koppeling tussen de PDC-IV en het bestelportaal. Met een eenvoudige, uniforme elektronische bestelwijze betekent dit het einde van de papieren formulieren. Verder worden meer prijzen van producten en diensten en verrekenmethodieken toegevoegd. Bijzondere omstandigheden in uitzendgebied Breder assortiment Ook op inhoudelijk gebied worden klantenwensen omgezet in actiepunten. Ruud van der Hoek: Op dit moment zijn alleen de standaarddiensten en producten van DCIVB en DTO opgenomen. Maar we breiden de PDC-IV steeds verder uit. Het is de bedoeling dat op termijn ook de producten en diensten van JCG en DMO een plaats krijgen in de PDC. Daarnaast wordt gewerkt aan een koppeling met de Modellenatlas (voor info over software en informatiesystemen). Volgens Ruud van der Hoek moet je de PDC-IV zien als een levend document. En dat is continu aan veranderingen onderhevig; er komen zaken bij, maar er gaan ook zaken weg als gevolg van het uitfaseren van producten en diensten. Het zal onze aandacht blijvend hebben.
8 Reportage In touch #1 2007 Tekst martje van der brug foto s hollandsche hoogte en fotografie defensie DTO introduceert Netcentric in civiele sector Snel inzicht bij rampen Het is een betrekkelijk nieuwe ontwikkeling dat politie, brandweer, geneeskundige hulpverlening en Defensie samenwerken bij crisisen rampenbestrijding. Deze multidisciplinaire aanpak werpt nu al vruchten af. Dit is mede te danken aan de toepassing van inzichten en technologieën die zijn ontwikkeld bij Defensie. De coördinatie van de operationele inzet bij calamiteiten vraagt een zeer goede voorbereiding. Zo moeten onder meer vele databases met relevante informatie worden aangelegd of toegankelijk worden gemaakt. Eric van der Horst, directeur van het Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum (LOCC), zegt: DTO helpt ons bij het ontwikkelen van een common operational picture. Daarbij maken we gebruik van de Netcentric-filosofie die bij Defensie is ontwikkeld. Bij de Netcentric-filosofie wordt data, waarover verschillende partijen beschikken, samengevoegd en beschikbaar gesteld aan die gebruikers die er in een bepaalde situatie (samen) mee moeten werken. Volgens Van der Horst is een dergelijke bundeling van informatie een must voor een effectieve crisis- en rampenbestrijding. Hij vindt de Netcentric-filosofie eigenlijk een beetje een anarchistische manier van met informatie omgaan. Voor wie geautoriseerd is, zijn alle systemen toegankelijk. Iedereen bepaalt zelf, op basis van zijn set van rollen, taken en verantwoordelijkheden met welke informatie hij wat gaat doen. Je moet dus wel heel rolvast zijn en daar ook heel bewust mee omgaan. Daar trainen we onze mensen bij het LOCC op. Het beste systeem De Netcentric-aanpak omzeilt het probleem dat het vrijwel onmogelijk is om partijen te bewegen om over te stappen op elkaars informatiesysteem. Bij Netcentric voeg je alle systemen samen. Er is dus nooit een discussie of jouw systeem beter is dan het mijne, zegt Van der Horst. DTO-adviseur Ton Aben, die bij het LOCC medewerkers opleidt om volgens de Netcentric-methodiek te werken, zegt: In de militaire wereld hebben we geleerd om dingen te doen vanuit een sense of urgency. Dat is in de civiele sector minder het geval. Het is de kunst om die perceptie van Defensie te vertalen naar civiele crisissituaties. Inmiddels loopt er een proef in zeven Nederlandse veiligheidsregio s waarbij politie, brandweer, geneeskundige hulpverlening en Defensie volgens de Netcentric-principes samenwerken. Complete informatie tijdens brand en storm Een belangrijk onderdeel van het Netcentric programma is ISIS (Integrated Staff Information System), oorspronkelijk ontwikkeld door het C2 Support Center. Deze tool bevat een basiskaart, waarop als het ware transparanten met aanvullende informatie kunnen worden gelegd, bijvoorbeeld van politie, brandweer of van het weerbericht. Zo ontstaat een steeds completer beeld dat de gebruikers in staat stelt om de situatie goed in kaart te brengen en de voortgang van de gebeurtenissen te volgen. Bewijst de aanpak van LOCC zich al in de praktijk? Jazeker, stelt Ton Aben. Laatst nog met het brandende schip in de haven van Velsen. Dat is in een veiligheidsregio die niet meedoet aan de Netcentric-proef. Maar ik was hier toevallig toen het nieuws binnenkwam. Toen hebben we ISIS erbij gepakt en alle beschikbare informatie over de operationele diensten samengevoegd. Van RTV Noord-Holland haalden we, gewoon via internet, een kaart met de exacte positie van het schip. Zo ontstond een uitstekend beeld voor de hulpdiensten, zomaar op improvisatie. In dat licht vindt Van der Horst de informatievoorziening rond de januaristorm een gemiste kans. Als we daar Netcentrisch hadden gewerkt met de hulpdiensten samen, hadden we eerder over het totaalbeeld kunnen beschikken en van daaruit maatregelen kunnen voorbereiden. Oefenen in de praktijk De Netcentric-aanpak wordt binnenkort weer in de praktijk beproefd tijdens de Open Dag van de Koninklijke Luchtmacht op de vliegbasis Volkel. Daar gaan alle partners in de veiligheidsregio Brabant en het LOCC voluit samenwerken met behulp van ISIS. Dat gebeurt nogmaals bij het bezoek van Koningin Beatrix aan Den Bosch op 30 april a.s. Een volgende grote Netcentric-test is de landelijke veiligheidsoefening Voyager op 3 oktober 2007 in Rotterdam. Ook internationaal is er veel belangstelling vanuit de civiele sector voor de Netcentricaanpak. In oktober 2006 hebben het LOCC en DTO ondersteuning gegeven tijdens een grote oefening van de Europese Unie op Cyprus. Daar konden assesment teams uit alle EU-landen zien hoe met behulp van ISIS het common operational picture werd opgebouwd. Nederland loopt voorop met dit soort dingen, weet Ton Aben. Er is heel positief op gereageerd. LOCC-directeur Van der Horst zou graag zien dat het Netcentric-principe in alle veiligheidsregio s geïmplementeerd wordt. Hij verwacht dat veel regionale operationele teams zich zullen aansluiten omdat deze de meerwaarde zullen erkennen. Wat zich bij Defensie bewezen heeft, is nu eenmaal van grote waarde voor crisisen rampenbestrijding. Ik heb er een absoluut geloof in. Operationele coördinatie Het Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum (LOCC) verzorgt de nationale coördinatie van de operationele inzet tijdens rampen, calamiteiten en grootschalige evenementen. In de multidisciplinaire organisatie wordt samengewerkt door politie, brandweer, geneeskundige hulpverlening en Defensie. Het LOCC ging 2,5 jaar geleden van start als onderdeel van de directie Crisisbeheersing van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De organisatie is gevestigd bij de KLPD in Driebergen. Drie taken In tijden van crisis staat het LOCC klaar om drie producten te leveren: n Het landelijk operationeel beeld ofwel het common operational picture. Wat is er precies aan de hand? n Een operationeel advies. Wat kan er aan het probleem worden gedaan? Dan gaat het om scenario-ontwikkeling op basis waarvan beslissingen kunnen worden genomen. n Advies op bijstand. Multidisciplinair advies over de inzet van mensen, expertise en middelen om de crisis te bezweren. Dat advies kan zowel nationaal als internationaal zijn. Brand in Velsen Situatie goed in kaart Samenwerken tijdens rampen
10 Interview in touch #1 2006 Tekst cees van duuren foto s willem jan ritman 11 De nieuwe directeur van de Directie Informatievoorziening en Organisatie (DIO) van de Bestuursstaf ziet het verschil tussen bestuurlijke en operationele informatievoorziening steeds meer verdwijnen. DIO heeft de integrale regiefunctie voor defensiebrede IV, zo stelt hij. sterkere samenwerking in het IV-veld Nieuwe directeur DIO Commandeur Hank Ort Mijn motto voor mijn nieuwe baan is communiceren en bruggen bouwen in de letterlijke en figuurlijke zin. Samenwerking de sleutel tot succes Commandeur Hank Ort is sinds begin 2007 de nieuwe directeur van de DIO, onderdeel van de Bestuursstaf van het ministerie van Defensie. Daarvoor was hij de commandant van de door hem gevormde Netherlands Maritime Force, de vervanger van de vroegere Eskaderstaf. NLMARFOR is een combinatie van vloot en mariniers om landoperaties vanuit zee te ondersteunen. Een typisch voorbeeld van een optimale joint bijdrage, vindt Ort terugblikkend. Op de vraag of dit niet een heel grote overgang is - eerst een puur operationele baan, en nu een kantoorbaan pur sang antwoordt Ort: Dat lijkt maar zo. Mijn vroegere bezigheid had in werkelijkheid toch ook een enorme bestuurlijke dimensie. Je moest nieuwe doctrines invoeren en culturen samenbrengen. Dat vereist toch veel bestuurlijk werk. En ik stuurde een staf van zo n 160 man aan. En mijn nieuwe baan als directeur lijkt misschien bij uitstek bestuurlijk, maar er zitten toch ook allerlei operationele aspecten aan. Alles heeft immers bij Defensie uiteindelijk als doel om de operationele inzet mogelijk te maken. En informatievoorziening is een essentiële voorwaarde om tot een goed operationeel product te komen. Ik denk dat ik met mijn militaire achtergrond een goed oog heb voor de operationele dimensie van het werk. 75% Affiniteit Ik ben gevraagd voor deze baan omdat men iemand zocht met analytische vaardigheden en met een operationele achtergrond. Verder weet je nooit precies wat de afwegingen zijn. Ik was wel blij met het aanbod. Daarbij heb ik veel affiniteit met informatievoorziening, zowel uit persoonlijke interesse als door mijn achtergrond. Het beleidsterrein van DIO is de informatievoorziening van heel Defensie. Het is echt defensiebreed, ook al omdat het oude onderscheid tussen bestuurlijk en operationeel
12 Interview In touch #1 2007 Tekst martje van der brug foto s chris van tongeren Verslag 13 Binnen de 3D-keten (DIO, DCIVB en DTO) is het contact uitstekend ingrijpende ERP-implementatie (Enterprise Resource Planning) te realiseren. Zo n ERP-systeem is ook een cruciale voorwaarde voor onze Network Enabled Capability. Het is dus niet een puur bestuurlijk systeem in tegendeel. in toenemende mate aan het verdwijnen is. De infrastructuur voor beide soorten systemen is dezelfde en bovendien raken de toepassingen steeds meer met elkaar verweven. Als voorbeelden van het verdwijnende onderscheid noemt Ort het personeelssysteem PeopleSoft. De commandant in het veld heeft de gegevens uit dat systeem nodig om zijn mensen bij een operatie te kunnen inzetten. Een ander voorbeeld is materieellogistiek. Dat lijkt vooral een operationeel systeem dat de beschikbaarheid van materieel aangeeft. In werkelijkheid heeft het systeem ook heel belangrijke bestuurlijke (en financiële) kanten zoals onderhoud, vervanging en verantwoording. Achterhaald Ort: In de oude situatie was de beleidsverantwoordelijkheid voor de informatievoorziening niet altijd duidelijk. Nu hebben eigenlijk alle vertegenwoordigers in het departementale beraad verantwoordelijkheid gekregen voor de informatievoorziening op hun gebied. Dat is ook goed, want zo ontstaat een bestuursstafbreed commitment. Het onderscheid tussen de verschillende soorten informatievoorziening is echter achterhaald, zodat afstemming vereist is. In mijn visie heeft DIO een integrale regiefunctie. Ik ben het geweten van de bestuursstaf op dit gebied. Ik moet bewaken dat alles bij elkaar past en met elkaar overweg kan. Zo zijn we nu met het project SPEER bezig om een Integratie Of met het verdwijnen van het onderscheid tussen bestuurlijke en operationele systemen ook het bestaan van verschillende dienstverleners voor die systemen zoals de Defensie Telematica Organisatie (DTO) en de Joint CIS Group (JCG)- zal verdwijnen, weet Ort niet. We zijn wel bezig met heel zinvolle stappen in de richting van integratie. En de infrastructuur is nu eigenlijk al gemeenschappelijk. Dat zal op korte termijn nog verder groeien. Bandbreedte is het grote probleem dat we daarbij moeten oplossen. Dat geldt niet zo zeer nationaal, als wel voor de inzetgebieden waarbij we gebruik moeten maken van speciale verbindingen, zoals militaire satellieten. Het is een wereldwijde ontwikkeling. We kunnen ons er zelfs al zouden we het willen niet aan onttrekken. We maken deel uit van internationale bondgenootschappen. We zullen ervoor moeten zorgen dat we ons kunnen blijven aansluiten bij onze partners. Dat heeft ook het voordeel dat we ontwikkelingen die anderen doen, kunnen overnemen. We hoeven het wiel dan niet zelf telkens opnieuw uit te vinden. Geen vrije keus ICT is geen vrije keus voor een krijgsmacht als de onze. Die zul je moeten hebben. Om te zorgen dat je over voldoende slagkracht beschikt. Maar ook om te kunnen samenwerken met je bondgenoten. Daarom zullen wij ook altijd zelf over een uitvoerend ICT-bedrijf moeten kunnen beschikken. Maar hoe groot zo n bedrijf moet zijn en welke functies intern moeten zijn, dat is een vraag waarover je verschillend kunt denken. Het is dan ook zeker zinvol om voortdurend te onderzoeken wat je beter kunt uitbesteden aan marktpartijen. Er zijn nieuwe afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid voor IV. Ik heb nu de integrale regiefunctie. Maar het zal altijd in goede samenwerking moeten gebeuren met de andere partners in de IV-keten, maar ook met de beleidsverantwoordelijken. We moeten er allemaal nog even aan wennen. Maar het gaat al heel goed. Binnen de 3D-keten (DIO, DCIVB en DTO) is het contact uitstekend. Er is intensief contact en we gebruiken elkaars expertises goed. De manier waarop het verloopt past uitstekend bij het motto dat ik mij heb gesteld voor mijn nieuwe baan: communiceren en bruggen bouwen in de letterlijke en figuurlijke zin. We hebben hier echt een goede toko, zo is mijn overtuiging. Defensie BlackBerry Sinds april 2006 maakt Defensie gebruik van de BlackBerry voor draadloze telefonie en e-mailcommunicatie. Hiermee kunnen defensiemedewerkers in binnen- of buitenland onafhankelijk van tijd en plaats communiceren. Productief blijven Onlangs is de 1500e Defensie BlackBerry in gebruik genomen door Kolonel Geerlof Kanis, directeur van het Command and Control Center of Excellence (C2 CoE). Dit is een multinationale organisatie waarmee Nederland, samen met geïnteresseerde NATO-partners de ontwikkeling van de commandovoering stimuleert. Met mijn BlackBerry kan ik tijdens vrije uren tussendoor productief blijven. Ik heb ook vaak te maken met grote tijdverschillen waardoor er soms maar drie uur gemeenschappelijke kantoortijd is. Dan is de Black- Berry een uitkomst. Geerlof Kanis heeft naast de BlackBerry wel andere media nodig om compleet te kunnen netwerken. Begrijpelijk, omdat het apparaat goed is afgeschermd. Het zou helemaal ideaal zijn als ik er ook lokaal informatie op zou kunnen uitwisselen en opslaan. Beveiliging BlackBerries van defensiemedewerkers bevatten gevoelige informatie. Daarom wordt de data vercijferd door het Network Control Center in Soesterberg. DTO verzorgt de volledige, gegarandeerde dienstverlening rond de BlackBerry, inclusief een Servicedesk die met het oog op internationaal gebruik 24/7 paraat is. Bij melding van verlies of diefstal wordt met één druk op de knop alle data gewist en is het toestel onbruikbaar gemaakt. In de toekomst zijn extra s mogelijk zoals een extern toetsenbord, GPS, een camera en Wifi/UMTS voor snellere datatransmissie. Ook op applicatieniveau zijn er uitbreidingen mogelijk, zoals een barcodescanner waarmee servicetechnici snel informatie kunnen ophalen en teletekst. Of dit ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd is mede afhankelijk van DCIVB- en DIO-beleid.
14 Dialoog in touch #1 2007 Tekst Cees van Duuren foto s fotografie defensie 15 Klaar voor gebruik Nieuw managementinformatiesysteem volgt defensiemiddelen van wieg tot graf Vanuit het project MIS-DEF is een nieuwe aanpak voor het bouwen van managementinformatiesystemen ontwikkeld. Deze aanpak is voor het eerst succesvol toegepast voor de ondersteuning van de dienst Wapensysteem Management (WSM) van de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Tot nu toe gebruikt alleen de Landmacht het systeem. Het wachten is op meer gebruikers. Het project Management InformatieSysteem voor Defensie (MIS-DEF) is de afgelopen jaren bezig geweest om de architectuur en werkwijze voor het bouwen en beschikbaar stellen van MIS-sen te standaardiseren. Dat komt goed uit, want eind vorig jaar nog constateerde de Algemene Rekenkamer dat de managementinformatie over de inzetbaarheid van Defensie sterk verbeterd moest worden. De eerste klant die op deze wijze geholpen is, betreft de DMO waarvoor het MIS-WSM (Managementinformatiesysteem- Wapensysteemmanagement) onlangs is opgeleverd. Het gaat daarbij niet om persoonlijke wapens, maar om de rollende wapensystemen. Kortom, alle wapens met een kentekenplaat, zoals mortieren en tanks. MIS-WSM is in de eerste plaats de opvolger van het voorheen toegepaste Coördinatie & Analyse Tool (C&A Tool). Paars In het nieuwe MIS-WSM zijn op dit moment alleen nog maar wapensystemen van de Landmacht opgenomen. Projectleider KLTZ Bert Braanker van de Defensie Projectenorganisatie van de Bedrijfsgroep InformatieVoorziening (BGIV) benadrukt dat het systeem is gebouwd vanuit een paarse gedachte en dus uiteindelijk ook de wapensystemen van de Luchtmacht, Marine en Marechaussee kan gaan omvatten. Braanker: Het systeem moet informatie geven over de inzetbaarheid van wapens vanaf het moment van aanschaf tot het moment dat ze worden afgedankt. Dus echt van de wieg tot het graf. Ook alle onderhoud en eventuele veranderingen aan het wapensysteem moeten erin worden vastgelegd. We moeten op elk moment kunnen zien wat de beschikbaarheidgraad is, was, en zal zijn. Informatie over storingen, problemen, reparaties moeten we ook allemaal kunnen zien. Het systeem werkt nu prima bij enkele gebruikers van de Landmacht. De Directie Informatievoorziening en Organisatie (DIO) heeft ons gevraagd naar de mogelijkheden om het Logistics Decision Support System van de Luchtmacht in MIS-WSM te integreren. Plaatsvervangend projectleider Robert van der Veur: Onze conclusie is dat het inderdaad verstandig is om dit systeem te integreren. We kunnen er deze zomer dan ook mee beginnen. Hoog ambitieniveau Braanker: Daarnaast wil de DIO dat in 2010 alle managementrapportages geautomatiseerd zijn. Dit ook om tegemoet te komen aan de eisen van de Rekenkamer. Dat is een heel hoog ambitieniveau; een echte uitdaging. Maar ik denk dat het wel kan. We moeten dan snel aan de slag. Defensie heeft echter een financieel probleem. Het geld voor ICTwerkzaamheden in 2007 is al geheel besteed. Om de financiële huishouding weer gezond te maken, mogen er tot nader order geen nieuwe verplichtingen worden aangegaan. Hiermee zit Defensie in een lastige spagaat waarin keuzes gemaakt moeten worden. Methodiek maakt informatiebehoefte helder Managementinformatie een voor de hand liggende term. Maar wat wordt daar nou precies onder verstaan? Het is allemaal heel mistig en vaag. Het is erg moeilijk en arbeidsintensief om te bepalen welke informatie je zou willen hebben en hoe je die uit je gegevensbestanden zou kunnen halen. Van der Veur: Daarom Informatie behoefte helder gemaakt hebben wij een methodiek ontwikkeld Business Discovery genaamd waarmee voor een dienst, een onderdeel of een directie op een systematische wijze de informatiebehoefte helder wordt gemaakt. Op basis van deze methodiek kunnen we vervolgens snel een globale planning en kostencalculatie opstellen. Daarbij beschikt de klant direct over een behoeftestelling en een eerste versie van de Projectopdracht voor de ontwikkeling van de betreffende managementinformatievoorziening. De kosten verbonden aan die Business Discovery zijn beperkt: voor 15.000 euro voeren wij dit onderzoek uit. Wij zijn inmiddels met enkele geïnteresseerde defensieonderdelen bezig. Verkeerde beslissingen Braanker: Het grote probleem met het verkrijgen van goede managementinformatie uit onze bronsystemen is de vervuiling hierin. Er is veel verkeerd ingevoerd in het verleden. En veel gegevens zijn onvolledig. Dat moet eerst gecorrigeerd en aangevuld worden. Maar daarvoor moet je terug naar de bron van die gegevens, naar de invoerders. Daar zul je de datakwaliteit moeten verbeteren. Dan pas kan uit data kwalitatief goede informatie worden samengesteld. Op basis van deze betrouwbare informatie kunnen dan de juiste beslissingen worden genomen. Dagelijks verversen Van der Veur: Wij verversen bij het MIS-WSM dagelijks onze data. In dit proces kunnen we de kwaliteit van de nieuwe data beoordelen. Daarmee is het mogelijk om de nieuwe vervuiling tijdig te signaleren. De persoon die de vervuiling heeft laten ontstaan, kan dan automatisch gewaarschuwd worden. Als bovendien bepaalde drempels van vervuiling en onvolledigheid worden overschreden, dan kunnen wij hierover rapporteren aan het lijnmanagement. Deze technieken zijn sinds kort beschikbaar bij MIS-DEF en nog niet toegepast bij het MIS-WSM. Dat is onderdeel van een eventuele vervolgopdracht. Wij kunnen de gebruikers helpen bij het geautomatiseerd schonen van de data. En we kunnen technieken aanbieden om de mensen beter te laten leren wat ze wel en niet moeten doen. De kwaliteit van de data is een zaak waar je constant op moet blijven letten. Incrementeel Braanker en Van der Veur zijn trots op het project dat zij met hun team hebben neergezet. Van der Veur: ICT-projecten hebben een slechte naam. Het is altijd te laat, te duur en te weinig. Wij hebben dit project ver binnen het budget, op tijd en met meer dan de afgesproken functionaliteit opgeleverd. Braanker: We verwachten dat we vervolgprojecten nog sneller en nog goedkoper kunnen doen. We zullen misschien wel eens een keer een stap terug moeten doen doordat er wat tegenzit of mislukt, maar we zorgen ervoor dat dit nooit iets groots kan zijn. Wij werken incrementeel dus stapje voor stapje omdat je dan ook alleen maar kleine fouten kan maken. Bovendien zie je die fouten dan direct. Wij beloven iets, doen wat we beloven en proberen geld over te houden voor de opdrachtgever. Dat is onze aanpak! Het systeem omvat rollende wapensystemen, zoals tanks
16 Kort nieuws DTO Connect #1 2006 DIO OVER EFFECTIVITEIT Tekst Nicolien de Vet foto's Maarten Springhaver 17 in touch #1 2007 Tekst defensie foto s fotografie defensie en ronald de hommel Defensie stelt digitaliseringstraject uit Het ministerie van Defensie heeft, als gevolg van de huidige financiële situatie, besloten om een aantal ICT-gerelateerde projecten uit te stellen. Eén van deze projecten is DIV Online. Dit project heeft als doelstelling om met behulp van op FileNet gebaseerde technologie de archivering, ordening en toegankelijkheid van de digitale en papieren documenthuishouding te verbeteren. De realisatie van een landelijke invoering wordt nu voorzien voor de periode 2009-2011. Als gevolg van dit uitstel zal binnen Defensie de nadruk voorlopig meer gelegd worden op de verbetering van de meer traditionele archivering. Het betekent overigens niet dat Defensie afziet van de inzet van ICT bij het beheren van digitale documenten. Binnen een aantal geledingen blijven projecten uitgevoerd worden die met FileNet software als basis de bedrijfsprocessen ondersteunen. Een goed voorbeeld is het project dat de algehele digitalisering van de Personeelsdossiers binnen het Ministerie beoogt. Applicatie RRP voor DMO Eind 2006 heeft DTO de applicatie Rapportagesysteem Ressort Projecten (RRP) aan DMO (Defensie Materieel Organisatie), ressort projecten, opgeleverd. Daarmee is de applicatie formeel in productie gesteld. De applicatie is een relatief eenvoudig hulpmiddel, waarmee de projectleiders op uniforme wijze wekelijks een statusrapportage over de grote materieelprojecten van de DMO aan de Souschef Projecten verzorgen. Namens het ressort heeft de plaatsvervangend Souschef Projecten KTZ Paul van Rede, het programma officieel overgenomen. De DMO heeft de applicatie RRP inmiddels succesvol in gebruik genomen. Enkele aanloopproblemen, veroorzaakt door het gebruik van verschillende versies van het Microsoft Office pakket (Office 97, Office2000 en Office 2003), zijn met de komst van MULAN verholpen. SG heeft vertrouwen in toekomst SPEER Terugkeer & Vertrek Op 22 februari leverde DTO een nieuw informatiesysteem aan de Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) van het ministerie van Justitie. De dienst beschikt hiermee over een goed werkend systeem voor registratie en begeleiding van (on)gewenste vreemdelingen. In korte tijd ontwikkelde DTO het informatiesysteem, realiseerde de beheeromgeving en bracht de netwerkverbinding met Justitie tot stand. De koppeling met het bestaande systeem, dat de ICT-organisatie van de politie (ISC) beheert, en de vereiste afstemming met de ICT-organisatie van Oplevering applicatie RRP Justitie, maakte van het project een uitdaging. Een intensieve, flexibele en construc- aan DMO tieve manier van samenwerken tussen DTO en Justitie resulteerde echter in de snelle oplevering. In een vervolgfase voegt DTO nog extra functionaliteiten aan het systeem toe. Het project loopt tot 1 juli 2007. Directeur DT&V, mevrouw Rhodia Maas, en directeur Operationele Zaken van DTO, Kolonel Johan de Vet, ondertekenden de officiële stukken. Vrijdag 16 februari heeft Secretaris-generaal Ton Annink een rapport over de voortgang van het programma SPEER met de titel SPEER weer Spits in ontvangst genomen van programmaleider Luitenant-generaal Hans Sonneveld. Het doel van SPEER is de materieellogistieke en financiële processen van Defensie te herontwerpen om zo de effectiviteit van de materieel logistieke ondersteuning van missies te verbeteren en besparingen te realiseren in het materieellogistieke en financiële domein. Om die doelstellingen te bereiken zijn drie alternatieven uitgewerkt voor de verdere voorzetting van het programma, waarbij één scenario duidelijk de voorkeur verdient. En daarvoor is uiteraard geld noodzakelijk. In zijn toelichting op het rapport liet Generaal Sonneveld weten dat het een breed integraal rapport is en dat elke vertraging van SPEER in dit stadium, Defensie op termijn veel geld gaat kosten. Daarnaast gaf hij aan dat er geen sprake kan zijn dat alleen de kersen van de taart worden gegeten. De sterke onderlinge samenhang binnen het voorgestelde scenario maakt dit vrijwel onmogelijk. Tot slot benadrukte hij dat het zaak is snel successen te laten zien. Annink ziet de behandeling van het rapport in het DB met vertrouwen tegemoet. Zodra in het Departementaal Beraad besluiten zijn genomen, worden alle betrokken partijen nader geïnformeerd over het gekozen alternatief en kunnen de betrokken projecten aan de slag. Het project FINAD, wat het huidige financiële systeem GVKKA vervangt, gaat in het voorgestelde scenario volgens planning op 1 januari 2008 live. iphone doodsklap voor de BlackBerry? Column De nieuwe iphone van Apple is een prachtig apparaat. Maar is het een BlackBerry-killer? De iphone kan alles wat je als jonge, modebewuste gebruiker van een mobiel ICT-apparaat zou verwachten. Het is een ipod (muziekspeler), een fotocamera, een email- en internetapparaat en een gsm-telefoon. En Apple heeft er echt alles aan gedaan om het ding er gelikt te laten uitzien. De iphone zit vol interessante, gebruiksvriendelijke innovaties. Zo detecteert het je oor en past de geluidssterkte aan. Het scherm past zich aan de omgeving aan. En er zit maar één knop op het apparaat: de terugkeerknop. Wat een uitkomst! Het ingebouwde e-mail- en voicemailprogramma werkt als een zonnetje. Een BlackBerry verbleekt daarbij echt. Maar toch wordt de iphone niet de doodsklap voor de Black- Berry. Het is echt een consumentenproduct. Maar er zijn ook wel een paar functies die zo snel mogelijk op een BlackBerry beschikbaar moeten komen. Vooral het nieuwe, aanraakgevoelige scherm is echt een andere wijze van interactie tussen computer en mens. Het zou gelijk een eind maken aan de zogenaamde crackberry-duimen waarover intensieve gebruikers soms klagen. Qua beveiliging legt de iphone het volledig af. De BlackBerry blijft van alle apparaten die op de markt zijn, nog steeds het meest complete en veilige systeem. Zeker voor de omgeving waarin wij werken, is dat een absolute noodzaak. Recent onderzoek door een in forensisch onderzoek gespecialiseerd bedrijf, heeft aangetoond dat er geen lekken te vinden zijn. Absolute garantie is er nooit, maar het is blijkbaar toch moeilijk de beveiliging te doorbreken. BlackBerry komt overigens binnenkort in Nederland met een nieuw model op de markt. Het is de Pearl. In Hollywood is het een doorslaand succes: de nieuwe parel heeft al verscheidene films gehaald. Het nadeel van het nieuwe pareltje der techniek is dat het nóg minder en nóg kleinere toetsen heeft dan zijn voorganger. Maar het voordeel is wel dat het steeds meer op een telefoon gaat lijken. De iphone is dus niet de nieuwe draadloze revolutie voor ons. Het wachten is op een volgende ontwikkeling, die zich ongetwijfeld snel zal aandienen. Ir. Teus van der Plaat, Hoofd Kenniscentrum DTO T.vd.Plaat@MINDEF.NL Anemaet naar Ethiopië Luitenant-kolonel Frans Anemaet, tot voor kort werkzaam bij de Directie Informatie en Organisatie (DIO), is op 21 maart 2007 voor een nieuwe en avontuurlijke defensiejob naar Ethiopië vertrokken. Hij wordt voor minstens vier jaar Defensie Attaché (DEFAT) op de Nederlandse Ambassade in Addis Abeba. Toen de taakomschrijving van de DEFAT aan hem werd voorgelegd bleek hem waarom hij de juiste man hiervoor zou zijn. Primair gaat hij werken binnen de Afrikaanse Unie (AU), het Afrikaanse equivalent van de Europese Unie (EU) in wording. Binnen de militaire poot van deze AU is men bezig om naar het EU-model, snelle reactiebrigades op- en in te richten waarbij met name de C2 (Command & Control) - ondersteuning een uitdaging is. De door Frans opgedane ervaringen binnen 1 (GE/ NL) Corps (het Duits/Nederlandse legercorps) met zaken als HRF HQ (High Readiness Force) en NRF (NATO Response Force), zullen daarbij zeer van pas komen. Gerard Cox, het idool van Frans, wenst hem voor zijn vertrek naar Afrika succes. Beveiliging over naar DCIVB Op donderdag 25 januari is het project Beveiligingbewustwording formeel overgedragen aan het DCIVB. Nadat de opdrachtgever van het project, de Beveiligingsautoriteit, Kolonel Jaap de Die, decharge verleende aan de projectorganisatie, zetten LTZ1 Theo Akkermans, namens de Defensie Projecten Organisatie en Ari Nagtegaal, directeur DCIVB hun handtekeningen onder het Protocol van Overdracht.
18 IN TOUCH #1 2007 Tekst martje van der brug foto s HOLLANDSE HOOGTE 19 Stroomlijnen defensieprocessen DIO heeft de afgelopen jaren een inspanning geleverd om de hoofdprocessen binnen Defensie te stroomlijnen. Dit door samenhang te creëren tussen de bedrijfsvoering (BV), de informatievoorziening (IV) en de besturing van Defensie. Daarbij speelt de Defensie IV-Architectuur (DIVA) een belangrijke rol. In eerste instantie is DIVA vooral gebruikt voor het herontwerpen van de organisatieinrichting (het nieuwe besturingsmodel). Samenhang bewaken Inmiddels is DIVA zover ingevuld dat ook de richtinggevende uitgangspunten, de samenhang in de IV-services en de gegevenshuishouding inzichtelijk kan worden gemaakt. Daarmee geeft DIVA de beleidsverantwoordelijken en spelers in de IV-keten een beter inzicht in de afhankelijkheden tussen processen, DIO, de integrale regievoerder De Directie Informatievoorziening en Organisatie (DIO) is beleidsverantwoordelijk voor de volgende defensiebrede aspecten: n De besturing, n De hieruit voortvloeiende werkwijze, n De hiermee samenhangende organisatie, n De ondersteuning daarvan met (geautomatiseerde) informatievoorziening, n En voor de documentaire informatievoorziening. DIO voert ten aanzien van deze aspecten de integrale regiefunctie uit, ontwikkelt het strategische defensiebeleid, ziet toe op een goede implementatie en uitvoering van het beleid en adviseert en informeert de politieke en ambtelijke leiding. Onderdeel Bestuursstaf DIO is onderdeel van de Bestuursstaf en is verantwoordelijk voor een aantal belangrijke producten, waaronder het besturingsmodel Defensie, het Algemeen Organisatiebesluit Defensie (AOD), het Beleidskader Besturen bij Defensie (BBD), de Defensie IV-architectuur (DIVA) en het IV-plan. functionele IV-services, generieke IV-services, bedrijfsgegevens en ICT-infrastructuur. Kortom de samenhang in BV, IV en ICT. Masterclass Het in de praktijk toepassen van het beleid, het nieuwe besturingsmodel en DIVA is geen sinecure gebleken. DIVA vergt een investering in tijd voordat zij profijt oplevert. Dat werpt in de huidige drukke tijd een drempel op om ermee aan de slag te gaan. Om de drempel tot het gebruik te verlagen organiseert DIO een Masterclass over Samen(hangend) werken aan de Defensie informatievoorziening. In deze masterclasses worden de deelnemers (spilfunctionarissen in de BV/IV) in staat gesteld om nader met DIVA kennis te maken. Daarnaast komen er bijeenkomsten zoals de BV/IV-netwerkdag en een Architectuursymposium. Ook werkt DIO aan een betere toegankelijkheid van het beleid en van DIVA via het intranet. Stroomlijnen bedrijfsprocessen DTO zet zich op alle niveaus in om haar bedrijfsprocessen verder te stroomlijnen. Minder schijven, sneller resultaat: dáár gaat DTO voor. In navolging van secretarisgeneraal Ton Annink zet Kolonel Johan de Vet, directeur Operationele Zaken van DTO, hiermee de aanval in op de bureaucratie. Alle medewerkers van DTO werken hard aan het verder verbeteren van de dienstverlening. En al deze inspanningen beginnen vruchten af te werpen. Bestel- en serviceportaal Zo kunnen defensieklanten sinds 1 januari 2007 IVbestellingen doen via het IV-bestelportaal op intranet. Dit portaal bevindt zich echter in de beginfase en zal in de nabije toekomst nog worden doorontwikkeld. DTO en DCIVB werken daarnaast intensief samen aan de DTO, dé ICT-leverancier van Defensie DTO, dé ICT-leverancier van Defensie levert ondersteuning op het gebied van bestuurlijke informatievoorziening en ook in het operationele veld. Het dienstenpakket is breed: van advies en projectmanagement tot de exploitatie en het beheer van informatiesystemen en ICT-infrastructuren. IV-keten Als onderdeel van de IV-keten van Defensie levert DTO oplossingen, producten en diensten die optimaal op elkaar en op de bedrijfsvoering zijn afgestemd. Kernbegrippen zijn betrouwbaarheid, beveiliging en beschikbaarheid. Veiligheid Vitale ICT-taken voor Defensie zijn exclusief belegd bij de BGICT en daarmee ook bij DTO. Denk hierbij aan het beheer van informatiesystemen en netwerken. En aan diensten waarbij speciale eisen voor beveiliging gelden. Zo beheert DTO de defensiewerkplekken, de onderliggende infrastuctuurcomponenten en honderden applicaties. opzet van een compleet IV- en ICT-serviceportaal voor Defensie waarop nog veel meer webbased services aangeboden gaan worden. Password Selfreset Er wordt ook hard gewerkt aan een andere functionaliteit voor gebruikers binnen de defensieorganisatie; de Password Selfreset. Wanneer een gebruiker ontdekt dat het account op zijn pc is geblokkeerd, dan kan hij dit zonder tussenkomst van een medewerker van de Service Desk Defensie eenvoudig zelf herstellen. Bellen met de Service Desk is dus niet meer nodig. Dankzij deze functionaliteit kan de gebruiker veel sneller weer aan het werk en worden ook de servicemedewerkers minder belast. Verwacht wordt dat het aantal telefoontjes naar de Service Desk met dertig tot veertig procent zal verminderen. Dat betekent dat de servicemedewerkers meer tijd krijgen voor andere incidentmeldingen. DIO DTO Een goede architectuur, een duurzame basis Effectieve inzet van de servicemedewerkers
20 In Touch #1 2007 Tekst martje van der brug foto s Defensie fotografie 21 Titaan in Australië JCG Militair rekencentrum Oklahoma DCIVB Wereld diensten (1) JCG ers worden overal ter wereld ingezet. Enkele voorbeelden van werkzaamheden in het buitenland: het installeren van het systeem OMIS (Operationeel Management Informatie Systeem van het Commando Luchtstrijdkrachten) voor de oefening Joint Caribbean Lion, het meedraaien als verbindelaar in ploegendienst op Curaçao bij diezelfde oefening, het installeren van uitlopers van het systeem TITAAN (Theatre Independent Tactical Army and Airforce Network) bij de ambassade en het militaire hoofdkwartier in Australië, het vervoeren van cryptosleutels naar Congo, het opbouwen in Afghanistan, het meedraaien met de detachementen in Afghanistan en het voortdurende aanspreekpunt zijn vanuit Nederland voor de operationele communicatie- en informatiesystemen in het veld en op zee. Joint Cis Groep, de operationele IV-ondersteuner De Joint CIS Groep (JCG) is, net als DTO, onderdeel van de Bedrijfsgroep ICT. Op 18 oktober 2006 was de formele oprichting van dit jongste bedrijf van Commando DienstenCentra een feit. Hoofdtaak is het ondersteunen van de informatievoorziening ten behoeve van het operationeel optreden binnen Defensie. JCG is de huisleverancier van de operationele communicatie- en informatiesystemen van de land-, lucht- en zeestrijdkrachten bij militaire operaties, oefeningen en commandovoeringsondersteuning. Statische systemen Daarnaast verricht JCG onderhouds- en installatiewerkzaamheden aan de statische systemen van Defensie in Nederland en Curaçao. Ook beheert JCG de uitzendpool met civiele ICT-middelen. Dit zijn middelen die niet standaard bij eenheden in gebruik zijn, bijvoorbeeld satelliettelefoons. JCG beheert deze middelen centraal en geeft ze op verzoek uit aan gebruikers. JCG verzorgt ook een korte introductiecursus voor gebruikers en treedt op als helpdesk bij verstoringen in het gebruik. Onverwachte situaties Bij al die wereldwijde oefeningen en missies blijkt vaak dat zaken anders zijn dan verwacht. Daarom is het noodzakelijk dat medewerkers van JCG uitzendbaar zijn. Ze moeten een mentaliteit hebben om zich zo goed mogelijk professioneel voor te bereiden. Ze moeten bij tegenslag niet bij de pakken gaan neerzitten, en beslist geen nine-to-five -mentaliteit hebben. Flexibiliteit en effectiviteit De omgeving waarbinnen militair wordt opgetreden is onvoorspelbaar en vergt daarom grote flexibiliteit van de optredende eenheden, hun operationele informatievoorziening en daarmee ook van JCG. De focus van JCG ligt ook primair op effectiviteit. Dat wil overigens niet zeggen dat daarbinnen geen plaats is voor efficiency. Deze is echter voornamelijk gericht op het zo zinvol mogelijk inzetten van schaarse middelen en personeel. Daarbij draait alles op het stellen van de juiste prioriteiten. Wereld diensten (2) Het Integrated Maintenance Data System IMDS ( voorheen CAMS genoemd) van de Luchtmacht wordt sinds augustus 2006 niet meer gehost in de DTO-vestiging in Maasland maar in het rekencentrum van de Defense Information Systems Agency (DISA) in de Verenigde Staten. Deze op het eerste gezicht onlogische stap is een aansprekend voorbeeld van het optreden van DCIVB als Smart Buyer op het gebied van Informatievoorziening. Het IMDS was, technisch gezien, volgens Nederlandse begrippen, een bijzonder systeem dat alleen gebruikt wordt door een relatief kleine groep van 3.000 Luchtmachtmedewerkers. Het decentrale systeem had hoge overheadkosten en was kwetsbaar doordat er slechts enkele beheerders waren. DCIVB besloot daarom om IMDS onder te brengen bij het militaire DCIVB, de Smart Buyer Binnen het IV-veld van Defensie heeft DCIVB onder meer de rol van Smart Buyer. De organisatie treedt op als intermediair tussen de verschillende defensieonderdelen en de leveranciers. Daarbij streeft DCIVB naar het bereiken van een optimale balans tussen de kosten en de kwaliteit van de te verwerven IV-producten en - diensten. Ook bewaakt DCIBV continu de doeltreffendheid en doelmatigheid van de IV-bestedingen van Defensie. Functioneel beheer Daarnaast is DCIVB verantwoordelijke voor het functioneel beheer van de informatievoorziening van Defensie. Het comfort van de medewerkers is daarbij een belangrijke leidraad. Doelstelling is dat functionele wijzigingen zodanig worden doorgevoerd, dat gebruikers hier geen hinder van ondervinden en uitsluitend het gemak van hun hoogwaardige IV-toepassingen ervaren. rekencentrum in Oklahoma. Met 250.000 gebruikers is DISA het grootste rekencentrum ter wereld op dit gebied, met alleen al 1.000 professionele beheerders. DISA kan hostingfaciliteiten aanbieden die zeer hoogwaardig zijn, maar ook marktconform. Hoogwaardige lijnverbinding De servers voor IMDS staan nu op een ander continent. Maar de gebruikers in Nederland hebben totaal geen nadeel ondervonden. Zo moet dat ook, vindt Smart Buyer DCIVB. Gebruikers mogen nooit last hebben van ingrepen, en alleen de voordelen ervaren. Deze overstap had praktische gevolgen voor DTO. De hosting-dienstverlening ten behoeve van IMDS is uiteraard vervallen. Maar hiervoor in de plaats kwam hoogwaardig ander werk waarin DTO bij uitstek is gespecialiseerd: het in stand houden van de geavanceerde lijnverbinding, inclusief firewalls, tussen Oklahoma en Nederland.
22 Resultaat in Touch #1 2007 Tekst cees van duuren foto s jurgen huiskens 23 Landmacht binnenkort rond met uitrol nieuwe werkplekken MULAN uitrol nadert einde Megaproject Kolonel Bert Booman is hoofd van de afdeling Informatievoorziening & Communicatie- en Informatiesystemen (IV&CIS) van de staf van het Commando Landstrijdkrachten en tevens IV-manager. Dat de landmacht als laatste klaar is met MULAN heeft niets te maken met problemen, maar alles met de ongeëvenaard grote omvang van de migratie. MULAN biedt een nieuwe basisinfrastructuur voor de ICT-werkplekken van Defensie. Het gaat niet alleen om de hard- en software, maar ook om het netwerk. Bij MULAN is het aantal applicaties teruggebracht van enkele duizenden naar enkele honderden, en zijn er in plaats van honderden decentrale servers nog maar drie datacenters over. Nog niet alles ingeregeld Booman benadrukt dat - ook al verloopt deze overstap naar een moderne ICT-werkplek soepel en vlot - dit nog niet wil zeggen dat daarmee alles gelijk geregeld is. Zo zullen er naast de gangbare kantoorsoftware ook allerlei andere programma s op het nieuwe platform aangeboden moeten worden. Op dat gebied zijn er nog veel zaken die ingeregeld moeten worden. Een van die zaken is MULAN Confi. De oplossing daarvoor is klaar, maar bij de landmacht moet de uitrol nog ter hand worden genomen. Booman: Bij ons is de kantooromgeving gescheiden van de militair/operationele omgeving. Er is wel de mogelijkheid om ook te velde met MULAN te werken, maar dat is niet standaard. Het kan dan plaatsvinden op speciale uitlopers van het MULAN-netwerk. Wij doen daar niet ook de operationele bedrijfsvoering op. Wij houden dat gescheiden. Gelet op de beveiligingsproblematiek verwacht ik dat wij dat in de komende paar jaar niet kunnen veranderen. Rekening houden met uitzendingen Janneke van den Berg is Manager Operations van het project MULAN. Zij wijst op een complicerende factor: We moeten ook rekening houden met uitzendingen. Zo is alles wat nu wordt uitgezonden, al overgestapt op MULAN. En alle terugkomende eenheden worden gelijk overgebracht. Naar verwachting de laatste zo rond september. Booman: Per juni aanstaande stopt het MULAN-project grotendeels. Voor alles wat er dan nog moet gebeuren, moeten we dan terugvallen op de staande organisatie. Het is dus van belang dat Het project MULAN loopt op zijn einde. De grootste uitrol bij het Commando Landstrijdkrachten met 15.000 werkplekken is bijna klaar. Men is daar de afgelopen tijd volop bezig met uitrollen. Het leeuwendeel van de werkplekken inmiddels ruim 60% - is over. In september zullen ook de laatste werkplekken over zijn, en is het project voltooid. Een megaproject is dan volbracht. Een gesprek met drie betrokkenen. allemaal goed en op tijd op orde te hebben. Dat per saldo MULAN een langlopend project is geworden voor CLAS, verbaast de drie betrokkenen niet. Booman: Het is niet alleen dit project geweest. Er speelde zo veel meer, zoals ingrijpende reorganisaties en de invoering van een compleet nieuw besturingsmodel. Dat had ook allemaal zo zijn consequenties. Van den Berg: Als je weet hoe complex de situatie bij een grote organisatie als Defensie is, dan is het niet vreemd dat er eerst een valse start is geweest. Dat komt vaak voor in dergelijke situaties. Vooruitgegaan Guido Feber is bij DTO de Projectofficier voor MULAN. Hij vult aan: Er zijn heel veel randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. Zo is er een enorme verandering in de netwerkinfrastructuur. En je hebt een koppeling met de personeelsadministratie. Het is veel meer dan alleen maar een migratie van werkplekken. Je moet eerst als het ware een compleet product ontwikkelen voordat je het feitelijk kunt uitrollen. Als je alleen al kijkt hoeveel tijd het heeft gekost om de applicatiereductie tot stand te brengen Booman tot slot: We hebben nu opnieuw de basis gelegd. Maar we zijn er nog niet. Er valt nog heel veel te verbeteren en dat moet vanuit de nu staande organisatie. We moeten constateren dat in zijn algemeenheid we er veel op zijn vooruitgegaan. Het is allemaal veel gemakkelijker inzetbaar geworden, ook door de standaardisatie. Voor de gebruikers is er een enorme stap vooruit gezet. Neem alleen al het gemak dat je nu overal kunt inloggen en dan gelijk je eigen werkplek krijgt. Er zijn zo veel voordelen aan MULAN, dat besef begint nu pas te groeien. We zijn er veel op vooruitgegaan