beheer je efficiënt je mailbox?

FOCUS 1 Hoe beheer je efficiënt je mailbox? ICT ALGEMEEN 1 Hoe werk je met Gmail van Google? 1.1 Hoe maak je een Gmail-account aan? Je hebt veel verschillende mogelijkheden om een e-mailadres aan te maken, bijvoorbeeld in Hotmail of in Outlook van Microsoft. Een veelgebruikt gratis mailprogramma is Gmail van Google. Om een Gmail-account aan te maken, surf je naar de website van Google. Stap 1: Klik op Inloggen rechts bovenaan en vervolgens op Aanmelden. Stap 2: Je krijgt het volgende scherm, waar je je voornaam en naam ingeeft, een e-mailadres kiest en een wachtwoord. ICT-vademecum Algemeen 1

Google waarschuwt je als het e-mailadres van je keuze al bestaat. Ook geeft Google aan of je wachtwoord van voldoende kwaliteit is. Stap 3: Duid aan dat je akkoord gaat met de voorwaarden. Klik daarna op Volgende. Stap 4: Voeg een profielfoto toe als je dat wilt. Dat kan later ook nog. Stap 5: Klik op Volgende stap. Ga naar je mail en je kunt starten. 1.2 Hoe meld je je aan op Gmail? Stap 1: Surf naar www.google.be en klik op Inloggen. Stap 2: Geef je e-mailadres en je wachtwoord in. Geef aan of je ingelogd wilt blijven op de pc waarop je werkt.! Let hiermee op, zeker wanneer je op een pc werkt waar na jou nog anderen op werken. Stap 3: Klik op Inloggen. Je ziet het volgende scherm. Nu ben je ingelogd in Google. Zo kun je makkelijk zoeken via Google, naar YouTube gaan enz. 2 ME & Company

Stap 4: Om naar je mail te gaan, klik je op Gmail. Nadat je je voor de eerste keer hebt aangemeld, vind je drie of vier introductiemails in je Inbox van Gmail (Google). ICT ALGEMEEN 1.3 Hoe stuur je een mail met Gmail? Stap 1: Ga naar Gmail en klik links op Opstellen. Stap 2: Rechtsonder verschijnt het scherm waarin je je mail kunt maken. Stap 3: Noteer bij: Aan: de geadresseerde aan wie de mail gericht is (bv. Filip.verhille@gmail.com) Onderwerp: kort en bondig het onderwerp van de mail In het witte tekstvak schrijf je de inhoud van de mail. 1.4 Hoe voeg je een bijlage toe en verwijder je ze? Je kunt aan je mail ook een bijlage toevoegen: een document, een afbeelding, een filmpje Een afbeelding toevoegen kan op twee manieren. Methode 1: Stap 1: Klik op de paperclip onderaan in het mailvenster. Stap 2: Ga in de verkenner op je pc op zoek naar het bestand dat je wilt toevoegen. ICT-vademecum Algemeen 3

Stap 3: Selecteer het bestand en klik op Openen. Methode 2: Stap 1: Open de verkenner. Stap 2: Zoek het document op je computer. Stap 3: Sleep het document of het bestand van je verkenner naar je mail. Heb je een afbeelding ingevoegd, dan zie je die in je mail verschijnen. Om het formaat nog aan te passen of de afbeelding te verwijderen, selecteer je haar in je mail. Om een bijlage te verwijderen klik je op het kruisje achter de bijlage. 1.5 Hoe zorg je voor een digitale handtekening? Een digitale handtekening bespaart je tijd: je moet niet steeds je naam typen onderaan je e-mail. Stap 1: Klik rechtsboven op je profiel. 4 ME & Company

Stap 2: Klik op Dashboard. Hier kun je een aantal instellingen aanpassen. ICT ALGEMEEN Stap 3: Kies voor Gmail om de instellingen van je Gmail-account aan te passen. Je ziet nu dat je heel wat instellingen kunt aanpassen. Je zit in het tabblad Algemeen. Stap 4: Scrol naar onder en kies voor Handtekening. Duid het juiste bolletje aan. Stap 5: Vink het vakje aan onder het tekstvak. Stap 6: Scrol nog verder naar onder en klik op Wijzigingen opslaan. Stap 7: Onder aan je mails verschijnt nu steeds je handtekening. Je kunt je handtekening steeds aanpassen. Klik rechtsboven op het tandwieltje en vervolgens op Instellingen. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 5

1.6 Hoe vraag je een leesbevestiging? Een leesbevestiging is een e-mailmelding die je ontvangt wanneer een ontvanger een door jou verzonden mail opent (en waarschijnlijk leest). De e-mail is een bevestiging dat de ontvanger je bericht daadwerkelijk heeft gezien. Ook het tijdstip staat er genoteerd. Leesbevestigingen zijn alleen beschikbaar voor klanten van Google Apps for Business, Google Apps for Education en Google Apps for Government. Ze zijn niet beschikbaar in persoonlijke Gmailaccounts. Stap 1: Stel een mail op. Stap 2: Klik rechtsonder op het pijltje Meer. Stap 3: Klik op leesbevestiging vragen. 1.7 Hoe werk je met mappen of labels in je Inbox of Postvak In? Het kan handig zijn om je mails te klasseren in mappen of labels. Op die manier breng je orde en structuur aan in je Inbox en mailaccount. 1.7.1 Hoe maak je labels in je Postvak In? Stap 1: Klik links op Nieuw label maken. Het kan zijn dat je op het menu moet gaan staan om het open te vouwen als niet alles zichtbaar is. Stap 2: Geef een naam aan het label. Stap 3: Geef aan of je het label wilt onderbrengen onder een ander label; duid dat label dan aan. Stap 4: Klik ten slotte op Maken. 6 ME & Company

1.7.2 Hoe kun je je labels beheren en aanpassen? Het kan handig zijn om: je labels te voorzien van een kleur zodat je ze makkelijk terugvindt; een label enkel te tonen wanneer er ongelezen berichten zijn; een label te verbergen wanneer je het zelden gebruikt. ICT ALGEMEEN In het voorbeeld heb je het label Offertes aangemaakt. Je gaat vervolgens bovenstaande bewerkingen op het label uitvoeren. Stap 1: Klik naast het label op het pijltje. Stap 2: Kies eventueel een kleur. Je kunt andere kleuren toevoegen en de kleur achteraf ook nog verwijderen. Stap 3: Duid aan of je een label wilt weergeven, enkel weergeven indien er ongelezen berichten zijn, of verbergen. Stap 4: Vanuit dit menu kun je aan een label ook een sublabel (of submap) toevoegen. 1.7.3 Hoe verberg of verwijder je een label? Stap 1: Ga via Instellingen (tandwieltje) naar het tabblad Labels. Of klik links op Labels beheren. ICT-vademecum Algemeen 7

Stap 2: Hier kun je voor elk label aangeven of je het wilt verbergen of weergeven. Stap 3: De labels die je zelf hebt gemaakt, kun je hier eventueel verwijderen. 1.7.4 Hoe zorg je voor automatisch mappenbeheer? Het is vaak nuttig om bepaalde mails automatisch te klasseren in een daartoe voorzien label. Zo worden mails die je ontvangt van bijvoorbeeld de volleybalclub of de directie automatisch in dat label (of die map) geplaatst. Ga daarvoor als volgt te werk. Stap 1: Ga via het tandwieltje naar Instellingen. Of ga via je profiel naar Account, vervolgens naar Dashboard, dan naar Gmail en klik op Instellingen. Stap 2: Klik op het tabblad Filters. Stap 3: Klik daarna op Nieuwe filter maken. Stap 4: Geef aan waarop inkomende mails moeten gefilterd worden. Je kunt filteren op: de afzender, het onderwerp, Stap 5: Klik onderaan op Filter maken met deze zoekopdracht. 8 ME & Company

Stap 6: Geef aan wat er met de mail dient te gebeuren door aan te duiden in welk label de mail terecht moet komen. Klik vervolgens op Filter maken en de mail wordt automatisch juist gelabeld. Stap 7: Hieronder zie je de bevestiging van de filter ICT ALGEMEEN Maak je bijvoorbeeld een label Directie en de directeur stuurt je een mail, dan zie je in je Inbox meteen een label Directie, met de bijhorende kleur van het label naast de mail. Daarnaast zie je ook een ongelezen mail (1) naast het label Directie. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 1.8 Hoe beheer je je mails? 1.8.1 Een mail verplaatsen Je verplaatst een mail naar een bepaalde map of een bepaald label door de mail te selecteren. Dat doe je door het vakje ervoor aan te vinken. 1.8.2 Een label toekennen aan een mail Methode 1: Stap 1: Vink het selectievakje aan voor de mail. Stap 2: Klik op de knop labels. ICT-vademecum Algemeen 9

Stap 3: Duid aan welk label je de mail wilt geven. Methode 2: Stap 1: Neem het label links vast. Stap 2: Sleep het naar de mail waaraan je het label wilt koppelen. 1.8.3 Een mail markeren als belangrijk of niet belangrijk Op onderstaande afbeelding zie je waar je een mail markeert als belangrijk of niet belangrijk. 1.8.4 Een mail verwijderen Je verwijdert een mail door hem te selecteren en op het vuilbakje te klikken. Je kunt de mail ook naar de Prullenbak slepen. 1.8.5 Een mail aanduiden met een ster Mails die je met een ster aanduidt, kun je tonen in een lijst. Dat is handig als je belangrijke of dringende mails aan wilt duiden en later wilt sorteren. 10 ME & Company

Via Instellingen kun je in het tabblad Algemeen het aantal sterren en de kleuren kiezen. ICT ALGEMEEN Wanneer je nu links klikt op Met ster blijven in je Postvak In enkel de mails staan met een ster. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 1.9 Hoe stel je een automatisch bericht in bij afwezigheid? Ben je tijdelijk niet aanwezig op je werkplek of niet bereikbaar? Dan heb je de mogelijkheid om een automatisch antwoord te sturen naar de personen die jou mailen in die periode. Stap 1: Klik op Instellingen (via je profiel of via het tandwieltje). Stap 2: In het tabblad Algemeen scrol je naar onder tot aan Automatisch antwoord. Stap 3: Schakel Automatisch antwoord in. Stap 4: Vul hier een onderwerp in en een tekst. Stap 5: Duid de eerste en de laatste dag aan van je afwezigheid. Stap 6: Klik op Wijzigingen opslaan. Het antwoord wordt automatisch verzonden naar de afzenders van je inkomende berichten. Als je van dezelfde personen meerdere berichten krijgt, wordt het automatisch antwoord maar één keer per vier dagen verstuurd. 1.10 Hoe maak je een adresboek? Om een adresboek of een contactenlijst te maken, ga je op de volgende manier te werk. 1.10.1 Hoe voeg je snel contactpersonen toe? Stap 1: Klik links bovenaan op Gmail en vervolgens op Contacten. ICT-vademecum Algemeen 11

Stap 2: Klik op het icoontje Toevoegen aan mijn contactpersonen. Stap 3: Typ in het kader het e-mailadres van de persoon die je wilt toevoegen. Klik op toevoegen. Meerdere e-mailadressen toevoegen kan ook. Typ ze gewoon in het kader, gescheiden door een komma. 1.10.2 Hoe voeg je contacten toe met volledige gegevens? Stap 1: Klik links bovenaan op Gmail en vervolgens op Contacten. Stap 2: Klik op Nieuw contactpersoon. Stap 3: Geef de gegevens in: naam, e-mailadres Stap 4: Gmail slaat de gegevens automatisch op. Stap 5: Door op Toevoegen te klikken, kun je extra gegevens over de persoon toevoegen. 12 ME & Company

1.11 Hoe maak je een distributielijst of een groep? Moet je vaak dezelfde groep mensen een bericht sturen? Dan is het handig om een groep aan te maken van meerdere personen, zodat je niet alle e-mailadressen steeds apart moet ingeven. 1.11.1 Hoe voeg je contactpersonen toe aan een groep of een distributielijst? ICT ALGEMEEN Stap 1: Ga naar je lijst met contactpersonen. Stap 2: Vink de contactpersonen aan die je in een groep wilt samenvoegen. Stap 3: Klik het icoontje aan om een groep te maken. Stap 4: Geef de groep een naam. Stap 5: Bevestig met Nieuwe maken. Je ziet nu dat je een groep hebt die bestaat uit vier contactpersonen. 1.11.2 Hoe mail je naar een groep? Stap 1: Open een nieuwe mail. Stap 2: Bij Aan schrijf je de naam van de groep. Stap 3: Druk op Enter of op de tab-toets. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 13

2 Hoe werk je met e-mail van Outlook/Windows Live? Je gaat nu leren hoe je moet werken met Outlook, een gratis mailprogramma van Microsoft dat eerst Hotmail heette. 2.1 Hoe maak je een account in Outlook? Stap 1: Surf naar de website www.outlook.com. Stap 2: Heb je nog geen account, klik dan onderaan op Registreer je nu. Heb je al een Microsoft-account? Gebruik je Hotmail, SkyDrive of Xbox LIVE en wil je een nieuw e-mailadres op Outlook.com? Meld je dan aan en wijzig de naam van je account of maak een alias. Zo niet, vul de onderstaande gegevens in volgens het stappenplan. Stap 3: Kies welk e-mailadres je wenst. Stap 4: Kies een wachtwoord dat bestaat uit minstens acht tekens en dat minstens twee van de volgende tekens bevat: hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen. 14 ME & Company

Stap 5: Kies een beveiligingsvraag. ICT ALGEMEEN Stap 6: Geef aan van waar je afkomstig bent. Stap 7: Toon aan dat je geen robot bent door de gevraagde tekens in te vullen. Stap 8: Bevestig met Ik ga akkoord. 2.2 Hoe meld je je aan in Outlook? Stap 1: Surf naar www.outlook.com. Stap 2: Geef je e-mailadres op en je wachtwoord. Stap 3: Klik op Aanmelden. 2.3 Hoe voeg je contactpersonen toe? Klik op het pijltje naast Outlook bovenaan in de blauwe balk. De volgende balk verschijnt. Klik op Personen. Je kunt contactpersonen toevoegen vanuit je Facebook- of Twitteraccount. ICT-vademecum Algemeen 15

Hoe voeg je een nieuwe contactpersoon toe? Stap 1: Klik op Nieuw om een nieuwe contactpersoon of een nieuwe groep toe te voegen. Stap 2: Klik op Nieuwe contactpersoon. Stap 3: Vul de gegevens van de contactpersoon in: naam, voornaam, e-mail. Stap 4: Bevestig met Opslaan. 2.4 Hoe maak je een groep of een distributielijst? Stap 1: Ga naar Personen. Stap 2: Kies Nieuw en vervolgens Nieuwe groep. Stap 3: Geef de groep een groepsnaam. Stap 4: Voeg leden toe. Bij bestaande contactpersonen stelt het programma zelf voor om ze toe te voegen, telkens wanneer je de eerste letter van de naam ingeeft. 16 ME & Company

Stap 5: Voeg eventueel ook nieuwe contacten toe. Stap 6: Bevestig met Opslaan. Bij Personen zie je nu je contactpersonen en de groep staan. Een contactpersoon heeft een ander icoontje dan een groep. ICT ALGEMEEN Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 2.5 Hoe vraag je een leesbevestiging? Een leesbevestiging is een e-mailmelding die je ontvangt wanneer een ontvanger een door jou verzonden e-mail opent (en waarschijnlijk leest). In Outlook.com is het (nog) niet mogelijk om een leesbevestiging te vragen. 2.6 Hoe zorg je voor een digitale handtekening? Een digitale handtekening zorgt ervoor dat je niet steeds je naam moet vermelden onderaan je e-mail. Zo bespaar je tijd. Stap 1: Ga naar je e-mail. Stap 2: Klik rechtsboven op het tandwieltje en vervolgens op Meer e-mailinstellingen. ICT-vademecum Algemeen 17

Stap 3: Kies bij E-mail schrijven voor Opmaak, lettertype en handtekening. Stap 4: Bij Persoonlijke afsluiting kun je je digitale handtekening toevoegen. Stap 5: Bevestig met Opslaan. Als je nu een e-mail opstelt, zul je zien dat de handtekening in het bericht staat. 2.7 Hoe stel je een automatisch bericht in bij afwezigheid? Stap 1: Ga naar je e-mail. Stap 2: Klik rechtsboven op het tandwieltje en vervolgens op Meer e-mailinstellingen. Stap 3: Kies bij Account beheren voor Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden 18 ME & Company

Het is mogelijk dat Stap 4, 5, 6 en 7 worden overgeslagen. Dat is enkel de eerste keer dat je deze instelling aanpast. Stap 4: Outlook vraagt om je account te bevestigen voordat de functie ingeschakeld wordt. ICT ALGEMEEN Stap 5: Het kan zijn dat je je gsm-nummer moet opgeven. Je krijgt dan een code toegezonden. Stap 6: Vul de code in. Stap 7: Je kunt de code ook via een tweede e-mailadres ontvangen. Stap 8: Nu kun je je Bericht bij afwezigheid ingeven. Stap 9: Bevestig met Opslaan. De persoon die je een mail stuurt, krijgt nu het antwoord dat je afwezig bent. Wanneer je je terug aanmeldt in je mail en je dus terug aanwezig bent, zie je onderaan de melding dat je Automatisch antwoorden bij afwezigheid nog is ingeschakeld. Je schakelt het van daaruit makkelijk uit. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 19

2.8 Hoe beheer je je mails? Je brengt structuur aan in je mails door gebruik te maken van mappen. Zo blijven je Inbox en je Postvak In steeds netjes. 2.8.1 Hoe maak je een map aan in je Postvak In? Stap 1: Klik in Outlook (e-mail) links op Nieuwe map. Stap 2: Typ de naam in het lege vak en druk op Enter. 2.8.2 Hoe verplaats je inkomende mails automatisch naar een bepaalde map? Om inkomende e-mails te verplaatsen naar een map, moet je regels instellen. Stap 1: Klik rechtsboven op het tandwieltje en vervolgens op Meer e-mailinstellingen. 20 ME & Company

Stap 2: Klik bij Outlook aanpassen op Regels voor het sorteren. ICT ALGEMEEN Stap 3: Klik op Nieuw. Stap 4: Geef aan op welke mails de regel van toepassing is. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 21

22 ME & Company

FOCUS 2 Hoe houd je nauwkeurig een elektronische agenda bij? ICT ALGEMEEN Een Gmail-account bied je de mogelijkheid om een elektronische agenda bij te houden. Meer nog, je kunt die agenda delen met anderen en haar linken aan je smartphone of je tablet. 1 Hoe werk je met een elektronische agenda in Gmail? 1.1 Hoe stel je je agenda in? Log in met je Gmail-account en klik bovenaan op Agenda. Gebruik je voor de eerste keer je agenda in Gmail, dan moet je een aantal instellingen doorlopen. Stap 1: Kiest eerst de taal. Stap 2: Kies de tijdzone. Stap 3: Geef aan wanneer je een herinnering wilt krijgen voor elke afspraak. Dat kun je achteraf nog wijzigen. Stap 4: Synchroniseer je agenda eventueel met je tablet of smartphone. ICT-vademecum Algemeen 23

1.2 Hoe ziet de agenda-module van Google of Gmail eruit? Links zie je de maand, de week en de dag. Met de pijltjes ga je naar een volgende maand. Je hebt de keuze tussen een weergave per dag, per week of per maand. 1.3 Hoe maak je een nieuwe agenda aan? Stel, je bent management assistant en je moet een online agenda van de directie gaan bijhouden en beheren. Om de agenda aan te maken, volg je het stappenplan. Stap 1: Klik links op Mijn Agenda s. Stap 2: Klik op Nieuwe agenda maken. Stap 3: Geef de naam in van de agenda, bijvoorbeeld Agenda directie. Stap 4: Klik ten slotte onderaan op Agenda maken. Wanneer je nu links klikt op Mijn agenda s, zie je de agenda s die je kunt bekijken, aanpassen enz. 24 ME & Company

1.4 Hoe deel je een agenda? Net als bij labels kun je de kleur van de agenda aanpassen. Zo breng je structuur aan in de agenda s en kun je ordelijk werken. Volg onderstaand stappenplan. ICT ALGEMEEN Stap 1: Klik op het pijltje naast de agenda die je wilt delen. Stap 2: Klik op Deze agenda delen. Stap 3: Geef aan of je de agenda openbaar wilt maken zodat ze voor iedereen toegankelijk is. Stap 4: Of geef het e-mailadres in van de personen die de agenda mogen zien en/of bewerken. Stap 5: Duid achter elk e-mailadres aan of die persoon de agenda: enkel mag bekijken; wijzigingen mag aanbrengen; wijzigingen mag aanbrengen en de toegang mag beheren. Stap 6: Bevestig met Opslaan. De andere persoon krijgt een mail dat de agenda gedeeld is en kan de eerste keer via de mail doorklikken naar de agenda. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 25

1.5 Hoe maak je een taak, gebeurtenis of afspraak in de agenda? 1.5.1 Een afspraak vastleggen in de agenda Stap 1: Klik linksboven op Maken. Stap 2: Vul het onderwerp in van de afspraak. Stap 3: Vul de datum, het uur en de duur van de afspraak in. Stap 4: Duid aan tot welke agenda de afspraak behoort. Stap 5: Geef de plaats aan waar de vergadering doorgaat. Stap 6: Nodig de betrokken mensen uit via mail. Stap 7: Voeg eventueel nog een beschrijving toe. Dat kan handig zijn als de deelnemers voorbereid naar de vergadering moeten komen. Stap 8: Klik op Opslaan. Stap 9: Verzend de uitnodiging naar de deelnemers. 26 ME & Company

1.5.2 Een afspraak wijzigen of bekijken in de agenda Stap 1: Ga naar je agenda en klik op de afspraak. ICT ALGEMEEN Stap 2: Andere personen toevoegen kan nu nog steeds. Klik daarvoor op Gasten toevoegen. Stap 3: Pas eventueel het uur, de datum of de beschrijving nog aan. Stap 4: Klik op Opslaan. De mail wordt opnieuw verzonden met de nieuwe update van de vergadering. De geadresseerden krijgen de volgende mail te zien. Na opening van de mail kan de geadresseerde aangeven of hij de vergadering zal bijwonen door te klikken op Ja, Nee of Misschien. Wil je weten of de uitgenodigde deelnemers hun aanwezigheid bevestigd hebben, klik dan de afspraak terug open. ICT-vademecum Algemeen 27

1.5.3 Hoe wijzig je het uur of de datum van de afspraak door te slepen? Er is een makkelijke manier om je afspraak naar een andere dag en/of een ander uur te wijzigen: neem de afspraak vast met je muis en versleep ze ernaartoe. Daarna zal Gmail opnieuw vragen of je de wijziging wilt doormailen aan de andere personen. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 1.6 Hoe kies je welke agenda er getoond wordt? Als links beide agenda s zijn aangevinkt, zie je ze in de kalender. Wil je de afspraken van een agenda niet zien in de kalender, vink die agenda dan uit. 1.7 Hoe kun je de instellingen van de agenda aanpassen? Stap 1: Klik in de agenda op het tandwieltje rechtsboven. Stap 2: Kies voor Instellingen. Stap 3: Voer hier je aanpassingen door. Stap 4: Bevestig met Opslaan. 28 ME & Company

2 Hoe werk je met een elektronische agenda in Outlook/Windows Live? 2.1 Waar vind je de agenda-module terug? Klik bovenaan naast Outlook op het pijltje. ICT ALGEMEEN Klik vervolgens op Agenda. De eerste keer dat je de agenda opent, moet je nog even de tijdzone instellen. 2.2 Hoe ziet de agenda eruit? Rechts duid je aan of je de agenda per maand, per week of per dag wilt zien. Met de pijltjes linksboven ga je naar de vorige of de volgende maand. Boven kun je een nieuwe agenda toevoegen, een agenda importeren of een agenda delen. 2.3 Hoe maak je een nieuwe agenda? Je kunt een nieuwe of aparte agenda maken. Stap 1: Klik in de Agenda boven op Nieuw. Stap 2: Kies vervolgens Agenda. ICT-vademecum Algemeen 29

Stap 3: Geef de agenda een naam. Stap 4: Kies eventueel een kleur en een icoontje. Stap 5: Klik op Delen instellen indien je de agenda wilt delen. Stap 6: Voeg personen toe met wie je de agenda wilt delen. Stap 7: Geef aan welke rechten ze hebben. Zijn ze mede-eigenaar? Mogen ze items bewerken of verwijderen? Mogen ze enkel items weergeven, maar niet bewerken? Stap 8: Bevestig met Sluiten. Stap 9: Geef aan wanneer je een herinnering wilt ontvangen voor een afspraak. 30 ME & Company

Stap 10: Bevestig met Opslaan. De personen met wie je de agenda deelt, krijgen een mail. ICT ALGEMEEN Ze kunnen bevestigen door op Accepteren te klikken. 2.4 Hoe leg je een afspraak vast in de agenda? Stap 1: Klik in de agenda op Nieuw. Stap 2: Kies voor Afspraak (of taak). Stap 3: Geef een onderwerp aan de afspraak en typ eventueel de inhoud ervan. Stap 4: Geef aan wanneer en waar de afspraak plaatsvindt. ICT-vademecum Algemeen 31

Stap 5: Duid ook aan in welke agenda de afspraak geplaatst wordt. Stap 6: Stel in wanneer er een herinnering verstuurd moet worden. Stap 7: Geef deelnemers in: de personen die uitgenodigd zijn voor de afspraak. Stap 8: Klik op Uitnodiging verzenden. Je vindt de afspraak terug in de agenda. De personen die uitgenodigd zijn krijgen een mail. Daarin kan een deelnemer aangeven of hij aanwezig zal zijn. Klikt een deelnemer op Accepteren, dan stuurt hij een mail naar de persoon die de afspraak heeft vastgelegd. 32 ME & Company

Klik terug op de afspraak in de Agenda en vervolgens op Deelnemers om te zien wie al bevestigd heeft. ICT ALGEMEEN Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 2.5 Hoe wijzig je een afspraak in de agenda? Je wijzigt een afspraak door er in de agenda op te klikken en haar vervolgens aan te passen. Je kunt de afspraak ook met de muis vastpakken en verslepen naar een andere datum en/of een ander uur. De deelnemers krijgen een update van de afspraak. 2.6 Hoe deel je een agenda? Stap 1: Klik in de module Agenda op delen. Kies welke agenda je wilt delen. Stap 2: Geef aan met wie je de agenda wilt delen. Stap 3: Geef aan welke rechten zij hebben: mogen ze de items enkel weergeven of ook bewerken, of zijn ze mede-eigenaar? Stap 4: Bevestig met Delen. ICT-vademecum Algemeen 33

34 ME & Company

FOCUS 3 Hoe kun je online samenwerken aan bestanden? ICT ALGEMEEN 1 Hoe kun je online samenwerken aan een bestand met Google Drive? Met een Gmail-account van Google kun je online bestanden aanmaken, bewerken, delen met anderen en eraan samenwerken. 1.1 Waar vind je Google Drive online? Als je bent ingelogd op je Gmail-account vind je bovenaan de volgende mogelijkheden: Klik in de zwarte balk op Drive naast Gmail. 1.2 Hoe synchroniseer je bestanden op je pc met Google Drive? Gebruik je voor de eerste keer Google Drive, dan wordt je gevraagd of je Google Drive wilt installeren op je pc. Dat kan handig zijn omdat je dan vanop je eigen pc aan bestanden kunt werken. Ze worden automatisch online gesynchroniseerd en je kunt de documenten op elke andere computer met internetverbinding bewerken. Bij de eerste keer dat je Google Drive op je pc gebruikt, moet je je aanmelden. ICT-vademecum Algemeen 35

Er wordt een map gemaakt Google Drive. Daarin kun je bestanden toevoegen. Op je bureaublad vind je een snelkoppeling. Door te synchroniseren, zorg je dat je overal aan de bestanden in de map kunt, zolang je een internetverbinding hebt. Sleep je nu bestanden in de map op je pc, dan zul je zien dat ze ook online via je Google Drive beschikbaar zijn. 1.3 Welke documenten of bestanden kun je aanmaken? Je werkt nu online en je kunt documenten en bestanden gaan aanmaken. 1.3.1 Welke documenten kun je aanmaken? Stap 1: Ga naar je Google Drive. 36 ME & Company

Stap 2: Klik op Maken. ICT ALGEMEEN Stap 3: Kies hier of je een map, een document, een spreadsheet, een formulier of een tekening wilt maken. Even een extra woordje uitleg: Een document gebruik je voor tekstverwerking en lijkt op een document in MS Word. Een spreadsheet gebruik je voor rekenblad en lijkt op een spreadsheet in Excel. Een presentatie is vergelijkbaar met een presentatie in MS PowerPoint. Een tekening lijkt op de tekeningen die je maakt in MS Paint. Een formulier gebruik je om een database op te stellen. De gegevens worden dan in een rekenblad verzameld. 1.3.2 Hoe geef je je document een naam? Maak een document aan en het verschijnt. Bovenaan geef je bij Naamloos document de naam in. Bevestig door op OK te klikken. ICT-vademecum Algemeen 37

1.3.3 Hoe plaats je je document in een map? Stap 1: Klik linksboven op het mapje naast de naam van het document. Stap 2: Selecteer een map waarin je het document wilt opslaan. Stap 3: Indien er nog geen map is, klik je onderaan op Nieuwe map maken. Stap 4: Geef de map een naam en klik op Maken. Stap 5: Verplaats nu het document naar die map. Om te zien waar het document zich bevindt, klik je naast de naam van het document op de map. 38 ME & Company

1.4 Hoe upload je een bestand? Je kunt ook bestanden uploaden naar Google Drive. Je kiest zelf of je de bestanden converteert naar een Google drive document of dat je het oorspronkelijke bestandsformaat houdt. ICT ALGEMEEN Stap 1: Klik op het icoontje uploaden. Stap 2: Kies voor Bestanden (of Map ). Stap 3: Zoek het bestand op je pc. Stap 4: Klik op Openen. Stap 5: Het bestand wordt geüpload. Om het bestand te converteren naar een Google Docs-document moet je de conversie aanzetten. Je kunt ervoor kiezen dat Google Drive steeds vraagt of je wilt converteren, wanneer je uploadt. Dan krijg je de volgende keer dit scherm: Hier kun je aangeven of je het document wilt converteren. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 39

1.5 Hoe deel je een document? Een document delen kan interessant zijn als je samen aan een document wilt werken of de informatie wilt delen. 1.5.1 Hoe deel je een document om er samen aan te werken? Stap 1: Klik in het document rechtsboven op Delen. Stap 2: Geef in het kader aan met wie je het document wilt delen. Stap 3: Geef aan of de ander het document mag bewerken of enkel opmerkingen kan plaatsen. Stap 4: Stel eventueel in dat de anderen een mail krijgen dat dit document gedeeld is. Stap 5: Bevestig met Delen en opslaan. Degene met wie je het document gedeeld hebt, zal een mail krijgen. 40 ME & Company

Klik je in de mail op het item, dan opent het bestand in Google Drive. Wanneer je naar Google Drive gaat en je klikt links op Gedeeld met mij, dan kun je zien dat het document met je gedeeld werd. Als je in een document iets aanpast, schrijft enz. zullen de wijzigingen automatisch worden opgeslagen. 1.5.2 Hoe deel je een document zonder dat anderen het kunnen wijzigen? Stap 1: Klik in het document rechtsboven op Delen. Stap 2: Geef in het kader aan met wie je het document wilt delen. ICT-vademecum Algemeen 41

Stap 3: Geef aan dat die persoon het document enkel kan weergeven. Stap 4: Stel eventueel in dat de anderen een mail krijgen dat het document gedeeld is. Stap 5: Bevestig met Delen en opslaan. 1.5.3 Hoe deel je bestanden of documenten vanuit het overzicht van de bestanden (Mijn schijf)? Vanuit Mijn schijf plaats je een vinkje voor het bestand dat je wilt delen. Vervolgens klik je boven op het icoontje om te delen of je klikt op Meer en kiest voor Delen. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 1.6 Hoe werk je samen aan een document? 1.6.1 Hoe zie je dat je samenwerkt aan een document? Wil je met twee of meer personen aan een document werken, dan moet dat document gedeeld zijn. Terwijl je aan een document werkt, kun je steeds in de gaten houden of iemand anders het ook heeft geopend. Dat zie je rechtsboven. 42 ME & Company

Je kunt ook zien wanneer iemand iets aan het typen is; dan verschijnt er namelijk een cursor in een andere kleur. ICT ALGEMEEN Je hebt de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen die je medegebruikers ook kunnen zien. Steeds als je in een document iets aanpast, schrijft enz., worden de wijzigingen automatisch opgeslagen. 1.6.2 Hoe plaats je een opmerking? Stap 1: Selecteer een zin of een woord. Stap 2: Klik rechts bovenaan op Opmerking en vervolgens op Opmerking toevoegen. Stap 3: Typ je opmerking en klik op Opmerking. Je krijgt een melding in je mailbox (Postvak In) wanneer iemand een opmerking heeft toegevoegd. Je kunt reageren vanuit je mail of rechtstreeks vanuit het programma. ICT-vademecum Algemeen 43

1.6.3 Hoe kun je reageren op een opmerking of een opmerking afhandelen? Stap 1: Klik op de opmerking. Stap 2: Reageer op de opmerking door een mededeling te typen en op Beantwoorden te klikken. Stap 3: Je bereikt hetzelfde door te klikken op Oplossen. 1.6.4 Hoe ga je na welke wijzigingen werden aangebracht in het document? Je kunt controleren wie welke wijzigingen heeft aangebracht aan het document. Ga naar bestand en kies voor Revisiegeschiedenis bekijken. Rechts verschijnt er een balk. Daarin zie je wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht. Door onderaan Wijzigingen weergeven aan te vinken, zie je in een andere kleur wat er gewijzigd werd. 44 ME & Company

Klik rechts op een bepaalde revisie. Je ziet dan wat er aangepast werd. ICT ALGEMEEN Klik je nu op Deze revisie herstellen, dan komt het document terug te staan zoals het op het aangeduide tijdstip eruitzag. Google Drive houdt de geschiedenis van het document dus steeds bij. 1.6.5 Hoe download je een Google Docs-document? Stap 1: Klik in het geopende Google-document op Bestand. Stap 2: Klik op Download. Stap 3: Geef aan in welk bestandstype je het wilt downloaden. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 45

1.7 Hoe breng je online structuur aan in je documenten? Na verloop van tijd heb je heel wat documenten. Je gaat dan best ook een mappenstructuur aanmaken in je Google Drive. Stap 1: Ga naar Google Drive. Stap 2: Klik op Maken. Stap 3: Kies voor Map. Stap 4: Typ de naam van de map in en klik op Maken. Een submap aanmaken in een map kan ook. Daarvoor ga je in de eerste map staan en maak je daarin een nieuwe map aan. Zoals je al hebt gezien, kun je Drive synchroniseren met Google Drive op je pc. Als je dat gedaan hebt, zullen de mappen die je hebt aangemaakt ook op je pc verschijnen in de map van Google Drive. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 46 ME & Company

2 Hoe werk je online samen aan een bestand met Skydrive van Outlook/ Windows Live? 2.1 Waar vind je Skydrive? Werkwijze 1 Meld je aan op www.outlook.com. Nu kom je in je mail terecht. Klik op het pijltje naast Outlook en kies daarna voor Skydrive. ICT ALGEMEEN Werkwijze 2 Meld je aan via de volgende website: www.skydrive.live.com Meld je aan met je e-mailaccount. Heb je die niet, dan moet je je eerst registreren. Hoe dat moet, leerde je in Focus 1. 2.2 Hoe ziet Skydrive eruit? Als je voor de eerste keer inlogt, krijg je het onderstaande scherm te zien. ICT-vademecum Algemeen 47

Je bestanden kun je opslaan in de map Documenten of de map Afbeeldingen. Rechtsboven pas je de weergave van je mappen en bestanden aan. Met de knop Maken maak je een nieuw document aan. Met de knop Uploaden kun je bestanden van je pc uploaden naar Skydrive. 2.3 Hoe synchroniseer je Skydrive met je pc? Onderaan vind je de melding dat je Skydrive kunt synchroniseren met je pc. Handig als je vanop je eigen pc aan bestanden wilt werken. Ze worden automatisch online gesynchroniseerd en je kunt de documenten op elke andere computer met internetverbinding bewerken. Klik op Downloaden en installeer Skydrive op je pc. Je hebt de mogelijkheid om te synchroniseren met je mobiele apparaten zoals een smartphone of een tablet. Meld je aan. 48 ME & Company

Nu nog kiezen welke mappen je synchroniseert met je pc en je kunt starten. Zodra je online een nieuw bestand maakt of een bestand in de Skydrive-map op je pc plaatst, wordt het gesynchroniseerd. ICT ALGEMEEN 2.4 Hoe maak je een bestand aan? Om een bestand aan te maken, klik je bovenaan op Maken. Kies welk bestand je wilt maken. Geef het bestand een naam en bevestig met Maken. Kies je voor een Worddocument of een Excel-werkmap, dan zal je al snel de grote overeenkomst opvallen met MS Word en MS Excel. Bewerk de tekst zoals je dat gewend bent te doen MS Word (of MS Excel). Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. ICT-vademecum Algemeen 49

2.5 Hoe open en bewerk je een document? Je opent een document door erop te klikken. Nu kun je aanduiden hoe je het document wilt bewerken. Bewerk het bestand desgewenst online met de Word Web app of in MS Word. Kies je voor Word Web App, dan kun je het online bewerken. Kies je voor MS Word, dan wordt het bestand gedownload. 2.6 Hoe upload je bestanden? Stap 1: Ga in je Skydrive naar Bestanden. Stap 2: Klik op Uploaden. Stap 3: Er opent een map van waaruit je bestanden op je pc kunt zoeken. Stap 4: Selecteer het bestand en klik op Openen. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 50 ME & Company

2.7 Hoe deel je een bestand? Terwijl je aan een bestand werkt, kun je het meteen delen. ICT ALGEMEEN Er zijn drie manieren om een bestand te delen: Werkwijze 1: Stap 1: Klik bovenaan op Delen. Stap 2: Geef de ontvanger in. Stap 3: Vink aan of de persoon het bestand kan bewerken. Stap 4: Bevestig met Delen. Stap 5: Klik op Sluiten. ICT-vademecum Algemeen 51

Werkwijze 2: Stap 1: Klik terwijl je in het bestand aan het werken bent linksboven op Bestand. Stap 2: Klik op Delen en daarna op Met anderen delen. Stap 3: Voeg de personen toe met wie je wilt delen en bevestig met Delen en vervolgens Sluiten. Werkwijze 3: Stap 1: Vertrek vanuit het overzicht van Skydrive. Stap 2: Vink het vakje voor het bestand aan. Stap 3: Klik bovenaan op Delen. Stap 4: Voeg de personen toe met wie je dit wilt delen en bevestig met Delen en vervolgens Sluiten. Degene met wie je het bestand gedeeld hebt, ziet het in zijn Skydrive in de rubriek Gedeeld. 52 ME & Company

Hij of zij krijgt ook een mail: ICT ALGEMEEN Vanuit die mail kan hij het document ook openen. Je kunt de bestanden toegankelijk maken: voor iedereen op internet; voor je eigen netwerk (= adresboek); alleen voor jezelf; voor bepaalde, door jou toe te voegen personen. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 2.8 Hoe breng je structuur aan in je bestanden? Om je bestanden en je mappen te ordenen ga je in je Skydrive naar Bestanden. Klik op de detailweergave, dan krijg het beste overzicht. 2.8.1 Hoe maak je een map aan? Stap 1: Klik op Maken en kies voor Map. Stap 2: Geef de map een naam. Stap 3: Druk op Enter 2.8.2 Hoe verplaats je een document in een map? Stap 1: Selecteer het vakje voor het bestand. Stap 2: Klik op Beheren bovenaan in de balk. ICT-vademecum Algemeen 53

Stap 3: Kies verplaatsen naar. Stap 4: Selecteer de map waar je het bestand wilt opslaan of maak een nieuwe map. Stap 5: Bevestig met Verplaatsen. Stap 6: Een bestand of document verplaatsen kan ook door het met de muis te slepen naar de gewenste map. Bij het onlinelesmateriaal kun je het bovenstaande inoefenen. 2.9 Hoe werk je samen aan een document? Wil je samenwerken aan een document met meerdere personen, dan moet dat document uiteraard gedeeld worden. Jij en je medegebruiker kunnen de wijzigingen bewaren in hetzelfde document. Via Bestand en Info raadpleeg je de vorige versie. Je kunt de vorige versie terug bekijken en herstellen. 54 ME & Company