Webapplicatie Cliëntregistratie: FAQ Deze rubriek wordt regelmatig aangevuld met nieuwe vragen over de webapplicatie. De vragen zijn gerangschikt volgens onderwerp. Hebt u na het doornemen van deze rubriek nog een vraag/probleem, neem dan contact op met de helpdesk (= de coördinator zorgregie van uw provincie): Via de index kan u rechtstreeks naar de vraag die u interesseert. Antwerpen: Micheline De Gussem 02 225 85 50 Limburg: Evy Vangeneugden 02 225 85 20 Oost-Vlaanderen: Lies Ouvry 02 225 84 77 Vlaams-Brabant en Brussel: Liesbet Maes 02 225 84 57 West-Vlaanderen: Marc Sevenhant 02 225 85 22 1
Webapplicatie Cliëntregistratie: FAQ... 1 Algemeen... 4 1. Ontwikkeling applicatie... 4 a. Is er bij de ontwikkeling van de webapplicatie cliëntregistratie voorafgaand overleg geweest met de sector?... 4 b. De persoon die voor onze voorziening de registratie zal doen, is slechtziend en kan niet werken zonder zoomtext. Kan de webapplicatie gebruikt worden door personen met een visuele beperking?... 4 2. Timing... 4 3. Rapportering over de gegevens in de applicatie... 4 a. Hebben wij als instelling zelf ook iets aan de cliëntregistratie? Kunnen wij bijvoorbeeld een overzicht krijgen van de gemiddelde bezetting in onze voorziening of zelf lijsten printen met de gegevens uit de registratie?... 4 4. Kostenstaten - automatiseerders... 5 a. Wanneer zal er geen dubbel werk meer hoeven te gebeuren: invullen van aanwezigheidsschema s in de cliëntregistratie én invullen van kostenstaten?... 5 b. Is er een link voorzien met applicaties/software die voorzieningen reeds gebruiken zoals bijv. Orbis?... 5 Aanmelden gebruikersnaam... 5 5. Ik heb via mail twee verschillende gebruikersnamen ontvangen om in te loggen in de applicatie. Hoe komt dat?... 5 Schema s bezetting... 5 6. Waarom nog eens een registratie om de theoretische bezetting te kennen terwijl de effectieve bezetting gekend is via de kostenstaten?... 5 8. Huidige schema s zijn 2-wekelijks. Wat met gebruikers die 1 weekend per maand niet in het tehuis zijn? 6 9. Op dit moment moet men de schema s twee keer invullen, bij de cliëntregistratie en de kostenstaten. Als de cliëntregistratie online gaat, dan zouden de kostenstaten zo vlug mogelijk ook online moeten zijn... 6 10. Wanneer moeten wijzigingen in schema s worden doorgegeven?... 6 11. Hoe vul ik het schema in van een minderjarige persoon die deeltijds in het internaat is opgenomen en deeltiids in semi-internaat. Wat vul ik in bijv. het schema in voor semi-internaat als de persoon die dag in het internaat is?... 6 PmH... 6 13. Is er een handicapcode voor zeer jonge kinderen?... 6 14. Hoe moeten de handicapcodes toegekend worden?... 6 15. Soms moeten we zeer jonge kinderen zonder rijksregisternummer registreren. Hoe kunnen we ze in de webapplicatie cliëntregistratie opnemen?... 7 Begeleidingsovereenkomsten... 7 16. Wanneer er voor een cliënt een overlapping is van twee of meer begeleidingsovereenkomsten kan dit worden ingevoerd? Zo ja, wordt u op de hoogte gebracht van deze overlapping?... 7 17. Hoe moet de registratie van verlof gebeuren?... 7 18. Bij de begeleidingsovereenkomst staat als begindatum het jaar 1900 ingevuld. Mag dit gewijzigd worden?... 7 19. Als ik in mijn overzicht van begeleidingsovereenkomsten in de filter niets selecteer voor het veld begeleidingsovereenkomsten, dan verschijnen er in een grijstint personen die geen service hebben en waarbij als periode?-? vermeld staat. Selecteer ik in de filter enkel de lopende of afgelopen overeenkomsten, dan verdwijnen deze personen weer. Wat betekent dit?... 8 Specifieke vragen voor bepaalde zorgvormen... 8 20. Ambulante voorzieningen algemeen... 8 a. Vraag vanuit de ambulante voorzieningen naar efficiëntie: dubbele registratie naast eigen registratie voor jaarverslag... 8 21. Beschermd wonen... 8 a. In voorziening beschermd wonen kunnen cliënten snel variëren van met dagbesteding naar zonder dagbesteding. Hoe dit registreren?... 8 22. Convenanten... 8 a. Hoe moeten personen in convenant in afwachting van een nieuwbouw worden geregistreerd?... 8 23. Kortverblijf... 9 a. Bij kortverblijf zijn er heel veel opnames. Moet een persoon steeds in/ uitgeschreven worden bij een opname/ontslag?... 9 24. Logeren... 9 2
a. Persoon in dagcentrum die om de twee weken gaat logeren in tehuis niet werkenden. Hoe registreren?... 9 25. Thuisbegeleiding... 10 a. De erkenning van thuisbegeleiding is gebaseerd op prestaties (15 begeleidingen/persoon/jaarbasis). Hoe wordt hiermee omgegaan in het kader van structureel tekort?... 10 b. Cliënten in thuisbegeleiding uitschrijven kan niet altijd strikt na de laatste begeleiding gebeuren. Welke tijdspanne is voorzien om deze persoon uit te schrijven in de cliëntregistratie?... 10 c. Na het eerste contact met een cliënt in thuisbegeleiding is er vaak nog een lange wachttijd vooraleer de eerste begeleiding effectief start. Hoe registreren?... 10 3
Algemeen 1. Ontwikkeling applicatie a. Is er bij de ontwikkeling van de webapplicatie cliëntregistratie voorafgaand overleg geweest met de sector? In oktober 2006 hebben we het ontwerp van de webapplicatie voorgesteld aan een aantal pilootvoorzieningen (7). Al de opmerkingen werden gebundeld. Ze dienden als basis voor aanpassingen aan de applicatie, onder meer rond gebruik van schema s, termen (bijv. beheer service i.p.v. beheer opname), het wisselen van schermen, aanpassingen bij de servicevorm beschermd wonen, enz. Diezelfde dag werd ook overlegd met de automatiseerders en enkele voorzieningen die met een automatiseerder werken. Tijdens dat overleg werd ook gefocust op de kostenstaten. Er was consensus om de link met de webapplicatie te leggen via een XML protocol. De wijze waarop wordt ontwikkeld. De automatiseerders hebben +/- 1 jaar ontwikkelingstijd gevraagd b. De persoon die voor onze voorziening de registratie zal doen, is slechtziend en kan niet werken zonder zoomtext. Kan de webapplicatie gebruikt worden door personen met een visuele beperking? Ja, de applicatie ondersteunt zoomtext, vergrotingssoftware voor personen met een visuele beperking. 2. Timing Vanaf maart 2007 is het dan de bedoeling dat u elke wijziging in de cliëntgegevens zo snel mogelijk registreert in de on line applicatie. Het is immers belangrijk om een cliëntregistratie te hebben die zo goed mogelijk de realiteit weerspiegelt aangezien de gegevens worden gebruikt voor bemiddeling en zorgregie. In de applicatie wordt voorzien dat u retroactief of pro-actief gegevens kunt invoeren/wijzigen. Indien de ingevulde datum 14 dagen voor en na de datum van vandaag valt zal u een mededeling krijgen op het scherm. Toch zal u verder kunnen invullen. 3. Rapportering over de gegevens in de applicatie a. Hebben wij als instelling zelf ook iets aan de cliëntregistratie? Kunnen wij bijvoorbeeld een overzicht krijgen van de gemiddelde bezetting in onze voorziening of zelf lijsten printen met de gegevens uit de registratie? Technisch zal het mogelijk worden om rapporten te trekken en terug te koppelen naar de voorzieningen. Het is mogelijk een overzicht te krijgen van de huidige populatie en dit te importeren in de eigen systemen via excel. 4
4. Kostenstaten - automatiseerders a. Wanneer zal er geen dubbel werk meer hoeven te gebeuren: invullen van aanwezigheidsschema s in de cliëntregistratie én invullen van kostenstaten? De webapplicatie kan gebruikt worden voor verschillende toepassingen. In eerste instantie is de applicatie ontwikkeld voor de cliëntregistratie. Deze applicatie vervangt de halfjaarlijkse excels, die niet altijd even betrouwbaar waren waardoor er een risico op fouten bestond. Nu de webapplicatie cliëntregistratie on line is, zal deze in tweede instantie ook worden gebruikt voor het invoeren van de kostenstaten (als extra tabblad in de applicatie)ter vervanging van de lokale module. Voor de voorzieningen die hun kostenstaten op deze manier invoeren is er geen dubbel werk meer. De module kostenstaten is momenteel al operationeel. b. Is er een link voorzien met applicaties/software die voorzieningen reeds gebruiken zoals bijv. Orbis? Voorlopig nog niet. de link met de webapplicatie zal via XML worden gelegd. De exacte werkwijze moet hangt af van de automatiseerder. Overleg hierover loopt nog. Aanmelden gebruikersnaam 5. Ik heb via mail twee verschillende gebruikersnamen ontvangen om in te loggen in de applicatie. Hoe komt dat? Het aanmaken van de gebruikersnamen is gebaseerd op de erkenningnummers. Sinds 1 januari 2007 zijn de erkenningnummers van de ambulante diensten gewijzigd in een numerieke code conform de code van de (semi) residentiële sector. Opbouwcode voor de ambulante diensten = nummer inrichtende macht gevolgd door 200. Bijgevolg krijgt u als voorziening met zowel ambulante als (semi-)residentiële services twee gebruikersnamen. Voor beide gebruikersnamen moet u een paswoord aanvragen. Schema s bezetting 6. Waarom nog eens een registratie om de theoretische bezetting te kennen terwijl de effectieve bezetting gekend is via de kostenstaten? De registratie in de webapplicatie heeft tot doel de theoretische bezetting op ieder moment te meten. Deze bezetting kan gebruikt worden voor verschillende doelen bijvoorbeeld voor het berekenen van het geregistreerd structureel tekort. De reële bezettingscijfers worden berekend aan de hand van de kostenstaten. Deze gegevens zijn echter pas een hele tijd later ter beschikking (soms 2 jaar of langer) waardoor ze bijv. voor bemiddeling niet up to date genoeg zijn. 5
7. Huidige schema s zijn 2-wekelijks. Wat met gebruikers die 1 weekend per maand niet in het tehuis zijn? Bij de opstart van de webapplicatie moest hier een keuze gemaakt worden. In overleg met de pilootvoorzieningen werd geopteerd om te kiezen voor een schema over 2 weken omdat dit voor de meeste cliënten een goed beeld zou geven. De schema s zijn bedoeld om theoretische bezettingsgegevens te berekenen. Voor cliënten die slechts 1 maal per maand 2 dagen naar huis gaan kan ingevuld worden dat zij gemiddeld in de loop van 2 weken 1 F-dag hebben. Deze cliënten zullen in ieder geval als voltijds in de voorziening meegeteld worden. 8. Op dit moment moet men de schema s twee keer invullen, bij de cliëntregistratie en de kostenstaten. Als de cliëntregistratie online gaat, dan zouden de kostenstaten zo vlug mogelijk ook online moeten zijn. Vroeger moest men bij de cliëntregistratie (excels) het regime (voltijds/deeltijds) en het aantal halve dagen per week ingeven. Dit moet nu niet meer opgegeven worden en wordt vervangen door de schema s. Er is dus geen sprake van extra werk t.o.v. de excels. 9. Wanneer moeten wijzigingen in schema s worden doorgegeven? Als iemand structureel van een 4/5 de regime wil overschakelen naar een 2/5 de regime, dan zal dit moeten aangepast worden in de cliëntregistratie. Bij ziekte hoeft er niets aangepast te worden. Enkel indien er dus structurele wijzigingen zijn in het aanwezigheidsschema van de cliënt, moeten die worden opgegeven bij de cliëntregistratie. Toevalligheden moeten niet worden geregistreerd. 10. Hoe vul ik het schema in van een minderjarige persoon die deeltijds in het internaat is opgenomen en deeltiids in semi-internaat. Wat vul ik in bijv. het schema in voor semiinternaat als de persoon die dag in het internaat is? In het schema voor internaat vult u die dag in als een I-dag (Instellingsdag); in het schema voor semi-internaat vult u op die dag XX in (zelfde werkwijze als voor de kostenstaten). PmH 11. Is er een handicapcode voor zeer jonge kinderen? Ja, er is code 8 vermoeden van ontwikkelingsachterstand beschikbaar. 12. Hoe moeten de handicapcodes toegekend worden? Handicapcodes mogen niet ingevuld worden in functie van de opname in een voorziening. In het kader van de zorggradatie is gebleken dat bij het invullen van de handicapcode in de cliëntregistratie, er overgenomen werd wat in het PEC-ticket stond. Dit is niet altijd correct: 6
het PEC-ticket werkt met codes in functie van tenlasteneming, terwijl de zorgregie gebruikt maak van handicapcodes. De handicapcodes werden ontwikkeld door de studiecel. Om na te gaan of het aanbod beantwoordt aan de vraag, is het van belang te weten om welke handicap het gaat. Bedoeling is om dit soort gegevens op korte termijn terug te koppelen naar de provincies. 13. Soms moeten we zeer jonge kinderen zonder rijksregisternummer registreren. Hoe kunnen we ze in de webapplicatie cliëntregistratie opnemen? Als deze kinderen bij het VAPH kunnen worden ingeschreven, dan zijn deze gegevens in de meeste gevallen ook beschikbaar. Indien dit toch niet het geval is (bij artikel 7) kan u best contact opnemen met de provinciale afdeling van het VAPH. Eventueel is een voorlopige inschrijving mogelijk via het bis-register voor. Begeleidingsovereenkomsten 14. Wanneer er voor een cliënt een overlapping is van twee of meer begeleidingsovereenkomsten kan dit worden ingevoerd? Zo ja, wordt u op de hoogte gebracht van deze overlapping? Bij het registreren van een begeleidingsovereenkomst wordt voor een cliënt die reeds een andere begeleidingsovereenkomst heeft een bericht weergegeven. Dit bericht verhindert evenwel niet de registratie van de overlappende begeleidingsovereenkomst. Immers het is mogelijk dat op hetzelfde moment twee begeleidingsovereenkomsten lopende zijn (vb. semiinternaat en logeerfunctie, dagcentrum en tehuis voor kortverblijf). Er is vanuit het VAPH gekozen om dit bericht weer te geven zodat de voorziening op de hoogte wordt gehouden van deze dubbele registratie. Het kan immers zijn dat die voorziening niet op de hoogte is van de persoon met een handicap reeds een begeleidingovereenkomst met een andere voorziening heeft gesloten. Op deze manier is gelijktijdigheid gegarandeerd (verschillend met werking van de excels). Anderzijds kan het zijn dat een niet langer lopende begeleidingsovereenkomst foutief of niet goed werd afgesloten. Om de privacy van cliënt en voorziening te beschermen wordt niet weergegeven in welke voorziening er nog een begeleidingsovereenkomst loopt. 15. Hoe moet de registratie van verlof gebeuren? De opname van het verlof dient niet in dezelfde mate accuraat te worden geregistreerd als bij de kostenstaten. Het gaat om het theoretisch verlof. Wel is het de bedoeling dat de registratie zoveel mogelijk de werkelijkheid benadert. Wanneer u weet hoeveel verlof een cliënt gewoonlijk opneemt, registreert u dit via het veld aantal weken verlof. Indien u dit vooraf niet weet, registreert u de periode die u inschat. Wanneer achteraf blijkt dat dit te veel afwijkt van de reële opname van verlof, kunt u dit wijzigen. 16. Bij de begeleidingsovereenkomst staat als begindatum het jaar 1900 ingevuld. Mag dit gewijzigd worden? 7
Ja. Indien de begindatum niet gekend was bij het VAPH werd hier de fictieve datum 01.01.1900 ingevuld. Het is de bedoeling dat u deze datum vervangt door de correcte begindatum van de begeleidingsovereenkomst. 17. Als ik in mijn overzicht van begeleidingsovereenkomsten in de filter niets selecteer voor het veld begeleidingsovereenkomsten, dan verschijnen er in een grijstint personen die geen service hebben en waarbij als periode?-? vermeld staat. Selecteer ik in de filter enkel de lopende of afgelopen overeenkomsten, dan verdwijnen deze personen weer. Wat betekent dit? De personen zonder service en met als periode?-? zijn personen die wel cliënt zijn in uw voorziening (ttz ze komen voor in de lijst bij beheer pmh ), maar waarvoor u nog geen enkele begeleidingsovereenkomst hebt geregistreerd. Zodra u minstens 1 overeenkomst voor hen registreert zal dit opgelost zijn. Specifieke vragen voor bepaalde zorgvormen 18. Ambulante voorzieningen algemeen a. Vraag vanuit de ambulante voorzieningen naar efficiëntie: dubbele registratie naast eigen registratie voor jaarverslag. Voorlopig moet het luik begeleidingen voor de ambulante diensten nog niet ingevuld worden. Er wordt in overleg met de mensen in het werkveld bekeken hoe we hier mee verder gaan. Bedoeling is om dubbel registratiewerk in functie van de cliëntregistratie en het te maken jaarverslag zo veel als mogelijk te vermijden. Wellicht zal het mogelijk worden de tabellen die nodig zijn voor het jaarverslag te maken op basis van de ingegeven gegevens in de webapplicatie. 19. Beschermd wonen a. In voorziening beschermd wonen kunnen cliënten snel variëren van met dagbesteding naar zonder dagbesteding. Hoe dit registreren? Wanneer de variatie met/zonder dagbesteding te wijten is aan het toeval (bijvoorbeeld, verlof in beschutte werkplaats, ziekte, enz) dient de begeleidingsovereenkomst niet te worden gewijzigd. Pas wanneer er een wijziging is in de theoretische situatie van de cliënt bijv. een cliënt beschermd wonen heeft zijn proefperiode in een beschutte werkplaats goed doorlopen en kan beginnen werken in de werkplaats, dient dit in de begeleidingsovereenkomst aangepast te worden. 20. Convenanten a. Hoe moeten personen in convenant in afwachting van een nieuwbouw worden geregistreerd? 8
Indien de persoon overbruggingszorg in een andere voorziening krijgt, dan moet de voorziening waar de cliënt zal worden opgenomen na de overbruggingszorg, deze cliënt registreren. De voorziening die de overbruggingszorg geeft, mag deze persoon niet registreren (en deze ook niet in de kostenstaten/dagprijs doorgeven). Er is een aparte service voorzien voor overbruggingszorg. Indien deze niet aanwezig is in de applicatie dient u de dienst erkenningen hiervan op de hoogte te brengen. Zij zullen de service toevoegen. Dit geldt voor alle services waarvan u denkt dat die nog zouden moeten worden toegevoegd. 21. Kortverblijf a. Bij kortverblijf zijn er heel veel opnames. Moet een persoon steeds in/ uitgeschreven worden bij een opname/ontslag? Neen, het is geenszins de bedoeling telkens een cliënt het kortverblijf verlaat die persoon zijn begeleidingsovereenkomst te schrappen. Een cliënt mag zolang hij beroep doet op kortverblijf onder lopende begeleidingsovereenkomsten blijven staan. Pas wanneer duidelijk wordt dat een persoon voor goed het kortverblijf verlaat (bijv. opname in een tehuis niet-werkende, verandering van kortverblijf, overlijden, ) dient de begeleidingsovereenkomst te worden beëindigd. Wanneer een cliënt dus voor de eerste maal opgenomen wordt in het kortverblijf, moet men hem registreren onder beheer PMH en onder beheer begeleidingsovereenkomst en in beide luiken mag hij blijven staan tot duidelijk wordt dat hij hoogstwaarschijnlijk nooit meer zal worden opgenomen. De effectieve registratie van opgenomen dagen moeten worden doorgegeven in de kostenstaten. Op basis daarvan zal de bezetting worden berekend. De maandstaten voor kortverblijf dienen dus zo snel mogelijk worden doorgegeven. 22. Logeren a. Persoon in dagcentrum die om de twee weken gaat logeren in tehuis niet werkenden. Hoe registreren? Een PMH kan op hetzelfde moment opgenomen zijn in twee verschillende zorgvormen. Voor die cliënt moet er dan ook twee verschillende begeleidingsovereenkomsten afgesloten worden (één binnen elke werkvorm). Voor de cliënt van het dagcentrum die af en toe gaat logeren in het tehuis niet-werkenden moet er dus zowel in het dagcentrum als in het tehuis nietwerkenden logeerfunctie een begeleidingsovereenkomst aangemaakt worden. Indien die cliënt op regelmatige vaste tijdstippen gaat logeren (bv. om de veertien dagen in het weekend) dient dit ook zo weergegeven in zijn schema. Voor die dagen dat hij niet in het dagcentrum is omdat hij in het tehuis niet-werkenden verblijft moet een NG-dag in zijn schema worden gezet. De dagen dat hij aanwezig is moeten I-dagen zijn. Voor de werkvorm logeren dienen geen schema s aangemaakt worden. De bezettingsgegevens worden berekend volgens hetzelfde principe als kortverblijf namelijk via de maandstaten. 9
23. Thuisbegeleiding a. De erkenning van thuisbegeleiding is gebaseerd op prestaties (+/- 15 begeleidingen/persoon/jaarbasis). Hoe wordt hiermee omgegaan in het kader van structureel tekort? De berekeningsmethode zal in de toekomst worden uitgewerkt. Dit zal gebeuren in overleg met de sector. Momenteel wordt nog 15 begeleidingen per persoon op jaarbasis gehanteerd. b. Cliënten in thuisbegeleiding uitschrijven kan niet altijd strikt na de laatste begeleiding gebeuren. Welke tijdspanne is voorzien om deze persoon uit te schrijven in de cliëntregistratie? Het uitschrijven van een cliënt dient bij voorkeur te gebeuren binnen de 14 dagen na het afsluiten van een begeleidingsovereenkomst, om de gegevens zo up to date mogelijk te houden. In de praktijk kan het gebeuren dat het afsluiten van de begeleidingsovereenkomst niet gebeurt op de dag van de laatste begeleiding. c. Na het eerste contact met een cliënt in thuisbegeleiding is er vaak nog een lange wachttijd vooraleer de eerste begeleiding effectief start. Hoe registreren? Het begin van een begeleidingsovereenkomst in de cliëntregistratie valt in principe samen met de eerste geregistreerde prestatie. Het registreren in de webapplicatie dient te gebeuren ten laatste voor het einde van de maand volgend op een kwartaal. (afspraak gemaakt met de koepels) 10