6 DECEMBER 2010 Pak je autoriteit! 12 NEVI ZORGCONGRES, 3 EN 4 FEBRUARI. MIS HET NIET! 18 VIJFTIG LABORATORIA IN ÉÉN BEHEERSYSTEEM 21 HOE ZETTEN ZIJ-INSTROMERS HUN ERVARING IN? Axioma Custom Media ISSN 1572-1051
Infection Management Ook bij spoedeisende situaties helpt HARTMANN Infection Management patiënten en verplegend personeel optimaal te beschermen tegen infecties. Foliodrape Afdekmaterialen Operatiemutsen & maskers Disposable instrumenten Operatie handschoenen Foliodress Operatiejassen OK verbandstoffen Folidrape Combiset Onderzoekshandschoenen www.paulhartmann.nl
inhoud Businesscases: waar blijft de inkoper? Werken met businesscases is actueel in de ziekenhuizen. Inkopers worden er echter maar mondjesmaat bij betrokken. Dat moet anders. 6 EN VERDER: 10 ACTUEEL Impressie van Medica Düsseldorf 18 Modelovereenkomst Investeringen Het formuleren van een inkoopovereenkomst voor medische apparatuur is soms een enorme puzzel. De modelovereenkomst behoedt zowel inkopers als leveranciers voor onaangename verrassingen achteraf. 12 TREND nevi Zorgcongres Rijp en groen : Hoe duurzaam is uw ziekenhuis? 16 LNAG vijftig laboratoria, één beheersysteem 21 ACHTERGROND vier zij-instromers geven hun frisse blik op de zorg colofon Concept & realisatie: axioma Custom Media tel: (035) 548 81 40 In opdracht van nevi ISSn 1572-1051 Redactie: Colette van Bommel, karen Feenstra en Diederik Wieman (axioma), Mirjam Hulsebos Vorm & illustratie: Richard Wouters (axioma) Redactieadres: axioma Custom Media Postbus 176, 3740 ad Baarn tel: (035) 548 81 40 Fax: (035) 542 58 20 e-mail: inskoop@axioma.nl Redactieraad: Meindert engwerda (Flevoziekenhuis) guus van den tweel (St Jansdal) annemiek ten Brink (tergooiziekenhuizen) Jan Bos (lnag) addie Bouwman (H2W Facility) Wiebeke Sittrop (nevi) Colette van Bommel (axioma) Advertentie-exploitatie: axioma Custom Media afdeling sales tel: (035) 548 81 54 Adverteren in inskoop: Sluitingsdata van nr. 1-2011 Reserveren: 15 december 2010 aanleveren materiaal: 22 december 2010 Abonnementen: Springer Media b.v. Postbus 246 3990 ga Houten tel: (030) 638 37 36 een jaarabonnement bedraagt 57,50 exclusief BtW. Het abonnement wordt per kalenderjaar verlengd tenzij het twee maanden voor afloop van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Mutaties en/of opzeggingen van abonnementen van leden van de verenigingen, bij: nevi : info@nevi.nl vhig : www.vhig.nl nvlo : www.nvlo.nl 3
nieuws Kort Flevoziekenhuis tekende onlangs een driejarig contract met schoonmaakbedrijf Hago Zorg. Het ziekenhuis zet hoog in op hygiëne. een ander vereiste bij de aanbesteding was een actieve bijdrage van de schoonmaakleverancier aan het Planettree concept van de instelling. Bron: www.zorginstellingen.nl De zorg moet steeds vaker naar de Ondernemingskamer van het amsterdamse gerechtshof. In drie van de vier zaken moest het bestuur of de raad van toezicht genomen besluiten terugdraaien. Bron: www.rechtennieuws.nl De inschrijving voor Zorgmanager en Zorgtalent van 2011 is geopend. kent u iemand die hiervoor in aanmerking komt? Meld diegene dan aan op www.zorgvisie.nl. Indiase OK-assistenten GEEN PROBLEEM Minister Schippers liet in een reactie op kamervragen weten dat er in zes nederlandse ziekenhuizen momenteel ruim zestig Indiase ok-assistenten werken. Schippers betreurt de werving van Indiaas personeel, maar ziet geen reden voor een verbod. Zeventig procent van de ziekenhuizen kampt met een gebrek aan eigen ok-assistenten en is, onder meer door te weinig opleidingsplaatsen, genoodzaakt over de grens te kijken. Schippers ziet veel heil in het opleidingsfonds dat haar voorganger opzette. Ze verwacht dat zelf opleiden hiermee rendabeler wordt, waardoor er niet langer over de grenzen naar personeel hoeft te worden gezocht. NIEUWE NEN-NORM INFORMATIE Het nederlandse normalisatie-instituut (nen) legt de laatste hand aan de aangepaste norm nen 7510, de norm over informatiebeveiliging binnen de zorgsector. Hieronder valt het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van alle informatie die nodig is om patiënten verantwoorde zorg te kunnen bieden. aangezien de driedelige norm nen 7511 samenhangt met nen 7510 wordt ook deze norm in de revisie Zorginstelling Steinmetz De Compaan bespaart jaarlijks circa twee ton op huisvestingskosten door het aantal kantoorgebouwen terug te brengen en medewerkers flexibele werkplekken te geven. Bron: www.zorgvisie.nl Het UMCG en Noordhoff Uitgevers slaan de handen ineen bij de ontwikkeling van e-learning voor de zorg. Het betreft digitale bij- en nascholing voor verpleegkundigen. Bron: www.zorgvisie.nl Mickey Mouse weet hoe t werkt Het boek als Disney de baas was in uw ziekenhuis is al weer enige tijd op de markt, maar nog altijd is het een van de best verkochte publicaties over de gezondheidszorg. Het is dan ook een toegankelijk geschreven boek dat al veel ziekenhuizen in beweging heeft gekregen. De auteur Fred lee werkte zowel bij Walt Disney als bij verschillende ziekenhuizen. Hierdoor weet hij een interessante parallel te trekken op het gebied van dienstverlening tussen het pretparkimperium en de zorg. lee s aanpak leert dat goed gastheerschap niet zomaar een slimme truuk is, maar een houding waardoor zorgverleners veel meer betrokken raken bij de kern van het werk. Hij biedt hierbij concrete handvatten om hoffelijkheid in elke vezel van een ziekenhuis te verankeren. Als Disney de baas was in uw ziekenhuis 9½ dingen die u anders zou doen Fred lee Reed Business ISBn: 9789035230538 19,95 4 inskoop 6. 10
column De zorg heeft in 2010 wereldwijd ongeveer 64 miljard euro uitgegeven aan zorg-ict. Dat is een stijging van 3,2%. Bron: Computing technology Industry association BEVEILIGING meegenomen. nen 7510 zal onder meer een normatief hoofdstuk bevatten over risicomanagement (conform ISo 27002) en kwaliteitsmanagement (conform ISo 27001). De verschillen met de oude norm worden voor de gebruikers duidelijk aangegeven. Zeker daar waar het aangescherpte eisen betreft. naar verwachting wordt de gereviseerde norm rond de jaarwisseling gepubliceerd. kijk voor actuele informatie op www.nen.nl. AGENDA NEVI Zorgcongres: rijp en groen! 3 en 4 februari 2011 thema: gastvrijheid, innovatie, duurzaamheid en besparen kosten: nog niet bekend locatie: noordwijkerhout Meer informatie: www.nevi.nl Inkopen van ICT 12 februari kosten: 599,- (leden) / 690,- (niet-leden) locatie: Regardz Zaltbommel Meer informatie: www.nevi.nl addie Bouwman werkt als projectmanager/ adviseur bij H2W Facility. Het lekkerste fruit 2011 moet een vruchtbaar jaar worden Ik blader door de elsevier van oktober met de De beste ziekenhuizen. thema: patiëntveiligheid, voorlichting en wachttijden. een indrukwekkende lijst. Menig bestuurder zal zich op de borst kloppen of bittere tranen laten. De 795 IgZ prestatie-indicatoren staan aan de basis van deze ranglijst. Ik heb ze er even op nageslagen, maar er is niets over Inkoop te vinden. Jammer, want deze afdeling faciliteert bij uitstek het primaire proces. De inkoop van medische technologie hangt toch nauw samen met patiëntveiligheid? Het vms-zorg project mag dan geen aandacht besteden aan Inkoop, de overheid doet dit gelukkig wel. een expertgroep van het ministerie van vws brengt de risico s van medische hulpmiddelen in kaart door te zoeken naar het zogenaamde laaghangende fruit. Ik zit in deze werkgroep en ik kan u verzekeren: het is een erg volle fruitboom geworden. een tipje van de sluier. Risico s ontstaan onder meer door gebrek aan assortimentsbeheer, onvoldoende ketendenken en risico-inventarisatie, gebrekkige scholing en niet werken met een Programma van eisen. Werk aan de winkel. 2011 moet een vruchtbaar jaar worden. Inkoop en andere afdelingen van zorginstellingen zullen de komende tijd vaak én hoog in de (bestuurlijke) boom moeten klimmen. Wees gerust, u staat er niet allen voor. De orde van Medisch Specialisten en de koepel Medische technologie houden zich hier ook mee bezig. en voor de Inkoopafdeling die het lekkerste fruit oogst, zorg ik persoonlijk voor een publicatie in elsevier. Want wees nou eerlijk: professioneel inkopen en patiëntveiligheid horen toch bij elkaar? Meer interessante bijeenkomsten: www.nevi.nl 6. 10 inskoop 5
coverstory Zomaar een MRI aanschaffen omdat het nodig is? Die tijden zijn voorbij. Ziekenhuizen laten op iedere kostbare investering of nieuwe behandeling een businesscase los. een goede zaak, alleen worden inkopers er maar mondjesmaat bij betrokken, terwijl ze eigenlijk een poortwachtersfunctie moeten vervullen. Businesscase: Inkoop Zo meteen eist de directie dat we een goedkope heup plaatsen, kopte de volkskrant enige tijd geleden. De uitspraak kwam van Janko de Jonge en hij sprak namens de orde van Medisch Specialisten. De Jonge is bang voor uitholling van het vak wanneer de plannen doorgaan dat ziekenhuisdirecties mogen ingrijpen in de nu nog exclusieve arts-patiëntrelatie. Dat ingrijpen zou een financiële achtergrond kunnen hebben. De zorg moet efficiënter en goedkoper, maar tegelijkertijd wordt ook een betere kwaliteit verwacht. De zakelijke aanpak die dit vereist, wordt steeds meer gemeengoed onder ziekenhuizen. Ze worden daarbij geholpen door verzekeraars die scherpe afspraken maken over prijs en kwaliteit, maar ook door banken. In het verleden was financiering van de zorg nooit een issue. De overheid stond garant en de banken leenden gemakkelijk en tegen aantrekkelijke condities geld uit. Ziekenhuizen konden daardoor zorgeloos (ver)bouwen, apparatuur aanschaffen of zorg voorfinancieren. Toverwoord In dit licht is het begrijpelijk dat ziekenhuizen tegenwoordig op alle grote investeringen en uitbreidingen van het behandelaanbod businesscases loslaten. Businesscase is het nieuwe woord in de zorg, zegt addie Bouwman, tot 1 januari projectmanager/adviseur bij H2W advies en projectmanagement. Het is essentieel dat je goed over zaken nadenkt en overweegt voordat je tot investeren overgaat. Je ziet echter dat inkopers onvoldoende worden betrokken bij het samenstellen van businesscases. Partijen hebben elkaar wat dat betreft nog niet gevonden. In Bouwmans optiek moeten inkopers vroegtijdig in het traject worden betrokken: op het moment dat de businesscase wordt opgesteld en de keuzes nog moeten worden gemaakt. Het is jammer dat dit nog onvoldoende gebeurt, want de inkoper heeft een poortwachtersfunctie. positie gaan doen. alleen als je in een vroeg stadium betrokken bent, kun je meedenken en meebeslissen over zaken als in- en uitbesteding, samenwerking en investeringen. Haak je later aan, hebben anderen het gedachtegoed al bepaald. Dat zal Frans Smits niet snel overkomen. Smits is hoofd Inkoop bij de voormalige IJsselmeerziekenhuizen waar sinds de overname begin 2009 door MC groep van zorgondernemer loek Winter Word je erop uitgestuurd om een auto te kopen of mag je meedenken over vervoerbeleid? Mercedes of ov-jaarkaart? Dat inkopers nog maar mondjesmaat bij businesscases worden betrokken, signaleert ook John Weinstock, kennismanager bij nevi Zorg. Inkopers in de zorg moeten nu echt iets aan hun 6 inskoop 6. 10
coverstory aan het roer? een frisse wind waait. Inkoop wordt daar juist heel nadrukkelijk bij de businesscases betrokken, zo blijkt uit zijn woorden. Het liefst al in de initiatief-fase. er zijn nu bijvoorbeeld plannen om iets op te zetten in een joint venture. Ik beoordeel dan de samenwerkingsovereenkomst met die betreffende marktpartij. Je kijkt naar de investeringsbehoefte, naar wat wel en niet slim is om te doen. Zo voorkom je problemen. volgens Smits is het een absolute must Inkoop zo vroeg mogelijk te betrekken. Het is nogal een verschil of je de opdracht krijgt om een Mercedes te kopen bij een autodealer van jouw keuze of dat je wordt gevraagd na te denken over vervoerbeleid. In dat laatste geval kun je meedenken en de behoeftes inventariseren. Dan blijkt misschien dat je helemaal geen Mercedes nodig hebt, maar een volkswagen of misschien gewoon een ov-jaarkaart. Dan kun je verschil maken. Zo schakelden we binnen het assortiment van een bestaande leverancier over op een goedkopere heupsteel die net zo goed voldoet als de duurdere variant. We besparen daarmee een ton per jaar. Je moet altijd bereid zijn over functionele aspecten mee te denken. en als specialisten > 7
Functionaliteit en elegantie in de verpleging multicare intensive care Elegancia y funcionalidad asistencial Eleganza e funzionalità nell'assistenza wissner-bosserhoff Nederland B.V. Keerweer 42 NL-3316 KA Dordrecht Tel.: +31 (0)78 652 18 50 Fax: +31 (0)78 652 18 55 e-mail: info.nl@wi-bo.de www.wi-bo.com ad_wibo_nl_inskoop_a4_nov2010.indd 1 15.11.10 18:06
coverstory toch het beste van het beste willen? kwaliteit moet kwantificeerbaar en meetbaar zijn. als die betere kwaliteit geen duidelijke toegevoegde waarde biedt, speelt het voor mij geen rol. Omgekeerde weg De businesscases worden niet alleen gemaakt bij investeringen in apparatuur, maar ook als er plannen zijn voor uitbreiding van het behandelaanbod. als specialisten nu willen starten met een bepaalde behandeling, bekijken we eerst wat dat kost, welke andere kosten je ermee voorkomt en wat het oplevert, zegt Smits. Maar dat alleen is niet genoeg. er zijn steeds meer behandelgebieden. Je moet je afvragen: Wat brengt het ons? voegt het iets toe aan ons ziekenhuis en wat heeft de patiënt eraan? Daarom is er een duidelijk kader geschapen. Wij willen snel, duidelijk en transparant werken, én de kosten beter beheersen. Dat is uiteindelijk ook gunstiger voor de patiënt, want die merkt dat hij bij ons sneller en beter wordt geholpen. volgens Smits moet het inkomen van de specialist in ieder geval niet de reden zijn om het behandelaanbod uit te breiden. Dat is de omgekeerde weg bewandelen. valt deze zakelijke aanpak in goede aarde bij de specialisten? Wisselend, signaleert hij. Sommige specialisten gaan er schoorvoetend mee akkoord, maar de nieuwe garde vindt het een goede zaak. Die zijn gewend op deze manier te werken. Dat is overigens niet leeftijdsgebonden hoor, het heeft te maken met de visie die je hebt. Zij vinden ook dat je altijd moet kijken of een investering zinnig is, welke patiënten er baat bij hebben en of er voldoende patiënten zijn. Pas dan levert een nieuwe behandeling het ziekenhuis iets op, en henzelf ook. er is in onze optiek niets mis met loon naar werken. Mandaat Binnen MC groep heeft de afdeling Inkoop nadrukkelijk mandaat van de Raad van Bestuur. We krijgen die ruimte en de Raad van Bestuur zal ons ook nooit tijdens een traject terugfluiten; dat is namelijk dodelijk voor je autoriteit als inkoper. Dat het in veel andere ziekenhuizen nog niet zo gaat, beseft ook Smits. er is onder inkopers veel kennis en talent aanwezig, maar ze moeten hun werk vaak doen met de handen op de rug gebonden. Je moet mandaat hebben van de Raad van Bestuur, maar ook over de nodige vaardigheden beschikken, stelt hij. kunnen levelen met zowel schoonmakers als met specialisten en met je Raad van Bestuur. Die autoriteit moet je echter ook verdienen. Ik probeer me zo veel mogelijk in marktsegmenten te verdiepen, kennis te halen, wijzer te worden. Daardoor kom je niet alleen goed beslagen ten ijs, maar vaak ook met een verrassende aanpak waardoor je mensen even uit balans brengt en ze aan het denken zet. er is nog veel te doen, vindt nevi-kennismanager Weinstock. uit recente onderzoeken blijkt dat de omzet van de ziekenhuizen stijgt, de productie daalt en de inkoopgebonden kosten oplopen. Dat zijn drie parameters waar je je zorgen om moet maken. Ze maken ook duidelijk dat Inkoop nog onvoldoende aan de knoppen draait. Het is volgens hem geen kwestie van De juiste keuze maken is geen kwestie van durven, maar vooral van kennis en kunde durven, maar vooral van kennis, kunde en kunst. Je moet als inkoper wel over de competenties beschikken. Wij leren ze via onze opleidingen en trainingen om de verbindingen te maken tussen de board en de business. uiteindelijk staat of valt alles met de visie van een Raad van Bestuur, zo besluit Smits. Zij moeten de afdeling Inkoop juist positioneren, dan komt de rest vanzelf goed. transparantie is echter nog ver te zoeken in de meeste ziekenhuizen. Het gebrek daaraan is de cultuur zoals die jaar en dag is geweest en waar de zorg nog heel lang last van zal hebben. 6. 10 inskoop 9
verslag MEDICA 2010 Germaine Schreurs, Jeroen Bosch Ziekenhuis: Hier blijkt weer dat de relatie en verstandhouding met leveranciers belangrijk is. Marijn Broere, St. Antonius ziekenhuis Nieuwegein: er is weer business! grote bedrijven zijn er weer, ondanks de crisis. Die is hier niet merkbaar. Bedrijven komen weer met nieuwe producten, er wordt weer geïnnoveerd. Wil van Loon van de Laar, Vitalis WoonZorg Groep: opmerkelijk vond ik het gebrek aan echt nieuwe ontwikkelingen. Het waren met name aanpassingen van bestaande producten. nu hoorde ik dat met name de beurzen in Wenen en Chicago juist de beurzen zijn waar men met nieuwe primeurs komt. 10 inskoop 6. 10
eind november vond de veertigste editie van MeDICa Düsseldorf plaats. Het wereldforum voor de medische industrie internationale vakbeurs met congres werd bezocht door meer dan 137.000 bezoekers van alle continenten en uit 106 landen. een paar reacties van nederlandse collega s. Jo van Bussel, Jeroen Bosch Ziekenhuis: De Chinezen zijn weg! Jan Bos, UMCG: Dé innovatie bij fietsen, elektrische trapondersteuning ofwel de e-bikes, dringt veel te langzaam door in de gezondheidszorg. kom op beddenleveranciers: steek hier ook je energie in! De zorg heeft behoefte aan e-beds. Jintiene Zeilstra, UMCG (voor de eerste keer op de MEDICA): Maak een plan en doelstelling voor deze beurs, voor maximaal rendement! Bert van Rixtel, Vitalis: De beurs is meer gericht op ziekenhuizen dan op zorginstellingen. Ik was zeer benieuwd wat het voor vitalis zou betekenen als we onze verbruiksartikelen en disposibles in ons omringende landen zouden gaan kopen, maar ik heb helaas geen groothandel kunnen vinden. MEDICA: producttentoonstellingen, informatie en netwerkmogelijkheden voor professionals in de medische sector. Meer info: www.medica.de. Rene tillmann / Messe Düsseldorf 6. 10 inskoop 11
congres NEVI Zorgcongres 3 en 4 februari 2011 12 inskoop 6. 10
congres Rijp en groen Het tweedaagse nevi Zorgcongres belooft weer informatief en inspirerend te worden. Mis het niet! Rijp en groen is dit jaar het thema van het nevi Zorgcongres. letterlijk en figuurlijk. onder leiding van dagvoorzitter thomas Hofhuis bieden we u interessante plenaire presentaties en krijgt u gelegenheid eigen ervaringen in te brengen en in discussie te gaan met collega-inkopers. op de eerste dag komen in plenaire presentaties diverse onderwerpen aan bod, zoals patiënttevredenheid, risicobeheersing & veiligheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen, kostenreductie en innovatief inkopen. ook gaan we in op de resultaten van het onderzoek van Berenschot waaraan zo n vijftig ziekenhuizen meewerkten. Hoe rijp en groen (professioneel en duurzaam) zijn de nederlandse ziekenhuizen? op dag twee krijgt u het woord tijdens de parallelsessies die zijn gekoppeld aan een plenaire presentatie. Bij aanmelding kunt u zich inschrijven voor twee sessies. Locatie: De Leeuwenhorst, Noordwijkerhout Data: Donderdag 3 februari 12.00 17.00, aansluitend diner en overnachting Vrijdag 4 februari 09.30 15.30, aansluitend borrel Aanmelden: NEVI leden ontvangen een persoonlijke uitnodiging met aanmeldformulier Kijk ook op www.nevi.nl/zorgcongres De organisatie: - Nicole Poldervaart (nieuw), Gelre ziekenhuizen - Petri Heitkönig (nieuw), Canisius Wilhelmina Ziekenhuis - Wijnand Bruinsma, ZorgService XL - Siebren Tjepkema, HospiMed - Hans Bax (Universitair Medisch Centrum Groningen en NEVI Zorg) - Ton van Geijlswijk (NEVI) Congresprogramma 1 Inkoopprofessionaliteit door Hans Ruiter (Berenschot) De resultaten van het onderzoek van Hans Ruiter van Berenschot worden bekendgemaakt. Waar bevindt uw ziekenhuis zich langs de meetlat van inkoopvolwassenheid? 2 Risicobeheersing en patiëntveiligheid door nienke de Wilde (Isala klinieken Zwolle) Wat zijn de gevolgen hiervan voor inkopers en de inkoopafdeling? 3 Prestatie-inkoop door prof. Sicco Santema (hoogleraar ketenmanagement tu Delft) Wat is Prestatie-inkoop en hoe vind je de beste leverancier? De methode is gebaseerd op het Best Value Procurement -gedachtegoed van prof. Dean Kashiwagi. Samen met Jeroen van de Rijt (Scenter) schreef prof. Sicco Santema een boek hierover. 4 ondernemerschap en patiënttevredenheid binnen de zorg door kees Sol (Raad van Bestuur oogziekenhuis Rotterdam) Hoe bind je patiënten aan je ziekenhuis en welke bijdrage kan inkoop leveren? 5 Duurzaamheid Wat betekent duurzaamheid voor de inkoper en wat kan die ermee? (Exacte invulling en spreker waren tijdens het drukken van dit magazine nog niet bekend.) 6. 10 inskoop 13
nieuwe collega Marjolein lamme assortimentscoördinator (ZIekenHuISBReeD) St. antoniusziekenhuis SInDS JanuaRI 2010 Een netwerk opbouwen kost tijd van oorsprong is ze fysiotherapeut. Daarna werkte ze bij twee medisch-commerciële bedrijven. De ziekenhuiswereld is nieuw voor me, maar bevalt me goed. Het is een superdynamische omgeving. Samen met een collega is Marjolein lamme verantwoordelijk voor alle producten. Die breedte vindt ze boeiend, maar dat maakt ook dat het lang duurt voor ze goed is ingewerkt. Ik kom uit de orthopedische hoek en kom nu met producten in aanraking die ik nog niet kende. Bovendien moet ik de hele organisatie leren kennen, een netwerk opbouwen. Dat kost tijd. Mijn collega en ik zouden het assortiment kunnen splitsen, maar dat doen we bewust niet. We verdelen de klussen naar gelang onze interesses en sterke punten. Het boeiendste aspect aan haar werk vindt ze het bij elkaar brengen van verschillende personen die elk hun eigen expertise hebben: zorginhoudelijk, financieel, logistiek. neem bijvoorbeeld de afweging tussen innovatie en patiëntveiligheid. Als je kiest voor een nieuw product brengt dat altijd voordelen met zich mee. Maar ook risico s. Hoe verhouden die zich tot elkaar? Wat betekent deze verandering voor de gebruiker? en wat is de impact op de totale kosten? Die afweging is boeiend en soms ook best spannend. Ik ben me goed van die verantwoordelijkheid bewust. lamme heeft diverse ambities. De belangrijkste is assortimentsbeheer zo op de kaart te zetten dat zowel gebruikers als leveranciers er niet omheen kunnen. Ambitieus, maar kleine stappen Peter Smet trad drie jaar geleden in dienst van het azm als lid van de projectgroep die de SaP-implementatie in het ziekenhuis leidde. Die functie was zijn eerste kennismaking met de zorg én met het inkoopvakgebied. Beide bevielen hem, zozeer zelfs dat hij er als de kippen bij was toen er een vacature kwam bij Inkoop. Ik heb een economische vooropleiding, dus het vak is mij niet helemaal vreemd. tijdens mijn periode als projectmanager ontdekte ik dat er veel raakvlakken zijn: je bent in beide rollen bezig de belangen van verschillende partijen te verenigen. Hoe zorg je ervoor dat je de balans niet te ver laat doorslaan naar één richting? Dat spreekt me aan. Bovendien ben je als inkoper eigenlijk ook project manager, alleen zijn het meer en kleinere projecten. Smet is ambitieus, maar realiseert zich dat hij die ambities alleen kan realiseren door kleine stappen te zetten. op dit moment werk ik hard om mezelf de medische terminologie eigen te maken en de lacunes in mijn inkoopkennis bij te spijkeren. Ik wil ook snel mijn netwerk uitbreiden, omdat ik ervan overtuigd ben dat ik veel kan leren door bij anderen in de keuken te kijken. en tot slot wil ik maatschappelijk verantwoord inkopen nadrukkelijker op de agenda zetten. Ik denk dat daar veel te winnen valt. Daarnaast is het een persoonlijke interesse. genoeg te doen dus. Ja, het is erg hectisch. Maar dat zie ik vooral als kans. Ik kan me hier de komende jaren uitstekend ontwikkelen. Peter Smet InkoPeR MeDISCHe artikelen academisch ZIekenHuIS MaaStRICHt SInDS oktober 2010 14 inskoop 6. 10
kijk op: ziekenhuisstoelen.nl Wij hebben een stoel voor elke werkplek...... en anders maken we hem speciaal voor u! GRATIS - GRATIS - GRATIS Reeds 90 ziekenhuizen zijn u voorgegaan! Vitrina biedt de mogelijkheid om gratis uw ziekenhuis te voorzien van eigentijdse rolstoelen. Ingeschoven geplaatst bij de entree in een herkenbare standplaats en in ieder geval voorzien van een muntslot. De nestelbare rolstoelen hebben zo altijd een vaste plaats. De gratis rolstoelen zijn bedoeld als transportstoel en uitsluitend bestemd voor gebruik tijdens het bezoek aan uw instelling. Na gebruik en bij het verlaten wordt de rolstoel weer netjes teruggeplaatst in de standplaats. Zo bent u mooi af van dat rondzwerven. G R A T I S moderne rolstoelen in uw eigen huiskleur Netjes in de rij, geen rondzwerven Deze rolstoelen, van hoge kwaliteit, worden voor tenminste 10 jaar in bruikleen gegeven en vier maal per jaar geïnspecteerd en onderhouden. Zo bent u gegarandeerd van 10 jaar goedfunctionerende transportstoelen! Vraag gratis de catalogus aan via info@scoremedi.nl Vitrina werkt reeds vele jaren met dit sponsorproject in meer dan 80% van de ziekenhuizen in Nederland. Ook in België zijn inmiddels een tiental ziekenhuizen gestart met dit project. kijk op: ziekenhuisstoelen.nl Deze duwstoelen worden voorzien van een paneel onder de beide armleuningen ten behoeve van belangstellende sponsoren. Alle voordelen nog eens op een rij: Uitstekende service voor uw bezoekers Moderne vormgeving Hoge kwalitatieve uitstraling Uitvoerbaar in uw huiskleur Nestelbaar en ruimtebesparend, dus efficiënte plaatsing bij ingang(en) Geen investering Zorgenvrij onderhoud en gegarandeerde functionaliteit Is uw ziekenhuis reeds in het bezit van deze rolstoelen en laat uw budget geen ruimte voor financiering van andere gewenste (hulp)middelen? Ook dan kunnen wij iets voor uw ziekenhuis betekenen. Contactpersoon: Anja Waar (email: anjawaar@vitrina.nl) Voor onze referentielijst bezoekt u: www.vitrina.nl Vitrina BV Ampèrestraat 13 A, 1446 TP Purmerend Tel. 0299-414208 WWW.VITRINA.NL
lnag landelijk netwerk assortimentscoördinatoren in de gezondheidszorg umc utrecht maakt laboratoriumapparatuur inzichtelijk Inkoopvoordeel én hogere umc utrecht telt zo n vijftig laboratoria die tot op heden nauwelijks synergievoordelen behaalden. assortimentscoördinator Bonamy Smith zette een project op om tot één gemeenschappelijk apparatuurbeheersysteem te komen. een blik achter de schermen. Bonamy Smith werkt als assortimentscoördinator labartikelen in het umc utrecht. Ze heeft een wezenlijk andere taak dan haar collega die verantwoordelijk is voor de medische artikelen. Het is haast onmogelijk om het assortiment voor labartikelen te standaardiseren. Waar we dat bij de medische artikelen wel zo veel mogelijk proberen, is de insteek bij de labproducten dat we standaardiseren op leveranciersniveau. We werken met preferred suppliers waarmee we zo veel mogelijk zakendoen. Brug slaan Haar belangrijkste rol is een brug slaan tussen Inkoop en de laboratoria. kort gezegd: waar Inkoop besparingen probeert te realiseren, hebben de labmedewerkers vooral oog voor kwaliteit en veiligheid. aan Smith de taak die twee facetten bij elkaar te brengen. anders dan in veel andere ziekenhuizen wordt de labapparatuur bij ons door de laboratoria zelf beheerd en niet door de afdeling Medische technologie. Centraal hebben we geen inzicht in welke apparatuur we allemaal in huis hebben, welke onderhoudscontracten daarop lopen, hoe hoog de afschrijving op apparatuur is of wanneer de apparatuur voor het laatst is gekalibreerd. Bovendien delen labs onderling te weinig hun ervaringen met apparatuur. Inzicht in alle assets Ze richtte een projectgroep op met mensen uit diagnostische en researchlaboratoria, en enkele ICt-ers om te onderzoeken hoe dat centrale inzicht wél kan worden gecreëerd. Samen kwamen ze tot een pakket van eisen. We werken in het facilitair bedrijf al met de software van ultimo. Deze software geeft inzicht in je assets, of het nu gaat om gebouwen, auto s, ICt-producten of in ons geval labapparatuur. Het bleek dat die software aan al onze eisen voldoet. toch bleef het lang onzeker of de investering kon worden gedaan. Smith: Het project werd eigenlijk steeds groter. er haakten steeds meer laboratoria aan. Dat betekende dat er ook steeds meer gebruikers bij kwamen voor wie je allemaal licenties moet aanschaffen. Bovendien: hoe groter het project werd, hoe meer verzoeken er kwamen tot aanpassingen en extra functionaliteiten. Daarmee werden de kosten ook steeds hoger. De kogel ging door de kerk toen het programmabureau kubus, dat verantwoordelijk is voor alle umc-brede systemen, besloot om ook van ultimo een umc-breed systeem te maken. tot vreugde van de assortimentscoördinator. Hoe meer laboratoria hun apparatuur hierin registreren, hoe groter en krachtiger het systeem wordt. Dus hoe groter de meerwaarde. Draagvlak Begin 2011 wordt de software opgeleverd. Smith vecht ervoor dat van bovenaf wordt opgelegd dat laboratoria hun apparatuur in ultimo gaan registreren. natuurlijk ijver ik ook voor draagvlak van onderaf, maar op die manier zul je nooit bereiken dat alle labs hun apparatuur erin registreren. voor hen is het immers 16 inskoop 6. 10
lnag kwaliteit weer een taak erbij. Ze hebben er voordeel van en de meeste mensen zien dat gelukkig ook wel maar het vullen en bijhouden van zo n systeem heeft nooit prioriteit. als het niet van bovenaf verplicht wordt gesteld, dan wordt het heel lastig om ultimo volledig en up-to-date te houden, denkt ze. en dat zou jammer zijn, want zowel de laboratoria als Inkoop profiteren van het integrale inzicht. De labs kunnen in ultimo het onderhoud op apparatuur registreren. Het is de bedoeling om ook de onderhoudscontracten die door Inkoop worden beheerd, in te scannen en via SaP of ultimo inzichtelijk te maken. als een Kwaliteit verhogen ook is het handig dat een labmedewerker in geval van een kapot apparaat met een druk op de knop kan zien welke andere laboratoria dezelfde apparatuur gebruiken. en denkt het ene lab na over de aanschaf van nieuwe apparatuur, dan is direct inzichtelijk of die apparatuur al in een ander lab in gebruik is. al met al kunnen labs hiermee de kwaliteit van hun werk verhogen. en de tijd die ze moeten stoppen in het bijhouden van ultimo verdienen ze weer terug door efficiencywinst. Inkoopvoordeel Inkoop kan door het ziekenhuisbrede inzicht contracten bundelen, zowel als het gaat om aanschaf van apparatuur als onderhoud. Bovendien is het de bedoeling dat ook de financiële gegevens op deze wijze concernbreed inzichtelijk worden gemaakt, al is nog niet duidelijk of dat in SaP of ultimo gebeurt. Hoe meer laboratoria hun apparatuur hierin registreren, hoe groter en krachtiger het systeem wordt. Dus hoe groter de meerwaarde labmedewerker nu wil weten wanneer een apparaat voor het laatst onderhoud heeft gehad, moet hij naar Inkoop lopen om daar het contract na te kijken. Dat gebeurt in de praktijk natuurlijk haast nooit, terwijl die informatiebehoefte wel bestaat, zegt Smith. Want onderhoud heeft natuurlijk alles te maken met veiligheid. Je moet als medewerker zeker weten dat een apparaat datgene doet wat het moet doen. Dit geeft Inkoop en budgethouders inzicht in besparingsmogelijkheden. niet alleen door opdrachten te bundelen, maar ook doordat ze al vroegtijdig inzicht hebben welke apparatuur is afgeschreven en vervangen moet worden. Medische technologie beheert zijn apparatuur al in ultimo. Hoewel dat voorlopig nog gescheiden zal blijven van het deel met de labapparatuur, ziet Smith wel voordelen om op termijn die informatie samen te voegen. Dan heb je een compleet inzicht, van vriezers en zuurkasten tot centrifuges en microscopen. Zo ver is het nu nog niet. Haar eerste zorg is het gevuld krijgen van ultimo. We geven al presentaties om draagvlak te creëren. Dan merk je gelukkig dat dit aansluit bij een behoefte. veel mensen kunnen niet wachten. 6. 10 inskoop 17
uitgelicht Modelovereenkomst Investeringen valkuilen uitgesloten Staat alles erin? En klopt het? Om inkopers en leveranciers te behoeden voor onaangename verrassingen achteraf formuleerden inkopers (NEVI Zorg) en leveranciers (FHI) een Modelovereenkomst Investeringen. De Modelovereenkomst Investeringen is een basisdocument dat gebruikt kan worden door inkopers en leveranciers bij de aanschaf van medische apparatuur. René Muller, hoofd Inkoop van Ziekenhuis Gelderse Vallei en betrokken bij dit NEVI Zorg, voorspelt dat deze overeenkomst inkopers en leveranciers veel voordeel gaat opleveren. Standaardiseren zorgt voor eenduidigheid. Bovendien is er minder overleg nodig. Alles wat je in een overeenkomst zou willen hebben, staat erin. Dat geldt voor inkopers én voor leveranciers. Veilig en volledig Tegenwoordig gaat het bij inkopers meestal om een set medische apparatuur, die samen een bepaalde functionaliteit hebben. Muller: De inkoper weet niet altijd alle details over de aan te schaffen apparatuur en overlegt erover met anderen. Met de Modelovereenkomst Investeringen weet je zeker dat het document volledig is en voorkom je nare verrassingen achteraf. Het document is niet star; op een aantal punten kan het in overleg worden aangepast. De overeenkomst wordt in pdfvorm gebruikt, variabelen worden in invulvelden ingevoerd. Fundamentele wijzigingen worden in een bijlage opgenomen en zijn daardoor altijd zichtbaar. Valkuilen Met de overeenkomst kun je diverse valkuilen voor zijn. Een voorbeeld betreft de verantwoordelijkheid. Bij gebruiksvoorwerpen is het ziekenhuis direct na levering eigenaar van de goederen. Bij medische apparatuur is het een ander verhaal. Hier is het ziekenhuis pas eigenaar nadat ervoor is betaald. Die afspraken zijn meegenomen in de overeenkomst. De Modelovereenkomst lost nog een ander discussiepunt op: de aansprakelijkheid met betrekking tot zaakschade. In de overeenkomst is standaard een zaakschade-aansprakelijkheid opgenomen van anderhalf miljoen euro. Veel kleine leveranciers vinden dat bedrag heel hoog, weet Muller. Maar het is reëel. Het is ook hoog genoeg. De praktijk wijst uit dat er nog nooit meer dan een miljoen euro is uitgekeerd als gevolg van zaakschade. (Zie ook het kader Veelgestelde vragen.) Nog een stap verder Om het gemak nog verder door te voeren, is Muller bezig de standaardovereenkomst terug te vertalen naar de offerte en de offerteaanvraag (RFP). Op die manier wordt het steeds eenvoudiger tot een correcte en volledige overeenkomst te komen. Dat begint al bij de offerteaanvraag. Met deze overeenkomst komt er een einde aan puzzelen en discussiëren over de inhoud. Alles staat erin, iedereen weet waar hij aan toe is. De Modelovereenkomst Investeringen en veelgestelde vragen zijn te vinden op www.nevi.nl. 18 inskoop 6. 10
uitgelicht Alles staat erin, iedereen weet waar hij aan toe is Kwestie van afvinken Het document is overzichtelijk samengesteld uit alle onderdelen die nodig zijn voor een veilige en volledige overeenkomst. Daarnaast is een hele lijst bijlagen bijgevoegd, die naar behoefte kunnen worden toegevoegd. Definities Onderwerp van overeenkomst Prijs, facturering en betaling Aflevering en implementatie Acceptatie en oplevering Installatiewerkzaamheden Documentatie, opleiding en programmatuur Nalevering onderdelen Systeemgarantie Garantie Onderhoud Wijzigingen Boete Aansprakelijkheid Veiligheid en milieu Opschorting, ontbinding Overige bepalingen Geschillen Bijlagen Veelgestelde vragen Is het contract ook in Word beschikbaar? Nee, de reden van de pdf-versie is dat het contract juist zijn kracht aan de standaardteksten ontleent. Op het moment dat het document in Word beschikbaar komt, kunnen wijzigingen zodanig worden doorgevoerd dat zij niet direct zichtbaar zijn. Is het tijdstip van levering hetzelfde moment waarop het risico van de apparatuur overgaat op de opdrachtgever? Nee, het risico gaat pas over na acceptatie van de apparatuur. Dit om te voorkomen dat apparatuur die nog niet werkend is opgeleverd en niet is getest (en mogelijk defect is) al wel voor risico van de opdrachtgever komt. Pas als alles naar tevredenheid werkt en de overdracht is getekend, gaat het risico over. De maximale aansprakelijkheid van de leverancier wordt beperkt tot 1,5 miljoen. Dient dit niet gekoppeld te worden aan de contractwaarde? Nee, het maximale schadebedrag staat los van de waarde van de overeenkomst. Ook een relatief goedkoop apparaat kan een forse schade veroorzaken. Limitering van de aansprakelijkheid zou in voorkomende gevallen de kopende partij voor grote (en onverzekerbare) schade kunnen stellen. Met het opgenomen maximum van 1,5 miljoen is een redelijk gemiddelde opgenomen waarbij mogelijke schade voor de consument is afgedekt en leveranciers niet onnodig op kosten worden gejaagd. 6. 10 inskoop 19
medical Heijneman Medical BV Allen Heijneman Martin Merivaara Modul Technik Provita Reison Medical ScoreMedi Stille Trulife Beensteunen voor Gynaecologie/ Urologie Positioneringsmateriaal voor Orthopedie Specialistische operatietafel accessoires (Elektrische) instrumententafels Custom-made producten Onderhoud, installatie en service Advies Operatielampen Operatietafels (OK en polikliniek) en toebehoren Patiëntentrolleys (div. Uitvoeringen) Voorzieningenbrug voor de OK Plafondpendels Medische Technische Voorzieningen Bedwandgoten Onderzoekslampen Infuushouders Plafond-/ wandrail systemen Verrijdbaar Hygienecenter Operatietafel accessoires Krukken en stoelen Specialistische behandelbanken LED hoofdlamp Positioneringsmateriaal Anti-decubitus pads Postbus 408 3400 AK IJSSELSTEIN www.heijnemanmedical.nl Mijn vriendje Daan is ziek. hij ligt al lang in het ziekenhuis. Gelukkig logeren zijn ouders in het Ronald McDonald Huis en zijn ze altijd dichtbij. Dat vindt Daan heel fijn! Voor 5,- per maand brengt u zieke kinderen en hun ouders dicht bij elkaar. Word nu donateur van het Ronald McDonald Kinderfonds. www.kinderfondsknuffels.nl Dispo Medical advertentie 210 x 146.indd 1 11-11-2010 11:58:59