Overeenkomst voor de levering, installatie inbedrijfstelling en oplevering van medische apparatuur

Transcriptie

1 Overeenkomst voor de levering, installatie inbedrijfstelling en oplevering van medische apparatuur Meest gestelde vragen (FAQ) Versie maart 2014

2 FHI (Federatie Het Instrument) NEVI Zorg In dit document worden de meest gestelde vragen behandeld naar aanleiding van de Modelovereenkomst voor de levering, installatie, in bedrijfstelling en oplevering van medische apparatuur. Vragen en antwoorden: Hoofdstuk Blz. Vraag Antwoord ALG ALG-1 ALG-2 ALGEMEEN In deze overeenkomst is wel onderhoud meegenomen, maar hoe om te gaan met verbruiksmaterialen die bij sommige investeringsgoederen horen? Is deze modelovereenkomst ook geschikt voor distributeurs en hoe kun je als distributeur dit als goed instrument inzetten? Er is gekozen deze modelovereenkomst toe te spitsen op de levering van medische apparatuur. Onderhoud is geregeld met de Standaard Service Overeenkomst (SSO). Een contract voor levering van exploitatiegoederen kan separaat worden opgesteld. Neemt niet weg dat er in de offerteaanvraag, die leidt tot deze nieuwe overeenkomst (voor apparatuur) wel de zaken met betrekking tot onderhoud en exploitatie opgenomen kunnen worden. Ja, ook distributeurs resp. importeurs van apparatuur kunnen de overeenkomst gebruiken. Contract wijst distributeur meteen op diverse zaken die hij met zijn toeleverancier moet afdekken. Voor de inkoper blijft de distributeur contractpartij. ALG-3 Is het contract ook in Word beschikbaar? Nee, reden van de PDF versie is dat het contract juist zijn kracht aan de standaardteksten ontleent. Op het moment dat het document als wordversie beschikbaar wordt gesteld dan kunnen wijzigingen zodanig worden doorgevoerd dat zij niet direct zichtbaar zijn. Het document dient dan iedere keer van begin tot eind doorgenomen/gecontroleerd te worden. FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 2

3 1 DEFINITIES 1, lid 2 Ik snap niet dat de offerte van de leverancier in rangorde boven de offerteaanvraag (bestek) van de Opdrachtgever staat, ik ben van mening dat het bestek altijd leidend moet zijn om te voorkomen dat uiteindelijk niet aan de vraag door de Opdrachtgever wordt voldaan. Het is niet verstandig de eigen RFP (aanvraag) in rang boven de offerte te stellen. Over het algemeen is de offerte completer, mede omdat de leverancier geacht wordt over meer en vollediger informatie te beschikken. Als de inkoper de offerte 100% controleert (staat werkelijk alles in de offerte wat ik heb gevraagd) is de kans op fouten minimaal. 2 ONDERWERP VAN OVEREENKOMST 2, lid 4 Er staat op diverse plaatsen dat iets tijdig wordt verstrekt, dat is mij te vaag. Ik zou graag verwijzen naar de planning die onderdeel is van de overeenkomst We kiezen er voor om dit niet dicht te regelen zodat de nodige flexibiliteit blijft bestaan. De individuele gebruiker van de overeenkomst mag dit uiteraard wel zelf nader benoemen, in goed overleg met de leverancier. Bijlage II Projectplan/Tijdschema biedt hiervoor ruimte. 3 PRIJS, FACTURERING EN BETALING 3, lid 2 8 Het is niet duidelijk of de in dit lid genoemde data de factuurdata zijn of de daadwerkelijke betaaldata 3, lid 2 8 Een eerste betaling op de contractsdatum is lastig aangezien tussen de opdracht voor en ontvangst van de betaling meestal enkele (werk)dagen zitten. 3, lid 7 8 Een betalingstermijn van veertien dagen is niet realistisch, in grotere organisatie is het in de praktijk vaak niet mogelijk om facturen binnen veertien dagen te betalen, dertig dagen is gebruikelijk en al vaak lastig genoeg om te De in de overeenkomst op te nemen data zijn de factuurdata Als de leverancier in staat is om op de contractdatum een factuur te overhandigen, dan is betalen op (of enkele dagen na) de factuurdatum geen probleem. Volgt de factuur later, dan zal ook later worden betaald. De betalingstermijn is dertig dagen (artikel 3, lid 6) hierna volgt de ingebrekestelling welke veertien dagen duurt. Totale termijn voor verzuim is dus vierenveertig dagen na factuurdatum. FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 3

4 realiseren. 4 AFLEVERING EN IMPLEMENTATIE 5 ACCEPTATIE EN OPLEVERING 5, lid 4 Is het tijdstip van levering niet tevens het tijdstip waarop het risico van de apparatuur overgaat op de opdrachtgever? Hoe voorkom ik, als leverancier, dat apparatuur die is afgeleverd maar nog niet is geaccepteerd (en waarvan ik het risico nog draag) wordt beschadigd? Nee, het risico gaat pas over na acceptatie van de apparatuur. Dit om te voorkomen dat apparatuur die nog niet werkend is opgeleverd en niet is getest (en mogelijk defect is) al wel voor risico van de opdrachtgever komt. Pas als alles naar tevredenheid werkt en de overdracht is getekend, gaat het risico over. De afnemer dient de apparatuur op veilige wijze in een afgesloten ruimte op te slaan en te bewaken. Schiet de afnemer hierin aantoonbaar tekort, dan geldt artikel 14.6, zie ook artikel INSTALLATIEWERKZAAMHEDEN 7 DOCUMENTATIE, OPLEIDING EN PROGRAMMATUUR 8 NALEVERING VAN ONDERDELEN 9 SYSTEEMGARANTIE 9.1 Ik zou graag zien dat er iets wordt vermeld over de minimale levensduur van apparatuur Regelingen t.a.v. de levensduur van individuele apparaten of deelsystemen voeren, gezien de veelheid aan mogelijke FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 4

5 (mits natuurlijk goed onderhouden) apparaten, te ver voor de standaard overeenkomst. Algemene zaken m.b.t. de systeemgarantie (het werkende geheel van apparatuur) zijn opgenomen in artikel GARANTIE 10, lid 1 16 Een garantietermijn van 12 maanden vind ik erg mager, op consumentengoederen geldt al vaak een termijn van 24 maanden en ik denk dat dit ook het minimum moet zijn voor investeringsgoederen. Mijn ervaring leert dat dit nimmer een probleem is bij leveranciers die achter hun product staan. Garantietermijn van 12 maanden is min of meer de standaard. In offerteaanvraag kan wel worden gevraagd naar langere garantietermijn, waarbij leverancier met langere termijn beloond wordt. Dit kan een instrument zijn van leveranciers om zich te onderscheiden. Afwijkende termijn, na onderhandeling, kan in bijlage V worden vermeld 11 ONDERHOUD 12 WIJZIGINGEN 13 BOETE 13 ALG-1 18 Voor distributeurs: Is voor distributeurs bij dit artikel een overmachtclausule te hanteren wanneer de fabrikant in gebreke blijft met betrekking tot het tijdig leveren van systemen? Bijvoorbeeld een aparte fabrikantaansprakelijkheid? In principe is de distributeur aansprakelijk voor het doen (en laten) van zijn leverancier / fabrikant. De opdrachtgever heeft feitelijk geen boodschap aan het niet presteren van de leverancier van de distributeur. Klassieke overmachtsituaties zoals oorlog en oproer kunnen als excuus worden aangedragen, overige gronden zijn discutabel en dienen per geval met de opdrachtgever te worden besproken. 14 AANSPRAKELIJKHEID FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 5

6 14 ALG-1 18/ 19 Voor distributeurs: Mocht deze modelovereenkomst ook van toepassing worden voor distributeurs van systemen, hoe dan artikel 14 te hanteren? Ook in gevallen waarin een distributeur contractpartij is, is artikel 14 onverkort van toepassing. Het is voor distributeurs raadzaam deze zaken ook bij zijn leverancier voldoende af te dekken en contractueel te regelen. 14 ALG-1 18/ 19 Voor distributeurs: Hoe voorkom je als distributeur dat je de aansprakelijkheid van de fabrikant (in eerste instantie) moet dragen? Dat is niet te voorkomen, aangezien je als contractpartij door zowel opdrachtgever als patiënt rechtstreeks kunt worden aangesproken. Reden temeer om te zorgen dat zaken met de fabrikant goed zijn geregeld (zodat u regres kunt halen). 14, lid 5 19 De maximale aansprakelijkheid van leverancier wordt in lid 5 beperkt tot 1,5 miljoen. Is dit een maximum per gebeurtenis of een maximum in totaal? De maximale aansprakelijkheid van de leverancier ( 1,5 miljoen) is een maximum in totaal en geldt dus niet per gebeurtenis maar voor het totaal. Voorbeeld: als het onderwerp van de koop in de modelovereenkomst één MRI systeem is en er is een aantal gevallen waarin schade ontstaat, dan is de totale aansprakelijkheid voor alle gevallen tezamen conform dit artikel beperkt tot maximaal 1,5 miljoen. Dit geldt natuurlijk alleen voor de aansprakelijkheid van hetgeen onder de overeenkomst is geleverd. Bij de aanschaf van bijvoorbeeld drie MRI systemen is het mogelijk om drie modelovereenkomsten te sluiten, waardoor de maximale aansprakelijkheid per systeem 1,5 miljoen bedraagt. De Opdrachtgever dient zich te realiseren dat als er drie MRI systemen onder één modelovereenkomst worden geleverd een totaal van 1,5 miljoen voor die drie MRI systemen geldt, tenzij in de bijlage iets afwijkends wordt afgesproken. 14, lid 5 19 De maximale aansprakelijkheid van leverancier wordt beperkt tot 1,5 miljoen. Dient dit niet gekoppeld te worden aan de contractwaarde? Bij een contract van is een limitering van de aansprakelijkheid tot Nee, het maximale schadebedrag staat los van de waarde van de overeenkomst. Ook een relatief goedkoop apparaat kan een forse schade veroorzaken. Limitering van de aansprakelijkheid zou in voorkomende gevallen de kopende partij voor grote (en onverzekerbare) schade kunnen stellen. FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 6

7 1,5 miljoen fors. Bij een overeenkomst van 15 miljoen is dit wellicht te mager. Met het opgenomen maximum van 1,5 miljoen is een redelijk gemiddelde opgenomen waarbij mogelijke schade voor de consument is afgedekt en leveranciers niet onnodig op kosten worden gejaagd. Over dit heikele punt is door partijen uitvoerig overlegd en onderhandeld, het opgenomen bedrag is in compromis hieruit afgesproken. 14, lid 5 19 Dient de beperking van aansprakelijkheid tot 1,5 miljoen niet eveneens betrekking te hebben op lid 4 (letselschade) Welke elementen van aansprakelijkheid zijn door de distributeur verstandig en op reële wijze te verzekeren en kan FHI hierin een rol spelen? Nee, beperking van aansprakelijkheid bij letselschade mag krachtens de wet niet worden toegepast. In die gevallen kan en mag er geen maximum worden afgesproken tussen partijen. FHI heeft een collectieve overeenkomst (mantelovereenkomst) waarin alle relevante zaken zijn opgenomen. FHI leden kunnen hier gebruik van maken. 15 VEILIGHEID EN MILIEU 16 OPSCHORTING, ONTBINDING 17 OVERIGE BEPALINGEN 18 GEDRAGSCODE MEDISCHE HULPMIDDELEN (GMH) Wat houdt de GMH precies in? De Gedragscode Medische Hulpmiddelen geeft regels voor een verantwoorde invulling van de relatie tussen leveranciers FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 7

8 van medische hulpmiddelen en zorgprofessionals. Zie ook Is de GMH ook van toepassing voor mij? De GMH is bindend voor de leden van de volgende koepels van leveranciers van medische hulpmiddelen: Diagned, FHI, Firevaned, Holland Health Tech, Indent, Gain, Nefemed en VGT. Ook de leden van de KNMG, NVZ en NFu hebben zich verplicht tot naleving van de Gedragscode. NEVI heeft de NEVI Gedragscode ontwikkeld die inkopers handreikingen biedt bij het omgaan met ethische dilemma s in het inkoopproces. Ethisch handelen is niet af te dwingen met regels, maar zal aan de hand van het specifieke geval bezien dienen te worden. NEVI gaat er vanuit dat haar leden de code onderschrijven en naleven. Zie 19 GESCHILLEN en ALGEMEEN Is het mogelijk aan te geven vanaf welk investeringsbedrag de modelovereenkomst dient te worden gebruikt? Wat gebeurt er als de leverancier aangeeft niet met de modelovereenkomst te kunnen of willen werken? Nee, omdat per geval (afhankelijk van complexiteit en afbreukrisico) mag worden bepaald of de overeenkomst zinvol is. Beide partijen kunnen voorstellen de overeenkomst in te zetten, waarbij in principe niemand de ander kan dwingen. Dat hangt af van de onderhandelingspositie van de opdrachtgever. Als er voldoende serieuze aanbieders zijn die de overeenkomst wel hanteren, zou weigering tot uitsluiting kunnen leiden. Is het voor een distributeur voldoende de overeenkomst uitsluitend met de fabrikant af te sluiten? Uiteraard dient de distributeur de overeenkomst met de opdrachtgever te sluiten. Het is mogelijk dat de distributeur zijn relatie met de fabrikant afdekt door ook met de fabrikant het modelcontract overeen te komen. Op deze wijze kan de distributeur ervoor zorgen dat er een duidelijke back-tobackagreement is en alle verplichtingen die de distributeur op zich neemt jegens de opdrachtgever, door de fabrikant FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 8

9 worden afgedekt. Dit laat onverlet dat de opdrachtgever maar één contractspartij heeft: de distributeur. Met de achterliggende fabrikant heeft de opdrachtgever geen relatie, de distributeur wel. BIJLAGE I t.m. VII BIJLAGEN FAQ bij Modelovereenkomst Investeringsgoederen van FHI/NEVI Zorg 9