Bijlage 3: Op weg naar een arbeidsbemiddelingsbedrijf De actuele projecten en belangrijkste uitdagingen Kwartaalrapportage oktober tot en met december 2013 Vanaf oktober tot en met december is Breed vooral bezig geweest nieuwe indirecte medewerkers aan te nemen, in te werken, goed samenwerkende teams te vormen en werkwijzen te uniformeren en te implementeren. Een belangrijke hoeksteen van de uitvoering van ons strategisch plan is dat SW-medewerkers allemaal een consulent krijgen als leidinggevende en dat consulenten en werkcoaches relaties opbouwen met de SWmedewerkers en ze kennen. In deze rapportage leest u hoe ver we gevorderd zijn en informeren wij u over de dagelijkse bedrijfsvoering. Op basis van vijf thema s lichten we toe wat we het afgelopen kwartaal hebben gedaan om een goed arbeidsbemiddelingsbedrijf te worden. Deze thema s zijn: reorganisatie, opbouwen nieuwe organisatie, medewerkers, ombouwen huidige organisatie en marktbenadering. Deze rapportage gaat voornamelijk over het laatste kwartaal 2013 maar zal waar nodig ook al aangeven hoe het in januari en februari 2014 is gegaan. Reorganisatie Van de 81 indirecte SW-medewerkers die niet geplaatst zijn in de nieuwe organisatie, zijn er 30 gedetacheerd en werken er 13 op een andere werkplek. De overige medewerkers zijn ziek of hebben tijdelijk geen werkzaamheden. Alle medewerkers die nog niet bij een opdrachtgever werken, zoeken samen met hun consulent actief naar vacatures en een geschikte werkplek. In 2013 zijn bijna alle 32 proefplaatsingen gestart. Medewerkers kregen een proefplaatsing als ze werden geplaatst in een functie waar ze op hadden gesolliciteerd onder voorbehoud van een ontwikkeltraject van maximaal 6 maanden dat succesvol moest worden afgesloten. 22 proefplaatsingen zijn succesvol afgesloten en omgezet in een definitieve plaatsing. Twee proefplaatsingen zijn niet omgezet in een plaatsing, twee medewerkers hebben zich terug getrokken en zes proefplaatsingen lopen nog. Begin 2014 zijn bijna alle vacatures voor de indirecte medewerkers ingevuld (in totaal hebben we in 2013 44 nieuwe medewerkers aangenomen). We hebben momenteel nog drie vacatures, namelijk voor manager informatievoorziening, financieel adviseur en commercieel manager. In totaal hebben 14 medewerkers bezwaren ingediend tegen het besluit van de directie over de niet-plaatsing. Daarvan zijn twee gegrond verklaard en 12 ongegrond. Van de twee gegronde bezwaren, is in één geval het advies van de commissie opgevolgd en in het andere geval niet. Deze is eind 2013 nog in procedure bij de bestuursrechter. Van de ongegrond verklaarde bezwaren, zijn twee medewerkers naar de bestuursrechter gestapt. In 2014 verklaarde de bestuursrechter de bezwaren ook ongegrond. 1
Opbouwen nieuwe organisatie Het laatste kwartaal van 2013 hebben we nog veel nieuwe consulenten aangenomen. Eind 2013 was de afdeling Bemiddeling & Begeleiding bijna compleet met 26 consulenten, 22 werkcoaches en 4 managers detachering. Twee managers zijn in september en oktober 2013 gestart. De laatste, vijfde manager is op 1 januari 2014 gestart. Uiteindelijk zal de laatste vacature voor consulenten ingevuld worden op 10 maart 2014. Eind 2013 had 75% van onze medewerkers een consulent als leidinggevende, 20% maakte begin 2014 kennis met hun consulent en de laatste medewerkers zullen in maart 2014 een consulent krijgen. Doordat bijna alle medewerkers nu een consulent hebben, geeft dit duidelijkheid en rust. Iedere SW-medewerker een consulent als leidinggevende is een van de belangrijkste uitgangspunten van de nieuwe organisatie. De meeste werkcoaches zijn vanaf 1 juni gestart in hun nieuwe functie. De functie werkcoach is helemaal nieuw in de organisatie. Aangezien de managers detachering, de leidinggevenden van de werkcoaches, pas in oktober aangenomen waren, konden we toen pas gezamenlijk invulling geven aan de functie. Vanaf november kregen ze een intensief trainingsprogramma om alle aspecten van de functie te leren kennen. Uiteindelijk zullen zij de medewerkers dagelijks begeleiden op de werkvloer bij groepsdetacheringen. Aangezien we nog veel groepsdetacheringen moeten realiseren, zijn de meeste werkcoaches begonnen op de afdelingen van de leerwerkbedrijven zoals Productie & Logistiek en Documentconversie. In de nieuwe organisatie is het leren kennen van de medewerkers een samenwerkingsresultaat tussen de werkcoaches en de consulenten. De werkcoaches zorgen voor input en de consulent brengt de kennis in kaart met het bemiddelingsadvies. Het document is de informatiebron voor de consulent en de inhoudelijke basis om tot optimale arbeidsbemiddeling te komen. Vanaf oktober 2013 zijn alle consulenten samen met de werkcoaches actief het bemiddelingsadvies gaan inzetten. Eind 2013 was daardoor 40% van de medewerkers op deze manier in kaart gebracht. Mede in verband met de ontwikkelingen rondom de Participatiewet is door het directieteam besloten geen nieuw (ICT-)instrument aan te schaffen om vraag en aanbod vast te leggen/ bij te houden. De huidige systemen zoals Compas (voor het aanbod) en CRM (voor de vraag) blijven we gebruiken en gaan we in 2014 waar nodig optimaliseren. Medewerkers December 2013 liet een daling van het verzuim zien van 3,7%. In oktober 2013 hebben we het Arbo-on-stage theater georganiseerd als kick-off voor de verzuimaanpak. Vervolgens zijn de indirecte medewerkers gestart met de training over preventie en verzuim. Deze bestaat enerzijds uit wet- en regelgeving en anderzijds vooral ook uit gesprekstechnieken en soorten gesprekken die je hierover met medewerkers kunt voeren. Ook de samenwerking met onze arbodienst is goed en wordt met deze aanpak steeds beter. Het is nog te vroeg om conclusies te trekken uit de dalende verzuimcijfers, 2
maar de aanpak en training lijken effect te sorteren. In januari 2014 laten de cijfers nog steeds hetzelfde beeld zien als december 2013. In oktober 2013 keurde de directie en de medezeggenschap de nieuwe systematiek van functioneren en beoordelen voor de indirecte medewerkers goed. De naam van deze systematiek is de PCB-cyclus. Dat betekent Plannen, Coachen en Beoordelen. Eind 2013 zijn alle indirecte medewerkers getraind in deze systematiek. In januari en februari 2014 zijn alle planningsgesprekken gevoerd waarin SMART afspraken zijn gemaakt en vastgelegd met de medewerker over het in de praktijk brengen van de vastgestelde competenties en de resultaten die hij/ zij in 2014 moet gaan realiseren. We hebben in het laatste kwartaal op twee manieren nog gevierd dat we 40-jaar bestonden in 2013. Iedere medewerker kon een lekker appeltaartje (voor 5 personen) ophalen. Deze waren gemaakt door de Droom! uit Elst. Daarnaast hebben we in samenwerking met het Hobbycentrum Nijmegen-Oost een kunstwerk gemaakt met de naam Uitwaaien. Het is een prachtige tafel geworden. Helemaal zelf bedacht en gemaakt door 10 medewerkers van Breed. De medewerkers hebben deze tafel uitgereikt aan de directie en voorzitter van het bestuur, Turgay Tankir tijdens de nieuwjaarsbijeenkomst in het NEC-stadion. Voor de medewerkers van de leerwerkbedrijven Groen, Post en Documentconversie verandert er begin 2014 veel aangezien we deze leerwerkbedrijven ombouwen naar groepsdetacheringen. Eind 2013 zijn er daarom voor de medewerkers van deze leerwerkbedrijven maandelijks informatiebijeenkomsten georganiseerd. Ombouwen huidige organisatie Productie & Logistiek Eind 2013 hadden we voldoende werk voor alle medewerkers (ongeveer 600) van het leerwerkbedrijf Productie & Logistiek. Eind 2013 hebben we naar volle tevredenheid nog 40.000 kerstpakketten ingepakt voor verschillende opdrachtgevers. Ons leerwerkbedrijf Productie & Logistiek heeft helaas niet altijd en constant voldoende werk voor iedereen. Dit heeft op dinsdag 3 februari ook weer in de krant gestaan. Na de zomer tot en met eind 2013 hadden we voldoende werk en in januari 2014 hadden we 5% leegloop. Dit betekent dat van de totale werktijd van 500 medewerkers er 5% van hun tijd geen werk was. Wanneer we nu te weinig werk hebben, vangen we dat op door medewerkers halve dagen te laten werken zodat ze wel naar het werk blijven komen en structuur houden. Begin februari 2014 hadden we gelukkig wel weer voldoende werk maar eind februari niet. Voldoende, gevarieerd en uiteindelijk goed betaald werk blijven doelen waar we naar streven (zie marktbenadering). Genoeg werk is tenslotte een randvoorwaarde om medewerkers arbeidsritme, productiviteit en werknemersvaardigheden te leren. Eind 2013 heeft de reeds grote klant Look-O-Look aangegeven de samenwerking met Breed te willen uitbreiden. Look-O-Look is tevreden over de samenwerking met Breed en wil waarschijnlijk nog meer werk aan Breed gaan geven. Dit betekent meer werk voor ons leerwerkbedrijf Productie & Logistiek. 3
Post In het laatste kwartaal 2013 zijn we in de eindfase beland qua onderhandelingen met mogelijke samenwerkingspartners. In februari 2014 hebben we een keuze voor een partner gemaakt en gaan we Post in ongeveer een maand ombouwen naar een groepsdetachering. Op het moment van het schrijven van deze rapportage zijn de medewerkers nog niet geïnformeerd en we kunnen daarom nog niet meer zeggen over de naam van de samenwerkingspartner en de aantallen medewerkers die we detacheren. Groen Dar heeft het groenonderhoud voor gemeente Nijmegen, Heumen en gedeeltelijk Druten van Breed overgenomen. In totaal huren zij hiervoor 75 Breed-medewerkers in (stand maart 2014). Gemeente Wijchen en West Maas en Waal hebben ervoor gekozen om het groenonderhoud zelf te gaan uitvoeren en daarvoor Breed-medewerkers in te huren. In totaal gaat het om 78 medewerkers. In het laatste kwartaal 2013 was er nog veel onzeker over de overname van de groenwerkzaamheden. Onderstaande informatie is grotendeels daarom pas vanaf januari 2013 bekend en vanaf maart 2014 operationeel. Gemeente Beuningen heeft ervoor gekozen het groenonderhoud door een commerciële partij uit te laten voeren die moet voldoen aan de social returnparagraaf van de aanbesteding. Wij zijn met hen in gesprek dat ze Breed-medewerkers gaan huren. Gemeenten Millingen, Ubbergen en Groesbeek moeten nog kiezen door wie zij het groenonderhoud laten uitvoeren en degene die dit doet, zal Breed-medewerkers daarvoor inhuren. Afhankelijk daarvan zal Breed geen groenonderhoud meer uitvoeren vanuit haar eigen leerwerkbedrijf. Voor de overname van de groenwerkzaamheden voor overige (commerciële) opdrachtgevers, hebben we een samenwerkingspartner gevonden. Op het moment van het schrijven van deze rapportage zijn de medewerkers nog niet geïnformeerd en we kunnen daarom nog niet meer zeggen over de naam van de samenwerkingspartner en de aantallen medewerkers die we detacheren. De partners die de groenwerkzaamheden overnemen van Breed doen dit op een andere en soms efficiëntere manier. Dit betekent dat een aantal medewerkers die in het leerwerkbedrijf Groen van Breed werkten, (nog) niet gedetacheerd kunnen worden in de groepsdetacheringen Groen. Zij gaan in eerste instantie naar het leerwerkbedrijf Productie & Logistiek. Van daaruit gaan ze kijken in welke werksoort ze kunnen en willen werken en gaan op zoek naar werk bij een reguliere opdrachtgever. Dit zullen ze gaan doen met hun consulent en werkcoach. Dit is de enige groep medewerkers die eind 2013 / begin 2014 nog geen consulent (en werkcoach) hebben. Zij zullen eind maart 2014 de juiste begeleiding gaan krijgen. 4
Schoonmaak In verband met de aanbestedingswetgeving zal het ombouwen van het leerwerkbedrijf Schoonmaak pas plaatsvinden wanneer de regiogemeenten een keuze hebben gemaakt voor een schoonmaakbedrijf. Dit zal gebeuren op basis vanuit een collectieve aanbesteding die binnenkort wordt aangekondigd. De ombouw naar een groepsdetachering zal waarschijnlijk in het laatste kwartaal 2014 plaatsvinden. Aangezien er in de werksoort Schoonmaak veel werk is in de markt, gebruiken we het leerwerkbedrijf om medewerkers die nu nog in een andere werksoort werken, op te leiden voor Schoonmaak. Documentconversie We hebben gelukkig een overnamekandidaat voor Documentconversie gevonden waardoor we dit leerwerkbedrijf niet hebben hoeven afbouwen maar om hebben kunnen bouwen naar een groepsdetachering. In 2dA hebben wij een samenwerkingspartner gevonden die de werkzaamheden van Documentconversie overneemt en onze medewerkers inhuurt. Wij werkten al met hen samen vanuit Documentconversie en de werkleider heeft ervaring met het werken met onze medewerkers. 2dA is een innovatieve organisatie die bekend staat om haar baanbrekende producten op het gebied van digitalisering, datacontrole en datamining. Zij hebben een ruime ervaring met het verwerken van vertrouwelijke data voor het midden- en grootbedrijf en de overheid en geven op verschillende manieren invulling aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Kijk voor meer informatie op www.2da.nl. 2dA gaat de werkzaamheden van Documentconversie overnemen en gaat 16 medewerkers inhuren. Daarnaast bieden ze plek voor 4 leerwerk/stageplekken. Vanaf 24 februari 2014 werken onze medewerkers voor 2dA in Renkum. 23 medewerkers die voorheen ook bij Documentconversie werkten, kunnen vooralsnog niet gedetacheerd worden. Voorlopig gaan deze medewerkers werken bij het leerwerkbedrijf Productie & Logistiek. Van daaruit gaan ze kijken in welke werksoort ze kunnen en willen werken en gaan op zoek naar werk bij een reguliere opdrachtgever. Zij hebben allemaal een consulent en werkcoach en doen dit samen met hen. Zodra 2dA meer werk heeft, zullen zij nog meer medewerkers in gaan huren. Breed helpt hen nog bij de acquisitie van nieuwe opdrachten. Marktbenadering In 2014 hebben we de doelstelling om 100 extra medewerkers individueel te detacheren. Dit is een ambitieuze doelstelling maar ook realistisch aangezien we 30 consulenten hebben die de markt benaderen en bewerken. Dit betekent dat een consulent in 2014 ongeveer 3 extra detacheringen moet realiseren. Doordat in de nieuwe organisatie vraag en aanbod in de hand van de consulent ligt, kunnen we de optimale match goed maken. De commercieel managers van Breed (uiteindelijk hebben we in de nieuwe organisatie drie commercieel managers) hebben in 2014 de doelstelling om, naast de ombouw van de leerwerkbedrijven, groepsdetacheringen te realiseren voor 160 fte. Zij zullen dit voornamelijk doen door gesprekken aan te gaan met grote opdrachtgevers in de Productie & Logistiek en met schoonmaakbedrijven. Eind 2013 zijn er oriënterende 5
gesprekken geweest met 10 schoonmaakbedrijven, diverse businessclubs en het logistiek expertise centrum (LEC) om de mogelijkheden voor groepsdetacheringen te verkennen. De commercieel managers en de manager Marketing & Allianties zijn veel aanwezig bij de verschillende businessclubs om hun netwerk te onderhouden en uit te breiden. Naast de doelstellingen voor meer detacheringen, moeten we ook zorgen voor voldoende werk voor medewerkers die nog niet bij een reguliere opdrachtgever werken. Zij werken voornamelijk bij het leerwerkbedrijf Productie & Logistiek. Drie tijdelijk ingehuurde accountmanagers zijn continu bezig om te zorgen voor voldoende, gevarieerd en goed betaald productiewerk. Zij benaderen hiervoor bedrijven uit heel Nederland en ook Duitsland. Het laatste kwartaal 2013 hebben we twee opdrachten van nieuwe klanten binnen gehaald, meer licht industrieel werk van een bestaande klant gekregen en we hebben voor diverse opdrachtgevers 40.000 kerstpakketten ingepakt. Mocht u vragen hebben over deze informatie, dan kunt u contact opnemen met Henri Koerhuis, 024 64 99 153, h.koerhuis@denkbreed.nl of met Karin Reintjes, manager communicatie, 024 64 99 536. 6