ConsultManager ROM module Voorbereiding - Voordat u ROM testen electronisch kunt klaarzetten en laten invullen door uw cliënten, moet u zich eerst aanmelden bij de leverancier van uw keuze (ManageWare Pro, Telepsy, Reflectum). Uw accountgegevens voor de betreffende leverancier worden ingevuld bij de gebruikersinstellingen, tabblad Details. - De gebruiker met beheerdersbevoegdheden kan voor andere gebruikers instellen wie er bevoegdheid heeft om te ROMmen. Ga hiervoor naar Gebruikersinstellingen, LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER. Overzicht ROM testen bij cliënt, bggz traject en DBC - Het tabblad ROM in onderstaande afbeelding treft u aan bij de cliëntgegevens, bij elk bggz traject en elke DBC. Bij het bggz traject worden in dit tabblad alleen testen getoond, die in het kader van het behandeltraject zijn ingevoerd. Bij de DBC ziet u alleen testen die voor die DBC zijn ingevoerd. Bij de cliënt ziet u alle testen voor de betreffende cliënt ongeacht of ze wel of niet voor een bggz traject of DBC zijn geregistreerd. Let op: voor aanlevering aan DIS/SBG moet een behandeltraject/dbc geregistreerd zijn. - U kunt in dit tabblad een nieuwe test aanvragen voor een cliënt, resultaten ophalen van ingevulde testen, detailgegevens bekijken van een geselecteerde test en een PDF rapportage laten maken van geselecteerde testen. ROM handleiding 20160229 1
- De knoppen in bovenstaand schermen spreken voor zich. Om detailgegevens van een test in te zien klikt u links op de naam van de test. Om een PDF rapportage te maken vinkt u rechts in de tabel met testen in de kolom Rapport aan welke testen u in de rapportage wilt hebben. Na klikken op de knop RAPPORTAGE MAKEN wordt een PDF rapportage gemaakt en in de tabel rechts onder geplaatst. Klik op naam of ikoon van het rapport om deze in te zien. De rapportage bevat een grafische weergave van eindscore en subschaal scores en alle vragen, antwoorden en vraagscores gesorteerd op volgorde van de vragenlijst alsmede gesorteerd per subschaal. N.B. Deze rapportagemogelijkheid is alleen beschikbaar voor testen die via ROM Manager gedaan zijn. - Bij Telepsy testen krijgt u per cliënt een Excel bestand met resultaten en verwerking retour. Dit bestand wordt getoond onder de lijst met testen. U kunt het openen door erop te klikken. Worden voor 1 cliënt meerdere testen gedaan, dan worden alle resultaten verzameld in hetzelfde Excel bestand. Is er al een Excel bestand aanwezig voor een test en wordt er nog een test gedaan, dan wordt na de tweede test het reeds aanwezige Excel bestand vervangen door een nieuw bestand waarin alle resultaten van alle testen van de cliënt staan. Testen klaarzetten - Om een vragenlijst klaar te zetten voor een cliënt drukt u op de knop TEST AANVRAGEN. U komt dan in onderstaand scherm terecht waar diverse gegevens rondom de test ingevuld moeten worden. - Bij het starten van een testaanvraag kijkt het programma of er een actief behandeltraject of actieve DBC is en wordt het betreffende nummer automatisch ingevuld. - Kies de testleverancier waar u mee werkt uit de keuzelijst en kies de aan te vragen test eveneens uit de keuzelijst. Middels de knop UPDATE kunt u de lijst met beschikbare testen periodiek laten bijwerken. - Kies vervolgens een respondent type. Afhankelijk van uw keuze worden naam en e-mail adres van de respondent automatisch ingevuld indien beschikbaar in ConsultManager. Voor een respondent waar geen gegevens van aanwezig zijn kunt u zelf naam en e-mail adres invullen. - Vul een normgroep in. Wanneer een normgroep is ingevuld worden de testscores geëvalueerd in relatie tot literatuurscores voor de gekozen normgroep. ROM handleiding 20160229 2
- Is het de bedoeling dat deze test aangeleverd gaat worden aan DIS/SBG, vul dan onder het kopje SBG de gevraagde gegevens in. De naam van de test zoals die aan SBG aangeleverd gaat worden kan gekozen worden uit de keuzelijst. U kunt deze keuzelijst zelf aanpassen, maar let op dat u de namen van testen die u in de keuzelijst zet precies zo spelt als door SBG is aangegeven in hun lijst met zorgdomeinen, meetdomeinen en meetinstrumenten. - Na drukken op KLAARZETTEN wordt de testuitnodiging naar de respondent gestuurd. Notificaties (leverancier ManageWare Pro) - De cliënt ontvangt op het e-mail adres wat in het programma geregistreerd is de testuitnodiging met link naar de online vragenlijst. Als afzender wordt de praktijknaam en de naam van de behandelaar genoemd. Op de uitnodiging staat ook de naam van de test en de datum tot wanneer de link geldig is. - U ontvangt op uw e-mail adres wat bij ons bekend is een kopie van de verzonden e-mail met de testuitnodiging. Wanneer u bij Gebruikersinstellingen in het blok met gebruikersgegevens een e-mail adres invult, dan worden de kopie mails van testaanvragen naar dit adres gestuurd. Vult u geen e-mail adres in, dan worden de kopie mails verstuurd naar het adres wat op de ROM Manager account staat. Wilt u dit laten wijzigen, geef dan aan ons door wat het e-mail adres moet zijn. - Was het e-mail adres niet correct of heeft de respondent om een andere reden de testuitnodiging niet ontvangen, dan kunt u de kopie e-mail doorsturen naar het correcte adres. - Wanneer de vragenlijst is ingevuld ontvangt u daarvan een apart bericht per e-mail. Wilt u hiervan geen apart bericht ontvangen, laat u ons dat dan a.u.b. even weten. - Wanneer de respondent de test niet start, wordt een herinnering gestuurd. Dit gebeurt 5, 10 en 14 dagen na het versturen van de uitnodiging. - Wanneer de vragenlijst gestart is, maar niet afgemaakt, krijgt de respondent een herinnering 2, 5 en 10 dagen na het starten van de test. - Wanneer een vragenlijst 30 dagen na klaarzetten nog niet gestart is, wordt deze als verlopen beschouwd en verwijderd van de ROM Manager server. ROM testenlijst - Via de navigatie keuzelijst kunt u een lijst oproepen van alle testen die in het systeem aanwezig zijn. In deze lijst heeft u diverse beheersfuncties. - Klik op de naam van een cliënt om automatisch een selectie te maken en alleen testen van die cliënt in de lijst te tonen. Klik op cliëntnummer, bggz trajectnummer en DBC nummer om naar respectievelijk de cliënt, het bggz traject en de DBC te gaan. - Middels de knop OPHALEN SCORES worden de resultaten opgehaald van alle nog uitstaande testen. Als eerste wordt de status gechecked en is de test volledig ingevuld, dan worden daarna de resultaten ingelezen. - Om details van een test in te zien en/of iets te wijzigen of een aantekening te plaatsen klikt u op TOON in de betreffende regel. - Voor Telepsy testen kunt u voordat u de resultaten ophaalt een normgroep opgeven. ROM handleiding 20160229 3
Handmatige invoer van testscores - Maakt u geen gebruik van een leverancier van electronische testen, dan kunt u toch testscores invoeren in het programma en van de benodigde gegevens voorzien voor DIS/SBG aanlevering. Gebruik hiervoor de knop SCORE REGISTREREN in het tabblad ROM bij cliënt, bggz traject of DBC of gebruik de knop INVOEREN SCORE in de ROM testenlijst. Op deze manier vastgelegde resultaten krijgen in het overzicht de status Handmatig ingevuld. Normering van testscores - Bij het aanvragen van een test kunt u een normgroep opgeven. De uitslagen van de test (b.v. gemiddeld, boven gemiddeld, beneden gemiddeld etc.) worden dan bepaald door de testscores in het kader van de gekozen normgroep te evalueren, d.w.z. vergelijken met literatuurwaarden voor de normgroep. De kwalificatie van de totale score en subschaalscores wordt als tekst weergegeven, scores die afwijken van de normale score krijgen ook een afwijkende kleur. - Heeft u bij het aanvragen van de test geen normgroep opgegeven of een verkeerde normgroep en wilt u dat later alsnog invullen/aanpassen, dan kan dat (geldt alleen voor testleverancier ManageWare Pro). Bij het invullen/aanpassen van de normgroep van een test waarvan de resultaten al eerder opgehaald waren, wordt de status van de test teruggezet naar verzonden. Dat betekent, dat u dan opnieuw de scores kunt ophalen en dat deze dan in het kader van de nieuw ingevulde normgroep geëvalueerd worden. ROM handleiding 20160229 4
T-score - In het tabblad ROM en in de PDF rapportage worden genormaliseerde T-scores vermeld waar mogelijk. T-scores zijn een universele aanduiding hoe een cliënt met een vragenlijst scoort ten opzichte van een klinische referentiepopulatie. De T-score schaal loopt van 0-100, waarbij 50 het gemiddelde van de populatie is en elke standaarddeviatie een waarde van 10 heeft. Zo'n 68% van de populatie heeft een T-score tussen de 40 en 60, wat als 'gemiddeld' gekwalificeerd wordt. Hoe groter de afwijking naar boven of naar beneden, hoe meer uitzonderlijk de score. Aangezien T-scores een statistische vertaling zijn van de ruwe testscore, is het met T-scores ook mogelijk om scores op verschillende vragenlijsten met elkaar te vergelijken, waar ruwe scores van test tot test kunnen verschillen. Zie verder: E. de Beurs, De genormaliseerde T-score, MGv 65 (2010) 684-695. Verschillen tussen de ROM leveranciers - Het hangt van de technische stand van zaken bij de gekozen leverancier af wat er qua resultaten terugkomt via de koppeling met het externe ROM systeem en wat er automatisch ingelezen kan worden: - ManageWare Pro: de volgende status wordt getoond: verzonden, gestart, afgerond. Scores die automatisch worden ingelezen zijn de totaalscore, de subschaal scores en de SBG score. Alle vragen worden als individuele records ingelezen, zodat u direct in het programma de beschikking heeft over de gegeven antwoorden op elke vraag. - Telepsy: de volgende status wordt getoond: verzonden, afgerond. Scores die automatisch worden ingelezen zijn de totaalscore, de subschaal scores en de SBG score. Er worden op dit moment geen testvragen en antwoorden ingelezen als individuele records. Wel wordt een Excel bestand geleverd met alle gegevens rondom de test inclusief vragen en antwoorden. ROM handleiding 20160229 5
Extra info OQ45 - De OQ45 kan op 2 manieren afhankelijk van wat u aan wilt leveren aan SBG: - OQ45 : de client krijgt de gehele vragenlijst in te vullen. Bij het binnenhalen van de resultaten wordt de SBG score volgens voorschrift van SBG op 999 gezet. Dit gebeurt, omdat SBG in dit geval geen eindscore wil hebben, maar alle individuele vragen en antwoorden (die zijn ook ingelezen in ConsultManager). - OQ45-sd : de client krijgt de gehele vragenlijst in te vullen. Bij het binnenhalen van de resultaten wordt de SBG score gevuld met de score van de SD subschaal. Alleen deze score wordt aangeleverd aan SBG en niet alle individuele vragen en antwoorden. Deze zijn overigens wel aanwezig in ConsultManager. - In de meeste gevallen zal aan SBG de OQ45-sd moeten worden aangeleverd en niet de OQ45, zie SBG lijst met zorgdomeinen, meetdomeinen en meetinstrumenten. - Heeft u OQ45 testen aangevraagd maar wilt u toch OQ45-sd aanleveren en niet OQ45, dan doet u het volgende: - Ga naar de ROM lijst - Klik op TOON bij testen die u als OQ45 aangevraagd heeft maar als OQ45-sd wilt aanleveren aan DIS/SBG. - In het venster dat opent vult u bij de SBG naam van de test 'OQ45-sd' in en bij de SBG score de SD subschaal score. Extra info CQiv-amb - Bij de klanttevredenheidsvragenlijst CQiv-amb (speciale lijst voor de ambulante GGZ) is de eerste vraag of de afname anoniem is. Wordt hierop door de cliënt met 'Ja' geantwoord, dan betekent dat, dat de resultaten van deze vragenlijst niet voor de zorgverlener inzichtelijk mogen zijn. In ConsultManager ziet u dan ook, dat de scores geblindeerd zijn. De resultaten van deze vragenlijst tellen wel mee voor het maken van een rapportage op geaggregeerd niveau, d.w.z. voor de praktijkgemiddelden worden de resultaten van anonieme vragenlijsten wel meegenomen in de berekeningen. ROM handleiding 20160229 6