WMS Portal In dit hoofdstuk worden de diverse schermen van het WMS systeem doorlopen. Dit document bevat alle informatie die je nodig hebt om met WMS systeem aan de slag te kunnen. Stap voor stap leggen we uit wat je op de diverse schermen kunt verwachten. Het kan voorkomen dat er schermen beschreven staan die voor u niet zichtbaar zijn omdat deze niet afgenomen zijn door uw bedrijf. Ook kan het zijn dat schermen niet zichtbaar zijn omdat je daar als gebruiker de rechten niet voor heeft gekregen. De Portal kan namelijk zo ingericht worden dat schermen aan bepaalde gebruikers of groepen gebruikers worden toegekend. Mocht je na het lezen van deze "getting started" interesse hebben in extra functionaliteiten, neem dan gerust contact met: info@warehouse-online.nl Inloggen bij Portal Om in te loggen bij de Portal zal gebruikgemaakt moeten worden van de webbrowser Chrome of Firefox. Voer in een van deze webbrowsers het volgende adres (URL) in: https://prod.realtime.eu/ Het inlogscherm zoals hieronder weergegeven zal worden getoond. Vul hier respectievelijk de gebruikersnaam, het wachtwoord en de bedrijfsnaam in en klik op inloggen. De schermen Hieronder zijn de diverse schermen, die in de afbeelding hier beneden zijn weergegeven, beschreven en zijn de functies hiervan uitgelegd.
Beheren (Dit tabblad wordt alleen getoond voor systeembeheerders en administrators) In dit scherm zijn vijf opties: 1. Medewerkers 2. Inlezen Excelbestand 3. Import bestanden 4. Waarschuwingsberichten 5. Gebruikerssessies 1. Medewerkers In het gebruikersscherm zijn alle gebruikers te vinden. Hier kan een gebruiker worden toegevoegd of een bestaande gebruiker worden gewijzigd door op de rechtermuisknop te klikken. Wijzigen kan ook door dubbel te klikken op de medewerker. De gebruikersnaam en een wachtwoord moeten worden ingegeven om te kunnen gebruiken bij het inloggen. Bij volledige naam moet de voor- en achternaam en eventuele tussenvoegsels worden ingevuld. Bij Toegewezen profiel kan het rechtenniveau van de medewerker worden toegekend. 2. Inlezen Excelbestand Via deze optie kunnen Excelbestanden met data worden geïmporteerd. Klik op Kies Excel bestand om het juiste bestand te selecteren. Zie Pdf-bestand Inlezen Excelbestand via portal op www.warehouseonline.nl/kennis voor de handleiding over het importeren van data. 3. Import bestand Bij deze optie is een lijst te zien met alle geïmporteerde bestanden in het WMS met daarbij de respectievelijke status. Onderin het scherm staat het logboek van het geselecteerde importbestand. Hier kan gezien worden of het bestand succesvol is geïmporteerd. Is dit niet het geval dan kan in het logboek gezien worden waar het fout is gegaan. 4. Waarschuwingsberichten Bij deze optie zijn waarschuwingsberichten van het systeem te zien. Hier kan bijvoorbeeld worden getoond dat de import of export goed is gegaan. 5. Gebruikerssessies Hier zijn alle gebruikerssessies te zien, zowel de actieve als de inactieve gebruikers. Indien je links in het scherm een gebruiker selecteert, krijg je rechts alle sessies te zien. Als op een sessie geklikt wordt, wordt in het logboek de logging voor die betreffende sessie getoond. Hier staan alle stappen die deze gebruiker heeft doorlopen.
Producten In dit scherm zijn alle producten te vinden. Om resultaten te zien moet eerst in de linker kolom een filter worden ingesteld, zoals bijvoorbeeld een productgroep. Rechts wordt het resultaat zichtbaar en kan het betreffende product worden geselecteerd. Normaal gesproken zijn er onderin dit scherm drie tabbladen te vinden: 1. Voorraad Hier is de voorraad van het geselecteerde product op de diverse locaties te vinden (indien het artikel op meerdere locaties aanwezig is). 2. Eigenschappen Hier zijn de eigenschappen (indien aanwezig) van het product te zien. De naam, beschrijving en de waarde van het eigenschap wordt getoond. Hier kunnen ook eigenschappen van het product toegevoegd of gewijzigd worden. 3. Identificaties Hier worden van het betreffende product het ID (= artikelnummer) en overige identificatienummers getoond. Per product kunnen meerdere ID s worden toegekend. Een notitieblok heeft bijvoorbeeld een EAN code die vastgelegd wordt, maar de blokken komen binnen per 10 stuks in een doos. Deze doos heeft wellicht een eigen EAN code die u ook vast wil leggen. Ook is hier informatie over het toegekende productnummer te vinden. De fabrikant heeft aan een product een productnummer toegekend, maar hier kan ook uw eigen productnummer aan worden toegekend. De informatie hiervan is in dit tabblad te vinden. Locaties In dit scherm kan de voorraad per artikel per magazijn worden opgezocht. Links in het scherm moet het magazijn worden geselecteerd mochten er meerdere magazijnen aanwezig zijn. Daaronder staan eventuele sub-locaties van het magazijn, de magazijngebieden. Dit kan er maar een zijn, zoals bijvoorbeeld voorraad, maar dit kunnen er ook meerdere zijn, wanneer u over meerdere locaties binnen het magazijn beschikt (bijvoorbeeld zone 1, 2 en 3). Rechts worden dan alle locaties van het desbetreffende magazijn weergegeven. Als de locatie geselecteerd is, wordt onderin het scherm het artikel en de voorraad van het artikel weergegeven. Inslag Inslag is het ontvangen van goederen. Hier zijn twee opties voor: 1. Orders 2. Ontvangen op orders 1. Orders Hier kunnen alle binnenkomende orders worden teruggekeken. Zowel inkooporders als verkoop retourorders. 2. Ontvangen op orders Hier moet het ordernummer worden ingegeven. Na deze handeling zullen alle inkomende regels worden weergegeven. Hoeveel er nog open staan en dus ontvangen moeten worden en hoeveel er binnengekomen zijn. Hier kunnen ook labels worden geprint voor desbetreffende artikel.
Productie Productie orders Hier staan alle productie orders. Links kunnen de gebruikelijke filters worden ingesteld, rechts zijn de orders zichtbaar. Onderin zijn 4 tabbladen zichtbaar met extra informatie over de geselecteerde order: 1. Ontvangstregels 2. Verbruiksregels 3. Kenmerken 4. Voorraadmutaties Voorraad Bij voorraad zijn drie opties: 1. Voorraad 2. Voorraadmutaties 3. Objecten 1. Voorraad Op verschillende plaatsen in het WMS kunnen de producten en voorraad worden bekeken. In het scherm Voorraad worden de producten in de context van voorraad weergegeven. Dit is dan ook het hoofdscherm voor de voorraad. Links selecteer je het magazijn waarvan je de voorraad wenst te zien en klik op zoeken (dit kan nog eventueel verder worden uitgesplitst). Recht wordt dan de voorraad van het geselecteerde magazijn zichtbaar. Onderin het scherm zijn vier tabbladen met extra informatie. 1. Voorraadmutaties Hier zijn alle mutaties die op de voorraad van een product gedaan zijn te vinden. 2. Object-afmetingen (indien aanwezig) 3. Object-kenmerken (indien aanwezig) 4. Transacties Hier zijn alle transacties te zien. Een transactie is bijvoorbeeld een inventarisatie. Dit is geen mutatie (tenzij er een voorraadcorrectie toegepast wordt). 2. Voorraadmutaties Dit is één scherm met alle voorraad mutaties. Gezien de grote hoeveelheid data is het sterk aanbevolen om hier filter(s) toe te passen. 3. Objecten In het objecten scherm kan de gebruiker zien welke objecten er in het magazijn aanwezig zijn en welke producten daarop staan. Objecten zijn vaak dragers, denk aan dozen en pallets. Dit scherm is onderverdeeld in 2 delen: 1. Zoeken (Links in het scherm (er kan bijvoorbeeld gezocht worden op barcode/serienummer)). 2. Objecten (Rechts in het scherm). Met onderin het scherm een aantal tabbladen met extra informatie. Zoek je links in het scherm bijvoorbeeld op een barcode dan wordt rechts het object zichtbaar, onderin het scherm zijn verschillende tabbladen te zien met behorende eigenschappen bij het betreffende object.
Uitslag Uitslag is het logistieke proces om goederen klaar te zetten voor distributie. Bij uitslag zijn drie opties: 1. Orders 2. Picktaken 3. Inpakken 1. Orders Hier staan alle orders (uitslag) met in het scherm daaronder drie tabbladen met informatie. De drie tabbladen zijn een belangrijk middel om te kunnen ontdekken waarom er mogelijk van een order geen picktaak verschijnt. Als een order in het bovenste scherm geselecteerd wordt dan zie je onderstaande gegevens terug in de verschillende tabbladen (Orderregels, Producten, verzendinfo & eigenschappen). De gegevens variëren natuurlijk per order. Orderregels Belangrijk is onder andere de kolom Toegewezen. Als dit op 0 staat zijn er geen artikelen toegewezen aan de order en zal het artikel ook niet in de terminal van de orderpicker verschijnen. De meest voorkomende reden dat er een 0 komt te staan is dat er geen voorraad aanwezig is. Producten Hier staan alle producten behorende bij de boven in het scherm geselecteerde order. De kolom Tekort is een controle middel om te zien of er voldoende voorraad is. Hieronder is een voorbeeld te zien: Zoals te zien is, heeft deze order maar 1 artikel staan waar er 2 van besteld zijn (= totaal besteld), maar geen voorraad van is (= 0 toegewezen en dus 2 tekort). Wat ook voor kan komen is dat er wel voorraad is, maar dat die gereserveerd is voor een andere order. Ook dan wordt deze hier als tekort gezien. Als de gebruiker invloed wilt uitoefenen op de volgorde van het toewijzen van de voorraad kan dit door de order in de wacht zetten en weer uit de wacht halen. Door dit te doen trigger je de herberekening van de
voorraad en wordt de picktaak wel aangemaakt. Bij picktaken (zie volgende pagina) wordt er meer ingegaan op het onderwerp picktaken en waarom een picktaak niet verschijnt. Belangrijk om hier nog te vermelden is dat een reeks met opties getoond wordt als op de rechtermuisknop geklikt wordt wanneer je op een orderregel staat. Door op Wijzigen te klikken kunnen wijzigingen worden aangebracht aan een order. LET OP: Wijzigingen hebben gevolgen voor het verdere traject van de order. Veel van deze opties hebben ook hun eigen optie in het drop-down menu zoals bijvoorbeeld het in de wacht zetten van een order of wijzigen procestype. Het is raadzaam om zo weinig mogelijk in dit scherm te wijzigen en de opties in het dropdown menu te gebruiken. 2. Picktaken Hier zijn alle picktaken te vinden. Door met de rechtermuisknop op een picktaak te klikken komt er een drop down menu met de volgende opties: Open Pickregels -> Als dit geselecteerd wordt, worden alle open pickregels van desbetreffende picktaak in het onderste scherm getoond. Door dan met de rechtermuisknop op de pickregels te klikken, komt er een nieuw dropdown menu naar voren: o Tonen voorraad -> Er komt een nieuw scherm naar voren met de voorraad van dat artikel en de locatie(s) waar het artikel zich bevindt. o Wijzigen instructies -> Hier kan eventueel wat instructies worden geplaatst voor de orderpicker. o Splitsen taak -> Hier kan de picktaak worden opgesplitst in meerdere taken. o Resetten status -> Hier kan de status van de regels worden gereset. o Wijzigen prioriteit -> Hier kan de prioriteit van de pickregels worden aangepast (hoe lager het nummer, hoe hoger de prioriteit). o Printen document o Verversen o Exporteren naar Excel Wijzigen instructies -> Hier kan eventueel wat instructies worden geplaatst voor de orderpicker. Toevoegen -> Hier kan een nieuwe picktaak handmatig worden toegevoegd. Wijzigen -> Hier kan de picktaak gewijzigd worden.
Toggle-in-wacht -> Hier kan de picktaak in de wacht worden gezet, deze verschijnt dan niet bij de orderpickers op hun terminal. Toewijzen gebruiker -> Hier kan een gebruiker (orderpicker) worden toegewezen aan een order. Dit is dan de eerstvolgende picktaak die hij krijgt. Intrekken gebruiker -> Hier kan de gebruiker (orderpicker) ingetrokken worden. Printen document Verversen Exporteren naar Excel Geen picktaak terwijl dat wel wordt verwacht? De meest voorkomende redenen dat een picktaak niet verschijnt (op volgorde van meest voorkomend): Geen of onvoldoende voorraad (beschreven in het orderscherm); Voorraad geblokkeerd Locatie geblokkeerd De voorraad is gereserveerd voor een andere order Voorraad heeft een andere batch 3. Inpakken Dit is het inpakscherm van het WMS. Hier kan alleen de verzendeenheid worden ingegeven of gescand. Door middel van een gewone handscanner aan de computer scan je de verzendeenheid. Vervolgens komt er een pop-up scherm met 3 schermen (frames). Het bovenste scherm geeft aan welke artikelen er zijn. Het scherm onder geeft aan welke artikelen er al ingepakt zijn. Rechts geef je de verzendwijze aan. Wanneer alle artikelen ingepakt zijn klik op verzenden. Uit de labelprinter komt dan een verzendlabel. Door de artikelen een voor een te scannen gaan ze naar het onderste scherm. Een klant kan er ook voor kiezen dat wanneer de verzenddrager gescand wordt, alle artikelen van die drager automatisch in het onderste scherm komen. Zendingen Bij zendingen zijn twee opties: 1. Verzendlijsten 2. Verzendingen 1. Verzendlijsten Dit scherm is verdeeld in drie frames en toont een lijst met alle verzendingen. In het linker frame is een lijst met de hoeveelheid verzendingen voor die dag per verzendtype te zien. Rechtsboven worden dan de zendingen die op die datum met die verzendwijze verstuurd zijn getoond en rechtsonder meer gedetailleerde informatie, bijvoorbeeld het Tracking ID en Pakbonnummer. 2. Zendingen In dit scherm is een meer gedetailleerde informatie te vinden per pakbon. In de tabbladen rechtsonder in het scherm, vind je het aantal verzendeenheden en de artikelen die in de verzending(en) zitten. Relaties Hier is een overzicht van afnemers en de bijbehorende informatie te vinden. Dit is vooral interessant voor logistieke bedrijven die hun diensten aan meerdere afnemers aanbiedt.
Overzicht In dit scherm zijn alle rapportages die de organisatie bij RtS heeft afgenomen te vinden. Een voorbeeld is een uitslag rapport waar het aantal orders per maand voor een jaar terug gevonden kan worden. Algemene informatie over de Portal Filters Om snel en effectief met de Portal om te kunnen gaan is het belangrijk goed gebruik te maken van 'Filters'. Globaal zijn er twee filters: het pre-filter en het post-filter. Maak eerst een keuze boven in het scherm (producten, locaties, inslag etc.), daarna kunnen er filters worden toegepast. Het pre-filter is aan de linker zijde van het scherm. Deze filter kan er al voor zorgen dat bijvoorbeeld in plaats van 10.000 resultaten maar 100 resultaten worden weergegeven. De pre-filter filtert de potentiéle resultaten uit, voor er überhaupt begonnen wordt met zoeken. Dit komt de snelheid ten goede. De linker afbeelding hierbeneden laat de pre-filter zien bij het scherm Producten. Hier is te zien dat eerst een productgroep geselecteerd dient te worden voordat op Start zoeken kan worden geklikt. Na Start Zoeken komen alle producten van de geselecteerde productgroep in de Portal zichtbaar. De rechter afbeelding hierbeneden laat de pre-filter zien bij het scherm Locaties. Hier is te zien dat eerst een magazijngebied geselecteerd dient te worden voordat op Start zoeken geklikt kan worden. Binnen deze resultaten kunnen ook weer filters gebruikt worden om de hoeveelheid resultaten te beperken. Hiervoor wordt de post-filter gebruikt die aan de bovenkant van het scherm te vinden is (zie afbeelding hierbeneden). Bij het scherm Producten: Bij het scherm Locaties: Elk filtermogelijkheid met een pijltje heeft een menu wat naar beneden kan worden geklapt. In de eerste optie is een lijst met alle kolomnamen te vinden. Selecteer hier op welke kolom de filter toegepast moet gaan worden. De tweede filtermogelijkheid is om de voorwaarde van de filter op te geven, bijvoorbeeld: start met.
In het lege invulveld kan dan het criterium van de filter worden ingegeven. Klik dan op filter toepassen om het resultaat te zien. Let op: de post-filter wordt altijd uitgevoerd binnen de pre-filter. Door op filters verwijderen te klikken, worden alle actieve filters verwijderd en kan opnieuw worden gefilterd met een ander criterium. In de laatste kolom staan alle toegepaste filters. Door op een filter te klikken wordt alleen die filter verwijderd. Wil je alle filters verwijderen? Klik dan op filters verwijderen. Indien er geen filter gebruikt is, staat hier toon toegepaste filters. Exporteren naar Excel In elk scherm is het mogelijk om een export te maken naar Excel. Door met de rechter muisknop op het scherm te klikken komt er een pop-up, waar gekozen kan worden voor Exporteren naar Excel. Het WMS zorgt er dan voor dat een Excel file naar de PC gedownload wordt met de gegevens die zich op dat moment op het scherm bevinden. Sorteren Door op een kolomkop te klikken worden de gegevens gesorteerd. Na de eerste keer wordt de kolom oplopend gesorteerd, na de tweede keer aflopend en bij de derde keer wordt de sortering weer ongedaan gemaakt. Binnen het scherm kan om maximaal 2 kolommen tegelijk worden gesorteerd.