DE ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART (EID) MS OFFICE 2007 (WINDOWS - WORD EN EXCEL) VERSIE 1.1.1 NL Disclaimer Fedict is niet verantwoordelijk voor om het even welke schade die een derde zou ondervinden ingevolge eventuele onjuistheden of onvolledigheden in dit document
Inhoud Over de elektronische identiteitskaart... 1 eid en MS Office... 2 Configuratie van Word en Excel... 3 Documenten ondertekenen... 4 Ondertekende documenten verifiëren... 8 Handtekeningen verwijderen... 10 Problemen oplossen... 11 Index... 13 ii
Over de elektronische identiteitskaart Wat kunt u met een eid doen? Met uw eid (elektronische identiteitskaart) kunt u vanop uw eigen computer, 24 uur op 24, tal van administratieve zaken regelen. Daarnaast biedt de eid nog andere mogelijkheden zoals onder andere: het wettig ondertekenen van elektronische documenten en e-mails; het garanderen van veilige chatruimtes voor kinderen; inloggen op het netwerk van de werkgever.... 1
eid en MS Office Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die met een elektronische identiteitskaart documenten van Microsoft Office wil ondertekenen. In deze handleiding wordt kort uitgelegd hoe u uw identiteitskaart kan gebruiken met programma's zoals Word en Excel. In dit hoofdstuk vindt u de volgende informatie terug: Wat komt niet aan bod in deze handleiding Ondersteunde besturingssystemen Ondersteunde Office-versies Wat komt niet aan bod in deze handleiding: Installatie van een kaartlezer en de bijbehorende stuurprogramma's; Installatie van de software voor de identiteitskaart zelf. De software en bijhorende handleiding vindt u terug op de volgende website: http://www.eid.belgium.be. Ondersteunde besturingssystemen Het gebruik van eid met MS Word en Excel wordt ondersteund door volgende besturingssystemen: Windows 2000 (met installatie van SP4) Windows XP (met installatie van SP2 of recenter) Windows Vista Windows 7 Ondersteunde Office-versies eid kan gebruikt worden met de volgende versies van Word en Excel: Microsoft Office 2003 (zie aparte handleiding voor Microsoft Office 2003) Microsoft Office 2007 2
Configuratie van Word en Excel Word en Excel maken automatisch gebruik van de certificaten die reeds in de Windows Certificate Store geregistreerd zijn. Er is geen verdere configuratie nodig. Zie ook Problemen oplossen>hoe kan ik mijn certificaten registreren? 3
Documenten ondertekenen Om een document in een programma als Word en Excel te ondertekenen, voer de volgende stappen uit: Opmerking De procedure is dezelfde voor Word en Excel. 1 Stel een document op of open een bestaand document dat u wilt ondertekenen. 2 Om een digitale handtekening toe te voegen, klik links bovenaan op de Office-knop. Het Office menu verschijnt. 3 Ga naar Voorbereiden>Een digitale handtekening toevoegen. Een boodschap verschijnt. 4
Documenten ondertekenen 4 Klik op OK. Het Ondertekenen-venster verschijnt. Opmerking Mogelijk verschijnt er een waarschuwingsboodschap, klik op OK. 5 Selecteer een certificaat. Om een ander certificaat te gebruiken om het document te tekenen, klik op de knop Wijzigen. 6 Indien gewenst, in het veld Doel van het ondertekenen van dit document, geef in waarom het document getekend wordt. 7 Klik op de knop Ondertekenen. Het venster Tekenen met PIN verschijnt. 8 Geef uw PIN code in en klik op OK. Het Bevestiging van handtekening-venster verschijnt. 9 Klik op OK. Het document is ondertekend. Tip Documenten die een of meer handtekeningen bevatten zijn herkenbaar aan het rode icoontje in de statusbalk onderaan nadat u het document geopend 5
eid_win_office2007_nl hebt. Opmerking De identiteitskaart bevat twee certificaten waarmee een verschillend soort handtekening kan geplaatst worden: Het "authenticatie certificaat" dient alleen om uw identiteit te bewijzen. Normaal is dit certificaat bedoeld om u aan te melden op een beveiligde web site maar in Word en Excel kan u er ook documenten mee tekenen. Dit soort handtekening heeft geen juridische waarde en dient alleen om anderen de technische mogelijkheid te bieden de oorsprong (auteurs) van het document te verifiëren en vast te stellen of het document na ondertekening nog inhoudelijk gewijzigd werd. Dit soort handtekening zegt dus enkel iets over de authenticiteit en integriteit van het document. Een digitale handtekening gemaakt met het "handtekening" certificaat heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening op een papieren document. Dit soort handtekening laat eveneens toe de authenticiteit en integriteit van een document vast te stellen maar voegt daar dus een bijkomende juridische waarde aan toe. Het "handtekening certificaat" is technisch gelijk aan het "authenticatie certificaat" maar heeft dus een andere draagwijdte. Opgelet Voor minderjarigen is het handtekeningcertificaat ongeldig verklaard en heeft de handtekening geen juridische waarde. Document ondertekenen Als u het "handtekening" certificaat gebruikt dan moet u, elke keer u tekent, expliciet bevestigen met uw persoonlijke PIN code. Als u tekent met uw "authenticatie" certificaat dan moet u enkel de eerste keer uw persoonlijke PIN code ingeven. Alle daaropvolgende handtekeningen met het authenticatie certificaat gebeuren zonder dat u opnieuw uw code moet ingeven. Nadat u de correcte code hebt ingegeven zal in beide gevallen uw identiteitskaart de handtekening voor dit document berekenen en wordt het resultaat, de handtekening, toegevoegd aan het Word en Excel document. Opmerkingen De handtekening maakt integraal deel uit van het Word en Excel document maar is niet rechtstreeks zichtbaar of leesbaar. Een document kan meerdere handtekeningen bevatten. Als u een getekend document wilt bewerken moet u de handtekening 6
Documenten ondertekenen eerst verwijderen of een kopie van het document opslaan. De handtekening wordt ongeldig bij het bewerken van een document. Anderen kunnen uw handtekening verifiëren zonder zelf over een elektronische identiteitskaart te beschikken. Zie ook Om de geldigheid van een handtekening te verifiëren, zie ook 'Ondertekende documenten verifiëren' 7
Ondertekende documenten verifiëren Opmerking De procedure is dezelfde voor Word en Excel. Om de handtekening van een bestaand document te verifiëren, voer de volgende stappen uit: 1 Open een bestaand document (Word of Excel). Documenten die een of meer handtekeningen bevatten zijn herkenbaar aan het rode icoontje in de statusbalk onderaan nadat u het document geopend hebt. 2 Klik links bovenaan op de Office-knop. Het Office menu verschijnt. 3 Ga naar Voorbereiden>Handtekeningen weergeven. Het Handtekeningen-paneel verschijnt. 8
Ondertekende documenten verifiëren 4 Klik op de handtekening en kies vervolgens uit het uitklapmenu de optie Details van handtekening. Een venster met de details van de handtekening verschijnt. 5 Om de geldigheid van een handtekening te verifiëren, selecteer een handtekening uit de lijst en klik op de knop Weergeven. De naam van de ondertekende en de geldigheid van de handtekening worden weergegeven. 9
Handtekeningen verwijderen Om een handtekening te verwijderen, voer de volgende stappen uit: 1 Klik links bovenaan op de Office-knop. Het Office menu verschijnt. 2 Ga naar Voorbereiden>Handtekeningen weergeven. Het Handtekeningen-paneel verschijnt. 3 Klik op de handtekening en kies vervolgens uit het uitklapmenu de optie Handtekening verwijderen. Het Handtekening verwijderen venster verschijnt. 4 Om de handtekening te verwijderen klik op de knop Ja. 10
Problemen oplossen In dit hoofdstuk vindt u volgende informatie terug: Gebruik ik de juiste versie van Office? Hoe kan ik een ondertekend document wijzigen? Hoe kan ik mijn certificaten registreren? Gebruik ik de juiste versie van Office Word en Excel? Controleer of u een juiste versie van Office Word en Excel gebruikt. Bovenaan in deze handleiding kunt u de lijst van ondersteunde Office-versies terugvinden. U kan eenvoudig controleren welke versie van Microsoft Office u gebruikt. Ga naar Office menu>opties voor Word>Informatiebronnen>Info over Office Word 2007. Een gelijkaardige werkwijze kan gebruikt worden voor Excel. 11
eid_win_office2007_nl Hoe kan ik een ondertekend document wijzigen? Als u een getekend document wilt bewerken moet u de handtekening eerst verwijderen of een kopie van het document opslaan. De handtekening wordt ongeldig bij het bewerken van een document. Hoe kan ik mijn certificaten registreren? Als er geen certificaat wordt weergegeven in het venster Certificaten selecteren wanneer u documenten of mails ondertekent, dan zijn de certificaten van uw eid kaart nog niet geregistreerd in de Windows Certificate Manager. Met de software eid middleware kan u de certificaten van uw eid kaart manueel registeren. U kan de software gratis downloaden op de website http://www.eid.belgium.be. Open de toepassing BeIDGUI en steek uw kaart in de kaartlezer. Ga naar het tabblad Certificaten en klik op de knop Registreer. U krijgt een bevestiging wanneer uw certificaten correct zijn geregistreerd. 12
Index B besturingssystemen... 2 C Configuratie... 3 D Documenten ondertekenen... 4 ondertekenen... 4 Problemen... 12 verifiëren... 8 Versie eid... 2 verwijderen... 10 O P V 13