Gebruikershandleiding. EIGHTBALL PLANNINGSTOOL v2.0

Gebruikershandleiding EIGHTBALL PLANNINGSTOOL v2.0 Versie 1.0 Auteurs: Meneka Herath Gert-Jan van de Maat Enschede, juni 2002

De samenstelling van teksten en afbeeldingen voor deze handleiding geschiedt met de grootste zorgvuldigheid. Desondanks kunnen fouten niet volledig worden uitgesloten. Saxion Software Services Projectgroep T7: Eightball stelt zich niet aansprakelijk voor foutieve informatie en de gevolgen daarvan. Bovendien kan Saxion Software Services Projectgroep T7: Eightball niet verantwoordelijk worden gehouden voor fouten die ontstaan als gevolg van het gebruik van Eightball Planningstool v2.0. Saxion Software Services, 2002 2

Voorwoord Voorwoord Hartelijk dank voor de aanschaf van Eightball Planningstool v2.0! In korte tijd zult u ontdekken hoe eenvoudig u met Eightball Planningstool v2.0 de planningen kunt opzetten, beheren en reviewen. Eightball Planningstool v2.0 is een verbetering en uitbreiding op Eightball Planningstool, dat in 2001 is ontwikkeld. Aan dit product kleefden enige bezwaren. Zo maakte het programma gebruik van een database, wat niet erg gebruikersvriendelijk is. Het vereist van gebruikers dat zij kennis hebben van databases en dat zij ergens een database draaien om Eightball Planningstool te kunnen gebruiken. Bovendien ergerden velen zich aan de dubbele invoer; de gegevens die in Eightball Planningstool waren ingevoerd, moesten nogmaals worden ingevuld in een applicatie als Microsoft Word of Microsoft Excel. Aan de hand van deze bezwaren, hebben wij het bestaande programma onder de loep genomen en verbeterd. Daarnaast is het programma aangepast aan een steeds populair wordende methode voor het bijhouden van projectvoortgang, het zogenaamde Earned Value Management. Elders in deze handleiding zullen wij hier nog uitgebreid op terugkomen. Wij hopen dat u ons product met veel plezier zult gaan gebruiken! Het ontwikkelteam van Eightball Planningstool v2.0 Enschede, juni 2002 3

Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1. Inleiding... 6 Hoe deze handleiding te gebruiken... 6 2. Systeemeisen, inhoud van het pakket... 7 2.1 Eisen aan hard- en software... 7 2.2 Inhoud van het pakket... 7 3. Installatie... 8 3.1 Installatie van Eightball Planningstool v2.0 onder Linux... 8 3.2 Installatie onder Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP... 8 4. Opstarten en afsluiten van Eightball Planningstool v2.0... 14 4.1 Opstarten Eightball Planningstool v2.0 onder Linux... 14 4.2 Opstarten Eightball Planningstool v2.0 onder Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP... 14 4.3 Afsluiten van Eightball Planningstool v2.0... 14 5. Eightball Planningstool v2.0 in vogelvlucht... 15 6. INVOER... 17 6.1 Projecten... 18 6.1.1 Project openen... 18 6.1.2 Project aanmaken... 19 6.2 Hoofdmenu... 20 6.3 Projectleden... 21 6.3.1 Projectlid aanmaken... 21 6.3.2 Projectlid wijzigen... 22 6.3.3 Projectlid verwijderen... 22 6.4 Projectweken... 24 6.4.1 Projectweken toevoegen... 24 6.4.2 Projectweken verwijderen... 24 6.4.3 Kalenderweken van een projectweek wijzigen... 24 6.5 Hoofdtaken... 26 6.5.1 Hoofdtaak aanmaken... 26 6.5.2 Hoofdtaak wijzigen... 26 6.5.3 Hoofdtaak verwijderen... 26 6.6 Activiteiten... 28 6.6.1 Activiteit aanmaken... 28 6.6.2 Activiteit wijzigen... 28 6.6.3 Activiteit verwijderen... 29 6.7 Taken... 30 6.7.1 Taak plannen... 30 6.7.2 Geplande taak wijzigen... 30 6.7.3 Geplande taak verwijderen... 31 7. OPSLAAN / BACK-UP... 32 7.1 Opslaan... 32 7.2 Opslaan als... 32 7.3 AutoSave... 33 8. UITVOER... 34 8.1 Ledenoverzicht... 35 8.1.1 Printen... 35 4

Inhoudsopgave 8.1.2 Exporteren... 35 8.1.3 Setup... 36 8.2 Resourcelist... 37 8.2.1 Printen... 37 8.2.2 Exporteren... 37 8.2.3 Setup... 38 8.3 Activiteitenlijst... 39 8.3.1 Printen... 39 8.3.2 Exporteren... 39 8.3.3 Setup... 40 8.4 Earned Value Management... 41 8.4.1 Exporteren... 44 8.4.2 Printen... 44 8.4.3 Setup... 45 Bijlage A: Earned Value Management... 46 Bijlage B: Sneltoetsen... 55 Bijlage C: Foutmeldingen... 56 Index... 60 Figurenlijst... 62 5

1. Inleiding 1. Inleiding Met Eightball Planningstool v2.0 beschikt u over een programma waarmee u planningen kunt opzetten, beheren en reviewen die met name bedoeld zijn voor projecten. Deze handleiding zal u daarbij begeleiden. Zij voert u door de installatie van de software onder Microsoft Windows en Linux. De installatieprocedure en het opstarten verlopen op de verschillende platformen anders. De werking van het programma is echter op de verschillende platformen hetzelfde. Dit zal na de installatie en het opstarten uitvoerig beschreven worden. Nadat de installatieprocedures zijn behandeld, zullen we ingaan op de functionaliteit van Eightball Planningstool v2.0, zodat u in zeer korte tijd in staat bent zelfstand met het programma te werken. In de bijlagen zal dieper in worden gegaan op het Earned Value Management. Daarnaast zijn in de bijlagen de sneltoetsen en mogelijk foutmeldingen te vinden. Wij gaan er vanuit dat u enige kennis hebt van uw besturingssysteem. Indien dit niet het geval is verwijzen wij u voor het gebruik van Windows naar de handleiding die u bij uw versie van Windows bijgeleverd heeft gekregen. Voor Linux verwijzen wij naar documentatie op Internet en / of naar de eventueel bijgeleverde handleiding van uw distributie. Voor de rest is het handig indien u enige ervaring heeft met het maken van planningen. Hoe deze handleiding te gebruiken Als u snel aan de slag wilt met Eightball Planningstool v2.0, adviseren wij u hoofdstuk 5. Eightball Planningstool v2.0 in vogelvlucht door te lezen. Hierin worden de belangrijkste functies van Eightball Planningstool v2.0 in het kort besproken. Functies in het programma die op meerdere manieren uitgevoerd kunnen worden, zijn opgesomd door middel van letters. Dus als u bijvoorbeeld Leden bewerken wilt openen, krijgt u de volgende opsomming: a) klikken op Leden bewerken b) de menubalk: Acties en vervolgens Leden bewerken c) de sneltoets Ctrl + B Dit zijn dus drie verschillende manieren om hetzelfde te bereiken. Wanneer een procedure dient te worden uitgevoerd wordt dit aangeduid door middel van een opsomming van cijfers. Dus als u bijvoorbeeld de gegevens van een projectlid wilt wijzigen, moet u de volgende procedure volgen: 1) Kies uit de lijst het projectlid waarvan u de gegevens wilt wijzigen 2) Voer vervolgens de gegevens in die u wilt wijzigen 3) Klik op OK Directe handelingen die u kunt doen door middel van het toetsenbord of de muis zijn vetgedrukt. 6

2. Systeemeisen, inhoud van het pakket 2. Systeemeisen, inhoud van het pakket 2.1 Eisen aan hard- en software Hardware Voor het gebruik van Eightball Planningstool v2.0 moet uw computer minimaal voldoen aan de volgende eisen: Pentium 166Mhz 32Mb werkgeheugen 1Mb vrije harde schrijfruimte voor Eightball Planningstool v2.0 22Mb vrije harde schijfruimte voor de Java Runtime Environment Schermresolutie van 800 * 600 pixels Aanbevolen wordt: Pentium 300Mhz 64Mb werkgeheugen 1Mb vrije harde schrijfruimte voor Eightball Planningstool v2.0 22Mb vrije harde schijfruimte voor Java Runtime Environment Schermresolutie van 1024 * 768 pixels Software Om Eightball Planningstool v2.0 te kunnen gebruiken, moet uw computer voorzien zijn van de volgende software: Linux distributie óf Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP Java Runtime Environment v1.3 of hoger (v1.4 aanbevolen) 2.2 Inhoud van het pakket Het Eightball Planningstool v2.0 software pakket, bevat de volgende onderdelen: Gebruikershandleiding CD ROM met daarop: - Installatiebestand Eightball Planningstool v2.0 voor Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP - Installatiebestand Eightball Planningstool v2.0 voor Linux - Java Runtime Environment 1.4 - Gebruikershandleiding in PDF-formaat - Acrobat Reader Mochten er onverhoopt één of meer onderdelen ontbreken, dan adviseren wij u contact op te nemen met uw leverancier. 7

3. Installatie 3. Installatie De installatie van Eightball Planningstool v2.0 verloopt op Linux anders dan een Microsoft Windows-platform. Beide installaties worden hieronder beschreven. 3.1 Installatie van Eightball Planningstool v2.0 onder Linux Voordat u Eightball Planningstool v2.0 kunt gebruiken, dient u JRE 1.4 geïnstalleerd te hebben op uw computer. Indien dit het geval is, kunt u gelijk verder naar 4.1.2 Installatie van Eightball Planningstool v2.0 onder Linux. 3.1.1 Installatie van JRE1.4 onder Linux 1) Stop de Eightball CD in uw CD ROM-speler 2) Ga naar de directory linux en vervolgens daar de subdirectory jre1.4.0 3) Voer het commando./installl uit of klik in een file manager op install 4) Volg de aanwijzingen in het menu 3.1.2 Installatie van Eightball Planningstool v2.0 onder Linux 1) Stop de Eightball CD in uw CD ROM-speler 2) Ga naar de directory linux en vervolgens daar de subdirectory eightball 3) Voer het commando./installl uit of klik in een file manager op install 4) Volg de aanwijzingen in het menu Eightball is nu geïnstalleerd! 3.2 Installatie onder Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP Voordat u Eightball Planningstool v2.0 kunt gebruiken, dient u JRE 1.4 geïnstalleerd te hebben op uw computer. Indien dit het geval is, kunt u gelijk verder naar Installatie van Eightball Planningstool v2.0 onder Microsoft Windows. In de installatieprocedure gaan wij uit van de Nederlandse versie van Microsoft Windows. De Engelse benamingen staan er tussen haakjes achter. 3.2.1 Installatie van JRE1.4 onder Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP 1) Stop de Eightball CD in uw CD ROM-speler 2) Dubbelklik op Deze computer ( My computer ) 3) Dubbelklik op het station waarin de Eightball CD zit. Als het station bijvoorbeeld D:\ is, dubbelklik dan op CD ROM (D:) (Compact Disc (D:)) 4) U krijgt nu de inhoud van de Eightball CD te zien. Dubbelklik op de map windows 5) Dubbelklik op de map jre 8

3. Installatie 6) Dubbelklik op de toepassing jre1.4.exe. Het installatieprogramma van de Java Runtime Environment wordt nu gestart. Volg de installatieprocedure en JRE wordt geïnstalleerd. 3.2.2 Installatie van Eightball Planningstool v2.0 onder Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP 1) Maak een nieuwe map aan op uw harde schijf 2) Stop de Eightball CD in uw CD ROM-speler 3) Dubbelklik op Deze computer ( My computer ) 4) Dubbelklik op het station waarin de Eightball CD zit. Als het station bijvoorbeeld D:\ is, dubbelklik dan op CD ROM (D:) (Compact Disc (D:)) 5) U krijgt nu de inhoud van de Eightball CD te zien. Dubbelklik op de map windows 6) Dubbelklik op Setup Eightball Planningstool 7) U krijgt nu het volgende scherm te zien: Figuur 1.1: Eightball Planningstool Setup Wizard Klik op Next. 8) Het volgende scherm verschijnt nu in beeld: 9

3. Installatie Figuur 1.2: Locatie Eightball Planningstool Specificeer de locatie waarin u Eightball Planningstool v2.0 in op wilt slaan. Klik vervolgens op Next. 8) Het volgende scherm verschijnt nu: 10

3. Installatie Figuur 1.3: Keuze installatie onderdelen Kies Full installation als u het hele programma inclusief de Helpbestanden wilt installeren. Klik vervolgens op Next. 9) Selecteer waar in het Start Menu de Eightball Planningstool snelkoppelingen in gemaakt moeten worden. Figuur 1.4: Snelkoppeling in Start Menu Klik vervolgens op Next. 10) In het scherm dat nu verschijnt, kunt u aanvinken of u snelkoppelingen wilt op uw Desktop en / of Quick Launch. Klik op Next 11) Het programma is nu klaar om geïnstalleerd te worden: 11

3. Installatie Figuur 1.5: Gereed op te installeren Klik op Install. 12) Eightball Planningstool v2.0 is nu geinstalleerd op uw computer. Als u wilt kunt u voor gebruik de helpfile inzien. 12

3. Installatie Figuur 1.6: Installatie is succesvol verlopen! 13) Klik op Finish om de installatie af te ronden. Eightball is nu klaar voor gebruik! 13

5. Eightball Planningstool v2.0 in vogelvlucht 4. Opstarten en afsluiten van Eightball Planningstool v2.0 Zoals het installeren, verloopt ook het opstarten van Eightball Planningstool v2.0 anders op de platformen Linux en Microsoft Windows. 4.1 Opstarten Eightball Planningstool v2.0 onder Linux 1) Zoek de map waarin Eightball Planningstool zich bevindt 2) Voer eightball uit, of dubbelklik in een file manager op eightball 4.2 Opstarten Eightball Planningstool v2.0 onder Microsoft Windows 95 / 98 / 2000 / NT / XP Tijdens de installatie is er een nieuwe map aangemaakt waar u Eightball Planningstool v2.0 in heeft geplaatst. Het opstarten gaat als volgt: 1) Zoek de map op waar Eightball Planningstool zich bevindt 2) Dubbelklik op eightball.bat Het programma Eightball Planningstool v2.0 wordt nu gestart. 4.3 Afsluiten van Eightball Planningstool v2.0 U sluit Eightball Planningstool v2.0 door: a) te klikken op het kruisje rechtsboven in het hoofdscherm b) de menubalk Bestand en vervolgens Sluiten c) de sneltoets Alt + F4 14

5. Eightball Planningstool v2.0 in vogelvlucht 5. Eightball Planningstool v2.0 in vogelvlucht U zult nu kort kennismaken met de belangrijkste functies en mogelijkheden van Eightball Planningstool v2.0. Allereerst zult u een nieuw project aan moeten maken. Project aanmaken Wanneer u een nieuw project wilt aanmaken, klikt u op het tabblad Nieuw Project. Dit geeft u het volgende scherm: Figuur 2.1: Nieuw / Openen / Laden project Hoofdscherm 15

5. Eightball Planningstool v2.0 in vogelvlucht Figuur 2.2: Hoofdmenu Het hoofdmenu bestaat uit drie schermen, een knoppenbalk en een menubalk. Het eerste scherm linksboven toont de hoofdtaken van een groep. Dit zijn de grootste te onderscheiden taken die moeten gebeuren in een project. Vervolgens worden de hoofdtaken onderverdeeld in kleinere activiteiten, deze worden in het scherm linksonder getoond. Het feitelijke plannen gebeurt in het rechterscherm. De ingevoerde activiteiten kunnen per week en per persoon worden gepland. Projectlid aanmaken Een project bestaat natuurlijk uit projectleden. Om gebruik te kunnen maken van Eightball Planningstool v2.0 dienen er projectleden aangemaakt te worden. Dit toevoegen van nieuwe projectleden kan door te klikken op Leden bewerken. Hoofdtaak aanmaken Zodra er projectleden zijn aangemaakt, kunnen er taken gepland geworden. Hoofdtaken zijn de grootst opdeelbare taken. Een hoofdtaak maakt u aan door op Nieuwe hoofdtaak te klikken. Activiteit aanmaken Selecteer een hoofdtaak waaraan u nieuwe activiteiten wilt maken. Een hoofdtaak maakt u aan door op Nieuwe activiteit te klikken. Taak plannen Sleep de aangemaakte activiteit naar het rechterscherm en vul het aantal uren in dat u voor deze taak wilt inplannen en wie deze taak uit zal gaan voeren. Resourcelist De resourcelist geeft een overzicht met alle taken die gepland zijn voor een projectlid per week. Klik hiervoor op Resourcelist. Activiteitenlijst Om een overzicht te krijgen van geplande taken klikt u op Activiteitenlijst. Earned Value Management Klik op Earned Value Management om het Earned Value Management toe te passen op uw geplande project. U hebt de keuze uit een Earned Value tabel, een Earned Value grafiek en een voortgangsgrafiek. 16

6. INVOER 6. INVOER Dit gedeelte van de handleiding zal gaan over de invoer van gegevens in Eightball Planningstool v2.0. De volgende punten zullen behandeld worden: - Projecten Project openen Project aanmaken - Hoofdmenu - Projectleden Projectlid aanmaken Projectlid wijzigen Projectlid verwijderen - Projectweken Projectweken toevoegen Projectweken verwijderen Kalenderweken van een project wijzigen - Hoofdtaken Hoofdtaak wijzigen Hoofdtaak verwijderen - Activiteiten Activiteit aanmaken Activiteit wijzigen Activiteit verwijderen - Taken Taak plannen Geplande taak wijzigen Geplande taak verwijderen 17

6. INVOER - Projecten 6.1 Projecten 6.1.1 Project openen Zodra u Eightball Planningstool v2.0 heeft opgestart, verschijnt het volgende scherm: Figuur 3.1: Nieuw / Openen / Laden Als u een reeds bestaand project wilt openen, klikt u op het tabblad Kies Project. Een projectbestand kunt u vinden op uw computer met Bestand openen. Let er op dat een projectbestand kan bestaan uit meerdere projecten. Het project dat u uit dit bestand wilt openen, kunt u kiezen door te klikken op het pijltje. Hierdoor verschijnt een lijst met aanwezige projecten. Als er geen projecten zijn gevonden in het gekozen bestand, dan zal dit gemeld worden. Door op OK te klikken wordt het project ingeladen. Eightball Planningstool v2.0 houdt ook de vijf laatst geopende bestanden bij. Deze kunt u openen vanuit het hoofdscherm. U klikt op Bestand en onder in de keuzelijst staan de laatste bestanden die recentelijk geopend zijn. Figuur 3.2: Laatst geopende bestanden 18

6. INVOER - Projecten Als u klikt op één deze bestanden, wordt deze geopend. 6.1.2 Project aanmaken Wanneer u een nieuw project wilt aanmaken, klikt u op het tabblad Nieuw Project. Dit geeft u de volgende opties: Figuur 3.3: Nieuw project Naam project Hier voert u de naam van het project in. Er is geen maximumlengte aan het aantal karakters van de projectnaam. Aantal weken Hier voert u het aantal weken in dat het project duurt. Dit moet minimaal 1 zijn. Voor een project is geen maximumlengte aan weken. Startweek Hier voert u de kalenderweek in van de week waarin het project begint. Nieuw bestand maken U kunt het nieuwe project opslaan in een nieuw bestand, daarvoor moet u Nieuw bestand maken aanvinken en de naam van het bestand invullen. Het is ook mogelijk om het nieuwe project op te nemen in het reeds geladen bestand. In dit geval vinkt u Nieuw bestand maken niet aan. Het voordeel hiervan is dat de projectleden die in dit bestand staan direct gebruikt kunnen worden. Klik op OK om het bestand te openen, het bestand wordt nu ingeladen en u komt in het hoofdscherm. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 19

6. INVOER - Hoofdmenu 6.2 Hoofdmenu Als u een nieuw project heeft aangemaakt (zie 6.1.2) of een bestaand project heeft geopend (zie 6.1.1), krijgt u het hoofdmenu in beeld. Van hieruit kunt u alle belangrijke functies van Eightball Planningstool v2.0 gebruiken. Figuur 3.4: Hoofdmenu Het hoofdmenu bestaat uit drie schermen, een knoppenbalk en een menubalk. Het eerste scherm linksboven toont de hoofdtaken van een groep. Dit zijn de grootste te onderscheiden taken die moeten gebeuren in een project. Vervolgens worden de hoofdtaken weer onderverdeeld in kleinere activiteiten, deze worden in het scherm linksonder getoond. Het feitelijke plannen gebeurt in het rechtersdeel van het programma. De ingevoerde activiteiten kunnen per week en per persoon worden ingepland. U kunt ten allen tijde terugkeren naar het hoofdscherm door het nieuw geopende venster te sluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken. 20

6. INVOER - Projectleden 6.3 Projectleden Voordat er een project gepland kan worden, moeten er eerst projectleden worden aangemaakt. Immers, een project zonder projectleden is natuurlijk ondenkbaar! 6.3.1 Projectlid aanmaken Dit kan gedaan worden door: a) te klikken op Leden bewerken in het hoofdmenu b) de menubalk: Acties en vervolgens Leden bewerken c) de sneltoets Ctrl + B Figuur 3.5: Nieuwe gebruiker Als u op het tabblad Nieuwe gebruiker klikt, krijgt u de volgende opties: 1) Voornaam gebruiker Hier voert u de voornaam van de nieuwe gebruiker in. Als de naam van een projectlid ook voorvoegsels bevat, kunt u deze het beste ook hier invoeren. 2) Achternaam gebruiker Hier voert u de achternaam van de nieuwe gebruiker in. 3) Rol gebruiker Hier voert u de rol van de nieuwe gebruiker in voor dit project. 4) Zodra u op OK klikt, wordt de nieuwe gebruiker aangemaakt. Wilt u hier toch van afzien, dan drukt u op Annuleren. Herhaal bovenstaande stappen om meerdere gebruikers aan te maken. U dient hiervoor weer op Leden bewerken te klikken in het hoofdmenu. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 21

6. INVOER - Projectleden 6.3.2 Projectlid wijzigen Mocht u op een gegeven moment de gegevens van een projectlid willen wijzigen, dan is dat ook mogelijk. Klik daarvoor in het hoofdmenu op Leden bewerken en vervolgens op het tabblad Wijzigen gebruiker. Figuur 3.6: Wijzigen gebruiker 1) Kies uit de lijst het projectlid waarvan u de gegevens wilt wijzigen 2) Voer vervolgens alleen de gegevens in die u wilt wijzigen 3) Klik op OK De veranderingen zijn nu doorgevoerd. Herhaal bovenstaande stappen om de gegevens van meerdere gebruikers te wijzigen. 6.3.3 Projectlid verwijderen Mocht u een projectlid willen verwijderen, klik dan in het hoofdmenu op Leden bewerken en vervolgens op het tabblad Verwijderen gebruiker. Figuur 3.7: Verwijderen gebruiker 1) Kies uit de lijst de naam van het projectlid dat u wilt verwijderen 2) Klik op OK 22

6. INVOER - Projectleden LET OP: Een projectlid mag alleen verwijderd worden indien deze nog nergens voor ingepland is. Het projectlid is nu verwijderd uit het project. Herhaal bovenstaande stappen om meerdere projectleden te verwijderen. 23

6. INVOER - Projectweken 6.4 Projectweken Bij het aanmaken van een nieuw project, heeft u reeds opgegeven hoeveel weken het project duurt. Het kan voorkomen dat dit in een later stadium wijzigt. Met Eightball Planningstool v2.0 is dit eenvoudig aan te passen. 6.4.1 Projectweken toevoegen Mocht het project langer duren dan aanvankelijk was begroot, dan kan er een week worden toegevoegd door: a) te klikken op Nieuwe week in het hoofdmenu b) de menubalk: Acties en vervolgens Nieuwe week c) de sneltoets Ctrl + W Herhaal bovenstaande stappen indien u meerdere weken wilt toevoegen. U zult ook zien dat de kalenderweken automatisch meetellen. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 6.4.2 Projectweken verwijderen Mocht u projectweken willen verwijderen, dan is dit ook mogelijk. Het is alleen mogelijk de laatste week te verwijderen 1) Klik op de laatste week van het project die u wil verwijderen LET OP: U kunt alleen steeds de laatste week verwijderen! 2) Verwijder eventueel aanwezige activiteiten LET OP: Voor het verwijderen van projectleden mogen er geen activiteiten aanwezig zijn in die week! 3) Druk op de Del-toets De laatste week wordt nu verwijderd. Herhaal bovenstaande stappen indien u meerdere weken wilt verwijderen. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 6.4.3 Kalenderweken van een projectweek wijzigen Het is mogelijk ook de kalenderweken te wijzigen, bijvoorbeeld omdat een vakantieweek niet wordt doorgeteld in een project. 1) Klik op de week waarvan u de kalenderweek wilt veranderen 24

6. INVOER - Projectweken 2) Dubbelklik op het tabblad van desbetreffende week. U krijgt nu het volgende scherm te zien Figuur 3.8: Wijzigen weeknummer 3) Voer in het scherm Wijzigen weeknummer het nieuwe weeknummer in 4) Druk op OK De kalenderweek van de desbetreffende week is nu veranderd. Bovendien zijn de daaropvolgende kalenderweken ook aangepast. Herhaal bovenstaande stappen indien u meerdere kalenderweken wilt veranderen. 25

6. INVOER - Hoofdtaken 6.5 Hoofdtaken De grootst te onderscheiden taken, worden in de hoofdtaken beheerd. 6.5.1 Hoofdtaak aanmaken Een hoofdtaak aanmaken gaat als volgt: a) Klik op Nieuwe Hoofdtaak in het hoofdmenu b) Klik in de menubalk op Acties en vervolgens Nieuwe hoofdtaak c) Druk op Ctrl + H Er wordt nu een nieuwe hoofdtaak aangemaakt. Deze heeft standaard de naam Nieuwe hoofdtaak. Herhaal bovenstaande stappen indien u meerdere nieuwe hoofdtaken wilt aanmaken. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 6.5.2 Hoofdtaak wijzigen 1) Dubbelklik op de nieuwe hoofdtaak waarvan u de naam wilt veranderen. U krijgt nu het volgende te zien: Figuur 3.9: Hoofdtaak wijzigen 2) Typ in het invoerveld de gewenste naam van de nieuwe hoofdtaak 3) Druk op OK De naam van de nieuwe hoofdtaak zal nu veranderd zijn. Herhaal bovenstaande stappen voor alle hoofdtaken waarvan u de naam wilt veranderen. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 6.5.3 Hoofdtaak verwijderen 26

6. INVOER - Hoofdtaken LET OP: Om een hoofdtaak te verwijderen, moeten alle eventuele activiteiten van deze hoofdtaak éérst verwijderd worden! Om een hoofdtaak te verwijderen, moet u het volgende doen: 1) Selecteer de hoofdtaak die u wilt verwijderen 2) Druk op de Del-toets 3) U wordt gevraagd om een bevestiging De geselecteerde hoofdtaak wordt nu verwijderd. Herhaal bovenstaande stappen om meerdere hoofdtaken te verwijderen. 27

6. INVOER - Activiteiten 6.6 Activiteiten Uit de hoofdtaken, kunnen weer allerlei activiteiten worden beheerd. LET OP: Om een activiteit aan te maken dient u eerst minstens één hoofdtaak te hebben aangemaakt. (Zie 6.5.1: Hoofdtaak aanmaken) Een activiteit bestaat uit een code, een omschrijving en het aantal geplande uren. 6.6.1 Activiteit aanmaken Selecteer in het scherm Hoofdtaken de hoofdtaak waaraan u activiteiten wilt toevoegen. a) Klik op Nieuwe activiteit in het hoofdmenu b) Klik in de menubalk op Acties en vervolgens Nieuwe activiteit c) Toets Ctrl + E Er wordt nu een nieuwe activiteit aangemaakt. Herhaal bovengenoemde stappen voor het aantal activiteiten dat u per hoofdtaak wilt toevoegen. U zult zien dat de code automatisch wordt veranderd per activiteit die u toevoegt. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 6.6.2 Activiteit wijzigen 1) Dubbelklik op de activiteit waarvan u de gegevens wilt veranderen. U krijgt nu het volgende scherm: Figuur 3.10: Wijzigen activiteit Omschrijving wijzigen Hierin kunt u de naam van de activiteit wijzigen. Totaal geplande uren wijzigen Hierin kunt u het aantal geplande uren voor de activiteit wijzigen. 2) Klik op OK om de veranderingen door te voeren of anders op Annuleren om géén veranderingen aan te brengen 28

6. INVOER - Activiteiten Herhaal bovenstaande stappen om meerdere activiteiten aan te maken. 6.6.3 Activiteit verwijderen LET OP: U kunt alleen een taak verwijderen als er nog geen tijd aan is besteed! 1) Selecteer de activiteit die u wilt verwijderen 2) Druk op de Del-toets 3) U wordt gevraagd om bevestiging De geselecteerde activiteit wordt verwijderd. 29

6. INVOER - Taken 6.7 Taken Als u projectleden, hoofdtaken en activiteiten heeft aangemaakt, dan kunt u met het daadwerkelijke plannen beginnen. 6.7.1 Taak plannen 1) Selecteer de week waarin u de activiteit wilt plannen 2) Selecteer de activiteit die u wilt plannen 3) Sleep deze naar het weekveld rechts. Het volgende scherm verschijnt nu: Figuur 3.11: Inplannen uren Aantal uren Vul het aantal uren dat u wilt inplannen voor de geselecteerde activiteit. Projectlid Selecteer uit de lijst het projectlid aan wie u de geselecteerde activiteit wilt toewijzen. 4) Klik op OK om de activiteit in te plannen U zult zien dat de activiteit met een extra subnummer wordt toegevoegd onder de desbetreffende week. Indien de activiteit al toegewezen is aan de desbetreffende persoon, dan zullen de uren bij de al ingeplande uren opgeteld worden. Herhaal bovenstaande stappen om meerdere taken aan te maken. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 6.7.2 Geplande taak wijzigen 1) Dubbelklik op de taak waarvan u de gegevens wilt wijzigen. U krijgt nu het volgende scherm: 30

6. INVOER - Taken Figuur 3.12: Wijzigen taak Week wijzigen Indien u een bepaalde geplande taak van week moet veranderen, dan kunt u hier de nieuwe week opgeven. Geplande uren wijzigen Hier kunt u het aantal geplande uren voor de activiteit wijzigen. Percentage af wijzigen Voor een goed overzicht van de voortgang van het project is het belangrijk dat het percentage hoever een activiteit gevorderd is, wordt ingevuld en bijgehouden. Zeker voor de uitvoer van het Earned Value Management, waar we elders in deze handleiding nog terugkomen, is dit van het grootste belang. Actuele uren Hier vult u het aantal uren in dat daadwerkelijk is besteed aan de activiteit. Persoon Hiermee kunt u de persoon, die de taak uitvoert, wijzigen. 2) Klik op OK om de veranderingen door te voeren of anders op Annuleren om géén veranderingen aan te brengen. Herhaal bovenstaande stappen om meerdere taken te wijzigen. 6.7.3 Geplande taak verwijderen Een geplande taak kunt u ook weer verwijderen. 1) Selecteer de geplande taak die u wilt verwijderen 2) Druk op de Del-toets 3) U wordt gevraagd om bevestiging De taak wordt verwijderd. Herhaal bovenstaande stappen om meerdere taken te verwijderen. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 31

7. Opslaan / Back-up 7. OPSLAAN / BACK-UP De ingevoerde gegevens kunnen ook weer als XML bestanden worden opgeslagen. 7.1 Opslaan Als u de ingevoerde gegevens wil opslaan in hetzelfde bestand, dan gaat dit als volgt. a) Klik in de menubalk op Bestand en vervolgens op Opslaan b) Klik op Ctrl + S Het bestand is nu opgeslagen. 7.2 Opslaan als Als u de ingevoerde gegevens wil opslaan in een ander bestand, dan gaat dit als volgt. a) Klik in de menubalk op Bestand en vervolgens op Opslaan als Figuur 12: Opslaan als b) Kies de map waarin u het bestand op wilt slaan c) Voer in File name de naam van het bestand in d) Klik op Save Het bestand is nu opgeslagen. 32

7. Opslaan / Back-up 7.3 AutoSave Omdat het niet ondenkbaar is dat uw computer op een bepaald moment vastloopt terwijl u de planningsdata aan het bijwerken was, is er een module in het programma gebouwd die het geopende XML bestand om elke 5 minuten opslaat in een tijdelijk bestand. Dit tijdelijk bestand begint met een ~ met daarachter de bestandsnaam. Als u het bestand opslaat wordt het oude XML bestand dus overgeschreven. Bij correcte afsluiting van het programma worden de tijdelijke bestanden gewist. 33

8. UITVOER 8. UITVOER Dit gedeelte van de handleiding zal gaan over de uitvoer van gegevens in Eightball Planningstool v2.0. De volgende punten zullen behandeld worden: - Ledenoverzicht Exporteren - Resourcelist Printen Exporteren Setup - Activiteitenlijst Printen Exporteren Setup - Earned Value Management Exporteren 34

8. UITVOER - Ledenoverzicht 8.1 Ledenoverzicht Het ledenoverzicht toont van alle projectleden hun voornaam, achternaam en hun teamrol. Het overzicht aanmaken gaat als volgt: a) Klik op Ledenoverzicht in het hoofdmenu b) Klik in de menubalk op Overzichten en vervolgens Ledenoverzicht c) Druk op Ctrl + L Figuur 5.1: Overzicht projectleden Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 8.1.1 Printen Het ledenoverzicht kan geprint worden. Hiervoor klikt u op Printen. U krijgt een scherm te zien waarop u nog verschillende instellingen kunt wijzigen. Door op Eigenschappen ( Properties ) te klikken, kunt u de instellingen van uw printer wijzigen. Klik op OK om te printen en op Annuleren om de bewerking af te breken. 8.1.2 Exporteren Dit Ledenoverzicht is te exporteren naar een tekstbestand. 1) Klik hiervoor op Exporteren 2) Zoek de juiste locatie en voer een bestandsnaam in LET OP: Bij het opgeven van de bestandsnaam dient u ook de extensie op te geven. Dit geldt met name voor Linux. Wanneer u dit nalaat, wordt er een nieuwe map in plaats van een bestand aangemaakt. 3) Klik op Save om op te slaan 35

8. UITVOER - Ledenoverzicht 8.1.3 Setup Voor de instellingen van de pagina s klikt u op de knop Setup. U krijgt nu een scherm waarin u de instellingen van de pagina s kunt wijzigen. Klik op OK om de wijzigingen door te voeren en op Annuleren om de bewerking af te breken. 36

8. UITVOER - Resourcelist 8.2 Resourcelist De resourcelist geeft een overzicht met alle taken die gepland zijn voor een projectlid per week. Om een overzicht te krijgen van geplande taken: a) Klik op Resourcelist in het hoofdmenu b) Klik in de menubalk op Overzichten en vervolgens op Resourcelist c) Druk op Ctrl + R Er verschijnt een scherm met per week voor alle personen hun activiteiten en hoeveel tijd er voor gepland is. Figuur 5.2: Overzicht resourceplanning Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 8.2.1 Printen Deze resourcelist kan geprint worden. Hiervoor klikt u op Printen. U krijgt een scherm te zien waarop u nog verschillende instellingen kunt wijzigen. Door op Eigenschappen ( Properties ) te klikken, kunt u de instellingen van uw printer wijzigen. Klik op OK om te printen en op Annuleren om de bewerking af te breken. 8.2.2 Exporteren De resourcelist kan worden geëxporteerd naar een bestand in JPEG formaat. 37

8. UITVOER - Resourcelist 1) Klik op Exporteren. Er verschijnt nu een scherm waarmee u de locatie van het bestand dat u wilt opslaan, kunt bepalen 2) Typ een bestandsnaam in LET OP: Bij het opgeven van de bestandsnaam dient u ook de extensie op te geven. Dit geldt met name voor Linux. Wanneer u dit nalaat, wordt er een nieuwe map in plaats van een bestand aangemaakt. 3) Klik op Save om de resourcelist op te slaan of op Cancel om de bewerking te annuleren 8.2.3 Setup Voor de instellingen van de pagina s klikt u op de knop Setup. U krijgt nu een scherm waarin u de instellingen van de pagina s kunt wijzigen. Klik op OK om de wijzigingen door te voeren en op Annuleren om de bewerking af te breken. 38

Bijlage A: Earned Value Management 8.3 Activiteitenlijst Om een overzicht te krijgen van geplande taken: a) Klik op Activiteitenlijst in het hoofdmenu b) Klik in de menubalk op Overzichten en vervolgens op Activiteitenlijst c) Druk op Ctrl + T Er verschijnt een tabel met daarin per activiteit de code, het aantal geplande uren, het projectlid die het gaat uitvoeren en de week waarin dat moet gebeuren. Figuur 5.3: Overzicht activiteitenlijst Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 8.3.1 Printen De activiteitenlijst kan ook geprint worden. Om de activiteitenlijst uit te printen klikt u op Printen. U krijgt een scherm te zien waarop u nog verschillende instellingen kunt wijzigen. Door op Eigenschappen ( Properties ) te klikken kunt u de instellingen van uw printer wijzigen. Klik op OK om te printen en op Annuleren om de bewerking af te breken. 8.3.2 Exporteren 39

Bijlage A: Earned Value Management De activiteitenlijst kan worden geëxporteerd worden naar een tekstbestand. Om de activiteitenlijst te exporteren klikt u op Exporteren. Er verschijnt nu een scherm waarmee u de locatie van het op te slaan bestand kunt bepalen. Typ een bestandsnaam in en klik op Save om de activiteitenlijst op te slaan. Klik op Cancel om te annuleren. 8.3.3 Setup Voor de instellingen van de pagina s klikt u op de knop Setup. U krijgt nu een scherm waarin u de instellingen van de pagina s kunt wijzigen. Klik op OK om de wijzigingen door te voeren en op Annuleren om de bewerking af te breken. 40

Bijlage A: Earned Value Management 8.4 Earned Value Management Earned Value Management is een methode om projectvoortgang te bewaken die de laatste jaren steeds meer aan populariteit wint. Eightball Planningstool v2.0 bevat mogelijkheden om Earned Value Management te beheren. Voordat u kunt werken met de Earned Value-functies van Eightball Planningstool v2.0, is basiskennis van Earned Value Management vereist. Wat is Earned Value? Earned Value is een maatstaf voor de voortgang. Er zijn drie grondprincipes van Earned Value. Als eerste een gelijke maateenheid voor de totale projectvoortgang of een onderdeel van een project. Dus niet meer in dollars of euro s en uren rekenen maar óf in uren óf in dollars of euro s. Bij het programma is gekozen voor uren. Als tweede is het een consistente methode voor de analyse van prestaties van het project. Er wordt altijd op dezelfde manier berekend hoe de voortgang van het project is en wat te verwachten is. Als laatste legt Earned Value een goede basis voor kosten prestatie analyse van het project. Door een waarde te berekenen (de Earned Value) kan er redelijk goed voorspeld worden wat er met de kosten van het project zal gebeuren. Deze waarde houdt het volgende in: de geplande kosten van het werk dat af is. Welke waarden zijn er nodig? Earned Value kent verschillende onderdelen. Om er goed mee te kunnen werken volgt hier een korte uitleg. De BCWS is de Budgeted Cost of Work Scheduled. Het staat voor het budget (in uren of geld) van de activiteiten die gepland staan om afgerond te worden. De ACWP is de Actual Cost of Work Performed. Het staat voor de actuele kosten van de activiteiten die klaar zijn. De BCWP is de Budgeted Cost of Work Performed. Dit is de eigenlijke Earned Value waarover we praten. Het staat voor de geplande kosten van de activiteiten die afgerond zijn. Het verschil tussen de BCWS en de BCWP is dat de eerste staat voor het budget van de activiteiten die gepland waren en de tweede staat voor het budget van de activiteiten die al zijn afgerond. Schedule Variance (SV) is de Earned Value minus het geplande budget van het werk dat af is (BCWP BCWS). Cost Variance (CV) is de Earned Value minus de actuele kosten (BCWP ACWP). De Budget At Completion (BAC) is de geplande kosten van het totale project. De Estimate At Completion (EAC) is een belangrijke waarde: de verwachte kosten voor het totale project zoals het er nu voor staat. Dit kan op verschillende manieren berekend worden. Hieronder de eenvoudigste formule: EAC = ACWP + (BAC-BCWP) / (BCWP/ACWP). De FCST (Forecast) is een schatting van het verloop van de kosten in de rest van het project (tot aan EAC). Dit zijn alle waarden die gebruikt worden binnen het Earned Value gebeuren. Om alle waarden te kunnen berekenen is er natuurlijk input nodig. Deze input is relatief weinig: drie basis gegevens zijn maar nodig: als eerste de geplande uren (dit wordt bij het aanmaken van een activiteit al ingevuld (standaard 5.0) en kan worden aangepast) dit is de BCWS waarde. Als tweede de actuele uren. Dit kan ingevuld worden als een taak is toegekend aan een persoon en is gezet binnen een week. De waarde die hierbij hoort is de ACWP. Als laatste het percentage van het werk dat gedaan is. Deze waarde is van groot belang omdat hier de voortgang van kan worden afgeleid. (Samen met BCWS en ACWP levert dit de Earned Value op.) 41

Bijlage A: Earned Value Management Wat kunt u met de Earned Value gegevens? De tabel is gegeven om hieruit de exacte waarden af te kunnen lezen. De Earned Value grafiek laat dezelfde gegevens in grafiekvorm zien. Wanneer nu de FCST boven de BCWS uit komt gaat er iets mis: als aan elke activiteit verder wordt gewerkt zoals het nu gaat zijn er meer uren nodig om de activiteiten af te ronden. Als de FCST verder uitkomt, betekent dit dat er ook meer weken nodig zijn om het project af te ronden. Cost Variance laat zien hoeveel manuren er extra nodig zijn. De Schedule Variance hoeveel vertraging er is opgelopen ten opzichte van de planning (dus wat er te weinig is gedaan ten opzichte van wat gepland was). Budget At Completion is het totaal aantal geplande uren. Estimate At Completion is het aantaal verwachte uren dat het project gaat kosten. En de Estimate To Go is het nog te maken aantal uren tot aan EAC. De voortgangsgrafiek laat in één oogopslag zien of het werk voor op schema (FCST < BCWS), op schema (FCST = BCWS) of achter op schema (FCST > BCWS) ligt. Voor een uitgebreidere beschrijving verwijzen wij u naar de bijlage Earned Value achterin de handleiding. U opent Earned Value Management door a) te klikken op Earned Value Management in het hoofdmenu b) te klikken in de menubalk op Overzichten en vervolgens op Earned Value Management c) de toetsencombinatie Ctrl + E te gebruiken Er verschijnt een venster dat in drieën is verdeeld: Bovenaan drie tabbladen met de titels Tabel, EVGrafiek (Earned Value Grafiek) en VoortgangsGrafiek. Daaronder is een begrippenlijst als legenda. Helemaal onderaan zijn drie knoppen te zien, om de informatie uit de tabel en de grafieken te exporteren. Klik op het tabblad Earned Value Tabel om de Earned Value gegevens in tabelvorm te zien. Per week worden de vier waarden BCWS, BCWP, ACWP en FCST gegeven. Voor de traditionele Earned Value grafiek klikt u op het tabblad EVGrafiek en voor de voortgangsgrafiek klikt u op het tabblad VoortgangsGrafiek. Door op het kruisje rechtsboven te klikken, keert u terug naar het hoofdscherm. 42

Bijlage A: Earned Value Management Figuur 5.4: Earned Value Tabel Figuur 5.5: Earned Value Grafiek 43

Bijlage A: Earned Value Management Figuur 5.6: Voortgangsgrafiek 8.4.1 Exporteren Om de EV tabel, EV grafiek of de Voortgangsgrafiek te exporteren naar een tektbestand klikt u eerst op het desbetreffende tabblad. Vervolgens klikt u op Exporteren. Er verschijnt nu een scherm met de directory structuur van uw harde schijf. Om een bestandsnaam in te voeren waaronder u de grafiek of de tabel wilt opslaan typt u in het vakje achter File name de bestandsnaam. Om de tabel of de grafiek op te slaan klikt u op Save, om te annuleren op Cancel. Om de tabel of grafiek in een andere directory op te slaan zoekt u de juiste directory op met behulp van knoppen bovenaan in het scherm. Typ de juiste bestandsnaam in en klik op Save. 8.4.2 Printen Om de EV tabel, EV grafiek of de Voortgangsgrafiek te exporteren naar een tektbestand klikt u eerst op het desbetreffende tabblad. Vervolgens klikt u op Printen. U krijgt een scherm te zien waarop u nog verschillende instellingen kunt wijzigen. Door op Eigenschappen ( Properties ) te klikken kunt u de instellingen van uw printer wijzigen. Klik op OK om te printen en op Annuleren om de bewerking af te breken. 44

Bijlage A: Earned Value Management 8.4.3 Setup Voor de instellingen van de pagina s klikt u op de knop Setup. U krijgt nu een scherm waarin u de instellingen van de pagina s kunt wijzigen. Klik op OK om de wijzigingen door te voeren en op Annuleren om de bewerking af te breken. 45

Bijlage A: Earned Value Management Bijlage A: Earned Value Management Inleiding Deze bijlage is bedoeld als uitleg van het Earned Value Management. Het is belangrijk goed te weten wat de voordelen zijn van Earned Value. Om dit duidelijk te maken zullen de volgende drie hoofdvragen behandeld worden: Wat, Waarom en Hoe? Wat is Earned Value nu precies? Waarom zou Earned Value gebruikt moeten worden? Hoe moet Earned Value gebruikt worden? 46

Bijlage A: Earned Value Management Wat is Earned Value? Wanneer we spreken over Earned Value, hebben het over het algemeen over een methodologie. De eigenlijke Earned Value is maar een element van deze methodologie, maar dan wel het sleutelelement. Zoals de naam al aangeeft is het iets dat toeneemt door inzet of prestatie. In projectmanagement neemt deze waarde toe als activiteiten zijn afgerond. Dus Earned Value is ook een maatstaf voor de voortgang. Zoals we later zullen zien is er een directe relatie tussen Earned Value en het percentage dat is afgerond. Er zijn drie kenmerken van Earned Value. Als eerste is het een gelijke maateenheid voor de totale projectvoortgang of voor een enkel onderdeel van het project. Ten tweede is het een consistente methode voor de analyse van de projectvoortgang en prestatie. Als laatste is het een basis voor kosten - prestatie analyse van een project. 1) Als het juist is opgezet voorziet Earned Value in een gelijke maateenheid voor het rapporteren van de projectvoortgang. De traditionele eenheden die daar voor gebruikt worden zijn manuren en euro s of dollars. Voor arbeidsintensieve taken wordt het aantal manuren vaak voldoende geacht. In zulke instanties worden de financiële onderdelen van het nog uit te voeren onderdeel ven het project beheert door de boekhouding. Deze kosten zijn van de onderaannemers, vaste kosten en andere directe kosten. Wanneer de hele projectkosten worden beheert door het project controle systeem is het effectiever om dollars en euro s te gebruiken als maateenheid voor Earned Value. Sinds elk werkuur een prijskaartje heeft, kunnen euro s en dollars net zo goed gebruikt worden om het werk te beheren. 2) Earned Value is ook een consistente methode voor de analyse van de projectprestatie. Stelt u zich voor, u vraagt een metselaars en de timmermannen hoe het gaat. U zult verschillende antwoorden krijgen, niet alleen afhankelijk hoe het op het moment gaat, maar ook de manier waarop ze hun verwachting en hun voortgang berekenen. Zoals we zullen zien in de discussie over hoe, stelt Earned Value een nauwkeurige methode vast voor het berekenen wat de verwachting is en wat in de huidige voortgang nu precies bereikt is. 3) Earned Value is de basis voor een kosten prestatie analyse. Als u wilt weten wat er zal gebeuren met de kosten van uw project voordat het afgerond is, moet u weten wat de geplande kosten waren op een bepaalde tijd en wat de kosten zijn van het totaal. Verwijzend naar Figuur 1, moet deze projectmanager gelukkig of bezorgd zijn? Het lijkt er op dat de actuele kosten aanzienlijk onder de geplande kosten. Dit lijkt goed nieuws te zijn. Echter, tenzij u kijkt naar de geplande kosten van het werk dat af is, kunt u niet zeker weten of het goed nieuws is of niet. Dat (de geplande kosten van het werk dat af is) is precies de ontbrekende informatie waarin Earned Value voorziet. 47

Bijlage A: Earned Value Management Figuur 6.1: Traditionele kostenanalyse Om Earned Value goed te begrijpen, moeten we eerst vertrouwd raken met al de onderdelen van de Earned Value methode. Figuur 2 geeft een overzicht van deze elementen. Veel mensen schrikken terug voor de acroniemen die gebruikt worden om de onderdelen aan te geven, ze gaan de onderdelen dan helemaal beschrijven. De projectmanager moet dan maar wat maken van een alfabet soep. In deze bijlage, gebruiken beide de officiële acroniemen en de meer algemene termen om de onderdelen te beschrijven. Figuur 19: Earned Value elementen 48

Bijlage A: Earned Value Management De BCWS is the Budgeted Cost of Work Scheduled. Het staat voor het budget (in uren of geld) van de activiteiten die gepland staan om afgerond te worden. In het onderdeel hoe Earned Value te gebruiken zullen we zien hoe dit ontwikkeld wordt en waarom de BCWS curve een traditionele S-curve vorm heeft. De ACWP is the Actual Cost of Work Performed. Het staat voor de actuele kosten van de activiteiten die klaar zijn. Later zullen we zien hoe we omgaan met activiteiten waaraan gewerkt wordt, maar nog niet af zijn gerond. De BCWP is the Budgeted Cost of Work Performed. Dit is de eigenlijke Earned Value waar over we praten. Het staat voor de geplande kosten van de activiteiten die afgerond zijn. Het verschil tussen de BCWS en de BCWP is dat de eerste staat voor het budget van de activiteiten die gepland waren en de tweede staat voor het budget van de activiteiten die al zijn afgerond. Dit zijn de drie belangrijkste onderdelen van Earned Value. Op elk tijdstip hebben we het geplande werk, het afgeronde werk en de kosten van het afgeronde werk. Dit laat ons toe om een volledige analyse te maken van onze projectvoortgang en prestatie. Enkele andere in Figuur 2 genoemde termen, zoals Budget At Completion (BAC) en Estimate At Completion (EAC) zullen behandeld worden in het gedeelte hoe Earned Value te gebruiken. 49

Bijlage A: Earned Value Management Waarom Earned Value gebruiken? Voordat we gaan zien hoe Earned Value werkt, kijken we eerst naar de redenen om het te gebruiken. Om het goed te doen, vereist het gebruik best wat van de kant van het projectteam. Als we terug kijken naar wat Earned Value is, hebben we de belangrijkste reden om het te gebruiken. Herinner dat Earned Value een gelijke maateenheid is voor de voortgang, een consistente methodologie en een basis voor kosten prestatie analyse. 1) U vraagt misschien Waarom zoveel over een gelijke maateenheid voor de voortgang?. Stel dat u de projectmanager bent van een software ontwikkelingsproject. Als eerste wilt u weten hoeveel procent van het project af is. Laten we zeggen dat het project het volgende inhoudt: conceptueel ontwerp, programma specificatie, implementeren, documentatie, gebruikershandleiding schrijven en debuggen. Het conceptueel ontwerp en de programma specificatie zijn afgerond, er wordt gewerkt aan de implementatie en aan de documentatie. Aan het schrijven van een gebruikershandleiding en het debuggen is nog niet begonnen. Zo, hoever is het project af? We hebben twee onderdelen af, aan twee wordt gewerkt en aan twee moet nog worden begonnen. Betekent dit dat we 50% klaar hebben? Misschien, maar zeker weten we het niet. Hoeveel is elk deel waard? Betekent het schrijven van één regel programma specificatie even veel als het schrijven van één regel code of één regel in de documentatie? Hoe kan één gelijkgesteld worden in de verschillende delen? Stel we bepalen dat verwacht wordt dat het conceptueel ontwerp 200 manuren gaat kosten, het programma specificatie schrijven 300 uren, implementeren 600 uren, documenteren 100 uren, de gebruikershandleiding 400 uren en debuggen 500 uren. Deze werk budgetten kunnen eenvoudig gebruikt worden als wegingsfactor in het vaststellen van de waarde van de verschillende delen. Dat is nu precies wat Earned Value doet. Als het conceptueel design en de programma specificatie afgerond zijn, hebben we 500 uren (de waarde) ge earned. Voor de processen waar aan gewerkt wordt, moeten we beslissen hoe we de waarde er van willen bepalen. Maar daarover later meer. Laten we zeggen dat een kwart van het implementeren en 10% van de documentatie af is. We kunnen dan 150 uren voor het implementeren en 10 uren voor de documentatie neerzetten. De totale verdiensten zijn dan 660 uren. Zo, hoever is het project af? Met behulp van de Earned Value methodologie kunnen we vaststellen dat het project voor 31.4% af is (660 verdiende uren gedeeld door 2100 uren van het totale project budget). Earned Value heeft toe gelaten de voortgang van totaal verschillende werktaken te combineren. Dit werkt natuurlijk voor ieder willekeurig ander project. Tot zover over de gelijke maateenheid voor de voortgang. 2) Maar wat kan ik met de consistente methodologie? Denk aan de metselaars en de timmermannen. Als u de timmermannen vraagt hoe het gaat, krijgt u antwoorden als: Het gaat goed, we hebben de helft van de timmerhout al gebruikt dat u aan het begin van het project gestuurd hebt. Volgende week gaan we de rest opmaken. De metselaar zou misschien zeggen: We zijn goed bezig. Negentig procent van de geplande werkuren zijn voorbij, en dus hebben 90% klaar. Beide partijen hebben misschien gelijk, maar wat kunt u als projectmanager met deze informatie? U kunt eraan voorbijgaan, maar grote kans dat uw management niet is geïnteresseerd is details, zij willen de informatie samengevat. Door het gebruik van Earned Value zullen de timmermannen en de metselaars hun voortgang geven door de totale aantallen van stenen en hout dat al gebruikt en als die vergeleken worden met de 50