Handleiding CVOSoft Deel I Inleiding: algemeen principe 1/15 Handleiding CVOSoft en CVOSoft.NET Deel I Werking CVOSoft en CVOSoft.NET
Handleiding CVOSoft Deel I Inleiding: algemeen principe 2/15 1 Inleiding: algemeen principe De cursistenadministratie van de vzw AOV is momenteel gesplitst in een lokaal gedeelte, CVOSoft, en een webgedeelte, CVOSoft.NET. Het is de bedoeling om zo vlug mogelijk alle functionaliteiten over te hevelen naar CVOSoft.NET. Hierin zit momenteel het onderdeel zendingen. Ook de koppelingen naar de KBI Webservices zijn hierin reeds opgenomen. Omdat de gegevens waarop zendingen gebaseerd zijn zich momenteel nog in CVOSoft bevinden en daar beheerd worden, moeten de gegevens in CVOSoft.NET gesynchroniseerd worden om daar met de juiste data verder te kunnen werken. De synchronisatie verloopt momenteel nog slechts in 1 richting. Voor zowel CVOSoft als CVOSoft.NET worden regelmatig updates ter beschikking gesteld die de functionaliteiten uitbreiden of fouten wegwerken. Deze functie wordt in het programma CVOSoftManager uitgevoerd door de updatemanager.
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft-Manager 3/15 2 CVOSoft-Manager De CVOSoft-manager is een hulpprogramma dat instaat voor het opstarten van de juiste updater om CVOSoft (Access) of CVOSoft.NET op te starten. Download het via http://www.cvosoft.be/cvosoftmanager/cvosoftmanager.exe. Je mag het bestand opslaan waar je wilt, maar het programma maakt op dezelfde locatie wel een corresponderend xml-bestand aan, waarin een aantal instellingen worden bewaard. Je kan het binnen je centrum dus best altijd op eenzelfde plaats bewaren. Van zodra het bestand gedownload is, kan je het opstarten, waarna volgend scherm getoond wordt. Start de CVOSoftManager. Via de items Folder instellen kan je de locatie bepalen van de CVOSoft-folder (Access) en de CVOSoft.NET-folder. Deze locaties dien je eenmalig in te stellen. De locaties worden in het corresponderende xml-bestand opgeslagen. Door op het item updaten te klikken, wordt de CVOSoft-Updater van CVOSoft.NET of CVOSoft opgestart. De CVOSoft-Manager wordt gesloten. Een update van CVOSoft (Access) is ineens voor alle gebruikers en dient dus maar 1x uitgevoerd te worden. CVOSoft.mde wordt vervangen. Alle gebruikers moeten moeten CVOSoft verlaten hebben. Een update van CVOSoft.NET voert elke gebruiker zelf uit voor zijn persoonlijke kopie.. Werkwijze: zie verder.
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft.mde 4/15 3 CVOSoft.mde 3.1 Wijziging versie Access - besturingssysteem De versie van het toestel waarop CVOSoft wordt uitgevoerd bepaalt de versie die je gebruikt. Deze wordt aangeduid in Extra Opties. Opgelet: Laatste optie slechts selecteren indien alle pc s overgeschakeld zijn op Vista of minstens gewerkt wordt met terminal server 2008. Indien wordt overgeschakeld van Windows XP naar Vista, en je blijft de B-versie behouden dan is er eventueel een aanpassing nodig. Het bestand msadox.dll, onder Vista versie 6.0.xxx, moet vervangen worden door een versie 2.8. In Program Files\Common Files\System\ado: eigenschappen van msadox.dll oproepen. Via Geavanceerd je Eigenaar maken van het bestand, de naam wijzigen en vervangen door een kopie van msadox.dll onder XP. Daarna update uitvoeren Via Extra Verwijzingen kan je de versie controleren. Versie 2003 of 2007 van Access is een keuze die je zelf maakt. In Access 2007 is de eigen werkbalk van CVOSoft verborgen door het lint. Je kan het lint minimaliseren, maar je moet toch telkens het tabblad Invoegtoepassingen aanklikken om de werkbalk zichtbaar te maken. Als je in je aanmeldscherm geen gebruikers krijgt dan moet je eerst via de Officeknop en de macro s activeren:
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft.mde 5/15 3.2 Update CVOSoft Let er op dat alle gebruikers CVOSoft hebben verlaten alvorens de updateprocedure te starten. Updaten gebeurt door middel van volgende procedures: de CVOSoft-manager en CVOSoft-Updater. De CVOSoft-manager staat in voor het lanceren van de juiste updateprocedure, terwijl de CVOSoft- Updater de updateprocedure uitvoert. De updates van zowel CVOSoft (Access) als CVOSoft.NET worden met deze tools uitgevoerd. De locaties waar CVOSoft en CVOSoft.NET staan moeten eerst in de manager ingegeven worden. De CVOSoft-updater zal de CVOSoft-map nakijken en de bestanden in die map bijwerken. Opgelet! Bestanden die volgens de Updater overbodig zijn en niet in de CVOSoft-map thuis horen, worden verwijderd. Werkwijze: Zorg dat iedereen CVOSoft heeft verlaten. Kopieer CVOSoft naar een andere locatie (kopie voor het geval de updateprocedure fout loopt). Dubbelklik (in de Verkenner of pictogram bureaublad). Klik indien gevraagd. Klik en de CVOSoft-Updater wordt gestart. Bovenaan worden de bestanden getoond. De kleurcode voor elk bestand geeft aan wat er volgens de Updater moet gebeuren. Links onderaan krijg je een samenvatting van de uit te voeren update. Klik op: om de update te starten. om alle bestanden te selecteren. Op die manier kan je ook een update uitvoeren van groene bestanden die dan overgeschakeld worden naar geel. stelt terug de keuze van de Updater zelf in. om de Updater te sluiten.
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft.mde 6/15 3.3 Manuele update CVOSoft Deze procedure is af te raden omdat de kans bestaat dat ook andere bestanden gedownload/bijgewerkt dienen te worden. Een automatische updateprocedure voert dit correct uit. Zorg dat alle gebruikers het programma hebben afgesloten; Maak een kopie van CVOSoft.mde Hernoem het bestand CVOSoft.mde, naar CVOSoftddmmyy.mde, waarbij ddmmyy moet vervangen worden door de dag waarop je deze procedure uitvoert (bvb. CVOSoft250908.mde); Verplaats het bestand naar de Backup-map, die zich onder de hoofdmap CVOSoft bevindt; Download de nieuwe versie. Opgelet! Afhankelijk van de situatie dient er één van volgende bestanden te worden gedownload: - www.softcomp.be/files/updatea.mde (Access 2000 en niet Windows Vista); - www.softcomp.be/files/updateb.mde (Access 2003 of hoger en niet Vista); - www.softcomp.be/files/updatec.mde (Access 2003 of hoger met Vista = ALLE PC s); Bewaar het bestand in de hoofdmap als CVOSoft.mde; Start dit nieuwe bestand op: de rest (importeren van gegevens, enz.) gebeurt automatisch als de vorige stappen correct werden uitgevoerd; 3.4 Wijzigen server Server 2000 geen frame 3.5 mogelijk = problemen in toekomst 3.5 Starten CVOSoft Dubbelklikken CVOSoft.mde in de verkenner of pictogram bureaublad Selecteren gebruiker + wachtwoord ingeven (voor meer uitleg ivm gebruikers: zie verder) Enter, pijl of dubbelklikken gebruiker je komt terecht in het Hoofdscherm.
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft.NET 7/15 4 CVOSoft.NET 4.1 Inleiding - installatievoorwaarden CVOSoft.NET is een cliënt-server-programma dat ontwikkeld werd met Visual Studio.NET en gebruik maakt van de.net Framework (op het moment van dit schrijven: versie 3.5 SP1). Om dit programma in gebruik te kunnen nemen, dienen er een aantal stappen te worden uitgevoerd..net Framework is een voorwaarde om met CVOSoft.NET te kunnen werken. De.NET Framework 3.5 (SP1) dient geïnstalleerd te zijn. Het ontbreken van versie 3.0 van de.net Framework resulteert in het niet correct werken van CVOSoft.NET. Als de map v3.0 aanwezig is, hoef je niets te doen, maar indien dit niet het geval is, zal ook die versie geïnstalleerd moeten worden. Indien er gewerkt wordt binnen het eigen netwerk is een installatie per PC nodig. Wordt er via Terminal Services ingelogd, dan dient dit enkel op de server te gebeuren. Je controleert dit door via de map Microsoft.NET (submap van Windows-map) verder af te dalen naar de map Framework. Indien de.net Framework nog niet geïnstalleerd is op de PC waarop je het programma zal gebruiken, moet je dit voorafgaand installeren. Deze software is gratis en is te downloaden via http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=ab99342f-5d1a-413d-8319-81da479ab0d7&displaylang=en. 4.2 CVOSoft-Updater De CVOSoft-updater is een hulpprogramma dat instaat voor het updaten van CVOSoft (Access) en CVOSoft.NET. De CVOSoft-Manager zorgt er voor dat de meest recente versie van de CVOSoft-Updater wordt gedownload en in de juiste map wordt opgestart. De CVOSoft-Updater bepaalt, a.h.v. de aanwezigheid van het bestand CVOSoft.mde, of het over een update van CVOSoft (Access) of CVOSoft.NET gaat. De CVOSoft-Updater ziet er steeds hetzelfde uit, maar zal, afhankelijk van de uit te voeren update, andere items bevatten die door de CVOSoft-Updater beoordeeld zullen worden. In de hiernaast getoonde versie betreft het een update van CVOSoft.NET (zie titelbalk). Er wordt vastgesteld dat 19 bestanden in orde zijn (groen blokje) terwijl er 2 bestanden zijn die vervangen moeten worden door recentere versies op de website (geel blokje). Er zijn in dit voorbeeld geen bestanden die verwijderd zullen worden (rood blokje). Opgelet! Bestanden die niet in de map verwacht worden, zullen tijdens de update verwijderd worden. Zoals gezegd, staan er volgens dit voorbeeld geen overbodige bestanden in de map. Klik op de knop Update starten om de voorgestelde acties uit te voeren. De knop Automatische keuze zorgt er voor dat de CVOSoft-Updater terug automatisch bepaalt wat er dient te gebeuren. Als je echter zelf een bestand opnieuw wenst te downloaden, kan je de automatische instelling forceren, door het selectievakje voor het gewenste item in te schakelen. Als je alle bestanden vervangen wenst te zien, klik je best meteen op de knop Alles selecteren om alle selectievakje in te schakelen en er voor te zorgen dat alle bestanden opnieuw gedownload worden en de bestaande versies vervangen worden. Na het uitvoeren van een update wordt de evaluatie opnieuw toegepast en zullen alle items op groen komen te staan. Er wordt gevraagd of je het programma wenst op te starten. De CVOSoft-Updater wordt gesloten en het programma wordt opgestart indien je daarvoor koos.
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft.NET 8/15 4.3 CVOSoft-folder Hoewel het programma zijn gegevens voornamelijk opvraagt van de online SQL Server-database, dient het toch te weten waar de CVOSoft Access-database zich bevindt. Bij de eerste opstart wordt er gevraagd naar de folder waarin het bestand CVOSoft.mde staat. Deze locatie moet succesvol aangegeven worden om CVOSoft.NET te kunnen gebruiken. 4.4 CVOSoft.NET activeren: de activatiesleutel Het programma geeft toegang tot de gegevens op de server en dit van op eender welke plaats en op eender welk moment. Vandaar dat er een veiligheidssysteem werd ingebouwd om te voorkomen dat zomaar iedereen de software kan gebruiken. Op elke computer waar de software op geïnstalleerd wordt, moet de software geactiveerd worden. Dit gebeurt in principe één keer bij de installatie van CVOSoft.NET. Het kan gebeuren dat bij grondige updates de activatiesleutel opnieuw gevraagd wordt. De activatiesleutel werd aan alle directies bezorgd. Wanneer het programma (de eerste keer) opstart en de activatiesleutel nog niet is ingesteld, wordt er gevraagd deze in te geven. Geef de activatiesleutel in en druk op de knop Activeren. Wanneer de activatiesleutel correct werd ingegeven, desnoods kan je karakters tonen inschakelen om zeker te zijn van de invoer, zullen de basisgegevens van het centrum worden opgehaald. De activatiesleutel wordt geëncrypteerd bewaard in het bestand activation.enc. Het heeft geen zin om het bestand te kopiëren en te plakken op een andere PC, want ook daar is een controlemechanisme voor ingebouwd. Na activatie kom je in het aanmeldscherm van CVOSoft.NET. 4.5 CVOSoft.NET architectuur Het programma haalt zijn gegevens uit de online SQL Server-database. Op dit moment staat het programma nog in zijn kinderschoenen. Elke inschrijving of elke aanpassing aan cursus- of cursistengegevens zijn niet onmiddellijk zichtbaar in CVOSoft.NET. Vandaar dat er een synchronisatieroutine (zie verder) werd ingebouwd om de gewijzigde of nieuwe gegevens in de online database te verwerken. Momenteel gebeurt het aanmaken van zendingsbestanden voor de cursistendatabank en de verwerking aanwezigheden met KBI-uitwissling door de CVOSoft.NET toepassing. Geleidelijk worden alle functionaliteiten van CVOSoft overgebracht in de.net-versie. 4.6 Nieuwe installatie CVOSoft.NET Maak een map CVOSoft.NET aan. Start de updatemanager. Klik Klik en selecteer de map die je voor dit doel hebt aangemaakt.. De nodige bestanden worden gedownload. Bevestig bij de vraag of je CVOSoft.NET wil opstarten. De eerste keer wordt de activatiesleutel gevraagd. Deze activatiesleutel werd naar de directie van jouw centrum gestuurd. Geef de sleutel in, en de gegevens van je centrum worden getoond. Selecteer in het aanmeldscherm je gebruiker en geef het wachtwoord in.
Handleiding CVOSoft Deel I CVOSoft.NET 9/15 4.7 Bestaande installatie CVOSoft.NET vervangen Open de CVOSoft.NET map in de Verkenner. Selecteer alle bestanden behalve Settings.esf en de map Files, want daarin zitten de reeds aangemaakte zendingsbestanden. Verwijder deze bestanden door op DELETE te drukken. Start de en klik op. 4.8 Update CVOSoft.NET Automatisch bij starten van het programma of via updatemanager: Start de updatemanager via en klik op updaten. Klik de updatemanager CVOSoft.NET wordt gestart. Bovenaan worden de bestanden getoond. De kleurcode voor elk bestand geeft aan wat er volgens de Updater moet gebeuren. Links onderaan krijg je een samenvatting van de uit te voeren update. Klik op: om de update te starten. om alle bestanden te selecteren. Op die manier kan je ook een update uitvoeren van groene bestanden die dan overgeschakeld worden naar geel. stelt terug de keuze van de Updater zelf in. om de Updater te sluiten. Een alternatief: via terecht. in de CVOSoft.NET map kom je onmiddellijk in de Updater
Handleiding CVOSoft Deel I Synchroniseren 10/15 5 Synchroniseren 5.1 Inleiding CVOSoft.NET maakt gebruik van gegevens die zich in de online SQL Server-database bevinden. Op dit ogenblik worden zo goed als alle gegevens echter in CVOSoft (Access) beheerd. Daarom is het nodig om de aanpassingen te synchroniseren met de online database van CVOSoft.NET (SQL Server). Als je een opdracht geeft, bv voor het aanmaken van een zending, controleert CVOSoft.NET automatisch of de gegevens in de online database overeenstemmen met de gegevens van de lokale CVOSoft (Access)- versie. Wanneer de gegevens niet overeenstemmen, wordt volgend dialoogvenster getoond. Het is aan de gebruiker om te bepalen of een synchronisatie nodig is. Synchroniseer alleen, wanneer je verwacht dat wijzigingen zijn aangebracht aan gegevens die je nu wenst te gebruiken in CVOSoft.NET. Meestal ga je op een bepaald moment zelf het initiatief nemen om te synchroniseren. Er zijn 2 mogelijkheden: synchronisatie van een gans schooljaar, of alleen van de wijzigingen die zijn doorgevoerd. De knop op de werkbalk synchroniseert alleen de wijzigingen. Voor een schooljaar ga je verplicht via het menu. 5.2 Synchroniseren optie Schooljaar Klik op en je krijgt volgend venster:
Handleiding CVOSoft Deel I Synchroniseren 11/15 Met behulp van en selecteer je het gewenste schooljaar. Klik op OK en de synchronisatie begint te lopen. Je kan het verloop volgen aan de hand van de verschillende tabbladen. Is de synchronisatie afgelopen, dan krijg je de mededeling dat de synchronisatie succesvol is verlopen met een overzicht van de wijzigingen die werden doorgevoerd. Sluit het dialoogvenster via of kies een ander schooljaar. 5.3 Synchroniseren optie Wijzigingen Je krijgt een overzicht te zien van alle tabellen waarin wijzigingen zijn gebeurd. Klik op voor een tabel om het overzicht uit te vouwen. en in een keer alle categorieën open- of toevouwen gegevens om te synchroniseren vernieuwen om de synchronisatie te starten. Onderaan in de balk kan je het verloop volgen. Het venster sluit automatisch als de synchronisatie afgelopen is. 5.4 Synchronisatie forceren Door op te klikken in het hoofdscherm kan je er voor zorgen dat de volgende keer dit item mee gesynchroniseerd wordt. Dit doe je indien je om één of andere reden een cursist, cursus of inschrijving wil synchroniseren zonder dat er iets gewijzigd werd.
Handleiding CVOSoft Deel I Algemene werking CVOSoft.NET 12/15 6 Algemene werking CVOSoft.NET 6.1 Inleiding CVOSoft.NET kent een aantal technieken, die op allerlei plaatsen in het softwarepakket worden gebruikt, alsook een aantal opdrachtknoppen die altijd dezelfde functionaliteit uitvoeren. Deze zaken worden in dit hoofdstuk behandeld om te vermijden dat ze telkens opnieuw uitgelegd moeten worden. 6.2 Opdrachtknoppen (standaard) Knop Beschrijving Deselecteert alle rijen in de lijst. Selecteert alle rijen in de lijst. Item(s) naar boven verplaatsen. Item(s) naar onder verplaatsen. Item(s) naar rechts overbrengen. Item(s) naar links overbrengen. Toevoegen van nieuw item. Geselecteerde item(s) verwijderen. Verwijdert alle items uit een lijst. Bewaart de wijzigingen op de server. Tekst/naam wijzigen. Een document rechtstreeks afdrukken naar de standaard printer van de computer. Afdrukvoorbeeld tonen van een document. Scherm sluiten. Een opdracht starten/uitvoeren. Een eerder gestarte opdracht stoppen. Een eerder gestarte opdracht pauzeren. Haalt gegevens opnieuw op van de server. Deze opdracht is slechts uitzonderlijk te gebruiken, indien je weet hebt van gewijzigde gegevens, die jij nog niet op het scherm ziet. Herstelt de instellingen naar de standaardinstellingen. Past de kolombreedte van elke kolom aan, aan de kolominhoud. (Zie verder Kolombreedte) Toont de kolommenkiezer (zie verder Kolommenkiezer). Uploaden van gegevens. Downloaden van gegevens. 6.3 Sorteren Door op een kolomkop te klikken, worden de gegevens in de tabel/lijst in eerste instantie oplopend (A-Z) gesorteerd. Om de sortering andersom toe te passen (Z-A), klik je nogmaals op dezelfde kolomkop.
Handleiding CVOSoft Deel I Algemene werking CVOSoft.NET 13/15 Indien je op meerdere kolommen wenst te sorteren, klik je de kolom aan waarop in eerste instantie moet gesorteerd worden. Vervolgens hou je de SHIFT-toets ingedrukt en klik je een volgende kolom aan. De sorteervolgorde wordt per gebruiker bijgehouden, zodat ze bij een volgend gebruik van het programma opnieuw wordt toegepast. 6.4 Kolombreedte Achter heel wat tabellen/lijsten tref je de knop aan, waarmee je met één klik de kolombreedte van alle kolommen automatisch aanpast naar de inhoud. Je kan elke kolom apart aanpassen, door met de muispijl tussen 2 kolomkoppen in te plaatsen en de kolombreedte aan te passen, terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Opgelet! Sommige tabellen bevatten kolommen, waar het aanpassen van de kolombreedte niet wordt toegelaten. Als je een kolom snel wenst aan te passen naar de kolominhoud volstaat het te dubbelklikken op de rechter rand van de kolomkop. 6.5 Kolommenkiezer Dit dialoogvenster stelt de gebruiker in de mogelijkheid om zelf de kolommen te kiezen, die hij/zij wenst te zien in het scherm. De instellingen zijn specifiek van toepassing op de gebruiker. Elke gebruiker kan m.a.w. een andere kolomweergave instellen. Voorbeelden: Er zijn centra die intensief gebruik maken van de centrumcode en zij zullen deze kolom zeker opnemen in de weergave, terwijl dat voor andere niet het geval zal zijn. Soms wil je de kolom cursuscode zien omdat daarnaar verwezen wordt door het departement, terwijl je daar op andere momenten geen nood aan zult hebben en beter andere kolommen zichtbaar maakt. Het scherm toont de beschikbare kolommen en de kolommen die weergegeven worden. Belangrijkste knoppen: M.b.v. de pijltjestoetsen (rechterlijst) kan je een selectie van kolommen hoger of lager in de volgorde plaatsen. Item(s) naar boven of naar onder verplaatsen. Door te dubbelklikken op een kolomnaam wordt die naar de andere lijst overgebracht. Hiervoor kan je ook gebruik maken van de groene pijlen die tussen de 2 lijsten staan. Hiermee kan je een uitgebreide selectie in één beweging verplaatsen. Item(s) naar rechts of naar links overbrengen. Selecteert alle rijen in de lijst.
Handleiding CVOSoft Deel I Gegevens op de website plaatsen 14/15 7 Gegevens op de website plaatsen De helpdesk is er om problemen op te lossen. Niet alle fouten die optreden zijn zonder meer duidbaar. Daarom kan het nodig zijn dat wij met de feitelijke gegevens die de fout veroorzaken kunnen werken. Je kan je gegevens naar de website van de vzw uploaden via CVOSoft.NET zodat wij deze kunnen analyseren. Samen met deze upload stuur je een mail naar de helpdesk waarin je het probleem schetst, met duidelijke aanduiding van cursus/cursist/inschrijving waar het probleem zicht stelt. Eventueel verduidelijkt met een schermafdruk van de foutmelding(en). Uploaden gebeurt vanuit CVOSoft.NET: via het startscherm: of via het menu: Omdat sommige centra voorlopig nog niet tot de vzw behoren, krijg je voorlopig de mogelijkheid om hier een keuze te maken. Alleen als je niet wenst dat je gegevens naar de vzw gestuurd worden vink je deze optie uit. Afhankelijk van je status wordt de upload standaard naar de vzw (en de bvba) ingesteld. Je kan dit zelf aanpassen door een vinkje bij te voegen of te verwijderen. Indien je nog geen lid bent van de vzw krijg je eventueel nog volgende vraag:
Handleiding CVOSoft Deel I Gegevens op de website plaatsen 15/15 Je kan het verloop van het uploaden volgen aan de hand van de balken bij elk onderdeel: