PROJECTOPDRACHT Werknaam projectopdracht: Centrumontwikkelingen Hapert Datum: 7 februari 2011 Versie: 2.0definitief Opsteller: Eric Sprangers Digitale codering: 11it.00219 / P10003 Voor akkoord: Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Opdrachtnemer / projectleider Naam Arjan van der Hout Inge Michels Eric Sprangers Datum goedkeuring Handtekening 1
Inleiding Het project Centrumontwikkelingen Hapert vloeit voort uit het reeds lopende project Alexanderhof en de directe relatie met de ontwikkelingen van het centrum en het onderwijsgebied in Hapert. Het plangebied is weergegeven in onderstaand figuur 1. Dit project bevindt zich in de initiatieffase, maar kent al een aantal inhoudelijke vorderingen binnen het project Alexanderhof. Tevens is middels een ruimtelijke visie van En En architecten uit Eindhoven een belangrijk kader gemaakt voor de toekomstige ontwikkelingen in het plangebied (figuur 1). Deze projectopdracht dient als inhoudelijke en praktische basis voor de totaalaanpak van zowel het deelgebied Alexanderhof als het totale plangebied voor de Centrumontwikkelingen Hapert. Middels de projectmatige aanpak wordt de stedenbouwkundige visie begeleid en geanalyseerd. Dit resulteert in de opstelling van het beslisdocument voor het College en de gemeenteraad. Ook de uitwerking van de diverse deelprojecten in concept projectopdrachten behoort tot deze projectopdracht. Figuur 1: Plangebied Alexanderhof Onderwijsgebied Centrumgebied 2
1. Achtergrond en probleemstelling. In het raadsprogramma 2011 zijn belangrijke onderdelen uit deze projectopdracht ook aan de orde. Belangrijke zaken hierbij zijn: de inrichting van een netwerk-brede-school in Hapert, waarbij tevens de voorkeur wordt uitgesproken voor het behoud van twee zelfstandige basisscholen; de vervangende nieuwbouw seniorenwoningen Alexanderhof in combinatie met de opstart van een nieuw dienstencentrum voor ouderen; onderzoek naar bouw/verbouw Den Tref; Een mogelijk andere plek voor de bibliotheekvoorziening de verbetering van de verblijfsfunctie middels herinrichting van de Markt in Hapert; creëren van een aantrekkelijk en veilig winkelgebied in Hapert. In de Toekomstvisie van de gemeente Bladel is vorm gegeven aan het beeld voor de kern Hapert in 2030. Belangrijke streefpunten zijn: economisch zwaartepunt van grootschalige bedrijvigheid in de regio samen met Bladel, een aantrekkelijk centrum met clustering van horeca en detailhandel, combinatie van functies (onderwijs, sport, cultuur en zorg), volwaardig 24-uurs zorgpunt en op behoefte afgestemde woningbouw (kwantitatief en kwalitatief). Ten tijde van het proces van de Toekomstvisie is er vanuit de bevolking in Hapert, middels de oprichting van het Georganiseerd Burger Overleg Hapert (GBOH), een eigen visie op schrift gekomen. Ambtelijk is de visie van het GBOH getoetst en verwoord in het Visiedocument Hapert, dit document is in het College op 3 december 2009 besproken. Met de uitgangspunten van het document is door het College ingestemd, maar het document heeft toen met name gediend als achtergrondinformatie. Door de raad is bij de behandeling van de Toekomstvisie op 17 december 2009 bij amendement bepaald, dat bij de uitvoering van de Toekomstvisie de bouwsteen Hapert Toekomstbestendig (april 2009) als uitgangspunt dient te worden gehanteerd. Omdat zowel vanuit het eigen visiedocument als het GBOH plan er ruimtelijke verbanden zijn tussen het Alexanderhof en het centrumgebied van Hapert, is nu de kans aanwezig om het geheel in één ruimtelijke visie te vatten. Hiertoe is in november 2010 opdracht verleend aan EN EN architecten uit Eindhoven. Op 21 december 2010 is deze visie gepresenteerd aan het College van B&W en 10 januari 2011 is hetzelfde gedaan in een openbare vergadering van de Commissie Ruimte. De bedoeling van deze visie is om met een frisse, externe blik het plangebied van Hapert onder de loep te nemen en met nieuwe, ruimtelijke voorstellen te komen voor versterking van het gebied. Op basis van de voorstellen uit de nieuwe visie zal aan het College en de gemeenteraad een toekomstig, ambitieus en haalbaar document aangeboden worden, waarin de onderdelen van de visie zijn gefilterd en voor de korte tot middellange termijn belangrijke knopen kunnen worden doorgehakt voor de deelgebieden Alexanderhof, Markt en omgeving en het onderwijsgebied. De ambtelijke projectgroep zal deze keuzes voorbereiden en onderbouwen, hiervoor is de projectmatige aanpak noodzakelijk. Via de projectmatige aanpak worden alle thema s in voldoende mate in beschouwing genomen en wordt gezorgd voor een goede en heldere communicatie met de betrokken partijen. Tevens worden de thema s in onderlinge samenhang beschouwd. 3
2. Doelstellingen De doelstellingen van dit project zijn meervoudig en per thema verschillend. Per thema of locatie zullen de volgende zaken in ieder geval aan de orde komen: Wonen en zorg: - Herstructurering van de bestaande seniorenwoningen (rekening houdend met toekomstige wijzigings- en uitbreidingsmogelijkheden) en zekerstellen dat de zorg in de toekomst op een zo danig niveau geleverd kan worden, dat mensen in de optimale combinatie wonen en zorg, zo lang mogelijk in Hapert kunnen blijven wonen. Gemeenschapshuis (MFA) den Tref: - Een prominente hoofdingang van gemeenschapshuis den Tref; - Een versterkte relatie van het gemeenschapshuis met het centrum van Hapert; - Uitbreiding van de ontmoetingsfuncties voor ouderen, jongeren en verenigingen, indien nodig met verbouw of aanbouw aan het bestaande pand; o Een samenwerkingscontract tussen het ouderensteunpunt en het gemeenschapshuis; o Een samenwerkingscontract tussen het jongerenwerk en het gemeenschapshuis; - Commerciële activiteiten die de maatschappelijke activiteiten niet verdringen; - Een horecafunctie die dienstbaar is aan de activiteiten en die geen oneerlijke concurrentiepositie inneemt ten opzichte van de horeca op de markt. Bibliotheek: - Herhuisvesting van de bibliotheek in het gemeenschapshuis en/of school Openbare ruimte: - Hergestructureerd groen en parkeervoorzieningen. - Situering van voldoende parkeerplaatsen rondom het Alexanderhof, gekoppeld aan nieuwe ontwikkelingen; - Een betere relatie tussen Alexanderhof en Markt; - Inpassing nieuwe gebouwen in overeenstemming met de omgeving (achtertuinen, park, bomen); - Te komen tot een optimale verkeersinfastructuur voor het centrum van Hapert; - Een ontwikkeling stimuleren die de openbare ruimte en de gebouwde omgeving, optimaal op elkaar doet aansluiten. Markt: - Vaststelling van stimulerend en flankerend beleid. Minder leegstand aan de Markt en verdere concentratie van de winkels en horeca rondom de Markt; - Aantrekkelijke herinrichting van de Markt. Onderwijsgebied: - Vaststelling van een toekomstbestendig accommodatiebeleid voor de scholen in Hapert. - Welke vervolgstappen kunnen er gezet worden in de brede school ontwikkelingen Kerk en Pastorie: - Toekomstige ontwikkelingen betrekken bij de planvorming voor het centrum van Hapert. - Kloostertuin: - Het realiseren van een volwaardig seniorensteunpunt in goede afstemming met het gemeenschapshuis. Dit om onnodig veel ruimtes/voorzieningen te creëren die niet optimaal ( multifunctioneel) worden gebruikt. 4
3. De projectopdracht 3.1 Resultaten Het resultaat van dit project is: 1. Een kaderstellende keuzenotitie voor B&W en gemeenteraad, waarin haalbare voorstellen (inclusief financiën) zijn opgenomen voor de korte en middellange termijn. Deze keuzenotitie bevat een analyse van de verschillende beleidsthema s of locaties, waarbij deze in samenhang met elkaar worden uitgewerkt en waarbij tijd, geld en haalbaarheid belangrijke onderdelen zijn; De ruimtelijke visie van EN EN architecten en de visie van het GBOH dienen hierbij als belangrijke uitgangspunten. 2. Drie concept projectopdrachten voor de aanpak van de drie deelgebieden: A. Alexanderhof (een mogelijke nadere invulling van het reeds bestaande project); B. Centrum / markt; C. Onderwijsgebied. 4. Aanpak en projectactiviteiten 4.1 Aanpak Het onderliggende document, de projectopdracht, is het resultaat van de initiatieffase. Op basis van een positief besluit op deze projectopdracht wordt het project in gang gezet. Aangezien de tijdsdruk hoog is, het project in korte tijd uitgevoerd dient te worden en de complexiteit van het proces relatief laag, is ervoor gekozen een beperkte fasering aan te brengen. De definitie- en ontwerpfase worden samengevoegd en afgesloten middels het beslisdocument projectontwerp dat samen met de kaderstellende keuzenotitie wordt voorgelegd aan het college. Vervolgens zullen de voorbereidings- en realisatiefase worden samengevoegd. Het resultaat van deze fasen zijn de drie concept projectopdrachten welke samen met het nazorgprogramma aan het MT en college wordt voorgelegd. Het college en MT zullen tussentijds op de hoogte gehouden worden van het project middels de achtwekelijkse tussenrapportages. 4.2 Projectactiviteiten In de volgende fase van het project betreffen de belangrijkste activiteiten de analyse van de stedenbouwkundige visie, verdeeld over de verschillende thema s en locaties, de communicatie met de betrokken partijen en de voorbereiding van het beslisdocument voor het bestuur van de gemeente Bladel. Fase Activiteiten op hoofdlijnen Wanneer Wie Definitie en ontwerp Uitwerking thema s: Gemeenschapshuis week 8 11 AvdV Woningbouw (Alexanderhof) week 8 11 CvH Zorg en welzijn week 8 11 HA Openbare ruimte week 8 11 RM Brede School Hapert week 8 11 EJ Locaties (Bibliotheek, Kloostertuin, Kerk) week 8 11 projectteam 5
Schrijven limitatieve lijst op basis waarvan keuzes gemaakt kunnen worden (zowel ruimtelijk als inhoudelijk) week 12-13 Projectleider Limitatieve lijst voorleggen en bespreken week 14-15 11 projectteam met klankbordgroep GBOH opstellen van het aanvullend/flankerend beleid voor het centrum week 15 11 Projectleider Bepalen en uitvoeren noodzakelijke week 15 11 projectteam onderzoeken ter voorbereiding op beslisdocument inventarisatie noodzakelijke goedkeuringen, bevoegdheden, mandaten en week 15 11 projectteam goedkeuringen verkrijgen risicoanalyse en financiële doorberekening week 16 11 projectteam maken. Informatie verwerken in een keuze-/ kadernotitite en schrijven projectontwerp Klaar op 4 mei projectleider Bespreking kadernotitie met individuele Week 16-17 11 projectteam POHO s Tussentijdse informatie aan College Week 17 11 projectleider Bespreking met klankbordgroep vanuit Week 17 Projectleider GBOH Beslisdocument Projectontwerp: voorleggen aan MT 11 mei Hoofd pro- Voorbereidingsen realisatiefase Beslisdocument Projectontwerp: Besluiten over kadernotitie en keuzes maken door bevoegd bestuursorgaan. Keuze van B&W presenteren aan klankbordgroep (GBOH) Ontwikkelen concept projectopdrachten voor 3 mogelijke projecten. Nazorgprogramma incl. drie concept project opdrachten voorleggen aan MT Nazorgprogramma: besluiten over de start en aanpak van drie mogelijke projecten. week 20 11 en week 27 11 Week 22-23 week 28 33 11 week 31 11 Wek 34 11 jectbureau College B&W, Raad Bestuurlijk opdrachtgever projectteam Hoofd projectbureau B&W 5 Beheersaspecten Tijd Voor wat betreft deze fase, de definitie- en ontwerpfase, wordt in principe ca. 4 maanden uitgetrokken. Er wordt toegewerkt naar een beslisdocument dat op 17 mei 2011 in het College behandeld wordt en vervolgens op 7 juli 2011 in de gemeenteraad kan worden vastgesteld. Nadat keuzes gemaakt zijn door de gemeenteraad kan per vervolgtraject een concept projectopdracht ontwikkeld worden. De afronding van deze concept opdrachten betekent tevens het einde van dit project De nu voorliggende fase kan in drie verschillende gedeeltes worden opgeknipt: 6
1. inhoudelijke analyse; 2. communicatie met portefeuillehouders (intern) en GBOH (extern); 3. opstelling beslisdocument. De uren die voor deze werkzaamheden benodigd zijn verwerkt in bijlage 1. Geld Voor het project Alexanderhof is door het college d.d. 29 september 2009 een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld ad 50.000,-. Vanuit deze middelen is een onderzoek in gang gezet naar de behoeftes en mogelijkheden voor een 24-uurs zorgvoorziening in Hapert, nader onderzoek naar de Kloostertuin, een ISV-subsidieaanvraag voorbereid. Tevens zijn de ambtelijke uren (t.b.v. de subsidieaanvraag) geboekt op dit budget. Er is geen resterende budget meer beschikbaar (peildatum 20 januari 2011). Tevens is vanuit de toekomstvisie een krediet ad 65.000,- beschikbaar gekomen om de gecombineerde projectopdracht voor Alexanderhof en het centrum van Hapert uit te voeren. De opstelling van de stedenbouwkundige ad 19.000,- en de inzet van een externe projectleider (ca. 30.000,-) kunnen hieruit bekostigd worden. Voor een projectondersteuner wordt rekening gehouden met een bedrag van 6.000,-. Daarnaast zijn nog middelen noodzakelijk voor de verdere uitwerking van de onderzoeken en ontwerpen. Deze externe kosten worden vooralsnog ingeschat op 10.000,--. Het budget is hiermee volledig opgesoupeerd. Het hoofd Projectbureau is budgethouder en blijft verantwoordelijk voor de budgetzaken. De projectleider draagt wel zorg voor de bewaking van de overall kosten en rapporteert in de beslisdocumenten en de tussentijdse achtwekelijkse rapportages over de financiën aan de budgethouder. Kwaliteit Met betrekking tot kwaliteit wordt verwezen naar hoofdstuk 2 doelstellingen, waarin per thema is aangeven welke onderdelen aan de orde gesteld zullen worden. Bij de verdere ontwikkelingen in Hapert is het belangrijk dat de ruimtelijke visie voldoende geborgd wordt bij de uitvoering. Hiertoe zal na afronding van dit project een supervisor of overkoepelend projectleider aangesteld moeten worden, die de concrete uitwerking constant toetst aan de visie. Informatie - Projectinformatie wordt met een eigen zaaknummer in corsa op geslagen, waardoor het beschikbaar is; - Er wordt door alle projectmedewerkers tijdgeschreven in TIM op het project; Communicatie Gezien het korte tijdsbestek waarbinnen het project moet plaatsvinden, wordt er maar beperkt (extern) gecommuniceerd. Het belangrijkste doel van deze fase is een beslisdocument voor het College van B&W en de gemeenteraad. Hierdoor is de communicatie met name intern gericht (portefeuillehouders, werkgroep). Op een tweetal momenten wordt wel nadrukkelijk de klankbordgroeprol van het GBOH gevraagd. Het eerste moment is na de eerste analyse van de ruimtelijke visie (en ook de visie van het GBOH). Het tweede moment is na de afstemming met de portefeuillehouders, waarbij de concept keuzes worden besproken met het GBOH. Na vaststelling van het keuzedocument presenteert de bestuurlijk opdrachtgever de concept keuzes aan de klankbordgroep. 7
- nieuwsbrief achtwekelijks : zo nodig zal gebruik worden gemaakt van deze mogelijkheid om over het project te communiceren met de medewerkers van de gemeente Bladel. Organisatie / projectstructuur Om goed sturing te kunnen geven aan het proces en uiteindelijk in een kort tijdsbestek te kunnen komen tot een kwalitatief hoogstaand resultaat, wordt onderstaande projectstructuur voorgesteld. Gedelegeerd Bestuurlijk opdrachtgever: Ged.Ambtelijk opdrachtgever: I.Michels Klankbordgroep: GBOH Projectleider: E. Sprangers Projectteam: Cees v. Hintum Hans Antonise Ad van de Ven Roland Mallens Eric Jansen Monique v.d. Brink 8
Bijlage 1: urenraming 2011 Hapert Inge Michels Opdrachtgever OW 50 Projectteam Externe Projectleider Extern 348 Cees van Hintum deelprojectleider 70 Ad van de Ven deelprojectleider 70 Hans Antonise deelprojectleider 70 Roland Mallens deelprojectleider 70 Yvette Wijnen projectmedewerker 20 Ad van Gestel projectmedewerker 40 Eric Jansen deelprojectleider 40 Monique v.d. Brink Projectondersteuner VROM 25 Leo Vennix Projectmedewerker OW 20 Berry Smits Projectmedewerker OW 20 Anton van der Staak Projectmedewerker VROM 25 Jan Schilders Projectmedewerker VROM 25 Peter Ansems Agendalid Financiën 25 Miep van de Goor Agendalid Communicatie 25 9